VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO

COSTOS Y PRESUPUESTO
AUTOR: Jaime Rafael Castro
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GENERALIDADES DESARROLLO

GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA

Este material pertenece al Politécnico

Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
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ÍNDICE   DESARROLLO  DE  CADA  UNIDAD  TEMÁTICA  

 
1. Objetivos  
• Desarrollo  de  cada  una  de  las  unidades  temáticas  
• Comprender   la   importancia   de   la   planeación   y   el   control   de   las   actividades   de   la  
1. Objetivos    
empresa  mediante  los  presupuestos,  para  lograr  una  adecuada  gestión  administrativa.  
2. Ventajas  y  limitaciones  de  los  presupuestos.    
• Elaborar   correctamente   los   presupuestos   de   una   empresa,   para   que   sirvan   en   la  
2.1. Ventajas  de  los  presupuestos     gestión  de  la  administración.    
2.2. Limitaciones  de  los  presupuestos     • Conocer  de  qué  manera  el  presupuesto  puede  servir  de  instrumento  para  la  toma  de  
decisiones,  por  parte  de  la  alta  gerencia.    
2.3. Principios  de  la  elaboración  de  un  presupuesto  
• Establecer  estrategias  en  la  elaboración  del  presupuesto  de  ventas  teniendo  en  cuenta  
2.4. El  presupuesto  maestro   las  variables  específicas,  endógenas  y  externas.  
2.5. Ejercicios  de  presupuesto  
2.6. El  presupuesto  en  la  formulación  de  estrategias  corporativas   2. Ventajas  y  limitaciones  de  los  presupuestos.  

• Glosario  
2.1. Ventajas  de  los  presupuestos  
• Referencias  
Estas  son  algunas  de  las  ventajas  que  ayuda  a  la  planeación  y  control  en  las  empresas.  
• Remisión  de  fuentes  complementarias  
• Motiva  a  la  alta  gerencia  para  que  defina  adecuadamente  los  objetivos  básicos  de  la  
  empresa.  
  • Propicia   que   se   defina   una   estructura   adecuada,   determinando   la   responsabilidad   y  
autoridad  de  cada  una  de  las  partes  que  integra  la  organización.  
 
• Cuando   existe   la   motivación   adecuada,   se   incrementa   la   participación   de   todos   los  
  niveles  de  la  organización.  
• Obliga  a  mantener  un  archivo  de  datos  históricos  controlables.  
 
• Facilita  a  la  administración  la  utilización  óptima  de  los  diferentes  insumos.  
 
• Facilita  la  coparticipación  e  integración  de  las  diferentes  áreas  de  la  compañía.  
  • Obliga  a  realizar  un  autoanálisis  periódico.  

  • Facilita  el  control  administrativo.  

• Es   un   reto   que   constantemente   se   presenta   a   los   ejecutivos   de   una   organización,   para  
 
ejecutar  su  creatividad  y  criterio  profesional,  a  fin  de  mejorar  la  empresa.  
  • Ayuda  a  lograr  mayor  eficacia  y  eficiencia  de  las  operaciones.  

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 2.2. Limitaciones  de  los  presupuestos   Previsión:   es   la   importancia   del   estudio   anticipado   de   los   procesos   de   la   organización   para   el  
logro  de  las  metas  propuestas,  este  principio  se  divide  en  tres  aspectos  importantes.  
Como  toda  herramienta,  el  presupuesto  tiene  ciertas  limitaciones  que  deben  ser  consideradas  
al  elaborarlo  o  durante    su  ejecución:   Predictibilidad:  La  posibilidad  de  pronosticar  algo  que  va  a  suceder  o  que  queramos  que  suceda.  

• Está   basado   en   estimaciones,   limitación   que   obliga   a   la   administración   a   utilizar   Determinación  cuantitativa:  Las  actividades  programadas  para  la  ejecución  deben  determinarse  
determinadas   herramientas   estadísticas   para   reducir   la   incertidumbre   al   mínimo,   ya   en  unidades  monetarias.      
que   el   éxito   de   un   presupuesto   depende   de   la   confiabilidad   de   los   datos   con   que   se  
cuenta.   La   correlación   y   regresión   estadística   ayudan   a   eliminar,   en   parte,   esta   Objetivo:  la  búsqueda  del  objetivo  siempre  debe  ser  previsible.  
limitación.  
Planeación:  Es  la  programación  de  la  acción  para  lograr  los  objetivos  deseados,  se  debe  tener  en  
• Debe   ser   adaptado   constantemente   a   los   cambios   de   importancia,   lo   que   significa   que   cuenta   los   siguientes   aspectos:   la   precisión,   costeabilidad,   flexibilidad,   unidad,   confianza,  
es   una   herramienta   dinámica,   que   debe   adaptarse   a   cualquier   inconveniente   que   participación,  oportunidad  y  la  contabilidad  de  las  áreas  responsables.  
surja,  ya  que  de  otra  manera  perdería  su  sentido.  
Precisión:  Los  planes  de  acción  deben  expresarse  de  forma  concreta.  
• Su  ejecución  no  es  automática.  Es  necesario  que  en  la  organización  se  comprenda  la  
utilidad  de  esta  herramienta,  de  tal  forma  que  todos  se  convenzan  de  que  ellos  son  los   Costeabilidad:  Debe  haber  costo  beneficio  en  la  implementación  del  presupuesto.  
primeros   beneficiados   por   el   uso   del   presupuesto.   De   otra   forma   serán   infructuosos  
todos  los  esfuerzos  para  aplicarlo.   Flexibilidad:  Los  presupuestos  deben  tener  la  posibilidad  de  cambiar  y  restructurarse.  
• Es  un  instrumento  que  no  debe  sustituir  la  administración.  Uno  de  los  problemas  más  
Unidad:  El  presupuesto  debe  estar  coordinado  con  los  diferentes  departamentos  de  la  empresa.  
graves  que  provoca  el  fracaso  de  las  herramientas  administrativas,  es  creer  que  por  sí  
solo   puede   llevar   al   éxito.   Hay   que   recordar   que   es   una   herramienta   que   sirve   a   la   Confianza:   Debe   haber   compromiso   de   los   directivos   para   desarrollar   el   presupuesto   y   las  
administración   para   que   cumpla   su   cometido   y   no   para   competir   con   ella.   Toma   diferentes  acciones    que  implica.  
tiempo  y  cuesta  prepararlo.  
• No  se  deben  esperar  resultados  demasiado  pronto.   Participación:   Debe   haber   participación   de   todos   los   empleados   que   puedan   aportar   según   la  
experiencia  de  los  procesos  al  interior  de  la  empresa.  

2.3. Principios  en  la  elaboración  del  presupuesto   Principios  de  organización:  Se  debe  a  las  actividades  humanas  y  se  divide  en  principios  de  orden  
y  comunicación.  El  principio  de  orden  se  fundamenta  en  organigramas,  líneas  de  producción  y  
Para   elaborar   un   presupuesto   se   necesita   tener   en   cuenta   tres   aspectos   relevantes   los   cuales   responsabilidades   de   los   directores   encargados.   El   principio   de   comunicación   es   tener   la  
participan  en  las  diferentes  etapas  del  ciclo  presupuestal  estos  son:   información  oportuna  y  concisa        

Los  elementos  del  trabajo:  estos  permiten  en  manejo  de  la  información  por  medio  de    cédulas   Principio   de   dirección:  Se  refiere  al  modo  de  dirigir  el  presupuesto.  Se  debe  tener  en  cuenta  los  
presupuestarias  en  la  que  se  recolecta  la  información  de  los  recursos  utilizados,  para  desarrollar   principios   de   autoridad   y   coordinación.   En   el   principio   de   autoridad   se   concibe   la   autoridad  
todos  los  cálculos  necesarios.   como  relativa  y  no  absoluta  para  no  quitarle  la  responsabilidad  al  funcionario  encargado  de  la  
acción.  El  principio    de  coordinación,  el  interés  general  debe  prevalecer  del  interés  particular.  
Las   técnicas   de   elaboración:   procedimientos   utilizados   para   hacer   las   estimaciones   en   los  
presupuestos   en   donde   se   identifican   factores   que   incidieron   en   las   ventas   de   los   periodos   Principio  de  control:  Se  fundamenta  en  la  comparación  de  los  objetivos  y  los  logros  y  se  divide  
pasados   y   se   emplean   procedimientos   para   establecer   los   estándares   de   la   materia   prima   en  los  siguientes  principios.  
directa,  mano  de  obra  directa  y  costos  indirectos  de  fabricación.  
Reconocimiento:  Es  el  reconocimiento  de  los  funcionarios  por  sus  éxitos.  
Los  principios:  previsión,  planeación,  organización,  dirección  y  control.  
Excepción:   Se   fundamenta   en   la   atención   en   los   asuntos   excepcionales   y   no   a   los   generales   que  
puede  que  tengan  impacto  significativo  en  el  logro  de  las  metas  propuestas.  

   

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 Norma:  El  presupuesto  es  una  norma  de  la  empresa  o  se  debe  considerar  de  esta  forma.   2.5. Ejercicios  de  presupuesto  
Conciencia  de  costos:  Es  el  principio  de  conciencia,  en  donde  las  decisiones  tienen  un  impacto   COMPAÑÍA  MANUFACTURERA  Y  COMERCIALIZADORA  LTDA  
en   los   costos.   Por   esta   razón   los   funcionarios   deben   tener   claro   las   funciones   o   acciones   y    
Estado  de  costo  de  producción  y  ventas  de  enero  a  junio  de  20XX    
relacionarlos  con  el  costo.        
       
2.4. El  presupuesto  maestro    
Materiales          $      12.000.000    
Mano  de  obra          $          6.000.000    
Consiste   en   un   conjunto   de   presupuestos   que   buscan,   por   un   lado,   la   determinación   de   la   Costos  indirectos  de  fabricación        $          2.100.000    
utilidad  o  pérdida  que  se  espera  tener  en  un  futuro  y  por  el  otro,  formular  estados  financiaros   Costos  de  producción  del  periodo      $      20.100.000    
presupuestados   que   permitan   al   administrador   tomar   decisiones   sobre   un   período   futuro,   en   variación  de  inventarios    
función  de  los  planes  operativos  para  el  año  venidero.   El  presupuesto  maestro  está  integrado   de  productos  en  proceso                                                0                                            
básicamente  por  dos  áreas,  que  son:     Costo  de  producción  terminada        $      20.100.000    
Variación  en  inventarios  de  productos      
• El  presupuesto  de  operación.  
terminados        
• El  presupuesto  financiero.   Inventario  inicial      $  10.000.000      
• Ejercicios  de  presupuesto     Inventario  final    $      6.030.000      
Costo  de  ventas      $          3.970.000    
• En   el   primer   semestre   de   20XX   la   compañía   manufacturera   y   Comercializadora   Ltda,    
Costo  de  ventas      $      24.070.000    
planea  vender  9.000    tasas  de  porcelana  a  un  precio  de  $  6.000    
 
• El  primero  de  enero  compra  2.000  tasas  a  un  valor  de  $5.000    

• Se  planea  fabricar  10.000  tasas  con  los  siguientes  costos  presupuestados.   Calculo  del  inventario  final.  
• Materiales  directos  $12.000.000  
• Mano  de  obra  $6.000.000   INVENTARIO  FINAL    
 
• CIF    Es  el  35%  de  la  mano  de  obra  directa.                                  und  
   
• La  empresa  utiliza  el  método  PEPS  para    sus  inventarios   Inventario  inicial                                        2.000    
• Los  gastos  operacionales  son  un  20%  de  las  ventas     mas  producción                                      10.000    
• Los   gastos   administrativos   son   un   25%   más   que   el   último   semestre   que   fueron   Disponible                                      12.000    
$2.000.000.    
Menos  ventas                                          9.000    
• Con  la  anterior  información  elaborar:  
Inventario  final                                        3.000    
• El  estado  de  costos  de  producción  y  de  ventas  presupuestado.  
• El  estado  de  resultado  proyectado    

  Costo   de   producción    
El  costo  unitario  de  producción     terminada         $20.100.000    
                               
Número  de  productos  fabricados     10.000    
   

   

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   Estrategias  de  crecimiento      

El  costo  de  unitario  de  producción  =  $2.010   Penetración  de  mercados:  Es  una  estrategia  que  se  implementa  mediante  el  mejoramiento  de  
los   precios   y   el   refuerzo   de   la   publicidad.   Se   debe   optimizar   el   uso   de   la   capacidad   instalada     de  
Inventario  final  =  (3.000X  $  2.010)=  $6.030.000   la  empresa  y  ofrecerse  a  la  distribución  de  productos  de  otras  compañías  tomando  el  papel  de  
intermediario.  
Estado  de  resultados    
Del  1  de  enero  hasta  el  30  de  junio  de  20xx     Desarrollo   de   productos:   Tiene   como   fin   ofrecer   nuevos   productos   y   reemplazar   o   rediseñar  
  aquellos   que   no   tenga   buena   salida   de   acuerdo   al   entorno   y   a   los   hábitos   de   consumo,  
                      respondiendo  a  la  competencia.        
ventas     $54.000.000    
                    Integración:  Se  refiere  a  la  estrategia  de  comercialización  del  producto  creando  un  sistema  de  
menos  costo  de  venta     $24.070.000     distribución   propio,   esta   estrategia   también   se   usa   cuando   se   adquiere   las   empresas   de   la  
                  competencia.  
Utilidad  bruta     $29.930.000    

 Menos  gastos         Estrategias  de  consolidación  

                 
Las   estrategias   de   consolidación   son   opuestas   a   las   de   crecimiento   puesto   que   obligan   a   reducir  
Operacionales     $10.800.000    
                      el  tamaño  de  las  operaciones  y  reduciendo  el  tamaño  del  área  en  donde  puedan  introducir  los  
Administración     $2.500.000     productos,  esto  con  miras  a  la  especialización  de  los  productos.  Las  siguientes  son  algunos  de  las  
                  tácticas  utilizadas  en  esta  estrategia.  
Total  gastos  operacionales   $13.300.000    
Atrincheramiento:   se   contrae   el   terreno   donde   se   comercializa   su   producto,   esto   se   hace  
                      porque   los   demás   espacios   de   mercado   no   son   tan   rentables,   de   esta   forma   se   aumenta   el  
Utilidad  operacional   $16.630.000     rendimiento  de  los  artículos  vendidos,  y  no  se  incurre  en  desgate  al  mantener  plazas  que  no  dan  
                  los  suficientes  rendimientos  o  dan  perdidas.  
utilidad  antes  de  impuestos     $16.630.000    
                      Contracción   de   productos:   Se   refiere   a   la   contracción   de   los   productos   ofrecidos   teniendo   en  
impuesto  de  renta  según  la  normatividad  vigente   $4.157.500     cuenta  a  la  competencia,  por  ejemplo  si  la  competencia  comercializa  esos  productos  a  un  precio  
                  inferior  y  tienen  mejores  canales  de  distribución.  
Utilidad  neta   $12.472.500    
Contracción  de  negocio:  Se  refiere  a  la  venta  de  un  porcentaje  de  la  empresa,  porque  esta  no  
El  ejercicio  anterior  se  muestra  el  estado  de  costo  y  el  estado  de  resultados  presupuestado  a  6   ofrece  los  rendimientos  deseados,  que  tienen  que  ver  con  proyectos  al  interior  de  la  empresa  
meses  con  esta  información,   los    diferentes  departamentos  involucrados    articulan  los  objetivos   por   ejemplo   la   fabricación     y   comercialización   de   bebidas   azucaradas   en   la   que   se   crea   una  
y  las  metas.  Esta  es  la  utilidad  esperada  $12.472.500.   referencia  que  no  tiene  la  rentabilidad  deseada,  afectando  las  utilidades.  

2.6. El  presupuesto  en  la  formulación  de  estrategias  corporativas   Medición  del  mercado  

El   diagnóstico   de   la   empresa   es   determinante   en   el   crecimiento   desde   la   perspectiva   del   Es   la   medición   de   los   estimativos   de   las   ventas   por   producto   y   línea   de   producción,   teniendo   en  
incremento  sostenido  de  las  ventas,  de  nuevos  productos  y  conquista  de  nuevos  mercados.   cuenta  el  entorno  empresarial,  con  esto  se  establecen  políticas  de  ventas  en  la  que  se  tienen  en  
cuenta,  los  recursos,  la  distribución,  la  fuerza  laboral  y  otros  que  afecten  la  actividad  económica.  
  Para  esto  es  necesario  analizar  tendencias  históricas  compararlos  con  el  presente  y  proyectar  el  

   

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 futuro.   En   este   caso   se   toman   decisiones   como   cuáles   van   a   ser   las   ventas   esperadas,   de   Si   el   mercado   del   sitio   es   inferior   a   la   demanda   de   los   consumidores   se   puede   establecer   la  
acuerdo  al  análisis  del  potencial  del  mercado.   estrategia  de  penetración  con  el  desarrollo  y  comercialización  de  productos.  

Es   necesario   hacer   este   análisis   para   proyectar   las   posibilidades   de   éxito   y   de   rendimientos   Si   el   mercado   del   sitio   es   igual   o   superior   a   la   demanda   global,   es   decir   la   demanda   de  
económicos  futuros.     consumidores   no   es   suficiente   para   abordar   la   oferta   de   productos   se   tiene   que   aplicar   la  
estrategia  de  atrincheramiento.  
                 
El  porqué  se  dan  estos  comportamientos  en  los  mercados  hay  varias  causales  como  se  explica  
en  la  figura  siguiente.  
Potencial  
 
del  
mercado  

demanda  de  los  consumidores  

Oportunidad  
Estrategia  de   Estrategia  de  
de  los   penetración  de   atrincheramiento  

demanada  de  los  consumidores  

competidores   mercados  

Ventas  
del  
sector  
 
 
Figura  1.  Oportunidad  de  los  competidores    
   
Fuente:  Elaboración  propia     Figura  2.  Estrategias  de  mercado  
Fuente:  Elaboración  propia    
La   figura   1   muestra   la   oportunidad   de   los   competidores   nuevos   en   espacios   de   mercado,   donde  
las  ventas  del  sector  no  abastecen  a  la  totalidad  de  los  consumidores  de  esta  forma  se  analiza  el   En  la  figura  2  muestra  los  comportamientos  de  los  mercados  que  se  deben  a  muchas  variables  
mercado  y  se  proponen  estrategias  de  penetración.   económicas  entre  ellas  (crecimiento  esperado  de  la  economía,  tasas  de  interés,  devaluación  de  
la  moneda,  gravámenes  e  impuestos).  En  la  estrategia  de  atrincheramiento  es  necesario  acudir  
Pronóstico  de  potencial  de  mercado   a  nuevas  tácticas  como  son  los  créditos  y  tasas  más  favorables  para  los  clientes.            

Este   pronóstico   indica   el   volumen   total   en   ventas   que   es   expresado   en   unidades   físicas   y   Entre   las   variables   económicas   que   pueden   influir   en   el   presupuesto   de   ventas   tenemos   las  
monetarias,   para  visualizar  el  potencial  del  pronóstico,  la  empresa  debe  analizar  la  naturaleza   siguientes:        
de  los  bienes  y  servicios  a  comercializar  en  la  que  se  tienen  en  cuenta  que  estas  satisfagan  una  
necesidad  genérica  y  se  compara  el  potencial  del  mercado  con  las  ventas  del  sector.            

Pronóstico  de  las  ventas  del  sector  

La  comparación  del  mercado  potencial  con  la  oferta  del  sector  permite  detectar  lo  siguiente:  

   

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GLOSARIO  DE  TÉRMINOS  

Formular  el  presupuesto:  Es  convertir  el  programa  en  presupuesto.  

Variables  endogenas  

Variables  exogenas  
Variables  especificas

•Acontecimientos  que   •Desiciones  internas   •Fatores  externos   Presupuesto:   Es   un   plan   integrador   y   coordinador   que   se   expresa   en   términos   financieros  
afectan  las  ventas  en   que  afectan  el  area   controlables  y  no   respecto   a   las   operaciones   y   recursos,   que   forman   parte   de   una   empresa   para   un   período  
forma  positiva  o   de  ventas   controlables   determinado,  con  el  fin  de  lograr  los  objetivos  fijados  por  la  alta  gerencia.  
negativa   •Fusiones   •tratados  de  libre  
•Eventos  que  afectan   •Adquisiciones  de   comercio Presupuesto   maestro:   Conjunto   de   presupuestos   que   buscan   determinar   las   utilidades   y   la  
la  competencia  o  a  la   nuevas  compañias   •Nuevos  impuestos  a  
empresa   situación  financiera  de  la  empresa.  
•Cambio  del  objeto   las  venats  
•Huelgas  ,  protestas  ,   social  del  negocio   •fijación  de  precios  
imagen    negativa Variable:  Es  un  elemento  que  puede  ser  sustituido  por  un  valor  cualquiera.  
•Adquisición  de   por  parte  de  las  
•Establecimiento  de   nuevas  patentes   autoridades  estatales  
nuevas  politicas    . Variables   exógenas:   Son   aquellas   variables   que   se   dan   por   fuera   de   la   empresa   y   que   la  
•Inflación  
•Lanzamiento  de   •Devaluación  
administración  de  la  empresa  no  puede  controlar.      
nuevos  productos   •Tasas  de  interes  
Variables   endógenas:   Son   aquellas   variables   que   se   dan   dentro   de   la   empresa   y   que   la  
•situación  economicas  
de  los  paieses   administración  puede  controlar.  
realcionados  con  el  
negocio  etc  

 
 
Figura  3.  Variables  que  inciden  en  el  presupuesto  de  ventas    
Fuente:  Elaboración  propia    

 
Presupuesto  de  promoción  de  ventas    
 
La  promoción  de  las  ventas  se  hace  utilizando  estímulos  que  pueden  ser  obsequios  o  muestras  
gratuitas,  menor  precio  en  compra  posteriores  etc.  La  promoción  dirigida  a  los  intermediarios  se    
hace   buscando   un   apoyo   de   estas   empresas   para   la   comercialización   de   los   productos   y   se    
utilizan   estrategias   como   entrega   extra   de   mercancías   sin   costo   alguno.   El   presupuesto   a   la    
promoción  de  ventas  incorpora  lo  siguiente.  
 
Los   costos   unitarios   de   cada   instrumento   promocional   utilizado   y   la   intensidad   o   frecuencia  
utilizada,   es   decir,   se   mide   el   instrumento   promocional   de   tal   manera   que   cumpla   con   la    
intensidad  en  que  se  debe  distribuir.    
 
 
 
 

   

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REFERENCIAS  

• Ruiz,  J.  E.  (1989).  Presupuestos.  Enfoque  moderno  de  planeación  y  control  de  recursos.  
Bogotá  D.  C.,  Colombia:  McGraw  Hill.  

Remisión  a  fuentes  complementarias  

• Heredia  Gutiérrez,  D.  C.  (2010).  Cómo  hacer  presupuestos.  Revista  Pensamiento  
Americano.  3(5).  85  -­‐  93  Recuperado  de:  
http://www.coruniamericana.edu.co/publicaciones/ojs/index.php/pensamientoameri
cano/article/view/51.  

 
 
 
 
 
 

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 D+ I+ A
DISEÑO INNOVACIÓN AUTOMATIZACIÓN