EL PUESTO DE TRABAJO Y

LA ORGANIZACION
¿Que es un
puesto ?
¿Que es un puesto ?
• Es la unidad básica de la estructura organizacional
que ayuda a la organización a alcanzar su propósito
• Esta compuesto por tres elementos

Procesos
Competencias
Resultados
Procesos en
Conocimientos, los que
habilidades y Resultados
participa o esperados
destrezas sobre los que
requeridas impacta
 ¿Qué es el análisis de puesto ?
• Analizar un puesto es:

Observar, identificar y relevar toda la información

disponible sobre el contenido de un puesto en una
organización determinada

Examinar y organizar esa información

¿Qué es la Descripción de Puesto ?
• Describir un puesto es:

Documentar, registrar y y
especificar en forma sistemática y
concisa información del puesto
en el
“Aquí y Ahora”
Características de las Descripciones
Al momento de realizar una descripción hay que tener
en cuenta:

• El análisis del contenido del puesto no lista de tareas

• El puesto no la persona
• Mantener objetividad no tener juicios de Valor
• Describir el puesto tal como es hoy no el puesto ideal
• Poner foco en resultados no en tareas
Usos de la descripción de puestos

Análisis de la organización

Reclutamiento selección

Entrenamiento

Evaluación del desempeño

Planificación de carrera

Evaluación de puestos

Comunicación
Elementos de una Descripción de Puestos

Identificación

I. Misión
III. Dimensiones
II. Principales
resultados V. Autoridad
IV. Organización

VI. Contextos

VII. Conocimientos,
experiencia y
habilidades
IDENTIFICACIÓN
Empresa:

Título del puesto Dependencia jerárquica

Ocupante Dependencia funcional

Localización geográfica

Reparada por: Aprobada por: Fecha:

I. MISIÓN

• Expresa el propósito General del puesto en la organización su

razón de ser

• Permite comprender para que esta el puesto en la

organización

¿Qué? ¿Dónde? ¿para Qué?

MISIÓN – sus elementos

Guía de acción

Acción Función Resultado

¿Qué? ¿Dónde? ¿Para que?

MISIÓN - Sus Elementos: ACCIÓN
Guía

Acción = ¿Qué?
A F R

Verbo de Acción que define que hace el puesto, cómo actúa

Estrategia

Táctica

Operativa
MISIÓN - Sus elementos: ACCIÓN

Orientada al logro de la Planificar

Estrategia misión de la organización definir
brindar lineamientos

Traduce los lineamientos Dirigir

estratégicos en acciones programar
Táctica evaluar
concretas.
Operaciónalizar
Operativa
Acciones concretas de Supervisar
ejecución hacer las cosas ejecutar
MISIÓN - Sus elementos: FUNCIÓN
Guia

Función = ¿Donde?
A F R

Área de la organización donde el puesto actúa. Se clasifica en:

Impacta directamente la Misión

de la organización

Impacta la misión de una

Función Básica.

Impactar la Misión de una

Función Derivada
 MISIÓN - sus elementos: FUNCIÓN
Operaciones
Básica

Compras Producción Calidad

Control producción Mantenimiento Fabricación Derivada

Actividad
Almacén de
secretarial y de
repuestos Auxiliar
apoyo
MISION – Sus Elementos: RESULTADO

Guía

Resultado= ¿Para Qué?

A F R

Es el producto obtenido por el puesto como resultante de una acción

llevada a cabo en una determinada función o proceso.

EL RSULTADO DEBE Permanente

SER
Positivo
MISION – Sus Elementos: RESULTADO
Permanente

RESULTADO OBJETIVO

• Plazos • Plazos
• Volúmenes en $/#/Kg. • Volúmenes en $/#/Kg.
• % (rentabilidad – market share) • % (rentabilidad – market share)

Ejemplo: Ejemplo:
Lograr el volumen de ventas Lograr un volumen de ventas de
presupuestado U$S 100.000 en el año 200x
MISION – Sus Elementos: RESULTADO

Positivo:

CORRECTO INCORRECTO

Ejemplo: Ejemplo:
Garantizar la seguridad física de Evitar los daños a los empleados
Los empleados de la organización De la organización
MISION – Sus Elementos: RESULTADO

Lograr el volumen de producción establecido

Mantener el nivel de inventario dentro de los

limites establecidos

Garantizar el funcionamiento de los equipos

Asegurar el flujo de caja

MISION - Ejemplo

Planificar y controlar el proceso de elaboración

de productos lácteos, a fin de garantizar que se
alcancen los volúmenes planificados.
MISION - Ejemplo

Guía

A F R

A fin de
Planificar y El proceso de garantizar que
Controlar elaboración de se alcancen los
productos volúmenes de
lácteos producción
planificados
MISION – Recomendaciones sobre la
redacción
A F R

Uno o dos verbos Uno o más procesos, Un verbo de resultado con

de acción como actividades, áreas o uno o más resultados
máximo funciones asociados

Atención: NO UTLIZAR

- Frases Hechas: “En tiempo y en forma”, etc.

- Adjetivos Calificativos: “La mejor o más alta calidad”, Adecuado
MISION – Recomendaciones sobre la
redacción
VERBOS

DE DE
ACCION RESULTADO

Planificar
Lograr
Coordinar
Asegurar
Controlar
Garantizar
Supervisar
Contribuir
Evaluar
Mantener
Analizar
Ejecutar
Vender
Comprar
Ejercicio Misión
• EJEMPLOS
Coordinar y controlar el desarrollo e implementación de sistemas y equipos
informáticos para contribuir al logro de los objetivos de la organización.

Dirigir los recursos actividades y funciones para asegurar el cumplimiento de los

resultados presupuestados.

Definir y mantener los niveles de inventario de materias primas para asegurar el

cumplimiento de los mismos

Coordinar la obtención y control de los recursos financieros de la empresa para

evitar la falta del capital necesario para el desarrollo de la actividades de la
organización.

Realizar visitas de venta a los clientes asignados con el fin de garantizar el

cumplimiento del volumen de ventas presupuestado para el 2006
Ejercicio Misión
• EJEMPLOS

Corregir los errores detectados en los datos de entrada para asegurar la calidad de la
información que procesan los sistemas computarizados de la empresa.

Dirigir las actividades productivas de la empresa, para asegurar el cumplimiento en

cantidad, calidad, costo y tiempo de los programas de fabricación a corto , mediano y
largo plazo.

Controlar la calidad en las áreas de recepción de materiales, maquinas habilitaciones y

líneas de ensamblaje para garantizar la calidad del producto final contribuir así a la
buena imagen de la Empresa con los clientes.

Administrar el cumplimiento del contrato colectivo y del reglamento interno del

trabajo, para garantizar relaciones óptimas con el personal de confianza, del nivel de
Jefatura del Departamento hacia abajo y con el personal sindicalizado.
II. PRINCIPALES RESULTADOS

- Los principales Resultados constituyen la base

para desarrollar y definir la misión. (Finalidades)

- Son los resultados finales por los cuales la

posición es respetable

A F R
PRINCIPALES RESULTADOS - Características

• Siguen la misma formula que la utilizada para la

Misión.
• Se listan por orden de importancia.
• No deben repetirse.
• Deben poder medirse.
• Deben ser distintas y específicas del puesto.
• No deben estar sujetas a un plazo de duración.
• Cada nivel de puesto, tiene asociado una cantidad
aproximada de principales resultados.
 PRINCIPALES RESULTADOS -Ejemplos

• Planificar la producción mensual de la planta para garantizar

la elaboración de los volúmenes requeridos de cada producto.

• Coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y

correctivo de los equipos de la planta, a fin de garantizar su
funcionamiento.
PRINCIPALES RESULTADOS -Ejemplos

A F R

planificar La producción mensual Garantizar la elaboración

de la planta de los volúmenes
requeridos
PRINCIPALES RESULTADOS -Ejemplos

A F R

Coordinar y El mantenimiento Garantizar su

Controlar preventivo y correctivo funcionamiento
de los equipos de la
planta
 PRINCIPALES RESULTADOS -Ejercicio

Cargo: Gerente Territorial de Ventas (Banco)

Consigna de Trabajo: Separados en grupos tendrán que:

A. Agrupar las tareas por áreas temáticas que reflejen responsabilidades del cargo

B. Preparar frases de las columnas 4 y 5 que representen posibles “Principales

Resultados” para el cargo.
 III. Dimensiones
Sección que incluye:

- Magnitud cuantificable sobre la cual el puesto

ejerce un impacto directo o indirecto.
- Monto expresado en dólares anualizados.
- Permite comparar entre puestos similares.
 DIMENSIONES: Ejemplos

AREA DE VENTAS AREA DE PRODUCCION

Presupuestos de ventas Presupuestos de producción

Ingresos por Ventas Valor agregado
Margen de ventas Volumen en producción
Gastos de operación

Otros no financieros: Otros no financieros:

Números y tipo de clientes Número de productos

Territorio de ventas Número de plantas - Lineas
Número de productos
 DIMENSIONES: Ejemplos

AREA DE FINANZAS AREA PERSONAL

Ingresos Nómina

Activos Presupuesto de
beneficios
Cuentas por cobrar
Presupuestos de
Fondos totales capacitación
 DIMENSIONES: Ejemplos

AREA DE COMPRAS AREAS TECNICAS

Valor de las compras Presupuestos de proyectos

Otros no financieros:
Otros no financieros:
Número de proyectos
Números y tipo de insumos
Tipos de proyectos
Número de productos

Número de proveedores
 IV. ORGANIZACION
- Considera los cargos que dependen jerárquicamente del puesto a describir.

- Solo incluye los puestos de:

- Dependencia directa.
- Pertenecientes a la organización.
 ORGANIZACIÓN - Ejemplo

GERENTE DE RRHH Puesto a Describir

SECRETARIA

RELACIONES LABORALES
ASESOR EXTERNO

JEFE DE ADMINISTRACION JEFE DESARROLLO Y

DEL PERSONAL CAPACITACION

ANALISTA SR ANALISTA SR

ANALISTA JR ANALISTA JR
 V. AUTORIDAD

Tiene en cuenta tanto las decisiones y/o

recomendaciones que puede realizar el puesto

Se analiza
• La autoridad para la toma de decisiones.
• La autonomía para las ejecución de acciones.
• El grado y las formas de control a las que esté sujeto el puesto.
• Las recomendaciones sobre asuntos relacionados con el alcance del
puesto, que exceden su autonomía.
 VI. CONTEXTO
• Sección narrativa que complementa la información del
contenido del puesto.
• Cada Organización debe decidir que elementos se incluirán en
esta sección.

Entorno
Flujo de trabajo
Destino final del trabajo
Actividades
Elementos
Problemas – obstáculos
Sugeridos
Desafíos
Relaciones del puesto
Otros significativos
CONTEXTO: Elementos Sugeridos
• Mercado
• Productos • Tipo
1. Entorno 5. Desafíos • Formas de Solución
• Servicios
• Proveedores
• Clientes

2. Origen y 2. Origen y
• Internas
destino del • Flujo del Trabajo destino del • Externas
• Destino Final del trabajo trabajo
trabajo

• Las más importantes 3. Actividades • Comités

3. Actividades
• Equipos de Trabajo
• Representación de la
Empresa
4. Problemas
• Internos
de contexto • Externos
 CONTEXTO: Ejemplos de Frases
• El flujo del puesto se origina en ……………………………………
• El producto final del trabajo consiste en ……………………………………………
• Inciden para el logro de los resultados esperados del puesto los siguientes aspectos del
contexto
- Interno
- Externo

• El principal desafío del puesto consiste en: (indicar cual es y por qué)
• El puesto requiere contactos internos y externos con:

- Internos (indicar con quienes y para qué)

- Externos(indicar con quienes y para qué)

• Otros roles que desempeña el puesto (participación en Comités – indicar que otros puestos
participan y cual es el objetivo representación de la organización en organismos y cámaras,
etc.)
• Otra información relevante
VII. CONOCIMIENTOS – EXPERIENCIA HABILIDADES

Sección narrativa que incluye:

- Qué conocimientos específicos.

- Experiencia en que rubros
- Qué habilidades / destrezas

Importante:

No incluir títulos profesionales ni cantidad de años de experiencia

TECNICAS DE RESOLUCION DE

• Observación

• Documentos existentes
¿Cómo
• Cuestionarios
redactar la
Información?
• Entrevistas

• Autodescripción
CUESTIONARIO
VENTAJAS

• Ahorra Tiempo
• Estandariza la información
DESVENTAJAS

• Obtiene menos información

• La calidad de la información
no es constante
• Proviene de muchas fuentes
• No se aplica a todos los
niveles
 CUESTIONARIO – Etapas de Preparación

• Preparación previa

• Sesión de administración del cuestionario

• Producción de la descripción de puesto

CUESTIONARIO – Preparación previa

Elaboración del cuestionario y material de apoyo

Entrenamiento básico de analistas

Comunicación y entrega de cuestionarios

CUESTIONARIO – Sesión de Administración

Presentación del análisis

Objetivo de la Reunión

Utilidad de descripción de puesto

Explicación breve de cada sección

Preguntas y respuestas

Ofrecerse como guía para el llenado

Revisión y cierre de la sesión

 CUESTIONARIO: Producción de la Descripción

Transcripción del cuestionario al formato de la descripción del puesto

Revisión y aprobación por parte del ocupante del cargo

Revisión y aprobación por parte del supervisor

Correcciones y modificaciones finales

 ENTREVISTA

VENTAJAS

• Permite conocer a fondo el

contenido y el alcance del
DESVENTAJAS
puesto.
• Se aplica a todos los niveles.
• Requiere de mayor tiempo.
• Requiere de un gran trabajo
de coordinación cuando la
muestra de puestos es
grande
ENTREVISTA - Etapas

• Preparación previa
• Realización de la entrevista
• Producción de la descripción de puesto
ENTREVISTA – Preparación Previa

Contactar al ocupante

• Explicar objetivos e importancia

• Explicar dinámica y utilidad
• Concertar la cita, día, hora y lugar
(privado sin interrupciones)
Antes

Preparación Previa

• Ubicación del puesto - Organigrama

• Historia del Puesto – Antecedentes
• Documentación Existente
• Preparar formularios de recolección de
información
ENTREVISTA – Realización de la Entrevista
Contactar al ocupante

• Establecer un buen clima

• Clarificar el objetivo, duración y dinámica de la
reunión
• Explicar el rol del entrevistador

Durante Conversación con el ocupante

• Tomar notas
• Revisar y sumariar las notas con el ocupante

Cierre

• Explicar los pasos siguientes

• Agradecer al ocupante su colaboración
• Quedar en contacto para resolver dudas
ENTREVISTA: Producción de la descripción
Redacción

• Revisar y categorizar las notas loa antes posible

• Escribir un borrador
• Redactar en limpio
• Redactar en limpio
• Contactar al entrevistado por dudas
Después

Revisión y Aprobación

• Entregar al ocupante y al superior

• Firma de ambos en señal de aprobación
 AUTODESCRIPCIÓN
VENTAJAS
• Menor tiempo para obtener las
descripciones
• Incorporación a la cultura
organizacional de un lenguaje
de gestión empresarial
• Participación activa de los
titulares de los puestos
• Mayor comprensión y
compromiso de los ocupantes
de los puestos
• Credibilidad en el sistema
DESVENTAJAS
• Requiere fuerte énfasis en el
control de calidad
• Requiere participación,
coordinación y seguimiento
muy estrictos para que el
personal involucrado asista a
las sesiones de
entrenamiento y revisión
 AUTODESCRIPCIÓN - ETAPAS

• Preparación previa

• Sesión de Administración

• Seguimiento y control de Calidad

AUTODESCRIPCIÓN – Preparación Previa

Preparación del material de soporte

Conformación de las sesiones de trabajo

Definición del lugar para reuniones

Convocatoria de participantes
AUTODESCRIPCION – Sesión de Administración

Presentación del Facilitador

Objetivo de la Sesión de Trabajo

Utilidad de descripción de puesto

Explicación detallada de cada sección

Preguntas y respuestas

Guía y supervisión del llenado

Consultas Individuales

cierre de la sesión
AUTODESCRIPCION – Seguimiento y Control de Calidad

Control de la finalización de las descripciones

Revisión de la calidad de las descripciones

Correcciones y modificaciones finales

Revisión y aprobación por parte del ocupante y

supervisor inmediato
RESUMEN

Es el análisis y la documentación
¿Qué es el análisis y
de la información relativa al
la descripción de un
contenido de un puesto
puesto?

Es el instrumento principal
¿Para qué se utiliza? para todos los procesos de
Recursos Humanos
 ORDEN PARA ELABORAR LA DESCRIPCION DEL
PUESTO

1. Datos de identificación
2. Organigrama
3. Contexto
4. Autoridad (Decisiones y Recomendaciones)
5. Conocimientos, Experiencia y Habilidades
6. Dimensiones (Magnitudes - Recursos)
7. Principales Resultados
8. Misión
REDACCIÓN
• Implica una labor de síntesis.
• Es conveniente redacta la Descripción en un orden diferente
al formato presentado.
• La Misión y los Principales Resultados deben elaborarse de
acuerdo a la estructura establecida.
• Elegir verbos que con precisión definan el rol en la acción y el
resultado en las finalidades.
• Evitar el uso de adjetivos calificativos.
• El contexto del Puesto debe redactarse de manera descriptiva.