CÓMO TABULAR DATOS EN EXCEL

Luego de haber recopilado los datos de la encuesta, se procede a la tabulación de los resultados de cada preg
para obtener cuadros estadísticos donde se indique lo siguiente:

• Las alternativas de respuesta

• Los códigos
• Las frecuencias absolutas
• Los porcentajes

A partir de éstos, se elaboran los gráficos correspondientes.

Así mismo, se debe elaborar una tabla de frecuencias con los resultados de la pregunta citada en el cuestiona
para determinar:

¤ El promedio de consumo
¤ La desviación estándar
¤ El error estándar en la distribución del muestreo

En el siguiente ejemplo, vamos a aprender cómo se realiza este proceso en 3 pasos:

1. Primero, se digitalizan todas las preguntas de la encuesta con sus respectivas opciones de respuesta y se le
muestra en la hoja 'Formato encuesta y codificación').

2. Luego, creamos la base de datos con el número de cada pregunta y su código de respuesta respectivo el cu
encuestado. (Ver ejemplo en la hoja 'Base de datos').

3. Por último, realizamos el cálculo de resultados para obtener la FRECUENCIA y el PORCENTAJE de respue
crear los gráficos que nos permitan analizar esta información. (Hoja Resultados).

Veamos cómo se utiliza la función "Frecuencia":

FUNCIÓN FRECUENCIA

Utilizando la función estadística FRECUENCIA podemos diseñar los cuadros adecuados a cada pregunta para
emitir.

Como ejemplo, tomaremos la pregunta número 4 de nuestra encuesta y, para realizar la tabulación, tendremo

• Que la respuesta se refiera a todas las alternativas planteadas

• Que el código guarde relación con el asignado a cada respuesta
• La frecuencia absoluta o cantidad total de encuestados que respondieron la encuesta
• El porcentaje de respuesta respectivo para cada caso

Veamos cómo se calculan los datos con la función "Frecuencia":

Lo primero que debemos hacer es crear nuestro archivo de Excel con tres hojas. En la primera, ubicaremos la
respectivo código. En la segunda, creamos la base de datos con los resultados obtenidos en cada pregunta po
son 50 personas). Y, en la tercera hoja, desarrollaremos los resultados que obtendremos con los datos de las d

Veamos:
• La frecuencia absoluta o cantidad total de encuestados que respondieron la encuesta
• El porcentaje de respuesta respectivo para cada caso

Veamos cómo se calculan los datos con la función "Frecuencia":

Lo primero que debemos hacer es crear nuestro archivo de Excel con tres hojas. En la primera, ubicaremos la
respectivo código. En la segunda, creamos la base de datos con los resultados obtenidos en cada pregunta po
son 50 personas). Y, en la tercera hoja, desarrollaremos los resultados que obtendremos con los datos de las d

Veamos:

En la hoja "Resultados", nos ubicamos en la celda C3 y luego damos clic en el botón "Insertar función"
donde nos aparecerá la siguiente ventana:

Seleccionamos la categoría de funciones estadísticas y allí buscamos la función frecuencia y damos clic en el

Luego, nos aparecerá la siguiente ventana:

Como podemos observar, la función tiene dos argumentos: datos y grupos.

• Para seleccionar los datos que vamos a promediar,damos clic en el ícono que contiene la referencia corr
Como podemos observar, la función tiene dos argumentos: datos y grupos.

• Para seleccionar los datos que vamos a promediar,damos clic en el ícono que contiene la referencia corr

y nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, el cual nos permite elegirlos:

En seguida, damos clic en la hoja 'Base de datos'

Allí seleccionamos TODAS las celdas correspondientes a cada pregunta para calcular la frecuencia respectiva
No. 4).

Una vez seleccionadas oprimimos la tecla ENTER y veremos que se ha agregado el rango de datos de la func

Ahora, damos clic en la referencia Grupos y seleccionamos el código correspondiente a cada respuesta segú
elegimos el rango de celdas B3 hasta B4, pero en caso de que la respuesta tenga mas opciones de codificació
botón "Aceptar".
elegimos el rango de celdas B3 hasta B4, pero en caso de que la respuesta tenga mas opciones de codificació
botón "Aceptar".

Por último, realizamos lo siguiente:

Para que se replique la fórmula por todas las celdas que contienen la frecuencia, la convertimos en una fórmu

• Seleccionamos el rango de celdas que nos interesa, en la pregunta N° 4 será C3:C4

• Pulsamos F2 para editar la función.
• Pulsamos al mismo tiempo las teclas Control + Shift + Enter y notamos que se agregan unas llaves { } al inic
que se ha replicado para todo el rango de celdas elegido previamente, es decir, nos traerá los resultados para
• Al final, nos ubicamos en la celda C5 y totalizamos la cantidad de respuestas mediante la función Autosuma

Ahora debemos:

CALCULAR EL PORCENTAJE PARA CADA RESPUESTA

Una vez calculada la FRECUENCIA para cada alternativa de respuesta, procedemos a calcular el PORCENT

Ubicados en la hoja Resultados:

Damos clic en la celda correspondiente al primer Porcentaje

Damos clic en la celda correspondiente al primer Porcentaje

Y luego, con clic derecho, vamos a Formato de celdas:

Luego, elegimos en la pestaña Número, la categoría "Porcentaje" y damos clic en "Aceptar" ( como se muestra
Ahora, digitamos la siguiente fórmula: =C3/$C$5, la cual, para nuestro ejemplo, representa el porcentaje de
pregunta planteada, así:

Luego, ubicamos el cursor en la parte inferior derecha de la celda y con clic sostenido lo arrastramos hasta la
porcentajes de respuesta respectivos:

Con toda la información procesada podemos crear los gráficos respectivos.

OS EN EXCEL

e los resultados de cada pregunta

regunta citada en el cuestionario

3 pasos:

opciones de respuesta y se le asigna un código a cada una (Como se

de respuesta respectivo el cual debe corresponder al elegido por el

el PORCENTAJE de respuesta y así

).

ENCIA

cuados a cada pregunta para generar los reportes que se requiera

alizar la tabulación, tendremos en cuenta lo siguiente:

cuesta

En la primera, ubicaremos las preguntas de la encuesta con su

btenidos en cada pregunta por persona encuestada (en este ejemplo
dremos con los datos de las dos primeras.
 cuesta

En la primera, ubicaremos las preguntas de la encuesta con su

btenidos en cada pregunta por persona encuestada (en este ejemplo
dremos con los datos de las dos primeras.

otón "Insertar función"

recuencia y damos clic en el botón "Aceptar".

ue contiene la referencia correspondiente:

ue contiene la referencia correspondiente:

lcular la frecuencia respectiva (En este caso utilizaremos la pregunta

o el rango de datos de la función como se muestra en la figura:

diente a cada respuesta según la pregunta ( en nuestro ejemplo

a mas opciones de codificación las incluimos todas) y damos clic en el
 a mas opciones de codificación las incluimos todas) y damos clic en el

la convertimos en una fórmula de matriz:

3:C4

agregan unas llaves { } al inicio y fin de la fórmula lo cual nos indica

os traerá los resultados para cada código de respuesta.
mediante la función Autosuma.

ARA CADA RESPUESTA

mos a calcular el PORCENTAJE de las mismas:

n "Aceptar" ( como se muestra en la figura):
 representa el porcentaje de personas que respondieron SI a la

enido lo arrastramos hasta la celda D5, con ello conseguiremos los

 FORMATO DE ENCUESTA Y CODIFICACION
ENCUESTA VA DIRIGIDA A LA TRIPULACIÓN ENCARGADA DE LA RECOLEC

No. Pregunta

¿Cuál seria la causa mas representativa que afecta el no despacho a

1
destino?

¿El horario de recolección de mercancia en bodega cliente, no es el

2
optimo para el volumen de unidades a despachar?
¿Los datos que suministra el cliente a la hora de elaborar la guía de
3
transporte no es lo correcto?
¿los codigos iup de las unidades afectan el despacho a destino se
4
quedan sin despachar?

¿Cuáles de los siguientes factores internos afecta la mercancía para el

5
despacho ?

¿Falta auditoria y control con unidades recogidas por los aliados

6
logísticos ?

¿Cuál de las siguientes opciones es la causante de que la mercancía

7
no se despache de origen?

¿Usted cree, que falta capacitación auxiliares logísticos de recolección y

8
esto mejoraría el proceso despachos mermando la problemática?
ESTA Y CODIFICACION DE DATOS
N ENCARGADA DE LA RECOLECCIÓN DONDE LOS CLIENTES

Respuesta CODIGO
Documentos de aforo de la unidad mal elaborados por el cliente 1
Unidades no están con su respectivo rotulo 2
Datos incompletos en Guía despacho 3
Poco tiempo para la revisión de la documentación 4
Todas las anteriores 5
SI 1
NO 2
Si 1
No 2
SI 1
NO 2
Exceso de confianza 1
cansancio fisco al llegar a bodega para el despacho 2
No contar con vanes disponibles en los muelles de las ciudades des 3
Problemas con los dispositivos móviles 4
Todas las anteriores 5
SI 1
NO 2
Cliente 1
Aliados logísticos 2
Auxiliar logísticos 3
Problemas tecnológicos 4
Códigos de barras 5
Clientes no entregan unidades con rótulos de movilidad 6
Todas las anteriores 7

Si 1

No 2
Para nuestro ejemplo tomaremos la Pregunta No. 4 como referencia

Preg. No. 1 Preg. No. 2 Preg. No. 3 Preg. No. 4 Preg. No. 5 Preg. No. 6 Preg. No. 7 Preg. No. 8

5 2 2 1 5 1 5 1
2 1 1 1 5 1 6 1
2 1 1 1 5 1 4 1
5 1 1 2 5 1 6 2
5 1 2 2 4 2 1 2
3 2 2 1 1 2 2 1
3 1 1 1 3 1 6 1
3 4 4 5 5 5 6 5
resultado
¿Qué factores influyen para que la Mercancía no se despache por inconvenientes en el
Auxiliares logísticos no pueden enviar dichas unidades a destin

Preg. No. 1 Preg. No. 2 Preg. No. 3 Preg. No. 4 Preg. No. 5

Datos incompletos en Guía despacho SI SI SI TODAS LAS ANTERIORES

3 4 4 5 5
onvenientes en el proceso de recolección los
unidades a destino?

Preg. No. 6 Preg. No. 7 Preg. No. 8

SI AUXILIRES LOGISTICOS SI
5 6 5
 ¿Qué factores influyen para que la Mercancía no se despache
recolección los Auxiliares logísticos no pueden e
Preguntas Respuesta Código
Preg. No. 1 Datos incompletos en Guía despacho 5
Preg. No. 2 NO 1
Preg. No. 3 SI 5
Preg. No. 4 SI 1
Preg. No. 5 SI 5
Preg. No. 6 TODAS LAS ANTERIORES 1
Preg. No. 7 AUXILIARES LOGISTICOS 6
Preg. No. 8 SI 1
TOTAL

Una vez obtenidos los datos de FRECUENCIA y PORCENTAJE, procedemos a crear el g

¿Qué factores influyen para que la Mercancía no se despache por inconvenientes en el proceso de recolección los Auxiliares log
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Datos NO SI SI SI TODAS LAS AUXILIARES SI TOTAL
incompletos ANTERIORES LOGISTICOS
en Guía
despacho
Preg. No. 1 Preg. No. 2 Preg. No. 3 Preg. No. 4 Preg. No. 5 Preg. No. 6 Preg. No. 7 Preg. No. 8

Código Frecuencia Porcentaje

 no se despache por inconvenientes en el proceso de
icos no pueden enviar dichas unidades a
Frecuencia Porcentaje
5 23.81%
2 9.52%
4 19.05%
5 23.81%
2 9.52%
1 4.76%
1 4.76%
1 4.76%
21 100.00%

ocedemos a crear el gráfico respectivo

recolección los Auxiliares logísticos no pueden enviar dichas unidades a

AUXILIARES SI TOTAL
LOGISTICOS

Preg. No. 7 Preg. No. 8