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Roldán
Tel. 0424 956 Duarte
6728 0416 Holguín
686 6317 0286 961 5664
rduarte@cantv.net roldan.duarte99@gmail.com
Apartado 496, Puerto Ordaz, Venezuela
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thor, Roldán Duarte Holguín.
Sugerencias
Si usted tiene sugerencias sobre mejoras que pueden ser hechas a este libro, le
agradezco me las haga llegar por correo roldan.duarte99@gmail.com o
rduarte@cantv.net por teléfono 0424 956 6728 0416 686 6317 0286
961 5664. Si le gustó el libro y le ha sido de provecho para su profesión, reco-
miéndelo a sus amigos, colegas y compañeros de trabajo.
Están a su disposición libros sobre, AutoCAD, AutoLISP, Visual Basic para Auto-
CAD, Visual Basic para Excel, Control de Proyectos con Project, Primavera, Access,
Word, Power Point, Stat Graphics, Windows, Visual Basic .NET, Cálculos Hidráuli-
cos, Termodinámica, Ingeniería del Ambiente, Cálculo de Correas Transportadoras,
IsoCAD, Matlab, Femlab, LabVIEW, AutoCAD Plant 3D, AutoCAD Civil 3D, Revit
Architecture, Revit MEP, 3D Studio MAX, Inventor, AutoCAD Architecture, AutoCAD
MEP, AutoCAD Civil 3D, Gemcom, SAP2000, ETABS, Visio Technical, Sintoniza-
ción de Lazos de Control, Análisis de Precios Unitarios
Teléfono 0424 956 6728 0416 686 6317 0286 961 5664
Email rduarte@cantv.net roldan.duarte99@gmail.com
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Cuenta Corriente 0134 0348 12 3483 002067 en Banesco de Roldán Duarte H.
Cuenta Corriente 0105 0231 46 1231 000848 en Mercantil de Roldán Duarte H.
Qué es un Proyecto
Tipos de Proyectos
Los proyectos pueden ser de cualquier tipo: Construcción (casa, edificio, urbaniza-
ción, complejo industrial, ciudad, puente, centro espacial), Montaje (Planta de Pro-
cesos Químicos, Refinería, Siderúrgica, Desarrollo Minero, Hidroeléctrica, Central
Termonuclear, Exposición Industrial), Mantenimiento (Parada de Planta Planifica-
da, Mantenimiento Preventivo, Parada de Emergencia), Desarrollo de un nuevo
Producto, Mercadeo, Política (ganar la Presidencia, la Gobernación, la Alcaldía),
Investigación, Genoma Humano, Desarrollo Software, Salud (prevención de epide-
mias, vacunación).
Los proyectos pueden ser tan pequeños, como mudar una oficina, o tan grandes
como enviar una nave tripulada al Planeta Marte y traerla de regreso a la Tierra,
habilitar otro Planeta para que pueda ser habitado por el Hombre.
Fases de un Proyecto
Es frecuente ver en las oficinas de Control de Proyectos un afiche que contiene las
cinco fases de un Proyecto:
Los programas de control del Proyectos, como MS Project, hacen uso de técnicas
estándares como el PERT (Program Evaluation and Review Technique: Técnica
para Evaluación y Revisión del Programa), CPM (Critical Path Method: Método de la
Ruta Crítica), Diagramas de Gantt, desglose de tareas, etc.
Ahora es posible, con una Computadora Personal, tener disponibles las herra-
mientas de Control de Proyectos que anteriormente sólo estaban disponibles en los
Mainframes del Gobierno y de las grandes Corporaciones.
Es necesario saber cuáles tareas pueden atrasarse sin retrasar la fecha de termina-
ción del Proyecto. Cuándo es necesario contratar personal adicional. Cuáles deben
ser las fechas de entrega de equipos y materiales. Qué persona o cuál equipo va a
ejecutar cada tarea.
Qué, Cómo, Cuándo, Dónde son las preguntas básicas que deben ser contestadas
para controlar cada fase del Proyecto. En esta época de Economía Globalizada, la
mayoría de los proyectos grandes son multinacionales: intervienen empresas de
distintos países.
Los Vínculos entre las tareas que conforman un proyecto deben ser establecidos
por Especialistas en cada tipo de tarea.
Calcular la Cantidad de cada tarea: Cómputos Métricos, AutoCAD Civil 3D, Auto-
desk Infrastructure Suite, AutoCAD Plant 3D, Autodesk Plant Design Suite, Inventor,
Solid Edge, Nastran, Matlab, LabVIEW, Femlab, SAP2000, AutoCAD Architecture,
Revit Architecture, AutoCAD MEP, Revit MEP, Ansys y otros.
Costo cómo se calcula el Costo del Trabajo realizado por Personas y Equipos; có-
mo se calcula el Costo de los Materiales.
Cómo se calcula el Costo de una Tarea. Cómo se calcula el Costo de una Tarea de
Resumen. Cómo se calcula el Costo de un Proyecto
Qué consecuencias trae el retraso de una o varias Tareas; cómo afecta el Trabajo;
cómo afecta el Costo de Personal y Equipos. Cómo afecta el Costo del Proyecto.
En qué casos el retraso de una Tarea puede afectar el Costo de los Materiales
2. Hacer un listado de todas las actividades necesarias para lograr el objetivo del
Proyecto. Incluir Tareas Repetitivas, como Reunión Semanal de Control de
Avance, Reunión Mensual del Comité Directivo del Proyecto.
9. Establecer los Hitos (Milestones) del Proyecto: Luz Verde, Firma del Contrato,
Fin Obras Civiles, Fin Estructura Mecánica, Fin Montaje Reactores, Fin Áreas
de Servicios, Fin Instrumentación, Fin Pruebas, Aceptación Proyecto.
10. Establecer los códigos de las actividades del proyecto; esto es necesario
cuando el software para control de Proyectos es “Primavera”; en MS Project
2013 no es necesario crear los códigos de las actividades, pero si el Cliente o
el Jefe lo exigen, se pueden crear los códigos EDT ó WBS.
11. Determinar las relaciones entre las actividades: secuencia en que deben ser
ejecutadas las actividades que conforman el Proyecto. Cuáles partidas deben
estar terminadas para poder comenzar la ejecución de otras. Cuáles partidas
pueden ser ejecutadas simultáneamente. De las actividades que deben ser
ejecutadas en forma secuencial, cuáles pueden ser traslapadas, cuáles deben
esperar (Retardo o Lag > 0)
12. Crear los Calendarios requeridos por los distintos recursos que intervienen en
el Proyecto: un Calendario para el personal administrativo, otro Calendario para
el personal Ejecutivo, que debe estar disponible las 24 horas del día, otro Ca-
lendario para el personal que trabaja por turnos (7-3, 3-11, 11-7), otro Calenda-
rio para personal que trabaja a tiempo parcial, otro Calendario para personal
Asesor, Equipos que operan 24 horas, etc.
13. Definir los parámetros de MS Project: jornada diaria (h/d), jornada semanal
(h/s), Tarifa Normal (Bs./h), Tarifa Sobretiempo (Bs./h), unidad predefinida para
medir la duración de las actividades, Tipo de Tarea (Unidades Fijas, Trabajo Fi-
jo, Duración Fija)
14. Introducir todas las actividades que conforman el Proyecto, junto con la dura-
ción de cada actividad. Puede utilizar varios métodos, incluyendo la importa-
ción de datos de dBASE, de Excel o del Análisis de Precios Unitarios.
15. Crear en Project el Fondo de Recursos o Fondo de Recursos del Proyecto.
16. Asignar a cada actividad los Recursos necesarios para su ejecución; solucionar
los problemas de sobreasignación de Recursos que se puedan presentar.
17. Evaluar las situaciones de riesgo que pueden presentarse durante el período
de ejecución del proyecto (huelgas, lluvias, inundaciones, muelle bajo, falta de
dólares, escasez de materiales, equipos o personal, tsunamis, huracanes, tor-
nados, problemas sociales y sindicales, racionamiento eléctrico, agua, gas, es-
casez de alimentos, repuestos, insumos, inseguridad, etc.)
18. Establecer los procedimientos de control: cada cuánto deben presentarse in-
formes de avance del proyecto, contenido de cada informe, Software a usar.
19. Después que haya introducido toda la información del proyecto y haya optimi-
zado la planificación del mismo (solucionar problemas de sobreasignación de
recursos), debe crear el Plan de Referencia (Baseline), el cual servirá de base
para medir el avance y clarificar reclamos o litigios sobre tardanzas, sobrepre-
cios, etc.
Usaremos la Introducción que trae Project, para tener una visión global de al-
gunas de las cosas que pueden ser hechas en Project: diferentes Vistas, Pan-
tallas, Informes, etc.
Luego usaremos uno de los Proyectos modelos que vienen contenidos en el
directorio Microsoft Office\Plantillas\Project (Lanzamiento de Producto, Cele-
braciones Especiales, Proyecto Aerospacial, Intranet, Renovación) para familia-
rizarnos con los elementos de la pantalla de Project: Menús, Barras de Herra-
mientas, Botones, Informes, Gráficos, Ayuda en línea y Directorio de Archivos
de Project etc.
Desarrollaremos un Proyecto real, ejecutado en una Empresa de Guayana.
Características:
Project 2013 permite mostrar datos de proyectos en nuevos informes, asimismo,
permite hablar con el equipo sin tener que salir de Project y resaltar rutas de acceso
a tareas para mostrar sus gráficos de Gantt. Project 2013 le lleva a un centro de
parada para iniciar el proyecto, en el cual encontrará plantillas predefinidas, o iniciar
proyectos importando información desde Excel o un sitio de SharePoint. También
puede abrir proyectos anteriores desde el equipo o ir a SkyDrive desde ahí.
Con Project 2013, puede crear nuevos informes profesionales sin tener que exportar
los datos a otro programa, por lo que no tendrá que exportar información a otros
programas para generar informes a sus clientes, accionistas o miembros de su
equipo.
Se puede integrar Project con Excel, Word, Access, Power Point, AutoCAD, Análisis
de Precios Unitarios. Se pueden automatizar las tareas rutinarias mediante Macros
y Visual Basic.
A medida que genera un plan de proyecto, Project calcula y crea una programación
de trabajo basada en la información que proporciona acerca de las tareas a realizar,
las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y los suministros utilizados para
realizarlas y los costos que suponen.
Administrar un Proyecto
Integración de Microsoft Outlook para que otras personas vean las tareas en
sus listas de tareas de Outlook, donde se les puede recordar las fechas de
vencimiento.
Controlar el Presupuesto
Puede hacer que las barras de las actividades críticas y los nombres de las mismas
aparezcan en color rojo, para detectar más fácilmente la ruta crítica del proyecto.
También puede enfatizar y darle un color diferente a los nombres de las Tareas de
Resumen (Summary Tasks).
Puede insertar gráficos de Excel dentro de cualquier vista de Project; también pue-
de insertar el logo de su Empresa en todos los informes.
En este diagrama de Gantt, las barras y los nombres de las actividades críticas apa-
recen de color rojo. Los nombres de las actividades principales aparecen de color
azul enfatizado. En la parte derecha he insertado el logo de mi Empresa.
Integrar Project con Office: puede importar y exportar información desde y hacia
Office. Excel es un compañero de trabajo de Project; puede utilizar todas las facili-
dades de cálculo de Excel y reexportar la información a Project.
El Asistente de Planificación trabaja con usted 24 horas al día, 365 días al año, para
asesorarle sobre conflictos de asignación de recursos, dependencias entre tareas,
técnicas para mejorar el uso de Project.
Project 2013 reemplazó las Barras de Herramientas por los Menús, Paneles y Co-
mandos. Los Menús disponibles son: Archivo, Tarea, Recurso, Crear un Informe,
Proyecto y Vista
Archivo
El menú Archivo tiene los siguientes comandos: Información, Nuevo, Abrir, Guar-
dar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta, Opciones
Tarea
El menú Tarea tiene los siguientes Paneles: Ver, Portapapeles, Fuente, Programa-
ción, Tareas, Insertar, Propiedades, Edición
El panel Ver tiene los comandos: Calendario, Diagrama de Red, Uso de Recursos,
Diagrama de Gantt, Escala de Tiempo, Formulario de Tareas, Gantt de Seguimien-
to, Gráfico de Recursos, Hoja de Recursos, Hoja de Tareas
El panel Portapapeles tiene los comandos: Pegar, Cortar, Copiar, Copiar Formato
El panel Programación tiene los comandos: % Avance 0 25 50 75 100
Promover (Anular Sangría) Degradar (Aplicar Sangría)
Dividir Tarea, Vincular Tareas, Desvincular Tareas
El panel Insertar tiene los comandos: Tarea (Tarea, Tarea Periódica, Fila en Blan-
co, Importar Tareas de Outlook) Resumen, Hito, Entrega (para usar este comando
hay que tener instalado Project Web App)
Recurso
El menú Recurso tiene los siguientes Paneles: Ver (Organizador de Equipo), Asig-
naciones, Insertar, Propiedades, Redistribuir
El panel Insertar tiene los comandos: Agregar Recursos (Crear Equipo desde la
Empresa, Active Directory, Libreta de Direcciones, Recurso de Trabajo, Recurso
Material, Recurso de Costo, Importar Recursos a la Empresa)
Crear un Informe
El menú Crear un Informe tiene los siguientes Paneles: Proyecto, Ver los Informes,
Exportar
El panel Ver los Informes tiene los comandos: Nuevo Informe (En Blanco, Gráfico,
Tabla, Comparación), Panel (Evolución, Información General de Costos, Informa-
ción General del Proyecto, Información General del Trabajo, Próximas Tareas, Más
Informes), Recursos (Recursos Sobreasignados, Visión General de los Recursos),
Costos (Flujo de Caja, Información General de Costos de la Tarea, Informe de Va-
lor Acumulado, Sobrecostos, Visión General de Costo de Recursos), En Curso (In-
forme de Hito, Tareas Críticas, Tareas Pospuestas, Tareas Retrasadas), Introduc-
ción (Best Practice Analyzer, Compartir con su Equipo, Crear Informes, Introduc-
ción a Project, Organizar Tareas), Personalizar, Recientes
Proyecto
El panel Propiedades tiene los comandos: Información del Proyecto, Campos Per-
sonalizados, Vínculos entre Proyectos, EDT (Definir Código, Volver a Numerar),
Cambiar Tiempo de Trabajo.
Vista
El panel Vistas de Tareas tiene los comandos: Diagrama de Gantt, Uso de Tareas,
Diagrama de Red, Calendario, Otras Vistas (Personalizada, Integrada: Diagrama
de Relaciones, Escala de Tiempo, Formulario de Tareas, Hoja de Tareas, Restable-
cer Valores Predeterminados, Guardar Vista, Más Vistas
El panel Zoom tiene los comandos: Escala Temporal, Zoom (Alejar, Acercar,
Zoom), Proyecto Completo, Tareas Seleccionadas.
El panel Vista en dos Paneles tiene los comandos: Escala de Tiempo, Detalles
El panel Ventana tiene los comandos: Nueva Ventana, Cambiar Ventanas, Organi-
zar todo, Ocultar Ventana
El panel Macros tiene el comando Macros (Ver Macros, Grabar Macro, Visual Ba-
sic, Seguridad de Macros)
1. Proyecto en blanco
2. Nuevo a partir de un Proyecto Existente
3. Nuevo del Libro de Excel
4. Nuevo de la Lista de Tareas de SharePoint
5. Primeros Pasos
6. Administrador de Proyecto Ágil
7. Crear un Presupuesto
8. Valor Acumulado
9. Instalar Project Server 2013
10. Plan de Proyecto Sencillo
11. Actualizar Project Server 2013
12. Crear Plan Empresarial
13. Preparación del Informe Anual
14. Planeación de Campaña de Marketing
15. Fusión o Evaluación de la Adquisición
16. Ciclo DMAIC Seis Sigma
17. Tecnología y Cumplimiento de SOX
18. Servicio de Atención al Cliente
19. Lanzamiento de Nuevo Producto
Valor Acumulado
Variación en el Tiempo
Índices en el Tiempo
Las tareas que figuran con un marcador son tareas programadas manualmen-
te. Úselas cuando no desee que el proyecto mueva la tarea. Además, puede
introducir texto de forma libre en la duración, iniciar y finalizar campos o dejar-
los en blanco si todavía no tiene la información.
1. Obras Civiles
2. Montaje de Equipos
3. Electricidad
4. Instrumentación
5. Puesta en Marcha
Las Obras Civiles de este Proyecto fueron tomadas del Análisis de Precios Unita-
rios. Las partidas que conforman el Sub-Proyecto Obras Civiles aparecen en la
Tabla 1, en la siguiente página.
Para que el nombre del proyecto no aparezca como una Tarea de Resumen, en la
Barra de Herramientas de Acceso Rápido, haga clic sobre el botón Opciones de
Proyecto (el tercero de derecha a izquierda).
Antes de comenzar a introducir las tareas, es necesario cumplir los siguientes pasos
preliminares para crear el Proyecto:
Horario de Trabajo: el horario de Trabajo para la Empresa que realiza las Obras
Civiles es el siguiente:
Días No Laborables: Los días Sábado y Domingo son días No Laborables. Ade-
más durante el año 1994 los siguientes días fueron No Laborables: 14 y 15 de Fe-
brero, 31 Marzo y 1 de Abril, 19 de Abril, 24 de Junio, 5 de Julio, 12 de Octubre.
Cierre el proyecto que tiene abierto: Haga clic sobre el botón Cerrar en la Barra de
Herramientas de Acceso Rápido. No guarde los cambios hechos en este proyecto.
Project permite crear un Proyecto con una fecha de Comienzo igual a la fecha de
hoy, anterior a la fecha de hoy o posterior a la fecha de hoy.
Para guardar el archivo, haga clic sobre Archivo Guardar como Equipo
Examinar C:\Temp PTA Guardar
Horario de Trabajo
Mantenga pre-
sionada la tecla
Shift seleccione
desde el Lunes
hasta el Jueves:
Haga clic sobre cualquier día del Calendario, de Lunes a Jueves. Verifique que tiene
el horario correcto: 7:00 a 12:00 y 1:00 a 5:00
De esta manera han quedado definidas las horas laborables, de los días Lunes a
Jueves, para todo el año 1994 y para los años subsiguientes.
Haga clic sobre el día 3 que es un Lunes: verifique que el horario es el que hemos
establecido (7-12, 1-5)
6. Haga clic sobre el día 7 que es un Viernes: aparece el horario del Calendario
Estándar. Debemos modificar el horario del día Viernes: la hora de salida, en la
tarde es: 4:00 p.m.
7. Haga clic sobre Detalles
8. Seleccione el día Viernes
9. Active la tercera opción Establecer día(s) en estos períodos laborables especí-
ficos
10. Escriba 7 en el cuadro Desde Aparece 07:00 a.m.
11. Escriba 12 en el cuadro Hasta Aparece 12:00 p.m.
12. Escriba 1 en el cuadro Desde, el cuadro inferior. Aparece 1:00 p.m.
13. Escriba 4, en el cuadro Hasta, el cuadro inferior. Aparece 4:00 p.m.
14. Haga clic sobre Aceptar
Haga clic sobre el día 28 que es Viernes: verifique que en los otros Viernes el hora-
rio es el que hemos establecido (7-12, 1-4)
De esta manera hemos establecido el horario de trabajo de todos los
Viernes del año 1994 y para los años subsiguientes.
15. Seleccione el día 1 de enero que a pesar de ser sábado vamos a establecerlo
como un día no laborable para el año 1994 y para los años subsiguientes. Ha-
ga clic sobre Excepciones para establecer este día como No Laborable.
16. Haga clic sobre la primera casilla debajo de Nombre y escriba Año Nuevo y
presione Enter.
17. Haga clic sobre Detalles, aparece un cuadro de diálogo Detalles de “Año
Nuevo”. En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual
18. Verifique que la fecha Comienzo es 01/01/94
19. En la parte Intervalo de repetición Active la opción Terminar el y escriba
01/01/2149 y haga clic sobre Aceptar.
20. Haga clic sobre cualquier día del Calendario
34. Haga clic sobre el día 19. Haga clic sobre Excepciones.
35. Haga clic sobre la quinta casilla debajo de Nombre y escriba Declaración de la
Independencia y presione Enter
36. Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Haga clic sobre Detalles
37. En la parte Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Co-
mienzo es 19/04/1994. En la parte Intervalo de repetición active la opción Ter-
minar el y escriba 19/04/2149 y haga clic sobre Aceptar
44. Haga clic sobre el 24. Haga clic sobre la séptima casilla debajo de Nombre y
escriba Batalla de Carabobo y presione Enter.
45. Haga clic sobre el día 24 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte
Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es
24/06/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y es-
criba 24/06/2149 y haga clic sobre Aceptar
61. Haga clic sobre el día 25. Haga clic sobre la undécima casilla debajo de Nom-
bre y escriba Navidad y presione Enter.
62. Haga clic sobre el día 25 del Calendario. Haga clic sobre Detalles En la parte
Patrón de Repetición seleccione Anual. Verifique que la fecha Comienzo es
25/12/94 En la parte Intervalo de repetición active la opción Terminar el y es-
criba 25/12/2149 y haga clic sobre Aceptar
Haga clic sobre cualquier día del Calendario. Si pulsa la tecla AvancePágina, apa-
rece Enero de 1995: observe que el horario de trabajo para todos los días de la se-
mana es el mismo que hemos establecido para el año 1994
Verifique los Días No Laborables fijos: 01 de Enero, 19 de Abril, 1 de Mayo, 24 de
Junio, 5 de Julio, 24 de Julio, 12 de Octubre, 25 de Diciembre
63. Haga clic sobre el botón Opciones, en la esquina inferior derecha.
64. Escriba 07:00 a.m. en el cuadro Hora de comienzo Predeterminada. Escriba
5:00 p.m. en el cuadro Hora de fin Predeterminada.
65. Escriba 9 en el cuadro Horas por día.
66. Escriba 44 en el cuadro Horas por Semana.
Los costos fijos del proyecto (nómina administrativa, alquileres, servicios, impues-
tos, teléfono, electricidad, gas, etc.) son cargados a las tareas en forma prorrateada:
si una tarea tiene un 15% de avance, Project carga el 15% de los costos fijos que le
corresponden a esa tarea.
Los costos fijos totales del proyecto son distribuidos proporcionalmente a cada tarea
de acuerdo a la duración de la tarea y trabajo.
Escriba Bs.60/h, en el
cuadro Tasa Estándar
Predeterminada (Costo de una Hora Normal de Trabajo)
Calcula y muestra una ruta crítica para cada red de tareas independiente dentro del
proyecto. Cuando se activa esta casilla, las fechas límite de finalización de las ta-
reas sin sucesoras o restricciones se establecen en las fechas de finalización antici-
padas, lo que convierte a estas tareas en críticas. Se debe dejar desactivado.
Configuración de Macros
Active la segunda opción para evitar daños ocasionados por virus que vengan como
macros de Project. Haga clic sobre Aceptar
Ajuste a 0 los decimales; active las casillas que se muestran en esta figura.
Haga clic sobre Aceptar dos veces. Presione las teclas Ctrl g para guardar el ar-
chivo del proyecto
Cada vez que modifique el proyecto, presione las teclas Ctrl g para guardar
Entrada de Tareas
Ahora que hemos definido el horario de trabajo, los días no laborables, hemos asig-
nado el Calendario por el cual se va a regir el Proyecto, podemos comenzar a intro-
ducir las Tareas que aparecen en la Tabla 1 (página 19).
Haga clic sobre Vista Otras Vistas Más Vistas. Haga clic sobre Entrada de
Tareas. Haga clic sobre Aplicar
Aparece la vista Entrada de Tareas, que es una vista combinada: en la parte supe-
rior aparece el diagrama de Gantt, y en la parte inferior aparece el Formulario de
Tareas.
Copiar Tareas
Para facilitar la entrada de las tareas 5 - 10, haga clic sobre la esquina inferior dere-
cha de la celda Nombre de Tarea de la tarea 4 y arrastre el ratón hasta la celda 10
Para convertir en principal la Tarea 4, vamos a insertar una fila en blanco, entre las
tareas 4 y 5. Proceda así:
1. Haga clic sobre el número 4 que identifica la fila 4. Toda la fila 4 aparece som-
breada de negro; esto indica que ha sido seleccionada.
2. Presione la tecla Insert. Aparece en blanco la fila 4
3. Coloque el cursor en el Nombre de la Tarea 5 y presione Ctrl C
4. Coloque el cursor en el Nombre de la Tarea 4 y presione Ctrl V
5. Seleccione las tareas desde la 5 hasta la 11
6. Haga clic sobre el botón Aplica Sangría a la Tarea, en el Menú Tarea.
7. Modifique la descripción de las tareas 4 - 11 para que aparezcan como en la
Figura 2 de la página 40.
Una manera rápida de borrar una o varias palabras de un grupo de celdas en Pro-
ject, Excel, Word, Access es utilizando el comando Reemplazar, del menú Edición.
El resultado de esta operación es que hemos borrado las palabras Caseta Servi-
cios – de siete celdas; reemplazamos estas palabras con nada, lo que es equiva-
lente a borrar estas palabras.
Las barras del diagrama de Gantt de Project 2013 son diferentes a las barras del
diagrama de Gantt de las versiones 2003 y 2007
Hasta este momento, todas las 10 tareas que hemos introducido al Proyecto están
comenzando todas el mismo día: 16/05/94, el día laborable más cercano a la fecha
de Comienzo del Proyecto, que establecimos en Información del Proyecto
Vamos a establecer un vínculo FS (FC) (Finish to Start: Fin Comienzo) entre las
primeras cuatro tareas del Proyecto; esto significa que la tarea 2 no puede comen-
zar antes que la tarea 1 haya sido terminada.
La tarea 3 no puede comenzar hasta que la tarea 2 haya sido terminada, y así su-
cesivamente. Para establecer el vínculo FS (FC) entre las cuatro primeras tareas,
proceda así:
Si quiere eliminar el vínculo FS (FC) que tenemos en este momento entre las cuatro
primeras tareas del Proyecto, haga clic sobre el botón Desvincular Tareas, (esla-
bones rotos). Las barras de las tareas 2, 3 y 4 regresan al Lunes 16 de Mayo.
Deje establecida la relación FS (FC) entre las cuatro primeras tareas del Proyecto.
Nota: si no tiene visible la semana del 15 de Mayo, use las flechas de la Barra de
Desplazamiento Horizontal, o presione la tecla F5 (Ir a), Presione la tecla
Tab, escriba 15/05/1994 y presione Enter
Si quiere tener visible la barra del diagrama de Gantt de una tarea, se-
leccione la tarea y luego haga clic sobre el botón Desplazarse a Tarea
(Go to Selected Task). También puede presionar las teclas Ctrl Shift F5
Si usted tiene un Proyecto que dura diez años y quiere ir rápidamente al 15 de Ma-
yo del año 2014, presione la tecla F5 (Ir a), Presione
la tecla Tab, escriba 15/05/2014 y presione Enter. El
cursor se coloca inmediatamente en la fecha especifi-
cada.
En este momento la escala de tiempo del Nivel Inferior es días; observe que las
fechas que aparecen junto con los meses corresponden al día Domingo de cada
semana.
Para aumentar la Escala de Tiempo, haga clic sobre el botón Alejar, la lupa con el
signo -, hasta llegar a días. Si hace clic una segunda vez, la escala de tiempo es 3
días. Si hace clic una tercera vez, la escala de tiempo es 1 semana.
Si hace clic una cuarta vez, la escala de tiempo es 1 mes. Si hace clic una quinta
vez, la escala de tiempo es 1 trimestre. Si hace clic una sexta vez, la escala de
tiempo es 1 año.
Otro método para disminuir la Escala de Tiempo: haga doble clic sobre la Escala
Temporal, la franja gris encima de las barras del diagrama de Gantt.
Aparece el cuadro de diálogo Escala Temporal. Aparecen tres escalas: Nivel Supe-
rior, Nivel Intermedio y Nivel Inferior. Haga clic sobre la flecha abajo en el cuadro
Unidades, en Formato del Nivel Intermedio.
También puede seleccionar cómo aparecen las barras verticales que señalan los
días no laborables (Detrás o Delante de las Barras de Tareas, o que no aparezcan
las barras).
Nota: nunca imprima un Diagrama de Gantt sin haber asignado el Calendario del
Proyecto, como lo hemos hecho aquí, para que se vean los días no laborables que
hayan sido definidos en el proyecto.
Verifique que la fecha de finalización del Proyecto coincide con la fecha de finaliza-
ción de la tarea 11 (la última tarea que hemos introducido al Proyecto).
En el campo Tipo, aparece FC: Fin Comienzo. Esto significa que la tarea 6 no pue-
de comenzar hasta que su predecesora, la tarea 5 Zapatas haya sido terminada.
El no colocar relaciones FC entre tareas que sí requieren este tipo de vínculo, pue-
de ocasionar fallas estructurales de las edificaciones, accidentes que pueden ser
muy costosos cuando hay daños a personas, equipos o materiales.
Usted como Gerente de Proyecto a través de los especialistas en cada tipo de tarea
es quien decide cuáles vínculos o dependencias deben existir entre las tareas que
conforman el Proyecto; cuándo traslapar tareas que tienen vínculos FC, cuánto
puede ser el traslape en tiempo o en porcentaje de duración (sin correr riesgos de
seguridad o riesgos de fallas estructurales).
Los vínculos entre las tareas de un proyecto deben ser establecidos por especialis-
tas en cada tipo de tarea. El proyecto debe contar con un equipo multidisciplinario:
especialistas en movimiento de tierra, especialistas en concreto, asfalto, fundacio-
nes, estructuras, soldaduras, tuberías, electricidad, instrumentación, pruebas, mon-
taje de equipos mecánicos, eléctricos, electrónicos y otros.
Recomiendo que todas las empresas tengan impresa una Planilla de Verificación
de Chequeos que deber ser firmada por las personas que verifican las condiciones
adecuadas para ejecutar dos o más tareas simultáneamente.
El Diagrama de Gantt debe verse como en la Figura 2, página 40; esta figura co-
rresponde a un Monitor SVGA de 19”, que presenta mayor área que un Monitor
VGA de 17”. Observe que el Botón Divisorio ha sido movido hacia abajo, para tener
visibles 11 líneas del Diagrama de Gantt
Observe que la barra de la tarea 4 es diferente de las demás tareas; esto indica que
la tarea 4 es una Tarea de Resumen, con una duración 3.46 días, fecha de Co-
mienzo el Martes 24 de Mayo a las 11:09 a.m. y fecha de finalización del Lunes 30
de Mayo, a las 7:17 a.m.
Todas las barras de las otras tareas son de color rojo; esto significa que todas es-
tas tareas están sobre la Ruta Crítica del Proyecto. Hasta ahora hay una sola ruta
para el Proyecto, y por lo tanto esta es la Ruta Crítica.
Para ver rápidamente las tareas críticas y las tareas de resumen del proyecto, le
recomiendo hacer tres mejoras a la presentación de todos sus proyectos:
1. En el diagrama de Gantt las barras de las tareas críticas deben verse de color
rojo
2. En el diagrama de Gantt y en la Hoja de Tareas, los nombres de las tareas
críticas deben verse de color rojo
3. En el diagrama de Gantt y en la Hoja de Tareas, los nombres de las tareas de
resumen deben verse de color azul enfatizado.
1. En la barra de acceso rápido, haga clic sobre el botón Asistente para Diagra-
mas de Gantt, 6º botón de derecha a izquierda
3. Haga clic sobre Siguiente. Active la opción Recursos y Fechas, para que
aparezca esta información en el extremo derecho de las barras.
4. Haga clic sobre Siguiente. Active la opción Sí para mostrar las líneas de
vínculo entre las tareas dependientes.
Ahora todas las barras del diagrama de Gantt, exceptuando la tarea 4, aparecen de
color rojo. Esto significa que en este momento todas las once tareas están sobre la
Ruta Crítica del Proyecto.
Ahora en el diagrama de Gantt los nombres de las tareas críticas aparecen de color
rojo y el nombre de la tarea 4 Caseta de Servicios aparece de color azul enfatizado.
Repita estos pasos en la vista Hoja de Tareas. Ahora en la vista Hoja de Tareas los
nombres de las tareas críticas aparecen de color rojo y el nombre de la tarea 4 Ca-
seta de Servicios aparece de color azul enfatizado.
Siguiendo el mismo procedimiento usado para introducir las primeras 10 tareas, us-
ted puede continuar introduciendo todas las tareas que conforman el Proyecto, utili-
zando la vista Entrada de Tareas, que tiene en la parte superior el Diagrama de
Gantt y en la parte inferior el Formulario de Tareas.
También puede utilizar la vista Hoja de Tareas o la vista Calendario, para introdu-
cir el resto de tareas del Proyecto.
Manualmente usted puede hacer muchas cosas (si dispone del tiempo suficiente),
pero siempre hay que buscar métodos automáticos que disminuyan el tiempo y mi-
nimicen las posibilidades de cometer errores.
Algunos de los ejercicios que realizaremos con este Proyecto, son los siguientes:
Para ver en pantalla completa el Diagrama PERT o Diagrama de Red, verifique que
esté activa la ventana superior de la pantalla, mantenga presionada la tecla Shift
haga un clic derecho sobre el nombre de la vista activa (borde izquierdo de la panta-
lla). Seleccione Diagrama de Red
Aparece el Diagrama PERT de las 11 tareas que hemos introducido hasta ahora.
Use la flecha derecha de la barra horizontal de desplazamiento horizontal para ver
el resto del Diagrama PERT.
Los cortes de página, tanto horizontales como verticales, aparecen indicados por
líneas verticales intermitentes.
En este momento todos los cuadros (rectángulos y rombos) aparecen en rojo, por-
que todas las tareas que hemos introducido hasta ahora están sobre la Ruta Crítica
del Proyecto. El cuadro de la Tarea Caseta de Servicios es un rombo; ésta es la
manera como Project identifica las Tareas de Resumen (Summary Tasks).
Puede usar los botones Zoom Out (Alejar) y Zoom In (Acercar), para ver mayor o
menor cantidad de actividades en una sola pantalla. Puede variar entre 25% y
400% el Zoom, para ver menos detalles o más detalles.
En 25% tiene una visión global del Proyecto; puede ver la mayor cantidad de nodos,
pero no puede leer directamente el nombre de la tarea en el nodo; puede leerlo al
colocar el cursor sobre el cuadro (sin hacer clic).
Aparecen las once tareas; las primeras 4 tareas son de nivel 1 y las 7 tareas res-
tantes son de nivel 2, porque son Subtareas de Caseta de Servicios.
Esta Base de Datos contiene todas las tareas de este Proyecto y está en la carpeta
C:\Temp la carpeta donde guardamos todos los archivos generados durante el cur-
so).
Una Base de Datos con formato dBASE puede ser leída por Excel, y luego puede
ser exportada desde Excel hasta Project.
De esta manera puede ganar tiempo, importando directamente desde Excel los da-
tos correspondientes a las tareas 12 – 40
Usted debe crear en Excel una tabla en la cual, una columna contiene el nombre de
la tarea y otra columna contiene la duración de la tarea. En algunos Análisis de
Precios Unitarios no se incluye la duración de las Tareas o Partidas que conforman
el Proyecto.
Cantidad
Duracion
Re n dim iento
Aparece la Base de Datos que contiene toda la información de las 40 partidas del
Proyecto. Esta Base de Datos tiene once columnas; de estas once columnas hay
dos que contienen la información que vamos a exportar a MS Project.
Nota: Project no permite pegar simultáneamente las dos columnas (la columna de
los nombres y la columna de las duraciones), debido a que estas columnas
no están contiguas en Excel.
Aparecen las duraciones de las tareas 12 - 41. Las barras del diagrama de Gantt se
actualizan. La barra de la tarea 15 Impermeabilización Techo es de color Rojo y
tiene una gran longitud.
La lógica que sigue Project cuando usted importa tareas es asignar el mismo nivel
de la última tarea existente. Como la última tarea existente era la tarea 11 (subtarea
de la tarea 4) las nuevas tareas son colocadas como subtareas de la tarea 4
Observe que las tareas que importamos desde Excel están programadas manual-
mente. Para Autoprogramar estas tareas, coloque el cursor en la celda de la tarea
12 Paredes de Bloque Gris, presione las teclas Ctrl Shift para seleccionar todas
las tareas importadas. Haga clic sobre el botón Autoprogramar
Observando los valores de las duraciones de las tareas que importamos desde Ex-
cel, concluimos que hay valores que deben ser corregidos. La duración de la tarea
15, obviamente es errónea, debido a que el rendimiento contenido en los análisis de
precios unitarios, 1 m2/día, no es correcto.
Nota: en caso de que la columna de datos de las duraciones haya quedado desfa-
sada, con relación a la columna de los nombres de las tareas, use los co-
mandos Cortar y Pegar, para ubicar los valores en el sitio correcto.
En caso que una tarea aparezca repetida, seleccione la tarea y elimínela, siguiendo
uno de estos dos procedimientos:
6. Haga clic sobre el botón Aplicar Sangría, flecha derecha, en la barra de Acce-
so Rápido.
La duración de esta tarea calculada por Project es de 7.8 días; la barra de esta ta-
rea aumenta de longitud y toma la forma característica de las barras de las Tareas
de Resumen.
Si usted quiere tener información adicional sobre la tarea 24, Miniblocks Acero ½”,
haga doble clic sobre el nombre de esta tarea.
Project tiene la habilidad de que una celda puede ser al mismo tiempo un valor cal-
culado o un dato de entrada. Esta es una diferencia con Excel o cualquier otra Ho-
ja de Cálculo: en Excel una celda puede ser un valor calculado o un dato de entra-
da; no puede ser las dos cosas al mismo tiempo.
En Project, la Fecha de Comienzo, la Fecha Fin, el Costo de una tarea y otros cam-
pos de la Base de Datos del Proyecto, pueden ser al mismo tiempo valores calcula-
dos por Project o datos introducidos por el usuario.
Es necesario que Project se comporte de esta manera, porque en la vida real, las
fechas de comienzo y de fin de una tarea pueden ser diferentes de las fechas plani-
ficadas originalmente.
Si usted quiere verificar en Excel las Fechas de Comienzo de las Tareas puede uti-
lizar la fórmula de la página anterior.
Automáticamente los nombres de las tareas 31-38 son desplazados hacia la dere-
cha (quedan como Subtareas de la tarea 30 Lechos de Secado). La duración de la
Tarea de Resumen es 1.17 días; la barra de esta tarea aumenta de longitud y toma
la forma característica de las barras de las Tareas de Resumen
Haga las correcciones a los nombres de las Subtareas (31-38), para que aparezcan
como en la Figura 4 de la siguiente página.
.
Figura 4: Tareas de Resumen Miniblocks y Lechos de Secado
Proceda así:
Seleccione las tareas 31 - 38. Haga clic sobre el botón Vincular Tareas
Utilice la vista Hoja de Tareas (Task Sheet) para establecer vínculos entre las de-
más tareas del Proyecto. Vamos a reproducir una situación de la vida real:
Predecesoras
Se llama Predecesoras a las tareas que deben ser terminadas antes de comenzar
una tarea específica. En nuestro caso, las tareas Miniblocks y Lechos de Secado,
van a ser Predecesoras de la tarea 4 Caseta de Servicios.
Sucesoras
Se llama Sucesoras a las tareas que son ejecutadas después de una tarea. En
nuestro caso, las tareas Miniblocks y Lechos de Secado, van a tener como Suceso-
ra la tarea Caseta de Servicios.
Además de esta Predecesora, usted debe incluir las tareas 22 y 30, como Predece-
soras de la tarea 4. Este cambio lo vamos a hacer desde la vista Hoja de Tareas,
Tabla Entrada.
Para asignar nuevas Predecesoras (tareas que deben ser ejecutadas antes de co-
menzar la tarea 4 Caseta de Servicios), proceda así:
Una de las ventajas de Project es que todas las vistas están sincronizadas; cual-
quier cambio que se haga en una de las vistas, es actualizado automáticamente en
las demás vistas.
El tipo de vínculo es FS (FC) (Finish to Start: Fin Comienzo); más tarde usaremos
otros tipos de relaciones (CC, FF) y aprenderemos a introducir Retardo Negativa y
Retardo Positiva, en la columna Lag (Posposición o Retardo).
Ahora vamos a observar si la vista del diagrama PERT o diagrama de Red ha sido
actualizada, si aparecen las tareas 22 y 30 como Predecesoras de la tarea 4.
Seleccione el campo Comienzo Haga clic sobre Del listado que aparece, selec-
cione Comienzo Programado
Seleccione el campo Fin Haga clic sobre Del listado que aparece, seleccione Fin
Programado Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Cerrar
Haga clic sobre Aceptar
Seleccione el campo Comienzo Programado Haga clic sobre Del listado que
aparece, seleccione Comienzo
Seleccione el campo Fin Programado Haga clic sobre Del listado que aparece,
seleccione Fin Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Cerrar
Haga clic sobre Aceptar
Verifique que las fechas Comienzo y Fin son correctas; las que aparecen en la figu-
ra de arriba.
Los cuadros de las Tareas de Resumen tienen 6 campos: Nombre, Id, Duración,
Comienzo, Fin y % Completado
Ruta Crítica
Observe que los cuadros de las tareas 4 - 11 son en color rojo; estas son Tareas
Críticas (si se atrasa cualquiera de estas tareas, se atrasa la fecha de finalización
del Proyecto). Observe que las tareas 22 - 29 también están dentro de la Ruta Críti-
ca.
Presione las teclas Ctrl Fin, para ir a la última tarea del proyecto. Presione las te-
clas Ctrl Inicio, para ir a la primera tarea del proyecto. Presione las 4 flechas del
teclado, para ir hacia adelante, hacia atrás, arriba, abajo
Los cuadros de las tareas 4, 22 y 30 tienen forma de rombo. Esto significa que son
Tareas de Resumen. Coloque el cursor sobre cualquier cuadro, para ver la informa-
ción cada tarea.
Usted puede hacer algunos cambios en el diagrama de Red, para ver con diferente
formato las líneas que conectan los cuadros, la información contenida en cada cua-
dro, el estilo y color de los bordes, el tamaño de los cuadros, etc.
En el Curso Nivel 2, veremos 172 sugerencias para optimizar el uso del Project; en-
tre estas sugerencias hay algunas para hacer cambios en el diagrama de Red
Haga clic sobre Más Plantillas para ver las Plantillas de Datos
disponibles en el Diagrama de Red.
Ahora las líneas que conectan los cuadros del diagrama de Red aparecen en forma
angular, en vez de aparecer en forma rectangular
Para reubicar un grupo de tareas, haga clic sobre Formato Diseño Permitir
posicionamiento manual de los cuadros.
En cada partida del Análisis de Precios Unitarios aparece la lista de Personal, Equi-
po y Materiales requeridos para la ejecución de cada partida.
Para crear el Fondo de Recursos del Proyecto, proceda así: haga clic derecho en el
borde izquierdo de la pantalla y seleccione Hoja de Recursos
Asignaremos primero todos los Equipos necesarios para realizar las tareas que con-
forman el Proyecto, luego asignaremos el Personal requerido, y por último los Mate-
riales requeridos.
Para introducir los datos del Fondo de Recursos, seguiremos un procedimiento simi-
lar al utilizado para introducir las Tareas: comenzaremos introduciendo los datos
manualmente y luego aprovecharemos la facilidad de importar los datos desde los
archivos generados por el Análisis de Precios Unitarios, a través de Excel.
Para introducir manualmente los datos del Fondo de Recursos, proceda así:
Para llenar los datos del Cargador CAT 966, proceda así:
Para que Project coloque el ancho óptimo en la columna Tasa Estándar, haga doble
clic sobre el borde derecho del título Tasa Estándar. Para que Project coloque el
ancho óptimo en la columna Tasa Horas Extras, haga doble clic sobre el borde de-
recho del título Overtime Rate (Tasa de Horas Extra).
Para ganar tiempo, el resto de los datos de los equipos, vamos a importarlos direc-
tamente desde un archivo Excel, llamado pta-eq.xls, hasta la Hoja de Recursos de
Project. Siga un procedimiento similar al que utilizamos para importar los nombres
de las tareas desde Excel a Project:
2. Seleccione las celdas A3:A10, Presione las teclas Ctrl C, para copiar los datos
en el Portapapeles
4. Presione las teclas Ctrl V, para pegar los nombres de los Recursos.
5. Cambie a Excel. Seleccione las celdas B3:C10, Presione las teclas Ctrl C,
para copiar los datos en el Portapapeles
Las versiones 98, 2000, 2002, 2003, 2007, 2010 y 2013 de Project cometen los si-
guientes errores:
1. Al asignar dos o más recursos a una tarea, Project cambia la duración de la
tarea. Este es un error grave porque la Duración de una Tarea es un cálculo
muy complicado en algunos casos, y debe ser hecho fuera de Project, utilizan-
do la herramienta adecuada: AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Plant 3D, Inventor,
Revit Architecture, Revit MEP, SAP2000, Matlab, LabVIEW, Ansys, etc.
2. Si el día viernes se trabaja 8 horas y de lunes a jueves se trabaja 9 horas, Pro-
ject comete un error al calcular el costo de los Recursos Personal y Equipo pa-
ra los días viernes. El costo del recurso calculado por Project para el día vier-
nes es de 12.5% menor que el costo real. Este error continúa en la versión
2013 de Project.
3. En vez de colocar valores negativos, Project coloca 0 (cero) en el gráfico de
Disponibilidad Restante para los recursos sobreasignados. Este error conti-
núa en la versión 2013 de Project
4. En algunos casos, Project cambia las Tarifas de los Recursos, en el momento
en que se asignan los recursos
Para evitar que Project cambie la duración de las tareas cuando usted asigna dos o
más recursos a una tarea siga el siguiente procedimiento:
3. Asigne todos los recursos a todas las tareas del proyecto verificando que la
duración no cambie que el trabajo calculado por Project para cada uno de los
recursos tipo trabajo (Personal y Equipos) sea correcto.
6. Después que haya asignado todos los recursos a todas las tareas del proyecto
y haya verificado que no hubo cambio en la duración de ninguna tarea y que el
trabajo de todos los recursos es correcto, haga lo siguiente:
7. Seleccione todas las tareas del Proyecto. Haga clic sobre el botón Información
de la tarea Avanzado Tipo de Tarea Unidades Fijas. Desactive la ca-
silla Condicionada por el esfuerzo. haga clic sobre Aceptar
Asignar Recursos
1. Estando en una vista Sheet (Hoja), seleccione una o varias tareas, a las cuales
quiere asignar uno ó varios Recursos.
2. Haga clic sobre el botón Asignar Recurso, botón S de la barra de herramien-
tas Estándar (las caras de un hombre y una mujer).
3. Seleccione el nombre del Recurso, del listado que aparece en el cuadro de diá-
logo Asignar Recurso.
Asigne los Recursos, que según el Análisis de Precios Unitarios del Proyecto, son
necesarios para ejecutar las Tareas del mismo.
Para regresar a la vista “Hoja de Tareas”, haga un clic derecho en el borde izquier-
do de la pantalla. Seleccione Hoja de Tareas. Haga
doble clic sobre el botón divisorio, para tener pantalla
dividida.
Seleccione Trabajo
1. Presione las teclas Ctrl Home, para ir al comienzo del Listado de Tareas.
2. Seleccione la tarea # 1 Preparación Área
3. Verifique que el tipo de tarea es Unidades Fijas y verifique que esté desacti-
vada la casilla Condicionada por el Esfuerzo
4. Haga clic sobre el botón Asignar Recursos
Haga doble clic sobre el borde derecho del título Nombre de los Recursos, para
asignar el ancho óptimo a esta columna.
Nota si no está visible el Formulario de Tareas, haga doble clic sobre el botón
divisorio.
El Trabajo que deben realizar los tres Camiones Volteo es 72.36h; este es el resul-
tado de multiplicar la duración de la tarea por el Número de Unidades x Horas/día.
Cuando usted está asignando Recursos a las demás tareas, aparece el Asistente
de Planificación y presenta la siguiente sugerencia:
Haga clic sobre OK (Aceptar) para cerrar la sugerencia del Asistente de Planifica-
ción.
Observamos que las tareas 5 - 11 usan los mismos recursos: Vibradora a Gasolina
y Herramientas Menores. Podemos ganar tiempo, si asignamos estos dos recursos
a todo el grupo de tareas 5 - 11 al mismo tiempo.
Proceda así:
Puede dejar abierta el cuadro de diálogo Asignar Recursos, siguiendo las recomen-
daciones del Asistente de Planificación.
Puede usar el cuadro de diálogo Asignar Recursos o los comandos Copiar y Pegar,
también puede copiar con el ratón: haga clic sobre la pinza de selección (esquina
inferior derecha de la celda) y arrastre hacia abajo.
Continúe asignando los recursos a las tareas 12 - 43. Al terminar debe verse como
en la página anterior.
Para facilitar el trabajo de asignar recursos a las tareas, podemos crear una nueva
tabla, basada en la vista Hoja de Tareas. La nueva tabla contiene dos columnas
solamente: Id, Nombre de la Tarea y Nombre de los Recursos asignados.
Observe que en este momento los Recursos 2, 5, 6, 7, 8 están en letra roja enfati-
zada; esto significa que estos recursos están sobreasignados.
Sobreasignación de Recursos
Cuando usted está asignando recursos a las tareas de un Proyecto, puede presen-
tarse la sobreasignación de uno o varios recursos: la sobreasignación se presenta
cuando un mismo Recurso está asignado a dos o más tareas simultáneamente,
cuando está programado para trabajar más de lo establecido en el Calendario asig-
nado a este Recurso o cuando la suma de las Unidades de Recurso asignadas a
una o varias tareas es mayor que el Máximo de Unidades disponibles en el Fondo
de Recursos.
Si usted usa el comando Redistribuir Recurso, Project retrasa las tareas que debe
ejecutar el recurso sobreasignado. Las tareas retrasadas por Project, son seleccio-
nadas, en base a las prioridades, a las relaciones y a las delimitaciones de las ta-
reas que deben ser realizadas por el Recurso Sobreasignado.
Retrasar una o varias tareas no es la mejor alternativa; esto puede originar ‘bre-
chas” en el Proyecto, si se han introducido fechas reales de Comienzo o de termi-
nación de algunas tareas, si existen relaciones complicadas entre las tareas o si
éstas tienen prioridades diferentes de “500”. Todos estos factores limitan la flexibili-
dad de Project para decidir cuáles tareas van a ser retrasadas cuando usted usa el
comando Redistribuir Recurso.
Project no tiene la habilidad de estudiar todas las posibles alternativas, para sele-
ccionar la mejor, cuando usted le pide que nivele un recurso; solamente soluciona
un conjunto de conflictos a la vez.
Usted tiene una visión más amplia de su Proyecto y puede encontrar una mejor al-
ternativa a la presentada por Project.
El comando Redistribuir Recurso debe ser usado solamente después que usted
haya introducido toda la información relacionada con una Tarea; además debe ha-
ber establecido las relaciones entre las tareas, antes de usar el comando Redistri-
buir Recurso.
Las delimitaciones, como “Debe comenzar en la fecha tal” solamente deben ser
usadas cuando sean absolutamente necesarias. Igualmente, las prioridades diferen-
tes a “500”, solamente deben ser usadas cuando una Tarea no puede ser retrasada
o cuando usted prefiere que ciertas actividades sean retrasadas en vez de otras, en
caso de ser necesario “Redistribuir un recurso”.
Para tener información detallada sobre el recurso Camión Volteo F-750, haga doble
clic sobre el identificador de este recurso, en la Hoja de Recursos.
Aparece el cuadro de diálogo Información del Recurso. Haga clic sobre Cambiar
Calendario laboral y seleccione PTA en el cuadro Calendario Base: y haga clic
sobre Aceptar.
De manera similar puede asignar cada uno de los recursos existentes en el Fondo
de Recursos al Calendario PTA, pero es más eficiente asignar simultáneamente
todos los recursos al Calendario PTA.
Si Redistribuimos este Recurso, una ó varias tareas van a sufrir un retraso, y posi-
blemente la fecha de finalización del Proyecto también va sufrir un retraso. De-
bemos hacer varios chequeos, para determinar las repercusiones de esta so-
breasignación.
Project nos ofrece información muy completa para saber exactamente cómo esta-
mos utilizando los Recursos; disponemos de siete vistas de Recursos:
Para aumentar el ancho de las columnas del Gráfico, haga clic derecho sobre la
Escala Temporal Escala Temporal Escriba 115 en el cuadro Tamaño, haga
clic sobre Aceptar
Para ver el gráfico del Trabajo que debe ser realizado por el Camión Volteo, proce-
da así:
Haga un clic derecho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Trabajo
El día Lunes 23, el Camión Volteo debe trabajar 19.2 horas. Para calcular la Asig-
nación Porcentual de de este día, use la siguiente fórmula:
𝟏𝟗. 𝟐 × 𝟏𝟎𝟎
𝐀𝐬𝐢𝐠𝐧𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐏𝐨𝐫𝐜𝐞𝐧𝐭𝐮𝐚𝐥 = = 𝟐𝟏𝟑%
𝟗
Cualquier trabajo superior a 9.0 horas, para los días Lunes a Jueves ú 8.0 horas
para los días a Viernes, es considerado como sobreasignación, según el Calendario
PTA, al cual hemos asignado a todos los recursos de este Proyecto.
𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 × 𝟏𝟎𝟎
𝐀𝐬𝐢𝐠𝐧𝐚𝐜𝐢ó𝐧 𝐏𝐨𝐫𝐜𝐞𝐧𝐭𝐮𝐚𝐥 =
𝐉𝐨𝐫𝐧𝐚𝐝𝐚
Para ver el Trabajo Sobreasignado, proceda así: Haga un clic derecho sobre las
columnas del Gráfico. Seleccione Sobreasignaciones
Para ver el Costo del Camión Volteo, proceda así: Haga un clic derecho sobre las
columnas del Gráfico. Seleccione Costo
𝐁𝐬 𝟏𝐝
𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 = 𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 × 𝐓𝐚𝐫𝐢𝐟𝐚 × 𝐅𝟏 × 𝐅𝟐 = 𝟐𝟕 × 𝟏𝟐𝟎𝟎𝟎 × = 𝐁𝐬 𝟑𝟔𝟎𝟎𝟎
𝐝 𝟗𝐡
El Viernes 20 el Trabajo fue 24 horas, por lo tanto, el Costo del Viernes 20 es:
𝐁𝐬 𝟏𝐝
𝐂𝐨𝐬𝐭𝐨 = 𝐓𝐫𝐚𝐛𝐚𝐣𝐨 × 𝐓𝐚𝐫𝐢𝐟𝐚 × 𝐅𝟏 × 𝐅𝟐 = 𝟐𝟒 × 𝟏𝟐𝟎𝟎𝟎 × = 𝐁𝐬 𝟑𝟔𝟎𝟎𝟎
𝐝 𝟖𝐡
El costo del Camión Volteo para el día Viernes 19 según el gráfico es Bs 32000 pe-
ro según nuestro cálculo es Bs 360000 por lo tanto el valor calculado por Project es
12.5% menor que el valor real. Este es un error que viene ocurriendo desde el año
1998, hace 16 años.
Solución Temporal para este Error
Mientras Microsoft corrige este error de Project, mi recomendación es que en el
Contrato del Proyecto se incluya una cláusula que indique que los valores del Costo
de los Recursos Personal y Equipo calculados por Project para los días Viernes es
12.5% menor que el costo real y que por lo tanto la empresa Contratista tiene dere-
cho a facturar el valor real y la empresa Contratante debe pagar este valor real.
El porcentaje de error varía dependiendo de la diferencia de jornada entre el Vier-
nes y los demás días de la semana. Por ejemplo, si de Lunes a Jueves se trabaja 8
horas y los Viernes se trabaja 6 horas, el error es del 25%
Para ver el Costo Acumulado del Camión Volteo, proceda así: Haga un clic dere-
cho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Costo Acumulado
El Costo Acumulado del Camión Volteo, para la semana del Lunes 16 al Lunes 23
es: Bs.36000, Bs.72000, Bs.108000, Bs.144000, Bs. 176000, Bs.201600
Para el día Viernes debe ser Bs. 180000 Para el Lunes 23 debe ser Bs. 205600
Disponibilidad Restante
Para ver la Disponibilidad Restante del Camión Volteo, proceda así: Haga un clic
derecho sobre las columnas del Gráfico. Seleccione Disponibilidad Restante
La Disponibilidad del Camión Volteo, para la semana del Lunes 16 al Lunes 23
es: 0h (cero horas); el Camión Volteo no estuvo disponible ninguna hora durante
esta semana, debido a que estuvo sobreasignado durante todo este tiempo.
A partir del Martes 24 la disponibilidad es de 9h para los días Lunes a Jueves, y 8h
para los días Viernes, de acuerdo al Calendario PTA, bajo el cual están trabajando
todos los recursos de nuestro Proyecto.
El Camión Volteo está trabajando bajo el Calendario PTA. Las tareas a las cuales
está asignado el Camión Volteo son:
Según el diagrama de Gantt, diagrama de Red y la Hoja de Tareas, las tareas críti-
cas son: 4-11 y 22-29
Holgura es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse, sin afectar la fe-
cha de otra tarea o la fecha de finalización del Proyecto. A la holgura también se le
conoce como Tiempo Flotante.
Holgura Libre (Demora Permisible): es la cantidad de tiempo que una tarea puede
retrasarse sin ocasionar retraso en otra tarea.
Holgura Total (Margen de Demora Total): es la cantidad de tiempo que una tarea
puede retrasarse sin ocasionar retraso en la fecha de finalización del Proyecto.
Cuando la holgura de una tarea es negativa, significa que su duración es tan larga,
que la tarea sucesora no puede comenzar a tiempo, para cumplir las delimitaciones
especificados para esta tarea; la fecha de finalización del Proyecto se retrasa.
Para ver la Holgura de las tareas del Proyecto PTA, proceda así:
1. Haga clic derecho sobre el nombre de la vista que está activa en la parte supe-
rior de la pantalla. Seleccione Hoja de Tareas
2. Haga clic derecho sobre el rectángulo gris que está sobre el número 1, a la iz-
quierda de la pantalla Seleccione Programación
Aparece la tabla Programación de Tareas (ver página 83). Esta tabla tiene las si-
guientes columnas: Indicador de la Tarea, Nombre de la Tarea, Fecha de Comien-
zo, Fecha de Finalización, Límite de Comienzo, Límite de Finalización, Demora
Permisible, Margen de Demora Total.
Según esta tabla, las tareas # 1 y 2 tienen 0d (cero días) de Demora Permisible, y
10.93días de Margen de Demora Total.
Vamos a Redistribuir el Camión Volteo, para observar el efecto sobre las tres fe-
chas.
En la parte superior de la pantalla
coloque la vista Hoja de Tareas Ta-
bla Entrada
Haga clic sobre el menú Recurso Redistribuir todo Omitir todo Falla
Para poder usar el modo automático del comando Redistribuir Recurso, es nece-
sario activar el modo Automático de la herramienta de Redistribución.
Para configurar esta opción proceda así: Haga clic sobre el menú Recurso Op-
ciones de Redistribución.
Aparece este mensaje “La Ayuda de Project nos indica que para Redistribuir el Re-
curso hay dos alternativas: aumentar el máximo de Unidades disponibles, o dismi-
nuir el número de unidades asignadas a la tarea”.
Salga de la Ayuda y haga clic sobre Omitir, para continuar la Redistribución del Re-
curso “Camión Volteo”. Aparece el siguiente mensaje: “Camión Volteo F-750 está
asignado por encima del máximo de unidades disponibles en la tarea 2 el 18/05/94
en el Proyecto PTA”
Haga clic sobre Omitir, las demás veces que aparezca el mensaje, para realizar la
Redistribución del Recurso, y analizar los resultados.
Conclusiones
Por lo tanto debemos eliminar la redistribución del recurso Camión Volteo y solucio-
nar el problema de la sobreasignación contratando dos camiones adicionales.
1. Active la vista Entrada de tareas. Presione las teclas Ctrl Home, para ir al
inicio del Proyecto.
Puede chequear todos los gráficos de uso de los Camiones Volteo; ya no aparecen
sobre asignados.
Observe que la cantidad de trabajo que debe ser realizado en la Preparación del
Área es la misma (78.85h), ya sea con uno o con tres Camiones; la cantidad de m3
de tierra que deben ser removidos es la misma.
Nota: para que las pruebas anteriores funcionen, usted debe haber regresado a
tipo Unidades Fijas todas las tareas del proyecto, como se explicó en la pá-
gina 63 en los puntos 6 y 7
Queremos que en la tabla Hoja de Tareas los títulos de las columnas aparezcan con
la alineación más conveniente, y el ancho óptimo en cada columna.
Hasta ahora solamente hemos establecido vínculos entre algunas tareas del Pro-
yecto. Examinemos la vista Hoja de Tareas, Tabla Entrada para determinar cuáles
tareas no tienen Predecesoras:
Igualmente, las tareas 12, 13, 14 y 15 deben ser ejecutadas en forma consecutiva;
debe terminarse la tarea anterior para poder comenzar con la siguiente.
Establezca una relación FS (FC) entre las tareas 12 - 15: Haga clic sobre el número
de identificación de la tarea 12, presione el botón izquierdo del ratón, manténgalo
presionado, arrástrelo hasta la tarea 15, y libérelo. Luego haga clic sobre el botón
Vincular (los dos eslabones de cadena) en la Barra de Herramientas de Acceso
Rápido.
La tarea 16 Tubería de Aguas Lluvias, no puede ser comenzada hasta que no ha-
yan sido terminadas las tres primeras tareas; como estas tres primeras tareas ya
están enlazadas entre sí con relación FS (FC), basta con colocar la tarea 3 como
Predecesora de la tarea 16
La tarea 17 Losa Nervada Techo no puede ser comenzada hasta que hayan sido
vaciadas y fraguadas las Vigas de Carga (Tarea 9).
Esta es exactamente la fecha y hora en que termina la tarea 9 Vigas de Carga. Pe-
ro en la vida real, el Techo no puede comenzarse inmediatamente terminen las Vi-
gas de Carga; es necesario esperar un tiempo para que fragüe el concreto.
Suponga que debemos esperar 28 días entre la terminación de las Vigas de Carga
y el Comienzo de la tarea 17 Losa Nervada Techo.
En este caso usted observa que la fecha de Comienzo de la tarea Losa Nervada
Techo, cambió del 10/06/94 al 25/07/94; haciendo un cálculo rápido encontramos
que el retardo es de 45 días calendario, y no de 28 días, como es nuestra intención.
¿A qué se debe esta diferencia entre la fecha de Comienzo que nos presenta Pro-
ject y la fecha real en que podemos iniciar la construcción del Techo?
Debemos distinguir entre días calendario y días de trabajo. Para Project un día de
trabajo son 9 horas de trabajo (de Lunes a Jueves), 8 horas de trabajo, el Viernes; 0
horas de trabajo el Sábado, el Domingo, Año Nuevo, Carnaval, Semana Santa, 19
de Abril, 1º de Mayo, 24 de Junio, 5 de Julio, 12 de Octubre, 25 de Diciembre, se-
gún el Calendario PTA al cual hemos asignado este Proyecto.
Observe que el color de las Barras del Diagrama de Gantt es rojo; esto significa que
estas tareas son críticas: su tiempo de holgura es cero ó negativo; cualquier atraso
en la ejecución de estas tareas, ocasiona un atraso en la fecha de finalización del
Proyecto.
Observemos el diagrama de Red, para detectar errores en las relaciones que he-
mos establecido entre las tareas que conforman el Proyecto Planta Tratamiento de
Agua.
Active la parte superior de la pantalla y mantenga presionada la tecla Shift (Mayús-
culas) mientras hace clic el botón Diagrama de Red, para que aparezca el Diagra-
ma en pantalla completa.
Haga clic sobre Zoom Out, para ver mayor cantidad de tareas en pantalla
Presione las teclas Ctrl Inicio para ir a la primera tarea del Proyecto. Seleccione el
Layout Angular: Haga clic sobre Formato; seleccione el Layout de la Izquierda; Ha-
ga clic sobre Aceptar.
Observamos flechas que comunican todas las tareas, a excepción de las tareas 39,
40, 41, 42, 43.
Puede usar el comando Formato Diseñar Ahora, para mejorar la distribución de
los cuadros del diagrama de Red. Luego puede seleccionar uno o varios grupos de
cuadros y arrastrarlos a la ubicación más conveniente.
Usted puede utilizar el ratón para establecer una relación entre dos tareas, en cual-
quiera de las siguientes vistas: Hoja de Tareas, Diagrama de Red, Entrada de Ta-
reas ó vista combinada Hoja de Tareas en la parte superior y Formato de Tareas en
la parte inferior.
Establecer una Relación en la Hoja de Tareas
Seleccione las tareas que quiere vincular y haga clic sobre el botón Vincular Ta-
reas. También puede utilizar el siguiente procedimiento:
1. Haga doble clic sobre el nombre de la tarea. Aparece el cuadro de diálogo In-
formación de la Tarea
2. Haga clic sobre la ficha Predecesoras
3. Escriba el número de identificación de la tarea Predecesora en el cuadro ID
4. Si desea colocar más de un predecesor, escriba los números de identificación
de las demás predecesoras en el cuadro ID
5. Haga clic sobre OK (Aceptar)
Vincular Tareas en el Diagrama de Red
1. Haga clic (y mantenga presionado el botón del ratón) dentro del cuadro que
quiere que sea la Predecesora
2. Arrastre hacia el cuadro que quiere que sea la Sucesora. El puntero del ratón
toma forma de eslabón.
3. Libere el botón del ratón sobre el cuadro de la Sucesora
Siguiendo este procedimiento general, establezca una relación FC entre las tareas
39 y 40 luego entre 40 y 41; luego entre 41 y 42; y por último entre 42 y 43.
Después de cambiar de rectangular a angular las líneas de relación entre las tareas,
después de usar el comando Diseñar ahora, y usando el tamaño mínimo de los
nodos, el diagrama de Red debe verse como se muestra en la siguiente página.
Puede encerrar uno o varios cuadros dentro de una ventana y luego arrastrarlos
hasta la posición más adecuada.
La ruta crítica aparece en rojo, y está conformada por las tareas 1, 2,3, 4, 5, 6, 7, 8,
9, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.
Las líneas discontinuas verticales, en las tareas 20 y 41, indican cortes de página:
este informe saldrá impreso en tres páginas tamaño carta (8.5”x11.0”) ó en dos pá-
ginas tamaño oficio (8.5”x14.0”).
Tabla de Costos
Para ver cómo van los costos del Proyecto en este momento, proceda así:
Aparece la tabla de Costo de Tareas, que tiene las siguientes columnas: Nombre
de Tarea, Costo Fijo, Acumulación de Costos Fijos, Costo Total, Previsto, Variación,
Real, Restante.
Aparece en pantalla la tabla Costo de Tareas, tal cual como saldrá impresa.
Queremos que además del Título del Proyecto, aparezca “Tabla Costo” y en la sec-
ción derecha aparezca como encabezado el número de la página (en nuestro caso
el número de la página es el 98).
Aparece como Pie de Página predefinido Página &[Página]. No queremos que apa-
rezca el número de página como Pie de Página.
Escriba (462U) (127BD) Número del Pendrive y del BluRay donde está guardado
el archivo del proyecto
Para acortar la Ruta Crítica, debemos comenzar por revisar las tareas que están
sobre la misma, con el fin de determinar cuáles de estas tareas pueden ser adelan-
tadas en su fecha de Comienzo, cuáles pueden ser disminuidas en su duración,
cuáles pueden ser reubicadas en el tiempo, cuáles pueden ser solapas (comenzar
la sucesora antes que haya terminado 100% la predecesora; esto es equivalente a
colocarle un Lag negativo), etc.
Consultando con el Ingeniero Civil del Proyecto, concluimos que podemos comen-
zar la tarea 17 Losa Nervada Techo, 48 horas después que haya terminado la tarea
9 Vigas de Carga, sin correr riesgo de falla estructural de la edificación.
Proceda así:
Haga clic sobre campo Retardo, que en este momento tiene 28dt
6. Escriba 48ht (para decirle a Project que la tarea 17 puede comenzar 48 horas
calendario después que termine la tarea 9), y presione la tecla Enter.
Esta es una de las claves del control de Proyectos que le permite anticipar y solu-
cionar problemas de planificación de su Proyecto.
Controlar el trabajo ejecutado por los recursos, ya sean personas ó equipos, con-
trolar el costo de los mismos, controlar el avance real del Proyecto, le permitirá de-
terminar cuándo se va a presentar un sobregiro con relación al presupuesto original,
o con relación a las horas-hombre presupuestadas, para una ó varias tareas.
3. Mantener datos históricos que le ayudan a planificar con mayor exactitud sus
Proyectos futuros.
Esta información, que forma parte del seguimiento del Proyecto, le permitirá es-
tablecer que, para cumplir con la fecha prevista ó con el presupuesto previsto, es
necesario añadir ó reubicar recursos, reprogramar algunas tareas ó acortar la ruta
crítica.
Cuando termine la Planificación inicial del Proyecto, guarde una copia del mismo
utilizando el comando Proyecto Establecer Línea Base
Este comando crea un Plan ó Línea Base, que servirá como referencia para com-
parar su programación, a medida que avanza el Proyecto.
Al ejecutar este comando, Project coloca la información del Plan en los campos
Planificados (Comienzo Planificado, Fin Planificado, Trabajo Planificado, Costo Pla-
nificado).
Usted puede hacer uso de las distintas vistas, tablas, filtros e informes
que ofrece Project, para comparar la situación real con la situación planifi-
cada, detectar desviaciones en tiempo o en costo y tomar los correctivos
correspondientes.
Además del Plan Original, usted puede grabar hasta 10 juegos adicionales de fe-
chas de Comienzo y Fin de las tareas. Por ejemplo, puede grabar las fechas reales
de Comienzo y Fin de las tareas al final de cada trimestre, ó al cumplirse un Hito ó
Fase importante del Proyecto.
De esta manera, usted tiene el Plan Original del Proyecto y Planes Intermedios del
Proyecto, grabados en fechas importantes durante el período de ejecución del mis-
mo.
Para grabar la Línea Base, usted debe haber terminado de introducir toda la infor-
mación del Proyecto: todas las tareas, con su duración y relaciones; haber asignado
todos los recursos (incluyendo solución de problemas de sobreasignación de Mano
de Obra y Equipos).
En nuestro caso, todavía no hemos asignado los recursos de Mano de Obra y Mate-
riales requeridos para la ejecución del Proyecto; los costos que aparecen en la tabla
Costos de Tareas, son costos parciales (no incluyen los costos de Mano de Obra y
Materiales).
Sin embargo, como ejercicio, vamos a grabar la Línea Base de nuestro Proyecto.
Proceda así:
Después que usted graba la Línea Base del Proyecto, debe actualizar su progra-
mación con la frecuencia que requiera el Cliente, para llevar un control efectivo so-
bre el avance del Proyecto.
Para actualizar la programación, debe evaluar el estado de cada una de las activi-
dades que conforman el Proyecto, y colocar en cada una de ellas el avance real.
Para llevar un control detallado del avance del Proyecto, debe hacer seguimiento a
las siguientes variables del Proyecto:
Las tareas que sean terminadas antes de lo previsto, pueden ceder recursos para
ser utilizados en otras tareas que estén atrasadas. Sin embargo, usted debe verifi-
car que estos recursos no estén asignados a otras tareas.
Cuando usted escribe 100 en el campo % Completado, Project llena los cam-
pos Fecha Real de Comienzo, Fecha Real de Terminación, Duración Real, Du-
ración Restante, Costo Real, Trabajo Real
El Trabajo Real es la suma de los trabajos ejecutados por los recursos asig-
nados a la tarea. En el caso de la tarea # 1, el Trabajo Real es la suma del
trabajo del Cargador 26.28h + el trabajo de los Camiones 78.85h = 105.12
Estas cifras que vamos a introducir representan el % Real de avance del Pro-
yecto, según valuación realizada por el Departamento de Inspección.
Para ganar tiempo, puede seleccionar varias tareas que tengan un mismo por-
centaje de avance, hacer clic sobre el botón Información, y escribir el valor
del % Completado
En muchos Proyectos debe trabajarse las 24 horas del día, en tres turnos de ocho
horas cada uno. Vamos a crear tres calendarios: Diurno, Mixto y Nocturno; estos
tres calendarios corresponden a los turnos 08:00 -16:00, 16:00PM -00:00AM, y
00:00 -08:00.
Nota : La media noche se identifica con la hora 00:00; el medio día se identifica con
la hora 12:00
De esta manera hemos creado el calendario Diurno, que puede ser asignado a to-
do el personal que trabaje en el turno 8:00 - 16:00
Para crear el Calendario Mixto, que corresponde al turno que comienza a las 16:00
y termina a las 00:00, proceda así:
1. En el menú Proyecto, haga clic sobre Cambiar Tiempo de Trabajo
2. Seleccione PTA (Project Calendar), en el cuadro Para Calendario
3. Haga clic sobre Crear calendario. Escriba Mixto, en el cuadro Nombre
4. Haga clic sobre Aceptar
De esta manera hemos creado el calendario Mixto, que puede ser asignado a todo
el personal que trabaje en el turno 16:00 - 00:00
Para crear el Calendario Nocturno, que corresponde al turno que comienza a las
00:00 y termina a las 08:00, proceda así:
De esta manera hemos creado el calendario Nocturno, para ser asignado a todo el
personal que trabaje en el turno 00:00 - 08:00
Escriba “Arranque de Planta” en la tarea # 44, para añadir esta nueva tarea al Pro-
yecto PTA. Escriba 45 en el campo Duración, para decirle a Project que esta acti-
vidad tiene una duración de 45 días.
La nueva actividad Arranque de Planta está dentro de la ruta crítica del Proyecto.
En la vida real, el Fondo de Recursos del Proyecto debe incluir todo el personal que
va a trabajar en el Proyecto y además los materiales que van a ser utilizados en la
ejecución de todas las tareas que conforman el Proyecto.
Para nuestro caso vamos a añadir solamente cuatro personas a nuestro Fondo de
Recursos; estas cuatro personas se van a dedicar al arranque de la Planta en tur-
nos rotativos de 8 horas, cada turno. Cada persona trabaja 48 horas semanales, y
va rotando por los tres turnos, Diurno, Mixto y Nocturno.
Active la vista Hoja de recursos. Escriba Pedro en el campo Nombre del recurso #
10, y Presione la fecha abajo. Escriba Luis en el campo Name del recurso # 11, y
Presione la fecha abajo. Escriba Juan en el campo Name del recurso # 12, y Pre-
sione la fecha abajo. Escriba José en el campo Name del recurso # 13, y Presione
la tecla Enter.
Operador Calendario
Pedro Diurno
Luis Mixto
Juan Nocturno
José Descanso
Debemos establecer los días de descanso de los cuatro operadores. Para ello, acti-
ve la vista Hoja de Recursos. Seleccione Pedro.
Debemos establecer los días laborables y los días de descanso del Personal que
trabaja por turnos rotativos de 8 horas.
Seleccione los días de Domingo hasta Sábado y active la opción Establecer día(s)
en estos períodos laborables específicos. En el campo Desde, escriba 16:00.
Escriba 00:00 en el campo Hasta. Haga clic en Aceptar.
Seleccione los días de Domingo hasta Sábado y active la opción Establecer día(s)
en estos períodos laborables específicos. En el campo Desde, escriba 12:00.
Escriba 08:00 en el campo Hasta. Haga clic en Aceptar.
Pedro descansa el Domingo 24 y el Lunes 25; declare “No Laborables” estos dos
días. Pedro entra a trabajar el Martes 26 a las 12:00AM, y trabaja 6 días consecuti-
vos. Seleccione desde el 26 hasta el 31. Escriba 12:00AM en el campo Desde. Es-
criba 8:00AM en el campo Hasta.
Haga clic sobre Aceptar, para cerrar el cuadro de diálogo. Project recalcula toda la
programación del trabajo de Pedro, en base al horario que hemos establecido. Ob-
serve los días de descanso en la vista Uso de Recursos. En la parte superior de la
pantalla coloque la vista Hoja de Tareas; mantenga en la parte inferior la vista Uso
de Recursos.
Los otros tres Operadores, Luis, Juan y José continúan con el programa original de
trabajo. Debemos definir los días laborables y los días de descanso para estos tres
Operadores.
Esta es una vista parcial de la programación del Trabajo de los cuatro Operadores
encargados del Arranque de la Planta. La tarea “Arranque de Planta” comienza el
17 de Junio a las 07:40AM; Juan termina su turno a las 08:00AM, y por lo tanto tra-
baja solamente 20 minutos, o sea 0.33 horas
La versión de Project 2013 incluye una gran variedad de nuevos Informes y Paneles
que puede ser usados para tener una visión general y realizar resúmenes ejecutivos
del estado del proyecto, que pueden ser usados por el administrador del proyecto
para tener un control constante del avance del Proyecto y son ideales para presen-
tar información a los miembros del equipo ejecutor, Supervisores, Gerentes del Pro-
yecto, Empresa Contratante, Inversionistas,…
Estos nuevos informes sustituyen a los informes generados por las versiones ante-
riores de Project y representan un cambio importante en su forma de presentar la
información; los nuevos informes están orientados a la transmisión de información
de forma visual, utilizando gran variedad de gráficos y tablas dinámicas predefinidas
que permiten tener una visión rápida del proyecto ejecutado. Estos elementos tam-
bién pueden ser personalizados por el usuario para mostrar exactamente lo que se
requiere.
La forma en que se han estructurado los nuevos informes está pensada para trans-
mitirse por medios digitales (Correos electrónicos, presentaciones con diapositivas,
grupos de trabajo en red,…)
Los informes predefinidos de Project, son los que se ubican en el Panel Ver los In-
formes, donde podemos generar Informes desde cero (En blanco), partiendo de
una Tabla o Gráfico Dinámico, o utilizar las plantillas de Informes Predefinidos que
brinda Project 2013.
Informes Visuales
Los Informes Visuales son una innovación incorporada al Project desde la versión
2007. Consiste en una interface que permite exportar de manera rápida y sencilla
información desde Project a Microsoft Excel o a Microsoft Visio, permitiendo ver
información del proyecto en forma de Gráficos y Tablas Dinámicas (Microsoft Excel)
o como Diagramas Dinámicos (Microsoft Visio), y utilizar las herramientas especiali-
zadas de cada uno de estos programas para la visualización y análisis de los datos
exportados.
Para crear un Informe Visual en Excel, haga clic sobre Crear un Informe Exportar
Informes Visuales. Se abre el cuadro de diálogo Informes Visuales: Crear In-
forme.
En la parte superior central de la ventana hay dos casillas: Microsoft Excel y Mi-
crosoft Visio. Al desactivar alguna de estas casillas se ocultan los informes que
corresponden a la aplicación de la etiqueta de la casilla.
En este caso, vamos a desactivar la casilla de Visio, para mostrar solo las plantillas
de Excel.
Los informes están agrupados en 7 fichas: Todas, Uso de Tareas, Uso de Recur-
sos, Uso de la Asignación, Resumen de la Tarea, Resumen del Recurso, Re-
sumen de la Asignación.
Haga clic sobre la ficha Todas y seleccione Informe
del Flujo de Caja.
Al seleccionar un informe, se coloca una vista previa
debajo del título Muestra, mostrando el tipo de gráfico
que se va a generar al exportar los datos; en este ca-
so, se creará un gráfico de columnas y líneas, con dos
variables.
La parte superior izquierda muestra todos los campos disponibles para ser exporta-
dos. En la sección superior derecha se muestran todos los campos que actualmente
contiene la plantilla para ser exportados.
La hoja 1 del libro nuevo tiene el nombre predefinido Gráfico 1, y contiene un gráfi-
co dinámico del Flujo de Caja.
El gráfico tiene dos ejes verticales: el principal (Izquierdo), contiene valores de Cos-
to, y corresponde al gráfico de barras; el secundario contiene valores de Costo
Acumulado, y corresponde al gráfico de líneas.
Ubíquese nuevamente en la
hoja del Gráfico Dinámico.
La forma como se organizaron los elementos del diagrama al crear el informe difi-
culta la visualización de la información del diagrama. Para mejorar la visualización
de los datos, es necesario cambiar el tamaño de la fuente de los datos y redistribuir
el diagrama.
Seleccione uno de los elementos del diagrama que contienen la información del
Trabajo y Disponibilidad restante, por ejemplo, haga un clic sobre el cuadro de da-
tos del Cargador CAT 966.
Cuando termine de aplicar los cambios, en la ventana Editar Gráfico de Datos ha-
ga clic sobre Aplicar y haga clic sobre Aceptar.
Ahora vamos a redistribuir los elementos del diagrama para optimizar el espacio
ocupado por el Dibujo, utilizando las herramientas de Redistribución de Visio.
Haga clic sobre Diseño Diseño Redistribuir Página Árbol Compacto (pri-
mera Opción).
Este Informe nos permite ver de manera rápida el Trabajo asignado a cada recurso
tipo trabajo del proyecto, y su disponibilidad de Trabajo restante, según el calenda-
rio asignado, lo que le permite al proyectista detectar Recursos subutilizados y
redistribuir la asignación de actividades, mejorar el plan de contratación de equipos
y maquinarias, con la posibilidad de Reducir el costo presupuestado del proyecto
y/o la Duración total estimada de los trabajos.
Informe de Evolución
El Informe de Evolución
muestra el trabajo realizado,
las tareas completadas y el
trabajo que queda por hacer.
Para generar este informe,
Haga clic sobre Crear un
Informe Panel Evolu-
ción.
Muestra el porcentaje de finalización del proyecto, los próximos hitos y las tareas
cuya fecha de vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas)
Próximas Tareas
Recursos Sobreasignados
Muestra el estado de todos los recursos tipo trabajo (Personal y Equipo) que están
trabajando en su proyecto para que sepa qué trabajo falta por completar y qué ta-
reas están pendientes de realizar.
Flujo de Caja
Muestra los costos y los costos acumulados por trimestre (por defecto) de todas las
tareas de nivel superior. Use la opción Lista de campos para mostrar otros costos
u otros periodos de tiempo.
Los informes predefinidos de Project 2013 pueden ser modificados fácilmente para
que muestren la información esencial requerida en cada proyecto manejado, o de
acuerdo a los requerimientos específicos del Cliente o Supervisor.
Para crear el informe Flujo de Caja, haga clic en Crear Informe Costos Flujo
de Caja. Aparece en pantalla el informe Flujo de Caja, con las características prede-
terminadas de la plantilla de Project.
Vamos a editar la primera tabla que aparece en el informe. Ésta contiene un resu-
men de los costos de las tareas del Proyecto.
Haga clic sobre Diseño, en las Herramientas de Tabla, y seleccione el estilo núme-
ro 8 (Sin Estilo, Cuadrícula de la Tabla), entre los estilos predeterminados de Ta-
blas.
En la tabla, seleccione los cuatro campos que contienen las cantidades de los cos-
tos haga un clic derecho y asigne fuente Arial tamaño 14.
Seleccione los cuatro títulos de la tabla y asigne fuente Arial tamaño 14, y aplique
Enfatizado.
Haga clic sobre el borde del cuadro de texto Flujo de Caja (Título del Eje Vertical
del Gráfico), y asigne color de Fuente Negro. Seleccione todo el texto del cuadro de
texto, haga clic sobre la selección y haga clic sobre Fuente. Desactive la casilla
Mayúsculas, seleccione fuente Arial, tamaño 14.
Seleccione el cuadro de texto que está a la derecha del Gráfico, el cual contiene
una descripción del contenido del informe Flujo de Caja. Presione la tecla Supr
para eliminar este elemento.
Todas las Tablas y Gráficos de los informes visuales de Project se comportan como
Tablas y Gráficos Dinámicos, con un funcionamiento similar al de las Tablas y
Gráficos Dinámicos de Excel. Al seleccionar la tabla, aparece a la derecha de la
pantalla la Lista de Campos del proyecto que pueden agregarse
a la Tabla. Estos campos pueden estar relacionados con las Ta-
reas o con los Recursos.
Para cambiar la escala de tiempo, haga clic sobre Editar, debajo del título Selec-
cionar categoría. Aparece la ventana Editar escala temporal. Esta ventana permi-
te modificar los datos de la variable X del gráfico (Eje Horizontal).
Haga clic sobre el asa derecha del Gráfico y agrándelo hacia la derecha para verlo
con mayor detalle.
Queremos que el gráfico tenga un solo eje Y, contra el cual se comparen las dos
variables graficadas. Para ello, haga clic derecho sobre la línea del Costo Acumu-
lado en el gráfico y seleccione la opción Dar formato a serie de datos. En la ven-
tana Formato de serie de datos, bajo Opciones de serie, seleccione la opción Eje
principal. Ahora las dos variables están graficadas contra un solo eje vertical.
Haga clic derecho sobre una de las columnas del gráfico y haga clic sobre Agregar
Etiqueta de Datos.
Para dar formato a las etiquetas de datos, haga clic derecho sobre una de las eti-
quetas y seleccione Formato de etiqueta de datos. En Opciones de etiqueta,
seleccione Extremo Externo, en la parte inferior de la ventana, y desactive la casi-
lla Mostrar líneas guía.
Expanda el título Número, y seleccione Número en el campo Categoría. Escriba 0
para Posiciones decimales.
Haga clic sobre una de las Columnas; verifique que están seleccionadas todas las
columnas. Haga clic derecho sobre una de las Columnas Dar Formato a Serie de
Datos Relleno y Línea Trama Ladrillos en Horizontal Primer Plano
Verde
Cambiar Nombre al Gráfico Personalizado
Usted puede modificar el nombre del gráfico personalizado para diferenciarlo del
informe predeterminado de Project. De esta forma, tendrá nuevamente disponible el
informe original de Project, dándole la posibilidad de usarlo como base para perso-
nalizar un nuevo informe.
Para cambiar el nombre al informe, haga clic sobre el botón Organizador, en la Ba-
rra de Herramientas de Acceso Rápido. Aparece el cuadro de diálogo Organizador.
En la ventana de la derecha aparecen todos los informes que han sido creados en
este proyecto mediante el comando Crear un Informe.
En la ventana de la derecha, haga clic sobre el informe Flujo de Caja y haga clic
sobre el botón Cambiar nombre. Asigne el nombre Flujo de Caja Semanal y haga
clic sobre Aceptar.
Siguiendo el procedimiento
anterior puede crear el infor-
me personalizado Flujo de Caja Mensual.
También encontrará en esta pestaña todos los informes que ha creado y a los cua-
les les ha realizado modificaciones.
Para navegar entre todos los informes que ha creado durante la realización del pro-
yecto, haga clic en Crear un Informe Recientes.
Estas tablas trasmiten información de forma muy precisa y eficaz, y aún son muy
utilizadas para la presentación de Presupuestos e Informes Ejecutivos.
El informe Presupuesto detalla los costos previstos para cada tarea del proyecto, y
totaliza el Costo Previsto del proyecto.
Para elaborar este informe, Haga clic sobre Crear un Informe Nuevo Informe
Tabla.
Haga clic sobre la tabla para seleccionarla, y haga clic sobre Diseño (Herramientas
de Tabla) Estilos de Tabla.
En el cuadro de Formatos de
Tabla predefinidos, haga clic
sobre la flecha en la esquina
inferior derecha para ver to-
dos los formatos y seleccio-
ne el formato resaltado en la figura (Sin estilo,
cuadrícula de la tabla)
Debajo del cuadro Seleccionar campos, se muestran los cuatro campos que están
incluidos en la tabla del informe. Haga clic derecho sobre los campos Comienzo,
Fin y % Completado y seleccione Quitar Campo para removerlos de la tabla.
Haga sobre el borde de la tabla y arrástrela hasta el borde izquierdo del área de
Trabajo de informes. Continúe agregando los siguientes campos a la tabla:
No ordena correctamente todos los campos, al ordenar por Costos, de Mayor a Me-
nor.
No permite totalizar cada columna al final de la tabla. Se hace necesario crear una
nueva tabla con los totales.
Español Inglés
Sigla Significado Sigla Significado
EDT Estructura de Descomposición WBS Work Break Down Structure
del Trabajo
NCAD No Comenzar Antes De
NFAD No Finalizar Antes De
TPCSP Tan Pronto Como Sea Posible ASAP As Soon As Possible
CPTP Costo Presupuestado Trabajo PV Planned Value
Programado
CRTR Costo Real Trabajo Real AC Accumulated Cost
CPTR Costo Presupuestado Trabajo VA
Real