Estudios necesarios para la definición del proyecto Tarea.

Para la definición del proyecto son necesarios tener en cuenta los siguientes aspectos
y estudios:

Definición del proyecto: identificación de ventajas y desventajas para asignar

recursos tanto financieros, humanos, físicos y de infraestructura (tecnología)

Etapas de pre factibilidad, factibilidad, diagnostico identificación idea de negocio con

estudio de mercado demanda o necesidad insatisfecha a cubrir

Estudio de mercado. Identificación del bien o servicio a ser ofertado. Y sus

consumidores o población objetivo en determinada área socioeconómica y geográfica.
Caracterización del producto, formas de comercialización del mismo. Planes
comerciales o de marketing, estrategias para dar a conocer el servicio o
producto( Gestión Documental, digitalización, microfilmación, levantamiento de fondos
acumulados, base de datos o software, hardware a utilizar).

Estudio Organizacional y administrativo: Defino el tipo de empresa según las normas

vigentes de tipos de sociedades en Colombia. Consulta marco jurídico para legalizarla,
tramites.

Estructura organizacional; modelo administrativo a utilizar y defino organigrama

Aspectos Generales par a la Evaluación

Estudio ambiental: tener presentes los efectos negativos o positivos sobre el medio
ambiente

Estudio Financiero: Asignación de los recursos necesarios para su funcionamiento,

teniendo en cuenta los efectos del proyecto sobre variables económicas del mercado,
empleo, producción, consumo, e inversión. Crecimiento económico del país o de os
diferentes sectores productivos de la región país. Bogotá.

Las fuentes de Financiación, con créditos definidos como se define más adelante:
Créditos bancarios, apalancamiento con entidades incubadoras de empresas.

3.2 ANALISIS DE LA DEMANDA:

3.2.1 DESCRIPCIÒN:
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes de cualquier sector manufacturero,
industrial, de servicios, institucional de entidades públicas o privadas, ofreciendo
alternativas acordes a sus necesidades con servicios integrales de digitalización,
microfilmación, gestión documental y demás servicios asociados, complementarios a
los del principal.

3.2.2 COMPORTAMIENTO DEL MERCADO

El crecimiento del mercado en el sector industrial, comercial, institucional y de

servicios, es gradual al paso del desarrollo industrial, del tecnológico, económico y
del crecimiento de las ciudades y de la población demográfica.

AUMENTO DE POBLACION EN LA CIUDAD DE BOGOTA

Población Proyectada para Bogotá

1999 6.322.702 Habitantes

2010 8.089.560 Habitantes

Diferencia 1999-2010 1.763.830 Habitantes

Hogares nuevos 489,953 (3.6 personas por hogar)

Viviendas hogares nuevos 357,63 (1.37 hogares por vivienda)

Viviendas demandadas por 55,758 (25.000 hab/año, equivalentes

cambio de uso a 275.000 hab. en 11 años y
76.389 hogares)

Total viviendas demandadas 413,388  

hogares nuevos

Viviendas necesarias para la 87,209 Viviendas para disminuir a

población existente 1,37 el número de hogares
por vivienda existente

Fuente: www.alcaldiabogota.gov.co sección población y vivienda año 2004

Según el cuadro anterior, se calcula que Bogotá tendrá cerca de 1.800.000, más de
habitantes para el 2010..

Además, para actividades diferentes a residencial se necesitarán, aproximadamente,

140.000 inmuebles más destinados a comercio, negocios, industria, cultural y mixto
residencial-comercial, entre otros.

• Del total de construcciones que se levantarán (500.000), 110.000 podrían

levantarse dentro de los límites urbanos actuales y las otras 390.000, en áreas nuevas
(a las afueras) que ocuparían unas de 7 mil hectáreas.

• Bogotá cuenta con 9 mil hectáreas únicamente para su desarrollo. La mitad

hacia al norte y el resto hacia el sur y el occidente.

• Es decir, que si las proyecciones son correctas y si se implementa a cabalidad el

POT, en el 2010 solo quedarían unas 2 mil hectáreas libres por urbanizar. De estas
cifras ya han sido descontadas las áreas necesarias para la construcción de
equipamientos, parques y zonas sociales.

Fuente: www.alcaldiabogota.gov.co sección población y vivienda año 2004

3.2.3 ANALISIS Y PERFIL DEL CLIENTE

La empresa está interesada en saber cuál es el nivel de satisfacción del cliente con
respecto a los servicios de gestión documental que se ofrecen en el mercado en la
ciudad de Bogotá, si se ajusta a las necesidades y expectativas del cliente usuario.

Para la empresa es importante determinar las debilidades de los sistemas

tradicionalistas, como es el de arrumar en el archivo muerto, sin ningún proceso
ordenado y técnico. Medir y evaluar a través de un estudio de mercado, el nivel de
satisfacción y aceptación del cliente de un tipo de sistema de archivos técnicamente
administrado, como el que se provee, con más ventajas comparativas en sus empresas
al no tenerlo; se realizará en la ciudad de Bogotá, inicialmente y demás ciudades
capitales e intermedias a nivel nacional gradualmente.

Tenemos como referencia en la ciudad de bogota que 143, clientes entre empresas y
profesionales, se adaptan al perfil que buscamos para ser encuestados, tomamos
como muestra representativa el 7%, para realizar nuestras encuestas, de los resultados
obtenidos concluimos:

 De acuerdo al estudio de mercado que se ha realizado, nuestros servicios

esta dirigido a cualquier sector de tipo: industrial, institucional, comercial, de
servicios y oficinas.

 El cliente ha tomado conciencia, que aunque los sistemas de almacenamiento

de documentos tradicionalistas por ser procesos atípicos, son un poco más
costosos que los técnicamente organizados; con una buena gestión, brindan
economía y bajan los costos.

3.3 ANALISIS DE LA OFERTA:

En la ciudad de Bogotá, encontramos empresas que ofrecen diversos servicios de

gestión documental entre las cuales tenemos: de asesorias, de outsorucing, de gestión
documental. Estas empresas en general manejan y/o ofrecen servicios de mayor
costos que otras, sin dar mayor valor agregados a sus procesos que redunden en
mayores beneficios mutuos: cliente – proveedor.

FORTALEZAS Y DEBILIDADES DE LA COMPETENCIA

FORTALEZA:
  Los sistemas de gestión documental bien planteados, manejados y
distribuidos por empresas muy visionarias dentro del sector de servicios,
generan gran credibilidad y confiabilidad en su entorno.
 .
DEBILIDADES

 Por esta falta de posicionamiento, no hay conocimiento para difundir estos

servicios, lo cual genera incremento en los costos de mano de obra, y escasez
de la misma.
 Por falta de promoción y publicidad en el mercado, falta conocimiento del
cliente de las bondades ofrecidas de tener una gestión documental apropiada,
no generaría un aumento en la demanda de estos servicios.
TABLA DE COMPARACION

Observació
    P Precio n

3.4 CANALES DE Mercadeo

Los actuales servicios ofrecidos serán difundidos a través de:

 Participación en ferias o eventos de entidades públicas o privadas sobre

archivos o productos derivados para los mismos,
 Brochures donde se da a conocer los servicios, sus ventajas,
 Asesorias directas.
3.5 BARRERAS DE ACCESO AL MERCADO:

Para el ingreso de nuestro producto al mercado hemos encontrado algunas barreras

como son:

 Costo de materiales e insumos y entrega oportuna.

 Escasez y costo de mano de obra calificada.
 Mal establecimiento de hábitos y motivaciones del cliente consumidor.
 Conducta y preferencias del comprador por el servicio.
 Altos costos de patentes de marca e impuestos, para software y hadward.
 Altos costos de registro de marca y certificaciones de calidad.
 Situaciones de orden público e inflación.
 Inestabilidad de la economía para fijar el precio del producto, o servicios, y
sostenibilidad de los precios.

4. PLAN COMERCIAL Y DE MARKETING

41. PLAN COMERCIAL

Para el ingreso al mercado de nuestros servicios o productos, hemos realizado planes,

de marketing, promoción, publicidad y distribución que garanticen el conocimiento en el
sector del mercado a aplicar.

Para la realización de nuestras ventas de servicios, hemos proyectado un punto de

mercadeo en ferias, congresos o eventos afines a nuestro objeto social, o actividad
principal, para dar a conocer nuestros servicios al cliente de manera directa, como
también con la ayuda de algunos clientes que nos refieran, lograremos, las ventas
planeadas estas son las siguientes:

Mensualmente obtendremos ventas por servicios de $ 60.000.000, equivalente al 70%

de la totalidad de nuestra venta de servicios mensual proyectada.
4.2. PLAN DE MARKETING

4.2.1 ESTRATEGIAS PARA DAR A CONOCER EL SERVICIO O PRODUCTO

 Precio:
El precio del servicio, se fijara por debajo del propuesto por los ya establecidos, sin que
haya mayor afectación de utilidades. Además se establecerá por políticas de precios
del mercado.

 Distribución de los servicios:

La distribución será flexible en el mercado, para obtener mejor comercialización y

accesibilidad del los servicios por parte del cliente consumidor, así:

 De Empresa a Consumidor pequeño y a pequeña escala.

 Ventas directas en ferias o eventos o mediana escala
 De empresa a clientes grandes y consumidor final a gran escala.

.2.2 ESTRATEGIA DE CLIENTES

 Clientes Directos, por medio del contacto en nuestro punto de venta de

fábrica, donde los clientes, pueden adquirir nuestra asesoria directa, y
 pueden presentar requerimientos particulares tanto técnicamente como en
los precios, evitando la intermediación.
 Clientes mediante los distribuidores, estos clientes no tiene un contacto
directo con nosotros, pero si requieren asesoria mas especializada, de la
que le puede brindar el distribuidor, el le indicara como ubicarnos, para
resolver sus inquietudes.
 Profesionales, a los cuales nuestros servicio-producto se adapta a las
necesidades particulares de sus proyectos.

4.3 ESTRATEGIA DE PRECIOS

4.3.1 FORMA DE PAGO

4.3.1.2 DE CONTADO:

 Para clientes especiales por tamaño de empresa, a partir de la compra de

cierta cantidad considerable de servicios, realizaremos un descuento del 7%,
preferencial adicional a esa compra.
 Para nuestros clientes que nos hayan referido tendremos un precio especial
del 3% de descuento sobre nuestro valor oficial establecido.

4.3.2 CREDITO

 A los clientes directos contactados a través de ferias o eventos, daremos un

crédito a partir de N $ ventas mes, de 30 días, sosteniendo el 3% de
descuento, según sea el servicio pactado.
 Para empresas que cumplan con los requerimientos exigidos para el ingreso
a nuestra base de datos, y legalmente constituidas, daremos un plazo de pago
de los mismos 30 días.
 4.4 ESTRATEGIA DE DISTRIBUCIÒN

 Promoción:
La promoción y publicidad del servicio o producto se hará a través de medios como:

 Página Web propia de la empresa incluida su imagen corporativa, productos, servicios

y asesorias.
 Portafolio de servicios.
 Artículos en revistas especializadas de servicios
 Páginas Amarillas de directorio Telefónico.
 Ferias de archivistica, culturales, congresos y eventos.
 5. GESTIÒN ADMINISTRATIVA y ORGANIZACIONAL

 5.1 ADMINISTRACION DE PERSONAL

 . Diseño Administrativo:

 La empresa tiene un organigrama general y por departamentos así:

 Órgano Directivo: Junta Directiva, Gerente general, secretaría.
 Órgano Operativos: Dirección de planeación y producción, Auxiliar de
producción, operarios o auxiliares.
 Órgano Administrativo: Dirección administrativa y financiera, contabilidad.
 Órgano Comercial: Dirección comercial y ventas.

Ver organigrama. Estructura Organizacional

 JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

SECRETARIA GENERAL

DIRECCIÒN DE PLANEACIÒN Y PRODUCCIÒN DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCIÒN COMERCIAL Y VENTAS

ALMACENISTA AUXILIAR DE PRODUCCIÒN REVISOR FISCAL JEFE DE PERSONAL

CONTABILIDAD REPRESENTANTE DE VENTAS

OPERARIO 1

OPERARIO 2

CARGOS FUNCIONAMIENTO INCIALES

OPERARIO 3

CARGOS FUNCIONAMIENTO PROYECTADO

Se establecen Jerarquías en el Organigrama con el objeto de establecer funciones

específicas y responsabilidades, con el fin de especializar el puesto de trabajo y lograr
habilidades y destrezas, reportando a un jefe inmediato de área o Departamento.

DESCRIPCION DE CARGOS:

I .- Nombre del Puesto: GERENTE

Ubicación Área Gerencia

Naturaleza: Dirección Administrativa

Descripción De funciones:

-Las funciones:

 Las facultades establecidas en los estatutos de la empresa como:

Usar de la firma o razón social y hacer cumplir y ejecutar las decisiones de la
asamblea general de accionistas o de la junta directiva.
 Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban
otorgarse en desarrollo de los intereses u objeto de la sociedad.
 Velar por la buena marcha de la compañía y por los intereses de la misma.
 Cumplir y hacer cumplir las normas que reglamenta la buena marcha de la
compañía, entre otras.
 Dirigir el funcionamiento de la empresa.
 Determinar los objetivos propuestos de la empresa.
 Planear la aplicación de recursos y la buena distribución de utilidades cuando las
hubiere.
 Controlar el cumplimiento de las metas.
 Coordinar las diversas dependencias y áreas de la compañía.
 En general todas aquellas funciones que vayan en desarrollo del objeto social y de
los intereses de la empresa.
Jefe inmediato: Junta de Socios

Funcionarios a cargo: Director administrativo, director t de proyectos y técnico,

sistemas y secretaría.

Requisitos: Estudios Profesional-.

Condiciones de trabajo: Oficina

Responsable: CMG- Fecha de elaboración: Octubre 21 de 2009

Fecha de revisión: Enero de 2009.

1. Estudio Financiero:

Determina la viabilidad económica del proyecto.

Inversiones diferidas: Gastos previos, de legalización y constitución empresa

Capital de Trabajo: Es igual a activo circulante- pasivos circulantes.

El capital de trabajo es la inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo,

valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios). El capital de trabajo neto se
define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes; estos últimos
incluyen préstamos bancarios, papel comercial y salarios e impuestos acumulados.
Siempre que los activos superen a los pasivos, la empresa tendrá capital neto de
trabajo, casi todas las compañías actúan con un monto de capital neto de trabajo, el
cual depende en gran medida del tipo de industria a la que pertenezca; las empresas
con flujo de efectivo predecibles, como los servicios eléctricos, pueden operar con un
capital neto de trabajo negativo, si bien la mayoría de las empresas deben mantener
niveles positivos de este tipo de capital. El capital de trabajo es la inversión de una
empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e
inventarios). El capital de trabajo neto se define como los activos circulantes menos los
pasivos circulantes; estos últimos incluyen préstamos bancarios, papel comercial y
salarios e impuestos acumulados. Siempre que los activos superen a los pasivos, la
empresa tendrá capital neto de trabajo, casi todas las compañías actúan con un monto
de capital neto de trabajo, el cual depende en gran medida del tipo de industria a la que
pertenezca; las empresas con flujo de efectivo predecibles, como los servicios
eléctricos, pueden operar con un capital neto de trabajo negativo, si bien la mayoría de
las empresas deben mantener niveles positivos de este tipo de capital.

7.1 Fuentes de Financiación: Corresponden a la utilización de los dividendos no

distribuidos, la depreciación y la venta de activos. Aportes de los socios.

7.2 Fuentes externas Créditos con entidades financieras nacionales o extranjeras

como establecimientos de créditos, entidades de servicios financieros, fondos
financieros o empresas incubadoras.

Con entidades Nacionales o extranjeras :

- Apalancamiento para provisión de recursos financieros con Banco

de Comercio Exterior, Fondo Nacional de garantias, Cooperación
Española.
- Fortalecimiento de garantías provenientes del Fondo Nacional de
Garantía (FNG), dentro de las cuales se otorgan condiciones
especiales de respaldo a empresas nevas.
- Establecimiento de lineas de credito BID-Colciencias-bancoldex,
con el respaldo del FNG, que dará soporte a los fundadores de
empresas de base tecnológica.
- Lineas de crédito Bancoldex-Colciencias. Establecida de acuerdo
con la Ley 29 de 1990 y los decretos 393, 585 y 591 de 1991. Esta
linea financia proyectos empresariales de innovación y desarrollo
tecnológico de largo plazo.
- Línea de Credito BID- Colciencias. Financia proyectos cooperativos
de investigación y desarrollo cofinanciados. Colciencias financia
hasta el 70% del valor del proyecto a PYMES.
Relación de Fondos de Fomento y de Capital de Riesgo:

-Fondo Emprender, FE, adscrito a lSENA.

-Fondo Nacional de productividad y competitividad (FNPC).

-Fondo Nacional de Garantías S,A (FNG)

-Organismos financieros de primer piso, es la denominación que reciben en Colombia

las entidades financieras y de ahorro directamente encargadas de conceder los
préstamos a las personas.

7.3 Inversión Inicial requerida

Inversión Fija+Capital de trabajo= Total Inversión

Punto de equilibrio.: recuperación de la inversión

El punto en que los ingresos de la empresa son iguales a sus costos, se llama punto
de equilibrio, en el que no hay ni utilidad ni pérdida. En la tarea de planear, este punto
es una referencia importante, es un límite que influye para diseñar actividades que
conduzcan a estar siempre arriba de él, lo más alejado posible, en el lugar en donde se
obtienen mayor proporción de utilidades.

Concepto Proyección Años

0 1 2 3
Inversión Fija

Capital de
trabajo

Total
Inversión