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AULAPP GuiaAtencionSoporteN1 v1 0 PDF
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Atención Soporte Primer Nivel
Contenido
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Tabla de Imágenes
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R. El usuario y contraseña de Aulapp deben ser suministrados al usuario una vez se haya realizado
su creación, en un correo similar al siguiente:
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formulario donde debe introducir su correo electrónico registrado para recibir un correo con su nueva
contraseña provisional de ingreso.
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El correo recibido para restablecimiento de contraseña será similar al siguiente (No olvide buscar en
su bandeja de SPAM):
Supongamos que se trata de un usuario con Rol Administrador quien presenta el inconveniente:
ingresaremos con nuestro usuario Gestor a la herramienta, en la ruta Administración – Empleados
– Administradores:
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Una vez en el listado de usuario con el rol Administrador, podremos filtrar para buscar el usuario
deseado mediante Nombre, Correo electrónico y Sede. Una vez encontremos el usuario deseado
haremos clic en la opción ‘EDITAR’:
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Se mostrará la información del usuario dividida en dos pestañas: Datos básicos y Datos
adicionales del usuario. Buscaremos la segunda pestaña donde será posible corregir el correo
electrónico, para posteriormente hacer clic en Finalizar. Una vez realizada esta corrección del correo
erróneo, el usuario podrá realizar nuevamente su proceso de reinicio de contraseña.
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R. Al ingresar a Aulapp, la vista de inicio será el Dashboard. En el mismo se encuentra un filtro para
cambiar de centro, un calendario con citas programadas que se puede mostrar en listado, mes,
semana y día, así como flechas para desplazarnos según seleccionemos. También tenemos la
posibilidad de filtrar solo teoría, práctica taller, práctica manejo, examen teórico y examen práctico.
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R. Desde el mismo podemos visualizar la programación del centro en la fecha y cambiar de centro
haciendo uso del campo ubicado en la esquina superior izquierda, es posible filtrar por nombre de
centro y por el ID RUNT Empresa.
- Al seleccionar el centro deseado, aparecerá un mensaje indicando que el cambio fue realizado
exitosamente, de esta forma pasaremos a visualizar toda la información de este centro.
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- Ítems prácticos: configurar ítems prácticos (nivel, categorías, porcentajes de nivel medio y
aprobación).
P. Algunos casos frecuentes que reporten los usuarios y requieran el uso de dicha interfaz:
R. Tratemos este caso práctico: usuario posee solo su correo pero no conoce credenciales de
usuario ni está seguro de si ya fue creado en la herramienta.
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1. Representantes Legales.
2. Sociedades.
3. Centros.
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- Ahora queremos buscar la sociedad que posee registrada dicho representante legal. Por lo cual
accedemos desde la interfaz de SuperAdministración a la opción de Sociedades.
- En dicho listado observaremos una barra de búsqueda donde filtramos por la información que
poseamos (en este caso el correo) y nos traerá la sociedad buscada. En este listado es posible
visualizar los siguientes campos de cada sociedad: NIT, dígito verificador, nombre, dirección y
correo judicial, así como editar los campos de la misma en caso de un registro inicial erróneo.
Haciendo clic en Editar también es posible visualizar el Representante Legal que tiene esa sociedad
asignado:
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- Ahora supongamos que queremos ver en el Listado de Centros, solo los que pertenecen a esa
sociedad. Ingresamos a la sección de Centros, desde la interfaz de SuperAdministración:
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- En dicho listado observaremos una barra de búsqueda donde filtraremos según la información
que poseamos (en este caso el nombre de la sociedad) para ubicar lo deseado. Para cada Centro
podemos observar la siguiente información: Sociedad a la que pertenece, Nombre del Centro, ID
RUNT, así como un botón de Detalle donde se encuentra información más completa y una opción
de Habilitar el centro.
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- En caso de contar con los prerrequisitos, se debe hacer clic en iniciar (StormDesktop). De lo
contrario, hacer clic en Instalar para incluir en la instalación .NET Framework y Windows Installer.
(setup.exe).
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- Validar en la barra inferior derecha que se esté ejecutando, de lo contrario ejecutar nuevamente.
- En caso negativo, se debe hacer doble clic en dicho icono de Aulapp ubicado en la barra inferior
de tareas para validar el ambiente al cual se encuentra apuntando. Lo correcto sería:
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- En el campo URL de Configuración Sincro Web, debe estar asignada la dirección de Aulapp en
Producción, como se muestra. Luego se pulsa guardar para salvar los cambios.
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1. Detener AulappDesktop.
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3. Reiniciar el equipo.
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- Una vez nos muestre el listado, se debe hacer clic en Nuevo representante legal:
- En el formulario de creación se deben diligenciar todos los campos en el orden que aparecen y
luego hacer clic en el botón de Finalizar:
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- Debe aparecer un mensaje en la esquina superior derecha indicando que se realizó el registro
exitosamente:
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- Se desplegará el formulario de edición de representante, donde será posible modificar datos como
sus Nombres y Apellidos, Tipo y Número de documento. Luego de realizar la respectiva
modificación se debe hacer clic en Finalizar, lo que mostrará de ser exitoso un mensaje indicando
que la información del representante se modificó de manera exitosa.
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Imagen 54: Notificación "La información del representante se modificó de manera exitosa
- En caso de no haber diligenciado algún campo obligatorio se recibirá un mensaje indicando ‘Este
campo es requerido’ justo al pie de dicho campo.
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- Luego, en el listado de sociedades, se debe hacer clic en el botón de Nueva sociedad, ubicado en
la esquina superior izquierda.
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- Se mostrará el formulario de creación de sociedad donde se deben completar los siguientes campos
para posteriormente hacer clic en Finalizar y guardar el registro.
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- Se mostrará el formulario para edición de sociedades donde podremos modificar los mismos datos
diligenciados anteriormente (Excepto la asociación creada con Representante Legal) para luego
hacer clic en Finalizar.
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- Desde el listado aparecerá un mensaje indicando que ‘La Sociedad se actualizó exitosamente’.
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- Se mostrará el listado de centros, hacer clic en el botón ubicado en la esquina superior izquierda,
llamado Nuevo centro:
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- Aparecerá el formulario de creación de centro, dividido en dos pestañas, datos del centro e
información adicional. Se deben diligenciar los campos de la pestaña ‘datos del centro’ y
posteriormente hacer clic en ‘Siguiente’:
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Sociedad: seleccionar del listado una sociedad previamente creada para ese centro.
ID RUNT Empresa: Registro Único Nacional de Tránsito identificador del centro.
ID RUNT Autoridad: Registro Único Nacional de Tránsito identificador de sociedad.
Nombre del CEA: diligenciar el nombre del centro de enseñanza, tal como aparezca en la
Cámara de Comercio.
Matrícula Mercantil CEA: número recibido al matricularse en el Registro Mercantil, de
acuerdo con el artículo 19 del Código de Comercio.
Resolución de habilitación Ministerio de Transporte: número de resolución ubicado en
dicho documento.
Ente certificador: nombre del ente que emite el certificado de calidad.
Nivel de habilitación: seleccionar uno de los tres niveles, otorgado al centro de acuerdo a
las categorías permitidas.
- En la pestaña ‘Información adicional’, diligenciar los campos solicitados y hacer clic en ‘Finalizar’:
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Dirección: dirección física del centro, no se permite colocar puntos. Límite de 50 caracteres.
Número de teléfono: máximo 10 caracteres numéricos.
Numero de contacto para soporte: número telefónico de asistencia. Máximo 10 caracteres
numéricos.
Zona: dependiendo de la ciudad, por ejemplo para Bogotá:
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1 - Zona Centro: desde los cerros orientales hasta la carrera 30 y de la avenida Primero de Mayo
hasta la calle 34.
2 - Zona Chapinero: desde los cerros orientales hasta la carrera 30, aproximadamente, y de la calle
34 hasta la calle 72.
3 - Zona Noroccidental: desde la Autopista Norte hasta el Río Bogotá y desde la calle 80 hasta la
calle 200, aproximadamente.
4 - Zona Norte: desde los cerros orientales hasta la Autopista Norte y desde la calle 72 hasta la calle
200.
5 - Zona Occidental: desde la avenida Primero de Mayo hasta la calle 80 y de la carrera 30,
aproximadamente, hasta el límite occidental de la ciudad.
7 - Fuera de Bogotá: incluye las zonas cercanas a Bogotá, tales como Chía, Soacha, Fusagasuga,
Anapoima, Funza, etc.
Departamento: seleccionar al que pertenezca el CEA, del listado disponible. (Se deben
respetar acentos).
Ciudad: seleccionar el perteneciente del listado, de acuerdo al Departamento seleccionado.
(Se deben respetar acentos).
- Al finalizar, debe aparecer un mensaje indicando que la creación ha sido completada exitosamente:
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- Para editar un centro, hacer clic sobre el botón ‘Editar’ en cualquiera del listado:
- Modificar los campos requeridos en las pestañas ‘Datos del centro’ e ‘Información adicional’
para posteriormente hacer clic en Finalizar:
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R. Al introducir una contraseña errónea al momento de intentar acceder a Aulapp en cinco ocasiones,
luego del quinto intento, aparecerá un mensaje indicando que ‘El usuario actualmente se
encuentra bloqueado. Por favor comuníquese con el administrador’.
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- Si la operación anterior fue exitosa, aparecerá un mensaje emergente indicando que el usuario ha
sido desbloqueado y el mismo ya no aparecerá en el listado.
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- El usuario quedará desbloqueado para ingresar con la última contraseña, sin embargo, se
recomienda realizar restablecimiento de contraseña mediante la opción de ‘¿Olvidaste tu
contraseña?’ para evitar futuros bloqueos.
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P. ¿A cuál ruta debo acceder para realizar la carga de documentos del CEA?
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R. Ingresar con usuario rol Representante Legal a la aplicación Aulapp mediante el enlace
https://aulapp.co/login y acceder a la ruta Configuración -> CEA -> Editar información:
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R. Una vez haya hecho clic en ‘Editar información’, se desplegará el formulario para edición de
centro (administrativo), donde los centros deben cargar sus documentos para continuar con el
proceso de adecuación. Este proceso debe ser completado por el CEA utilizando su usuario
Representante Legal. El formulario se encuentra dividido en dos pestañas: ‘Datos del centro’ e
‘Información adicional’. Luego de diligenciar todos los campos requeridos en ambas, hacer clic en
Finalizar.
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Sociedad: seleccionar del listado una sociedad previamente creada para ese centro.
ID RUNT Empresa: Registro Único Nacional de Tránsito identificador del centro.
ID RUNT Autoridad: Registro Único Nacional de Tránsito identificador de sociedad.
Nombre del CEA: diligenciar el nombre del centro de enseñanza, tal como aparezca en la
Cámara de Comercio.
Matrícula Mercantil CEA: número recibido al matricularse en el Registro Mercantil, de
acuerdo al artículo 19 del Código de Comercio.
Resolución de habilitación Ministerio de Transporte: número de resolución ubicado en
dicho documento.
Soporte de Resolución de habilitación: adjuntar archivo en formato PDF, no mayor a 5MB,
aunque se pueden subir varios archivos. Es posible eliminarlos, siempre y cuando exista
más de uno.
Fecha de expedición resolución de habilitación: fecha en que fue expedida dicha
resolución.
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Consignación o Póliza – Recibo: según aplique para el caso del CEA, adjuntar archivo de
Consignación en formato PDF no mayor a 5MB. Se pueden subir varios archivos y es
posible eliminarlos, siempre y cuando exista más de uno. En caso de aplicar Póliza,
diligenciar el número de póliza de seguro de responsabilidad civil, ubicado en la primera
página el documento y el respectivo archivo adjunto con las mismas especificaciones
indicadas anteriormente.
Dirección, Número de teléfono, Número de contacto para soporte, Zona, Departamento
y Ciudad: estos campos no se pueden modificar, debido a que se traen directamente de la
información cargada al crear/editar el centro desde la interfaz de Superadministración. Sin
embargo, se debe validar que traiga la respectiva información para cada campo.
Localización geográfica: agregar posición con el mapa de Google Maps, se puede asignar
la ubicación actual o seleccionar una dentro del mapa manualmente.
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R. Esto nos mostrará el listado de vehículos registrados desde la aplicación móvil NFC, donde es
posible visualizar la información relevante al mismo como: placa, código NFC, fecha de registro y
centro.
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R. Ingresar con el usuario que posea roles de gestor/superadministración en la App móvil, con
credenciales (correo electrónico + contraseña) y pulsar en Ingresar.
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- Se debe acercar la etiqueta al móvil para que sea reconocida por el mismo, apareciendo un mensaje
con el Id de la etiqueta, una indicación de si está permitido el modo de escritura en la etiqueta y un
botón de Escribir datos en etiqueta que pulsaremos para finalizar la operación. La app móvil
indicará que se ha registrado el vehículo exitosamente. Si se ingresa en la aplicación web a la ruta
SuperAdministración – Registro NFC Vehículos y observa el listado, podrá notar que ya se
encuentra registrado el recién cargado desde la aplicación móvil.
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R. La operación anterior desplegará el listado de ítems prácticos, desde donde es posible visualizar
los porcentajes (nivel medio – nivel bajo – de aprobación), el nombre del ítem, su nivel y las
categorías para las que aplica. También observaremos el respectivo botón para ‘Configurar y
bloquear ítems’, al que haremos clic.
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R. Se mostrará un listado desde donde podremos modificar para cada ítem su nivel y las categorías
para las que aplicará (Se pueden agregar o quitar categorías). También podemos modificar los
porcentajes (nivel medio – nivel bajo – de aprobación). Luego de realizar las modificaciones
deseadas, hacer clic en ‘Guardar cambios’.
- Se regresará al listado y aparecerá un mensaje indicando que la modificación fue realizada con
éxito:
Imagen 96: Notificación “Items del examen práctico actualizados con éxito”
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R. Desde la interfaz de aprendiz, podemos ver información acerca de cada uno de los aprendices
registrados en el centro de Aulapp, como su número de documento, su nombre, teléfono, correo
electrónico, sede a la que pertenece y el estado (activo/inactivo). También podemos inscribir al
aprendiz en un nuevo curso, editar su información y ver el detalle de la misma. Por último, tenemos
el botón de Nuevo aprendiz ubicado en la esquina superior izquierda, donde haremos clic.
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- Se deben diligenciar los campos solicitados para avanzar entre las pestañas haciendo clic en
Siguiente y Finalizar en la última para completar el registro.
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- Pestaña Biometrías:
Capturar foto: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y la cámara configurada/instalada para tomar una foto al aprendiz.
Capturar firma: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y el pad de firmas configurado/instalado para capturar la firma del
aprendiz.
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- Aparecerá un mensaje indicando que se creó el aprendiz exitosamente. Para continuar con el
proceso de enrolamiento, por favor realizar el registro biométrico en la APK Aulapp-Recepcionista
para activar el usuario en el sistema.
Ingresar en la App móvil – módulo Recepcionistas con un usuario rol recepcionista del mismo
centro.
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- Introducir el documento de identidad del aprendiz al que se le desea realizar el registro biométrico
y pulsar Registrar biometría. Aparecerá una ventana de verificación solicitando la contraseña del
usuario recepcionista, luego de introducirla pulsar el botón de Verificar.
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- La acción anterior desplegará la pantalla principal de captura de huellas digitales, indicando ciertos
consejos a seguir para facilitar el proceso, así como el tiempo límite de ejecución, posteriormente se
debe pulsar el botón de Capturar.
- Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
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- Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una ventana
indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar Continuar.
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- El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra del
reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura exitosa.
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- Si la operación anterior se completa siguiendo los pasos de captura previos, aparecerá un mensaje
indicando que la captura se encuentra completada y sus huellas están verificadas.
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P.
¿Qué información se encuentra disponible en el Calendario?
- Si se pulsa sobre una cita ya asignada, aparecerá un recuadro con las opciones disponibles para
detalles, reagendar y eliminar cita.
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Detalles:
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Reagendar:
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Eliminar:
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R. Hacer clic en el botón de ‘Nueva cita’ ubicado en la esquina superior izquierda del Calendario:
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- Aparecerá el formulario de nueva cita compuesto por dos pestañas: ‘Datos básicos’ y ‘Recursos
y Fecha’. En Datos básicos nos traerá automáticamente el centro y solicitará el tipo de sesión
(Teoría, práctica manejo, examen teórico…).
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- Por último, la vista regresará al Calendario y observaremos un mensaje indicando que la cita se
agregó exitosamente. Es posible realizar modificaciones a esta cita siempre y cuando tenga vigencia.
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