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Gerencias Seccionales
Dirección de Control Fiscal
Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal
Febrero 2017
PA.210.P01.A01
Versión 8.0
23/02/2017
Manual del Proceso Auditor
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CONTENIDO
1. GENERALIDADES ................................................................................................ 5
1.1. COMPETENCIA CONSTITUCIONAL Y LEGAL..................................................................... 5
1.2. SISTEMAS DE CONTROL FISCAL ....................................................................................... 5
1.3. NORMAS DE AUDITORÍA ..................................................................................................... 6
1.4. DEFINICIÓN DE AUDITORÍA ................................................................................................ 6
1.5. MODALIDADES DE AUDITORÍA ........................................................................................... 7
Auditoría Regular ...................................................................................................7
Auditoría Especial ..................................................................................................7
1.6. DILIGENCIAS QUE NO CONFIGURAN PROCESO AUDITOR............................................. 7
2. PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS –PGA............................................................ 8
2.1. ELABORACIÓN, APROBACIÓN, DIVULGACIÓN PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS ...... 10
2.2. EJECUCIÓN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS PGA ............................................... 11
2.3. SEGUIMIENTO DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS- PGA ......................................... 11
2.4. MODIFICACIÓN DEL PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS- PGA ........................................ 11
3. ETAPAS DEL PROCESO AUDITOR: CONCEPTOS Y PROCEDIMIENTO .........12
3.1. RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA ....................................................................... 12
Informe de Revisión de Cuenta ............................................................................15
Calificación de la Cuenta ......................................................................................15
3.2. PLANEACIÓN DE AUDITORÍA ............................................................................................ 17
Planeación de Auditoría Especial .........................................................................18
Planeación de Auditoría Regular ..........................................................................19
Elementos del memorando de planeación de Auditoría Regular..........................22
Trámite de viáticos ...............................................................................................28
3.3. ETAPA DE EJECUCIÓN: TRABAJO DE CAMPO ............................................................... 28
3.4. ETAPA DE INFORMES DE AUDITORÍA ............................................................................. 30
Concepto y propósito de los informes de auditoría ..............................................30
Atributos y características de presentación de los informes. ................................30
Estructuración del informe ...................................................................................33
Comunicación de los informes de auditoría .........................................................46
3.5. CALIFICACIÓN DE OBSERVACIONES Y TRASLADO DE HALLAZGOS .......................... 50
Hallazgos con Connotación Fiscal........................................................................51
Hallazgos con connotación sancionatoria. ............................................................52
Hallazgos con connotación penal. ........................................................................53
Hallazgos con connotación disciplinaria. .............................................................54
Traslado de hallazgos ...........................................................................................54
Numeración de Hallazgos:....................................................................................56
3.6. PLANES DE MEJORAMIENTO ........................................................................................... 57
Formalización de la presentación del plan de mejoramiento................................58
Nuevo análisis de las acciones de mejora. ............................................................58
Modificaciones a plan de mejoramiento en ejecución. .........................................58
Reporte de los avances del plan de mejoramiento. ...............................................58
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INTRODUCCION
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1. GENERALIDADES
1 Sobre la “intensidad” del control, Corte Constitucional, sentencias C- 499 de 1998 y C-1339-2000.
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Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero,
de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control
interno (…)” y que “(…) otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnología,
eficiencia y seguridad, podrán ser adoptados por la Contraloría General de la República,
mediante reglamento especial. (Ley 42, 1993, art. 9º)
De igual manera, la Ley 1474 de 2011 enfatiza los sistemas de control de gestión y
resultados, de manera que se debe tener en cuenta la condición instrumental de las
auditorías de regularidad respecto de las auditorías de desempeño.
Las actividades y los procedimientos del proceso auditor, materia de este Manual, se
fundamentan en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, que son compatibles
con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS), con las Normas de Auditoría
Gubernamental (NAGU), con las normas de la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las indicaciones de la Organización
Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores (OLACEFS).
Para efectos del proceso auditor que efectúa a AGR se entiende como auditoría
ejecutada, aquella que cuenta con informe final comunicado, traslado de hallazgos y plan
de mejoramiento.
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Con el propósito de elevar los niveles de eficiencia del proceso auditor, así como su
cobertura y calidad en los resultados, la Auditoría General de la República lo hace
mediante dos modalidades de auditoría, regular y especial, así:
Auditoría Regular
Auditoría Especial
En los casos en que, por instrucción del Auditor General o el Auditor Delegado, sea
necesario contar con información puntual sobre gestión o resultados de un sujeto
vigilado, tal diligencia no implica la existencia de un proceso auditor, ni está sometido al
procedimiento de auditoría regular, ni al de especial.
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Si la solicitud se efectúa por escrito, por correo, o por medios electrónicos, el vigilado
cuenta con el término de 10 días para enviar la información, según el artículo 30 de la
Ley 1437 de 2011-derecho de petición entre entidades públicas.
El acta con las conclusiones del análisis de la información que se reciba en la diligencia
no estará sujeta a contradicción, será firmada por los funcionarios de la AGR y los
funcionarios del sujeto vigilado que atendieron la diligencia, y constituirá: 1) el soporte de
respuesta para el ciudadano cuando se trate de requerimiento de participación
ciudadana, cuidando los términos legales -Resolución Orgánica 06 de 2016 o la que haga
sus veces; 2) Será el soporte del trasladado al proceso auditor, o de traslado fiscal,
sancionatorio, penal o disciplinario, si es el del caso, según determinación del funcionario
que ordenó la diligencia.
Para elaborar dicha programación es necesario contemplar, entre otros, los siguientes
aspectos:
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El PGA, por ser una herramienta técnica de planeación, permite a su vez ejercer un
adecuado control y seguimiento oportuno de cada una de las actividades y etapas de
cada auditoría, lo que facilita la toma de decisiones que aseguren el logro de los
propósitos misionales de la Auditoría General de la República.
Con el fin de hacer efectiva la objetividad en la programación del PGA y que ésta sea
realizada de una forma rigurosamente técnica, se desarrolló una matriz para priorizar el
ejercicio del control fiscal a todas las contralorías del país, denominada Matriz de
Priorización, la cual se explica más adelante.
Para el desarrollo del Plan General de Auditorías – PGA, se deben aplicar los
procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.
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La elaboración del PGA inicia principalmente con el estudio del Plan Estratégico y la
evaluación del PGA anterior, por parte del Auditor General y el Auditor Delegado con el
fin de definir las políticas, directrices y criterios que han de tenerse en cuenta para
construir el nuevo PGA, y el análisis de toda la información listada anteriormente.
El administrador del Sistema SIA, en el módulo del PGA, cargará el documento del PGA
aprobado; los Gerentes Seccionales y el Director de Control Fiscal diligenciarán en el
mismo módulo la información de programación relacionada con cada una de las etapas
que componen el ejercicio auditor de las auditorías de su competencia. La divulgación
del PGA estará a cargo de la Auditoría Delegada, la cual se podrá realizar a través del
Módulo PGA del SIA, de memorandos internos, de la página Web, así como mediante la
realización de talleres y seminarios.
Copia del PGA aprobado será remitida por correo electrónico a la Dirección de Talento
Humano con el fin de que sea tenido en cuenta en la programación de actividades del
Plan de Desarrollo integral (Bienestar, Capacitación y Estímulos) de la anualidad.
Tabla 1
Elaboración, Aprobación y Divulgación del PGA
Actividad Funcionarios Responsables
Define las políticas, directrices y criterios que han de tenerse en cuenta para Auditor General y Auditor Delegado
construir el nuevo PGA.
Elabora documento preliminar del PGA. Auditor Delegado
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La Auditoría Delegada revisa y consolida los informes trimestrales dentro de los cinco (5)
días siguientes a su recibo y remite los resultados al Auditor General y a la Oficina de
Control Interno. En todo caso deberá presentar informes de avance del PGA cuando así
se requiera la alta dirección.
El informe de gestión consolidado, con corte a 31 de diciembre, una vez presentado ante
el Comité de Coordinación Institucional, se publicará en la página Web de entidad.
El PGA podrá ser modificado por instrucción del Auditor General, el Auditor Delegado, el
Comité de Coordinación Institucional, o por solicitud del Director de Control Fiscal o los
Gerentes Seccionales.
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Ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de los organismos de control (…), conforme a los
procedimientos, sistemas y principios establecidos en la Constitución, para lo cual el
Auditor General fijará las políticas, prescribirá los métodos y la forma de rendir cuentas
y determinará los criterios que deberán aplicarse para la evaluación financiera, de gestión
y de resultados, entre otros, de conformidad con lo que para el efecto dispone este
Decreto. (Ley 272, 2000, art. 5º) (Resaltado fuera del texto)
(…) el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y
contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un
periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la
equidad de sus actuaciones.
Precisa que “Para efecto de la presente ley se entiende por cuenta el informe
acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente
las operaciones realizadas por los responsables del erario.” (Ídem art. 15)
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entidades vigiladas; y por otro, que por mandato legal la Auditoría General de la
República prescribirá los métodos y la forma en que sus entidades vigiladas le deben
rendir las cuentas, para lo cual se ha diseñado e implementado el Sistema de Rendición
Electrónica de Cuentas SIREL y el SIA OBSERVA
Antes de que la Auditoría General de la República reciba las cuentas de las Contralorías
y el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, es posible que
existan solicitudes de prórroga por parte de algunas de ellas. En este evento el Director
de Control Fiscal y los Gerentes Seccionales, previa autorización escrita del Auditor
Delegado, según el caso, podrán prorrogar el plazo establecido hasta por un término de
diez (10) días hábiles, previa demostración de la existencia de fuerza mayor o caso
fortuito, por el responsable de rendir la cuenta, prórroga que deberá solicitarse tres (3)
días hábiles antes de vencerse el término para rendirla. El Auditor Delegado será el
encargado de instruir al Administrador del Sistema SIREL para el correspondiente trámite
y registro.
Los criterios para determinar la pertinencia del traslado sancionatorio en cada caso,
serán del resorte del Director de Control Fiscal y Gerente Seccional con el apoyo del
grupo auditor, quienes analizarán por ejemplo el grado de entorpecimiento causado a las
labores del equipo auditor, y si ha sido reiterativa la debilidad encontrada por la AGR por
cuanto las acciones que propuso la entidad vigilada en el plan de mejoramiento no
atacaron la causa que generó la situación irregular evidenciada, generando su repetición.
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En todo caso, una vez recibidas las cuentas, deberá efectuarse la revisión de forma de
las mismas y producir de manera oportuna los requerimientos necesarios al respecto. En
todo caso, los resultados de la revisión de forma de la cuenta quedarán plasmados, igual
que las conclusiones del análisis de la revisión de fondo, en el informe de revisión de
cuentas respectivo.
Es importante tener en cuenta que todos los formatos de la cuenta, y todos sus anexos
deben ser estudiados y analizados de manera técnica, de manera que su revisión integral
como exige la norma permita a la AGR pronunciarse preliminarmente sobre la gestión
del sujeto vigilado en términos de resultados, teniendo como fuente única la información
reportada por el vigilado.
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Analizada y revisada la respectiva cuenta junto con las respuestas a los requerimientos
efectuados sobre el fondo y la forma de la misma, se deberá elaborar un informe de
revisión de cuenta.
Los informes de revisión de cuenta que elabora la Dirección de Control Fiscal, por la
complejidad de sus vigilados -CGR y FBSC CGR- se elaborarán en el orden de los
formatos que cada sujeto vigilado rinde, en la plantilla denominada Informe Revisión
de Cuenta CGR- FBSCGR [Anexo 8 MPA].
Todos los informes de revisión de cuenta deberán ser objeto de debate y validación en
mesa de trabajo. Los resultados de mesa constarán en acta. Si de la mesa de trabajo
surge la necesidad de efectuar ajustes, los auditores harán las modificaciones
pertinentes y las entregarán al coordinador para la consolidación del informe de revisión
de cuentas.
En los informes de revisión de cuenta deben plasmarse los riesgos identificados y las
conclusiones a las que llegó el auditor después de hacer el análisis de la revisión de
fondo de los procesos. No se deben pegar cuadros del SIREL, ni apartes de las hojas de
Excel con los que trabajó el auditor y que fundamentan sus conclusiones, en la medida
en que estos hacen parte de los papeles de trabajo que se entregan al coordinador de
auditoría. La referida limitación se efectúa con el fin de que el informe de revisión sea un
informe útil, ejecutivo y concreto, que permita llegado dado el caso, trasladar dichas
conclusiones al informe preliminar y final, en los acápites denominados “Resultados de
la Revisión de la Cuenta”, de cada proceso sin engrosar innecesariamente el contenido
de éste último.
Calificación de la Cuenta
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La etapa de planeación de la auditoría es tal vez la etapa más importante del proceso
auditor. Es en ella en donde se plasma el querer de la Auditoría General de la República
en el ejercicio de su labor misional de control fiscal, frente a sus entes vigilados. De la
adecuada planeación depende el éxito del proceso auditor.
Para llevar a cabo el trabajo con efectividad, todo el personal que intervenga en la
ejecución de una auditoría regular deberá conocer adicionalmente los aspectos
organizacionales importantes para asegurar la confiabilidad de las estimaciones y
procedimientos a aplicar. Esto implica, entre otras, tener claras las respuestas a
preguntas básicas como conocer cuál es el día a día del ente a auditar; ¿Qué actividades
desarrollan su razón de ser?; ¿Cuáles son los productos y/o servicios que ofrece?; ¿Qué
necesidades específicas satisfacen sus productos y/o servicios?; ¿Cuál es la población
objetivo?; ¿Cuál es su relación con otras entidades públicas?; ¿Cómo es el flujo de
recursos públicos?
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Para asegurar la apropiación del conocimiento integral del auditado, por parte de todo el
equipo auditor y el Gerente Seccional o Director de Control Fiscal, se efectuará una mesa
de trabajo con ese propósito, se dejará constancia en acta de los aspectos analizados, y
se subirán al sistema todos los documentos y archivos del caso.
Una vez recibida la solicitud o instrucción3 de adelantar una Auditoría Especial, con la
aprobación del Auditor General o el Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión
Fiscal, la auditoría especial se inicia con la comunicación que emite el Directivo
responsable a los integrantes del equipo de trabajo designado, en que se indica el asunto
y la designación de auditores, a través de un escrito -físico o electrónico-. Sobre esa base
a la mayor brevedad el equipo de auditores designado elabora y presenta el memorando
de planeación, junto con el formato de manifestación de impedimentos que corresponda.
[PA.210.P01.F01 Manifestación de Ausencia de Impedimentos o PA.210.P01.F02
Manifestación de Impedimentos.]
El contenido del memorando de planeación debe ser breve, ejecutivo, de manera que
proporcione la información básica, como el asunto, el objetivo general, las actividades y
los tiempos de ejecución. Para el efecto se utilizará la plantilla denominada Memorando
de Planeación Auditoría Especial [Anexo 10 MPA], y mantener las mismas
características de presentación referidas de los informes –numeral 3.4.2.- del presente
manual.
3Por parte de los gerentes seccionales, el Director de Control Fiscal, o por instrucción del Auditor General
o el Auditor Delegado.
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Tabla 3
Planeación de Auditoría Especial -Procedimiento
Actividad Funcionarios responsables
Auditor General, Auditor Delegado,
Solicitud de auditoría especial.
Director CF*, Gerente Seccional.
Aprueba la auditoría especial. Auditor General y/o Auditor Delegado.
Auditor Delegado, Director CF*,
Define el grupo auditor, designa el coordinador de la auditoría especial.
Gerente Seccional.
Comunicación- en medio físico o electrónico-emitida por el Gerente Seccional
Gerente y/o Director CF*.
y/o Director de Control Fiscal al equipo auditor.
Elabora memorando de planeación. Auditores y Coordinador de auditoría.
Auditores, Coordinador y Gerente o
Diligencia un formato de manifestación o no de impedimentos.
Director CF*.
Revisa, aprueba y comunica el memorando de planeación. Director CF* - Gerente Seccional
Realiza mesa de trabajo de validación del memorando de planeación y deja Director CF* - Gerente Seccional y
constancia en acta. Auditores
Director CF* - Gerente Seccional y
Tramita viáticos y comisiones de servicios de ser necesario.
Auditores
Carga el memorando de planeación al Módulo PGA del SIA Misional dentro de
Director CF* - Gerente Seccional
los 3 días siguientes a su aprobación.
Comunica al sujeto de control la fecha y lugar de instalación de la auditoría. Director CF* - Gerente Seccional
(*) CF Control Fiscal
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Administrativos:
- Contabilidad y Tesorería [Anexo 14 MPA]
- Presupuesto [Anexo 15 MPA]
- Contratación [Anexo 16 MPA]
- Talento Humano [Anexo 17 MPA]
- Controversias Judiciales [Anexo 18 MPA]
- Control Interno [Anexo 19 MPA]
- Gestión de TICs [Anexo 20 MPA]
- Plan Estratégico [Anexo 21 MPA]
Misionales4:
- Proceso Auditor [Anexo 22 MPA]
- Participación Ciudadana [Anexo 23 MPA]
- Indagaciones Preliminares y Procesos de Responsabilidad Fiscal [Anexo 24 MPA]
- Procesos Administrativos Sancionatorios [Anexo 25 MPA]
- Procesos de Jurisdicción Coactiva [Anexo 26 MPA]
- Macro fiscal [Anexo 27 MPA]
- Salud FBS [Anexo 28 MPA]
4 Las matrices de riesgo y programas de auditoría de los procesos misionales de salud y educación se
elaborarán por la Dirección de Control Fiscal en la medida en que vayan auditando esos procesos.
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Primero, se definieron todos los procesos que adelantan las contralorías y el FBS -según
el caso- que son objeto de evaluación de la Auditoría General de la República,
diferenciando los administrativos y de los misionales.
Multiplicadas las calificaciones, grado de frecuencia por el impacto del riesgo, se obtiene
una calificación o ponderación final por riesgo, sobre una escala de 100 puntos, según
la cual se establece que a mayor calificación mayor es el riesgo y a menor calificación
menor es el riesgo.
El mapa, elaborado bajo estos criterios es una herramienta idónea, adecuada y objetiva
para obtener un diagnóstico de las contralorías e identificar sus actividades y procesos
críticos o débiles. Esta herramienta constituye una base sólida para planear y seleccionar
los procesos y subprocesos que debemos auditar a las contralorías, con un alto grado
de certeza en el sentido de enfocar nuestro ejercicio de vigilancia de la gestión fiscal a lo
realmente importante para que el resultado de nuestra actividad sea eficiente y eficaz.
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De otra parte, el mapa diseñado por procesos, permite evaluar los riesgos de manera
general o específica, facilitando la planeación de las auditorías; y el hecho de contar con
los riesgos asociados a los diferentes sistemas de control fiscal, permite en determinado
caso a la AGR pronunciarse sobre un sistema específico a lo largo de todos los procesos
analizados. Así mismo, los riesgos determinados en cada subproceso permiten emitir
conceptos sobre el subproceso y a su vez, de manera agrupada, sobre el proceso, en su
totalidad y/o por cada uno de los sistemas de control fiscal.
Es de precisar que de la experticia o pericia del auditor se pueden generar nuevos riesgos
y nuevas actividades, caso en el cual además de incluirlos en auditoria, debe compartir
con la auditoría delegada como líder del proceso, con el fin estudiar su inclusión a las
matrices existentes.
Son los argumentos concretos que sustentan la realización de la auditoría. Entre otros,
pueden ser: cumplimiento a la programación del PGA, interés público, denuncias
ciudadanas, ejercicio de seguimiento. Así mismo, se deben establecer claramente
aspectos tales como: entidad auditada, procesos o temas a auditar, periodo a auditar,
tipo de auditoría, técnicas de auditoría5, sistemas de control fiscal a utilizar.
5En la página 81 y siguientes del presente Manual se desarrolla ampliamente el tema de técnicas de
auditoría.
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que permitan el examen profundo de los subprocesos en los cuales parece probable
lograr los máximos beneficios de auditoría para la entidad auditada, en términos de
mejoramiento, ajuste o corrección de las falencias detectadas, y en el entendido que para
la AGR la gestión fiscal y los resultados obtenidos con los recursos públicos utilizados
por los vigilados, son asunto de prioridad.
En la práctica, tanto los lineamientos del PGA, como el mapa de riesgos, son el punto de
partida para determinar los procesos, subprocesos y riesgos que han de ser auditados.
En la medida en que cada subproceso presenta una serie de riesgos que impiden o
dificultan su ejecución o cumplimiento, tales riesgos deben constituir los objetivos y
actividades a evaluar en la auditoría.
Una vez evaluado el riesgo institucional a través de nuestro mapa de riesgos, el grupo
de auditores debe entrar a determinar cuáles riesgos van a ser auditados, con
fundamento en la ponderación dada al momento de calificar su grado de impacto y
frecuencia, a las directrices y parámetros inicialmente establecidos, el tipo de auditoría
que se va a realizar y el criterio profesional de los auditores.
Los objetivos generales se deben agrupar por procesos, en el mismo orden dado en el
mapa de riesgos. A continuación de cada objetivo general deben presentarse de manera
independiente sus objetivos específicos, sus actividades a desarrollar, los criterios
utilizados para la selección de la muestra, la muestra de auditoría seleccionada y los
resultados esperados.
Definir los objetivos y estrategias de auditoría es establecer el qué, el para qué, el cómo,
el quién, el con qué y el cuándo, al igual que determinar los resultados de auditoría
esperados. Los objetivos y estrategias van íntimamente ligados al alcance de la auditoría,
pues determinan su desarrollo.
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Los objetivos generales podrán variar para cada ejercicio de auditoría, pero siempre
deben estar enfocados a lograr el objetivo primordial de la Auditoría General de la
República consagrado en el artículo 4° del Decreto Ley 272 de 2000, consistente en
“Ejercer la función de vigilancia de la gestión fiscal, en la modalidad más aconsejable,
mediante los sistemas de control financiero, de gestión y de resultados, en desarrollo de
los principios de eficiencia, economía y equidad.”
Una vez identificados los subprocesos críticos que serán objeto de análisis dentro del
ejercicio de auditoría, se deben establecer los objetivos generales, que no es otra cosa
que convertir el subproceso en objetivo. Es decir, si el grupo de auditores decidió evaluar
un determinado subproceso, entonces ese será uno de sus objetivos generales de
auditoría. En consecuencia, habrá tantos objetivos generales como subprocesos a
evaluar se determinen.
Bajo el mismo esquema del punto anterior, para cada objetivo general deberán
establecerse unos objetivos específicos.
Para poder desarrollar esta labor de definir los objetivos generales y específicos de
auditoría, se cuenta con las matriz de programa de auditoría por procesos, atrás
referidas, en la que deben quedar consignados todos los procesos, subprocesos y
actividades a desarrollar, tal como se explicó anteriormente, y que junto al mapa de
riesgos se encuentra en el Anexo 12 del MPA.
En las matrices de programa de auditoría están definidas cada las actividades que deben
llevarse a cabo para lograr cada objetivo específico, las cuales están igualmente
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proyectadas bajo el enfoque de los distintos sistemas de control fiscal, de manera tal,
que cuando se realicen las actividades se esté cumpliendo el objetivo específico
propuesto; y el conjunto de objetivos específicos nos da el cumplimiento del objetivo
general; así mismo, el conjunto de objetivos generales nos muestra la evaluación de cada
uno de los procesos.
En los casos excepcionales en que deba acudirse a auditoría regular para atender
requerimientos ciudadanos, éstas deberán priorizarse en el PGA.
Para cada proceso definido debe existir cuando menos un resultado esperado. Para
fijarlo, deben contestarse: ¿Para qué se espera cumplir los objetivos propuestos? La
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respuesta podría ser: dictaminar sobre (...), emitir una opinión o pronunciamiento
respecto de (...), dar un concepto sobre (…), establecer si se presentó o no determinada
situación. etc.
Una vez conocidos los objetivos perseguidos y las actividades a desarrollar, se deben
definir los recursos requeridos para ejecutar el trabajo.
- Humanos: Profesionales que conformarán el equipo auditor con las materias, temas
o procesos que cada uno va a revisar, designación del coordinador. Tener en cuenta,
como como regla general, que quienes se vayan a desplazar a trabajo de campo
deben ser los mismos funcionarios que revisaron la cuenta y participaron de la
planeación de auditoría. Al respecto, con el propósito de contribuir a la formación
integral de los auditores, y a propender por la objetividad del proceso auditor, el
Director de Control Fiscal y los Gerentes Seccionales deberán garantizar la rotación
de los procesos a auditar y los sujetos vigilados entre el equipo auditor, teniendo en
cuenta la formación profesional de los auditores, para lo cual remitirán al correo por
el correo institucional al Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión fiscal, con
copia al Coordinador del PGA y al funcionario enlace designado, la distribución de
los auditores y los procesos a auditar antes de la fase de revisión de cuenta.
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Validado, deberá ser revisado y aprobado por el Director de Control Fiscal o el Gerente
Seccional, quienes deben asegurarse que los objetivos y actividades definidas cumplan
con los lineamientos y directrices definidas en el documento PGA para cada vigencia;
cargar el documento al Módulo PGA del SIA –Misional y dar a conocer a los auditores el
documento aprobado.
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Trámite de viáticos
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Es en esta etapa del proceso auditor en el que se aplican las técnicas de auditoría6 que
el auditor dentro de su experticia considere necesarias, con el propósito de allegar bases
razonables para la emisión de las diferentes opiniones y pronunciamientos respecto de
los procesos sujetos a revisión. A través de la aplicación de las técnicas de auditoría se
deberá obtener entonces evidencia comprobatoria válida, suficiente y competente. Es el
momento de sustentar y soportar las conclusiones de aplicar las pruebas de auditoría, y
precisar las observaciones que se comunicaran al sujeto vigilado y plasmarlas en el
Informe Preliminar, a título de conclusiones y observaciones de auditoría.
De acuerdo con la planeación, se llevan a cabo las mesas de trabajo programadas para
realizar el seguimiento al desarrollo de las actividades y al final del trabajo de campo se
realiza una mesa de trabajo para la evaluación final de esta etapa.
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El informe final, es el resultado definitivo del proceso auditor. Expone los resultados
concluyentes del ejercicio auditor, en términos de conclusiones y hallazgos, lo que se
mantiene o confirma una vez se analizan los argumentos y soportes allegados por el
sujeto vigilado en su escrito de contradicción. Los propósitos del informe final son:
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Atributo Descripción
Que diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe
Preciso
completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.
Que la redacción sea breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe
buscar la forma de redactar tanto observaciones como hallazgos, en forma concreta, pero sin dejar de
Conciso
decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio
de auditoría, y la consecuencia, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación
irregular detectada.
Que las conclusiones, observaciones y hallazgos reflejen una situación real, manejada con criterios
Objetivo
técnicos, analíticos e imparciales. No debe incluir en lo posible nombres propios de funcionarios ni ex
funcionarios del sujeto vigilado.
Soportado Que las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia válida,
suficiente, pertinente y competente.
Oportuno Que se cumplan los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad
Tabla 6
Características de presentación de los informes
Característica Descripción
Debe emplearse el modelo aprobado y vigente en el SGC, preservando la imagen corporativa. Tamaño
carta. Mantener el encabezado como en el modelo. No hacer cambios de forma a los modelos: Plantilla
Modelo
Informe Preliminar/Final/ Regular Contralorías territoriales; Plantilla Informe Preliminar/Final Regular
/CGR/FBS y Plantilla Informe Preliminar/Final/Especial
Deben tenerse en cuenta las normas generales de redacción y ortografía; contener un lenguaje objetivo,
propositivo y respetuoso, sin juicios de valor u opiniones personales. Se debe redactar cuidadosamente
de manera que lo afirmado provoque una reacción favorable en el lector. Debe escribirse aportando la
Redacción mayor claridad descriptiva, pensando en lo que comúnmente se denomina “el lector desprevenido”, y no
dar por obvio nada. Salvo que sea estrictamente necesario, y de manera excepcional, se efectuarán
transcripciones de jurisprudencia en el texto del informe. Se preferirá como regla general describir la
referencia normativa completa en el pie de página de manera que no afecte la coherencia del texto. Se
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Característica Descripción
debe evitar al máximo incluir nombres propios en los informes de auditoría. Utilizar abreviaturas
sólo en el caso de que ya se hayan definido en el mismo texto. Capítulo: cap.; Volumen: Vol.; Edición:
ed.; Numero: núm.; Sin fecha: s.f.; Página: p.; Páginas: pp; figura: fig.
Se utilizarán principalmente para hacer aclaraciones al texto, referencias normativas o jurisprudenciales
Pies de página
que soportan lo afirmado. Arial 9, texto justificado espacio sencillo. NORMAS APA.
Una cita es textual cuando se extraen fragmentos o ideas literales de un texto. Las palabras o frases
omitidas se reemplazan con puntos suspensivos (…). Se debe identificar a pie de página el apellido del
autor, el año de la publicación y la página.
Cita directa de menos de 40 palabras: se escribe inmersa en el texto y entre comillas, sin cursiva. Arial
12.
Cita directa de más de 40 palabras: Se escriben en párrafo (s) aparte, Arial 11, sin comillas, sin justificar
y con sangría de 2,54 (inglesa) aplicada al párrafo (s). Al final de la cita se coloca el punto después de
los datos de la fuente.
Es importante tener en cuenta que el texto se transcribe con las negrillas, subrayas y resaltados del texto
Citas textuales
original.
Cuando sea necesario resaltar alguna parte del texto transcrito, así se hará y al final de la misma se
escribirá (Resaltado fuera del texto).
Ejemplos de citas:
Constitución Política de Colombia: (Const.,1991,art.13)
Sentencia: (Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Penal, SP15512-239186,2017)
Ley o Decreto (Ley 115,1994, art. 9)
Informes: AGR (2015) Informe de Auditoría Especial Contraloría General. Recuperado de:
http://www.xxxxx.xxxx.
Página de Internet: (Ministerio de Educación de Colombia 82014) EnTic confío. Recuperado de
http:/www.enticonfio.gov.co/.
Se debe unificar el formato de fecha cuando se alude a ellas como parte del texto, escribiendo completa
la fecha, en (dd del mm de aa), Por ejemplo, si dentro del texto debe ir el 12 de noviembre de 2015, así
Fechas
se debe escribir, y NO 12/11/15; o 11/12/15; o 12 nov/2015, o 12 nov/15, etc. Lo anterior en todo el
informe, excepción hecha de los cuadros y tablas en los que irá (dd/mm/aa).
En los cuadros, tablas y gráficas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el
texto, se debe indicar primero el número y después el título.
Se debe utilizar letra Arial tamaño 9; si el cuadro es extenso utilizar letra 8 o 9.
Bordes de tabla: Solo líneas horizontales en la primera fila de títulos (superior e inferior), y la inferior en
la última fila
Tablas, cuadros y Propiedades de tabla: permitir dividir celdas entre páginas y repetir como fila el encabezado en cada
gráficas página.
Celdas: sin relleno, alineación vertical centrada.
Gráficos: Sólo de ser necesario, y hacerlos de manera que puedan ser legibles en impresión a blanco y
negro, y en fotocopia.
En la parte superior derecha de las tablas, se debe expresar en el proceso contable, en letra Arial 9,
que las cifras son en miles de pesos. En la parte inferior de la tabla, enunciar la fuente, en letra Arial 9.
Deben ir al final del informe, ordenados por proceso y enumerados con arábigos en orden consecutivo.
Anexos Se deben titular en Arial 12, indicando ANEXO No. TITULO, todo en negrilla y mayúsculas, centrado.
Todos los hallazgos determinados por la AGR son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales,
penales, disciplinarios o de otra índole, y deben ser ordenados por proceso, y enumerados con arábigos
Hallazgos
en forma consecutiva en el texto del informe.
Las cifras presentadas en el informe y en los diferentes cuadros deben ir todas en pesos, salvo en el
Cifras
proceso contable que van en miles de pesos.
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Característica Descripción
La presentación oficial del informe será en PDF. Cuando sea necesario imprimir el informe, se hará a
Política cero
doble cara; y los anexos y soportes de gran extensión deberán aportarse al informe en CD, no en forma
papel
impresa.
Tabla 7
Estructura de los informes de auditoría
Auditoría Modalidad Regular Auditoría Modalidad Especial
Detalle /Capítulo Informe Informe Informe
Informe Preliminar
Final Preliminar Final
Portada SI SI SI SI
Tabla de contenido SI SI SI SI
Introducción SI SI SI SI
Dictamen Integral y pronunciamiento de la
SI SI No No
cuenta
Resultados de la Auditoría SI SI SI SI
Análisis de los argumentos de
No SI No SI
contradicción
Tabla consolidada de observaciones SI No SI No
Tabla consolidada de hallazgos No SI No SI
Anexos De ser necesario De ser necesario De ser necesario De ser necesario
Tanto las Gerencias Seccionales como la Dirección de Control Fiscal deberán mantener
el orden de contenidos que establecen las plantillas de informe preliminar y final
elaboradas para cada caso.
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Para el caso de los informes de auditoría regular que elaboran las Gerencias
Seccionales, el orden y numeración propuestos en la plantilla denominada Informe
Preliminar/Final/Regular/Contralorías Territoriales [Anexo 32 MPA] deben conservarse,
independientemente si fueron o no incluidos todos los procesos en el trabajo de campo.
Lo anterior obedece a que estos informes incluyen las conclusiones concretas y más
importantes obtenidas en la revisión de fondo de la cuenta. Tener en cuenta que el único
espacio para referir a las inconsistencias identificadas en la rendición de la cuenta, y si
fueron o no corregidas después de los requerimientos, es el capítulo del informe
preliminar y final titulado INCONSISTENCIAS DE LA CUENTA.
Para el caso de los informes preliminar y final de auditoría regular que elabora la
Dirección de Control Fiscal tras auditar la CGR y el FBS de la CGR, por la complejidad y
magnitud de sus vigilados, se deben ceñir a la plantilla diseñada por esa dependencia
denominada Informe Preliminar/Final/ Regular /CGR-FBSCGR, cuyo contenido no es
rígido, sino ajustable al objetivo y alcance de auditoría y lineamientos del PGA definidos
para cada proceso auditor, tal como ocurre con la plantilla de auditoría especial.
3.4.3.2. Introducción.
Si es informe final, se debe referir a que el producto que se presenta fue objeto de
contradicción (citando radicado, fecha de recibido tanto de la comunicación del informe
preliminar como del escrito de contradicción). Adicionalmente, se debe advertir el término
y forma de presentar el plan de mejoramiento respectivo, de acuerdo con el capítulo 3.6
de este manual, dedicado al tema de planes de mejoramiento.
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Esta es la parte más extensa del informe. Constituye el mensaje fundamental que la
Auditoría General va a comunicar.
Cosa distinta es, respecto de los informes de auditoría regular que elaboran las diez (10)
Gerencias Seccionales de la AGR respecto de las 63 contralorías territoriales, en la
medida en que, para efectos de uniformidad, revisión y coherencia institucional, están
unificados, deben tener todos la misma estructura, orden numeración, y parámetros entre
los cuales se destacan:
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- Como los resultados del proceso auditor son el resultado de sumar los resultados de
la revisión de la cuenta y los resultados del trabajo de campo, se deben presentar
los resultados de cada proceso, separando las conclusiones de la revisión de fondo
de la cuenta, de los resultados obtenidos en trabajo de campo, como en el siguiente
ejemplo:
2.12. PROCESO DE TALENTO HUMANO
2.12.1. Resultados de la revisión de fondo de la cuenta
2.12.2. Resultados del trabajo de campo
En consecuencia, aunque no se hubieran revisado en trabajo de campo de la
auditoría regular todos los procesos, no se eliminan del informe, sino que se
mantienen, en la medida en que la revisión de la cuenta no es selectiva, sino integral.
Se plasmarán allí, las conclusiones más importantes del análisis de revisión de
cuenta, sin cuadros o reportes del SIREL, que deben hacer parte de los anexos del
informe de revisión respectivo.
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- Pronunciarse sobre los contratos cuyo objeto esté relacionado con la adquisición
de sistemas de información.
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2.14.2.2. Plan Estratégico 2016-2019. (Si cumple los criterios del artículo 129 de la
Ley 1474 de 2011, para lo cual utilizará como insumo entre otros el informe de gestión
de los contralores Circular externa Nro. 3 de 2015.)
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mejoramiento, se debe alimentar la siguiente tabla, enumerada como las otras del
informe, que contenga:
Tabla XX
Seguimiento a Plan de Mejoramiento Concluido
Hallazgo Nro. Hallazgo Seguimiento al informe de la Vigencia XXX
Conclusión de la AGR.
Tabla XX
Seguimiento a Plan de Mejoramiento en Ejecución
Hallazgo Nro. Hallazgo Seguimiento al informe de la Vigencia XXX
Conclusión de la AGR.
Por otro lado, por ser este el capítulo medular de los informes de auditoría que elaboran
la Dirección de Control Fiscal y las Gerencias Seccionales, en la medida en que contiene
las observaciones y hallazgos de auditoría, es imperativo que los auditores, los Gerentes
Seccionales y Director de Control Fiscal que los suscriben, conozcan y dominen la
técnica de redacción de hallazgos. Para el efecto, se tendrán en cuenta las siguientes
precisiones:
Las fuentes de los criterios pueden ser, por ejemplo: La Constitución Política, las
normas, los reglamentos, las políticas internas, los manuales, las guías, los
procedimientos, los instructivos, e incluso opiniones independientes de expertos.
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- Causa: Consiste en las razones por las cuales, a juicio del equipo auditor y del
Gerente Seccional o Director de Control Fiscal respectivo, ocurrió la condición. Este
elemento es de obligatoria determinación por el equipo auditor al estructurar
observaciones y hallazgos, independientemente que deba precisado por el sujeto
vigilado en el plan de mejoramiento que para el efecto se suscriba.
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Como resultado del proceso auditor, tanto las observaciones como los hallazgos
deben:
Al comparar lo que es -condición- con lo que debe ser -criterio, se puede encontrar
como resultado, que: a) Se ajusta satisfactoriamente a los criterios; b) Se ajusta
parcialmente a los criterios o c) No se ajusta a los criterios. Cuando el resultado sea
b) o c), se ha identificado un problema que constituye inicialmente una observación.
Para que esa observación pueda derivar en hallazgo, debe haber sido controvertida;
el equipo auditor haber analizado los argumentos del auditado, establecido las
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causas o razones por las que a juicio del equipo auditor y el titular de la dependencia
se dio la condición, e identificado el impacto o efecto de su ocurrencia.
En todos los casos, el referido proceso de comparación y sus resultados debe quedar
documentado en papeles de trabajo, y reflejarse en el informe preliminar.
- Ser relevantes, es decir que para la percepción colectiva del equipo auditor sean de
trascendencia o envergadura para los resultados de la gestión del ente auditado, o
su frecuencia.
- Ser verificables, es decir que tanto los hechos como las pruebas de su ocurrencia
estén documentados en los papeles de trabajo, disponibles y desarrollados en forma
lógica, clara y objetiva.
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Como en el ejemplo, si se redacta una sola observación, y no una para cada contrato, se
va a poder configurar y trasladar –si es del caso- un solo hallazgo, diligenciar un solo
formato de traslado de hallazgo, y si es fiscal adelantar si es posible un solo proceso.
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Tabla 8
Observaciones y hallazgos de auditoría
Informe Preliminar Informe Final
Las conclusiones no constituyen hallazgos, sino
Las conclusiones constituyen y se enumeran como
OBSERVACIONES DE AUDITORÍA, y así se
HALLAZGOS DE AUDITORÍA.
enumerarán.
Las OBSERVACIONES DE AUDITORÍA se Los HALLAZGOS DE AUDITORÍA se enumerarán
enumerarán consecutivamente. consecutivamente
Los hallazgos de auditoría se identificarán, para mantener la
Todas las observaciones de auditoría se trazabilidad del informe preliminar, así: el número del hallazgo,
identificarán con: el nombre del proceso al que el nombre del proceso al que corresponden, el número de la
corresponden, el número de la observación, y el observación del informe preliminar, y el enunciado que
enunciado que contextualiza al lector. contextualiza al lector.
Ejemplo: “Observación No. 1. Proceso Ejemplo: “Hallazgo No. 1. Proceso Contratación. (Obs. No. 1)
Contratación. Incumplimiento del objeto Incumplimiento del objeto contractual. (descripción)
contractual. (descripción) (A,F,D,P,S)” A,F,D,P,S)”
Todas las observaciones tendrán connotación
Todos los hallazgos tendrán connotación administrativa, y
administrativa, y en su texto se precisará si son
en su texto se precisará si son también fiscales, penales,
también fiscales, penales, disciplinarias o
disciplinarios o sancionatorios, como se explica adelante.
sancionatorias, como se explica adelante.
Las OBSERVACIONES DE AUDITORÍA estarán Los HALLAZGOS DE AUDITORÍA estarán estructurados con
estructuradas con condición, criterio, causa y efecto condición, criterio, causa y efecto o impacto.
o impacto. Incluirán dentro del criterio las normas
penales, fiscales, disciplinarias o sancionatorias Todos los hallazgos tendrán connotación administrativa, y
presuntamente vulneradas; y se determinará entre en su texto se precisará si son también fiscales, penales,
paréntesis, como en el ejemplo anterior, todas las disciplinarios o sancionatorios, entre paréntesis, como en el
presuntas connotaciones, según sean ejemplo anterior, según sean Administrativas, Fiscales,
Administrativas, Fiscales, Disciplinarias, Penales y/o Disciplinarias, Penales y/o Sancionatorias.
Sancionatorias.
En lo que respecta a hallazgos fiscales: un adecuado y
suficiente trabajo auditor debe permitir establecer la existencia
del daño patrimonial e indicios serios sobre los posibles autores
Por ser OBSERVACIONES, sujetas a contradicción,
del mismo, de manera que sea posible para la AGR abrir
se incluirán adjetivos tales como presunto o
directamente proceso de responsabilidad fiscal, y reunir los
probable, en su redacción.
elementos necesarios para tramitarlo por procedimiento verbal.
Esa es la razón por la que en un informe final no se hablará de
presunto daño fiscal.
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Como capítulo del Informe Preliminar de auditoría, se utilizará la plantilla de cuadro a dos
columnas el cual se encuentra en la plantilla de informes, que contiene separada y
enumerada cada observación de auditoría del Informe Preliminar, los argumentos de
contradicción del auditado y el análisis y conclusiones definitivas del equipo auditor.
Al diligenciar el cuadro dos columnas del modelo, titulado “Análisis de los argumentos de
contradicción”, se debe tener en cuenta lo siguiente:
Esta sección del documento debe ir con las mismas características de las tablas y la
misma orientación vertical de todo el informe.
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Es el capítulo del Informe Final en el que se presentan de manera puntual los hallazgos
identificados en auditoría. Como la explicación in extenso reposa en el acápite de
resultados de auditoría. Por tal razón, debe asegurarse el equipo auditor, el coordinador
de auditoría y el Gerente Seccional o Director de Control Fiscal que en su texto no se
vaya a transcribir nada de lo que se escribió en el capítulo de resultados de
auditoría, sino que se va a describir en esta tabla de manera resumida, concreta,
coherente y puntual, la condición, el criterio y el efecto o impacto, de cada una de
las situaciones identificadas, en no más de tres párrafos, en el entendido que es el
texto que va a hacer parte del Banco de Hallazgos que va a empezar a alimentar el
proceso auditor a través de los mismos Gerentes y Director de Control Fiscal en el SIREL.
Tanto para informe preliminar como para informe final, deberá redactarse oficio
remisorio, en el que se explique la razón de ser del informe y se agradezca al auditado
la colaboración ofrecida para el buen logro del ejercicio de auditoría; que deberá estar
firmado por el Auditor General, el Auditor Delegado, el Director de Control Fiscal o
Gerente Seccional, según corresponda.
Dicho oficio, una vez firmado deberá digitalizarse junto con el informe en PDF, para ser
comunicado vía electrónica desde el correo electrónico oficial de la respectiva Gerencia
Seccional o de la Dirección de Control Fiscal, a la dirección del correo electrónico
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Control político. De conformidad con el artículo 123 de la Ley 1474 de 2011, el Gerente
Seccional o el Director de Control Fiscal, según el caso, remitirá copia del informe final
de auditoria [regular y especial] a la corporación de elección popular que ejerza el control
político sobre la entidad auditada, el mismo día en que se le comunicó a ésta última y
mediante un mensaje del correo electrónico institucional [o físico en un CD si es muy
pesado el PDF]. Se podrá remitir en un nuevo oficio dirigido a la corporación, o bien un
con copia del oficio con el que se remite al sujeto vigilado.
- Con el fin de garantizar el derecho de contradicción que también les asiste a los
anteriores funcionarios de la entidad auditada, en la comunicación del informe
preliminar, se debe indicar a la nueva administración el deber de vincular
inmediatamente en la contradicción a los ex funcionarios (Contralor, directivos y
funcionarios con nombre propios que se puedan identificar) que pueden ser
responsables de la gestión irregular evidenciada por la AGR, y de facilitarles la
información que requieran para su defensa.
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En el oficio se debe explicar que el producto final que se presenta, fue objeto de
contradicción (citando número y fecha de radicado, fecha de recibido tanto de la
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De la misma manera, se debe allí indicar a la entidad vigilada que cuenta con un plazo
máximo de diez (10) días hábiles para que elabore el correspondiente Plan de
Mejoramiento, respecto de todos los hallazgos identificados en el informe final de
auditoría. Dicho plazo podrá prorrogarse hasta por cinco (5) días hábiles.
El coordinador de auditoría deberá cargar al Módulo PGA del SIA Misional el informe final
de auditoría, la Matriz de fenecimiento y diligenciar los hallazgos configurados.
Revisa coherencia del dictamen con los resultados, y observaciones de auditoría Auditor Delegado y profesional o
y le efectúa recomendaciones por el correo electrónico institucional. (3 días asesor de enlace.
hábiles)**
Auditor Delegado y profesional o
En los casos en que el Auditor Delegado considere necesario activa y convoca el
asesor de enlace.
Grupo Interno de trabajo para la evaluación y seguimiento de los resultados de la
labor misional. (Acta [Anexo 40 MPA])
Realiza los ajustes necesarios al informe preliminar y consolida el informe Auditores y Coordinador de la auditoría
preliminar y la tabla de observaciones
Director de Control Fiscal o Gerente
Revisa todo el documento y comunica el informe preliminar al sujeto de control.
Seccional
Carga el informe preliminar y el acta al Módulo PGA del SIA Misional dentro de
Coordinador de la auditoría
los 3 días siguientes a su aprobación.
Responde solicitud de prórroga si fue presentada por el auditado. Director CF* - Gerente Seccional
Director CF* o Gerente Seccional y
Analiza los argumentos de contradicción si fueron presentados.
Auditores.
Elabora el informe final y la tabla de hallazgos. Auditores
Director CF* -Gerente Seccional y
Realiza mesa de trabajo de validación del informe final (Acta [Anexo 39 MPA])
Auditores
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Revisa todo el informe final junto con los ajustes y lo remite al Auditor Delegado Director CF* -Gerente Seccional
para la Vigilancia de la Gestión Fiscal.
Revisa todo el documento y comunica el informe final al sujeto de control, y a la Director CF* -Gerente Seccional
corporación popular que le hace control político.
Tal como se explicó atrás, el equipo de auditores deberá, desde el informe preliminar
calificar la connotación de las observaciones (incidencia fiscal, penal, disciplinaria,
sancionatoria), y luego de estudiar la contradicción, los hallazgos en el capítulo del
informe final denominado Tabla Consolidada de Hallazgos.
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Son las conclusiones contundentes a las que llega el equipo auditor junto con el Gerente
o Director de Control Fiscal al elaborar el informe final de una auditoría, que permiten
identificar y cuantificar un daño patrimonial a los recursos públicos. [Anexo 34
MPA].
Dentro de los soportes probatorios del hallazgo deben reposar y trasladarse en medio
magnético:
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Son las conclusiones contundentes a las que llega el equipo auditor junto con el Gerente
o Director de Control Fiscal al elaborar el informe final de una auditoría, o haber
determinado en el proceso auditor, hechos que revisten características de falta
sancionable. [Anexo 35 MPA].
De conformidad con el artículo 101 de la Ley 42 de 1993, son faltas sancionables para
los funcionarios de los sujetos vigilados:
- No comparecer a las citaciones que en forma escrita les hagan las contralorías;
- No rendir las cuentas e informes exigidos.
- No rendir las cuentas e informes exigidos en la forma y oportunidad
establecidos.
- Incurrir reiteradamente en errores u omitir la presentación de cuentas e informes;
- Se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas;
- De cualquier manera entorpecer o impedir el cabal cumplimiento de las
funciones asignadas a la AGR
- No suministrar oportunamente las informaciones solicitadas
- No asegurar fondos, valores o bienes teniendo bajo su responsabilidad, o no
hacerlo oportunamente o en la cuantía requerida;
- No adelantar las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por
la AGR;
- No cumplir con las obligaciones fiscales.
De la misma manera, la Ley 1437 de 2011 del CPACA, incluyó en su artículo 51 como
otra conducta sancionable, la renuencia a suministrar información a los organismos
de control fiscal.
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Son las conclusiones contundentes a las que llega el equipo auditor junto con el Gerente
o Director de Control Fiscal al elaborar el informe final de una auditoría, que permiten
identificar hechos que revisten características de delito.
La parte especial de la Ley 599 de 2000, Libro II, describe los delitos en particular y, entre
otros es importante tener en cuenta el Título III que refiere a los delitos contra la
Administración Pública. Los auditores de todas las disciplinas profesionales deben
conocer el Libro II para poder identificar desde el trabajo de campo si las situaciones
irregulares evidenciadas pueden o no revestir características de delito, y recaudar in situ
los soportes para el posible hallazgo.
Dentro de los soportes del hallazgo deben reposar y trasladarse en medio magnético: El
informe final de auditoría (PDF), y la evidencia de los hechos que revisten características
de delito.
8Es deber de todos los funcionarios públicos “Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias
de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley”. Art. 34 CDU.
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Son las conclusiones contundentes a las que llega el equipo auditor junto con el Gerente
o Director de Control Fiscal al elaborar el informe final de una auditoría, que permiten
identificar hechos que revisten características de falta disciplinaria. [Anexo 37
MPA].
La parte especial de la Ley 734 de 2002 –CDU-, describe las faltas en particular en su
título Único. También es importante tener en cuenta el título IV de la parte general, que
describe los derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos,
inhabilidades y conflicto de intereses del servidor público. Los auditores de todas las
disciplinas profesionales deben conocer la referida normatividad, como funcionarios
públicos que son, y para poder identificar desde el trabajo de campo si las situaciones
irregulares evidenciadas pueden o no revestir características de falta disciplinaria, y
recaudar in situ los soportes para el posible hallazgo.
Dentro de los soportes del hallazgo deben reposar y trasladarse en medio magnético: El
informe final de auditoría (PDF), y la evidencia de los hechos que revisten características
de falta disciplinaria.
Traslado de hallazgos
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hará mediante oficio, radicado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la
comunicación del informe final de auditoría.
En el caso que, terminado el trabajo de campo falte alguno de los soportes necesarios
para hacer los traslados, el Gerente Seccional o el Director de Control Fiscal y los
auditores que identificaron los hallazgos cuentan con esos quince (15) días hábiles desde
la comunicación del informe final de auditoría, para pedirla a los sujetos vigilados y así
soportar adecuadamente los traslados.
Una vez estén diligenciados los formatos de traslado por los auditores que identificaron
los hallazgos y debidamente soportados, se efectuará mesa de trabajo para que el grupo
interdisciplinario de la dependencia verifique que efectivamente está completo el traslado
y el soporte probatorio es el que corresponde. Se dejará acta firmada por todos los
funcionarios que participaron en la auditoría.
Adjunto al oficio remisorio firmado por el Director de Control Fiscal o Gerente Seccional,
en el término anteriormente previsto, se allegan los formatos preestablecidos debida y
completamente diligenciados por el auditor que lo evidenció, con la colaboración de los
compañeros abogados de la dependencia, y la correspondiente verificación del Director
de Control Fiscal o Gerente Seccional:
El equipo auditor debe enfocar sus esfuerzos en efectuar los traslados fiscales y
sancionatorios completos, estudiados y soportados, de manera que aseguren la
posibilidad de abrir directamente los respectivos procesos en la Dirección de
Responsabilidad Fiscal, y no tenga esa dependencia que entrar a recaudar pruebas que
pudieron ser recaudadas en el trabajo de campo o solicitadas en los quince días con los
que se contó para hacer el traslado. Una vez diligenciados los formatos, se someterán a
validación en mesa de trabajo, bajo la responsabilidad del Director de Control Fiscal o
Gerente Seccional, respectivo.
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Tabla 10
Traslado de hallazgos.
Actividad Funcionarios Responsables
Revisa que tenga en su poder todos los soportes que según el MPA debe
Auditores
tener el formato de traslado de hallazgos.
Numeración de Hallazgos:
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Connotación: HF- Hallazgo fiscal; HS- Hallazgo sancionatorio; HP- Hallazgo penal;
HD-Hallazgo disciplinario.
Diez (10) días después de recibido el informe final de auditoría, la entidad vigilada debe
cargar en el SIA MISIONAL Modulo PGA link Plan de Mejoramiento Consolidado, las
acciones correctivas y/o correcciones que ha programado adelantar para superar las
causas que dieron origen a los hallazgos de auditoría identificados por la AGR.
Este plan no surtirá ningún proceso de aprobación por parte de la AGR, el cumplimiento
de las acciones, así como la efectividad de las acciones será responsabilidad de la
entidad vigilada.
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vez cada acción debe tener determinado como mínimo un responsable, un término para
su ejecución, una meta cuantificable y un indicador para medir su cumplimiento.
La AGR por correo electrónico informará al sujeto de control el tiempo con que cuenta
para realizar las mejoras en el Sistema Misional, Módulo PGA, link Plan de Mejoramiento
consolidado, en el cual permanecerán habilitados los candados para permitir
modificaciones.
Las Contralorías y el FBS podrán solicitar modificaciones a las acciones y los plazos de
los planes de mejoramiento en ejecución. Las solicitudes serán formuladas vía
electrónica, al correo oficial de la respectiva Gerencia Seccional o Dirección de Control
Fiscal de la AGR, señalando los motivos por los cuales se requiere el cambio.
En todo caso las modificaciones deberán ser solicitadas por el sujeto vigilado un mes
antes del vencimiento de la fecha programada, en el plan de mejoramiento vigente, para
cada acción que se quiere modificar.
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Las Contralorías y el FBS reportaran en el link Plan de mejoramiento del Módulo PGA –
del SIA MISIONAL el avance del plan de mejoramiento suscrito con la Auditoría General
de la República, dos veces, dentro de los últimos 5 días hábiles de enero y los
últimos 5 días hábiles de julio de cada año, este plazo es improrrogable. El informe
de avance será insumo para planeación de los ejercicios auditores.
Para reportar los avances del plan de mejoramiento, el sujeto vigilado debe acceder al
Sistema SIA Misional, en el Módulo PGA, link Plan de Mejoramiento consolidado, opción
(acciones de mejora) y en cada acción, en la opción (modificar), deberá reportar:
En todo caso, las inquietudes técnicas sobre el manejo del Módulo Plan de Mejoramiento
Consolidado se deben remitir por el vigilado directamente al correo electrónico del
Administrador del SIREL: administradorsirel@auditoria.gov.co.
Las acciones del plan de mejoramiento incumplidas, total o darán lugar a traslado
sancionatorio de conformidad con las causales previstas en el artículo 101 de la Ley 42
de 1993.
Este seguimiento es una manifestación del afán de convertir y ver al control fiscal como
una alternativa que ayude al cambio continuo, que propenda por la excelencia del
servicio prestado por las contralorías del país, dejando atrás su concepción netamente
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Tabla 11
Plan de Mejoramiento.
Actividad Funcionarios responsables
Carga los hallazgos al Módulo PGA link Plan de Mejoramiento del SIA
Coordinador
MISIONAL.
Los responsables de liderar las mesas de trabajo son el Director de Control Fiscal, los
Gerentes Seccionales y el Auditor Delegado, este último solo en las mesas de trabajo
del GIT- Grupo Interno de Trabajo para la Evaluación y Seguimiento de los resultados de
la labor misional - Resolución Orgánica No. 004 del 19 de febrero de 2014.
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El Director de Control Fiscal, los Gerentes Seccionales, los asesores del Despacho y los
auditores que asisten a las mesas deben firmar las actas de las reuniones en las que
participen, en la medida en que tienen oportunidad de estudiar todos los asuntos antes
de la mesa, y tienen el deber de hacer aportes a los análisis suscitados o expuestos en
la mesa, según su perfil profesional y experiencia. El hecho de que los titulares de esas
dependencias, o los asesores del Despacho asignados a ellas, no puedan asistir por
alguna razón a una mesa de trabajo, no los exime de responsabilidad frente a lo allí
expuesto y decidido.
Los asesores del Despacho asignados a dichas dependencias asistirán a todas las
mesas de trabajo en las que se discutan temas de la dependencia a la que apoyan, y
firmarán las respectivas actas.
Las actas de las mesas de trabajo del GIT -Grupo Interno de Trabajo para la Evaluación
y Seguimiento de los resultados de la labor misional - Resolución Orgánica No. 004 del
19 de febrero de 2014- [Anexo 40 MPA] serán elaboradas por los profesionales y
asesores de enlace de la Auditoría Delegada designados, que una vez revisadas y
firmadas por la Auditora Auxiliar y el Auditor Delegado serán remitidas para firma del
Gerente o del Director de Control Fiscal, vía electrónica, para su firma y posterior subida
al SIA.
El Director de Control Fiscal y los Gerentes Seccionales además del coordinador de cada
auditoría, decidirán quienes participan en la mesa de trabajo de acuerdo con los temas
o procesos que se estén discutiendo o evaluando.
Por cada mesa de trabajo que se realice se levantará acta, que debe ser firmada por los
participantes y que formará parte de los papeles de trabajo.
El modelo general para la elaboración de las actas que documentan las mesas de trabajo
se encuentra identificado en el proceso de Gestión Documental GD.233.P01.F5, y se
diseñaron modelos como el Acta de Aprobación de Informe Preliminar, Acta de
Aprobación de Informe Final y el Acta del Grupo Interno de Trabajo –GIT. [Anexos 38,
40 y 41 del MPA].
Todas las actas de las mesas de trabajo efectuadas dentro del proceso de auditoría
regular deberán ser remitidas el mismo día de realización de la mesa, o al día siguiente
a más tardar, al correo electrónico auditordelegado@auditoría.gov.co y al correo del
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Tabla 12
Relación de actas de mesas de trabajo
Nro. Nombre Objetivos
Esta mesa de trabajo tiene como finalidad el debate y validación de la revisión de la cuenta
y sus resultados constarán en un acta. Objetivos:
Acta de Presentar por parte del grupo auditor las observaciones de la revisión de la información y la
validación de identificación de riesgos
1 Informe de Documentar los requerimientos efectuados a la rendición de la cuenta.
revisión de la Evaluar si existen inconsistencias en la rendición de las cuentas que den origen a un traslado
Cuenta de un hallazgo sancionatorio. En este evento, se registrará su aprobación, redacción y los
soportes correspondientes. [Modelo general acta GD.233.P01.F5]
Esta mesa tiene como propósito documentar en forma cronológica las actividades
desarrolladas en la etapa de planeación. Sus objetivos son:
- Integrar a la etapa de planeación, el análisis realizado en la etapa de revisión de la
rendición de la cuenta y de los indicadores de gestión.
- Documentar los análisis y las conclusiones obtenidas de la matriz de riesgos,
seleccionando los procesos objeto de estudio.
- Desagregar las actividades a desarrollar.
Acta de - Dar cumplimiento a las políticas y directrices contenidas en el PGA.
Aprobación de - Identificar las quejas y denuncias recibidas por participación ciudadana que serán
2 Memorando de atendidas en el proceso auditor.
Planeación de - Determinar el alcance del proceso auditor y documentar los mecanismos mediante los
Auditoría cuales se seleccionaron las muestras.
- Seleccionar y designar el coordinador, los responsables de los procesos a auditar y el
Contador que dictaminará los Estados Financieros, establecer los tiempos del proceso
auditor. Analizar, y determinar en virtud del número de funcionarios, complejidad del ente
a auditar, presupuesto los tiempos de duración de cada etapa.
- Documentar la aprobación del memorando de planeación. [Modelo general acta
GD.233.P01.F5]
En estas mesas de trabajo se documentan las actividades y avance del trabajo de campo.
Sus objetivos son:
Acta de - Documentar los avances periódicos del trabajo de campo
seguimiento a - Realizar seguimiento al cumplimiento de las directrices, políticas, actividades y objetivos
3 cronograma y que se plantearon en el memorando de planeación y determinar y aprobar los ajustes
programa de necesarios.
auditoría - Apoyar las actividades de seguimiento, evaluación, control y supervisión del ejercicio
auditor. [Modelo general acta GD.233.P01.F5]
Acta de En estas mesas de trabajo se documentan las conclusiones de las actividades y avance del
evaluación trabajo de campo. Su objetivo principal es evaluar lo programado contra lo ejecutado, y
4 final de trabajo documentar la razón de las variaciones. [Modelo general acta GD.233.P01.F5]
de campo
Esta mesa de trabajo se realiza para que el grupo auditor, por cada proceso, exponga los
Acta de
resultados preliminares del ejercicio de auditoría, y debata en mesas interdisciplinarias
validación del
aprovechando la experticia y profesión de los demás, las observaciones identificadas, su
informe
soporte normativo y su posible incidencia o connotación. Sus objetivos son:
5 preliminar en
- Verificar la coherencia del pronunciamiento de la cuenta con los resultados de auditoría
la Gerencia o
y el dictamen.
Dirección de
- Revisar la calificación asignada a cada proceso en la matriz de fenecimiento.
Control Fiscal.
- Revisar las opiniones de gestión emitidas por cada proceso evaluado.
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En esta mesa de trabajo de validación del informe final incluido los hallazgos, de presentarse
diferencias de criterio técnico entre el equipo auditor y el Director de Control Fiscal o Gerente
Seccional, se solicitará al auditor delegado que participe o designe un funcionario para que
contribuya a la toma de decisiones. [Anexo 38 MPA], de continuar las diferencias GIT.
Esta mesa de trabajo se realiza para que el grupo auditor, por cada proceso, explique el
resultado de analizar los argumentos y soportes de contradicción aportados por el vigilado, y
concluir los resultados en términos de hallazgos de auditoría. Sus objetivos son:
- Exponer las conclusiones del análisis de los argumentos de contradicción aportados por
el auditado.
- Estudiar, aprovechando la experticia y distintas profesiones de los demás auditores,
cada observación y determinar si se retira, se mantiene o se modifica.
- Fortalecer la redacción, soporte y connotación delos hallazgos.
Acta de - Revisar la coherencia del pronunciamiento de la cuenta con los resultados de auditoría
validación del y el dictamen, teniendo en cuenta las modificaciones que surgieron con la contradicción.
informe final - Garantizar la calidad de pruebas, evidencias, hallazgos y documentos que se generen.
6 en la Gerencia - Apoyar las actividades de seguimiento, evaluación, control y supervisión del ejercicio
o Dirección de auditor.
Control Fiscal. - En esos mismos términos revisar la calificación asignada a cada proceso en la matriz de
fenecimiento, revisar las opiniones de gestión emitidas por cada proceso evaluado.
- Documentar la aprobación del informe final.
En esta mesa de trabajo de validación del informe final incluido los hallazgos, de presentarse
diferencias de criterio técnico entre el equipo auditor y el Director de Control Fiscal o Gerente
Seccional, se solicitará al auditor delegado que participe o designe un funcionario para que
contribuya a la toma de decisiones. [Anexo 39 MPA]
Tiene por objeto plasmar los resultados de labor del GIT respecto de los resultados (dictamen,
Acta de
observaciones y hallazgos) plasmados en informe preliminar o preliminar elaborados por las
(*) revisión de
Gerencias Seccionales o la Dirección de Control Fiscal. [Anexo 40 MPA]
resultados GIT
(*) Por ser eventual, según lo convoque el Auditor Delegado, y no elaboradas por la Gerencia Seccional o la Dirección
de Control Fiscal sino por el asesor o profesional de enlace de la Delegada, no se enumeran en el proceso auditor, sino
que habrá un consecutivo anual en la Auditoría Delegada.
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La figura del coordinador no suple ni exime de sus funciones del Gerente Seccional y/o
Director de Control Fiscal, que es quien responde por la coherencia, legalidad,
profundidad de las conclusiones y existencia de los debidos soportes de todos los
productos de auditoría.
Elaboración
- Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar.
informe
- Consolidar el informe preliminar.
preliminar
- Socializar el informe preliminar.
- Verificar el cumplimiento del cronograma.
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Análisis de
- Coordinar la etapa de contradicción.
argumentos
- Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar.
de
- Consolidar los análisis generados en el proceso de contradicción.
contradicción
- Coordinar la etapa de informe final.
Elaboración
- Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar.
informe final
- Consolidar el informe final.
Traslado de - Coordinar el traslado de hallazgos.
hallazgos - Elaborar las actas de mesa de trabajo a que haya lugar.
Coordinar la presentación de los temas, observaciones o hallazgos a discutir; elaborar las actas con
las conclusiones y compromisos acordados; tramitar las firmas de las actas, entregar copia de las
En las mesas mismas cuando sean requeridas y archivarlas en los papeles de trabajo; realizar seguimiento y
de trabajo control al desarrollo de las actividades y objetivos plasmados en las actas y coordinar y programar
con el Director de Control Fiscal o Gerente Seccional las fechas y los mecanismos para adelantar las
mesas de trabajo.
Banco de Comparte los hallazgos de auditoría con los demás auditores de la entidad, transcribiendo el hallazgo
hallazgos de completo, con todos los elementos del hallazgo como quedó en la tabla de hallazgos en el informe
auditoría final de auditoría, a través de los foros abiertos por procesos en el módulo PGA del SIA MISIONAL
Las diferentes etapas de los procesos auditores que se lleven a cabo en la Auditoría
General de la República, son responsabilidad del Director de Control Fiscal y de los
Gerentes Seccionales que adelantan la auditoría en el marco de las funciones
establecidas en el Manual Específico de Funciones.
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- Esté establecida objetivamente la existencia del daño patrimonial y revisar todas las
pruebas que comprometen la responsabilidad de los gestores fiscales.
- Que el formato de traslado fiscal 210.16.01.F1 se diligencie completo, de acuerdo
al instructivo 210.16.01.IF1 del SGC
- Que se cuente con todas las pruebas que soportan cada hallazgo.
- Si el Director de Control Fiscal o Gerente determina la necesidad de solicitar
información adicional al ente dañado, así lo hará antes de hacer el traslado a la
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En la etapa de informes
- Revisar el componente técnico (dictamen, observaciones y hallazgos) de los informes
de auditoría elaborados por la Dirección de Control Fiscal y las Gerencias
Seccionales de la AGR a sus entes vigilados, y remitir las recomendaciones del caso
por el correo institucional, con el apoyo de los profesionales y asesores de enlace de
la Auditoría Delegada, designados. Una vez recibidos por la Delegada los informes,
dicha dependencia contará en términos generales con tres (3) días hábiles para
revisarlo y hacer las recomendaciones del caso. Cuando se trate de informes de CGR
o del FBSCGR, se contará mínimo con cinco (5) días hábiles para ello.
- Activar el Grupo Interno de Trabajo, convocando y organizando las mesas de trabajo
correspondientes, levantando el acta y ejerciendo en ellas la función de secretario, a
través de los profesionales o asesores de enlace designados.
- Verificar que se mantenga permanentemente actualizado el SIA Misional como base
de datos de la entidad, en materia de control fiscal, a través de los funcionarios
asistenciales de la Delegada.
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En caso de existir controversias dentro del Grupo Interno, será el Auditor Auxiliar el
encargado de decidir dicha situación.
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Al día siguiente de recibida la solicitud de activación del GIT, el Auditor Delegado contará
con tres (3) días hábiles para convocar y llevar a cabo la mesa de trabajo
correspondiente. Cuando se trate de informes de CGR o del FBSCGR, se contará mínimo
con cinco (5) días hábiles para ello.
El Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal actuará como Secretario del
grupo, y en tal sentido deberá elaborar las actas de las reuniones con ayuda de los
profesionales o asesores de enlace respectivos. [Anexo 40 MPA]
Los profesionales y asesores de enlace designados por el Auditor Delegado para cada
una de las Gerencias Seccionales y la Dirección de Control Fiscal asistirán en calidad de
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Tabla 14
Necesidades de apoyos de auditoría
Auditores Perfil profesional Procesos a auditar
XXXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX
XXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX
Apoyo XXXXXXXX XXXXXXXXX
Apoyo XXXXXXXX XXXXXXXXX
El funcionario de apoyo que por alguna razón demore o incumpla sus compromisos de
apoyo, -afirmado y evidenciado por el correo electrónico institucional del Gerente
Seccional al Auditor Delegado- será objeto de traslado a disciplinario.
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Los Gerentes Seccionales deberán utilizar los referidos formatos como mecanismo de
control del desarrollo del proceso auditor, de manera que pueda corregir desviaciones
durante el desarrollo del proceso.
6. MUESTRA DE AUDITORÍA
Las normas de auditoría relativas a la ejecución del trabajo establecen la obligación del
auditor de obtener mediante sus procedimientos de auditoría, evidencia comprobatoria
pertinente y válida para suministrar una base objetiva para su opinión, es decir definir la
muestra de auditoría, su tamaño y los criterios utilizados para su selección, conforme a
las actividades planteadas, de manera tal que sirva de soporte suficiente para emitir los
distintos conceptos, opiniones y pronunciamientos.
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Para efecto de lo anterior es conveniente tener presente que el control fiscal debe ser
ejercido en forma posterior y selectiva, lo que, de acuerdo con el artículo 5 de la Ley 42
de 1993, debe entenderse:
Cuando los auditores determinan muestras con base en juicio o criterio, lo deben hacer
soportados en los siguientes aspectos:
Bajo este método se emitir referencias y conclusiones sobre todos los elementos que
constituyen el universo o población.
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7. PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son aquellos registros y documentos, preparados o recibidos por
el auditor, que soportan técnicamente la labor, los hallazgos, pronunciamientos,
dictámenes, conceptos, opiniones o decisiones de auditoría.
Los papeles de trabajo están constituidos por todas las pruebas o evidencias obtenidas
por el auditor, durante el trabajo de campo, a través de la aplicación de las diferentes
técnicas de auditoría.
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Las cédulas o planillas no tienen una conformación estándar ni estática, pero deben
atender como mínimo las características de los dos numerales siguientes del presente
Manual.
Los auditores cuentan con diez (10) días hábiles después de la comunicación del traslado
de los hallazgos identificados para entregarlos al coordinador de auditoría debidamente
organizados y con las características exigidas adelante. Los auditores que no
identificaron hallazgos de auditoría, cuentan con diez (10) días hábiles siguientes a la
comunicación del informe final de auditoría al vigilado para entregar sus papeles al
coordinador.
Todas las actividades del proceso auditor deben estar documentadas en los papeles de
trabajo así:
Los papeles de trabajo contienen el soporte verificable de las conclusiones a las que
llegó el auditor, y por tanto en caso de haberse identificado observaciones o hallazgos,
deben quedar allí identificados, para cada uno, la condición, el criterio, la causa y el
efecto. Para este propósito pueden emplearse marcas de auditoría.
El diseño depende de los objetivos para el cual se elabora el papel de trabajo, pero en
todo caso éste debe cumplir las siguientes características de presentación- ver plantilla
papel de trabajo Word [Anexo 42 MPA], ver plantilla papel de trabajo Excel [Anexo 43
MPA].
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Archivo permanente
Archivo corriente
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Se deben referenciar todos y cada uno de los papeles de trabajo asignándole a cada
documento el código de referenciación seguido del número consecutivo.
La referenciación de los papeles de trabajo debe seguir las siguientes reglas: 1. Debe
hacerse de manera simultánea al desarrollo del ejercicio auditor por parte de los
auditores; 2. Las referencias deben ser escritas en un color y tamaño diferente al utilizado
en el resto del papel, usualmente en color rojo, ubicada en la parte superior derecha del
papel de trabajo; 3. Debe ser preestablecida o planteada en forma general; 4. Los
documentos que reposan en el archivo permanente no requieren ser duplicados ni total
ni parcialmente en el archivo corriente, solo se hará la correferenciación hacia ese
documento.
Códigos de Referenciación
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Tabla 14
Archivo corriente de coordinación –ejemplo.
Contenido Referenciación Folios
Índice IN - 1 1
Correspondencia enviada CE-1 2-5
CE-2 6-7
Correspondencia recibida CR-1 8-15
CR-2 16-19
Actas de mesa de trabajo AC-1 20
Otros OT-1 21
Se debe emplear en este archivo las letras PL como referencia alfabética con adición al
número consecutivo de cada documento. Recomendamos mantener el siguiente orden
en el archivo de los diferentes documentos que hacen parte de la planeación:
Tabla 15
Archivo corriente de Planeación- ejemplo.
Tabla 16
Procesos Administrativos
Contenido Referenciación
Índice
Sistema de Control Interno CI
Contabilidad CO
Presupuesto PT
Tesorería TS
Contratación CN
Talento Humano TH
Controversias Judiciales CJ
Desarrollo Tecnológico DT
Tabla 17
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Procesos Misionales
Contenido Referenciación
Índice
Participación ciudadana PC
Evaluación Proceso Auditor PA
Evaluación Macrofiscal MF
Evaluación Plan Estratégico PE
Indagaciones Preliminares IP
Procesos de responsabilidad fiscal RF
Procesos de jurisdicción coactiva JC
Procesos administrativos sancionatorios PS
Trámite de Quejas y Reclamos en el Proceso Auditor QR
Salud SA
Crédito CR
Cartera CA
Educación ED
Tabla 18
Ejemplo de índice para las carpetas
Contenido Referenciación Folios
Índice IN-1 1
Sistema de Control Interno CI-1 2-5
Balance general CO-1 6-7
Estrado de resultados CO-2 8-9
Contrato 001 CN-1 10-16
Contrato 002 CN-2 17-25
Hoja de vida xxx TH-1 26-34
Hoja de vida xxx TH-2 35-48
Desarrollo Tecnológico DT-1 49-56
Se debe emplear en este archivo las letras I como referencia alfabética con adición al
número consecutivo de cada documento. Se recomienda mantener el siguiente orden en
el archivo de los diferentes documentos que hacen parte del Archivo Corriente de
Informe:
Tabla 19
Archivo corriente de Informe- ejemplo
Contenido Referenciación folios
Índice IN-1 1
Informe preliminar I-1 2-5
Contradicción de la entidad vigilada I-2 6-7
Informe final I-3 8-9
Traslado de hallazgo disciplinario I-4 10-16
Hallazgo HD-GSII-001-2016 I-5 17-25
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Se debe emplear en este archivo las letras PM como referencia alfabética con adición al
número consecutivo de cada documento. Recomendamos mantener el siguiente orden
en el archivo de los diferentes documentos que hacen parte del Archivo Corriente de Plan
de Mejoramiento. Este archivo se mantiene aun cuando el plan de mejoramiento se
maneja directamente en el SIREL, hasta tanto por el proceso de Gestión Documental del
SGC no se disponga otra cosa.
Nota. Con la impresión del pantallazo del link plan de mejoramiento consolidado, del
módulo PGA, del SIA Misional, tomado después de 10 días hábiles de recibido el informe
final en el ente vigilado, se inicia la carpeta, dejando en la anterior carpeta los planes de
mejoramiento propuestos por la Contraloría que han sido objeto de ajustes y análisis por
parte de la Auditoría General de la República, hasta que las acciones sean cerradas.
Tabla 20
Archivo corriente de Plan de Mejoramiento- ejemplo
Contenido Referenciación Folios
Índice IN-1 1
Plan de mejoramiento PM-01 2-5
Avances semestrales PM-02 6-7
Nuevo plan de mejoramiento PM-03 8-9
Revisión de plan de mejoramiento PM-04 10-16
Durante el trabajo de campo, los auditores deberán cargar los papeles de trabajo, según
la programación de cada auditoría diligenciados en las plantillas del numeral 9.3.2, en el
PGA del SIA Misional, en la opción papeles de trabajo, de manera que el Gerente y/o el
Director pueda monitorear los papeles de trabajo y el avance del proceso auditor por este
medio.
Marcas de Auditoría
Son aquellos símbolos convencionales que el auditor utiliza para hacer llamados,
identificar, clasificar, explicar labores de auditoría desarrolladas y dejar constancia de las
pruebas y técnicas que se aplicaron en el desarrollo de una auditoría cuando se
considere pertinente. Es importante señalar que las marcas no tienen significado por si
mismas con excepción de las adoptadas por la Auditoría General de la República por lo
que cuando se utilicen marcas diferentes a las adoptadas deben ser explicadas.
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Las técnicas son los métodos de investigación, examen o prueba que puede utilizar el
auditor en la aplicación de los sistemas de control fiscal, para obtener la evidencia
necesaria y suficiente que fundamente las observaciones, conceptos, opiniones y
conclusiones de los informes de auditoría.
La selección de las técnicas de auditoría por parte de los auditores de la AGR, se basará
en el criterio o juicio profesional de cada uno de ellos, teniendo en cuenta la naturaleza,
el requerimiento y complejidad de cada uno de los procesos auditores.
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la más adecuada, de acuerdo con las características y condiciones del trabajo que
realiza. De manera ilustrativa se describen así:
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Se parte de información escrita aportada por el auditado, para efectuar sobre ella análisis
o estudios, tales como:
Esta técnica permite tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor
necesite, o sea, los procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la
relación con el entorno, etc. Modalidades:
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Tabla 20
Anexos Manual de Proceso Auditor
Anexo 1 MPA Matriz de Priorización MPA.
Anexo 2 MPA Matriz de Programación del PGA.
Anexo 3 MPA Matriz de Pronunciamiento de la Cuenta Contralorías.
Anexo 4 MPA Instructivo de pronunciamiento de cuenta Contralorías.
Anexo 5 MPA Matriz de Pronunciamiento de la Cuenta FBSCGR.
Anexo 6 MPA Instructivo de Pronunciamiento de cuenta FBSCGR.
Anexo 7 MPA Guía para la revisión de la cuenta.
Anexo 8 MPA Informe Revisión de Cuenta CGR-FBSCGR.
Anexo 9 MPA Informe de Revisión de Cuenta Contralorías Territoriales.
Anexo 10 MPA Memorando de Planeación Auditoría Especial.
Anexo 11MPA Memorando de Planeación Auditoría Regular.
Anexo 12 MPA Mapa de Riesgos y Programa de Auditoría en Blanco.
Anexo 13 MPA Cronograma de actividades de Auditoría.
Anexo 14 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Contabilidad y Tesorería.
Anexo 15 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Presupuesto.
Anexo 16 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Contratación.
Anexo 17 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Talento Humano.
Anexo 18 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Controversias Judiciales.
Anexo 19 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Control Interno.
Anexo 20 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Gestión de TICs.
Anexo 21 MPA Matriz de Riesgos y Programa de Auditoría Plan Estratégico.
Anexo 22 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Proceso Auditor.
Anexo 23 MPA Matriz de Riesgo y Programa de Auditoría Participación Ciudadana.
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