[Escriba aquí]

I. OBSERVACIONES

1. El Órgano Encargado de las Contrataciones reformuló los términos de referencia sin tener en
cuenta lo informado por el Comité Especial; señalando como base el Reglamento Nacional de
Edificaciones, habiendo efectuado otras modificaciones.

De la revisión efectuada a los documentos relacionados a la AMC n.° 2622-2013/PRESENTES

derivada, se establece que el órgano encargado de las contrataciones a través del Informe n.° 406-
/2013, indicó que los TR (con los que posteriormente se realizó el EPOM y se trasladaron a las
bases administrativas) se reformularon, sin tomar en cuenta lo informado por el CE en el Informe
n.° 801./2013 de 26 de agosto de 2013; obedeciendo a normas establecidas en el reglamento
nacional de edificaciones; modificaciones que no contaron con la autorización escrita del
Gerente de la GAF como titular del área usuaria, lo cual constituiría una vulneración a la división de
responsabilidades establecida en el artículo 11° del Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado aprobado por el Decreto Supremo n.° 184-2008-EF.

Las modificaciones efectuadas no se ajustan a la realidad, toda vez que ninguno de los cambios
efectuados, se ha realizado tomando como base el citado reglamento; habiendo establecido la
comisión auditora, que se modificaron los TR en los aspectos siguientes: Ubicación, Entrega y
Disponibilidad del Inmueble, Plazo de Ejecución del Servicio, Forma de Pagoy Garantía a cargo de
PRESENTES; conceptos que se desarrollarán posteriormente.

Debe precisarse que el Informe precedentemente citado, emitido por la señora Maura Padilla
Sánchez al señor David Montalvo Jimenez - Gerente de la GAF, señaló que:“… de acuerdo a los
proveídos de la Gerencia General y su Despacho, se reformularon los Términos de Referencia, los cuales han
incluido, entre otras, características técnicas que obedecen a normas establecidas en el Reglamento Nacional
de Edificaciones establecidas para uso de oficinas”; notándose que el literal ii) de Vistos de la Resolución
de Gerencia General n.° 807-2013/PRESENTES lo toma en cuenta, validándolo no obstante que
como ya se indicó, no debió efectuarse modificación alguna toda vez que las causas que generaron
el desierto no se debieron a causas imputables al proceso.

Debe precisarse que las citadas modificaciones revelan coincidencia con las características y
condiciones del inmueble que ofreció el postor, que finalmente fue ganador de la Buena Pro.

El total de las modificaciones efectuadas a los TR, posteriores a la declaratoria de desierto del
CP n.° 229-2013/PRESENTES, básicamente fueron los siguientes:

Ubicación del local

Los TR para el CP n.° 229-2013/PRESENTES, indicaban como ubicación un local situado en los
distritos de San Borja, o San Isidro o Santiago de Surco (Chacarilla del Estanque, Higuereta,
Neptuno, Tambo de Monterrico, abstenerse otras urbanizaciones), para las coordinaciones a
realizarse con la sede central de la entidad, ubicada en el distrito de San Borja; sin embargo, los TR
de la
AMC n.°226-2013/PRESENTES derivada, solo incluyeron al distrito de San Borja máximo “a 1
kilómetro de distancia con la sede central o de San Isidro en la Urbanización Corpac... ”, lo cual
revela una reducción del ámbito geográfico, limitando la pluralidad de postores, y por ende conseguir
mejores condiciones para la entidad. Con dicho accionar no se ha tomado en cuenta el principio de
la libre concurrencia y competencia que rige a la contratación pública, contemplado en el literal c) del
artículo 4° de la Ley de Contrataciones del Estado.

Entrega y disponibilidad del inmueble

 Página 2 de 5

Los TR para el CP n.° 229-2013/PRESENTES, en cuanto a entrega y disponibilidad del inmueble,

señaló que era en forma inmediata; sin embargo, en los TR de la AMC n.° 226-2013/PRESENTES
derivada, precisa “… al día siguiente de otorgada la conformidad de obra emitida por la Municipalidad
correspondiente (en caso de inmuebles recién construidos)”, advirtiendo la comisión auditora que con
fecha 28 de abril de 2014 mediante el formulario único de edificación FUE (conformidad de obra y
declaratoria de edificación), (Apéndice n.º 4, anexo n.º 18) el contratista recién gestionó la
conformidad de obra ante la Municipalidad Distrital de San Isidro y mediante carta de 2 de mayo de
2014 dirigida al Gerente de Administración y Finanzas, el Gerente General de Inmobiliaria Duarte
S.A.C , le comunicó a PRESENTES haber obtenido la conformidad de obra del edificio; variación
que no fue consultada al área usuaria, no habiéndose tomado en cuenta el artículo 78° del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

De otro lado, la Arquitecta Carla Díaz Ponce, del área Logística emitió el Informe de Fiscalización
Posterior n.° 280/2013 de 29 de agosto de 2013 (Apéndice n.º 4, anexo n.º 19), como resultado de la
verificación del cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos solicitados en las Bases Integradas
de la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada, del inmueble ofrecido en la propuesta técnica de la
empresa Inmobiliaria Duarte S.A.C , señalando en el numeral 7 “Entrega y disponibilidad del
inmueble” del citado informe “De acuerdo a lo indicado verbalmente por el propietario, la entidad podrá
disponer del inmueble desde el día siguiente de suscrito el Contrato, según se indica en las bases”; no
obstante ello, el contrato n.° 2240-2013/PRESENTES fue suscrito el 29 de agosto de 2013 y
PRESENTES tuvo que esperar ocho meses para ocupar el inmueble; denotándose que la citada
profesional del área de Logística, no reveló la real situación en la que se encontraba el inmueble,
teniendo en cuenta que a esa fecha, aún no estaba en condiciones para ser utilizado, tal como se
desprende del formulario único de edificación –FUE- antes indicado.

Plazo de ejecución del servicio

Conforme a los TR del CP n.° 229-2013/PRESENTES, al requerirse la entrega y disponibilidad del

inmueble en forma inmediata, el plazo de ejecución del servicio se estableció desde un mes
siguiente a la firma del contrato, tiempo a utilizar en el acondicionamiento y puesta en uso de las
instalaciones; mientras que en los TR modificados de la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada,
en el plazo de ejecución del servicio se establecieron 2 condiciones:

Denotando que no se ha salvaguardado los intereses de PRESENTES al dejarse la fecha de inicio

del plazo contractual, al libre albedrío del arrendador y en su beneficio.

Consecuentemente, no se tomó en cuenta el literal b) del artículo 26°de la Ley de Contrataciones

del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo n.° 1017, concordado con el artículo 39° de su
Reglamento, aprobado por el Decreto Supremo n.° 184-2008-EF, relacionado con el contenido
mínimo que deben incluir las bases.

Pago adelantado anual por arrendamiento y devolución de garantía

Los TR del CP n.° 226-2013/PRESENTES establecieron que “el pago del servicio de arrendamiento
se harán de manera mensual, dentro de los primeros 15 días calendarios del mes siguiente:……”,
sin embargo, los TR de la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada, no cautelaron los intereses de
la entidad al establecer que el pago del servicio de arrendamiento se efectuaría en forma adelantada
por los 12 meses del año, dentro de los 15 días calendario del mes de enero del año que se inicia;
así como tampoco se tuvo en cuenta lo dispuesto por el artículo 180° del Reglamento de la
Ley de Contrataciones del Estado.

De otro lado, los TR del CP n.° 229-2013/PRESENTES establecían que la garantía otorgada debía
ser devuelta al PRESENTES dentro de los 15 días calendario siguientes de culminado el alquiler, y
 Página 3 de 5

en los TR de la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada que fueron modificados, se estableció

que dicha garantía sería devuelta dentro de los 30 días calendario de culminado el contrato, lo que
revela igualmente que no se ha cautelado los intereses de la entidad; variación que no fue
consultada al área usuaria, por lo que no se tuvo en cuenta el artículo 78° del Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado aprobado por el Decreto Supremo n.° 184-2008-EF.

2. Comité Especial modificó los factores de evaluación afectando el interés público representado
por PRESENTES.

La comisión auditora ha advertido que el Comité Especial efectuó modificaciones a los factores de
evaluación, sin haber observado que los TR fueron reformulados por el órgano encargado de las
contrataciones sin que existan causas no imputables al proceso declarado desierto, notándose entre
otros, los siguientes:
 En el CP n.° 229-2013/PRESENTES no se asignó puntaje para el acabado de los pisos,
mientras que en la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada se asignó 20 puntos a los postores
que ofrecían piso de porcelanato, restringiendo la posibilidad de otorgar puntaje a otros postores
cuyos inmuebles tengan acabados diferentes al porcelanato, necesidad que no se justifica.

 En el CP n.° 229-2013/PRESENTES se asignaba en el rubro ambiente para comedor- 5 puntos-,

sin embargo, este aspecto fue excluido en la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada.

Estableciéndose que los factores de evaluación contenidos en las bases administrativas del
CP n.° 229-2013/PRESENTES contemplaban la contratación de un ambiente para comedor, sin
embargo, al haberse excluido de la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada, se generó la
necesidad de un ambiente para comedor; la comisión auditora ha identificado que la entidad,
posteriormente alquiló complementariamente dicho ambiente en la azotea (piso 8) del edificio que
ocupa, mediante adenda n.° 02 al contrato n.° 2240-2013/PRESENTES, sustentado con el Informe
n.° 823/2014, suscrito por Maura Padilla Sánchez, Jefa de Servicios Generales e Infraestructura,
que indica la necesidad de contar con un área para comedor, así como espacio para los
condensadores de aire acondicionado.

 También en el CP n.° 229-2013/PRESENTES se asignaba para el ambiente de condensadores

5 puntos, mientras que la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada, le asignó 10 puntos.

 Adicionalmente, los factores de evaluación para los meses de gracia en el

CP n.° 229-2013/PRESENTES asignaba 10 puntos al postor que ofrecía 3 meses, y 5 puntos al
que ofrecía 2 meses; mientras que en la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada, se asignó
para 2 meses de gracias, 10 puntos; limitando de esta manera una mejor propuesta.

El artículo 13° de la Ley de Contrataciones del Estado establece que la formulación de las
especificaciones técnicas deberá ser realizada por el área usuaria en coordinación con el órgano
encargado de las contrataciones de la entidad, evaluando en cada caso las alternativas técnicas y
las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfacción del requerimiento. Esta evaluación
deberá permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria
del respectivo proceso de selección, evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo
favorezca a determinados postores.

Al respecto, es pertinente indicar que de la verificación efectuada al expediente materia de análisis,

se establece que no se ha tenido en cuenta el precepto legal desarrollado en el párrafo precedente,
pues los TR y los factores de evaluación contemplados en las bases administrativas tanto del
CP n.° 229-2013/PRESENTES como de la AMC n.° 226-2013/PRESENTES derivada, son
subjetivos y orientan la contratación a un determinado proveedor, situación que contraviene el
 Página 4 de 5

principio de trato justo e igualitario contemplado en el literal k) del artículo 4° de la Ley de

Contrataciones del Estado.

Sobre el particular, los hechos antes expuestos incumplen la siguiente normativa:

El Decreto Legislativo n.° 1017 de publicado el 4 de junio de 2008, que aprobó la Ley de
Contrataciones del Estado, vigente en ese momento, establece lo siguiente:

Artículo 4°.- Principios que rigen las contrataciones

Los procesos de contratación regulados por esta norma y su Reglamento se rigen por los siguientes principios,
sin perjuicio de la aplicación de otros principios generales del derecho público:
c) Principio de Libre Concurrencia y Competencia: En los procesos de contrataciones se incluirán regulaciones
o tratamientos que fomenten la más amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y participación de
postores.
e) Principio de Razonabilidad: En todos los procesos de selección el objeto de los contratos debe ser
razonable, en términos cuantitativos y cualitativos, para satisfacer el interés público y el resultado esperado.
k) Principio de Trato Justo e Igualitario: Todo postor de bienes, servicios o de obras debe tener participación y
acceso para contratar con las Entidades en condiciones semejantes, estando prohibida la existencia de
privilegios, ventajas o prerrogativas.

Artículo 7°.- Expediente de Contratación

“La Entidad llevará un Expediente de Contratación que contendrá todas las actuaciones del proceso de
contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las
ofertas no ganadoras. El referido expediente quedará bajo custodia del órgano encargado de las
contrataciones, conforme se establezca el Reglamento”.

Artículo 13°.- Características técnicas de los bienes, servicios y obras a contratar

“Sobre la base del Plan Anual de Contrataciones, el área usuaria deberá requerir la contratación de los bienes,
servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con
el fin de asegurar la oportuna satisfacción de sus necesidades.

Al plantear su requerimiento, el área usuaria deberá describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo
con precisión su cantidad y calidad, indicando la finalidad pública para la que debe ser contratado”.

Artículo 26°.- Condiciones mínimas de las Bases

“Las Bases de un proceso de selección serán aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario al que
le hayan delegado esta facultad y deben contener obligatoriamente, con las excepciones establecidas en el
Reglamento para la adjudicación de menor cuantía, lo siguiente:
(…)

Artículo 27°.- Valor Referencial

“El órgano encargado de las contrataciones en cada Entidad determinará el Valor Referencial de
contratación con el fin de establecer el tipo de proceso de selección correspondiente y gestionar la
asignación de los recursos presupuestales necesarios.

El Valor Referencial será determinado sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y
condiciones que ofrece el mercado, efectuado en función del análisis de los niveles de comercialización, a
partir de las especificaciones técnicas o términos de referencia y los costos estimados en el Plan Anual de
Contrataciones, de acuerdo a los criterios señalados en el Reglamento…”.

Artículo 7°.- Expediente de Contratación

“La Entidad llevará un Expediente de Contratación que contendrá todas las actuaciones del proceso de
contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, debiendo incluir las
ofertas no ganadoras. El referido expediente quedará bajo custodia del órgano encargado de las
contrataciones, conforme se establezca el Reglamento”.

Artículo 11°.- Características técnicas de lo que se va a contratar

 Página 5 de 5

“El área usuaria es la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad
de los bienes, servicios u obras que requiera para el cumplimiento de sus funciones, debiendo desarrollar esta
actividad de acuerdo a lo indicado en el Artículo 13° de la Ley. El órgano encargado de las contrataciones, con
la autorización del área usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado,
podrá ajustar las características de lo que se va a contratar”.

Artículo 27°.- Valor Referencial

“El órgano encargado de las contrataciones en cada Entidad determinará el Valor Referencial de contratación
con el fin de establecer el tipo de proceso de selección correspondiente y gestionar la asignación de los
recursos presupuestales necesarios.

El Valor Referencial será determinado sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y
condiciones que ofrece el mercado, efectuado en función del análisis de los niveles de comercialización, a
partir de las especificaciones técnicas o términos de referencia y los costos estimados en el Plan Anual de
Contrataciones, de acuerdo a los criterios señalados en el Reglamento…”.

Artículo 39°, último párrafo establece: “El plazo de ejecución contractual y el plazo máximo serán los indicados
en el Expediente de Contratación, los cuales serán recogidos en las Bases, constituyendo requerimientos
técnicos de obligatorio cumplimiento”.

Artículo 70°: “… El procedimiento general de calificación y evaluación será el siguiente:

Sólo una vez admitidas las propuestas, el Comité Especial aplicará los factores de evaluación previstos en las
Bases y asignará los puntajes correspondientes, conforme a los criterios establecidos para cada factor y a la
documentación sustentatoria presentada por el postor.

Las propuestas que en la evaluación técnica alcancen el puntaje mínimo fijado en las Bases, accederán a la
evaluación económica. Las propuestas técnicas que no alcancen dicho puntaje serán descalificadas en esta
etapa…”.

En caso el motivo de declaratoria de desierto esté referido al valor referencial o a las características del objeto
contractual, el Comité Especial solicitará información al órgano encargado de las contrataciones o al área
usuaria, según corresponda…”.

Artículo 180°.- Oportunidad en el pago

“Todos los pagos que la Entidad deba realizar a favor del contratista por concepto de los bienes o servicios
objeto del contrato, se efectuarán después de ejecutada la respectiva prestación; salvo que por razones de
mercado, el pago del precio sea condición para la entrega de los bienes o la realización del servicio…”.

La situación descrita se originó por la conducta omisiva de los funcionarios competentes y de los que
intervinieron en la contratación, al no proteger los intereses de la entidad, afectando con ello el correcto
funcionamiento de la administración pública.

Los hechos expuestos han generado que se haya efectuado una contratación que no ha salvaguardado
los intereses de PRESENTES, habiéndose transgredido diversos artículos de la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento, notándose además que se ha contraído compromisos económicos sin
corresponder, por un monto de US $ 64 573,00, equivalente a S/. 195 418,62 (T.C: fechas de las adendas
n.°s 1 y 2).