Marcas del auditor

Las marcas del auditor son signos particulares y distintivos que hace el auditor para
señalar el tipo de trabajo o prueba efectuada. Estos se encuentran en los registros
y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como
prueba para recordar al auditor las labores efectuadas. Las marcas de auditoria
pueden ser utilizados en todos los papeles de trabajo y son de dos clases:
Significado uniforme: son aquellos que se emplean frecuentemente en cualquier
auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente.
Contenido a criterio del auditor: son utilizados por el personal de auditoría para
expresar conceptos o procedimientos empleados.
La utilización de las marcas es obligatoria en cada cédula en donde se utilice, su
empleo es útil para la entidad; exclusivamente, para que el auditor pueda determinar
el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar duplicidad en su
trabajo. El empleo de éstos es para información futura. Es importante que los
papeles de trabajo indiquen el significado de cada marca para que el auditor como
otras personas comprendan dicho significado, aún en el futuro.

Ordenamiento, revisión y aprobación de los papeles de trabajo

En la auditoría de gestión el orden lógico está dado por las actividades o áreas más
importantes examinadas, según el esquema establecido por la Contraloría General
de la República. Todos los papeles de trabajos deben ser referenciados, de tal forma
que la relación entre ellos sea cruzada; es decir, se muestre de forma objetiva las
relaciones existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de
trabajo y el contenido del informe de auditoría.

Archivos de papeles de trabajo

Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos
básicos:
Archivo permanente: está conformado por un conjunto orgánico de documentos
que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua
o necesaria para futuros exámenes. Debe revisarse y actualizarse periódicamente,
también se debe retirar el material que no es de uso corriente a los archivos inactivos
explicando los motivos de dicho traslado.
Archivo corriente de auditoría de gestión: en este archivo se incluyen los papeles
de trabajo y evidencias que sustenten el resultado de la auditoría, así como también
los criterios utilizados por los responsables de la fase de ejecución. Éste archivo se
codifica con la letra “G”.
El auditor debe utilizar su bien juicio y criterio para definir el material significativo a
ser incluido en los papeles de trabajo con el fin de evitar que estos lleguen a ser una
transcripción completa de todos los documentos de la entidad bajo examen, en lugar
de un resumen de las labores de auditoria.

Revisión y aprobación de los papeles de trabajo

Para lograr la máxima utilidad y eficiencia y garantizar la calidad de la auditoría, es
necesaria una revisión completa y objetiva de los papeles de trabajo, la cual es
responsabilidad del supervisor; quien debe poner sus iniciales en cada papel de
trabajo, en señal de aprobación.

Confidencialidad y protección de los papeles de trabajo

La naturaleza confidencial de los papeles de trabajo es una condición de especial
importancia debido al hecho que su contenido revela el alcance de la auditoria y
naturaleza de las pruebas aplicadas en forma selectiva. En ninguna circunstancia el
auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo.

Desarrollo de hallazgos de auditoria

Se denomina hallazgos de auditoria al resultado de la comparación que se realiza
entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área,
actividad u operación. Es todo información que a juicio del auditor le permite
identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos
de la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicadas en
el informe. Sus elementos del hallazgo de auditoría son:
Condición: situación actual encontrada lo que es
Criterio: norma aplicable lo que debe ser
Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditoria son: