LOS LIBROS CONTABLES

Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y
en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan
durante un lapso de tiempo determinado.

Todo comerciante debe conformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios

y estados financieros en general, de acuerdo con las disposiciones del código de
comercio. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano por el sistema de
partida doble. Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar
los libros principales en la cámara de comercio.

Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos 10 años, contados desde el
cierre de aquellos o la fecha del último asiento o comprobante, cuando se garantice su
reproducción por cualquier medio; en caso contrario, podrán destruirse después de 20
años.

En los libros de contabilidad se prohíbe: alterar el orden cronológico en los registros, dejar
espacios en blanco, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones, borrar o tachar en
todo o en parte los valores de los asientos y arrancar hojas o alterar el orden de las
mismas.

En efecto, a partir del 1 de julio de 2010, los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios deben contar obligatoriamente con la información mínima y ceñirse a los
nuevos formatos a que se refiere la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT
(El Peruano 30.12.2006).

Como se explicara, la Contabilidad registra todas las operaciones económicas y

administrativas que tienen una empresa estas operaciones deben quedar registradas en
los libros de contabilidad. La contabilidad puede llevarse en forma manual o sistematizada
a través de programas contables.

DEFINICION

Se denominan Libros de Contabilidad, a aquellos libros con rayados especiales, foliados,

empastados y debidamente legalizados, donde se registran en forma ordenada y
cronológica, las distintas operaciones adecuadamente sustentadas, que realizan las
PYMES, de acuerdo a normas y principios contables, las leyes laborales, tributarias y
otras vigentes que afectan a las PYMES.

FINALIDAD

Los libros de contabilidad se utilizan para los siguientes fines:

Cumplir con las leyes:

Cumplir con las disposiciones legales dispuestas por el Código de Comercio, el Código
Tributario, las normas societarias y demás normas, porque ellas le dan legalidad, para
que puedan ejercitar sus derechos, cumplir obligaciones tributarias, laborales y con
terceros.

Reflejar su real situación:

En los aspectos financieros y económicos de la empresa dando una seguridad a los
acreedores y deudores de la empresa.

Registrar y controlar activos:

Contabilizando las entradas y salidas de los valores de la empresa, lo que permite
resguardar el patrimonio.

Registrar como base de datos:

Dejar el antecedente escrito de las operaciones realizadas, manteniendo el orden
cronológico de la realización de los hechos, constituyendo siempre como una fuente
informativa.

IMPORTANCIA

1.- Mediante ellos seremos justos, ante la ley.

2.-Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales.

3.-Nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen interés en el

resultado de las operaciones.

4.-Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. (Dejar
constancia de las operaciones que se realiza)

5.-Nos obtiene una información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la

empresa.

6.-Permite la división del trabajo con grandes beneficios para la función de la empresa.

7.-Nos permite conocer nuestras deudas y obligaciones, así como las que nos adeudan.

8.-Muestra el estado financiero de la empresa en un tiempo determinado.

REQUISITOS QUE DEBEN DE CUMPLIR LOS LIBROS CONTABLES

La Contabilidad, por ser una fuente valiosa de información, con validez legal, el registro de
los libros contables, debe cumplir ciertos requisitos exigidos por Ley, como son:

Legalización de Libros.
* Debe hacerse ante Notario Público, antes de ser utilizado
.* La legalización consiste en registrar, la denominación social, el título del libro, número
de folios, fecha, sello y firma del Notario
* Llevan sello notarial en todas sus páginas.

Prohibiciones de acuerdo al Código de Comercio, Código Tributario y Código Penal

* Dejar reglones en blanco
.* Hacer enmendaduras, raspaduras etc.
* Mutilar alguna parte del libro.
* Alterar encuadernación.
* Registrar en moneda o idioma extranjero, con excepción de previa autorización.

PRINCIPALES DISPOSICIONES

1. Los libros y registros deben contar con los datos de cabecera (Denominación del libro
o registro; período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada; número del
RUC del contribuyente; apellidos y nombres, denominación y/o razón social).

2. Registro de operaciones:

• Orden cronológico o correlativo (salvo disposición en contrario).

• Legible; sin espacio o líneas en blanco; enmendaduras, ni alteración.

• Usar el Plan Contable General vigente.

• Totalizar el importe en cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total
general del período o ejercicio gravable, según corresponda; salvo que se trate de hojas
sueltas o continuas, en cuyo caso se totalizará al finalizar el período o ejercicio.

• Moneda nacional y castellano.

3. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que

correspondan.

4. Contener folios originales. No se permite la adhesión de hojas o folios.

5. El libro de inventarios y balances debe ser firmado al cierre de cada período o

ejercicio gravable, según corresponda; por el contribuyente o su representante legal, así
como por el contador responsable de su elaboración.

INFORMACIÓN MÍNIMA Y FORMATOS

La información mínima que debe contener los libros y registros contables está prevista en
la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Su aplicación es obligatoria a
partir del 1 de julio de 2010, cualquiera fuera la forma de llevado de libro (manual o en
hojas sueltas o continuas).

Los formatos (rayado) son también de uso obligatorio a partir del 1 de julio de 2010; sin
embargo, si los libros son llevados en hojas sueltas o continuas, no será exigible el
formato, sino únicamente la información mínima.
NUMERO DE FORMATO POR CADA LIBRO o REGISTRO

1.- Libro Caja y Bancos (2 formatos).

2.- Libro de Ingresos y Gastos (2 formatos).

3.- Libro de Inventarios y Balances (19 formatos).

4.- Libros de Retenciones incisos e) y f) del Art. 34º del TUO del IR (1 formato).

5.- Libro Diario (2 formatos: General y Simplificado).

6.- Libro Mayor (1 formato).

7.- Registro de Activos Fijos (4 formatos).

8.- Registro de Compras (1 formato).

9.- Registro de Consignaciones (2 formatos).

10.- Registro de Costos (3 formatos).

11.- Registro de Inventario permanente en unidades físicas (1 formato).

12.- Registro de Inventario permanente Valorizado (1 formato).

13.- Registro de Ventas e Ingresos (1 formato).

Los demás libros y registros deberán contener la información que dispone las normas
legales que los crearon.

CAMBIO DE DENOMINACION O RAZON SOCIAL

El deudor tributario que modifique su denominación o razón social puede optar, previa
comunicación a SUNAT de dicho cambio, por:

1.- Continuar utilizando los libros y registros con la denominación o razón social anterior
hasta que se terminen.

2.- Abrir nuevos libros y registros consignando la nueva denominación o razón social, para
lo cual deberá acreditar haber cerrado los libros y registros no utilizados que fueron
legalizados con la anterior denominación o razón social.

PÉRDIDA, ROBO O DESTRUCCION DE LIBROS

Se debe comunicar a la SUNAT dentro de los 15 días hábiles de ocurrido el hecho,

adjuntando copia certificada de la denuncia policial. El contribuyente tendrá 60 días
calendario para rehacer los libros y/o registros.
LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán contener, adicionalmente a

lo establecido en la forma de llevado, determinada información mínima, y de ser el caso,
estarán integrados por formatos.

Sin perjuicio del registro de la información mínima que se establece, la utilización de los
formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es
obligatorio, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o
continúas.

Los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o

registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con
dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información.

Clases de Libros de Contabilidad

LIBROS PRINCIPALES

En estos libros se registran y centralizan todas las transacciones comerciales que realiza
una empresa, en forma debidamente clasificada por operaciones y cuentas de los códigos
contables.

Entro los libros principales tenemos:

1. LIBRO DIARIO Centraliza las operaciones efectuadas en forma mensual y que se

encuentran registradas en los libros auxiliares. El Modelo del formato utilizado para
el Libro Diario, corresponde al formato diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 5.1:
“LIBRO DIARIO”, cuyo uso es obligatorio a partir de Julio del 2010.

2. LIBRO MAYOR Centraliza las operaciones en forma ordenada y de acuerdo al código de

cuentas .El Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato
diseñado por la SUNAT, denominado FORMATO 6.1: “LIBRO MAYOR” cuyo uso es obligatorio a
partir de Julio del 2010.Se presenta en el presente Manual como Anexo 02: “LIBRO MAYOR”.5.1.3.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES En el cual se registra el inventario de sus activos,
pasivos y patrimonio que posee una empresa en un determinado periodo de tiempo. El
Modelo del formato utilizado para el Libro Mayor, corresponde al formato diseñado por la
SUNAT, denominado FORMATO 3.1 al 3.20: “LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES” cuyo
uso es obligatorio a partir de Julio del 2010.Se presenta en el presente Manual, solo el
modelo de un Formato, como Anexo3: “LIBROS DE INVENTARIOS Y BALANCES”.

LIBROS AUXILIARES

Son los libros en los cuales se registran todas las operaciones comerciales en forma
individualizada y ordenada cronológicamente.
El uso de algunos de estos libros son de obligación legal, pues ellos sirven de base para
verificación por parte de las Entidades Supervisoras del Estado como son SUNAT,
Ministerio de Trabajo etc. Entre los libros denominados auxiliares, tenemos:
- Registro de Ventas
- Registro de Compras
- Libro de Planillas de Sueldos y Salarios
- Registro Auxiliar de Bancos.

REGISTRO DE VENTAS

Es un libro auxiliar obligatorio de foliación doble, así como de su legalización. Es

importante porque sirve para registrar las operaciones de ventas de productos
terminados, mercaderías o servicios.

FINALIDAD DEL REGISTRO DE VENTAS

Determinar exactamente las ventas realizadas y los impuestos retenidos,los descuentos,

intereses y también las condiciones de venta a nuestros clientes.
Guardar informaciones estadísticas, para efectuar comparativos y así comprobar las
variaciones ocurridas.
Constituir un control interno de la empresa.

INFORMACIÓN MÍNIMA EN UN REGISTRO DE VENTAS

El Registro de Ventas deberá contener la siguiente información mínima:

Fecha de emisión del comprobante de pago.

Tipo de documento
Número del comprobante de pago
Numero de identificación del cliente
Descripción del producto
Valor unitario
Valor de venta
Descuentos
Impuestos
Total factura.

FORMATO DEL REGISTRO DE VENTAS

El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por

la SUNAT, denominado FORMATO 14.1: REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS, cuyo uso
es obligatorio, y se presenta en el presente Manual como Anexo 04: REGISTRO DE
VENTAS E INGRESOS.

REGISTRO DE COMPRAS

El Libro Registro de Compras es considerado como un libro obligatorio y auxiliar, de

foliación doble, aquí se registran todas las compras de materias primas, mercaderías y
servicios, independiente, ya sean al contado o al crédito .El Libro Registro de Compras
para tener valor legal debe estar legalizado ante Notario Público.
FINALIDAD DEL REGISTRO DE COMPRAS

Determinar exactamente las compras realizadas y los impuestos pagado, los descuentos,
obtenidos, intereses y también las condiciones de compra, crédito o contado.
Guardar informaciones estadísticas, para efectuar comparativos y así comprobar las
variaciones ocurridas
Constituir un control interno de la empresa

INFORMACIÓN MÍNIMA DEL REGISTRO DE COMPRAS

El Registro de Compras deberá contener un rayado con las siguientes columnas:

* Fecha de emisión del comprobante de pago extendido por el proveedor.

* Tipo de documento con que se adquiere el bien.
* Número del comprobante de pago.
* Número de identificación del proveedor (RUC).
* Nombre, razón social o denominación del Proveedor.
* Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal.
* Monto del Impuesto correspondiente a la adquisición.
* Importe total de las adquisiciones según comprobante de pago.

FORMATO DEL REGISTRO DE COMPRAS

El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por la

SUNAT, denominado FORMATO 8.1: REGISTRO DE COMPRAS, cuyo uso es obligatorio, y
se presenta en el presente Manual como:

Anexo 05: REGISTRO DE COMPRA.

LIBRO CAJA- BANCOS

El Libro Caja es un libro principal obligatorio de foliación doble, para que tenga validez
ante la ley al igual que otros libros se legaliza en la primera página .En este Libro
registramos todas las operaciones que realiza la empresa al contado. (Efectivo o cheque),
los registros a efectuarse son diariamente en forma ordenada y cronológica con los
documentos que con los cuales se hayan efectuado las operaciones.

REGISTRO DE LAS OPERACIONES

Se registra las operaciones de acuerdo a la secuencia de las transacciones comerciales.

En este sistema para todas las operaciones se hace un doble registro, es decir el cargo y
abono de cada operación.

INFORMACIÓN MÍNIMA DEL LIBRO DE CAJA

El Libro Caja debe contener la siguiente información:

* Título o encabezamiento
* Fecha en que se realiza la operación de ingreso o Egreso.
* Detalle de la operación y otros.
* Importe total general de la operación
* Códigos contables de las cuentas

FORMATO DE CAJA

El formato utilizado para el registro de ventas corresponde al formato diseñado por la

SUNAT, denominado Formato 1.1: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DETA-LLE DE LOS MOVIMIENTOS
DEL EFECTIVO”, cuyo uso es obligatorio.
Anexo 06: “LIBRO CAJA Y BANCOS - DETALLE DE LOS MOVIMIENTOSDEL EFECTIVO”5.5.
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

Es un Libro Auxiliar de Bancos es voluntario que no necesita legalizar, se utiliza de

acuerdo a la necesidad de la empresa.

FINALIDAD DEL REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS

Su finalidad principal es de:

Controlar en forma ordenada, clara, precisa y cronológica los depósitos en Cuenta

Corriente Cheques Girados, las Notas de Cargo y las Notas de Abono.
Proporciona informes inmediatos de los saldos actualizados; que pueden ser deudores o
acreedores.

USO DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

El uso de este libro, es por la necesidad de control sobre el movimiento en Cuentas

Corrientes, por eso se dice que es un libro auxiliar, este registro permite conocer en forma
detallada los ingresos y egresos que ha efectuado en el mes, proporcionando información
permanente y contable sobre el saldo en cuenta corriente. El Banco en forma mensual
remite un estado de cuenta, el cual sirve para efectuar una verificación de los ingresos y
egresos en el banco.

FORMATO DE LIBRO BANCOS

El Formato utilizado para el registro de ventas corresponde al Formato diseñado por la

SUNAT, denominado Formato 1.2: “LIBRO CAJA Y BANCOS DETALLE DE LOS
MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE”, cuyo uso es obligatorio.
 CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES

a. Aspecto Legal; Libros principales y obligatorios: Estos libros tienen que ser
legalizados obligatoriamente para dar su justo valor de todas las operaciones
que se registran.

Libro de Inventario y Balances.

Libros Caja Tabular e italiana.
Libro Diario.
Libro mayor.

b. Aspecto técnico; libros auxiliares y voluntarios: Estos libros son llevados de

acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares
obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no
necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las
informaciones con mayor exactitud y facilidad.

Registro de Ventas
Registro de Compras
Planilla de remuneraciones
Libro de actas
Obligatorios
Registro de Activos
Registro de ingresos
Registro de retenciones
Registro de retenciones a proveedores
Auxiliar
es
Libros bancos - Conciliaciones
Libro Kárdex de Existencias
Libro caja chica
Cuentas Corrientes
Registro de Letras por cobrar
Voluntarios Registro de letras por pagar
Registro de importación y de exportación
Registro de control de inventarios
Registro de Kárdex de proveedores
Registro de Kárdex de clientes
Caso práctico empleando los Libros contables

Veamos el Caso del Negocio los Rosales, dedicada a la compra/venta de Cuadernos para
la campaña escolar, Vale decir el mes de Abril y disponemos de la siguiente información:

1.- El 01/04/20XX, el Señor Rosas decide iniciar el negocio de Cuadernos, con un capital
de 50,000.00

2.- El 02/04/20XX, se deposita 45,000.00 en la cuenta corriente del Banco los Andes
Numero BA00135

3.- Se alquila el 03/04/20XX una tienda a 200.00 el mes, para almacén de mercaderías,
pagándose adelanto por tres meses en Efectivo.

4.- Se transfiere la suma de S/ 25,000 a favor de Papelera Atlas por la compra

Cuadernos STD y A4. Con fecha 04/04/20XX.

5.- Se contrata los servicios de Transportes El Condor por S/1,500 con Impuestos
incluidos; el 04/04/20XX. Pagado con Ch/ BA0013501.

6.- El 07/04/20XX se recibe la Mercadería de Papelería Atlas, según la Factura Nro.001-

01019. El que detalla la Mercadería de la siguiente manera: 4,500 Cuaderno STD a S/
1.50 y 4,500 Cuadernos A4 a 3.00; con sus respectivos Impuestos.

7.- Se realiza la distribución de Mercaderías de la siguiente forma:

Con fecha 09/04/20XX, los precios incluyen impuestos del 19%.

8.- Se obtiene una recaudación de adelantos de S/ 8,500.00 en la zona Sur y S/ 9,200.00

en la zona Norte el 09/04/20XX.

9.- Se deposita la suma de S/ 17,500.00 a nuestra cuenta corriente BA00135, el día

10/04/20XX..

10.- Se realiza transfiere el 12/04/20XX la suma de S/ 35,000 de nuestra Cta BA00135, a

nuestro proveedor Papelera Atlas, por la compra de Cuadernos Std y A4

11.- El 12/04/20XX se Paga a Transp. El Chasqui, por servicios de transporte de

mercaderías por un monto de S/ 4,200, incluido impuestos.

12.- El 15/04/20XX se recauda de nuestros clientes del Sur S/ 6,350 y de clientes del
Norte S/ 5,900.

13.- Se deposita S/12000 a nuestra cuenta corriente BA00135, el 16/04/20XX

14.- Se recibe el 18/04/20XX, Mercadería según Fact 001-01029 de nuestro proveedor
Papelera Atlas, detallando 10,000 Cuadernos Std a S/ 1.50 y 15,000 Cuadernos A4 a
S/3.00, detallando como Base Imponible S/ 60,000 e Impuesto de S/ 11,400

15.- Se realiza la distribución de Mercaderías de la siguiente forma:

Con fecha 19/04/20XX, los precios incluyen impuestos del 19%.

16.- Se recauda en efectivo de nuestros clientes del Sur S/ 16,000, del Norte S/ 18,000, el
19/04/20XX.

17.- Con fecha 21/04/20XX, se realiza la distribución de Mercaderías según facturas:

Los precios incluyen impuestos del 19%.

18.- Se cancela los servicios de distribución y custodia a Felipe Pérez, S/ 250 pagados en
efectivo el 22/04020XX.

19.- Ingresos en efectivo por cobro a Clientes de la zona Sur S/ 16,000 y S/ 9,000 de la
Zona Norte el 25/04/20XX.

20.- Se deposita el 26/0420XX, la cantidad de S/ 25,000 a nuestra Cuenta Corriente.

21.- Se transfiere S/ 35,000 a nuestros proveedores Papelera Atlas el día 27/0420XX

22.- Se cobra a clientes de la Zona Sur S/ 14,800 y Zona Norte S/ 18,300, el 29/04/20XX.

23.- Se deposita el 30/04/20XX al Banco los Andes S/ 33,000.

24.- Se desea saber el resultado del Negocio a la fecha.

Para lo cual hacemos uso de los libros auxiliares, los que tienen como función principal la
recopilación de información. (El Numeral de cada Acto contable se muestra en Rojo)
Luego de registrar la información en los libros auxiliares, esta es centralizada en el LIBRO
DIARIO, donde dispondremos de resúmenes de cada Auxiliar.
El Resumen de la mayorización nos proporciona:

La Hoja de Trabajo nos permite disponer de un resumen de Saldos, con la que

realizaremos el cierre de operaciones con la Cuenta Ganancias y Pérdidas.