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PROF.

PAL LLAQUE REDACCIN ADMINISTRATIVA PARTE II

REDACCIN ADMINISTRATIVA

Lima, septiembre de 2011

Redaccin Administrativa constituye el material de estudio y trabajo del curso Redaccin Administrativa diseado y desarrollado por el profesor Pal Llaque. Lima, 2011.

Reservados todos los derechos. Queda rigurosamente prohibida, sin la autorizacin escrita del autor, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin parcial o total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografa y el tratamiento informtico, as como la distribucin de ejemplares mediante alquiler o prstamo pblico.

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UNIDAD 7 REDACCIN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES Redaccin de documentos institucionales El participante redacta los principales documentos institucionales a partir de modelos estandarizados y eficientes.

Unidad 7 Objetivo

: :

La carta empresarial: definicin, partes y modelos La carta empresarial Es una comunicacin que se cursa de persona a persona y que se remite fuera del mbito institucional a particulares, empresas, representantes, entidades bancarias, proveedores, clientes. Puede versar sobre ofrecimientos de productos o servicios, compra o venta, cobros o pagos y los ms diversos temas. Partes de la carta empresarial Membrete Cdigo de identificacin Lugar y fecha Destinatario Intermediario (*) Asunto (*) Referencia (*) Cuerpo Adjuntos (*) Saludo Firma, aclaracin y cargo Copias (*) Posdata (*) Iniciales del responsable y de quien digit (*) = Elementos opcionales

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MODELO N 1
Membrete Cdigo de identificacin Lugar y fecha Destinatario

AMBULANTES UNIDOS JAMS SERN VENCIDOS, SA


DG 321/10

Monterrico, 23 de octubre de 2010 Seor Jorge Ninapayta de la Rosa Gerente Comercial


Instalaciones Frigorficas Modernas Estaciones Reunidas 325

Brea Lima 5
Intermediario Atencin: Srta. Elizabeth Rodrguez (elemento opcional) Cuerpo Me dirijo a Ud. para informarle que la instalacin de 42 m de

mobiliario frigorfico realizado por su empresa en nuestra cadena de bares y confiteras, en enero del ao en curso, est brindando un servicio excelente. Ante la inminencia de la apertura de un centro comercial de nuestra propiedad, tambin en este distrito, tengo sumo inters en realizar la climatizacin con equipos de aire acondicionado de primera calidad. Para tal efecto, solicito a Ud. que disponga la urgente visita a nuestra organizacin del Sr. Pablo Ruiz, el tcnico de su compaa que supervis las obras anteriores, para que realice un proyecto en nuestras instalaciones y elabore un presupuesto.
Adjuntos (elemento opcional)

Saludo
Firma, aclaracin y cargo

Atentamente

Agustn Prez
Agustn Prez Director General

Copias (elemento opcional) Posdata (elemento opcional) Iniciales del responsable y de quien digit AP/et

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MODELO N 2 Membrete

ORGANIZACIN COMUNICANTE SRL


GP 063/09 Lima, 2 de agosto de 2009 Lic. Margarito Chvez Jefe de Servicios Gamma SA Posadas 1584, 5to. piso, Cdigo Postal N 1112 Chiclayo Atencin: Sr. Pedro Salas, Tcnico de Servicios Asunto: Alquiler de equipos Referencia: RRPP235/06 (Carta de publicidad de Gamma SA, del 23.05.2009) Me dirijo a Ud. para solicitar un presupuesto por el alquiler de equipamiento tcnico y servicios que se detallan a continuacin, con motivo de la organizacin de las Jornadas de Actualizacin Impositiva que organiza esta empresa, por realizarse los das 20, 21 y 22 del mes en curso. Los equipos y servicios por contratar son los siguientes: pantalla gigante para proyeccin de video; tres equipos de TV y tres videocaseteras; grabacin y edicin de un video de 60 minutos; un operador de video. Para efectos de ajustar los detalles de la contratacin, pueden comunicarse con la Srta. Wendy Galarza al telfono 343-1154.

Cdigo de identificacin Lugar y fecha Destinatario

Intermediario (elemento opcional) Asunto (elemento opcional) Referencia (elemento opcional) Cuerpo

Adjuntos opcional) Saludo

(elemento Adjunto: Trptico publicitario de las Jornadas de Actualizacin Impositiva Cordialmente

Firma, aclaracin y cargo

Mara Elena Saldvar


Lic. Mara Elena Saldvar Gerente de Publicidad Copias opcional) (elemento CC: Juan Peralta, Gerente General; Mariella Prez, Gerente de Ventas; y Mauricio Jurez, Jefe de Logstica.

Posdata (elemento PD: Les ruego elevar el presupuesto solicitado antes del da 12 de agosto. opcional) Iniciales del responsable y de MES/sp quien digit

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La resolucin: definicin, partes y modelo Es el documento que contiene la decisin de la autoridad competente acerca de un determinado asunto o materia, de acuerdo con el cumplimento y observancia de la normatividad (leyes, estatutos, reglamentos, directivas, etc.) y en razn de las necesidades de la gestin de la entidad. Partes de la resolucin 1. Membrete 2. Nmero de resolucin 3. Lugar y fecha 4. Vistos (antecedentes para la resolucin) 5. Considerandos (argumentos de la resolucin) 6. Se resuelve (resolucin propiamente dicha) 7. Regstrese, comunquese y publquese 8. Firmas y cargos de las autoridades competentes

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Membrete

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CIENCIAS Y ARTES RECTORADO Nmero de RESOLUCIN RECTORAL N 1477/10 resolucin Lima, 26 de septiembre de 2010 Lugar y fecha Vistos (mencin VISTOS de los 1. Mediante el Oficio N 12-74-CE, de fecha 12 de agosto de 2010, el Dr. Jaime Reque Galarza, Presidente de la Comisin antecedentes) Estatutaria de la Universidad, solicita la aprobacin del Estatuto de la Universidad. 2. El oficio referido es acompaado del Estatuto de la Universidad Nacional de Ciencias y Artes, aprobado en la sesin de la Comisin, con fecha 10 de agosto de 2010. Considerandos CONSIDERANDOS (argumentos de 1. La Comisin Estatutaria de la Universidad Nacional de Ciencias y Artes fue constituida por Resolucin Rectoral N la resolucin) 78/97, con fecha 27 de septiembre de 2009. 2. La Comisin Estatutaria de la Universidad ha cumplido con la tarea encargada y esta se halla en concordancia con lo establecido por el Consejo Universitario en la sesin del 18 de agosto de 2010. Se resuelve SE RESUELVE: (resolucin propiamente Artculo 1 Se aprueba el Estatuto de la Universidad Nacional de Ciencias y dicha) Artes, que forma parte de la presente Resolucin. Artculo 2 Se debe publicar el estatuto en el diario oficial El Peruano. Artculo 3 Se debe dar por vigente el estatuto a partir del da siguiente de su publicacin.
Regstrese, comunquese publquese y

Regstrese, comunquese y publquese. Carlos Gastelo Len DR. CARLOS GASTELO LEN RECTOR Rosa Prez Flores DRA. ROSA PREZ FLORES SECRETARIA GENERAL 98

Firmas y cargos de las autoridades competentes

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El correo electrnico El correo o mensaje electrnico es, en la actualidad, uno de los medios a los que ms se recurre para la comunicacin empresarial interna o externa. Hasta cierto punto, ha desplazado al memorando y, cada vez con ms nitidez, a la carta empresarial. Partes del correo electrnico Elementos externos 1. Remitente (encabezado por De:) 2. Destinatario(s) (encabezado por Para:) 3. Destinatario(s) con copia (encabezado por CC:) 4. Destinatario(s) con copia oculta (encabezado por CCO:) 5. Asunto o tema (encabezado por Asunto:) 6. Adjuntos (opcional) Elementos internos 7. Vocativo de encabezamiento 8. Cuerpo del mensaje (o mensaje propiamente dicho) 9. Saludo de despedida 10. Firma digital (opcional) 11. Nombre y cargo del remitente 12. Informacin institucional complementaria (opcional)

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MODELO DE CORREO ELECTRNICO1 De Para CC CCO Asunto Adjuntos : : : : : : Rosa Elvira Madueo Gonzlez <remg@todolibros.com.pe> Jos Girn <josegiron@todolibros.com.pe> Jos Carrin <jcarrion@todolibros.com.pe> Graves incidentes en tienda del Jockey Plaza

Estimado Ing. Jos Girn: El Gerente General, Dr. Jos Carrin, me ha manifestado su molestia respecto a dos incidentes suscitados en la tienda del Jockey Plaza, actualmente bajo su jefatura. La semana pasada, un cliente ha sido maltratado (tratado despectivamente) en dos oportunidades y por dos vendedoras distintas. El cliente, obviamente incmodo, sospecha que ese trato deplorable refleja una actitud racista (el cliente en mencin se reconoce como mestizo con acentuados rasgos indgenas). Como Ud. comprender, Ing. Girn, de ser cierto que, en esta tienda, se practica un anacrnico y totalmente inadecuado racismo, la imagen de Todolibros, SRL estara comprometida y perjudicada. Por esa razn, en nombre del Gerente General, le exijo que realice, de inmediato, las siguientes tres acciones: tome las precauciones necesarias para que ningn incidente de esta naturaleza se vuelva a repetir; realice la investigacin correspondiente y, si fuera necesario, despida a las dos vendedoras involucradas en los sucesos; y, finalmente, realice la capacitacin que sea requerida para que el personal a su cargo no incurra en errores como los que motivan este mensaje. Atentamente Rosa Elvira Madueo Gonzlez Lic. Rosa Elvira Madueo Gonzlez Jefa de Marketing y Publicidad Todolibros, S.R.L. Alcanfores 666, Miraflores, Lima 18 Telfono 234-5678, Anexo 2345

Patricia Valderrama. Reproducido con permiso de la autora 100

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El oficio: definicin, partes y modelo Es un documento con carcter oficial dirigido por una o ms personas naturales con personera jurdica a un destinatario que puede ser persona natural o jurdica, con la finalidad de trasmitir una informacin institucional. Partes del oficio 1. Membrete 2. Cdigo de identificacin 3. Nombre oficial del ao 4. Lugar y fecha 5. Destinatario 6. Asunto (*) 7. Referencia (*) 8. Cuerpo 9. Adjuntos (*) 10.Saludo 11.Firma(s), aclaracin(es) y cargo(s) 12.Iniciales del responsable y de quien digit (*) = Elementos opcionales

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MODELO DE OFICIO Membrete

Superintendencia de Asuntos Legales

Cdigo de OFICIO 123-2009-SAL-OI identificacin Ao de la Unin Nacional Frente a la Crisis Externa Nombre oficial del ao Lugar y fecha Destinatario Lima, 2 de agosto de 2009 Dr. Rudecindo Gmez Arnao Presidente de la Junta de Jueces del Per

Asunto (elemento Asunto: Entrada en vigencia de la Directiva 423-890-02/08/2009SAL opcional) Referencia: Directiva 423-890-02/08/2009-SAL Referencia (elemento opcional) Cuerpo Mediante el presente oficio, hago de su conocimiento formal la entrada en vigencia de la Directiva 423-890-02/08/2009-SAL a partir del 1 de septiembre de 2009. Como es de conocimiento pblico, dicha Directiva fue aprobada por los estamentos legales y constitucionales correspondientes y su carcter de obligatoriedad rige para todos los organismos del Estado. Por otro lado, hago saber que todos los entes gubernamentales podrn contar con la colaboracin de nuestra Superintendencia para implementar adecuadamente la Directiva. Para ello, pongo a su disposicin, de forma gratuita, la asesora continua de un experto de nuestra entidad y con las capacitaciones que sean necesarias durante el primer semestre de entrada en vigencia de la Directiva. Adjuntos (elemento opcional) Adjuntos: Cuatro (4) 1. Directiva 423-890-02/08/2009-SAL 2. Copia del Comunicado 495-2009 del Congreso de la Repblica 3. Informacin institucional de SAL sobre el servicio de asesora 4. Informacin institucional de SAL sobre el servicio de capacitaciones Atentamente y

Saludo Firma(s), aclaracin(es) cargo(s)

Liliana Funes Marechal


Lic. Liliana Funes Marechal Superintendente General

Pepe Marchinares
Ing. Pepe Marchinares Superintendente Adjunto

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Copias (elemento CC: Econ. Julio del Salto, Tesorero; Dra. Mara Paz Gonzlez Echevarra, Administradora General; y Abog. Jos Matas, opcional) Secretario General Iniciales del responsable y de PM/jp quien digit

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El memorando: definicin, partes y modelo

El memorando Es la comunicacin escrita dirigida de persona a persona o de organismo a organismo, de circulacin interna empresarial, que se enva con mensajero en el mbito local y por correo o fax a lugares distantes. Partes del memorando 1. Membrete 2. Cdigo de identificacin 3. Destinatario 4. Emisor 5. Asunto o referencia 6. Destinatarios con copia (*) 7. Lugar y fecha 8. Cuerpo 9. Adjuntos (*) 10. Saludo 11. Firma, aclaracin y cargo 12. Iniciales del responsable y de quien digit (*) = Elementos opcionales

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MODELO DE MEMORANDO 1 Membrete ORGANIZACIN CONCORDIA Y FUTURO, SA Cdigo identificacin Destinatario Emisor Asunto o referencia Destinatarios con copia (opcional) Lugar y fecha Cuerpo de DAL 081/10 A: DE: ASUNTO: CC: Lic. Miguel Miranda Director de Recursos Humanos Dr. Fernando Montero Director de Asuntos Legales Actualizacin de conocimientos sobre convenios colectivos de trabajo, leyes laborales y directivas Ing. Arturo Ramos, Gerente General; Ing. Federico Garca, Jefe de Personal

FECHA: San Isidro, 24 de noviembre de 2010 ____________________________________________________________ De acuerdo con lo conversado oportunamente en la reunin de Directorio ltima, he programado, con mis colaboradores ms directos, reuniones quincenales con el personal de su rea para cumplir con el objetivo de actualizar los conocimientos sobre convenios colectivos de trabajo, leyes laborales y directivas.

Adjuntos (elemento Adjuntos: 2 (Dos documentos: 1. Temario de las reuniones y 2. Calendario) opcional) Atentamente Saludo Firma, aclaracin y cargo

Fernando Montero
Dr. Fernando Montero Director de Asuntos Legales Iniciales del FM/et responsable y de quien digit

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MODELO DE MEMORANDO 2 Membrete

FRIGORFICOS ASOCIADOS, SRL Cdigo de JM067/10 identificacin Destinatario Emisor Asunto referencia o A: DE: ASUNTO: FECHA: Dr. Camilo Ruiz Dra. Patricia Ruiz de Somocurcio Jefa de Marketing Viticos para el personal de Marketing Lima, 3 de junio de 2010

Lugar y fecha

_______________________________________________________________ Cuerpo El personal del rea de Marketing, bajo mi jefatura, me ha solicitado reiteradamente la actualizacin de los montos de los viticos que se les asignan en sus viajes por el interior del pas. Ocurre que, con estos viticos, no alcanzan a cubrir razonablemente los gastos de alojamiento y estada en los lugares donde deben desempear su labor. Hice algunas averiguaciones y, en efecto, dichos viticos son insuficientes para cubrir los gastos. Por esa razn, solicito el incremento, en 25%, de los viticos actuales. Estoy dispuesta a presentar las evidencias que refuercen esta necesidad urgente. Saludo Firma, aclaracin cargo y Cordialmente

Patricia Ruiz de Somocurcio


Dra. Patricia Ruiz de Somocurcio Jefa de Marketing

Iniciales del PRS/wm responsable y de quien digit

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El acta: definicin, partes y modelo Es el documento administrativo en el que se registra o se narra lo sucedido y lo acordado en reuniones de distinta naturaleza y que lleva la firma de las personas que intervinieron. Partes del acta 1. Membrete 2. Cdigo de identificacin 3. Nmero de acta 4. Lugar, fecha y hora de comienzo de la reunin 5. Listado de los miembros asistentes y de los ausentes estos ltimos con su justificacin. Mencin del presidente de la reunin 6. Objeto de la reunin 7. Sntesis de las exposiciones, deliberaciones y decisiones. Resultado de la votacin y explicitacin de las razones de los votantes para definirse a favor, en contra o abstenerse 8. Registro de los hechos o planteos que surjan en la reunin y que no tengan que ver con el tema principal: postergaciones, interrupciones, retiro de algunos de los miembros o incorporacin de nuevos miembros, y nuevos temas por tratar 9. Todo aviso referido a una prxima reunin 10. Hora de finalizacin de la reunin 11. Firma de los presentes

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MODELO DE ACTA
Membrete

Alpha SA
DIR3598 Acta N 212 En Monterrico, Av. Primavera 1315, Monterrico, el 16 de enero de 2010, a las 16:00 horas, se realiza sesin del Directorio de ALPHA SA Se renen el Vicepresidente de la Empresa, Dr. David Acosta; el Gerente de Capacitacin, Lic. Jos Luis Estvez; el Director de Recursos Humanos, Lic. Nicols Basalda; y el Director de Comercializacin, Dr. Ernesto Ferrara, bajo la presidencia del primero de los citados. Se encuentra ausente, con permiso, el Presidente del Directorio por motivo de viaje al exterior. El objeto de la sesin es considerar el Plan de Capacitacin para el Personal de Ventas, elaborado por el Departamento de Capacitacin para el segundo semestre del ao 2010. Inicia la reunin el Vicepresidente, quien expresa que el plan ha sido elaborado por el Departamento de Capacitacin tomando en cuenta el planeamiento estratgico de ventas para el ao prximo, la aparicin de nuevos productos competitivos, las investigaciones sobre demandas del mercado y los nuevos programas de cursos de ventas probados por empresas lderes en el pas y en el exterior. A continuacin, solicita al Gerente de Capacitacin que exponga los detalles del plan, quien as lo hace y somete a consideracin de los presentes dicho proyecto. Toma la palabra el Director de Comercializacin, quien efecta consideraciones sobre el calendario de cursos propuesto y solicita que se dicten en los meses de abril-mayo y no en junio-julio, como est proyectado, debido a que el Personal de Ventas bajo su dependencia debe estar capacitado en las nuevas tcnicas lo antes posible. Acto seguido, toma la palabra el Gerente de Capacitacin, quien objeta esta propuesta debido al hecho de que las vacaciones anuales de los instructores de los cursos fueron programadas para los meses de abril y mayo. A continuacin, el Vicepresidente consulta al Director de Recursos Humanos sobre esta posibilidad, quien desestima la propuesta de postergacin de las vacaciones anuales del personal en temporada veraniega debido a potenciales conflictos que podra acarrear esta medida. En uso de la palabra, el Vicepresidente propone volver a considerar el calendario con el Presidente del Directorio a su regreso y somete a votacin la aprobacin de los restantes puntos del plan. Sometida la mocin a votacin, con la salvedad de

Cdigo de identificacin Nmero de acta Lugar, fecha y hora de comienzo de la reunin Listado de los miembros asistentes y de los ausentes estos ltimos con su justificacin. Mencin del presidente de la reunin Objeto de la reunin

Sntesis de las exposiciones, deliberaciones y decisiones. Resultado de la votacin y explicitacin de las razones de los votantes para definirse a favor, en contra o abstenerse

Registro de los hechos o planteos que surjan en la reunin y que no tengan que ver con el

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tema principal: postergaciones, interrupciones, retiro de algunos de los miembros, incorporacin de nuevos miembros y nuevos temas por tratar Todo aviso referido a una prxima reunin Hora de finalizacin de la reunin Firma (manuscritas) de los presentes

postergar la aprobacin del calendario, se aprueba el plan por unanimidad.

Se conviene en que la prxima reunin de Directorio se realice el da 18 de febrero prximo a la misma hora. Sin ms asuntos que tratar, se levanta la reunin a las 18:00 horas.

David Acosta, Jos Luis Estvez, Nicols Basalda, Ernesto Ferrara

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