Programas de vigilancia

epidemiológica

Tutorial para instalación y ejecución

VN-AX-PPI-02
 Vigilancia epidemiológica

Recopilación, análisis e interpretación, en forma

sistemática y constante, de datos específicos
sobre diferentes eventos en salud, para utilizarlos
en la planificación, ejecución y evaluación de
diferentes intervenciones.
Requiere desarrollar la capacidad funcional para
recopilar, analizar y difundir datos de forma
oportuna para que las personas responsables del
mismo, implementen acciones de prevención y
control eficaces.
 Programas de
vigilancia
Epidemiológica
Programas
de
prevención
Estructura

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 Cartilla

•Contiene
marco teórico y
desarrollo
detallado de
todo el
programa, bajo
la estructura
del ciclo de
Deming.
 Flujograma

• Diagrama de flujo
bajo la estructura
del ciclo de Deming
• Resume el
desarrollo del
programa y ubica
los elementos de la
cartilla en el ciclo de
desarrollo del
programa.
 Sistema de información

•Plataforma de
registro y
procesamiento
de la
información
relevante para la
ejecución del
programa.
 Productos asociados
• Instructivo del sistema de
información:
• Requisitos de software
• Registro y
procesamiento de
información.
• Matriz legal
• Plataforma
independiente.
 Instructivo sistema de información

El documento de “instructivo del sistema de

información” contiene instrucciones detalladas
para la operación del sistema de información; sin
embargo, en la continuación de esta presentación
encontrará un resumen de las instrucciones que le
puede ser útil, especialmente para los usuarios de
Excel® de nivel intermedio.

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 Instructivo sistema de información
Elementos comunes
Todos los sistemas de información tienen las siguientes páginas:

1. Inicio 7. Registro de trabajadores

2. Información de la 8. Plan integral de
empresa intervención
3. Listas propias (accede 9. Seguimiento a
desde la anterior) indicadores
4. Grado de avance del PVE 10. Informe gerencial
5. Requisitos legales: 11. Consultas de:
genera una alerta para 1. Tablas de trabajadores
consultar otra plataforma 2. Planes: pendientes,
6. Cronograma vencidos, todos los
7. Población objeto planes.

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 Instructivo sistema de información
Aspectos a resaltar
Se deben identificar los elementos y las variables que
relacionan diferentes hojas del sistema:
• Los cargos, sedes y áreas se deben registrar inicialmente
en la hoja “Listas propias de la empresa”, a la cual se
accede desde la hoja “Información de la empresa”.
• Se puede hacer un “cargue masivo inicial de información” a
partir de tablas que tengan el mismo orden y estructura de
la tabla destino. Sugerimos usar la misma fuente para las
diferentes tablas y a partir de ella elaborar las tablas
secundarias según las variables solicitadas.

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 Como usar los PVEs y PPs (1)

1. Instale los documentos del programa de vigilancia en

la misma carpeta en un solo computador.
2. Defina quienes van a ser los encargados del PVE.
Ellos serán quienes asuman la responsabilidad deli
ingreso de información al sistema.
3. Lea y comprenda el contenido de la cartilla.
4. Lea el flujograma y verifique la correspondencia que
tiene con los diferentes capítulos de la cartilla.

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 Como usar los PVEs y PPs (2)
1. Abra el sistema de información y el instructivo simultáneamente y
siga el instructivo paso a paso. Para familiarizarse con el sistema de
información requiere al menos una semana de práctica usando
una copia del archivo diferente a la que va a usar de manera
definitiva. Le sugerimos que haga esta copia en una carpeta
diferente a la del PVE y que puede denominar “práctica”. NUNCA
cambie el nombre del sistema de información ni de alguna de sus
páginas.
2. Verifique la relación existente entre la cartilla y el sistema de
información. Hay muchos elementos pre-elaborados que le
permitirán ahorrar tiempo y esfuerzo.
3. Si presenta inconvenientes con alguno de los elementos por favor
comunicarse con:
carlosefrain.cortes@positiva.gov.co
Teléfono 1-6502200 ext 10815

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 Requisitos del sistema

Microsoft Excel® versiones 5.0/95 hasta 2013.

Nota: El sistema de información no funciona
con programas compatibles con Microsoft
Excel®.

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 Notas preliminares

Los archivos fueron desarrollados en Microsoft Excel®,

con automatización en Visual Basic®.
Los nombres de archivo y hojas no deben ser
modificados.
Sin importar la versión de Excel® que use, debe activar o
permitir la ejecución de macros. Si desea mayor detalle
para hacerlo, por favor consulte el instructivo adjunto.

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 Configuración de pantalla

En caso de ver cortado algún formulario, puede cambiar la

configuración de su pantalla mediante varias maneras, entre las que
mencionamos:
Reduciendo o ampliando la pantalla mediante la barra de zoom que se
encuentra habitualmente en el extremo inferior derecho de la pantalla.
Si tiene ratón con botón central, oprimiendo la tecla “Control” y
simultáneamente girando el botón del mouse
Siguiendo la ruta: Inicio / Panel de control / Pantalla / Configuración. Allí
mueva la resolución de pantalla hasta 1.024 x 768 píxeles y de clic en
Aceptar.

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 Navegación

El desplazamiento por todo el sistema de

información se realiza a partir de la pantalla
inicial, llamada “Menú”.
Todo cuadro de texto de fondo blanco, letra
negra y marco naranja abre la hoja mencionada
en dicho cuadro. En este instructivo, cada hoja
corresponde a un módulo. Asegúrese de dar
click en el cuadro “Inicio” de cada hoja, para
volver al menú principal.

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 Navegación

Para pasar a un módulo haga clic sobre el recuadro con el

nombre del mismo. En cada formulario y en cada hoja que se
muestre, tendrá disponible un botón de ayuda para ampliar la
explicación acerca del diligenciamiento. Así mismo desde
cada módulo (formulario) y desde cada hoja encontrará un
botón “Inicio” para regresar al menú.
Siempre que observe una flecha que dice “Sigue”, significa
que el formulario se extiende hacia la parte derecha de la hoja
(la flecha es sólo de carácter informativo, no es un vínculo).

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 Navegación

Algunos formularios ocultan Excel® mientras se

utilizan, por lo que si requiere utilizar al mismo
tiempo otro archivo en este programa, debe abrirlo
en otra sesión de Excel® para que no se oculte.

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 Navegación

En los formularios que se manejan en ventanas

independientes encuentra los siguientes botones:
• Guardar: Graba un registro nuevo.
• Ver registro: Permite consultar un registro que haya grabado
previamente.
• Modificar: Actualiza la información de un registro existente luego de
haberlo consultado con el botón “Ver registro”.
• Limpiar: Deja vacíos todos los campos de la ventana para iniciar un
nuevo registro, pero no borra nada de la base de datos.
• Plan de acción: Abre la ventana correspondiente a “planes de acción”,
para registrarlo.
• Inicio: Regresa al menú.

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 INSTRUCCIONES GENERALES

Dado que la funcionalidad de todos los sistemas de

información es la misma, a continuación se darán
las instrucciones de manejo de las hojas que son
comunes a todos los Programas de Vigilancia
Epidemiológica (PVE) y Programas de Prevención
(PP), y posteriormente se detallarán solo los
aspectos particulares de cada uno de ellos.

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 INSTRUCCIONES GENERALES
Las hojas comunes a todos los programas son:

• Inicio • Cronograma
• Información de la • Población objeto
empresa • Registro de
• Listas propias (accede trabajadores
desde la anterior) • Plan integral de
• Grado de avance del intervención
PVE • Seguimiento a
• Requisitos legales: indicadores
genera una alerta para • Informe gerencial
consultar otra
plataforma

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 INSTRUCCIONES GENERALES

Además en la parte inferior de la hoja principal se

encuentran unas opciones de consulta. Las consultas
comunes a todos los sistemas de información son:
• Tablas de trabajadores
• Planes pendientes
• Planes vencidos
• Todos los planes.

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 Impresión

Todas las hojas, excepto las de formulario (grado de avance

del PVE y plan integral de intervención) se pueden imprimir o
guardar en formato PDF, según conveniencia de la empresa,
siguiendo las instrucciones del paquete de Microsoft Excel®.
Recuerde configurar previamente las páginas usando el
menú correspondiente, para que su impresión tenga el
número de páginas, la orientación, el aspecto y otros
elementos según su deseo.

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 Hoja “INICIO” o “Menú”

• Al entrar al archivo encontrará el menú con el nombre de

los diferentes módulos que componen esta herramienta.
• Cuando considere que ha diligenciado suficientemente
alguno de los módulos, marque con una “X” la casilla
correspondiente a este módulo en la hoja “menú”. Esta
casilla se encuentra a la derecha del cuadro de vínculo a
cada módulo y, al diligenciarla con la “X” agrega su valor al
porcentaje total de avance de tareas, formulado en la
casilla que se muestra al lado derecho de su pantalla.

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 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Encontrará un formulario en el que puede diligenciar los

datos que se solicitan, tales como información general de la
empresa, equipo de trabajo, política y objetivos del
programa.
Algunos de estos datos son utilizados en otros formularios y
documentos, por lo que es importante que diligencie
completa la información básica de la empresa.

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 Información general de la empresa

Diligencie los campos de NIT, el nombre de

la empresa, la actividad económica, etc.
Son campos de texto que puede editar
posteriormente si se presentan cambios.

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 Equipo de trabajo

El equipo interno de la empresa y el de asesores

externos tienen áreas diferentes de registro.
En ambos casos, la lista de cargos se obtiene de la
que se ingrese en la hoja “listas propias de la
empresa”, de manera que allí se deben incluir los
cargos del equipo de trabajo y de los asesores
junto con los cargos de la población objeto.

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 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Si cuenta con un archivo de texto lo puede

copiar y pegar en el campo correspondiente
de esta hoja.

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 Objetivos

Para los objetivos encuentra modelos que

puede modificar si lo desea. El enunciado
de estos objetivos se encuentra en la cartilla,
tanto para el general como para los
específicos.

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 Listas propias de la empresa

Aparte de los botones “Inicio” y “Ayuda” hay uno

llamado “Listas propias de la empresa”, el cual le
permite incluir la lista de sedes, áreas, cargos.
En algunos programas específicos incluye además
grupos de exposición similar (GES) y otras
variables específicas de cada programa.

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 Listas propias de la empresa (2)

Si no tiene la información completa la puede

ingresar de forma parcial mientras la consigue.
En esta hoja y otras es importante que no deje
espacios en blanco entre registros en la columna
de la izquierda, para que el programa no omita
información en su función de búsqueda.

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 Grado de avance del programa

El grado de avance se diligencia en un formulario

que posee tres pestañas: una para evaluar los
requisitos del plan básico, otra para los del plan
avanzado y la última para cada PVE específico.
Tenga en cuenta el mensaje con texto de color
naranja que aparece en la parte superior: como se
indica, una evaluación puede ser modificada
durante tres meses; pasado este tiempo debe
diligenciar una nueva.

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 Grado de avance del programa (Ayuda)

Las indicaciones específicas sobre el significado de las

opciones A, B, C y D las encuentra en la ayuda.
• A (10 puntos), si el criterio se estableció, se implementó y se mantuvo.
• B (5 puntos), si el criterio se estableció, se implementó, pero no se
mantuvo.
• C (3 puntos) si el criterio se estableció, pero no se implementó, ni se
mantuvo.
• D (0 puntos) no se estableció, no se implementó y por lo tanto no se
mantuvo.

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Resultados del grado de avance del programa

Los valores obtenidos en la calificación del

grado de avance son llevados al informe
gerencial de manera automática.

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 Requisitos legales

Para este módulo al dar clic en el botón le mostrará

un mensaje indicando que se maneja de manera
independiente en otro archivo, con el fin de unificar
los requisitos de todos los PVE.
Se desarrolló una “matriz de requisitos legales” en
una plataforma independiente, la cual se accede
mediante Posipedia.
Si desconoce la ruta de acceso por favor consulte a
su asesor.
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 Cronograma

En este formulario encontrará el cronograma

de actividades para el año que elija en
“Período de gestión”, dividido por meses y
semanas. En cada celda seleccione si la
tarea está programada (P), se reprogramó
(R) o ya se ejecutó (E).

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 Cronograma

Puede dejar filas en blanco si no ha

contemplado aún la realización de la
actividad enunciada.
Los indicadores al final de cada mes y el
año solo se calculan sobre las casillas que
han sido diligenciadas con “P”, “R” o “E”, y el
porcentaje anual es el que se lleva al
informe gerencial.
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 Población objeto

En este formulario la columna de “Área” consulta

información previamente digitada en las “listas
propias de la empresa”.
Debe registrar el número de trabajadores
expuestos al riesgo de cada área y puede ver la
distribución porcentual y el número total de
expuestos, para efectos de priorización, entre otros.

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 Listas propias de la empresa

En esta hoja puede registrar las áreas,

sedes y otras variables que servirán para
alimentar los campos que tienen validación
en otras hojas.

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 Registro de trabajadores

En esta hoja se registra la información de los

empleados para su posterior ingreso en las hojas
propias de cada programa de vigilancia.
Tenga en cuenta que si posee esta información en
otro archivo, para el cargue inicial de información
puede copiarla y pegarla (sólo valores)
manteniendo el orden de las columnas y las
categorías predefinidas (por ejemplo, Sexo:
Femenino / Masculino). Si no la tiene en otro
archivo, debe digitarla.
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 Registro de trabajadores

Según el tipo de programa, algunos de ellos tiene

una columna “estado” que se puede cambiar entre
“activo” e “inactivo” según el empleado se
encuentre o no vinculado actualmente a la
empresa. En otros casos simplemente debe
eliminar la fila del empleado que se retire del
programa pero debe tener en cuenta que al
eliminarlo se pierden los registros individuales de
esta persona.

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 Plan integral de intervención o Plan de acción

En esta ventana puede registrar los planes

de acción, indicando de dónde provino, es
decir, la fuente.
Cuando lo desee, puede consultar los
planes vencidos, los que están pendientes
de hacer (vencidos o por vencer) o todos los
planes (incluye ejecutados, en proceso y
pendientes).
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 Seguimiento a indicadores
Aunque se dan algunos indicadores sugeridos,
recuerde que debe completar su información.
También puede crear sus propios indicadores y
hacerles seguimiento mes por mes.
La cartilla le instruye sobre la formulación de
indicadores según su categoría.
Para ver la gráfica debe dar clic primero en
“Calcular resultados” y luego en “Ver gráfica”. Le
mostrará el valor de cada mes, su relación con la
meta y la línea de tendencia.
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 Informe gerencial

En este formato se consolida toda la información

del programa de vigilancia.
Una vez consignada toda la información permite
resumir la gestión y presentarla de forma sencilla a
otras instancias.
Las casillas con sombreado gris y las gráficas están
formuladas para traer información de otras hojas.
Solo debe diligenciar las casillas no sombreadas.

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 Informe gerencial

Para diligenciar el informe gerencial

empiece por colocar la información de
periodo y año, que se encuentra en la franja
anaranjada superior.
La hoja consulta la información de
“Responsable”, “Área” y “Cargo” según lo
registrado en la hoja de “Información de la
empresa”.
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 Informe gerencial

Pase al grado de avance en la gestión de

riesgo en las columnas “Porcentaje periodo
anterior” y “Metas” y digite el valor en cada
una de las etapas con sus respectivas
metas; ahora diríjase al cronograma de
actividades en la fila “Metas de ejecución” y
registre el valor acordado como meta.

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 Informe gerencial

Para finalizar el registro, escriba en el campo de

“análisis, logros y avances” el texto que considere
adecuado según los valores que revela el informe.
El botón “Plan de acción” lo lleva al formulario
correspondiente según lo explicado con
anterioridad.
El botón “Inicio” lo regresa al menú principal.

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 Consulta de trabajadores

En esta sección podrá generar tablas y

gráficas dinámicas con la información
registrada de los trabajadores (para describir
su perfil sociodemográfico y ocupacional).
En el instructivo anexo puede encontrar
instrucciones de utilidad para generar
gráficas y tablas dinámicas.

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 Consultas

Para las consultas están los botones de “Ver

planes pendientes”, “Ver planes vencidos” y “Ver
todos los planes”.
Cuando se solicita la opción de ver todos los
planes, encuentra hacia el costado derecho de la
hoja una gráfica que le muestra la información de
cuáles planes están pendientes, cuáles en
ejecución y cuáles ya fueron ejecutadas.

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 Instrucciones específicas para cada PVE

Cada uno de los programas de vigilancia o de

prevención tienen además, hojas y registros
particulares que requieren instrucción particular.
Por favor consulte cada uno de ellos. En el
instructivo que acompaña cada paquete de
programa puede consultar el índice al inicio del
documento para acceder rápidamente a él.

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MUCHAS
GRACIAS