Gestión de contratos

Generalidades
El manejo de contratos es una actividad trascendental en el éxito de la
organización, interviene en todos los procesos de la organización desde la
selección hasta actividades de post venta tales como:
 Estudios de contratos tipo
 Propuesta
Selección, análisis, medición de riesgos
Desarrollo de la propuesta, estudio detallado, estrategia de negociación,
márgenes en función de riesgos
Negociación de contrato
 Ejecución
Transferencia, arranque y compromisos
Ejecución, gerencia de contrato, estudio permanente de oficina técnica,
reportes de gestión, etc.
Cierre
 Post Venta
Certificado, facturación y cobro final
Gestión contractual
Gestión previa
Como algo de independiente de los procesos de elaboración de una propuesta
y ejecución de una obra, se tiene que realizar un trabajo de recopilación de
experiencia previa y generar una serie de archivos (base de datos) referente al
tema contractual.
Debe asignarse un responsable de preparar estos archivos, actualizarlos y
ponerlos a disposición personal designado para las labores de gestión
contractual.
a) Archivo de Contratos y Clausulas Tipo
Basado en la experiencia se genera un Archivo de Contratos y Clausulas Tipo
para usarlos como referencia o benchmarking en la evaluación de contratos.
b) Archivo de Cláusulas Riesgosas
Se elabora unas listas de cláusulas identificadas como riesgosas. El archivo
contiene clausulas agrupadas por tipos y una breve descripción del riesgo que
implican.
c) Archivo de Acuerdos de Asociación
Es un archivo de acuerdo de asociación donde se encuentra con una estructura
básica y las cláusulas mínimas a incluirse.
 d) Archivo de Subcontrato Tipo
Al igual que en el caso de contratos principales se organiza un archivo de
subcontratos tipo a usar con los subcontratistas, agrupadas por modalidad de
subcontratación, así como por el rubro o materia del subcontrato (alquiler de
equipos, trabajos especializados, etc.).
e) Archivo del Documento del FIDIC
El FIDIC es una buena fuente de consulta, es una organización internacional que
agrupa diversas asociaciones de ingenieros consultores. Las siglas provienen
del nombre francés de la Federación Internacional de Ingenieros Consultores.
f) Archivo de Negociaciones
Se incluyen en estos archivos los riesgos, oportunidades y estrategias para
negociar con el cliente y eliminar o mitigar estos riesgos.
El proceso de negociación debe quedar documentado, de modo que todo el
conocimiento adquirido y desarrollado durante esta etapa sea transferido al
responsable de la ejecución del proyecto.
g) Transferencia del Contrato al Ingeniero Residente/Gerente del Proyecto
La transferencia de contrato no solo es la entrega del contrato mismo. Es todo
un proceso que se inicia, formalmente, en la Reunión de Transferencia y
Arranque donde el encargado de la propuesta presenta una serie de temas
relacionados al contrato y entrega los documentos asociados a este. Este
proceso no se limita a la Reunión de Transferencia y Arranque. Todos los que
participaron de la negociación estarán a disposición del Ingeniero Residente o
Gerente de Proyecto para ayudar en este proceso hasta que tengas este ultimo
dominio total del contrato.
Gestión en ejecución
La buena gestión contractual durante esta etapa no depende tanto de la
negociación de las condiciones del mismo, sino el conocimiento del contrato, en
lograr su fiel cumplimiento y la oportuna y rápida resolución de disputas.
En esta etapa se presentarán situaciones en que hay que negociar con el cliente,
pero típicamente son por temas no cubiertos en el contrato o no esclarecidos
oportunamente.
a) Gerencial el Contrato (Ingeniero Residente/Gerente del Proyecto)
Tanto ante el cliente como ante la gerencia de la empresa responsable por el
contrato es el Ingeniero Residente o Gerente del Proyecto. Gerenciar el contrato
significa entre otros:
 Conocer el texto del contrato (incluir las bases, especificaciones técnicas,
planos, aclaraciones, correspondencia).
 Conocer los acuerdos no escritos (al menos no formalmente) logrados con
el cliente a lo largo de la propuesta y negociación del contrato.
  Conocer los alcances del contrato
 Conocer los procedimientos administrativos indicados en los documentos
contractuales, particularmente, lo referente a tramites de aprobación de
cambios de montos, plazos especificaciones técnicas, etc.
 Conocer las leyes y reglamentos pertinentes y no explícitos en el contrato.
 Representar a la empresa ante el cliente tanto en el campo como en otras
situaciones autorizadas.
El Ingeniero Residente/Gerente de Proyecto puede encargar a diversas
personas de la organización de obra el estudio detallado de diversas secciones
del contrato como soporte para su gestión.
Taller Socio Cliente
Buscar constantemente oportunidades de mejora en el área técnica
Es responsabilidad de la Oficina Técnica de Obra el estar constantemente
buscando oportunidades de mejora, tanto para el cliente como para la empresa,
en base a:
 Cambios en la Ingeniería
Generalmente mediante el estudio continuo y minucioso de la ingeniería
de un proyecto se puede identificar cambios al proyecto que representan
a la vez una mejora técnica para el cliente y económica para la empresa.
 Cambios en el proceso
En algunos casos con cambios en los procesos constructivos se puede
obtener mejoras en calidad, plazo, costo, etc., ya sea sin afectar o
mejorando el proyecto del cliente y obteniéndose mejores condiciones
(costo y/o tiempo) para la empresa.
 Adicionales
Es responsabilidad de la Oficina Técnica el identificar aquellos trabajos
que son necesarios o convenientes (para el cliente) pero que no han sido
contemplados en el contrato. Es sumamente importante que el cliente
apruebe estos trabajos antes de efectuarse. En cualquier caso, es
importante que se lleve el control de la gestión de aprobación y pago de
estos trabajos.
Capacitar a Ingenieros Residentes y/o Gerentes de Proyectos en Negociación
No solamente durante el periodo previo a la firma del contrato se negocia con el
cliente. Las negociaciones se dan a lo largo del proyecto, ya sea para llegar a un
acuerdo sobre una discrepancia en los documentos, para llegar a un acuerdo
sobre el monto de un trabajo adicional, etc, por lo tanto, es importante que los
gerentes de proyectos e ingenieros residentes estén capacitados en temas
básicos de negociación.
Comité de Reclamos
Se conforma comité de Reclamos cuando una obra tiene reclamo con el cliente
por una suma considerable y cuando se estima que el comité puede ayudar a
resolver o agilizar el reclamo
Los objetivos del Comité de Reclamo son los siguientes:
 Definir la estrategia a seguir en el reclamo con el cliente
 Evaluar y cuantificar los riesgos asociados con dichos reclamos
 Asignar responsabilidades, tareas, etc., especificas tanto a los miembros
de comité como a cualquier otro empleado de la empresa o asesor
externo
 Hacer el seguimiento al reclamo y brindar el soporte requerido al equipo
responsable de gestionar el reclamo ante el cliente
Miembros
Conforman un comité de reclamos:
 Personal de gerencia
 Gerente del proyecto y/o Ingeniero Residente
 Asesor(es) Legal(es)
 Experto(s) en contratos
 Otros (funcionarios de la empresa a externos)
Presentación del caso al comité de reclamos
En caso se forme un comité de reclamos, el Ingeniero Residente y/o Gerente del
Proyecto deberá presentar al comité el caso que origina el reclamo. Esta
presentación debe hacerse llegar con cinco días útiles de anticipación a los
miembros del comité y debe contener como mínimo:
 Descripción del reclamo
 Monto y descompuesto del presupuesto
 Gestiones realizadas con el cliente
 Sustento (contractual, legal, etc)
 Aspectos técnicos
 Solución propuesta /próximos pasos