MANUAL DE SELECCIÓN DISTRIBUIDORA LAP

Aprendices

Vanesa Rivera Gutiérrez

Juan Carlos Sánchez Franco
Oscar Jovany Sossa Herrera

Instructor Vocero

Leydi Yuliana Urrego Holguín

EG-Gestión del Talento Humano por Competencias-Metodología

SENA
Medellín
2019
Contenido
1. Introducción ................................................................................................................................ 3
2. Objetivos del manual de selección por competencias: ............................................................... 4
3. Alcance y Aplicabilidad del manual: ............................................................................................ 5
4. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar decisiones sobre los
procesos de selección, promoción y vinculación: ............................................................................... 5
5. Responsables:.............................................................................................................................. 5
6. Como se estructura: .................................................................................................................... 5
7. Políticas para la búsqueda del talento humano: ......................................................................... 6
8. Etapas del proceso: ..................................................................................................................... 6
9. Notificación / Creación de la vacante: ........................................................................................ 7
10. Revisión / Creación del perfil del cargo:.................................................................................. 8
11. Perfil de las competencias organizacionales: .......................................................................... 8
12. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas (vinculación):
8
13. Mecanismos de publicación de vacantes: ............................................................................... 9
14. Modelo hoja de vida propia: ................................................................................................. 10
15. Diseño aviso de publicación: ................................................................................................. 11
16. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas: ............................................................. 12
17. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE: ................................................................. 14
18. Creación bases de datos de candidatos: ............................................................................... 14
19. Elección de instrumentos de medición, según: .................................................................... 15
20. Formato de referenciación:................................................................................................... 17
21. Decisión de contratar / promover a un cargo: ...................................................................... 18
22. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación:..................................... 19
23. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el proceso:
20
24. Glosario: ................................................................................................................................ 21
1. Introducción

Se implementará un manual de reclutamiento y selección de personal, con el objetivo

de mejorar la forma de reclutar el personal para el sector de consumo masivo, quienes
deberán actuar dentro de sus mejores capacidades para la institución en la que
laborarán.
Esto con el fin de crear ideas para establecer las líneas con las cuales trabajaremos
para seleccionar el personal y que cumpla con el perfil afín a las aptitudes para cada
puesto que requiera la organización y así lograr fortalecer la administración del
personal y la mejora continua de cada proceso.
Por esto debemos de tener el personal calificado y capacitado para lograr un mejor
resultado, y los psicólogos que son una parte fundamental en esta selección deberán
tener los conocimientos que manejan acerca de los individuos y sus formas de
relacionarse con los demás y con ellos mismos, logrando así un aporte valioso para la
organización.
2. Objetivos del manual de selección por competencias:

 Garantizar que el personal que se va a contratar sea el mejor y el indicado para

cumplir con los requisitos establecidos por el manual de funciones y los
requisitos de la empresa.
 Realizar capacitaciones al personal de acuerdo a los lineamientos establecidos
para el logro de los resultados.
 Hacer la formación del personal en el momento de su ingreso, de acuerdo al
perfil del cargo que vaya a desempeñar.
 Promover buenas prácticas laborales a través de la igualdad de oportunidades
y no discriminación.
 Establecer un procedimiento general donde el objetivo sea eficaz y
transparente para así poder realizar el reclutamiento del personal idóneo y apto
para los cargos y funciones solicitadas y las necesidades de la organización.
3. Alcance y Aplicabilidad del manual:

Este manual es para aplicarse desde todas las áreas de la distribuidora LAP, donde se
logre el desempeño de todas las funciones y actividades establecidas, para el proceso
de selección de personal donde podemos tener en cuenta las vacantes internas o
externas.

4. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar

decisiones sobre los procesos de selección, promoción y vinculación:

 La distribuidora LAP se basa del código sustantivo del trabajo.

 El gerente general deberá liderar toda el área de talento humano, donde
deberán debatir todas las oportunidades y estrategias expuestas para lograr
que el proceso de selección establecido por la organización sea exitoso.
 La objetividad de este manual de selección es lograr que desde la parte de la
dirección general se cumplan los lineamientos en cuanto a los perfiles y cargos
requeridos.

5. Responsables:

La responsabilidad empieza en toda el área de gestión del talento humano, donde la

lidera la coordinadora de dicha área, y sus psicólogas de selección, donde ellas
deberán garantizar el reclutamiento del personal, teniendo en cuneta los perfiles
establecidos por la organización, ya su vez con ayuda de la bolsa de empleo y de la
intranet de la organización.

6. Como se estructura:

Se involucra a todo el personal interno y externo, donde empezamos un proceso de

preselección, y luego continuamos con la selección de la persona, hasta definir quién
es la indicada para el cargo.
7. Políticas para la búsqueda del talento humano:

 La distribuidora LAP deberá determinar donde, como y en qué condiciones

desea hacer la selección del personal.
 Deberá analizar la calidad del personal, mediante evaluaciones de desempeño,
de conocimientos y validando su eficiencia y eficacia.
 El buen aseo es un factor importante, ya que debe de propenderse por que
existan condiciones físicas y ambientales que favorezcan al desarrollo de la
actividad a realizar.

8. Etapas del proceso:

8.1 Necesidad de la distribuidora LAP:

Deberá verificar las razones por las cuales se requiere iniciar un proceso, las
cuales pueden ser varias, el comienzo de una actividad productiva, reemplazar un
puesto que ha quedado vacante, sustituir un trabajador que se jubila o que ha
enfermado, cubrir un nuevo puesto de trabajo.

8.1.2 Reclutar hojas de vida:

Mediante diferentes medios y plataformas se publican las vacantes para obtener

hojas de vida de los diferentes aspirantes y que mediante diferentes filtros se
acerque al perfil del cargo. Se realiza una preselección telefónica para validar
disponibilidad del candidato, así como aceptación de condiciones de la oferta.

8.1.3 Entrevista Inicial:

Es el primer acercamiento con el candidato, esta deberá hacerse en un ambiente

tranquilo y dedicar toda atención en sus respuestas, las preguntas deben tenerse
anticipadamente, así como se debe conocer muchos factores como competencias,
habilidades, experiencias requeridas para el cargo.
 8.1.5 Investigación de antecedentes y verificación de referencias:

Es de suma importancia validar la autenticidad de los documentos entregados por

el aspirante, así como verificar en los entes de control que no exista ningún
antecedente judicial o disciplinario que impida la contratación. Dentro de la
empresa existen una o varias personas encargadas de realizar este procedimiento.

8.1.6 Entrevista con área administrativa:

En algunos casos se realizan por varios jefes de diferentes áreas, pues es definitiva
a la hora de tomar la decisión final una vez conocidos los resultados de las
pruebas. Puede ser en conjunto o en privado con cada uno de los jefes.

8.1.7 Archivo integral de hojas de vida:

La empresa debe crear desde su inicio una base de datos con los aspirantes
organizada en archivo digital o físico de manera que se pueda tener acceso
inmediato al perfil buscado.

8.1.8 Anuncios Publicitarios:

Es necesario según sea el caso, realizar anuncios bien sea de radio prensa o incluso
televisión, el volanteo o perifoneo son bien recibidos en los casos en que el perfil
es operativo.

9. Notificación / Creación de la vacante:

La vacante se genera cuando el cargo se encuentra disponible, lo que permite que

comience el proceso de selección.

Se estipulan cargos de vacantes definitivos cuando hay ausencia de finitima de los

trabajadores debido a ascensos, terminación de contratos de trabajo, retiros
voluntarios, muerte del empleado o los creados según las necesidades de cada área de
la Distribuidora.

Se estipulan cargos vacantes temporales cuando de manera temporal están ausentes

los empleados titulares en el caso de permisos y licencias.

Es obligación de cada área establecer los requerimientos necesarios para ocupar un

cargo en donde se presente una vacante.
10. Revisión / Creación del perfil del cargo:

De acuerdo a las necesidades de cada área se crea las especificaciones del perfil de
cargo, donde se describe cuáles son las habilidades y destrezas que debe tener el
candidato que desempeñará el cargo.

Los requerimientos que deben cumplir los candidatos deben coincidir con el perfil de
cargo autorizado tanto por el área como la gerencia de la Distribuidora.

11. Perfil de las competencias organizacionales:

El perfil de competencias organizacionales describe un conjunto de obligaciones y

competencias que debe tener una persona para desempeñarse de una manera eficiente
y adecuada dentro de un cargo específico.

Dentro de las competencias requeridas se puede estipular un conjunto de habilidades,

rasgos y actitudes que debe tener la persona que ocupará el cargo para realizar su
trabajo.

Los perfiles deben ser actualizados de manera constante, esta información es

dinámica ya que los requerimientos de la distribuidora pueden cambiar en el
transcurso del tiempo, dependiendo la demanda del mercado y del entorno, es
necesario como mínimo 1 año de validez para estos perfiles.

12. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o

externas (vinculación):

 Fuentes de Reclutamiento:

La fuente de reclutamiento de candidatos para la contratación se tomará de la Agencia

Pública de Empleo del SENA como principal, Bolsas de empleo virtual como
Elempleo.com y CompuTrabajo.

El área de Gestión de Talento Humano es responsable de constituir las técnicas y las

fuentes de reclutamiento que utilizará para integrar la propuesta del personal a
seleccionar.

El proceso de reclutamiento es únicamente responsabilidad del área de gestión de

talento humano.

El área de gestión de talento humano estará capacitada para reclutar personal de

acuerdo a los perfiles de cargo y las necesidades de todas las áreas de la distribuidora
LAP.
Para reclutar a candidatos externos se reciben las hojas de vida en físico o al correo
electrónico del área de talento humano quedando en una base de datos quedando como
potenciales aspirantes durante seis meses para ocupar una vacante.

En cualquier área se pueden proponer candidatos siempre y cuando haya una vacante
por ocupar con previa autorización del área de gestión de talento humano, además el
candidato debe cumplir el perfil del cargo vacante.

Los candidatos reclutados deben aprobar los exámenes médicos que se les aplique.

13. Mecanismos de publicación de vacantes:

Este tipo de publicación debe ser de carácter público, en la página web de la

distribuidora, en elempleo.com, CompuTrabajo.

Determinar el contenido de las publicaciones en donde se informe el nombre del

cargo, requisitos de experiencia, de estudios, personales, correo electrónico del área
de talento humano que recepcionará las hojas de vida para seleccionarlas para la
posterior entrevista.
 14. Modelo hoja de vida propia:

HOJA DE VIDA

FOTO

NOMBRE
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
FECHA DE NACIMIENTO
LUGAR DE NACIMIENTO
ESTADO CIVIL
CIUDAD
DIRECCIÓN

TELÉFONO
E-MAIL

Estudios Primarios:
Estudios Secundarios:
Universitarios:
Anexo:
Idioma Extranjero:

Capacidades y Características personales

Referencias Personales

Firma
 15. Diseño aviso de publicación:

En Recursos Humanos una vacante es aquella que se genera cuando una plaza que se
encuentra dentro de la estructura organizacional es desocupada por la persona que la
ocupaba por diferentes motivos como renuncia, despido, promoción, etc., o bien,
cuando se crea por necesidades de la empresa para dar respuesta a la operación.

Cada una de las plazas existentes dentro de la organización cuenta con requerimientos
específicos en cuanto a escolaridad, experiencia, conocimientos, habilidades,
idiomas, perfil de la persona, funciones, entre otras y son todos estos requerimientos
los que se difunden para atraer candidatos potenciales.

NOMBRE DE LA EMPRESA:
FECHA:
GIRO DE LA EMPRESA:

PERFIL
PUESTO SOLICITANTE:
No. VACANTES:
ESCOLARIDAD:
EXPERIENCIA:
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS NECESARIOS:
EDAD:
SEXO:
OTROS REQUISITOS:
MANEJA ALGÚN IDIOMA: % LEIDO % HABLADO % ESCRITO
ACTIVIDADES A REALIZAR:
FECHA DE CIERRE DE CONTRATACIÓN:

OFRECIMIENTOS
SUELDO:
PRESTACIONES:
OTROS:
HORARIO DEL PUESTO:
INTERESADOS COMUNICARSE CON:
TELÉFONO(S):
EXTENSION:
FAX:
E-MAIL:
DIRECCIÓN:
HORARIO:
16. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas:

16.1 Selección Interna:

Es un proceso de selección que busca entre los aspirantes aquellos que tienen
capacidades y conocimientos que pueden llegar a ser contratados, se facilita este
proceso por el trabajo dentro de la empresa, para ello es indispensable revisar su hoja
de vida.

Otra modalidad es Ascenso automático consiste en que un trabajador cumpla con los
requisitos de educación, experiencia y el perfil del cargo a ocupar, este trámite será
comprobado por el área de Gestión de Talento Humano, adicionalmente es necesario
que no haya tenido faltas del reglamento interno de trabajo seis meses antes de ser
cambiado de cargo.

16.1.2 Promociones:

Para participar en este tipo de selección, el candidato debe hacer trabajado dentro de
la Distribuidora como mínimo seis meses, estos candidatos internos debe avisar a su
jefe inmediato de su interés en participar en la promoción, con el fin de tener permiso
en el momento de la disponibilidad de tiempo para realizar todo el proceso.

16.1.3 Selección Externa:

Este proceso se debe convocar por escrito por fuera de la empresa, utilizando los
medios antes descritos tomando como prioridad a la Agencia Pública de Empleo del
SENA como el medio más efectivo quedando la responsabilidad en el área de gestión
de talento humano el reclutamiento y la selección del personal.

Dentro de las fuentes de reclutamiento externas se puede dar en universidades,

consultorías, contactos y/o recomendaciones, bolsas de empleo.

16.1.4 Entrevista Preliminar:

Se hace una entrevista preliminar con el fin de confirmar los datos obtenidos en dicha
solicitud, la idea es tener contacto visual con el candidato y observarle las
conductas de éste. Durante su desarrollo se proporcionará al candidato, información
con respecto a la vacante, condiciones de trabajo, sueldos, etc.

Si en la requisición se piden algunos documentos como título profesional, carta de

recomendación, cédula, licencia de conducir, antecedentes disciplinarios y de policía,
etc. Ésta es la fase indicada para reconocer si el candidato cuenta con ellos
 16.1.5 Análisis de Hoja de vida:

Se analizarán las hojas de vida clasificadas dentro de un primer filtro luego de

realizarse las entrevistas iniciales con base en las exigencias del perfil buscado. En
esta etapa, se irá separando toda aquella hoja de vida que cumpla con los
requerimientos del perfil solicitado y se compararán los perfiles entre sí. Será
clasificada la hoja de vida que cumpla con un mínimo de ochenta por ciento (80%)
de los requisitos solicitados por el Área de trabajo solicitante en cuanto a: Experiencia
en el área, experiencia en el puesto, formación académica, sexo, edad, conocimientos
específicos.

16.1.6 Selección de Posibles Candidatos:

Dentro del proceso de selección externa, la tarea inicial será hacer una evaluación y
selección de hojas de vida de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a
ocupar un puesto vacante en la Distribuidora LAP.

16.1.7 Citación a Candidatos a Entrevista:

Se citará a los candidatos elegibles, notificándoles el día, hora, fecha y quién le

entrevistará, si no se pudiera concretar la entrevista, se deberá analizar si es
conveniente, una posible fecha, siempre y cuando no atrase el proceso.

16.1.8 Realización de la entrevista:

Se realizará una entrevista a los candidatos con base en las especificaciones del cargo.
La entrevista será planificada, y tendrá una estructura que permita llevar una
secuencia general para todos los candidatos con el fin de establecer un mismo tipo de
entrevista.

16.1.9 Los pasos de este proceso son:

Estudio de la hoja de vida, estudio de requerimientos del área solicitante.

Y las preguntas que se les hará a cada candidato son: Datos personales, experiencia
laboral, educación, capacitaciones, uso del tiempo libre, como se conforma la familia.
17. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE:

 Habilidades, competencias, conocimientos

 Nivel de exigencia y nivel de responsabilidad

 Nivel de calificación

 Recursos utilizados

 Tareas y funciones

 Competencias laborales

18. Creación bases de datos de candidatos:

Para LAP la base de datos de candidatos es uno de sus más valiosos activos. En razón
de ello, la base de datos de los candidatos tiene en cuenta que:

 La información de los candidatos está unificada en un solo lugar y

bajo las mismas características a fin de garantizar el acceso y la
confiabilidad de la información.

 Es una base de datos accesible, en tanto se aloja en el mundo virtual

para garantizar su disponibilidad en tiempo y espacio, es decir, que
puede ser consultada y revisada desde cualquier lugar y en cualquier
momento.

 Se gestiona colaborativamente a fin de que las áreas y personas

involucradas en los procesos de la empresa puedan nutrir con
información complementaria y actualizada la información de los
candidatos.

 Está actualizada mostrando con ello no sólo la capacidad de

transformación sino la capacidad de generar un histórico de la
información constante.

 Cumple con todas aquellas disposiciones de ley, entre las que se

incluye la protección de datos y la fiabilidad de la información.
  Posee mecanismos de autogestión en los que hay un proceso de
intercambio con otras bases de datos y portales de empleo.

 Permite la sincronización con los procesos internos de LAP.

 Permite añadir notas y comentarios a medida que se generen procesos

de complementariedad y gestión de la información.

19. Elección de instrumentos de medición, según:

En LAP se reconoce que en el proceso de selección se importante la elección de los

instrumentos de medición. En razón de ello, LAP considera que:

19.1 ¿Qué se quiere medir?

Para LAP es importante medir y decidir si las conocimientos, procedimientos y

actitudes de los candidatos se ajustan a las políticas y condiciones de la organización.
Por tal motivo, considera que el elemento primordial a medir es el conjunto de
habilidades de orden conceptual, procedimental y actitudinal de la persona evaluada
en tres contextos fundamentales: personal, ambiental y laboral.

19.1.2 ¿A quiénes se quiere evaluar?

En LAP se evaluarán todos aquellos candidatos que cumplan con las condiciones del
perfil y las competencias asociadas al mismo. En razón de ello, cada proceso de
selección estará supeditado a las necesidades de vacante o creación de cargo que
corresponda.

19.1.3 ¿Cuántos serán evaluados?

En LAP serán evaluados un mínimo de tres candidatos para cada uno de los cargos
en vacante o creación, todo ello con el fin de garantizar un proceso de transparencia
y alta calidad en la elección del personal.

19.1.4 ¿Cómo serán entrevistados?

El proceso de entrevista se llevará a cabo teniendo en cuenta los siguientes criterios:

 Fases SubFases Operaciones
Previa Preparación próxima Programación de la entrevista.
Creación del ambiente apropiado.
Citación candidatos.
Conocimiento del puesto.
Conocimiento del perfil
Preconocimiento candidato
Central Apertura Recepción
Relacionamiento
Comunicación condiciones
Núcleo Intercambio
Toma de datos
Cierre Preparación
Despedida
Posterior Evaluación Cumplimiento de la ficha
Redacción del informe

19.1.5 ¿Quiénes participarán del proceso?

En el proceso de selección de personal en LAP participan los jefes de área donde

se requiere cubrir la vacante, el departamento de talento humano y un representante
del equipo jurídico.
Teniendo en cuenta lo anterior, los posibles instrumentos de medición para la
selección son: entrevistas, pruebas escritas, pruebas de rendimiento, test
psicotécnicos.
 20. Formato de referenciación:

FORMATO DE VERIFICACIÓN DE VERSIÓN: 01

LAP REFERENCIAS LABORALES FECHA:
22/08/2019
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 1 DE
HUMANOS 1

DATOS DEL
CANDIDATO
Nombre del Candidato:
Fecha:
REFERENCIAS
LABORALES
Empresa:
Teléfono:
Nombre del Contacto:
Cargo:
Relación Laboral:
Tiempo laborado:
Causa de salida:
¿Cómo describe su desempeño?

COMPORTAMIENTO
Criterio 1: Inferior 2: Bajo 3: Promedio 4: Alto 5:
Superio
r
Iniciativa
Puntualidad
Asistencia
Adaptabilidad
Calidad de Trabajo
Honradez – Rectitud
Colaboración
Responsabilidad
Proyección
Actitud hacia el Jefe
Actitud hacia sus compañeros
Actitud hacia sus subordinados
 ¿Lo contrataría nuevamente?
Observaciones:

Nombre de quien verifica Firma Cargo

21. Decisión de contratar / promover a un cargo:

Criterio Tipología Definición Medida

Edad Continua Cantidad de años de Años
vida
Nivel educativo Cualitativa Educación recibida Primaria,
secundaria,
tecnológica,
pregrado,
especialización,
maestría, doctorado
Experiencia Continua Tiempo transcurrido Años
en vinculación
laboral
Apariencia personal Cualitativa ordinal Expresión estética, Pésimo, regular,
limpieza y aspectos óptimo, excelente
perceptibles
Competencias Cualitativa Conjunto de Cumple
habilidades No cumple
conceptuales,
procedimentales,
actitudinales
asociadas al cargo
Además de lo descrito anteriormente es necesario tener en cuenta que, debe observarse para
la contratación y/o la promoción del cargo:
a. Estabilidad económica
b. Situación actual
c. Capacidad de satisfacer las necesidades de la empresa
d. Referencias laborales
e. Encaje en la filosofía de la empresa
f. Cualificación educativa
g. Cualificación laboral
h. Historial laboral
i. Pertinencia para el cargo

22. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación:

Documentos Descripción Empleado nuevo Empleado

antiguo
Fotografía Tamaño documento x
reciente
Certificado de la entidad bancaria
Certificación con fecha de expedición no
Cuenta superior a un mes.
Bancaria x
Fotocopia Fotocopia de la cédula
del x
documento
de
identidad
Fotocopia Para varones mayores de 18 años y
menores de 50 años x
Libreta
Militar
Tarjeta En aquellos casos en que la ley lo
Profesional exige x x

Fotocopi Con fecha de grado legible.

a de
títulos
x
Certificaci El documento debe especificar:
fecha de ingreso, fecha de retiro, x
ones cargo.
laborales
 23. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por
participar en el proceso:

Medellín, 2019

Señor(a)

Ciudad

Asunto: Notificación sobre el proceso de vinculación laborar a LAP

Cordial saludo,

Para LAP es muy importante agradecer su participación en el proceso de selección en el cual

usted ha participado. Sin embargo, el consolidado final de dicho proceso nos indica que por
ahora no podremos contar con su participación como parte de nuestra organización. Le
invitamos a participar en futuros procesos con nosotros.

Atentamente,

Departamento de Talento Humano LAP

 24. Glosario:

Aspirante: toda aquella persona que teniendo las competencias y sin impedimento de ley
participa en el proceso de selección de la empresa.
Candidato: toda aquella persona que una vez ha sido objeto del proceso de selección cumple
con los requisitos de ley y laborales para ocupar un cargo dentro de la empresa.

Competencia: conjunto de habilidades de tipo conceptual, procedimental y actitudinal que

en diferentes contextos permite producir, circular y apropiar información y conocimiento en
tanto condición de posibilidad, existencia y funcionamiento laboral, personal y ocupacional.

Perfiles: son todos aquellos documentos que dan cuenta de un tipo de persona relacionada
con un cargo o una ocupación.

Educación: es el proceso que da cuenta del paso académico de una persona por el sistema
formal de un país y que vincula a la escuela.

Experiencia: conjunto de saberes y conocimientos asociados al paso histórico que una

persona tiene en el ejercicio de una función asociada a un tipo de cargo u oficio formalmente
registrado y documentado.

Proceso de selección: espacio y tiempo durante el cual una persona es examinada en

diferentes ámbitos para determinar su competencia y pertinencia en la ocupación de un cargo
y la ejecución de un oficio y/o responsabilidades.