CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

CÓDIGO 2211500-PO-033

PROCESO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS VERSIÓN 06

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IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO

TIPOLOGÍA: (Misional, Estratégico, de Evaluación/Control, de
RESPONSABLE: Apoyo)

Subdirector Servicios Administrativos APOYO

OBJETIVO DEL PROCESO:
Disponer de los recursos necesarios para garantizar la prestación de los servicios de apoyo administrativo para el cumplimiento de los
objetivos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, y la gestión de todas las dependencias que la componen.

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Maria Cristina Velez Villamarin Profesional Universitario - Subdir Servicios
ELABORÓ 26/05/2018
_ Administrati
Edgar Gonzalez Sanguino Subdirector Tecnico - Subdireccion de
REVISÓ 25/06/2018
_ Servicios Administrativos
Luz Angela Maria Gomez Gomez Director Técnico (e) - Dir. Administrativa y
APROBÓ 25/07/2018
_ Financiera

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DESCRIPCIÓN Y/O ALCANCE DEL PROCESO

Inicia con la consolidación de las necesidades de bienes y servicios de la entidad, continúa con las solicitudes de servicios
administrativos de todos los procesos de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, prestación del servicio solicitado
y finaliza con la encuesta de satisfacción verificación y mejoramiento del proceso.

ENTRADAS SALIDAS-
Proveedor INFORMACIÓN
Proveedor Interno ACTIVIDADES CLAVES INFORMACIÓN Cliente Interno Cliente Externo
Externo PRIMARIA O SECUNDARIA
SECUNDARIA
Contexto estratégico PLANEAR
de la Secretaría Formular y/o actualizar el plan de Plan de Acción
General acción anual del proceso de Formulado y/o
ServiciosAdministrativos. actualizado.
Plan estratégico de
la Secretaría Entidades de
Plan anual de
Proceso de General Identificar y consolidar las orden Distrital,
adquisiciones
Direccionamiento necesidades de bienes y servicios, Nacional y
Dependencias de
Secretaria Estratégico. Lineamientos de la como también la adecuación de la privadas.
la Secretaría
Distrital de Oficina Asesora de infraestructura física. Plan Anual de General
ambiente Dependencias de Planeación. Adquisiciones.
la Secretaría Secretaria
Matriz de Aspectos y Proceso de
UAESP General Necesidades o Programar la prestación de los Distrital de
potenciales impactos Direccionamiento
requerimientos de servicios de acuerdo con las ambiente
Ambientales Estratégico
Organizaciones los usuarios necesidades identificadas. Dependencias de
sin ánimo de Formular, al Plan Institucional de UAESP
Plan Institucional de la Secretaria
lucro Dependencias de Plan de acción de la Gestión Ambiental- PIGA para la Gestión Ambiental- General
la Secretaria Secretaria General vigencia. Organizaciones
PIGA.
General de la Alcaldía Mayor Formular el plan de acción del plan sin ánimo de
de Bogotá D.C institucional de Gestión Ambiental- lucro
Plan de acción del
PIGA. plan institucional de
Diagnóstico Gestión Ambiental-
Ambiental de la Realizar la Identificación de aspectos PIGA.
Secretaria. y valoración de Impactos

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ENTRADAS SALIDAS-
Proveedor INFORMACIÓN
Proveedor Interno ACTIVIDADES CLAVES INFORMACIÓN Cliente Interno Cliente Externo
Externo PRIMARIA O SECUNDARIA
SECUNDARIA

Plan Institucional de
Gestión Ambiental- ambientales.
PIGA

HACER

Coordinar y monitorear los servicios

de vigilancia y seguridad Informe de
supervisión
Solicitudes de bienes Coordinar y monitorear los servicios
Solicitud de reintegro
y servicios de aseo y cafetería de la caja menor
Ejecución
presupuestal de las
Informes de avance
dependencias, en Administrar la caja menor de la de la ejecución
Secretaria materia de bienes y Secretaría contractual
Distrital de Dependencias de servicios Dependencias de Secretaria
ambiente la Secretaría Matriz de Aspectos y la Secretaría Distrital de
Informes de Gestión
General potenciales impactos Preparar y adecuar los espacios General Ambiente
UAESP Ambientales para la realización de actividades Acta de concertación
Plan Institucional de
Plan Institucional de
Gestión Ambiental
Gestión Ambiental- Realizar el mantenimiento PIGA .
PIGA. preventivo y correctivo de los Bienes
Plan Institucional de
Gestión Ambiental
Administrar el parque automotor Secretaria General

Desarrollar la gestión de Servicios

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ENTRADAS SALIDAS-
Proveedor INFORMACIÓN
Proveedor Interno ACTIVIDADES CLAVES INFORMACIÓN Cliente Interno Cliente Externo
Externo PRIMARIA O SECUNDARIA
SECUNDARIA
Públicos

Ejecutar el plan Institucional de

Gestión Ambiental de la Secretaria
General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá D.C.

Ejecutar el plan de acción del plan

institucional de Gestión Ambiental-
PIGA.

Concertar con la Secretaria Distrital

de Ambiente El Plan Integral de
Gestión Ambiental y el Plan de
Acción.

Plan de acción de la VERIFICAR Informes de

Subdirección de resultados arrojados
Servicios Realizar seguimiento al plan de por el Sistema de
Administrativos acción de la Subdirección de Servicios Proceso de
Servicios Administrativos Administrativos Secretaria
direccionamiento
Informe de Distrital de
estratégico
supervisión Realizar seguimiento a los servicios ambiente
Dependencias de solicitados a la Subdirección de Informe de Proceso evaluación
la Secretaria Solicitud de reintegro Servicios Administrativos. resultados UAESP
del sistema de
General de la caja menor seguimiento a la control interno
Realizar seguimiento al Plan de ejecución de planes
Informes de avance Acción del Plan Institucional de Entidades
Dependencias
de la ejecución Gestión Ambiental. distritales
Secretaria General
contractual

Encuestas de Realizar seguimiento y análisis de la Resultados de las

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ENTRADAS SALIDAS-
Proveedor INFORMACIÓN
Proveedor Interno ACTIVIDADES CLAVES INFORMACIÓN Cliente Interno Cliente Externo
Externo PRIMARIA O SECUNDARIA
SECUNDARIA
satisfacción
satisfacción de los clientes.
encuestas de
Acta de concertación satisfacción
Plan Institucional de aplicadas
Gestión Ambiental Atender auditorías internas y
PIGA . externas Informes de
resultados de
auditorías internas y
Informes de Gestión Realizar seguimiento al desempeño externas
del proceso.

Indicadores de
gestión Realizar el control y monitoreo a los
servicios contratados Reporte de
Análisis y seguimiento al ciclo
consolidados de Realizar seguimiento a los riesgos de control de riesgos
resultados sobre la del proceso
gestión del proceso

Informes de ACTUAR
resultados arrojados
por el Sistema de Implementar acciones necesarias
Servicios para la gestión del riesgo (acciones
Secretaria Administrativos correctivas y de mejora). Oficina Asesora de Secretaria
Distrital de Proceso Gestión Plan de Planeación Distrital de
ambiente de Servicios Retroalimentación Realizar las acciones de tratamiento mejoramiento de la ambiente
Administrativos del monitoreo de para abordar los riesgos y dependencia Oficina de Control
Contraloría riesgos oportunidades de mejora del proceso Interno Contraloría

Formular acciones y/o planes de

Retroalimentación mejoramiento frente a hallazgos y

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ENTRADAS SALIDAS-
Proveedor INFORMACIÓN
Proveedor Interno ACTIVIDADES CLAVES INFORMACIÓN Cliente Interno Cliente Externo
Externo PRIMARIA O SECUNDARIA
SECUNDARIA
informe de
resultados
observaciones de auditorías y
seguimiento a la
revisiones por la dirección
ejecución de planes
Mejora continua del proceso
Servicios Administrativos.
Informes de
resultados de
Implementación del plan de
auditorías internas y
mejoramiento
externas

RECURSOS NECESARIOS PARA DOCUMENTOS CRITERIOS Y MÉTODOS DE

LA OPERACIÓN Formulación, ejecución y seguimiento al OPERACIÓN
Plan Institucional de Gestión Ambiental -
Servidores, contratistas y Cartilla Servicios Administrativos
PIGA
Humanos terceros. 2210111-PR-203 Protocolo de seguridad
Reglamento de uso de parqueaderos
Identificación de aspectos y valoración de Manual de préstamo de espacios
Recursos Establecidos en impactos ambientales
Financieros el presupuesto 2210111-PR-288

Manejo de la Caja Menor

Tecnologías de Hardware y Software 2211500-PR-140
información y requerido e instalado
comunicaciones Manejo de Servicios Públicos
2211500-PR-141
Sedes de operación de la
Infraestructura Administración del parque automotor

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Secretaría 2211500-PR-152

Prestación de servicios administrativos

2211500-PR-153

Mantenimiento de la Infraestructura Física

N/A 2211500-PR-154
Otros
Uso de Espacios
4233100-PR-363

POTENCIALES IMPACTOS AMBIENTALES

Ver Matriz de aspectos ambientales de los procesos de la Secretaría General

INDICADORES DE GESTIÓN PRINCIPALES RIESGOS Y CONTROLES IDENTIFICADOS

Visor de Indicadores Sistema de Administración del Riesgo

REQUISITOS
ISO 9001-2015 5.3, 6, 7.1.1, 7.1.2, 7.1.3, 7.5, 9.1, 10
ISO 9001 2015:

NORMOGRAMA
Normograma

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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON DE LA FECHA DEL
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS VERSIÓN
CARACTERIZACIÓN CAMBIO
N.A Creación de documento 30/04/2010 01
Se ajusto la caracterización al nuevo formato y de
N.A acuerdo con el cambio del mapa de procesos y se 30/04/2010 02
estructuró a nivel de procedimientos.
Encabezado Se ajusto el formato a la versión actual 30/04/2010 03
Se amplio el objetivo del proceso teniendo en cuenta
Objetivo que se consolidaron los procedimientos en un solo 30/04/2010 03
proceso.
Se amplio el alcance del proceso iniciando desde la
elaboración del Plan de Gestión y se elimino el
Descripción y/o alcance procedimiento Anteproyecto de presupuesto, 30/04/2010 03
termina el proceso con el seguimiento y plan de
mejora.
Se eliminaron numerales 6.3 y 7.2 de la norma
Requisitos NTCGP-1000-2009, ISO 9001- 2008 y se incluyo en 30/04/2010 03
MECI 1000-2005, el numeral 1.2.1
Se modificó la descripción del proceso con el fin
19 de abril de
Descripcion y/o alcance del proceso de actualizar los procedimientos que 04
2010
lo conforman.
Se actualizaron las entradas, proveedores, 19 de abril de
Cuerpo de la caracterización 04
PHVA, salidas y clientes 2011

Políticas de operación Se actualizaron los referentes legales que 19 de abril de 04

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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON DE LA FECHA DEL
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS VERSIÓN
CARACTERIZACIÓN CAMBIO
apoyan el proceso teniendo en cuenta la
necesidad de incluir la totalidad de los mismos,
2011
haciendo el proceso acorde a la reglamentación
vigente.
Se modificó el objetivo con el fin que este
13 de febrero de
Objetivo contemplara la totalidad de los procedimientos 05
2013
desarrollados en el proceso.
Se incluyó el procedimiento "Preparación, 13 de febrero de
Descripción y/o alcance del proceso 05
elaboración y envío de informes". 2013
Se incluyeron como clientes externos los
proveedores de suministros de oficina y las
unidades de servicios ambientales, en lo relacionado
con el manejo de residuos sólidos.
13 de febrero de
Ciclo PHVA-HACER 05
2013
Así mismo, se incluyeron los proveedores, entradas,
actividades claves, salidas y clientes del
procedimiento "Preparación, elaboración y envío de
informes"
Se excluyó el Decreto Nacional 1042 de 1978, por
no corresponder a una política de operación que
atañe al proceso, y se incluyó la siguiente
13 de febrero de
Políticas de operación normatividad: 05
2013
-Ley 1252 de 2008
-Ley 1474 de 2011
-Decreto Nacional 734 de 2012

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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON DE LA FECHA DEL
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS VERSIÓN
CARACTERIZACIÓN CAMBIO
-Decreto Nacional 4741 de 2005
-Resolución 354 de 2007, expedida por el Contador
General de la República.
-Resolución 01 de 2009, expedida por la Dirección
General de Presupuesto Público.
-Resolución 024 de 2012, expedida por el Secretario
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
-Resolución 298 de 2011, expedida por la Dirección
de Gestión Corporativa de la Secretaría General de
la Alcaldía Mayor de Bogotá.
-Circular 12 de 2011, expedida por la Alcaldesa de
Bogotá Designada.
-Circular 004 de 2010, expedida por la Dirección de
Gestión Corporativa.
-Directiva 006 de 2012, expedida por la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Se incluyó como documento el procedimiento de 13 de febrero de

Documentos 05
"Preparación, elaboración y envío de informes" 2013
Se modificó de conformidad con las necesidades del
Objetivo y alcance del proceso 26/05/2018 06
proceso
Se ajustaron los proveedores, las entradas y las
Descripción y políticas de operación claridad de confinidad con los lineamientos y 26/05/2018 06
normatividad vigente
Criterios y métodos de operación Se incluyeron los criterios necesarios para la 26/05/2018 06

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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON DE LA FECHA DEL
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS VERSIÓN
CARACTERIZACIÓN CAMBIO
ejecución efectiva del proceso

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