“PROCESO ADMINISTRATIVO Y PLANEACIÓN” de Eduardo Bustos Farías.

Como podemos verlo con diversos autores, el proceso de administrar algo junto con
sus fases, se encuentra inmerso en muchas situaciones y etapas de nuestra vida,
en las cuales es necesario llevar un orden, como lo mencionaba Miklos en su libro
“Las decisiones políticas: De la planeación a la acción”, encontramos que
planeamos casi todas las necesidades humanas, pues el ser humano es el único
habitante de este planeta que cuenta con la capacidad de pensar, imaginar y crear,
lo cual le brinda la posibilidad de prever, prevenir y prepararse, y así poder tomar
decisiones previas a las situaciones problemáticas.
Es por eso que considero que el proceso, pero sobre todo su etapa de planeación
es primordial para poder llevar acabo de manera satisfactoria cualquier fin o meta
que nos propongamos.
Pero cuando nos referimos al Proceso Administrativo Público, debemos de poner
especial atención y sus fases y por ende al cumplimiento de éstas, pues no hay que
olvidar que la sociedad es la primera organización en la cual se denotan las
consecuencias de un correcto manejo del gasto público, y por ende del Proceso
Administrativo Público.
Bustos Farías de manera clara y sencilla nos explica detalladamente los pasos que
siguen al Proceso Administrativo, sus diferentes enfoques, sus ventajas, la
importancia de la planeación, tanto sus elementos como la importancia que ésta
tiene, así como la planeación estratégica, los presupuestos, las técnicas de
aplicación y por supuesto la organización.
Cómo él nos define, el proceso administrativo es el conjunto de etapas o fases
sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral; si llevamos esto al ámbito público,
debemos de tomar en cuenta, como anteriormente se dijo, que este proceso tiene
repercusiones en todos los sectores de la sociedad, por esto es mucho más
complejo en el cual se debe de tomar en cuenta el territorio, el índice demográfico
o la cobertura de redes y planes.
Cómo sabemos, el proceso administrativo se divide en 2 fases: la mecánica y la
dinámica; en la mecánica encontramos dos etapas primordiales del proceso
administrativo, que son planeación y organización. Y la dinámica comprende las dos
etapas finales que son dirección y control.
La planeación es la primer etapa o fase del proceso administrativo denominado
como: ¿Qué se quiere hacer? Es la etapa en la cual lo principal es definir los
objetivos y las estrategias que se utilizaran para llegar a estos; esto se relaciona
con diversos conceptos como por ejemplo: propósitos, estrategias, objetivos, tareas,
presupuestos, políticas, procedimientos, etc.
La organización es la segunda fase de este proceso, también podemos entenderla
como ¿Cómo se quiere hacer? Y tiene una intima relación con los conceptos de
división del trabajo, coordinación, jerarquización, recursos, ya sea humanos,
materiales o financieros, funciones y organigramas.
La tercera fase es la dirección aquí nos encontramos con la cuestión de ¿Quién lo
va a realizar?, esta etapa la podemos relacionar con coordinación, motivación,
liderazgo, supervisión y toma de decisiones, todas estas funciones realizadas
principalmente por un líder, que es el encargado de llevar acabo de manera
satisfactoria todas las tareas que se encomendaron para llegar al objetivo.
Y el control, que es la última fase en la cual nos cuestionamos ¿Cómo se realizó?
Aquí nos tenemos que enfocar a los temas como medición, evaluación,
comparación, establecimiento de estándares, retroalimentación y por supuesto la
corrección.
Como se menciona en la lectura, este proceso es universal, puede ser aplicado a
todo tipo de organización, es por eso que tiene tanta importancia y es vital para
poder llegar a metas y objetivos claros.
Como sabemos, existen diversos enfoques acerca del proceso administrativo, ya
sea con autores como Henry Fayol, principal contribuyente al enfoque clásico de la
Administración, el cual nos dice que las etapas del Proceso Administrativo son
previsión, organización, comando, coordinación y control; a Harold Koontz y Cyril
O’Donnell que agregan la etapa de integración a las etapas básicas del Proceso
Administratvivo; otro autor es George. R. Terry el cuál sustituye la etapa de dirección
por la de ejecución; a Agustín Reyes Ponce que sostiene la postura de Koontz y
O’Donnell con la agregación de la integración, y con la de Fayol con la de previsión;
y por último a Burt K. Scanlan que sigue proponiendo las cuatro fases iniciales ya
conocidas.
Al analizar las funciones de los principios del proceso administrativo encontramos
una serie de elementos que son básicos para el cumplimiento del Proceso
Administrativo, pues no hay que olvidar que el planear implica hacerlo de manera
racional y eficaz, para así poder llegar a los objetivos planeados con el menor costo
posible y logrando que tenga un mayor impacto.
El sólo hecho de dejar pasar algunos de estos elementos podríamos tener como
consecuencia una mala ejecución de las tareas y por ende no se lograría llegar a
los objetivos planteados, estos elementos son la medición, la objetividad, la
previsibilidad, la previsión, la flexibilidad, la especialización, la unidad, la unidad de
mando, el equilibrio autoridad-responsabilidad y el equilibrio dirección-control.
El proceso administrativo tiene sus pros y contras, las ventajas de este son que nos
proporciona un marco de trabajo conceptual, nos ayuda a entender lo que es la
administración y por ende su proceso, se ve a la administración como un arte lo cual
mejora de manera notoria la practica de esta, así como un refinamiento en los
principios administrativos que sirven como directrices para una útil y clara
investigación administrativa.
El hombre siempre busca la manera de poder llegar a entender el mundo que lo
rodea, analizando su pasado, viviendo su presente y construyendo su futuro, ahí es
donde la planeación juega un papel importante, pues el planear implica realizar
acciones y tomar decisiones basadas en el futuro.
De todas las definiciones propuestas en la lectura, la del teórico Agustín Reyes
Ponce, es la más completa y concisa, pues él define a la planeación como: fijar el
curso concreto de la acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que
habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación
de tiempo y números necesarios para su realización.
La planeación se denomina como la primera fase del Proceso Administrativo, por lo
cual se reconoce su importancia, ya que esta nos ayuda reducir el máximo de
riesgos, propiciando el desarrollo de la organización y maximizando el
aprovechamiento de recursos y tiempo.
Como lo menciona Bustos Farías, el “planear es función del administrador …”
trasladando esto al Proceso Administrativo Público, es importante rescatar que un
Administrador Público debe de ser capaz de ejecutar o diseñar los programas y las
políticas públicas que se orientan hacia las satisfacciones de carácter social.
Así como el Proceso Administrativo tiene sus elementos, la planeación cuenta con
los suyos, y ahí encontramos conceptos como propósitos, investigación, objetivos,
estrategias, políticas, programas, presupuestos y procedimientos, todos estos
elementos son vitales para llegar a una correcta planeación, si logramos abordar de
manera concisa esta etapa del Proceso, tendremos una parte resuelta de este.
El proceso de planeación estratégica, no puede tener mejor ejemplificación que la
de la historia de Aníbal Barca, conocido como general y estadista cartaginés,
considerado como uno de los más grandes estrategas militares de la Historia, éste
cuando planeaba conquistar Roma inició con la definición de su reino, la formulación
de estrategias, el análisis del medio ambiente, así como la comparación y la
combinación de los recursos para poder decidir que tácticas y estrategias se
seguirían para llegar a los objetivos.
Por lo tanto, entendemos a la planeación estratégica como el Sistema gerencial que
se enfoca en los objetivos (¿Qué se quiere lograr?) y las estrategias (¿Cómo se
lograrán estos objetivos?). Es decir,consiste en el porvenir de las decisiones
actuales, concentrándose en los objetivos que son viables, haciendo un análisis de
las oportunidades y las amenazas del entorno, es un proceso que se inicia con
establecimiento de metas, es una actitud, una forma de vida requiere decisión para
mirar hacia el futuro.
La planeación estratégica también tiene sus antecedentes con el “management” de
Frederick Winslow Taylor, conocido como el padre de la Administración Científica.
La planeación estratégica es el proceso que comienza con el establecimiento de
metas organizacionales, así como la definición de estrategias y políticas para lograr
estas metas, la ventaja de este tipo de planeación es que es organizada y conducida
en base a la realidad.
En la planeación estratégica se consideran cuatro puntos primordiales, que son: El
porvenir de las decisiones actuales, el proceso, la filosofía y la estructura.
En la lectura también encontramos lo que son los objetivos, Bustos los denomina
como los resultados que la empresa u organización desea obtener, nos dice que
son “fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico”.
Los objetivos, como todos los elementos y fases que se relacionan con el proceso
administrativo, también tiene sus características, las cuales son establecerse en un
tiempo específico y determinarse cuantitativamente, como ya lo menciona su
concepto.
También encontramos una clasificación de los objetivos, los cuales pueden ser
organizacionales e individuales, los organizacionales son, como ya lo dice su
nombre, los que se orientan hacia la mejora de la organización o la empresa; y las
individuales, son las metas personales de cada individuo.
Los objetivos se dan en un tiempo especifico, es por eso que se tienen metas a
corto plazo que va de un año o menos, de mediano plazo que se extiende de 1 a 5
años, y el largo plazo que va más allá de 5 años.
No hay que olvidar, que los objetivos deben de poder ser medibles, cuantificables,
tienen que poder ser jerarquizables; pues si se hace una correcta determinación de
los objetivos, verificando que sean viables, y que cumplan con las características ya
mencionadas, habremos cubierto casi en su totalidad la primer fase del Proceso
Administrativo, lo cual facilitará el trabajo y hará más factible el cumplimiento de
estos.
Con el Proceso Administrativo lo que se busca es llegar a la implementación de
políticas, lo cual, volviendo a citar a Bustos, se define como una “serie de principios
y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro” creo que es la parte
más importante de la Administración Pública, pues esta es entendida como un
subsistema de ejecución de las políticas públicas que pretende resolver los
problemas y satisfacer las necesidades que son determinadas por la población.
Por eso las políticas son de vital importancia en el desarrollo de diseños y
estrategias, son el instrumento que guía el curso de acción de la Administración
Pública, todo esto relacionado con la toma de decisiones.
Otro elemento son las metas, denominadas como “objetivos cualificados”, pues al
establecer los objetivos claramente se están determinando las metas a las cuales
se desea llegar.
Las estrategias, en la lectura las podemos entender desde su punto de vista
etimológico, desde sus inicios en la Antigua Grecia, por lo tanto entendemos que la
estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo
que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión.
También debemos entender que la estrategia se genera desde dos puntos; el
primero es lo que una organización quiere realizar y el segundo es lo que una
organización realizó.
Siempre encontraremos definiciones de estrategia un tanto similares pues es un
concepto que puede ser utilizado en diferentes contextos. Lo que no hay que dejar
pasar por alto es que la estrategia desea expresar la visión del estado deseado a
alcanzar en el futuro, se centra en la correcta dirección de los recursos hacia fines
específicos.
Es importante mencionar que existen diversos enfoques para abordar las
estrategias; el primero es ascendente, el segundo descendente, el tercero
interactivo y el cuarto a nivel dual.
Al haber definido claramente en que consiste la etapa de planeación; cuales son los
distintos enfoques y teorías que surgen para dar fundamento a una ciencia
administrativa; los conceptos y actividades elementales para realizarla, así como su
función principal continuamos con la segunda etapa del Proceso Administrativo, la
organización.
Este paso dentro del ciclo administrativo es sin duda esencial, ya que es donde
materializamos nuestras ideas, donde nuestros planes adquieren la sustancia que
les da existencia y comprobamos la factibilidad de echar a andar cualquier tipo de
empresa en la que nos aventuremos, además verificamos que lo planeado
concuerda con los recursos de los que disponemos para emprender nuestros
proyectos.
La organización por definición es tanto una función como un método. Su carácter
funcional nos indica que consiste en definir las actividades laborales ordenándolas
jerárquicamente para alcanzar las metas establecidas. Como método su
característica principal es la capacidad que se tiene para distribuir grados de
autoridad y responsabilidades. En síntesis es una actividad integradora y
ordenadora que nos permite vislumbrar cual será la estructura organizacional con
la que habremos de trabajar para alcanzar nuestros diferentes objetivos.
La importancia de esta etapa es la de la especificación de actividades dentro de una
organización. Una sola persona no sería capaz de realizar todas las tareas que son
necesarias para que la organización sobreviva o puede ser funcional, por eso es
preciso recurrir a la delegación de dichas actividades, de establecer jerarquías,
líneas de mando y canales de comunicación para cumplir con el precepto de la
administración; hacer mas con el menor esfuerzo posible, el cual nos remite a la
eficiencia y eficacia.
Existen dos tipos generales de organizaciones aquellas que son formales y las que
se consideran informales. En las primeras la estructura esta perfectamente definida,
las relaciones entre las personas que la conforman son de tipo jerárquico es decir
de superiores a subordinados; son rígidas, por lo general se orientan a un objetivo
en común sobre autoridad y liderazgo. Las informales carecen de estas
especificaciones, por lo mismo tienden a ser mas difíciles sino es que imposibles de
manejar, y están destinadas al fracaso.
Al igual que la planeación, la organización ha sido tratada y modificada por diversos
enfoques y autores, los cuales concretan esos cambios en base a su realidad. Una
referencia obligada para acercarnos al enfoque clásico de la organización es el
aporte de la burocracia, cuyo exponente es Max Weber. Para el la burocracia era la
forma perfecta y eficiente de organización ya que encuadraba conceptos como el
de jerarquía, división del trabajo, relaciones de tipo impersonal, la selección,
desarrollo y promoción de empleados en base a méritos. Se concebía como un
sistema mecanicista bajo el cual se formulo una alta especialización gracias a los
conceptos nombrados. Con el tiempo, apareció un nuevo enfoque basado en la
teoría general de sistemas, expuesta por autores como Parsons, Easton, etc. Esta
teoría parte de una analogía que utilizaba a los sistemas biológicos o naturales para
explicar el funcionamiento de sistemas sociales (un país, una organización política
o civil, instituciones públicas) y en el caso que nos ocupa sistemas organizacionales,
los cuales son concebidos como creaciones que no corresponden al orden natural,
mas bien son abstracciones que los humanos hacen de su entorno. Además se
sustituye la visión de que una organización debe ser cerrada y se impone el creer
que esta debe de reaccionar de acuerdo a los problemas que provienen del medio
ambiente en el que existe, para que pueda sobrevivir.
A pesar de este nuevo tratamiento de la organización, subsiste el concepto de la
división del trabajo. Es insustituible e imprescindible ya que hay que recordar una
sola persona no puede realizar todas las tareas dentro de una organización, el ser
humano no tiene la suficiente capacidad para abarcar todos los campos en una sola
ocasión. La división del trabajo es el pilar sobre el cual debe estar cimentada
cualquier organización. Para ello hay que entender conceptos tales como:
 Coordinación: Consiste en la acción de "conectar medios, esfuerzos, etc.,
para una acción común". Otra definición es "el acto de gestionar las
interdependencias entre actividades". La que nos interesa y tiene un carácter
empresarial nos indica que es la integración y enlace de distintos
departamentos con el fin de realizar un conjunto de tareas compartidas.
 Autoridad: Por lo general se refiere a aquellos que gobiernan o ejercen el
mando. Para entenderla hay que remitirnos a conceptos como poder, el cual
es la posibilidad de imponer la voluntad sobre los demás aun contra toda
resistencia; influencia, los cambios de actitud que presenta una persona o un
determinado grupo de personas.
 Responsabilidad: Obligación. Cuando a uno se le dan derechos, también
se le debe asignar una responsabilidad que debe ser cumplida. Esta puede
ser operativa y ultima. La responsabilidad operativa es aquella que el
administrador delega a sus subordinados. La responsabilidad última no
puede ser delegada en ninguna circunstancia.
 Delegación: Es la asignación de autoridad formal y responsabilidad a las
personas para que realicen determinadas actividades.
El manejo de una organización por su naturaleza puede ser de tres tipos
centralizado, descentralizado y desconcentrado, cada uno de estos tiene ventajas y
desventajas pero ello no implica que uno sea mejor que otro. De hecho para que
una organización funcione y perdure debe de encontrar la manera de relacionar
todos.
La centralización y descentralización administrativa comprenden una serie de
niveles jerárquicos, y a su vez la delegación de autoridades, es necesaria la
participación de jefes intermediarios cuyos fines consisten en la supervisión del
trabajo. La administración centralizada está basada en mantener el máximo de
control, y el mayor numero de decisiones sobre los altos niveles jerárquicos (jefes),
es decir la toma de decisiones esta en la parte superior de la organización.
La administración descentralizada implica una mayor distribución de la autoridad en
la toma de decisiones, por ejemplo a una empresa de gran tamaño le conviene mas
este tipo de organización, ya que las decisiones son tomadas de manera porque
que los encargados o las personas con autoridad para permitir o negar el realizar
una acción están más cerca del punto de control, evitando los inconvenientes que
puede ocasionar el que éstos se localicen en lugares distantes o en momentos en
que no puede existir un intercambio de información.
La naturaleza desconcentrada de una organización se refiere a la delegación de la
autoridad y a la comparación de la responsabilidad. Nos proporciona relativa libertad
para la ejecución de cierto tipo de actividades ya que cuenta con una amplia
discrecionalidad para la toma de decisiones.
No basta con establecer el tipo de organización con el que vamos a trabajar, ni con
definir las líneas de mando. Además de estos factores hay que hacer mención
también del control. Control no solo de personas sino del tiempo que dura cada
proceso, de las actividades que se ejecutan, de los resultados que hemos obtenido.
Esta acción de controlar nos va a permitir, si hemos fallado o si no se ha alcanzado
algún objetivo, corregir el rumbo de las acciones futuras que emprenderemos para
la consecución de dichos objetivos. Para efectuar tal parte del proceso contamos
con herramientas e instrumentos que nos facilitan practicar la revisión de lo que ya
hicimos y saber donde incidir para cambiar los resultados y alcanzar lo que nos
propusimos, herramientas tales como las gráficas de Gantt, cuyo objetivo es mostrar
el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de
un tiempo total determinado. En estas de manera gráfica podemos ver la posición
de cada tarea a lo largo del tiempo y así identificar dichas relaciones e
interdependencias, es decir ver de claramente cuales son las actividades que
podemos intercalar con otras y cuales no para tener un mejor manejo del tiempo.

Otra herramienta indispensable para controlar las

operaciones de una empresa es la Técnica de Revisión y Evaluación de programas
(PERT, por sus siglas en ingles), de esta el mayor aporte son las graficas PERT,
diagramas de líneas de tiempo que se interconectan, permiten planificar y controlar
el desarrollo de un proyecto. trabajan con tiempos probabilísticos.

Otro elemento clave para considerar una

organización como tal es su organigrama,
la representación gráfica de la estructura de la misma. Recordemos que ya
mencionamos los dos tipos de organización existentes, formales e informales. En
una organización informal debido a sus características no es necesario establecer
un organigrama. Se clasifican de la siguiente manera:
1. Contenido.
 Estructurales.
 Funcionales.
 Integración del puesto.
2. Ámbito de aplicación.
 Generales.
 Específicos.
3. Presentación
 Verticales
 Horizontales
 Mixtos
 De bloque
 Circular.
El definir el organigrama, nos da la pauta para definir cual será el tipo de estructura
organizacional que mas nos conviene utilizar. Dentro de las clasificaciones
encontramos las siguientes: divisional, caracterizada por autonomía en las
diferentes divisiones o departamentalizaciones; matricial, su fortaleza radica en
agrupar especialistas parecidos, lo cual minimiza el numero necesario y permite la
utilización de varios productos; sectorial, se refiere a la agrupación de divisiones al
mando de un gerente de sector; conglomerado, es un conjunto de diversas
compañías independientes que se unen por un objetivo común; corporativa.
Un tipo mas de estructura organizacional asociada con el enfoque moderno de la
organización es el de contingencia, básicamente se refiere a las diversas respuestas
o soluciones que se deben tener cuando un problema externo (del ambiente que la
rodea) afecta de forma directa a la misma.

Para el correcto funcionamiento de una organización además de la parte técnica y

material que ya hemos definido, el factor humano juega el papel principal. Sin
humanos que manejen los equipos de trabajo, aunque estos equipos sean
automatizados, las múltiples tareas no se cumplirán, por ello es una exigencia
básica seleccionar al personal adecuado para efectuar las mismas. Aunado a los
diversos equipos de trabajo (humanos) que estarán al servicio de la organización,
debe existir un líder o grupo de lideres que comandaran toda la actividad para
alcanzar el éxito deseado y el cumplimiento de los objetivos marcados.
Estos líderes deben ser fieles representantes de las características que los
denominan como tales. Es decir, para ser algo (un líder en este caso) debes de
parecerlo. Algunas cualidades que deben poseer son, habilidad para generar
empatía con los demás, tener un grado de responsabilidad mayor, de igual forma
un conocimiento teórico para tener una visión general de los problemas, un
conocimiento práctico para conservar ese estatus de jerarquía, saber ejercer su
autoridad, muchas veces el mandar se confunde con el obligar a hacer las cosas,
ejercer de manera autoritaria su poder. Debe ser capaz de negociar para poder
alcanzar consensos cuando estos sean necesarios.

Otro aspecto importante al momento de ejecutar esta segunda fase del proceso
administrativo es la relacionada a la elaboración y manejo de los documentos. Es
de vital significancia ya que en estos se plasman los pensamientos y las palabras.
Aquí se establecen las bases legales y normativas con las que va a funcionar una
empresa. Dentro de los documentos que son necesarios establecer para el correcto
funcionamiento de la organización y las claras anotaciones dentro de la misma,
encontramos manuales de procedimientos, códigos de ética y conducta, el marco
normativo en el que descansará el sustento legal de la organización.

Como conclusión se puede afirmar que el éxito de una organización dependerá de

que tan eficaz sea la planeación al momento de constituir la empresa, así como del
que tan bien se planeen los programas mediante los cuales se ejecutarán las
distintas actividades. Y al momento de la revisión y evaluación de dichos programas
que tan capaz sé es para poder integrar todos los recursos con los que se cuenta,
para llevar a la realidad un proyecto.