UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA

MATERIA: AUDITORIA FINANCIERA II

TEMA: CICLO DE NOMINA Y PERSONAL
DOCENTE: MARIA ALEXANDRA ZEVALLOS
 CONCEPTO DE NÓMINA

• Es un documento de contabilidad que consiste en

una relación de cada una de los trabajadores que
prestan sus servicios a la empresa y, en el cual se
muestra el sueldo de cada persona y las
prestaciones que la empresa hace a estos.

• El ciclo de nomina de una empresa incluye

aquellas funciones que se requiere llevara a cabo
lo que involucra el empleo y a clasificar, resumir e
informar lo que se ha utilizado y el pago de mano
de obra.
 FUNCIONES TÍPICAS

• 1. Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de

personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de
asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización,
pago y recuperación de anticipos varios.

2. Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al

mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.

3. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de

nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.
• ERRORES POTENCIALES

• Planillas infladas con personal no existente.

• Pagos por trabajo no realizado.
• Apropiación de salarios no reclamados.
• Indemnizaciones pagadas no contabilizadas.
• Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales.
• Errores en cálculos o sumas.

• CUENTAS RELACIONADAS
• Costos de producción.
• Gastos de salario.
• Gastos de impuestos de nóminas (Patronal).
• Pasivos de nómina.
• Efectivo en el banco.
•
• Dentro del ciclo de nominas podríamos distinguir los siguientes asientos contables
comunes:
• Pago de nominas
• Anticipos de sueldos y prestamos al personal
• Distribuciones de mano de obra
• Otras prestaciones de personal
• Ajustes de nominas
• Formas y documentos importantes
 EJEMPLOS DE FORMAS Y DOCUMENTOS
IMPORTANTES DEL CICLO DE NOMINA

Solicitud de empleo

Contrato de trabajos

Informes de tiempo

Tarjetas de reloj

Autorización de ajuste de nomina

Autorización de pagos especiales

Recibos de pagos
 BASES USUALES DE DATOS DEL CICLO DE
NÓMINA
Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas,
auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las
transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del
proceso de las transacciones.
Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dé, se pueden clasificar como
sigue:
a) Bases de referencia.
b) Bases dinámicas.
LAS BASES USUALES DE DATOS PARA NÓMINAS
PODRÍAN SER LAS SIGUIENTES:

• Archivo maestro de personal conteniendo nombres e información de referencia, tipos de

retribución, prestaciones a empleados, etc.
• Registros de salarios de empleados.
 ENLACE CON OTROS CICLOS

Podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

• Desembolsos de efectivo que se enlazan con el ciclo de tesorería.
• Recepción de servicios de mano de obra que se enlazan con el ciclo de producción.
• Resumen de actividades (póliza de registro contable) que se enlaza con el ciclo de
informe financiero.
OBJETIVOS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE NOMINAS.

 Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos

y verificación interna independiente.

 Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones,

registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.
 De De
De procesamiento y
De autorización clasificación de verificación salvaguarda
transacciones. y física
evaluación.
 Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

 El precio y condiciones de los bienes, mercancías y servicios que han de proporcionar los proveedores deben
autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

 Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores,
cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administración

 Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo con políticas
adecuadas establecidas por la administración.

 Los procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con políticas adecuadas
establecidas por la administración.
 Solo deben aprobarse aquellas órdenes de compra a proveedores por bienes, mercancías o servicios que se
ajusten a las políticas establecidas por la administración.

 Solo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

 Los bienes, mercancías y servicios recibidos, deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

 Los montos adecuados a proveedores por bienes, mercancías y servicios recibidos, así como la distribución
contable de dichos adeudos debe calcularse con exactitud y registrarse como pasivo en forma oportuna.

 Todos los pagos por bienes, mercancías y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y
prepararse con exactitud.

 Los importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.
 Los pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y
oportunamente.

 Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente
a la cuenta apropiada de cada proveedor y acreedor.

 Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores por los pagos
efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

 Los asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas
adecuadas establecidas por la administración.

 La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse
correcta y oportunamente.
Deben verificarse y
evaluarse en forma
periódica los saldos
registrados de
cuentas por pagar y
las actividades de
transacciones
relativas.
Estos objetivos tratan de
todos aquellos controles
relativos a la verificación y
evaluación periódica de los
saldos que se informan, así
como de la integridad de los
sistemas de procesamiento.
 Objetivos Específicos Técnicas de Control Riesgos de
de Control Interno Aplicable Incumplimiento

DEBEN VERIFICARSE Y EVALUARSE EN FORMA
PERIODICA LOS SALDOS REGISTRADOS DE
CUENTAS DE NOMINAS Y LAS TRANSACCIONES
RELATIVAS
MANUALES DE PROCESAMIENTO Y POLITICAS,
GRAFICAS DE ORGANIZACIÓN , INFORMES Y
ACTIVIDADES QUE PUEDEN VERIFICARSE Y
EVALUARSE.
CONCILIACION DE SALDOS Y MOVIMIENTOS
INFORMADOS POR TERCEROS.
LOS INFORMES PREPARADOS PARA LA
ASMINISTRACION PUEDEN PRESENTAR
INFORMACION ERRONEA.
LAS DECISIONES IMPORTANTES QUE
PUEDE TOMAR LA ADMINISTRACION PODRIAN
BASARSE EN INFORMACION ERRONEA.

ACTUALIZACION OPORTUNA SOBRE LAS ERRORES E IRREGULARIDADES EN LA

QUEJAS DEL PERSONAL. SALVAGUARDA FISICA

VERIFICAION PERIODICA DE LOS REGISTROS

DE NOMINAS.
COMPARACION DE LOS IMPORTES
CONTALIZADOS CON TRANSACCIONES
POSTERIORES O CON IMPORTANTES
PREESTABLECIDOS.

VERIFICACION PERIODICA DE LOS SALDOS EN

LIBROS MEDIANTE CONFIRMACIONESCON EL
PERSONAL.
 OBJETIVO DE LA
SALVAGUARDA FÍSICA

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros,
formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para
este ciclo son:
Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros,
formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para
este ciclo son:
 Objetivos Técnicas de Riesgos de
Específicos de Control Aplicable Incumplimiento
Control Interno
ELACCESO A LOS CAJAS FUERTES, GABINETES LOS ARCHIVOS Y REGISTROS
REGISTROSDE PERSONAL CERRADOS CON LLAVE,BIBLIOTECA PUEDEN DESTRUIRSEO PERDERSE.
NOMINAS,FORMASY SEGURA DE CINTAS ARCHIVOS DE
DOCUMENTOSIMPORTANTESY COMPUTADORA ASI COMO LOS ARCHIVOS Y REGISTROS
LUGARESDE PROCESO DEBE PROGRAMAS Y OTRA PODRIAN SER UTILIZADOS EN
PERMITIRSEUNICAMENTEDE DOCUMENTACION RELATIVA. FORMA INDEBIDA.
ACUERDO CON POLITICAS SEGUROSY FIANZASDE FIDELIDAD.
ESTABLECIDASPOR LA ARCHIVO DE FIRMAS DEL PERSONAL LOS PROGRAMAS DE
ADMINISTRACION. AUTORIZADO COMPUTADORA PODRIAN SER
ALTERADOS POR PERSNOAL NO
AUTORIZADO.

SEGREGACION DE
RESPOSABILIDADES Y RESTRICCIONES
AL ACCESO DE LAS FUNCIONES DE
ADMINISTRACION DE PERONAL CON
FUNCIONES.
 IDENTIFICACIÓN DE OBJETIVOS CON EL
RIESGO DE NO CUMPLIMIENTO
Una vez identificados los objetivos específicos de control interno para el ciclo de nóminas.
es necesario identificar qué técnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos
objetivos, y el riesgo que existe sí dichas técnicas no logran o logran parcialmente estos
objetivos.
CONTROLES INTERNOS

Separación de tareas Autorización

Control físico Pago oportuno

Estructura de las formas Empleados fantasmas

Llenado de las formas Facturación e inventarios

 DISEÑO DE PRUEBA

Comprender el control interno Definir los procedimientos de auditoria Determinar el tamaño muestra

Evaluar el riesgo de control Diseñar pruebas sustantivas Seleccionar la muestra

Determinar el alcance Diseñar pruebas de controles Determinar la oportunidad

 PROGRAMA DE AUDITORIA
Objetivo de la auditoria
relacionado con la Control Interno clave
operación
Los pagos de nominas  Se utiliza reloj de registro.
registrados son por  Se mantiene en forma adecuada
concepto de trabajo el archivo del personal.
verdaderamente llevado a  El trabajo está autorizado.
cabo por empleados  Separación de tareas entre el
reales (existencia). personal, medición de tiempo y
pago de nomina.
 Solo los empleados existentes
en los archivos computarizados
de datos son aceptados.
Prueba de control Pruebas sustantivas
 Examinar las tarjetas para  Revisar el diario de nominas, libro de
verificar su aprobación. contabilidad y registro de nominas
 Examinar las tarjetas de devengadas para detectar cantidades
registro de horario. inusuales.
 Revisar políticas del  Comparar cheques cancelados con el
personal. diario de nomina para verificar
 Examinar los archivos del nombre, cantidad y fecha
personal.  Comparar los cheques cancelados
 Revisar el organigrama, con los registros del personal.
observar el desempeño.
 Examinar los registros de
nominas para verificar la
aprobación.
Pruebas Objetivo de la
sustantivas auditoria
• Se concilian los relacionado con la
desembolsos en el operación
diario de nominas con
los desembolsos en el • Las transacciones de
estado de cuenta de la nomina existentes se
nomina del banco. registran (integridad).

Prueba de control Control Interno

• Analizar con los clave
empleados y observar
la conciliación • Los cheques de
bancaria. nomina están pre
• Justificar la secuencia numerados y se
de cheques de nomina justifican.
 Objetivo de la auditoria
relacionado con la operación
Las operaciones de nomina 
registradas son por la cantidad
realmente trabajada y en la 
remuneración correcta, las
retenciones están calculadas
correctamente
(Precisión).
Control Interno clave
Los cálculos y cantidades son 
verificados internamente.
Los totales de lote se
comparan con los reportes
sumarios de la computadora.
 Las remuneraciones, sueldos
o comisiones se autorizan.
 Las retenciones y descuentos
se autorizan.
Prueba de control
Examinar archivos de
totales de lotes para
buscar la firma del
encargado de control de
datos, comparar con los
reportes sumarios.
 Examinar los registros de
nomina en busca de
verificación interna.
 Examinar las
autorizaciones en los
registros del personal.
Pruebas sustantivas
 Re calcular las horas
trabajadas de las tarjetas de
registro de horario.
 Comparar las remuneraciones
con los contratos.
 Re calcular sueldos brutos.
 Verificar las retenciones.
 Re calcular el sueldo neto.
 Comparar el importe de los
cheques.
Objetivo de la auditoria
relacionado con la Control Interno clave Prueba de control Pruebas sustantivas
operación

Las operaciones de  Se utiliza un  Revisar el  Comparar la

nomina se clasifican diagrama adecuado diagrama de clasificación con el
debidamente de cuentas. cuentas. catalogo de
(clasificación).  Las clasificaciones  Examinar la cuentas.
de cuentas se indicación de  Revisar tarjetas de
verifican verificación registro de horario
internamente. interna. para determinar
departamento del
empleado.
 Objetivo de la auditoria
relacionado con la Control Interno clave Prueba de control Pruebas sustantivas
operación
Las operaciones de  Los procedimientos  Examinar el  Comparar la fecha de
nomina se registran en las exigen que se Manual de registro de cheques en
fechas correctas registren las procedimientos y el diario de nomina
operaciones tan observar cuando con la fecha de los
(Tiempo oportuno).
pronto como sea se efectúan los cheques y tarjeta de
posible después de registros. asistencia.
haberse pagado la  Examinar la
nomina. indicación de
 Las fechas se verifican verificación interna.
internamente.
• Difiere ampliamente entre las compañías.
• Los requisitos incluyen: las autorización para colocar a
los empleados en la nomina, una fuente original.
• El auditor deberá estudiar y comprender el
procedimiento que cada cliente.
• Se debe realizar una lista de todas las personas junto con
los sueldo y cambios de lo mismo que se hayan
registrado durante el ejercicio.
• El auditor deberá cerciorarse de que no
permanezcan ex empleados en la lista de
beneficios.
• Se deberá examinarse los métodos de
terminación de contratos.
• También comparar los nombres que
aparezcan en los registros autorizados.