Manual de Administración de CRM PDF

Manual de administración de Microsoft
Dynamics CRM 2013
Versión 6.0.2
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Contenido
Manual de administración de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online 5
Send us your comments about this document ............................................................................. 6
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online ................. 6
Install product updates ................................................................................................................. 9
Después de actualizar a CRM 2013 -- pasos siguientes para el éxito ...................................... 14
Introducción ................................................................................................................................ 17
Exploradores web y dispositivos móviles admitidos ............................................................... 17
Tareas de preparación y configuración de claves .................................................................. 19
Configurar una organización de CRM .................................................................................... 25
Crear unidades de negocio ................................................................................................. 25
Eliminación de unidades de negocio ................................................................................... 26
Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente .................................... 27
Creación o edición de ubicaciones ...................................................................................... 28
Adición de recursos a ubicaciones ...................................................................................... 29
Cambiar las opciones de configuración regional y de idioma para la organización ........... 31
Instalar CRM para Outlook ..................................................................................................... 32
Instalar CRM E-mail Router .................................................................................................... 33
Configurar CRM para tablets .................................................................................................. 33
Set up CRM for phones .......................................................................................................... 55
Administrar seguridad, usuarios y equipos ................................................................................ 68
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM ....................................................... 69
Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM .................................................................. 71
Controlar el acceso a los datos .............................................................................................. 73
Creación o edición de roles de seguridad .............................................................................. 74
Copia de roles de seguridad ................................................................................................... 79
Administrar usuarios ............................................................................................................... 80
Administrar equipos ................................................................................................................ 87
Adición de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo ........................................ 89
Sincronización de la información del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active
Directory .............................................................................................................................. 91
Agregar o eliminar integrantes de zona .................................................................................. 93
Administrar datos ....................................................................................................................... 94
Importar datos (todos los tipos de registro) ............................................................................ 95
Detectar datos duplicados ...................................................................................................... 96
Eliminación de registros en masa ........................................................................................... 97
Cifrado de datos...................................................................................................................... 99
Free storage space in Microsoft Dynamics CRM ................................................................. 101
Manage your configuration data ............................................................................................... 108
Create a schema to export configuration data ...................................................................... 111
Modify a configuration data schema ..................................................................................... 118
Import configuration data ...................................................................................................... 119
Connect to Microsoft Social Listening ...................................................................................... 121
Control social data.................................................................................................................... 128
Manage Bing Maps for your organization ................................................................................ 129
Crear y editar procesos ............................................................................................................ 132
Procesos de flujo de trabajo ................................................................................................. 140
Configurar los pasos del flujo de trabajo ........................................................................... 146
Prácticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo ....................................... 152
Diálogos ................................................................................................................................ 153
Configurar procesos de diálogo ........................................................................................ 155
Acciones ............................................................................................................................... 164
Configurar acciones........................................................................................................... 166
Flujos de proceso de negocio ............................................................................................... 170
Configurar flujos de proceso de negocio ........................................................................... 174
Supervisar y administrar procesos ....................................................................................... 178
Administrar documentos .......................................................................................................... 180
Permisos requeridos para tareas de administración de documentos .................................. 180
Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint ................................................. 182
Presentación de la sincronización del lado del servidor .......................................................... 183
Escenarios soportados para la sincronización del lado del servidor .................................... 185
Error al registrar para sincronización del lado del servidor .................................................. 186
Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell .......................... 187
Manual de administración de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics
CRM Online
El manual de administración de Microsoft Dynamics CRM 2013 contiene recursos y temas
diseñados para ayudarle a administrar y configurar las implementaciones locales de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online.
En esta sección
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online
Install product updates
Después de actualizar a CRM 2013 -- pasos siguientes para el éxito
Introducción
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Administrar datos
Manage your configuration data
Connect to Microsoft Social Listening
Control social data
Manage Bing Maps for your organization
Crear y editar procesos
Administrar documentos
Presentación de la sincronización del lado del servidor
Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell
Secciones relacionadas
Planning Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online
Installing Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online
Operating Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 (on-premises)
Customization Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM
Online
Report Writers Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM
Online
Centro de clientes
5
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Si tiene alguna pregunta o comentario sobre este documento, haga clic para enviar un mensaje
de correo electrónico al equipo de contenido de Microsoft Dynamics CRM.
Si su pregunta se refiere a los productos de Microsoft Dynamics CRM en vez de al contenido de
este libro, busque en el Centro de ayuda y soporte técnico de Microsoft o en Microsoft
Knowledge Base.
Novedades para administradores de Microsoft

Dynamics CRM 2013 y CRM Online
Conozca las novedades para los administradores en las últimos versiones de Microsoft
Dynamics CRM.
En este tema
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 y CRM
Online Primavera 2014
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online Otoño 2013
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM

2013 Service Pack 1 y CRM Online Primavera 2014
Conozca las nuevas características de esta versión: Novedades de CRM Online Primavera 2014
y CRM 2013 Service Pack 1
Importante
Una vez instalado, Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 no se puede
desinstalar.
Lea información importante sobre Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013
antes de implementar este Service Pack en un entorno de producción: Obtener e instalar
el Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM
Detecte duplicados al crear o actualizar registros

¡Hemos atendido a sus comentarios! ¡En esta versión se ha restaurado la capacidad de detectar
duplicados al crear o actualizar registros usando formularios o vistas de cuadrícula en la
aplicación web para entidades de la interfaz de usuario actualizadas! Una novedad de esta
versión es la posibilidad de detectar duplicados cuando se usa CRM para tabletas. Más
información: Detectar datos duplicados
6
Utilice instancias de espacio aislado para comprobar cambios en CRM
antes de implementarlos en producción
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 introduce la instancia de espacios aislados.
Una instancia de espacios aislados es una instancia de no producción en Microsoft Dynamics
CRM Online. Puesto que ha aislado de producción, use una instancia de espacios aislados para
desarrollar y probar cambios en la aplicación de forma segura. Administre las instancias de
espacio aislado y producción de CRM Online en Centro de administración de CRM Online. Más
información: Manage CRM Online sandbox instances y Introducción a las instancias de
espacio aislado en CRM Online
Instale actualizaciones de productos para habilitar las nuevas

características para la organización
Importante
La instalación de actualizaciones de productos es un proceso unidireccional. Una
vez instaladas, las actualizaciones del producto no se pueden desinstalar.
Con esta versión, muchas características y actualizaciones nuevas se agregan a la
implementación de Microsoft Dynamics CRM. Algunas de las características están deshabilitados
de forma predeterminada para evitar la interrupción de su experiencia de CRM. Tiene la opción
de habilitar estas características instalando las actualizaciones de productos. Más información:
Install product updates.
Conéctese a Microsoft Social Listening para aportar enfoques sociales a la

organización
Incorpore potentes enfoques sociales a su organización conectando CRM con Microsoft Social
Listening. Esta característica sólo está disponible en Microsoft Dynamics CRM Online. Más
información: Connect to Microsoft Social Listening.
Controle el flujo de datos sociales en la organización

Puede habilitar o deshabilitar la capacidad de recibir los datos sociales en Microsoft Dynamics
CRM. Más información: Control social data
Adición de servicios en línea de Office 365

Las novedades de esta versión hacen que la integración de servicios de Office 365 como
Exchange Online y SharePoint Online sea más fácil y compatible. Más información: Add Office
365 Online services
Modo sin conexión: CRM para Outlook

Si se desconecta con Microsoft Dynamics CRM 2013 para Outlook, faltarán algunas
características de Service Pack 1 de CRM 2013 (local) o de CRM Online Primavera 2014 hasta
7
que se actualice a CRM 2013 Service Pack 1 para Outlook. Más información: Upgrade
Microsoft Dynamics CRM for Outlook
Exporte e importe los datos de configuración de CRM

Use la nueva Herramienta de migración de la configuración para migrar los datos de
configuración entre servidores de CRM. Más información: Manage your configuration data.
Implemente paquetes para instalar varias soluciones e importar datos de

configuración
Use la nueva Herramienta de implementador de paquetes para agrupar varias soluciones y datos
de configuración en un "paquete" y, a continuación, implemente el paquete en una instancia de
Microsoft Dynamics CRM para instalar varias soluciones junto con datos de configuración. Más
información: Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell.
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM

2013 y CRM Online Otoño 2013
Equipos de acceso
Además de los equipos que poseen registros, ahora puede usar un nuevo tipo de equipo,
denominado equipo de acceso. Un equipo de acceso no es propietario de registros propios y no
tiene los roles de seguridad asignados. Los registros se comparten con un equipo de acceso y a
los integrantes del equipo se les asignan derechos de acceso sobre los registros, como Lectura,
Escritura o Anexar. Los equipos de acceso pueden ser creados por el usuario o creados
automáticamente (administrados por el sistema). Para equipos de acceso administrados por el
sistema es necesario proporcionar una plantilla de equipo que el sistema use para crear un
equipo. Hay dos configuraciones de implementación disponibles para equipos administrados por
el sistema: un número máximo de plantillas de equipo para una entidad y un número máximo de
entidades que puede habilitar para equipos de acceso creados automáticamente. Más
información: Administrar equipos
Búsqueda rápida en varias entidades

Con la búsqueda rápida en varias entidades puede buscar registros entre las entidades de
diferentes tipos, como cuentas, oportunidades y contactos. Varios valores de implementaciones
están disponibles para la búsqueda en varias entidades, como un grado de paralelismo máximo,
un número máximo de entidades que participan en una búsqueda en varias entidades y otros.
Más información: Entidades de implementación y opciones de configuración de implementación
8
Configuración de implementación de Búsqueda rápida y Yammer
La nueva configuración de implementación se agrega a las características Búsqueda rápida
(busca registros del mismo tipo) y Yammer. Más información: Entidades de implementación y
opciones de configuración de implementación
Actualizaciones de cmdlet de PowerShell

Los cmdlets de Windows PowerShell para implementaciones locales de Microsoft Dynamics
CRM admiten ahora la ejecución remota de comandos para CRM 2013. Además, hay nuevos
valores y opciones para el cmdlet de configuración de CRM 2013 para admitir las características.
Más información: Administer the deployment using Windows PowerShell
Sincronización del lado del servidor

Puede usar Sincronización del lado del servidor para integrarse con Microsoft Dynamics CRM
Exchange y servidores de correo electrónico basados en POP3 o SMTP. Puede usar el
sincronización del lado del servidor para:
 Habilitar sincronización de correo electrónico para usuarios y colas con los sistemas
externos de correo electrónico.
 Habilite sincronización de correo electrónico, citas, contactos y tareas con Exchange.
Sincronización del lado del servidor ofrece características nuevas como el uso eficiente de los
recursos, el límite de conexión, la migración de datos, el aislamiento de servicios, los informes de
errores y los nuevos contadores. Más información: Presentación de la sincronización del lado del
servidor
Vea también
Manual de administración de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
What's new for customization
Install product updates

Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM
2013 tienen muchas características y actualizaciones nuevas para la implementación de CRM.
Algunas de estas características están deshabilitados de forma predeterminada para evitar la
interrupción de su experiencia de CRM. Sin embargo, tiene la opción de habilitar estas
características instalando actualizaciones de productos, en Configuración > Administración >
Instalar actualizaciones de productos.
Importante
La instalación de actualizaciones de productos es un proceso unidireccional. Una
vez instaladas, las actualizaciones del producto no se pueden desinstalar.
Cuando hace clic o pulse en Instalar actualizaciones de productos, instale todas las
características incluidas en las actualizaciones de productos para esta versión. Por tanto,
9
asegúrese de revisar cuidadosamente las nuevas características antes de habilitarlas.
Pruebe los efectos de las nuevas características en la organización antes de
implementarlas en producción. Para probarlas, use una instancia de prueba de la
organización si su implementación es local, o una instancia de espacio aislado para
CRM Online. Más información: Establezca el entorno de prueba, Manage Microsoft
Dynamics CRM Online instances.
Obtenga información sobre las nuevas características incluidas en las actualizaciones de
productos para esta versión y por qué debe actualizarse: Novedades de CRM Online
Primavera 2014 y CRM 2013 Service Pack 1, Novedades de servicio al cliente y
Prepararse para la próxima versión de Microsoft Dynamics CRM.
Importante
Una vez instalado, Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 no se puede
desinstalar.
Lea información importante sobre Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013
antes de implementar este Service Pack en un entorno de producción: Obtener e instalar
el Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM.
Algunas de las nuevas funciones no se agregan a las vistas no personalizadas hasta
instala actualizaciones de productos. Más información: Información de instalación de
actualizaciones de productos para la ola de Microsoft Dynamics CRM Primavera 2014.
Si personalizó las vistas, los paneles, formularios, la cinta de opciones o un mapa del
sitio en el sistema, las personalizaciones pueden verse afectadas al instalar
actualizaciones de productos. Más información: Información de instalación de
actualizaciones de productos para la ola de Microsoft Dynamics CRM Primavera 2014.
No podrá instalar actualizaciones de productos utilizando CRM para Outlook o mediante
programación.
¿Por qué actualizarse?

Las nuevas características, instaladas al hacer clic en Instalar actualizaciones de productos,
son mejoras en el área de servicio al cliente. Mejorarán la experiencia del usuario y le permitirán
configurar características relacionadas con el servicio en un solo lugar. Observará la nueva
funcionalidad agregada a los formularios existentes, como caso, cuenta y elemento de cola.
También encontrará varias nuevas entidades, como derecho, actividad social y perfil social. La
entidad de derecho especifica la cantidad y el tipo de soporte que recibe. La entidad de actividad
sociales sirve para convertir una publicación social en un caso. La entidad de perfil social
contiene información acerca de la publicación de medios sociales y el autor de la publicación.
Obtenga más información sobre las nuevas características de servicio al cliente: Novedades de
servicio al cliente, Novedades de esta versión y Prepararse para la próxima versión de Microsoft
Dynamics CRM.
10
Guía básica de actualizaciones de productos
En el diagrama siguiente ofrece una guía básica para instalar actualizaciones de productos.
¿Las actualizaciones de productos se instalan de manera

predeterminada para mi organización?
La siguiente tabla muestra si las nuevas características de servicio al cliente están habilitadas en
su organización de CRM.
Su organización de CRM Actualizaciones de productos Características incluidas en

actualizaciones de productos
La suscripción de Microsoft Instalado de manera Habilitado

Dynamics CRM Online de la predeterminada
organización inició después
de abril de 2014
Su organización se ha Instalado por usted Habilitado

actualizado a Microsoft
Dynamics CRM Online
Primavera 2014
Su organización se ha No instalado Deshabilitado
11
Su organización de CRM Actualizaciones de productos Características incluidas en
actualizaciones de productos
actualizado a Microsoft
Dynamics CRM Online
Primavera 2014
Ha instalado Service Pack 1 Instalado por usted Habilitado

de Microsoft Dynamics CRM
2013
Ha instalado Service Pack 1 No instalado Deshabilitado

de Microsoft Dynamics CRM
2013
Instalar las actualizaciones de productos

Antes de comenzar a instalar las actualizaciones de productos opcionales, tiene una oportunidad
de ir a Novedades de esta versión para conocer las características nuevas que está a punto de
habilitar.
Para instalar actualizaciones de productos, siga los pasos:
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de

Personalizador del sistema o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad

a. Siga los pasos de Visualización del perfil de usuario.
b. ¿No tiene los permisos adecuados? Póngase en contacto con el
administrador del sistema.
2.
En la aplicación web de CRM

a. En la barra de navegación, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM >
Configuración.
Configuración aparece en la barra de navegación.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración.
c. Haga clic o pulse en Instalar actualizaciones de productos > Actualizar.
Durante la instalación, recibirá información actualizada sobre el progreso y
se le notificará cuándo termina la instalación. Si las actualizaciones de
12
productos se instalaron anteriormente, se le notifica que ya tiene las
actualizaciones más recientes en el sistema.
Cambios en los metadatos aplicados por actualizaciones de

productos
Todas las entidades y atributos nuevos se agregan al sistema de CRM, independientemente del
hecho de que instale las actualizaciones de productos opcionales. Las descripciones de las
entidades y atributos aparecen como "Para uso interno solo" en Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 hasta que se instalan
las actualizaciones de productos opcionales. Después de instalar estas actualizaciones, las
descripciones de entidad y atributo se actualizan en los metadatos.
Nota
El uso de entidades y atributos que se marcan "Para uso interno solo" no se admite y
puede llevar a un comportamiento inesperado.
Cree una nueva organización sin actualizaciones de productos

instaladas (solo local)
De forma predeterminada, todas las nuevas organizaciones tienen las actualizaciones de
productos instaladas. Sin embargo, para la evaluación, prueba o desarrollo del sistema de CRM,
es posible que no desee habilitar características adicionales para la nueva organización. Para
implementaciones locales, puede deshabilitar el comportamiento predeterminado y evitar la
instalación de actualizaciones de productos. Para ello, ejecute el script de Windows PowerShell
para establecer el valor de OptinProvisioningEnabled como 0 antes de crear la nueva
organización. Si desea instalar las actualizaciones de productos en la nueva organización,
ejecute el script Windows PowerShell para establecer el valor de OptinProvisioningEnabled
como 1 antes de crear una nueva organización. Para un ejemplo completo, vea: Ejemplo:
Deshabilite actualizaciones de productos para nuevas organizaciones
Vea también
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online
Novedades de esta versión
Prepararse para la próxima versión Microsoft Dynamics CRM
Características mejoradas de servicio
13
Después de actualizar a CRM 2013 -- pasos
siguientes para el éxito
Ahora que ha actualizado a Microsoft Dynamics CRM Online Otoño 2013 o a Microsoft Dynamics
CRM 2013, revise los pasos indicados abajo para garantizar que su organización está lista para
aprovechar de las nuevas e interesantes características y herramientas.
¿Aún no se ha actualizado? Consulte la página Prepárese.
Pruebe los cambios antes de la puesta en marcha

Si usa CRM Online Otoño 2013, puede aprovechar un nuevo entorno de prueba (instancia de no
producción) para comprobar el código o los cambios antes de la puesta en marcha. Los
suscriptores de CRM Online Otoño 2013 pueden obtener una o varias instancias de no
producción.
 Los suscriptores con 25 o más usuarios tendrán derecho a una instancia de no producción
gratis (el administrador recibirá una notificación en la barra de herramientas de
administración sobre instancias de no producción gratuitas).
 Todos los clientes pueden adquirir instancias de no producción.
 Las instancias de no producción no están disponibles para los clientes de prueba.
Los administradores de Microsoft Online Services pueden agregar una instancia de no
producción como un complemento del centro de administración de Office 365.
Agregue una instancia de no producción desde el centro de administración de Office 365
14
Conozca las nuevas características y herramientas
Para que la transición a CRM Online Otoño 2013 o CRM 2013 sea fluida, use los siguientes
recursos para conocer características y herramientas nuevas para administradores:
Novedades para administradores (Manual de administración)
Manual del usuario de Microsoft Dynamics CRM 2013
Defina y actualice procesos de negocio

Automatice los procesos de negocio de la organización para controlar la coherencia en los
equipos. Puede crear un nuevo proceso de negocio o usar/adaptar un proceso existente.
Obtenga información acerca de la configuración de procesos de negocio
¿Listo para obtener más información sobre procesos de negocio?

Lea sobre flujos de procesos de negocio (Manual de personalización)
Actualice los formularios personalizados

CRM Online Otoño 2013 and CRM 2013 presentan un cambio significativo en el aspecto y el
comportamiento de los formularios principales. Después de actualizar, deberá dar algunos pasos
para aprovechar plenamente la nueva interfaz de usuario. Use los siguientes recursos para
comenzar:
Cómo preparar la actualización (consulte la página 6)
Actualice los formularios (Manual de personalización)
Actualice CRM para Outlook

Microsoft Dynamics CRM 2011 para Outlook con el Paquete acumulativo de actualizaciones 12 o
posterior de CRM 2011 es compatible con CRM Online Otoño 2013 y CRM 2013. Esto
proporciona a los administradores tiempo para realizar una implementación en fases de CRM
2013 para Outlook. Sin embargo, se recomienda actualizar para aprovechar las nuevas
características. Use el siguiente vínculo para empezar la actualización:
Actualice Microsoft Dynamics CRM para Outlook (Manual de planificación)
Revise las nuevas características de movilidad

¿Preparado para usar tecnología móvil con CRM Online Otoño 2013 o CRM 2013? Aprenda a
usar Microsoft Dynamics CRM para tabletas y teléfonos inteligentes.
CRM para tabletas y teléfonos
15
Dé formación a los usuarios
Después de familiarizarse con las novedades de CRM Online Otoño 2013 o CRM 2013, es hora
de formar a los usuarios. Aproveche estos excelentes recursos:
Autoayuda
Resultados más probables de introducción
Resultados más probables de ventas
Resultados más probables de servicio
Resultados más probables de marketing
Manual del usuario de Microsoft Dynamics CRM 2013
Centro-de clientes—el sitio "todo en uno" con información completa sobre Microsoft Dynamics
CRM
Aprendizaje personalizable
Kit de aprendizaje y adopción para Microsoft Dynamics CRM 2013
Aprendizaje en línea
Introducción a Microsoft Dynamics CRM 2013
Servicio al cliente en Microsoft Dynamics CRM 2013
Administración de ventas en Microsoft Dynamics CRM 2013
Instalación e implementación en Microsoft Dynamics CRM 2013
Explorar opciones sobre precios y licencias

Después de realizar la actualización, puede revisar los detalles de licencia de CRM Online Otoño
2013 o CRM 2013.
Manual de precios y licencias de CRM Online
Manual de precios y licencias de CRM 2013
Preguntas más frecuentes

Preguntas más frecuentes
¿Necesita ayuda adicional para sacar el máximo partido de su implementación de CRM Online
Otoño 2013 o de CRM 2013? Póngase en contacto con el asociado de Microsoft Dynamics. Si no
tiene un asociado, puede encontrar uno con Microsoft Dynamics Marketplace.
¿Desea conocer cómo las compañías están creando asombrosas experiencias de los clientes
con Microsoft Dynamics CRM 2013?
16
Vea el estreno mundial de Microsoft Dynamics CRM 2013 a petición.
Introducción
Como administrador de CRM, encontrará la información que necesita aquí para que su
organización pueda comenzar a usar Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM
Online.
En esta sección
Exploradores web y dispositivos móviles admitidos
Tareas de preparación y configuración de claves
Configurar una organización de CRM

Instalar CRM para Outlook
Instalar CRM E-mail Router
Configurar CRM para tablets
Customization Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM
Online
Manage Your Microsoft Dynamics CRM Online Subscription
Vea también
Kit de aprendizaje y adopción para Microsoft Dynamics CRM
Exploradores web y dispositivos móviles admitidos

Los usuarios pueden tener acceso a la aplicación web Microsoft Dynamics CRM en las versiones
más recientes de los siguientes exploradores:
 Internet Explorer en Windows
 Firefox en Windows
 Safari en Mac OS X
 Chrome en Windows o Google Nexus 10
17
Para obtener más información acerca de los exploradores compatibles, consulte Microsoft
Dynamics CRM 2013 web application requirements.
Para un dispositivo móvil, como un iPad o un smartphone, las siguientes aplicaciones están
disponibles:
 Microsoft Dynamics CRM para iPad
 Microsoft Dynamics CRM para Windows 8
Para obtener más información acerca de los teléfonos y tabletas compatibles, consulte Microsoft
Dynamics CRM mobile and tablet device support.
Nota
 Los usuarios que tratan de ver Microsoft Dynamics CRM en un explorador no admitido se
pueden redirigir a CRM para teléfonos. Este es un servicio básico con funcionalidad limitada
y no está pensado para servir como sustituto para el conjunto de características completo de
Microsoft Dynamics CRM. Se recomienda que los usuarios elijan un explorador admitido o
una aplicación de Microsoft Dynamics CRM específica para el dispositivo.
 Si ha agregado contenido a formularios o paneles en iFrame, puede que haya implementado
restricciones de seguridad en torno a determinadas acciones de dicho contenido, como
vínculos externos. Tenga en cuenta que en Firefox, este código de restricción de seguridad
probablemente no estará admitido.
Problemas conocidos al ejecutar Microsoft Dynamics CRM con algunos

exploradores web
En esta sección se describen los problemas conocidos al ejecutar Microsoft Dynamics CRM
2013 y Microsoft Dynamics CRM Online en un explorador web.
Soporte limitado de copiar y pegar en Firefox y Chrome

La funcionalidad de copiar y pegar utilizando el portapapeles no es totalmente compatible en los
exploradores web Firefox y Chrome; el botón Copiar un vínculo de la parte superior de la
página puede no funcionar según lo previsto.
Recibe un error al abrir una hoja de cálculo de Excel cuando usa Safari
Si exporta una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel como una hoja de cálculo dinámica
mientras usa Safari, es posible que reciba un error al intentar abrir el archivo. Para solucionar
esto, haga clic con el botón secundario en el archivo, elija Obtener información y, a
continuación, en Abrir con, seleccione Excel.
Vea también
Introducción
18
Este tema, destinado a administradores y usuarios empresariales de Microsoft Dynamics CRM,
describe los parámetros de configuración y las tareas comunes que pueden ayudar a mantener
su organización optimizada de modo que se pueda centrar en lo más importante. Está diseñado
para mejorar su experiencia general con Microsoft Dynamics CRM, incluso antes de que su
empresa lo empiece a usar.
En esta página
Parámetros de configuración comunes para
Internet Explorer
Valores de configuración de Microsoft
Dynamics CRM para Outlook
Configuración de las conexiones de red
Configuración de la aplicación antivirus o
malware
Mensajes de correo electrónico importantes de
Microsoft Dynamics CRM
Recursos disponibles para los usuarios de
Soporte técnico de Microsoft Dynamics CRM
Parámetros de configuración comunes para Internet Explorer

Microsoft Dynamics CRM es una aplicación basada en web y usa Internet Explorer como interfaz
de usuario para ver, agregar o editar información que ha almacenado en la base de datos de
CRM. Establezca los siguientes parámetros de configuración comunes de Internet Explorer para
optimizar su experiencia de CRM.
Aumentar las sesiones de descarga simultáneas
De forma predeterminada, Internet Explorer 7 y versiones anteriores limitan el número de
archivos que puede descargar de una vez a dos. Internet Explorer 8 limita el número de archivos
que puede descargar de una vez a seis.
La aplicación de Microsoft Dynamics CRM solicita datos de forma sincrónica al y desde el centro
de datos de CRM. Normalmente, puede agotar fácilmente el número de descargas simultáneas
cuando usa CRM. Para aumentar este límite, revise el artículo KB 282402: Cómo configurar
Internet Explorer para descargar más de dos archivos a la vez.
Aumentar el espacio en disco para archivos temporales de Internet
Para asegurarse de que los archivos de Internet de Microsoft Dynamics CRM no se eliminan,
aumente el espacio en disco para archivos temporales de Internet.
1. Abra Internet Explorer y, en el menú Herramientas, haga clic o pulse en Opciones de
Internet.
19
2. En la pestaña General, en la sección Historial de exploración, haga clic o pulse en
Configuración.
3. Establezca el campo Espacio en disco para usar en 350. El valor predeterminado es 50.
4. Haga clic o pulse en Aceptar y luego haga clic o pulse en Aceptar otra vez.
Retener el historial de exploración
Para optimizar la experiencia de CRM, recomendamos que no seleccione la opción de eliminar el
historial de exploración cuando salga del explorador. Si selecciona esta opción, elimina todo lo
marcado dentro de la configuración de Historial de exploración, como los archivos temporales
de Internet, las cookies y el historial (de manera predeterminada, las casillas de estas opciones
están seleccionadas). La eliminación de los archivos temporales de Internet hace que Internet
Explorer almacene de nuevo los archivos y la eliminación de cookies cierra la sesión de CRM.
1. Abra Internet Explorer y, en el menú Herramientas, haga clic o pulse en Opciones de
Internet.
2. Haga clic o pulse en la pestaña General y, en la sección Historial de exploración,
asegúrese de que esté desactivada la casilla Eliminar el historial de exploración al salir.
Permitir ventanas emergentes para direcciones URL de Microsoft Dynamics CRM
Microsoft Dynamics CRM usa ventanas emergentes cuando se abre o se crea un nuevo registro.
Es posible que su explorador bloquee estas ventanas debido a la configuración del bloqueador
de ventanas emergentes. Debe configurar la configuración del bloqueador de ventanas
emergentes para permitir ventanas emergentes para los sitios web de CRM.
Valores de configuración de Microsoft Dynamics CRM para Outlook

Puede configurar los siguientes parámetros para optimizar el rendimiento de CRM para Outlook.
Instale las actualizaciones recientes para CRM para Outlook
Microsoft libera periódicamente actualizaciones de versiones. Normalmente, estas
actualizaciones ayudan a mejorar el rendimiento o a asegurar una mayor estabilidad.
Siga estos pasos en los equipos que tienen CRM para Outlook instalado.
1. Cierre el Outlook.
2. En el menú Inicio, haga clic o pulse en Todos los programas y, a continuación, en
Windows Update.
3. Haga clic o pulse en Cambiar configuración.
4. En la sección Microsoft Update, asegúrese de que está seleccionada la casilla Ofrecer
actualizaciones de productos de Microsoft y comprobar si hay nuevo software
opcional de Microsoft al actualizar Windows.
5. Haga clic o pulse en Aceptar.
6. Haga clic o pulse en Buscar actualizaciones.
Si ve un vínculo Buscar actualizaciones en línea desde Microsoft Update, haga clic o
pulse en él para buscar actualizaciones desde los servidores de Microsoft. Si sus
actualizaciones son administradas por los administradores del sistema, es posible que no
20
tenga esta opción y tenga que solicitar que pongan a disposición las actualizaciones de
Microsoft Dynamics CRM.
7. Haga clic o pulse en Instalar actualizaciones. Para revisar las actualizaciones disponibles,
haga clic o pulse en el vínculo Hay <#> actualizaciones importantes disponibles.
Sincronización automática para los modos con conexión y sin conexión de Outlook
La habilitación de la sincronización automática permite a CRM para Outlook sincronizar
sistemáticamente los datos del centro de datos de Microsoft Dynamics CRM. Esto asegura que
los datos locales se actualicen periódicamente. Por lo tanto, cuando se desconecta, los datos
necesarios para sincronizar localmente son de un tamaño administrable.
1. Abra Outlook que tiene CRM para Outlook instalado.
2. Si está usando Outlook 2010, en la pestaña Archivo, haga clic o pulse en CRM y, a
continuación, en Opciones.
O bien
Si está usando Outlook 2007, en el menú CRM, haga clic o pulse en Opciones.
3. En la pestaña Sincronización, en la sección Programar sincronización automática con
Outlook, asegúrese de que esté activada la casilla Sincronizar los elementos de CRM de
mis carpetas de Outlook cada __ minutos.
O bien
Para la sincronización sin conexión, en la pestaña Datos locales, en la sección Seleccione
la frecuencia de actualización de los datos locales, asegúrese de que esté activada la
casilla Actualizar los datos locales cada __ minutos.
Sincronizar solo los datos esenciales para los modos con conexión y sin conexión de
Outlook
Al limitar los datos que sincroniza con CRM para Outlook, puede reducir el ancho de banda de
red consumido por los usuarios de CRM y, por lo tanto, mejorar el rendimiento general de sus
aplicaciones. Para controlar qué registros se sincronizan con Outlook, edite los filtros de Outlook.
1. Abra Outlook que tiene CRM para Outlook instalado.
2. Si está usando Outlook 2010, en la pestaña Archivo, haga clic o pulse en CRM. Haga clic o
pulse en Sincronizary, a continuación, haga clic o pulse en Filtros de Outlook.
O bien
Si tiene Outlook 2007 instalado, en el menú CRM, haga clic o pulse en Filtros de Outlook o
Filtros sin conexión.
Nota
Puede cambiar la vista entre los filtros de Outlook y los filtros sin conexión en el
cuadro de diálogo Filtro: Outlook.
3. Seleccione los filtros que desea deshabilitar y, en la barra de herramientas, haga clic o pulse en
el botón Desactivar .
O bien
21
Para editar un filtro, haga clic o pulse en el nombre y agréguelo a los criterios de filtro o edite
los criterios de filtro.
Realizar un seguimiento de Microsoft Dynamics CRM citas del calendario en CRM para
Outlook
Para asegurarse de que las citas del calendario no desaparecen de CRM después de comenzar
a realizar el seguimiento de estas en CRM para Outlook, asegúrese de que la dirección de
correo electrónico del usuario en el registro de usuario correspondiente coincida con la dirección
de correo electrónico que usa para Outlook.
Nota
La dirección de correo electrónico puede variar de su Cuenta de Microsoft. Depende de
las direcciones de correo electrónico que use en Outlook y del registro de usuario de
CRM.
Configuración de las conexiones de red

Las conexiones de red se establecen en función del orden en que se enumera el dispositivo en la
pestaña Adaptadores y enlaces de la ventana Conexiones de red. Por ejemplo, si tiene
habilitada una red de área local (LAN) y una conexión inalámbrica, el orden en que un dispositivo
se conecta a Internet se basa en el orden en que se encuentra en la lista Adaptadores y
enlaces. Si la conexión LAN está en una posición superior en la lista, la mayoría de conexiones
de red se establecerán usando el adaptador de LAN en lugar del adaptador inalámbrico. Para
asegurarse de que las conexiones de red se optimicen, organice las conexiones según la
recomendación del administrador de red.
Para cambiar el orden de conexión de red en Windows 7
1. Presione la tecla Alt, haga clic o pulse en Avanzado y, a continuación, haga clic o pulse en
Configuración avanzada.
Es posible que se le solicite la contraseña o la confirmación del administrador.
2. Haga clic o pulse en la pestaña Adaptadores y enlaces y, a continuación, en Conexiones,
haga clic o pulse en la conexión que desea mover en la lista, haga clic o pulse en el botón de
flecha arriba o abajo y, a continuación, haga clic o pulse en Aceptar.
Para cambiar el orden de conexión de red en Windows XP
1. Haga clic o pulse en Inicio, haga clic o pulse en Ejecutar, escriba ncpa.cpl y, a
continuación, haga clic o pulse en Aceptar.
Puede ver las conexiones disponibles en la sección LAN e Internet de alta velocidad de la
ventana Conexiones de red.
2. En el menú Avanzado, haga clic o pulse en Configuración avanzada y, a continuación,
haga clic o pulse en la pestaña Adaptadores y enlaces.
3. En el área Conexiones, seleccione la conexión que desea mover más hacia arriba en la
lista. Use los botones de flecha para mover la conexión.
22
Configuración de la aplicación antivirus o malware
En función de la configuración de la aplicación antivirus o malware, el análisis antivirus puede
bloquear ciertos archivos, de modo que sean inaccesibles para otras aplicaciones y provoquen
un efecto adverso en el rendimiento de Microsoft Dynamics CRM.
Cada entorno requiere una decisión meditada sobre qué incluir o excluir, y siempre existe la
posibilidad de que la exclusión de archivos en los análisis puede tener consecuencias no
deseadas. Use la siguiente lista junto con sus directivas de administración de TI internas bien
planificadas:
 Compruebe que no haya ninguna interferencia de software de seguridad del escritorio.
Algunos programas antivirus incluyen una característica conocida como ScriptScan que
puede afectar al rendimiento de CRM. La mayoría de programas tienen funcionalidad para
deshabilitar el análisis en ciertos sitios web. Asegúrese de que la dirección URL de CRM
esté agregada a esta lista. Para McAfee concretamente, vea los siguientes artículos de KB
para esta configuración:
 Artículo de McAfee Knowledge Base: KB65382
 Artículo de Microsoft Support Knowledge Base: KB924341
 Si usa otro software antivirus, asegúrese de que la dirección URL del sitio web de CRM se
incluye en la zona de confianza para el análisis antivirus y deshabilite el análisis en el
momento del acceso para el sitio web de CRM. Para obtener más información, consulte la
documentación de la aplicación antivirus específica.
Mensajes de correo electrónico importantes de Microsoft Dynamics CRM

Microsoft envía ocasionalmente mensajes de correo electrónico a usuarios o administradores de
Microsoft Dynamics CRM. Estos mensajes proporcionan información sobre cómo usar CRM y
también contienen detalles de facturación o actualización importantes.
Asegúrese de que las siguientes direcciones de correo electrónico se agregan a la lista permitida
para su aplicación de correo electrónico:
 crmoln@microsoft.com. Este alias de correo electrónico envía alertas o información
general de Microsoft Dynamics CRM.
 billing@microsoft.com. Este alias de correo electrónico envía información sobre la
facturación de CRM.
 msonlineservicesteam@microsoftonline.com. Este alias de correo electrónico envía
mensajes de correo electrónico informativos cuando se suscribe a CRM.
Recursos disponibles para los usuarios de Microsoft Dynamics CRM

Deseamos que tanto usted como su organización aprovechen al máximo la gran cantidad de
contenido y materiales disponibles que pueden servir para que su empresa tenga más éxito
mientras usa Microsoft Dynamics CRM. Para obtener una lista de recursos disponibles, incluidos
23
los materiales de aprendizaje e información sobre cómo ayudar a su organización en línea, vea
la sección Recursos adicionales del artículo Preguntas más frecuentes.
Soporte técnico de Microsoft Dynamics CRM

Si no puede encontrar las respuestas que necesita en los recursos mencionados anteriormente,
puede enviar una solicitud de soporte técnico al equipo de soporte técnico de Servicios de
soporte al cliente de Microsoft. Los incidentes de soporte técnico proporcionan soporte reactivo
que se centra en un problema, mensaje de error o funcionalidad específico que no funciona
como es debido.
1. Diríjase al Centro de clientes.
2. Haga clic o pulse en Soporte técnico.
3. En Recursos de la comunidad y self-service, haga clic o pulse en Contact technical
support.
Aproveche al máximo la experiencia de soporte técnico

Cuando solicita ayuda por problemas o preguntas técnicos, es importante que disponga de tanta
información como sea posible. A continuación se incluyen preguntas comunes que es posible
que le formulen al solicitar soporte técnico:
 ¿Con qué parte de la aplicación tiene problemas?
Por ejemplo, problemas de instalación con CRM para Outlook.
 ¿Cuál es el error o problema exacto que está experimentando?
Proporcione información detallada, incluido el mensaje de error exacto que ve. Incluya una
captura de pantalla si puede.
 ¿Qué estaba haciendo en Microsoft Dynamics CRM cuando ocurrió el error?
Proporcione los pasos exactos que realiza para reproducir el error. Esto le permite al equipo
de soporte técnico analizar mejor el motivo por el cual experimenta el error.
 ¿Cuáles son los detalles del entorno en el que está experimentando el problema?
Proporcione la versión del sistema operativo, el explorador y, si corresponde, la versión de
Microsoft Office en los equipos donde se produce el problema.
 ¿El problema afecta a todos los usuarios o a un tipo concreto de rol de seguridad de
Microsoft Dynamics CRM, o solo a ciertos usuarios?
Cuando sea posible, proporcione los archivos de registro (si sabe cómo encontrarlos). Esto se
aplica a aplicaciones como CRM para Outlook o Microsoft Dynamics CRM E-mail Router. La
siguiente tabla enumera la ubicación de los archivos de registro o de seguimiento de estas
aplicaciones.
Registros o seguimientos Ubicación de archivo de registro
Microsoft Dynamics CRM %Perfildeusuario%\Configuración local\Datos de

para registros de Outlook programa\Microsoft\MSCRM\Registros
24
Microsoft Dynamics CRM %Perfildeusuario%\Configuración local\Datos de
para archivos de programa\Microsoft\MSCRM\Seguimientos
seguimiento de Outlook
Registros de Microsoft %Perfildeusuario%\AppData\Roaming\Microsoft\MSCRM\Registros

Dynamics CRM E-mail
Router

En esta sección se describe cómo configurar su organización de Microsoft Dynamics CRM.
Aprenderá cómo administrar unidades de negocio y sitios, agregar recursos y seleccionar
opciones de idioma.
En esta sección
Crear unidades de negocio
Eliminación de unidades de negocio
Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente
Creación o edición de ubicaciones
Adición de recursos a ubicaciones
Cambiar las opciones de configuración regional y de idioma para la organización
Introducción
Crear unidades de negocio

Si su organización de Microsoft Dynamics CRM está estructurada en departamentos o divisiones
que tienen productos, clientes y listas de marketing independientes, es posible que desee crear
unidades de negocio. Las unidades de negocio se asignan a los departamentos o las divisiones
de una organización. Los usuarios pueden acceder de forma segura a los datos de su propia
unidad de negocio, pero no pueden tener acceso a los datos de otras unidades de negocio.
Los roles de seguridad y los usuarios de CRM se asocian a una unidad de negocio. Los roles de
seguridad de una unidad de negocio se pueden asignar solo a los usuarios de dicha unidad de
negocio.
Las unidades de negocio, los roles de seguridad y los usuarios están vinculados entre sí de
acuerdo con el modelo de seguridad basado en roles de Microsoft Dynamics CRM. Más
información: Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM.
25
Vea también

Puede eliminar una unidad de negocio para quitarla completamente de Microsoft Dynamics
CRM.
Importante
Antes de eliminar una unidad de negocio, asegúrese de tener en cuenta lo siguiente:
 Eliminar una unidad de negocio es irreversible.
 Los registros propiedad de la unidad de negocio se eliminarán cuando elimine la unidad de
negocio.
 No puede eliminar una unidad de negocio hasta que se eliminen todos los usuarios, equipos
y unidades de negocio secundarias relacionados.


2. Siga los pasos para la aplicación que está usando.
Si usa la aplicación web CRM

a. En la barra de navegación, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM
> Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración > Unidades de
negocio.
Si usa CRM para Outlook
26
a. En el panel de navegación, expanda la organización si es necesario, y luego
haga clic o pulse en Configuración > Sistema > Administración >
Unidades de negocio.
3. Haga clic o pulse para seleccionar la unidad de negocio que desee eliminar.
4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Más acciones >
Deshabilitar.
5. En el cuadro de diálogo Confirmar desactivación, haga clic o pulse en Desactivar.
6. Con la entrada de la unidad de negocio que está eliminando todavía seleccionada, en la
barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en el icono Eliminar .
7. En el cuadro de diálogo Confirmar eliminación, haga clic o pulse en Eliminar.
Vea también

Puede asignar otra empresa primaria a una unidad de negocio para alojar los cambios en los
requisitos de su negocio. Al reasignar una unidad de negocio, también se reasignarán las
unidades de negocio secundarias con esta.



Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración > Unidades de
27
negocio.

Unidades de negocio.
3. Haga clic o pulse para seleccionar la unidad de negocio cuya configuración desee
cambiar.
4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Más acciones > Cambiar
compañía matriz.
5. En el cuadro Cambiar compañía matriz, en el cuadro texto Nueva compañía matriz, escriba
todo o parte del nombre de la empresa primaria que desee asignar a la unidad de negocio y,
a continuación, haga clic o pulse en el icono Haga clic para seleccionar un valor para la
nueva compañía matriz .
6. Seleccione el registro de la empresa primaria que desee asignar a la unidad de negocio
y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vea también
Controlar el acceso a los datos
Creación o edición de ubicaciones

Puede crear un nuevo sitio para agregar la ubicación de la oficina u otra instalación donde se
lleven a cabo operaciones de servicio. También puede editar los detalles, como la dirección o el
número de teléfono, de un sitio existente.


28

> Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración de empresas >
Sitios.

a. En el panel de navegación, expanda la organización si es necesario y luego
haga clic o pulse en Configuración > Empresa > Administración de
empresas > Sitios.
3. Para crear un sitio nuevo, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en
Nuevo.
O bien:
Para editar un sitio existente, en la lista de sitios, bajo Nombre, haga doble clic o pulse
en la entrada del sitio cuyos detalles desea editar.
4. En General, en el cuadro de texto Nombre, especifique o edite el nombre del sitio.
También puede especificar o actualizar la información de contacto del sitio.
5. En Dirección principal, escriba o actualice los detalles de dirección.
6. En el cuadro Zona horaria, asegúrese de que la zona horaria predeterminada sea
adecuada para el sitio.
7. Haga clic o pulse en Guardar y cerrar.
Vea también
Configuración de administración de empresas
Adición de recursos a ubicaciones

Una vez creado un sitio, puede agregarle recursos, tales como usuarios, equipamiento o
instalaciones.
29


Configuración.
Sitios.

empresas > Sitios.
3. En la lista de sitios, en Nombre, haga doble clic o pulse en el sitio al que desea agregar
recursos.
4. En el panel de navegación, expanda Común si es necesario y luego haga clic o pulse en
Recursos.
5. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Agregar recursos.
6. En el cuadro de diálogo Buscar registros, en el cuadro de texto Buscar, escriba todo o una
parte del nombre del recurso que desee agregar al sitio y, a continuación, haga clic o pulse
en el icono Iniciar búsqueda .
7. En la lista de registros, en Nombre completo, haga clic o pulse en la entrada del
recurso que desee agregar al sitio y, a continuación, haga clic o pulse en Agregar.
8. Cierre el registro del sitio.
30
Vea también
Cambiar las opciones de configuración regional y de idioma para la

organización
Puede cambiar la forma en que Microsoft Dynamics CRM muestra la fecha, la hora, los números
y las divisas. También puede seleccionar el idioma en el que CRM muestra la interfaz de usuario
y la Ayuda.
Importante
Si está ejecutando Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, debe
descargar uno o varios paquetes de idiomas para poder habilitar idiomas adicionales.
La siguiente tabla muestra las tareas asociadas con el cambio de la configuración regional y de
idioma para la organización.
Tarea Descripción
Establecer el idioma base El idioma base determina la configuración

predeterminada para las opciones regional y de
idioma en CRM. Una vez establecido el idioma
base, no podrá modificarlo.
Habilitar o deshabilitar idiomas Puede habilitar o deshabilitar los idiomas

disponibles en el área Configuración. Más
información: Enable or disable languages
Agregar y quitar divisas Al igual que con la configuración del idioma

base, la divisa base de la organización se
selecciona durante el proceso de compra de
una suscripción a CRM. Una vez establecida la
divisa base, no podrá modificarla.
No obstante, si la organización usa más de una
divisa en el seguimiento de las transacciones
financieras, puede agregar más divisas.
Desactivar o activar registros de divisas No es posible eliminar registros de divisa que

se estén utilizando en otros registros, por
ejemplo oportunidades o facturas. No obstante,
puede desactivar los registros de divisa para
que dejen de estar disponibles para futuras
transacciones.
Vea también
31
Si los usuarios ejecutan una versión reciente de Microsoft Office Outlook, pueden usar Microsoft
Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook. CRM para Outlook facilita al equipo el trabajo con
datos de CRM en el entorno familiar de Outlook.
Importante
Antes de que usted y sus usuarios instalen CRM para Outlook, asegúrese de haber
completado las personalizaciones deseadas. En especial, para el máximo rendimiento,
debe asegurarse de que se habiliten solo las entidades y vistas necesarias mínimos
necesarios para usarlos sin conexión en CRM para Outlook. Para obtener más
información acerca de la personalización, consulte el Customization Guide for
Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online. Para obtener
más información acerca de la configuración de entidades para la sincronización, consulte
Habilitar o deshabilitar las opciones de la entidad.
Seguridad
Después de instalar CRM para Outlook, se deben establecer algunas opciones para que
los usuarios puedan enviar y recibir correo electrónico de CRM para Outlook y
especificar los datos que se sincronizan.
Cualquier usuario que inicie sesión localmente en un equipo que tenga instalado
Microsoft Dynamics CRM para Outlook puede acceder potencialmente a datos de
Microsoft Dynamics CRM que se almacenan en la base de datos sin conexión. No se
admite el uso compartido de un equipo que ejecuta CRM para Outlook.
Más información:
Establecimiento de las opciones de sincronización en Microsoft Dynamics CRM para Outlook
Establecimiento de las opciones de libreta de direcciones en Microsoft Dynamics CRM para
Outlook
Para obtener información sobre actualizaciones, vea Upgrading Microsoft Dynamics CRM for
Outlook.
Para descargar e instalar CRM para Outlook, vea Tarea 1: Instalación de Microsoft Dynamics
CRM para Outlook.
Vea también
Upgrading Microsoft Dynamics CRM for Outlook
Microsoft Dynamics CRM 2013 for Outlook Installation Instructions
32
Si algún usuario o cola de su organización no está usando Microsoft Dynamics CRM para
Outlook para enviar y recibir mensajes de correo electrónico para Microsoft Dynamics CRM,
deberá instalar Microsoft Dynamics CRM E-mail Router y, a continuación, configurar los registros
del usuario individual. Más información: Install Microsoft Dynamics CRM Email Router.
Importante
Solo debe instalarse una instancia del E-mail Router en una organización.
Vea también
Introducción
Configurar CRM para tablets

Probablemente sus usuarios están pidiendo Microsoft Dynamics CRM para tabletas. Aquí tiene la
información que necesita como administrador para implementar y prestar soporte a Microsoft
Dynamics CRM para tabletas - el nuevo conjunto de aplicaciones de tableta para Microsoft
Dynamics CRM.
Asegúrese de revisar la información para los usuarios finales en Introducción a CRM para
tabletas.
Vídeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas – Administración
Requisitos para CRM para tabletas

Para conocer los requisitos de hardware y software para CRM para tabletas, consulte Tablet
support for Microsoft Dynamics CRM 2013 and CRM Online.
Implementaciones
CRM para tabletas puede conectar con organizaciones de Microsoft Dynamics CRM Online e
implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM. Las organizaciones de Microsoft
Dynamics CRM Online que utilizan CRM para tabletas requieren la versión de Microsoft
Dynamics CRM Online Otoño 2013.
Importante
Las implementaciones locales deMicrosoft Dynamics CRM 2013 requieren una
implementación con conexión a Internet (IFD) para que los usuarios tengan acceso a los
datos en las tabletas. Si tiene el sitio web de Microsoft Dynamics CRM disponible a
través de Internet pero no usa la configuración IFD de Microsoft Dynamics CRM, no se
admitirá. Para comprobar que la implementación local está configurada para IFD, abra
el Administrador de implementaciones de Microsoft Dynamics CRM en el Servidor de
Microsoft Dynamics CRM. La sección Resumen de autenticación debe mostrar que
Autenticación basada en notificaciones e Implementación con conexión a Internet están
habilitadas. Para obtener más información, vea Configuración de autenticaciones
basadas en notificaciones para Microsoft Dynamics CRM 2011.
33
Privilegios requeridos
Un nuevo privilegio de seguridad se ha introducido de proporcionar acceso para usar CRM para
tabletas. El privilegio se denomina Uso CRM para tabletas.
Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM han incluido un privilegio denominado
Usar tecnología móvil que concede al usuario acceso para usar Microsoft Dynamics CRM
desde un teléfono móvil. Para evitar confusión entre el privilegio existente (para teléfonos) y el
nuevo privilegio de CRM para tabletas, se ha cambiado el nombre del privilegio Usar tecnología
móvil por el de CRM para teléfonos.
De forma predeterminada, este privilegio está incluido para los siguientes roles de seguridad
predeterminados:
 Director general
 Vendedor
 Jefe de ventas
 Vicepresidente de ventas
 Administrador del sistema
 Personalizador del sistema
Esto se aplica a las nuevas instalaciones de Microsoft Dynamics CRM Online o Microsoft
Dynamics CRM 2013 (local), así como a los clientes que actualizan desde Microsoft Dynamics
CRM 2011. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o
predeterminados para satisfacer sus necesidades de negocio. Si un usuario no tiene este
privilegio, recibirá el siguiente error:
Nota
Microsoft Dynamics CRM incluye la capacidad de auditar el acceso de usuarios. Se
registran los eventos de auditoría si un usuario tiene acceso a su organización de CRM
con CRM para tabletas. Sin embargo, no hay un nuevo tipo de evento que indique que el
acceso se realizó con CRM para tabletas. Los eventos de inicio de sesión de auditoría
aparecerían como Acceso de usuario a través de servicios web.
34
Acerca de CRM para autenticación de tabletas
CRM para tabletas autentica a los usuarios mediante la autenticación basada en explorador, lo
que significa que no se almacenan credenciales en la tableta.
Microsoft Dynamics CRM Online
Los usuarios deCRM para tabletas que han realizado la transición a Microsoft Dynamics CRM
Online en Entorno de Microsoft Online Services (Office 365) renovarán automáticamente su inicio
de sesión durante un máximo de 30 días. Los usuarios conectados a Microsoft Dynamics CRM
Online que aún no han realizado la transición a Entorno de Microsoft Online Services (Office 365)
deben renovar su inicio de sesión cada ocho horas.
Microsoft Dynamics CRM 2013 (versión local)
Las conexiones deCRM para tabletas a Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una
implementación con conexión a Internet.
Nota
Se requiere Microsoft Dynamics CRM 2013 para que los usuarios de CRM para tabletas
se conecten a su organización de Microsoft Dynamics CRM. Las organizaciones que
usan versiones anteriores de las ediciones locales de Microsoft Dynamics CRM
necesitarán actualizar.
Idiomas compatibles
CRM para tabletas admite los siguientes idiomas:
 Chino (simplificado) - 2052
 Chino (tradicional) - 1028
 Inglés - 1033
 Francés - 1036
 Alemán - 1031
 Italiano - 1040
 Japonés - 1041
 Portugués (Portugal) - 2070
 Español - 3082
Nota
Se admiten los siguientes idiomas nuevos en la versión de la aplicación 1.0.0.98 o
superior de la aplicación de Microsoft Dynamics CRM para Windows 8 y la versión de la
aplicación 1.0.51 o superior de la aplicación de Microsoft Dynamics CRM para iPad:
1. Chino (simplificado) - 2052
2. Chino (tradicional) - 1028
3. Japonés - 1041
Para comprobar su versión de CRM para tabletas:
Windows 8
35
En la aplicación de CRM para tabletas, deslice desde el borde derecho de la pantalla
para abrir la barra de comandos. Presione Configuración y luego presione Acerca de.
Compruebe que la versión de la aplicación es 1.0.0.98 o superior.
Apple iPad y Android
En la aplicación de CRM para tabletas, pulse en el icono Más comandos en la parte
inferior de la pantalla para abrir la barra de comandos. Presione Configuración y luego
presione Acerca de. Compruebe que la versión de la aplicación es 1.0.51 o superior.
Cuando la aplicación se carga por primera vez tras la instalación, determinará el idioma del
dispositivo y cargará la interfaz de usuario en ese idioma. Si el idioma del dispositivo no es uno
de los idiomas compatibles, la aplicación se cargará en inglés. Una vez que la aplicación se ha
configurado en una organización de Microsoft Dynamics CRM, la aplicación se cargará en el
idioma especificado en las opciones personales del usuario. Si el idioma del usuario no es uno
de los idiomas compatibles, la aplicación recurrirá al idioma base de la organización de CRM, si
está en la lista de idiomas compatibles. Si el idioma base de la organización no es compatible, el
inglés será el idioma de reserva si está habilitado en el servidor.
Esta lógica de reserva evaluará varias opciones de idioma - como el idioma del explorador -
cuando determine el idioma de reserva. En el siguiente escenario, el idioma de reserva coincidirá
con el idioma del explorador:
 Idioma del usuario = japonés
 Idioma base de la organización = neerlandés (establecido en Microsoft Dynamics CRM:
Configuración > Administración > Idiomas)
 Idioma del explorador = inglés (establecido en el explorador)
En el escenario indicado anteriormente, el inglés se utilizaría como idioma de reserva.
Nota
El idioma principal se tendrá en cuenta. Por ejemplo, si el idioma del usuario es Español-
México (no admitido), el primer idioma de reserva será el español (3082), que es uno de
los idiomas admitidos.
Si el servidor no tiene un idioma compatible habilitado, la configuración de la aplicación fallará y
mostrará el siguiente mensaje de error en el idioma del dispositivo:
Qué debe hacer el administrador

El primer paso para permitir el acceso del dispositivo de tableta a su cuenta de Microsoft
Dynamics CRM es establecer el privilegio Usar CRM para tabletas en el rol de seguridad
adecuado para los usuarios que desea que tengan acceso de dispositivos de tableta.

36

2. En la barra de navegación, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM

>Configuración.
3. Haga clic o pulse en Configuración > Administración > Roles de seguridad.
Seleccione el rol de seguridad para el rol de seguridad al que desee conceder acceso de
tableta (por ejemplo, Comercial). A continuación, haga clic o pulse en la pestaña
Administración de empresas.
Compruebe que Usar CRM para tabletas está establecido como Organización. De lo
contrario, haga clic o pulse en Usar CRM para tabletas.
4. Haga clic o pulse en Guardar y cerrar para guardar los cambios del rol de seguridad.
5. Envíe un correo electrónico a los usuarios que usan tabletas para informarles de que
pueden descargar la aplicación móvil de la tienda de aplicaciones. Incluya la dirección
URL de la organización y la información de inicio de sesión en el correo electrónico.
Obtenga su implementación local lista para CRM para tabletas Windows 8.1
Hay dos aplicaciones de CRM para tabletas en Windows Store, una para Windows 8 y una para
Windows 8.1. Para implementar la aplicación para CRM para Windows 8.1, revise los siguientes
escenarios.
Escenario Acción de administración
Está utilizando Microsoft Dynamics CRM Ninguno. Puede omitir los pasos en esta
Online Primavera 2014. sección. Solo se aplican a Microsoft Dynamics
CRM local.
Está utilizando una versión local de CRM que Actualice a Service Pack 1 de Microsoft
es anterior a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 y luego siga los pasos de
Dynamics CRM 2013. esta sección.
Su organización está ejecutando Service Pack Siga los pasos de esta sección.
1 de Microsoft Dynamics CRM 2013.
Nota
Si necesita retardar la actualización a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013,
los usuarios podrán usar la aplicación para Windows 8.
37
Antes de que sus usuarios instalen la aplicación para Windows 8.1, complete estos pasos:
1. Asegúrese de que el servidor de CRM está actualizado a Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013.
2. Actualice un valor del Registro en los dispositivos móviles.
Nota
Si los usuarios han instalado la aplicación para CRM para Windows 8.1 antes de realizar
estos cambios del Registro, necesitarán reiniciar la aplicación para tableta después de
completarse los cambios.
Actualice el Registro en dispositivos móviles administrados

Si los dispositivos móviles están administrados, en el control de directivas de grupo realice lo
siguiente:
Precaución
Esta tarea contiene pasos que indican cómo modificar el Registro. Sin embargo, pueden
producirse graves problemas si modifica el Registro de manera incorrecta. Por lo tanto,
asegúrese de que sigue estos pasos con atención. Para la protección añadida, realice
una copia de seguridad del Registro antes de modificarlo. A continuación, puede
restaurar el Registro si se produce un problema. Para obtener más información sobre
cómo realizar copias de seguridad y restauración del Registro, haga clic en siguiente
vínculo para ver el artículo de la Microsoft Knowledge Base: Cómo realizar copias de
seguridad y restauración del Registro de Windows.
1. Si tiene pensado usar la directiva de grupo para realizar una implementación en todo el
dominio del cambio del Registro requerido y el servidor no está ejecutando Windows
Server 2012 R2, descargue e instale Plantillas administrativas de Windows Server.
2. Abra el Editor de administración de directivas de grupo.
3. Seleccione una directiva existente o cree una nueva
4. Vaya a Configuración del equipo > Directivas > Plantillas administrativas >
Componentes de Windows > Tiempo de ejecución de la aplicación y establezca
Activar reglas de URI de contenido dinámico para aplicaciones de la Tienda
Windows como Habilitado.
5. Haga clic o pulse en Mostrar y agregue la dirección URL de la organización. Por
ejemplo, https://orgname.contoso.com.
6. Cierre el editor de directivas de grupo y guarde los cambios.
Más información: Cómo actualizar los vínculos a páginas web externas para un entorno de
empresa y Directiva de grupo
Actualice el Registro en dispositivos móviles no administrados utilizando un script

Si sus dispositivos móviles no están administrados, consulte el siguiente script de ejemplo de
PowerShell, que muestra cómo cambiar el Registro en cada dispositivo Windows 8.1.
38
# *********************************************************
# Copyright (c) Microsoft. All rights reserved.
# This code is licensed under the Microsoft Limited Public License.
# THIS CODE IS PROVIDED *AS IS* WITHOUT WARRANTY OF
# ANY KIND, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING ANY
# IMPLIED WARRANTIES OF FITNESS FOR A PARTICULAR
# PURPOSE, MERCHANTABILITY, OR NON-INFRINGEMENT.
# *********************************************************
param([string]$admin)
#Force PowerShell to relaunch in Admin mode
if($admin -ne 'LaunchingAsAdminNow')
$Args = '-ExecutionPolicy Unrestricted -file "' + ((Get-Variable

MyInvocation).Value.MyCommand.Path) + '" LaunchingAsAdminNow'
$AdminProcess = Start-Process "$PsHome\PowerShell.exe" -Verb RunAs -ArgumentList

$Args -PassThru
else
# Create Packages key if it does not exist
$packages=Get-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages -ErrorAction
SilentlyContinue
if($packages -eq $null)
{ New-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies -Name

Packages}
# Create Applications key if it does not exist
$apps=Get-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications -
ErrorAction SilentlyContinue
39
if($apps -eq $null)
{ New-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages -

Name Applications}
# Add or overwrite EnableDynamicContentUriRules value to 1
New-ItemProperty -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications -Name
EnableDynamicContentUriRules -PropertyType DWord -Value 1 -force
# Create ContentUriRules key if it does not exist
$rules=Get-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications\ContentUri
Rules -ErrorAction SilentlyContinue
if($rules -eq $null)
{New-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications -Name
ContentUriRules}
# Prompt user for the domain uri
$domainname = Read-Host 'Please provide the domain uri that you want to add to the
allow list(such as https://*.contoso.com:444)'
# Add uri to the allow list under ContentUriRules
$urls=Get-Item -Path
Rules -ErrorAction SilentlyContinue
New-ItemProperty -Path
Rules -Name ($urls.ValueCount+1) -PropertyType String -Value $domainname -force
Actualice el Registro en varios dispositivos móviles no administrados mediante el Editor

del Registro
Si sus dispositivos móviles no están administrados, también puede cambiar el Registro en cada
dispositivo Windows 8.1 con los pasos siguientes:
40
1. Inicie el Editor del Registro.
2. Antes de realizar cambios en el Registro, debe realizar una copia de seguridad. Haga
clic o pulse en Archivo > Exportar y escriba sus valores.
3. Busque la siguiente subclave del Registro:
HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\policies
4. Haga clic con el botón secundario o pulse en directivas, seleccione Nueva y, a
continuación, haga clic o pulse en Clave.
5. Escriba Paquetes y, a continuación, pulse ENTRAR.
6. Haga clic con el botón secundario o pulse en Paquetes, seleccione Nuevo y, a
7. Escriba Aplicacionesy, a continuación, guarde el texto.
8. Haga clic con el botón secundario o pulse en Aplicaciones, seleccione Nueva y haga
clic o pulse en Valor DWORD (32 bits).
9. Escriba EnableDynamicContentUriRules y, a continuación, guarde el texto.
10. Haga clic con el botón secundario o pulse en EnableDynamicContentUriRules y luego
haga clic o pulse en Modificar.
11. Escriba 1 en el cuadro Información del valor y, a continuación, haga clic o pulse en
Aceptar.
12. Haga clic con el botón secundario o pulse en Aplicaciones, seleccione Nueva y, a
13. Escriba ContentUriRulesy, a continuación, guarde el texto.
14. Haga clic con el botón secundario o pulse en ContentUriRules, seleccione Nueva y, a
continuación, haga clic o pulse en Valor de cadena.
15. Escriba 1y, a continuación, guarde el texto.
16. Haga clic con el botón secundario o pulse en 1 y luego haga clic o pulse en Modificar.
17. Escriba la dirección URL de su organización de CRM en el cuadro Información del
valor (por ejemplo, https://contoso.com) y, a continuación, haga clic o pulse en Aceptar.
18. Salga del Editor del Registro.
Ahora puede indicar a los usuarios la aplicación para Windows 8.1, de modo que puedan
obtener la funcionalidad agregada de la experiencia sin conexión. Más información:
Install the CRM for tablets app
Qué deben hacerlos usuarios

Vea el tema del Centro de clientes: Introducción a CRM para tabletas
Instalación de CRM para tabletas

Vea el tema del Centro de clientes: Instalar la aplicación de CRM para tabletas
Sugerencia
41
Asegúrese de ofrecer a los usuarios la dirección URL y las credenciales que necesitan
para iniciar sesión.
Configure CRM para tabletas

Vídeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Personalizaciones
Entidades y CRM para tabletas

Puede habilitar un conjunto limitado de entidades para CRM para tabletas. Para ver si está
habilitada una entidad o habilitar una entidad, haga clic o pulse en Configuración >
Personalizaciones > Personalización del sistema > Entidades. Seleccione una entidad y
revise la configuración de Outlook y Mobile.
Tenga en cuenta lo siguiente:
 Todas las entidades personalizadas pueden habilitarse para CRM para tabletas.
 Puede usar la búsqueda para entidades que no están habilitadas para CRM para tabletas de
un registro que esté habilitado y ver los datos. Sin embargo, la entidad no se puede editar.
Entidades que son de lectura y escritura
Nombre de entidad ¿Visible en CRM para Propiedad de Propiedad de solo

tabletas? visibilidad de CRM para lectura de CRM para
tabletas tabletas
Cuenta Sí Modificable Modificable
Actividad Sí No modificable No modificable
Cita Sí Modificable Modificable
Caso Sí Modificable Modificable
Competidor Sí Modificable Modificable
Conexión Sí No modificable Modificable
Contacto Sí Modificable Modificable
Cliente potencial Sí Modificable Modificable
Nota Sí No modificable No modificable
Oportunidad Sí Modificable Modificable
Producto de Sí Modificable Modificable

oportunidad
Llamada de teléfono Sí Modificable Modificable
Elemento de cola Sí Modificable Modificable
Actividad social Sí Modificable Modificable
42
Nombre de entidad ¿Visible en CRM para Propiedad de Propiedad de solo
tabletas? visibilidad de CRM para lectura de CRM para
tabletas tabletas
Perfil social Sí Modificable Modificable
Tarea Sí Modificable Modificable
Entidades que son de solo lectura
Nombre de entidad ¿Visible en CRM para Propiedad de visibilidad Propiedad de solo

tabletas? de CRM para tabletas lectura de CRM para
tabletas
Correo electrónico Sí Modificable No modificable
Datos adjuntos de Sí No modificable No modificable

correo electrónico
Derecho Sí No modificable No modificable
Producto Sí Modificable No modificable
Cola Sí Modificable No modificable
Equipo Sí No modificable No modificable
Usuario Sí No modificable No modificable
Panel de ventas
El panel de ventas es un nuevo panel diseñado para CRM para tabletas. Este panel está visible
para todos los usuarios de la aplicación web junto a otros paneles del sistema. Es posible usar la
nueva posibilidad para asignar roles de seguridad a un panel para que este aparezca solo a los
usuarios con determinados roles de seguridad. Para definir quien tiene acceso al panel de
ventas, haga clic o pulse en Configuración > Personalizaciones > Personalizar el sistema >
Componentes > Paneles y seleccione Panel de ventas. A continuación, haga clic o pulse en
Habilitar roles de seguridad.
 El panel de ventas tiene el mismo límite de seis componentes que los paneles de la
aplicación web.
 Puede establecer las vistas predeterminadas de los componentes incluidos.
 Se admiten dos componentes: gráficos y listas.
 El diseño se establece en una vista panorámica.
Nota
43
Puesto que CRM para tabletas depende de este panel específico, no se puede eliminar.
Sin embargo, puede cambiar su nombre.
Barra de navegación
Si hay una entidad habilitada para CRM para tabletas y aparece en la barra de navegación
(mapa del sitio) de la aplicación web, también aparecerá en la barra de navegación en CRM para
tabletas.
La aplicación de CRM para tabletas mostrará las entidades como lista plana. Omite todas las
agrupaciones en áreas de la aplicación web. Puede agregar una entidad a varios grupos en la
aplicación web, pero CRM para tabletas muestra una lista plana y no muestra ninguna repetición.
CRM para tabletas aplica su rol de seguridad de Microsoft Dynamics CRM, por lo que no verá
una entidad a menos que tenga al menos acceso de lectura a esa entidad.
El orden de los elementos en la barra de navegación en CRM para tabletas está determinado por
el orden en el mapa del sitio en la aplicación web. Si existe un duplicado, CRM para tabletas
muestra solo la primera instancia.
Las entidades personalizadas usan un icono de entidad personalizada fijo.
Listas sencillas
Vídeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas – Listas sencillas
Las listas de registros que aparecen en el panel de ventas y dentro de un formulario aparecen
como listas sencillas. Estas listas tienen un aspecto distinto al de la vista típica de registros. Hay
algunas acciones usadas con frecuencia que se pueden realizar en una lista sencilla:
44
 Pulse el encabezado de una lista para tener acceso a la lista completa de la vista actual.
 Pulse un elemento de la lista para abrir el formulario para ese elemento.
 Pulse y mantenga pulsado un elemento para ver la barra de comandos.
 Pulse el botón de elemento nuevo (+) a la derecha del nombre de la vista para crear un
nuevo registro de ese tipo.
Tenga en cuenta lo que se indica a continuación.
 El botón de artículo nuevo (+) aparece a la derecha del nombre de la vista para cualquier tipo
de entidad que sea de lectura/escritura habilitado para CRM para tabletas.
 Las listas sencillas recuperan diez registros a la vez independientemente de la configuración
Registros por página del área Opciones personales de la aplicación web. Al desplazarse
al final de la lista, CRM para tabletas muestra los registros adicionales.
Campos mostrados
Una vista típica de registros mostrará todas las columnas de la definición de la vista. Una lista
sencilla mostrará las primeras columnas de la vista seleccionada. Las listas sencillas también
pueden mostrar imágenes para cada registro si la entidad está habilitada para mostrar imágenes.
El número de campos que se muestran en la lista es diferente en función de si la entidad está

habilitada para imágenes. Si la entidad está habilitada para imágenes, la imagen será lo primero
que aparecerá. Junto a la imagen, el campo principal de la entidad se muestra en primer lugar y
se ajustará hasta 2 líneas. El campo principal va seguido de las primeras 2 columnas de la vista
que no son el campo principal. Estos campos aparecerán cada uno en 1 línea.
45
Si la entidad no está habilitada para imágenes, el campo principal de la entidad se muestra
primero. El campo principal va seguido de las primeras 3 columnas de la vista que no son el
campo principal.
Hay algunos tipos de lista especiales. Las listas Actividad, Partes interesantes y Equipo de
ventas se describen en las secciones siguientes.
Listas de actividades
La lista sencilla de actividades incluye algunas funciones especiales que no están disponibles en
otras listas. Cada tipo de actividad estándar (como llamadas de teléfono y tareas) incluye un
icono para diferenciarlo de los otros tipos. Junto al icono, se muestra el campo principal de la
actividad y se ajustará a 3 líneas. El siguiente campo para mostrar es el primer campo de la vista
excepto el campo principal, Fecha de vencimiento y Tipo de actividad. Las actividades que se
pueden marcar como completadas incluirán una casilla de verificación al lado. Pulse
simplemente la casilla para marcar la actividad como completada.
La lista de actividades muestra las actividades que vencen hoy y las actividades que ya han
vencido en un color más oscuro. Las actividades que no vencen hoy o no han vencido aparecen
en un color más claro. Las actividades con una fecha de vencimiento mostrarán la fecha y hora
en que vencen.
Importante
Microsoft Dynamics CRM usa una entidad de actividad compuesta para almacenar y
para recuperar los datos comunes entre diferentes tipos de actividad (como una tarea,
cita, o llamada de teléfono). La fecha de vencimiento para las actividades se almacena
en el campo Fin real de la entidad de actividad compuesta. Las actividades de cita
tienen una fecha de inicio y una fecha de finalización. Puesto que la fecha de
vencimiento para la lista de actividades se obtiene del campo Fin real, la hora en que
finaliza una cita aparece en la lista de actividades. Esto significa que una cita que
empieza a la 1 p.m. y termina a las 2 p.m. mostrará una hora de 2 p.m. en el mosaico
para la cita en la lista sencilla de actividad.
46
 El campo Descripción de los mensajes de correo electrónico no aparecerá en las listas. Esto
se debe a que puede contener HTML.
 Para las actividades, el botón de elemento nuevo (+) abre una ventana flotante de modo que
pueda seleccionar el tipo de actividad para crear. Esta ventana flotante contiene una lista de
todas las actividades habilitadas de lectura y escritura.
Listas Partes interesadas y Equipo de ventas
Las listas Partes interesadas y Equipo de ventas que aparecen en la pantalla Oportunidad
muestran el campo principal y el rol. Estas dos listas de entidades tienen la posibilidad de crear y
editar en línea. Cuando se pulsa (+) en esas listas, los elementos de las listas existentes bajan y
aparece una búsqueda y una lista desplegable. Ahora puede seleccionar (o crear) una entidad
para agregar a la lista a través de la búsqueda y para asignar un rol a través de la lista
desplegable.
47
La edición es también una experiencia en línea. Si pulsa la flecha abajo junto al nombre del rol,
aparece la lista desplegable en modo de edición y puede modificar roles.
Seleccionar vista
Para cambiar la vista usada para mostrar una lista de registros, pulse y mantenga pulsado el
nombre de la lista. Aparece la barra de comandos, que incluye el botón Seleccionar vista.
Pulse el botón Seleccionar vista para seleccionar una vista diferente.
Las vistas personalizadas se muestran antes de las vistas del sistema. No se pueden crear
nuevas vistas en Microsoft Dynamics CRM.
Gráficos
Vídeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Gráficos, búsquedas y ventanas
Todos los gráficos que se pueden crear en el Diseñador de gráficos, como los gráficos de barras,
líneas, circulares y de embudo se pueden ver en CRM para tabletas.
 Abra un gráfico desde el panel de ventas para obtener una página con un gráfico y los
registros usados para generar el gráfico.
 Haga clic o pulse en las secciones del gráfico para ver los registros filtrados de esa parte del
gráfico.
 Los gráficos no están disponibles cuando trabaja sin conexión con CRM para tabletas.
48
Formularios
Los formularios en CRM para tabletas se basan en el principio de desarrollo de "Diseñar una vez
e implementar en los clientes". El comportamiento de la entidad y procesos de negocio en los
formularios de CRM para tabletas funcionan del mismo modo en formularios en la aplicación
web, pero con un flujo adaptado para una tableta.
>
fic
ha
Formulario de cliente potencial de ventas

en CRM para tabletas
Formulario de cliente potencial de ventas en

aplicación web
Este diagrama representa los componentes comunes que se encuentran en los formularios de
entidad en la aplicación web.
49
Microsoft Dynamics CRM para tabletas toma muchos de los elementos del formulario principal y
los muestra de forma optimizada para tabletas, tal como se muestra en el siguiente diagrama.
Relaciones
El área Relaciones del formulario muestra las relaciones entre entidades que están configuradas
en el área de navegación de un formulario. Si una relación entre entidades se configura para
que aparezca en el área de navegación dentro de la personalización de formulario y la entidad
está habilitada para CRM para tabletas, la relación entre entidades aparecerá en la sección
Relaciones. La ventana de relación Conexiones no se muestra en CRM para tabletas.
La sección de relaciones también muestra una ventana para representar el propietario del
registro, que es un campo de búsqueda. Además de la ventana Propietario, hay otros ejemplos
de ventanas codificadas de forma rígida que representan campos de búsqueda. Por ejemplo: el
formulario Contacto contiene una ventana para mostrar la cuenta primaria. No puede
seleccionar campos de búsqueda adicionales para mostrar como ventanas en esta sección.
50
Personalización de formulario que muestra elementos de navegación en el lado izquierdo de la
pantalla
51
Sección Relaciones en un formulario

 Los formularios en CRM para tabletas están limitados a 5 pestañas (o 75 campos y 10
listas). Este límite incluye campos ocultos. Los administradores pueden ajustar estos límites.
Vea Personalice CRM para tabletas.
 Las fuentes de actividades y Yammer no se admiten en CRM para tabletas.
Consideraciones y procedimientos recomendados para proteger los datos

de CRM en CRM para tabletas
Tenga en cuenta los siguientes puntos al planificar la seguridad de CRM para tabletas.
 Transmisión de datos. CRM para tabletas requiere una Implementación con conexión a
Internet (IFD) de modo que cuando los dispositivos móviles de la organización sincronicen
los datos de CRM con CRM en línea o local, los datos se cifren mediante Capa de sockets
seguros (SSL).
52
 Datos almacenados en caché. CRM para tabletas solo almacena en caché los registros y
las listas a las que se ha accedido recientemente dentro de la aplicación. Para borrar los
datos almacenados, los usuarios pueden cerrar sesión o reconfigurar. Más información: vea
"Cuál es la diferencia entre cerrar sesión y reconfigurar?" en Iniciar sesión o reconfigurar
CRM para tabletas
 Cifrar los datos almacenados en caché. Los datos almacenados en caché no se cifran.
Puede usar BitLocker para cifrar el disco duro completo en un dispositivo Windows 8. Para
dispositivos Apple y Android, considere Windows Intune o un producto de otra compañía
para cifrar el disco duro en el dispositivo móvil.
Otro características
Buscar
Vídeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Gráficos, búsquedas y ventanas Inicio a
2:29.
La búsqueda en CRM para tabletas se realiza en varias entidades. Puede configurar hasta 10
entidades para filtrar en su búsqueda. Para seleccionar entidades para búsqueda y el orden
búsqueda en CRM para tabletas, haga clic o pulse en Configuración > Administración >
Configuración del sistema > pestaña General. En Configurar Búsqueda rápida, haga clic o
pulse en Seleccionar.
Configure las opciones de Búsqueda rápida en varias entidades
Las entidades en la lista Entidades seleccionadas de las entidades aparecerán en los resultados
de Búsqueda rápida en varias entidades.
 Puede seleccionar entidades en la lista Entidades disponibles y agregarlas a la lista
Entidades seleccionadas mediante el botón Agregar.
 Puede seleccionar las entidades en la lista Entidades seleccionadas y usar el botón Quitar
para evitar que una entidad aparezca en los resultados de la búsqueda rápida en varias
entidades.
 Puede seleccionar entidades de la lista Entidades seleccionadas y usar los botones Subir
o Bajar para cambiar el orden de las entidades que aparecen en los resultados de la
búsqueda rápida en varias entidades.
53
Configure qué entidades aparecen en resultados de Búsqueda rápida en varias entidades
Nota
Cuando se configura la lista de entidades de búsqueda rápida, la lista contiene todas las
entidades y no se limita a las habilitadas para CRM para tabletas. Sin embargo, cuando
CRM para tabletas realiza una búsqueda rápida en varias entidades, filtra las entidades
que no se han habilitado para la aplicación móvil.
Guardar
Los registros se guardan en CRM para tabletas basándose en cómo configuró el autoguardado
en la configuración de la organización. Para ver la configuración guardada, haga clic o pulse en
Configuración > Administración > Configuración del sistema > pestaña General. Vea la
configuración en Seleccione el modo predeterminado para guardar los formularios.
Si el autoguardado está:
 Habilitado para la organización, los cambios en los formularios se guardan cuando los
usuarios salen de los formularios.
 Deshabilitado para la organización, los usuarios deben usar la barra de comandos en CRM
para tabletas (deslizar desde la parte inferior de la pantalla) y hacer clic o pulsar en Guardar
para guardar los cambios del formulario.
54
Imágenes
Las imágenes, como las fotos de contactos, no se almacenan en la memoria caché del
explorador. Las imágenes pueden no estar visibles cuando los usuarios trabajan sin conexión
con CRM para tabletas.
Vea también
Introducción a CRM para tabletas
Troubleshooting and known issues for CRM for tablets and phones
Vea vídeos de Microsoft Dynamics CRM en YouTube
Introducción
Set up CRM for phones
Set up CRM for phones

Si usted es administrador, esta es la información que necesita para implementar y prestar
soporte a Microsoft Dynamics CRM para teléfonos, la nueva aplicación de teléfono para CRM.
Además, asegúrese de revisar la información en CRM para teléfonos: Instalación y uso.
Requisitos para CRM para teléfonos

Para organizaciones en línea, se requiere Microsoft Dynamics CRM Online Otoño 2013.
Para organizaciones locales, se requiere Microsoft Dynamics CRM 2013. Las organizaciones
que usan versiones anteriores de ediciones locales de CRM necesitarán actualizar. Las
implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una Implementación con
conexión a Internet (IFD) para que los usuarios tengan acceso a los datos en los teléfonos.
Los usuarios deben tener una conexión a Internet o a una intranet y deben instalar la aplicación
CRM para teléfonos. Vea "Instalar CRM para teléfonos" más adelante en este tema.
Nota
Si los usuarios no han instalado la aplicación de CRM para teléfonos, pueden tener
acceso a los datos mediante el explorador de su teléfono. Sin embargo, este no es el
método recomendado para tener acceso a datos porque pierden las ventajas de usar la
aplicación (vea CRM para teléfonos: Instalación y uso.
Matriz de compatibilidad de CRM para de teléfonos

La siguiente tabla muestra los exploradores con los que funciona CRM para teléfonos.
Explorador Versión Aplicación CRM para Explorador CRM para

teléfonos teléfonos
Windows Phone - 7.x X

Internet Explorer
55
Explorador Versión Aplicación CRM para Explorador CRM para
teléfonos teléfonos
Mobile
8.x X X
Safari en iPhone iOS 5.x X
6.x X X
7.x X X
Android 2.3 X
4.x X X
Blackberry 6.x X
7.x X
10.x X
Permisos requeridos
Microsoft Dynamics CRM 2013 introduce un nuevo privilegio de seguridad para proporcionar
acceso para usar CRM para teléfonos. Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM
incluían un privilegio con la etiqueta Usar tecnología móvil que concedía acceso a un usuario
para usar lo que se llamaba Mobile Express, pero que ahora se llama CRM para teléfonos. El
privilegio de Usar tecnología móvil ha pasado a llamarse CRM para teléfonos.
De forma predeterminada, este privilegio está incluido para los siguientes roles de seguridad
predeterminados:
 Director general
 Vendedor
 Jefe de ventas
 Vicepresidente de ventas
 Administrador del sistema
 Personalizador del sistema
Esto se aplica a las nuevas instalaciones de Microsoft Dynamics CRM Online o Microsoft
Dynamics CRM 2013 (local), así como a los clientes que actualizan desde Microsoft Dynamics
CRM 2011. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o
predeterminados para satisfacer sus necesidades de negocio.
Idiomas compatibles
CRM para teléfonos admite los idiomas que se muestran en la tabla siguiente.
56
Modo Idiomas
Explorador CRM para teléfonos Todas las versiones de idioma de Microsoft

Dynamics CRM disponibles
Aplicación CRM para teléfonos – Windows

Phone  Chino (simplificado)
 Chino (tradicional)
 Checo
 Danés
 Neerlandés
 Inglés
 Finés
 Francés
 Alemán
 Griego
 Húngaro
 Italiano
 Japonés
 Coreano
 Noruego
 Polaco
 Portugués (Brasil)
 Portugués (Portugal)
 Ruso
 Español
 Sueco
Aplicación CRM para teléfonos - iPhone

 Chino (simplificado)
 Inglés
 Francés
 Alemán
 Italiano
 Japonés
 Español
Aplicación CRM para teléfonos - Android
57
Modo Idiomas
 Chino (simplificado)
 Inglés
 Francés
 Alemán
 Italiano
 Japonés
 Español
Cuando la aplicación se carga por primera vez tras la instalación, determina el idioma del
dispositivo y carga la interfaz de usuario en ese idioma. Si el idioma del dispositivo no es uno de
los idiomas compatibles, la aplicación se carga en inglés. Una vez que la aplicación se ha
configurado en una organización de Microsoft Dynamics CRM, la aplicación cargará las páginas
de la aplicación en el idioma especificado en las opciones personales del usuario. Si el idioma
del usuario no es uno de los idiomas compatibles, la aplicación recurrirá al idioma base de la
organización de CRM, si está en la lista de idiomas compatibles. Si el idioma base de la
organización no es compatible, el inglés será el idioma de reserva si está habilitado en el
servidor.
Esta lógica de reserva evaluará varias opciones de idioma - como el idioma del explorador -
cuando determine el idioma de reserva. En el siguiente escenario, el idioma de reserva coincidirá
con el idioma del explorador:
 Idioma del usuario = japonés
 Idioma base de la organización = neerlandés (establecido en Microsoft Dynamics CRM:
Configuración > Administración > Idiomas)
 Idioma del explorador = inglés (establecido en el explorador)
En el escenario indicado anteriormente, el inglés se utilizaría como idioma de reserva.
Nota
El idioma principal se tendrá en cuenta. Por ejemplo, si el idioma del usuario es Español-
México, que no se admite, el primer idioma de reserva será el español (3082), que es
uno de los idiomas admitidos.
Si el servidor no tiene un idioma compatible habilitado, la configuración de la aplicación fallará y
mostrará el siguiente mensaje de error en el idioma del dispositivo:
58
Qué deben hacerlos administradores
Habilitar CRM para teléfonos

¡Buena noticias! CRM para teléfonos está habilitado de forma predeterminada para muchas
entidades. Para ver si está habilitada una entidad o para habilitar una entidad:
1. Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos

equivalentes en Microsoft Dynamics CRM.


Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Personalizaciones.

seleccione Configuración > Personalizaciones.
3. En la ventana Personalización, haga clic o pulse en Personalización del sistema.

4. En el panel de navegación, expanda Entidades, y haga clic o pulse en la entidad para la
que desea habilitar el acceso con CRM para teléfonos.
5. En Outlook y Mobile, active la casilla CRM para tabletas .
6. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar.
59
Deshabilitar CRM para teléfonos
CRM para teléfonos está habilitado de forma predeterminada para los usuarios de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online. Como administrador, usted puede
controlar qué está disponible y quién puede ver CRM para teléfonos mediante uno de estos
métodos.
Deshabilitar CRM para teléfonos para una entidad
Puede impedir que los tipos de registro (entidades), por ejemplo cuentas, aparezcan en CRM
para teléfonos.


60

Configuración.


4. En el panel de navegación, expanda Entidades, y haga clic o pulse en la entidad para la
que desea impedir el acceso a los usuarios con CRM para teléfonos.
5. En Outlook y Mobile, desactive la casilla CRM para teléfonos .
6. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar.
61
Deshabilitar privilegios de CRM para teléfonos
Puede impedir que los usuarios con un determinado rol de seguridad (por ejemplo, representante
de servicio al cliente) tengan acceso a CRM para teléfonos.



Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración.

a. En el panel de navegación, expanda la organización en caso necesario y, a
continuación, seleccione Configuración > Administración.
3. En la ventana Administración, haga clic o pulse en Roles de seguridad.

4. Seleccione el rol de seguridad para el que desea impedir el acceso a CRM para
teléfonos.
5. Seleccione la pestaña Administración de empresas.
6. En Privilegios diversos, desactive CRM para teléfonos.
62
7. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar y cerrar.
Personalizar formularios
Puede establecer qué campos aparecen o no aparecen en los formularios de Microsoft Dynamics
CRM en CRM para teléfonos. Para modificar formularios móviles:



Configuración.

63
4. En el panel de navegación, expanda Entidades, y seleccione una entidad y expándala.
5. Haga clic o pulse en Formularios, seleccione el formulario móvil, y después agregue o
quite atributos.
6. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar y cerrar.
Nota
Si cambia la disponibilidad de CRM para teléfonos para una entidad - en la aplicación
web, vaya a Configuración > Personalizaciones > Personalizar el sistema >
seleccione una entidad > CRM para teléfonos - una vez que haga clic o pulse en
Guardar, los cambios se aplicarán. No tiene que publicar los cambios.
Para obtener más información, consulte Creación y edición de formularios móviles en el Manual
de personalización.
Instalar CRM para teléfonos

Qué deben hacerlos usuarios
Cuando tenga los privilegios para teléfono habilitados, los usuarios pueden instalar la aplicación
móvil.
 Usuarios de Windows Phone 8
Vaya a la Windows Phone Store e instale Microsoft Dynamics CRM.
 Usuarios de Apple iPhone
Vaya a la tienda de aplicaciones de Apple e instale Microsoft Dynamics CRM.
 Usuarios de teléfonos Android
Vaya a Google Play Store e instale Microsoft Dynamics CRM.
Después de que los usuarios instalen la aplicación, deben iniciar sesión con la dirección URL y
las credenciales que usted les proporcione.
Entidades y CRM para teléfonos

Puede habilitar un conjunto limitado de entidades para CRM para teléfonos. Para ver si está
habilitada una entidad o habilitar una entidad, haga clic o pulse en Configuración >
Personalizaciones > Personalización del sistema > Entidades. Seleccione una entidad y
revisa la configuración de Outlook y Mobile.
Entidades disponibles de forma predeterminada

 Crear - Puede crear estas entidades con CRM para teléfonos.
 Leer - Puede ver estas entidades con CRM para teléfonos.
 Editar - Puede editar estas entidades utilizando CRM para teléfonos.
 Eliminar - Puede eliminar estas entidades con CRM para teléfonos.
64
Nombre de entidad Crear Leído Editar Eliminar
Cuenta Sí Sí Sí Sí
Cita Sí Sí Sí Sí
Campaña No Sí Sí No
Caso Sí Sí Sí Sí
Contacto Sí Sí Sí Sí
Divisa No Sí No No
Correo electrónico No Sí No No
Instalaciones/equipamiento No Sí No No
Cliente potencial Sí Sí Sí Sí
Carta No Sí No No
Buzón No Sí No No
Lista de marketing No Sí No No
Nota Sí Sí Sí No
Oportunidad Sí Sí Sí Sí
Cierre de oportunidad No Sí No No
Producto de oportunidad No Sí No No
Llamada de teléfono Sí Sí Sí Sí
Servicio No Sí No No
Asunto No Sí No No
Tarea Sí Sí Sí Sí
Unidad No Sí No No
Unidad de venta No Sí No No
Usuario No Sí No No
Entidades disponibles después de habilitar CRM para teléfonos

 Crear - Puede crear estas entidades con CRM para teléfonos.
 Leer - Puede ver estas entidades con CRM para teléfonos.
 Editar - Puede editar estas entidades utilizando CRM para teléfonos.
 Eliminar - Puede eliminar estas entidades con CRM para teléfonos.
65
Nombre de entidad Crear Leído Editar Eliminar
Entidades Sí Sí Sí Sí
personalizadas
Dirección No Sí No No
Actividad de la No Sí No No
campaña
Respuesta de No Sí No No
campaña
Competidor No Sí No No
Contrato No Sí No No
Línea de contrato No Sí No No
Descuento No Sí No No
Lista de descuentos No Sí No No
Fax No Sí No No
Factura No Sí No No
Producto de la factura No Sí No No
Pedido No Sí No No
Producto del pedido No Sí No No
Lista de precios No Sí No No
Elemento de lista de No Sí No No
precios
Producto No Sí No No
Oferta No Sí No No
Cierre de oferta No Sí No No
Producto de oferta No Sí No No
Actividad de servicio No Sí No No
Zona de ventas No Sí No No
Entidades que no se pueden habilitar para CRM para teléfonos
Artículo Plantilla de Unidad de Resolución del caso Dirección de
66
artículo negocio competidor
Conexión Rol de conexión Plantilla de Relaciones con el Asignación de

contrato cliente datos
Ubicación de Regla de Condición de Datos adjuntos de Perfil de

documentos detección de regla de correo electrónico servidor de
duplicados duplicados correo
electrónico
Plantilla de Permiso de Perfil de Filtrar Objetivo

correo campo seguridad de
electrónico campo
Métrica del Dirección de Dirección de Plantilla de Relación de

objetivo Internet cliente potencial combinación de oportunidad
correspondencia
Cierre de pedido Organización Configuración de Configuración de Proceso

publicación regla de publicación
Sesión de Álbum de perfil Editor Cola Elemento de

proceso cola
Campaña rápida Cita periódica Informe Categoría Recurso

relacionada del
informe
Grupo de Campo Informe Consulta de Documentación de Vista guardada

recursos informe ventas
Grupo de Rol de seguridad Sitio de Sitio Solución

programación SharePoint
Asunto Gráfico del Equipo Plantilla de equipo Gráfico de

sistema usuario
Vista Vista de muro
Acerca de la autenticación de CRM para teléfonos

CRM para teléfonos autentica a los usuarios que usen autenticación basada en explorador, lo
que significa que no se almacenan credenciales en el teléfono.
Microsoft Dynamics CRM Online
Los usuarios deCRM para teléfonos conectados a Microsoft Dynamics CRM Online en el Entorno
de Microsoft Online Services renovarán automáticamente su inicio de sesión durante un máximo
de 30 días. Los usuarios conectados a Microsoft Dynamics CRM Online que aún no están en
Entorno de Microsoft Online Services deben renovar su inicio de sesión cada 8 horas.
67
Microsoft Dynamics CRM 2013 (versión local)
Las conexiones deCRM para teléfonos a Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una
implementación con conexión a Internet.
Solución de problemas
Para obtener información sobre problemas adicionales con CRM para teléfonos, consulte
Problemas conocidos de CRM para tabletas y teléfonos. Estas son algunos puntos para intentar
diagnosticar y corregir problemas.
Pruebe en el explorador
Para determinar si existe un problema con la aplicación de CRM para teléfonos, intente ver la
organización en un explorador - primero en un equipo y luego en su teléfono. Si el problema
persiste en un explorador, entonces la aplicación puede no ser el problema.
Elimine las personalizaciones
Algunas personalizaciones pueden entrar en conflicto con CRM para teléfonos. Intente
conectarse a otra organización sin personalizaciones. Además, asegúrese de que sincroniza
CRM para teléfonos para seleccionar los cambios de personalización.
¿Es un problema de permisos?
Para comprobar si el problema está relacionado con los permisos, intente obtener acceso a
Microsoft Dynamics CRM con otro usuario y otro rol de seguridad.
Vea también
CRM para teléfonos: Instalación y uso
CRM for tablets and CRM for phones limitations and known issues
Creación y edición de formularios móviles
Introducción

La siguiente sección contiene información acerca de los usuarios, los equipos y la seguridad de
En esta sección
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM
Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM
Agregar o eliminar integrantes de zona

Creación o edición de roles de seguridad
68
Copia de roles de seguridad
Administrar usuarios
Administrar equipos
Adición de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo
Sincronización de la información del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory
Vea también
Manage Your Microsoft Dynamics CRM Online Subscription

Puede usar el modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM para proteger la integridad y la
privacidad de los datos de su organización. También admite la colaboración y el acceso a los
datos eficaces. El modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM admite las prácticas de
seguridad recomendadas. Los objetivos del modelo son los siguientes:
 Compatibilidad con un modelo de licencias para usuarios
 Proporcione a los usuarios acceso exclusivo a los niveles de información adecuados que
necesitan para realizar su trabajo
 Establezca categorías de usuarios y equipos por rol de seguridad, y restrinja el acceso de
acuerdo con esos roles.
 Admitir el uso compartido de datos, de forma que los usuarios puedan obtener acceso
puntual a objetos cuya propiedad no tienen para un trabajo en colaboración
 Evitar que un usuario tenga acceso a objetos que no son de su propiedad o no se comparten
Combinará la seguridad basada en roles, la seguridad de registros y la seguridad basada en
campos para definir el acceso generala la información que los usuarios tienen en su organización
de Microsoft Dynamics CRM.
Para obtener más información acerca de temas de seguridad, vea el tema del Microsoft
Dynamics CRM SDK, The Security Model of Microsoft Dynamics CRM.
Seguridad basada en roles

Puede usarla para agrupar conjuntos de privilegios en roles que describan las tareas que puede
realizar un usuario o equipo. Microsoft Dynamics CRM incluye un conjunto de roles de seguridad
predefinidos, cada uno de los cuales es un conjunto de privilegios agregados para facilitar la
administración de la seguridad. La masa de los privilegios define la capacidad de crear, leer,
escribir, eliminar y compartir registros de un tipo específico de la entidad. Cada privilegio también
define el alcance de aplicación del privilegio: en el nivel de usuario, la unidad de negocio, toda la
jerarquía de unidades de negocio o toda la organización.
69
Por ejemplo, si inicia sesión como un usuario que tiene asignado el rol de comercial, tiene los
permisos que lectura, escritura y uso compartido de cuentas para toda la organización, pero solo
puede eliminar los registros de cuenta de su propiedad. Asimismo, no tiene ningún privilegio para
realizar tareas de administración del sistema, como instalar actualizaciones de productos o
agregar usuarios al sistema.
Un usuario que tiene asignado el rol del vicepresidente de ventas puede realizar un conjunto más
amplio de tareas (y tiene un mayor número de privilegios) asociadas con la vista y edición de
datos y recursos que un usuario se tenga asignado el rol de comercial. Un usuario que tenga
asignado al rol de vicepresidente de ventas puede, por ejemplo, leer y asignar una cuenta a
cualquier usuario del sistema, mientras que un usuario que tenga asignado el rol de comercial no
puede.
Hay dos roles que tienen privilegios muy amplios: administrador y personalizador del sistema. El
uso de estos dos roles no debe tener más de algunas personas en su organización. Cada
implementación puede personalizar los roles existentes y crear sus propios roles para satisfacer
sus necesidades.
Seguridad basada en registros

Puede usar la seguridad basada en registros para supervisar los derechos de usuarios y equipos
para realizar acciones en registros individuales. Se aplica a instancias de entidades (registros) y
se consigue mediante derechos de acceso. El propietario de un registro puede compartir o
conceder acceso a un registro a otro usuario o equipo. Al hacerlo, deben elegir los derechos que
conceden. Por ejemplo, el propietario de un registro de cuenta puede conceder acceso de lectura
a la información de cuentas, pero no acceso de escritura.
Los derechos de acceso se aplican solo después de que los privilegios hayan entrado en vigor.
Por ejemplo, si un usuario no tiene el privilegio para ver (leer) registros de cuentas, no podrá ver
ninguna cuenta, independientemente de los derechos de acceso que otro usuario pueda
concederle sobre una cuenta específica a través del uso compartido.
Seguridad basada en campos

Puede usar el nivel de campo para restringir el acceso a los campos personalizados de alto
impacto empresarial específicos de una entidad solo a los usuarios o equipos especificados.
Como la seguridad basada en registros, es aplicable después de que los privilegios hayan
surtido efecto. Por ejemplo, un usuario puede tener privilegios para leer una cuenta, pero puede
tener restricciones para ver campos específicos de todas las cuentas.
Seguridad en el nivel administrativo de toda la implementación

Durante la instalación, el Programa de instalación de Microsoft Dynamics CRM Server crea un rol
especial para toda la implementación y la asocia a la cuenta de usuario que se usa para ejecutar
el programa de instalación. El rol Administrador de implementaciones no es un rol de seguridad
y, como tal, no aparece en la aplicación web de Microsoft Dynamics CRM.
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Los administradores de implementaciones tienen acceso completo y sin restricciones a todas las
organizaciones en el Administrador de implementaciones de la implementación. Por ejemplo, los
administradores de implementaciones pueden crear nuevas organizaciones o deshabilitar una
organización de la implementación. Por el contrario, los integrantes del Rol de administrador del
sistema solo tienen permisos en el lugar donde se ubica el usuario y el rol de seguridad.
Importante
Cuando un administrador de implementaciones crea una organización, ese administrador
debe conceder privilegios db_owner para las bases de datos de la organización a los
demás administradores de implementaciones de modo que también tengan acceso
completo a dichas organizaciones.
Para obtener más información acerca del rol Administrador de implementaciones, vea la Ayuda
del Administrador de implementaciones.
Vea también
Microsoft Dynamics CRM administration best practices
Administrar equipos
Modelado de seguridad escalable con Microsoft Dynamics CRM 2011

Una vez creado un nuevo usuario en Microsoft Dynamics CRM Online, puede enviar una
invitación a la persona asociada. Un usuario que acepta una invitación pueden iniciar sesión
inmediatamente en CRM Online y empezar a usar la aplicación.
Cuando un usuario acepta una invitación, Estado de invitación en su registro de usuario
cambia a Invitación aceptada. Si expira la invitación antes de que se acepte, el estado no
cambiará de Invitado.
Importante
Antes de enviar invitaciones, asegúrese de que ha agregado a la dirección URL de la
organización de CRM Online a la lista de sitios permitidos por el bloqueador de
elementos emergentes del explorador.
Nota
71
Cuando se invita a un nuevo usuario a Microsoft Dynamics CRM Online, se envía un
correo electrónico de invitación a dicho usuario. El usuario invitado debe aceptar la
invitación a CRM Online usando una cuenta de Microsoft que esté asociada a la
dirección de correo electrónico a la que se envió la invitación.



Configuración.
b. Haga clic o pulse Configuración > Administración > Usuarios.
c. En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar el usuario o los
usuarios a los que desea enviar una invitación.
d. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Más comandos ( )>
Enviar invitación.

a. En el panel de navegación, expanda la organización en caso necesario, y
Usuarios.
b. En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar la entrada del
usuario o los usuarios a los que desea enviar una invitación.
c. En la barra de la cinta de opciones, haga clic o pulse en Enviar invitación.
72
3. Haga clic o pulse en Aceptar para enviar la invitación de correo electrónico.
Vea también

Para controlar el acceso a los datos, debe configurar una estructura organizativa que proteja los
datos confidenciales y, a la vez, permita la colaboración cuando resulte apropiada. Esto se
realiza mediante la configuración de unidades empresariales, roles de seguridad y perfiles de
seguridad de campo.
Unidades de negocio
Básicamente, una unidad de negocio es un grupo de usuarios. Las grandes organizaciones con
bases de clientes diversas suelen usar varias unidades de negocio para controlar el acceso a los
datos y definir roles de seguridad, de forma que los usuarios sólo puedan tener acceso a los
registros de su propia unidad de negocio. Más información: Create business units
Roles de seguridad
Un rol de seguridad define cuántos usuarios distintos como, por ejemplo, el personal de ventas,
tienen acceso a diferentes tipos de registros. Para controlar el acceso a los datos, puede
modificar los roles de seguridad existentes, crear nuevos roles de seguridad o cambiar cuáles se
asignan a los usuarios. Un usuario puede tener varios roles de seguridad.
Los privilegios de los roles de seguridad son acumulativos: tener más de un rol de seguridad
otorga al usuario cada privilegio disponible en cada rol.
Un rol de seguridad se compone de privilegios a nivel de registro y privilegios basados en tareas.
Estos privilegios determinan los registros a los que el usuario tiene acceso: Ninguno, Usuario,
Unidad de negocio, Primario: unidades de negocio secundarias y Organización.
Cada tipo de registro puede ser propiedad del usuario o propiedad de la organización. Los
privilegios a nivel de registro definen las tareas que puede realizar un usuario con acceso al
registro, como por ejemplo Lectura, Crear, Eliminar, Escritura, Asignar, Compartir, Anexar y
Anexar a.
Importante
Para asegurarse de que los usuarios puedan ver y obtener acceso a todas las áreas de
la aplicación web, como formularios de entidad, el panel de navegación y la cinta, todos
73
los roles de seguridad de la organización debe incluir el privilegio
prvReadWebResource sobre la entidad WebResource. Por ejemplo, sin permisos de
lectura, el usuario no podrá abrir un formulario que contenga un recurso web y verá un
mensaje de error similar a este: "Faltan privilegios de prvReadWebResource". Para
obtener más información, consulte Creación o edición de roles de seguridad.
Reemplazar roles de seguridad

El propietario de un registro o una persona que tenga el privilegio Compartir en un registro
pueden compartirlo con otros usuarios o equipos. Al compartir, se pueden agregar los privilegios
Leer, Escribir, Eliminar, Anexar, Asignar y Compartir para registros específicos.
Los equipos se usan principalmente para compartir registros a los que los miembros del equipo
no podrían tener acceso normalmente. Para obtener más información, vea Administrar
seguridad, usuarios y equipos.
No es posible quitar el acceso a un registro en particular. Cualquier cambio en los privilegios de
un rol de seguridad se aplica a todos los registros de ese tipo de registro.
Protección de campos personalizados

En Microsoft Dynamics CRM, los campos de formularios pueden tener permisos de lectura,
creación o actualización. Para crear o cambiar permisos de campos personalizados, use la
configuración de Seguridad de campo del formulario de personalización de campos y
establezca Perfiles de seguridad de campo.
Los perfiles de seguridad de campo son similares a los roles de seguridad de Microsoft
Dynamics CRM. Ambos especifican lo que los usuarios o grupos de usuarios pueden ver,
modificar o crear en Microsoft Dynamics CRM.
Cuando se crea un campo personalizado en un formulario, existe la opción de usar la seguridad
de campo. Si se usa la seguridad de campo para un campo, se limita el acceso al mismo en
función del perfil de seguridad de campo del usuario. Si no se usa la seguridad de campo para
un campo, las restricciones del mismo se establecen en función del rol de seguridad del usuario.
Vea también

Puede crear nuevos roles de seguridad para contener los cambios en los requisitos
empresariales o puede modificar los privilegios asociados con un rol de seguridad existente.
74
Si necesita hacer una copia de seguridad de los cambios del rol de seguridad o exportar los roles
de seguridad para usarlos en otra implementación de Microsoft Dynamics CRM, puede
exportarlos como parte de las personalizaciones de exportación. Más información: Exportar una
solución
Crear un rol de seguridad



Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración > Roles de
seguridad.

haga clic o pulse en Configuración > Sistema > Administración > Roles
de seguridad.
3. En Actions toolbar, haga clic en Nuevo.
4. Establezca los privilegios en cada pestaña.

Para cambiar el nivel de acceso de un privilegio, haga clic en el símbolo hasta que vea el
símbolo que desee. Los posibles niveles de acceso dependen de si el tipo de registro es
propiedad de la organización o propiedad del usuario.
75
Sugerencia
Para ir pasando por los niveles de acceso, también puede hacer clic en el
encabezado de la columna de privilegios o hacer clic en el tipo de registro varias
veces.
5. Cuando termine de configurar el rol de seguridad, en la barra de herramientas, haga clic
o pulse en Guardar y cerrar.
Editar un rol de seguridad

Antes de modificar un rol de seguridad existente, asegúrese de comprender los principios de
acceso a los datos. Más información: Controlar el acceso a los datos
Nota
No puede modificar el rol de seguridad Administrador del sistema. Para crear un rol de
seguridad similar al rol de seguridad Administrador del sistema, copie ese rol de
seguridad y realice cambios en el nuevo rol.



Configuración.
seguridad.

76
de seguridad.
3. En la lista de roles de seguridad, haga doble clic o pulse en un nombre para abrir la
página asociada con ese rol de seguridad.
4. Establezca los privilegios en cada pestaña.
Para cambiar el nivel de acceso de un privilegio, haga clic en el símbolo hasta que vea el
símbolo que desee. Los posibles niveles de acceso dependen de si el tipo de registro es
propiedad de la organización o propiedad del usuario.
Sugerencia
Para ir pasando por los niveles de acceso, también puede hacer clic en el
encabezado de la columna de privilegios o hacer clic en el tipo de registro varias
veces.
5. Cuando termine de configurar el rol de seguridad, en la barra de herramientas, haga clic
o pulse en Guardar y cerrar.
Privilegios mínimos para tareas comunes

Resulta útil tener presentes los privilegios mínimos que se necesitan para algunas tareas
comunes. Esto incluye:
 Al iniciar sesión en Microsoft Dynamics CRM:
 Para representar la página principal: prvReadWebResource, prvReadCustomization
 Para representar una cuadrícula de entidades (es decir, para ver listas de registros y
otros datos): privilegio de lectura en la entidad, prvReadUserSettings, prvReadQuery
 Para ver entidades independientes en detalle: privilegio de lectura en la entidad,
prvReadSystemForm, prvCreateUserEntityUISettings, prvReadUserEntityUISettings
 Al iniciar sesión en CRM para Outlook:
 Para representar la navegación de Microsoft Dynamics CRM y todos los botones de
Microsoft Dynamics CRM: prvReadEntity, prvReadQuery
 Para representar una cuadrícula de entidades: privilegio de lectura en la entidad,
prvReadCustomization, prvReadWebResource, prvReadUserQuery
 Para representar entidades: privilegio de lectura en la entidad prvReadSystemForm,
prvCreateUserEntityUISettings, prvReadUserEntityUISettings,
prvWriteUserEntityUISettings
Lista de privilegios para uso interno

Puede ver los siguientes privilegios, pero son solamente para uso interno:
Archivo de aplicación
Asignación de unidad de negocio
Actualización de cliente
77
Compromiso
Dirección de competidor
Modo de dependencia
Artículo indizado
Hash de correo electrónico
Búsqueda de correo electrónico
Plantilla de filtro
Importar datos
Estado de integración
Dirección interna
Bloqueo entre procesos
Notificación
Estadísticas de la organización
Interfaz de usuario de organización
Propietario
principalattributeaccessmap
principleobjectaccess
Código de tipo de objeto del privilegio
Promover al usuario al rol de administrador de Microsoft Dynamics CRM
Expansión de recursos
Comando de la cinta de opciones
Grupo contextual de la cinta de opciones
Diferencia de la cinta de opciones
Regla de la cinta de opciones
Asignación de pestaña de la cinta de opciones a comando
Plantilla de rol
Instancia de proceso de venta
Pareja de mensajes de SDK
Campo de solicitud de mensajes de SDK
Respuesta de mensajes de SDK
Campo de respuesta de mensajes de SDK
Asignación de estado
Asignación de cadena
Suscripción
Clientes de suscripción
Información de sincronización de suscripción
Información de seguimiento de las entidades eliminadas
Activación del seguimiento
Asignación de entidad de la unidad de negocio del usuario del sistema
Entidad de seguridad del usuario del sistema
Dirección sin resolver
Datos de instancia de entidad de usuario
Cadenas de IU de entidad de usuario
78
Calendario fiscal de usuario
Asistente Web
Privilegio de acceso a asistente web
Página del asistente
Suscripción en espera de flujo de trabajo.
Más información: Entidades de Microsoft Dynamics CRM 2013, Referencia de roles de seguridad
y privilegios y Modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM.
Vea también

Si desea crear un rol de seguridad parecido a otro, puede copiar un rol de seguridad existente y
guardarlo con un nuevo nombre. A continuación, puede modificar los privilegios y los niveles de
acceso para ajustarlos al nuevo rol de seguridad.
Nota
No puede copiar un rol de seguridad en otra unidad de negocio.



Configuración.
79
seguridad.

de seguridad.
3. En la lista de roles de seguridad, en Nombre, haga clic o pulse para seleccionar el rol de
seguridad que desee copiar y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse
en Más acciones > Copiar rol.
4. En el cuadro de diálogo Copiar rol de seguridad, en el cuadro de texto Nuevo nombre
del rol, escriba el nombre del nuevo rol de seguridad.
5. Para modificar el nuevo rol de seguridad después de crear una copia, compruebe que la
casilla de verificación Abrir nuevo rol de seguridad al finalizar la copia esté activada;
de lo contrario, desactive la casilla.
Vea también
El modo de administrar usuarios depende de la versión de Microsoft Dynamics CRM que tenga.
Administrar usuarios con suscripciones en el entorno de Microsoft Online

Services
Para hacerlo, vea Create Users and Assign Microsoft Dynamics CRM Online Security Roles
Administrar usuarios en Microsoft Dynamics CRM 2013 (local)

Con Microsoft Dynamics CRM 2013 (local) puede agregar usuarios a su organización uno a uno
o puede agregar múltiples usuarios al mismo tiempo utilizando el Asistente para agregar
usuarios.
80
Agregar un usuario



Configuración.
c. En la barra de herramientas, haga clic o pulse en Nuevo.

Usuarios.
b. En la barra de la cinta de opciones, en la ficha Usuarios , haga clic o pulse
en Nuevo.
3. En la página Usuario nuevo, en la sección Información de la cuenta, especifique el

Nombre de usuario del usuario.
4. En la sección Información del usuario, especifique el Nombre completo del usuario.
5. En la sección, Información de la organización, compruebe la Unidad de negocio del
usuario.
6. Siga el paso de la tarea que está realizando:
 Para guardar la información del nuevo usuario, haga clic o pulse Guardar.
 Para guardar la información del usuario y agregar otro, haga clic o pulse en Guardar
& Nuevo.
81
 Para agregar otro usuario sin guardar la información que especificó para el usuario,
haga clic o pulse Nuevoy, en el cuadro Mensaje de página Web , haga clic o pulse
en Aceptar.
A continuación, deberá asignar un rol de seguridad al usuario agregado recientemente.
Consulte el tema "Asignar un rol de seguridad a un usuario" más adelante en este tema.
Agregar varios usuarios

Puede agregar varios registros de usuario para el mismo conjunto de roles de seguridad
mediante el asistente Agregar usuarios. Todos los usuarios que agregue deben estar en el
servicio de directorios de Active Directory.



Configuración.
c. En la barra de herramientas, haga clic o pulse en Varios usuarios nuevos.
Se abrirá el asistente Agregar usuarios.

Usuarios.
b. En la barra de la cinta de opciones, en la ficha Usuarios , haga clic o pulse
en Varios usuarios nuevos.
82
Se abrirá el asistente Agregar usuarios.
3. En la página Seleccionar roles de seguridad, seleccione uno o varios roles de

seguridad y, a continuación, haga clic en Siguiente.
4. En la página Seleccione el tipo de acceso y de licencia , en Tipo de acceso,
seleccione el tipo adecuado de acceso de este conjunto de usuarios.
5. En Tipo de licencia, especifique el tipo de licencia para este conjunto de usuarios.
6. En Configuración de acceso de correo electrónico, especifique cómo este conjunto
de usuarios tendrá acceso a mensajes de correo electrónico entrantes y salientes, y
haga clic o pulse Siguiente.
7. En la página Seleccionar dominio o grupo, especifique si desea seleccionar usuarios
de todos los dominios y grupos de confianza o usuarios de un dominio o grupo
específico y haga clic o pulse Siguiente.
8. En la página Seleccionar usuarios, escriba una parte del nombre del usuario que desea
agregar a Microsoft Dynamics CRM 2013. Separe los nombres con un punto y coma.
Nota
También puede usar la opción Buscar para seleccionar usuarios. Más
información: Cómo funciona la búsqueda en línea
9. Haga clic o pulse en Crear nuevos usuarios.
10. En la página Resumen, compruebe la información acerca de las adiciones de usuarios
y, a continuación, siga el paso de la tarea que realiza:
 Para cerrar el asistente Agregar usuarios, haga clic o pulse Cerrar.
 Si necesita agregar más usuarios, por ejemplo con otro conjunto de roles de
seguridad distinto, haga clic en Agregar más usuarios vara volver a iniciar el
asistente.
Nota
Para editar un registro de usuario determinado, cierre el asistente y, a
continuación, abra el registro de usuario desde la lista.
Asignar un rol de seguridad a un usuario

Después de crear usuarios, deberá asignarles un rol de seguridad para usar Microsoft Dynamics
CRM. Incluso aunque un usuario sea miembro de un equipo con sus propios privilegios de
seguridad, no podrá ver algunos datos y puede experimentar otros problemas al intentar usar el
sistema.

83

Configuración.

luego haga clic o pulse en Configuración > Sistema > Administración > y,
a continuación, haga clic o pulse en Usuarios.
3. En la lista, seleccione el usuario o usuarios a los que desea asignar un rol de seguridad.
4. Haga clic o pulse en Más comandos ( ) > Administrar roles.
Solo se muestran los roles de seguridad disponibles para la unidad de negocio del
usuario.
5. En el cuadro de diálogo Administrar roles de usuario, seleccione el rol o los roles de
seguridad que desee para el usuario o usuarios y haga clic en Aceptar.
Habilitar o deshabilitar usuarios
Habilitar un usuario

84

Configuración.

continuación, seleccione Configuración > Sistema > Administración >
Usuarios.
3. En la vista de usuarios, seleccione Usuarios deshabilitados y haga clic o pulse en los

registros de usuario que desea habilitar.
4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Habilitar.
5. En el mensaje Confirmar activación de usuario, haga clic o pulse en Activar.
Deshabilitar un usuario


Configuración.
85

continuación, seleccione Configuración > Sistema > Administración >
Usuarios.
3. En la vista de usuarios, seleccione Usuarios habilitados y haga clic o pulse en los

registros de usuario que desea deshabilitar.
4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Deshabilitar.
5. En el mensaje Confirmar desactivación del registro de usuario, haga clic o pulse en
Desactivar.
Campos del registro de usuario de CRM rellenos desde Active Director

Cuando cree un usuario nuevo o actualice un usuario existente en Microsoft Dynamics CRM
2013 (local), algunos campos de los registros de usuario de CRM, como el nombre y el número
de teléfono, se rellenan con la información obtenida de Servicios de dominio de Active Directory
(AD DS). La sincronización entre las cuentas de usuario de Active Directory y los registros de
usuario de CRM no es automática. Si cambia campos de usuario en Active Directory, la
información no se difunde a CRM hasta que actualice los registros de usuario en CRM.
La siguiente tabla muestra los campos que se rellenan en el formulario de usuario (registro de
usuario) de CRM desde la cuenta de usuario de Active Directory:
Formulario Usuario de CRM Usuario de Active Directory Pestaña de objeto de Active

Directory
Nombre de usuario Nombre de inicio de sesión del Cuenta

usuario
Nombre de pila Nombre de pila General
Apellidos Apellidos General
Número de centralita Número de teléfono General
Correo electrónico principal Correo electrónico General
*Dirección Ciudad Dirección
*Dirección Estado o provincia Dirección
Teléfono particular Particular Teléfonos
86
* El campo de dirección de CRM se compone de los valores de los campos Ciudad y Estado o
provincia en Active Directory.
Vea también
Administrar equipos
Administrar equipos
El uso de equipos en Microsoft Dynamics CRM es opcional. Sin embargo, los equipos
proporcionan una forma sencilla de compartir objetos de negocio y le permiten colaborar con
otras personas a través de unidades de negocio. Pese a que un equipo pertenece a una sola
unidad de negocio, puede incluir usuarios de otras unidades de negocio. Un usuario se puede
asociar con más de un equipo.
Puede usar dos tipos de equipos:
 Un equipo de propietario tiene registros y roles de seguridad asignados. Los privilegios del
equipo se definen mediante roles de seguridad. Además de los privilegios proporcionados
por el equipo, los miembros del equipo tienen los privilegios definidos por sus roles de
seguridad individuales y por los roles de los otros equipos de los que son integrantes. Un
equipo tiene derechos de acceso completo a los registros propiedad del equipo.
 Un equipo de acceso no es propietario de registros y no tiene los roles de seguridad
asignados al equipo. Los miembros del equipo tienen privilegios definidos por sus roles de
seguridad individuales y por los roles de los equipos de los que son integrantes. Los
registros se comparten con un equipo de acceso y a los integrantes del equipo se les
asignan derechos de acceso sobre los registros, como Lectura, Escritura o Anexar.
En este tema
¿Equipo de propietario o equipo de acceso?
Acerca de los equipos de propietario
Acerca de los equipos de acceso y las plantillas del equipo
Valores máximos para equipos de acceso administrados por el sistema
¿Equipo de propietario o equipo de acceso?

Elegir el tipo de equipo pueden depender de los objetivos, de la naturaleza del proyecto e incluso
del tamaño de la organización. Hay algunas instrucciones que se pueden usar cuando
seleccione el tipo del equipo.
Cuándo usar los equipos de propietario

 Las directivas de la organización requieren la capacidad de que los registros sean propiedad
de entidades distintas de usuarios, como por ejemplo, la entidad equipo.
87
 El número de equipos se conoce en el momento del diseño del sistema Microsoft Dynamics
CRM.
 La creación diaria de informes sobre el progreso de los equipos propietarios es obligatoria.
Cuándo usar los equipos de acceso

 Los equipos se forman y se disuelven dinámicamente. Normalmente, esto ocurre si los
criterios claros para definir los equipos, como zona de ventas, producto o volumen
establecidos no se proporcionan.
 El número de equipos no se conoce en el momento del diseño del sistema Microsoft
Dynamics CRM.
 Los miembros del equipo requieren derechos de acceso diferentes para los registros. Puede
compartir un registro con varios equipos de acceso, donde cada equipo proporciona distintos
derechos de acceso al registro. Por ejemplo, se asigna a un equipo el derecho de acceso de
lectura sobre la cuenta y a otro equipo, los derechos de acceso de lectura, escritura y uso
compartido para la misma cuenta.
 Un único conjunto de usuarios requiere acceso a un solo registro sin tener la propiedad del
registro.
Acerca de los equipos de propietario

Un equipo de propietario puede poseer uno o más registros. Para convertir un equipo en
propietario del registro, debe asignar un registro al equipo.
Si un equipo propietario no es propietario de registros ni tiene roles de seguridad asignados al
equipo, se puede convertir en un equipo de acceso. Es una conversión unidireccional. No puede
convertir al equipo de acceso de nuevo en un equipo de propietario. Durante la conversión, todos
los buzones y las colas asociados con el equipo se eliminan. Cuando crea un equipo en la
aplicación Web, es necesario elegir el tipo de equipo Propietario.
Más información: Crear o editar un equipo, Asignar un registro a otro usuario o equipo
Acerca de los equipos de acceso y las plantillas del equipo

Puede crear un equipo de acceso manualmente eligiendo el tipo de equipo Acceso, o dejar que
el sistema cree y administre un equipo de acceso por usted. Al crear un equipo de acceso, puede
compartir varios registros con el equipo.
Puede crear un equipo de acceso administrado por el sistema para un registro específico, pero
no se pueden compartir otros registros con este equipo. Para equipos administrados por el
sistema es necesario proporcionar una plantilla de equipo que el sistema use para crear un
equipo. En esta plantilla, defina el tipo de entidad y los derechos de acceso del registro que se
asignan a los integrantes del equipo cuando crea el equipo.
Una plantilla de equipo se muestra en todos los formularios de registro de la entidad especificada
como lista. Cuando se agrega el primer usuario a la lista, se crea el equipo real de acceso para
este registro. Puede agregar y quitar integrantes del equipo utilizando esta lista. La plantilla del
equipo se aplica a los registros del tipo de entidad indicado y de entidades relacionadas, según
las reglas en cascada. Para dar a los miembros del equipo diferente acceso al registro, puede
88
suministrar varias plantillas de equipo, cada plantilla especificando derechos de acceso
diferentes. Por ejemplo, puede crear una plantilla de equipo para la entidad de cuenta con el
derecho de acceso de lectura, que permite que los miembros del equipo vean la cuenta
especificada. Para otro equipo que requiere más acceso a la misma cuenta, puede crear una
plantilla de equipo con derechos de acceso de lectura, escritura, uso compartido y otros. Para
agregarlo al equipo, el nivel de acceso mínimo que un usuario debe tener para la entidad
especificada en la plantilla es el de lectura básico (usuario).
Debido a la relación jerárquica entre la plantilla del equipo y los equipos de acceso administrados
por el sistema, cuando se elimina una plantilla, todos los equipos asociados con la plantilla se
eliminan según las reglas en cascada. Si cambia los derechos de acceso de la plantilla del
equipo, los cambios se aplican solo a los nuevos equipos de acceso creados automáticamente
(administrados por el sistema). Los equipos existentes no se ven afectados.
Para ver instrucciones paso a paso sobre cómo crear una plantilla del equipo y agregarla el
formulario de entidad, consulte el artículo en Create a team template and add to an entity form
Valores máximos para equipos de acceso administrados por el sistema

El número máximo de plantillas del equipo que puede crear para una entidad se especifica en el
valor de la implementación de MaxAutoCreatedAccessTeamsPerEntity. El valor
predeterminado es 2. El número máximo de entidades que puede habilitar para equipos de
acceso creados automáticamente se especifica en el valor de la implementación de
MaxEntitiesEnabledForAutoCreatedAccessTeams. El valor predeterminado es 5. Más
información: Deployment Entities and Deployment Configuration Settings y Administer the
deployment using Windows PowerShell.
Vea también
Acerca de las plantillas de equipo
Equipos de acceso con Microsoft Dynamics CRM 2013
Modelado de seguridad escalable con Microsoft Dynamics CRM 2013
Comportamiento en cascada
Administrar la implementación con Windows PowerShell
Adición de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de

campo
Los controles de seguridad basados en roles acceden a un tipo específico de entidad, los
controles de seguridad basados en registros acceden a registros individuales y los controles de
seguridad de nivel de campo tienen acceso a campos específicos. Puede usar un perfil de
seguridad de campo para administrar los permisos de los usuarios para leer, crear o escribir en
89
campos protegidos. Por ejemplo, el perfil de seguridad del campo Administrador del sistema
proporciona acceso completo a todos los campos protegidos en Microsoft Dynamics CRM.

Configuración.
b. Haga clic o pulse en Administración > Perfiles de seguridad de campo.

haga clic o pulse en Configuración > Sistema > Administración > Perfiles
de seguridad de campo.
2. Haga clic o pulse en el nombre de perfil al que desee agregar equipos o usuarios.
3. En Relacionado, haga clic o pulse en Equipos o en Usuarios.
4. En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Agregar.
5. Seleccione un equipo o un usuario de la lista. Puede buscar primero un equipo o usuario.
6. Haga clic o pulse en Agregar.
7. Cierre el registro del perfil de seguridad de campo.
Vea también
Sincronización de la información del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory
90
Sincronización de la información del usuario entre Microsoft
Dynamics CRM y Active Directory
Microsoft Dynamics CRM 2013 admite dos métodos para autenticar a los usuarios:
 Autenticación de Windows integrada
 Autenticación basada en notificaciones
De forma predeterminada, los clientes que adquieren Microsoft Dynamics CRM y lo implementen
de forma local usan Autenticación de Windows. Estos clientes también pueden configurar la
autenticación basada en notificaciones para implementaciones orientadas a Internet (IFD) del
producto.
Con Autenticación de Windows integrada, cada registro de usuario en CRM 2013 debe estar
asociado a una cuenta de usuario en Active Directory para habilitar el inicio sesión en CRM.
Cuando se asocian los registros de usuario, CRM 2013 lee y almacena automáticamente otra
información sobre los registros de usuario (como nombre y apellidos, dirección de correo
electrónico y el identificador único global o GUID) del servicio de directorio de Active Directory.
Sin embargo, los cambios en la información de Active Directory asociada a un usuario
determinado pueden crear discrepancias con la información que se mantiene en CRM, lo que
puede impedir que el usuario tenga acceso a CRM. Específicamente, si el valor del atributo
Inicio de sesión de SamAccountName de usuario no coincide en los cambios de Active
Directory de un usuario, la información del usuario correspondiente en CRM 2013 no coincidirá y
el usuario no podrá iniciar sesión en CRM.
Para asegurarse de que el usuario pueda iniciar sesión correctamente en CRM 2013, debe
actualizar la información del registro de usuario de CRM de modo que coincida con la
información en Active Directory.
Antes de empezar, asegúrese de registrar el valor del atributo Inicio de sesión de
SamAccountName de usuario del usuario afectado antes de actualizar el registro de usuario
correspondiente en CRM.
Nota
Para obtener información sobre la sincronización de Microsoft Dynamics CRM Online
con Active Directory, consulte la entrada de blog How to Synchronize CRM Online with
your Active Directory.


91

Configuración.

Usuarios.
3. En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar el registro de usuario que
desee actualizar y, a continuación, haga clic o pulse en Editar.
4. En el cuadro de texto Nombre de usuario, escriba un nombre de usuario de Active
Directory que no esté siendo usado por ningún registro de usuario de CRM.
Importante
Si especifica un nombre de usuario que ya existe en Active Directory, CRM
intentará asignar el usuario al usuario actualizado en Active Directory y, cuando
busque un registro existente con el mismo GUID, la asignación generará un
error.
Si todas las cuentas de usuario de Active Directory se están usando por registros de
usuario de CRM, cree una cuenta de usuario temporal de Active Directory.
5. Guarde el registro de usuario y, en el cuadro de texto Nombre de usuario, escriba el

valor Inicio de sesión de SamAccountName de usuario que aparece para el usuario
Active Directory, que ha registrado antes de iniciar este procedimiento.
6. Haga clic en Guardar y cerrar.
Vea también
92

Para adaptar los cambios a zonas de ventas o representantes que se asignan a cada zona de
ventas, puede agregar o quitar integrantes de la zona en Microsoft Dynamics CRM.



> Configuración.
Zonas de ventas.

empresas > Zonas de ventas.
3. En la lista de zonas de ventas, en Nombre de zona de ventas, haga doble clic o pulse
en la entrada de la zona de ventas que desee agregar a usuarios o de la que desee
quitar usuarios.
4. En el panel de navegación, expanda Común si es necesario y luego haga clic o pulse en
Integrantes.
93
5. Siga los pasos de la tarea que realiza:
Agregar personas a una zona de ventas

a. En la cinta, haga clic o pulse en Agregar integrantes, vea el texto en el
cuadro de diálogo Mensaje de página Web y haga clic o pulse en Aceptar
para cerrar el cuadro de diálogo.
b. En el cuadro de diálogo Buscar registros, en el cuadro de texto Buscar, escriba
todo o una parte del nombre del usuario que desee agregar a la zona de ventas y, a
continuación, haga clic o pulse en el icono Iniciar búsqueda .
c. En la lista de registros, seleccione los usuarios que desea agregar a la zona
de ventas y pulse o haga clic en Agregar.
Quitar usuarios de una zona de ventas

a. En la lista de integrantes, seleccione los usuarios que desea quitar de la
zona de ventas y, en la cinta de opciones, haga clic o pulse en Quitar
integrantes.
b. En el cuadro de diálogo Quitar integrantes, haga clic o pulse en Quitar.
Nota
Cuando quita un usuario de una zona de ventas, la lista actualizada
de integrantes no se muestra hasta que se actualiza la página.
Vea también
Administrar datos
Administrar datos en Microsoft Dynamics CRM incluye importar datos en CRM, limpiar registros
duplicados, eliminar datos en masa y proteger datos confidenciales con el cifrado de datos.
En esta sección
Importar datos (todos los tipos de registro)
Detectar datos duplicados
Eliminación de registros en masa
Cifrado de datos
Vea también
94

Importar datos suele ser la primera tarea importante que necesita realizar después de instalar
Microsoft Dynamics CRM. Puede importar datos de varios orígenes y sistemas de datos de CRM
en los campos estándar y personalizados de la mayoría de las entidades de negocio y
personalizadas en Microsoft Dynamics CRM. Puede incluir datos relacionados, como notas y
datos adjuntos. Para garantizar la integridad de los datos, puede habilitar la detección de
duplicados que impide importar registros duplicados. Más información: Detectar datos duplicados
Los pasos previos a la importación de los datos en CRM incluyen:
1. Preparar los archivos de datos de origen en uno de los siguientes formatos: valores
separados por comas (.csv), hoja de cálculo de XML 2003 (.xml) XML, comprimido (.zip) o
archivos de texto. Puede importar datos de un archivo de origen o de varios archivos de
origen. Un archivo de origen puede contener datos de un tipo de entidad o de varios tipos de
entidad.
2. Preparar asignaciones de datos para asignar los datos contenidos en el archivo de origen a
los campos de registro de CRM. Debe asignar cada columna del archivo de origen a un
campo apropiado. Los datos sin asignar no se importan. Más información: Seleccionar una
asignación de datos
Hay varias formas de importar datos en CRM:
1. Para importar grandes volúmenes de datos, se recomienda una forma programática, como la
más eficaz. Al importar datos mediante programación, logra funcionalidades adicionales que
no están disponibles al usar otros métodos de importar datos. Estas capacidades avanzadas
incluyen la visualización de datos de origen almacenados, el acceso a los registros de
errores y la creación de asignaciones de datos que incluyan la asignación de
transformaciones complejas, como concatenación, división y reemplazo. Más información:
Importar datos.
2. Para trabajos más pequeños de importación, puede usar la herramienta Asistente para la
importación de datos que se incluye en la aplicación Web CRM. Para obtener información
acerca del Asistente para la importación de datos o la importación de tipos de registros
específicos, vea Import accounts, leads, or other data.
Nota
En el Asistente para la importación de datos, el tamaño máximo de archivo de los
archivos .zip es de 32 MB; para los otros formatos de archivo, es de 8 MB.
Con el Asistente para la importación de datos, puede especificar la opción "Asignar
automáticamente". El asistente asigna automáticamente todos los archivos y
encabezados de columna con campos y tipos de registro Microsoft Dynamics CRM
si:
 Los nombres de archivo coinciden exactamente con el nombre para mostrar del tipo de
registro.
 los encabezados de columna del archivo que se está importando coinciden exactamente
con los nombres para mostrar de los campos del registro.
95
3. Para agregar los datos de un registro individual, la forma más rápida es usar Creación
rápida de la barra de navegación o Nuevo del formulario de entidad.
Más información: Importar resultados más probables de datos.
Vea también
Centro de clientes
Administrar datos

Para determinar si un registro es un posible duplicado, Microsoft Dynamics CRM usa reglas de
detección de duplicados. Cuando se publica una regla de detección de duplicados, se crea un
código de correspondencia para cada registro existente. También se crea un código de
correspondencia cuando se crea o actualiza un registro. Cuando un registro se encuentra en el
proceso de creación o actualización, su código de correspondencia se puede comprobar
automáticamente con los códigos de correspondencia de los registros existentes. De forma
predeterminada, Microsoft Dynamics CRM tiene reglas simples de detección de duplicados para
cuentas, contactos y clientes potenciales. Por ejemplo, puede detectar duplicados equiparando
los campos del registro, como dirección de correo electrónico, nombre y apellidos.
Nota
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013 aportan la característica de detección de duplicados a CRM para
tabletas.
Importante
Debe ser un administrador o personalizador del sistema para crear, habilitar y publicar
reglas de detección de duplicados para la organización.
Después de publicar una regla de detección de duplicados, no se detecta el aumento de
longitud de los campos incluidos en los criterios de detección de duplicados. La longitud
del campo podría superar el límite de longitud del código de correspondencia y no ser
comprobado; por lo tanto, es posible que existan duplicados sin detectar.
Puede crear múltiples reglas de detección para el mismo tipo de entidad. Sin embargo,
puede publicar un máximo de cinco reglas de detección de duplicados por tipo de
entidad a la vez.
Puede detectar duplicados:
 Al crear o actualizar registros para entidades que se habilitaron para detección de
duplicados. Esto incluye los registros creados con CRM para Outlook y a los que se hace
seguimiento en la aplicación web de Microsoft Dynamics CRM. El diálogo de detección de
duplicados se muestra solo para los registros creados o actualizados en la interfaz de
usuario (UI) de CRM. Por ejemplo, para los registros creados por un flujo de trabajo, el
diálogo de detección de duplicados no se muestra.
96
Nota
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013 aportan la capacidad de detectar duplicados para entidades de
la interfaz de usuario actualizada al crear o actualizar registros usando formularios
de entidad o vistas de cuadrícula en la aplicación web de CRM.
 Cuando CRM para Outlook pasa de estar sin conexión a estar en línea.
 Durante la importación de datos. Puede especificar si desea comprobar duplicados durante
la importación.
Nota
Los duplicados no se pueden detectar cuando un usuario combina dos registros,
convierte un cliente potencial o guarda una actividad como completada. Los
duplicados tampoco se detectan cuando un usuario cambia el estado de un registro,
como al activarlo o reactivarlo.
Para comprobar si existen duplicados en la aplicación Web, puede usar la característica
Detectar duplicados proporcionada en Más comandos ( ) en la barra de navegación de la
cuadrícula. Los registros duplicados también se detectan cuando se importan datos mediante
programación o mediante el Asistente para la importación de datos. Además, puede comprobar
si existen duplicados ejecutando trabajos programados de detección de duplicados. Para ver
instrucciones paso a paso acerca de cómo configurar el trabajo de detección de duplicados,
consulte Run system jobs to detect duplicates.
Un trabajo de detección de duplicados se ejecuta en segundo plano mientras se llevan a cabo
otras acciones en Microsoft Dynamics CRM. Puede solicitar recibir una notificación de correo
electrónico de CRM cuando finalice el trabajo de detección de duplicados.
Para obtener información sobre cómo crear reglas de detección de duplicados y ejecutar la
detección de duplicados mediante los servicios web de Microsoft Dynamics CRM (mediante
programación), vea Detect duplicate data.
Vea también
Administrar datos
Búsqueda de duplicados
Configurar reglas de detección de duplicados
Ejecutar trabajos del sistema para detectar duplicados

La característica eliminación en masa ayuda a mantener la calidad de los datos y a administrar el
consumo de almacenamiento del sistema en Microsoft Dynamics CRM mediante la eliminación
de datos que ya no son necesarios.
97
Por ejemplo, puede eliminar los siguientes datos en masa:
 Datos obsoletos.
 Datos irrelevantes para el negocio.
 Datos de ejemplo o de prueba innecesarios.
 Datos que se importan incorrectamente desde otros sistemas.
Con la eliminación en masa puede realizar las operaciones siguientes:
 Eliminar datos en varias entidades.
 Eliminar registros para una entidad especificada.
 Recibir notificaciones por correo electrónico cuando finaliza una eliminación en masa.
 Eliminar datos periódicamente.
 Programar la hora de inicio de una eliminación en masa periódica.
 Recuperar la información acerca de los errores que se han producido durante una
eliminación en masa.
Eliminar datos en masa



Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración de datos >
Eliminación de registros en masa.

98
luego haga clic o pulse en Configuración > Sistema > Administración de
datos > Eliminación de registros en masa.
3. Haga clic o pulse en Nuevo para ejecutar Asistente para eliminación en masa para
crear un trabajo de eliminación en masa con los registros que desee eliminar.
Para obtener más información sobre cómo implementar la eliminación en masa en código,
consulte Delete data in bulk.
Vea también
Administrar datos
Cifrado de datos
Cifrado de datos
Microsoft Dynamics CRM 2013 utiliza cifrado estándar de nivel de celda SQL Server para un
conjunto de atributos de entidad predeterminado que contienen información confidencial, como
los nombres de usuario y contraseñas de correo electrónico. Esta característica puede ayudar a
las organizaciones a mantener el cumplimiento de FIPS 140-2.
Para Microsoft Dynamics CRM Online, todas las organizaciones nuevas o actualizadas usan
cifrado de datos.
Para las versiones locales de Microsoft Dynamics CRM 2013, el cifrado de datos no está activo
de forma predeterminada para organizaciones nuevas o actualizadas. Sin embargo, el cifrado de
datos se pueden activar en cualquier momento.
Los usuarios de Microsoft Dynamics CRM que tengan el rol de seguridad de administrador del
sistema pueden activar el cifrado de datos o cambiar la clave de cifrado cuando se habilita el
cifrado de datos en el área Configuración > Administración de datos > Cifrado de datos.
Después de activar el cifrado de datos, no puede desactivarlo.
Importante
Para versiones locales de Microsoft Dynamics CRM:
 Cambiar la clave de cifrado requiere SSL configurado en el sitio web de Microsoft Dynamics
CRM.
 Se recomienda cambiar la clave de cifrado una vez cada año.
 La clave de cifrado se requiere para activar el cifrado de datos cuando importa una base de
datos de la organización en una implementación nueva o una implementación en la que se
ha reconstruido la base de datos de configuración (MSCRM_CONFIG) después de que
cifrara la organización. Puede copiar la clave de cifrado original en el Bloc de notas y pegarla
99
en el cuadro de diálogo Configuración > Administración de datos > Cifrado de datos una
vez finalizada la importación de la organización.
 Cuando vuelve a introducir la clave de cifrado de datos, se recomienda ejecutar la aplicación
web Microsoft Dynamics CRM con Internet Explorer para pegar la clave de cifrado en el
cuadro de diálogo Cifrado de datos.
Copie la clave de cifrado de datos de su organización

Se recomienda hacer una copia de la clave de cifrado de datos. Esto es especialmente
importante para implementaciones locales que necesiten reactivar el cifrado de datos después
de una recuperación de errores o reimplementación.
Copie la clave de cifrado de datos de una organización

1. Inicie sesión en Microsoft Dynamics CRM como un usuario con el rol de seguridad de
2. Vaya a Configuración > Administración de datos > Cifrado de datos.
3. En el cuadro de diálogo Cifrado de datos, seleccione Mostrar clave de cifrado en el
cuadro Clave de cifrado actual, seleccione la clave de cifrado, y cópiela en el
portapapeles.
Precaución
Si el sitio web de Microsoft Dynamics CRM no está configurado para
HTTPS/SSL, el cuadro de diálogo Cifrado de datos no se mostrará. Para una
implementación más segura, es recomendable que configure el sitio web para
HTTPS/SSL. Sin embargo, si el sitio web no está configurado para HTTP/SSL,
use una herramienta que puede usarse para modificar las tablas de base de
datos de CRM, como Microsoft SQL Server Management Studio o Servicio web
de implementación, abra la base de datos de configuración (MSCRM_CONFIG),
y en la tabla DeploymentProperties, establezca DisableSSLCheckForEncryption
como 1.
4. Pegue la clave de cifrado en un editor de texto como el Bloc de notas.
5. Como procedimiento recomendado, guarde el archivo de texto que contiene la clave de
cifrado en un equipo en una ubicación segura en un disco duro cifrado.
Vea también
Administrar datos
Manage your records
Cifrado de SQL Server
Evaluación de FIPS 140
100
Free storage space in Microsoft Dynamics CRM
These are ways to reduce the amount of storage space used by removing or deleting different
types of information from Microsoft Dynamics CRM. Use one or more of these methods to control
your total data storage usage with Microsoft Dynamics CRM. You can delete certain categories of
data as the need arises, or you can set up bulk deletion jobs to reoccur at set intervals.
Advertencia
The suggestions in this topic include deleting notes, attachments, import history, and
other data. Before you delete data, be sure that the data is no longer needed because
you cannot retrieve deleted data. There is no “undo” to restore your data once it has been
deleted. This means it may make more sense for you to increase the amount of storage
space you have with your Suscripción a Microsoft Dynamics CRM Online instead of
reducing the amount of storage space used.
Nota
Except for methods 3 and 5, all these methods require that you have an administrator
Microsoft Dynamics CRM security role, such as System Administrator. This gives you
permission to delete records in bulk and to delete system jobs.
In This Topic
Method 1: Delete bulk email and workflow instances using a bulk deletion job
Method 2: Evaluate and delete suspended workflows
Method 3: Remove email attachments using Advanced Find
Method 4: Remove email messages with attachments using a bulk deletion job
Method 5: Remove notes with attachments using Advanced Find
Method 6: Remove notes with attachments using a bulk deletion job
Method 7: Remove bulk duplicate detection jobs and associated copies of duplicate records
Method 8: Delete bulk import instances using a bulk deletion jobMethod 8: Delete bulk import
instances using a bulk deletion job
Method 9: Delete bulk deletion job instances using a bulk deletion job
Method 10: Delete audit logs
Method 1: Delete bulk email and workflow instances using a bulk deletion
job
Advertencia
If you delete this data, you will no longer be able to tell if an email was sent through bulk
email or if a workflow rule ran against a record. The emails that were sent and the actions
that ran against the record in the workflow will remain.
101
1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record
Deletion. In the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard.
2. Click or tap Next.
3. In the Look for list, select System Jobs.
4. In the search criteria area, add criteria similar to the following:
System Job Type – Equals – Bulk E-mail; Workflow;
Status Reason – Equals – Succeeded
Completed On – Older Than X Months – 1
5. Group the three criteria rows:
a. Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row.
b. With all three rows selected, click or tap Group AND.
7. In the Name text box, type a name for the bulk deletion job.
8. Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in
9. Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the
frequency you want the job to run.
10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an e-mail to me
(email@domain.com) when this job is finished check box.
11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the
recurring job.
Method 2: Evaluate and delete suspended workflows

Sometimes workflows will enter a suspended state because there is a condition that will never be
met or some other reason that will not allow the workflow to continue.
Advertencia
Some workflows will be in a suspended state because they are waiting for a condition
that has not yet been met, which is expected. For example, a workflow may be waiting for
a task to be completed.
1. Click or tap Advanced Find.

System Job Type – Equals – Workflow
Status Reason – Equals – Waiting
4. Group the two criteria rows:
102
5. Click or tap Find.
6. In the results window, you can open each item to determine whether the workflow can be
deleted.
Method 3: Remove email attachments using Advanced Find

Advertencia
If you delete this data, the attachments will no longer be available in Microsoft Dynamics
CRM. However, if you have them saved in Microsoft Office Outlook, they will still be
there.

2. In the Look for list, select Email Messages.
Email Attachments (Item)
File Size (Bytes) – Is Greater Than - In the text box, type a byte value, such as 25000.
4. Click or tap Results.
5. Under Activities, you will now have a list of email messages that have attachments that
are larger than ‘X’ bytes. Review the emails and delete the attachments as needed.
Method 4: Remove email messages with attachments using a bulk deletion

job
Advertencia
If you delete this data, the email messages and their associated attachments will no
longer be available in Microsoft Dynamics CRM. However, if you have them saved in
Microsoft Office Outlook, they will still be there.
Deletion, and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion
Wizard.
3. In the Look for list, select Email Messages.
103
Status Reason – Equals – Completed
Actual End – Older Than X Months – 1
Email Attachments (Item)
File Size (Bytes) – Is Greater Than – In the text box, type a byte value, such as 25000.
5. Group the first two criteria rows:
b. With both rows selected, click or tap Group AND.
10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me
recurring job.
Method 5: Remove notes with attachments using Advanced Find

Advertencia
If you delete this data, notes and their associated attachments will no longer be available
in Microsoft Dynamics CRM.

2. In the Look for list, select Notes.
File Size (Bytes) – Is Greater Than – In the text box, type a byte value, such as
1048576.
4. Click or tap Results.
5. You will now have a list of attachments that are larger than the size you specified.
6. Select individual or a multiple attachments, and then click or tap Delete (X).
Method 6: Remove notes with attachments using a bulk deletion job

Advertencia
104
If you delete this data, notes and their associated attachments will no longer be available
in Microsoft Dynamics CRM.
Wizard.
3. In the Look for list, select Notes.
File Size (Bytes) – Is Greater Than – In the text box, type a byte value, such as
1048576.
Created On – Older Than X Months – 1
5. Group the two criteria rows:
recurring job.
Method 7: Remove bulk duplicate detection jobs and associated copies of

duplicate records
Every time that a duplicate detection job runs, a copy of each duplicate record is stored in the
database as part of the duplicate detection job. For example, if you have 100 duplicate records,
every time that you run a duplicate detection job that finds these duplicates, whether it is manual
or reoccurring, those 100 duplicate records will be stored in the database under that instance of
that duplicate job until the duplicates are merged or deleted, or until the instance of that duplicate
detection job is deleted.
1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Duplicate
Detection Jobs.
105
2. Select the duplicate detection job instances you want to delete and then click or tap
Delete (X).
To avoid wasting storage space, make sure duplicates are resolved promptly so that they are not
reported in multiple duplicate detection jobs.
Method 8: Delete bulk import instances using a bulk deletion job

Every time you perform a bulk import, there is a system job associated with that import. The
system job details show which records imported successfully and which records failed.
Advertencia
After you delete these bulk import jobs, you will not be able to see what data was
imported and you cannot roll back the import.
Wizard.
System Job Type – Equals – Import
recurring job.
106
Method 9: Delete bulk deletion job instances using a bulk deletion job
When you are bulk deleting data, such as in many of the methods described in this article, a bulk
deletion system job is created and can be deleted.
Advertencia
After you delete these jobs, you will lose the history of the prior bulk deletion jobs that
you’ve run.
Wizard.
System Job Type – Equals – Bulk Delete
Nota
You could also delete jobs that have failed or been canceled.
recurring job.
Method 10: Delete audit logs

When you enable auditing, Microsoft Dynamics CRM creates audit logs to store the audit history
of the records. You can delete these audit logs to free space when they are no longer needed.
Advertencia
107
When you delete an audit log, you can no longer view the audit history for the period
covered by that audit log.
1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Auditing.

2. In the Audit area click or tap Audit Log Management.
3. Select the oldest audit log, then click or tap Delete Logs.
4. In the confirmation message click or tap OK.
Nota
You can only delete the oldest audit log in the system. To delete more than one audit log
repeat deleting the oldest available audit log until you have deleted enough logs.
Vea también
Administrar datos
Cifrado de datos
Manage Microsoft Dynamics CRM Online instances

La Herramienta de migración de la configuración es una nueva herramienta para Microsoft
Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013
(local) que le permite mover datos de configuración en las instancias y organizaciones de
Microsoft Dynamics CRM. Los datos de configuración se usan para definir funciones
personalizadas en Microsoft Dynamics CRM y normalmente se almacenan en entidades
personalizadas. Los datos de configuración son diferentes de los datos de usuario final (cuentas,
contactos, etc.). Un ejemplo típico de datos de configuración es lo que se define en Servicios
unificados para Microsoft Dynamics CRM para configurar una aplicación personalizada de
agente de centro de atención telefónica. Las entidades de Servicios unificados, junto con los
datos de configuración que se almacenan en las entidades, definen una aplicación de agente.
Para obtener más información acerca de Servicios unificados, vea Administration Guide for
Unified Service Desk for Microsoft Dynamics CRM.
La Herramienta de migración de la configuración le permite:
 Seleccionar las entidades y campos de dónde desea exportar los datos de configuración.
 Evitar registros duplicados en el sistema de destino definiendo una condición de exclusividad
para cada entidad basada en una combinación de campos de la entidad, que se usa para
compararlos con los valores del sistema de destino. Si no hay valores que coincidan, se crea
un registro único en el sistema de destino. Si se encuentra un registro coincidente, el registro
se actualiza en el sistema de destino.
Nota
108
Si no se especifica ninguna condición de detección de duplicados (exclusividad) para
una entidad que se está exportando, la herramienta usa el nombre del campo
principal de la entidad para compararlo con los datos existentes en el sistema de
destino.
 Deshabilite complementos antes de exportar los datos y, a continuación, vuelva a habilitarlos
en el sistema de destino después de que la importación finalice para todas las entidades o
entidades seleccionadas.
 Valide el esquema para que las entidades seleccionadas se exporten para asegurarse de
que todos los datos/información necesarios se encuentran presentes.
 Reutilice un esquema existente para exportar datos desde un sistema de origen.
 Incruste los módulos exportados creados con esta herramienta (esquema y archivos de
datos) en otros programas. Por ejemplo, puede usar los datos exportados en Implementador
de paquetes de Microsoft Dynamics CRM junto a otros archivos de soluciones y datos para
crear e implementar paquetes en una instancia de CRM. Más información: Deploy packages
using CRM Package Deployer and Windows PowerShell
Importante
La Herramienta de migración de la configuración no admite filtrado de registros en una
entidad. De forma predeterminada, se exportarán todos los registros de la entidad
seleccionada.
En este tema
¿Cómo funciona la herramienta de migración de la configuración?
Solución de problemas de migración de datos de configuración utilizando archivos de registro
Prácticas recomendadas para migrar los datos de configuración utilizando la herramienta
¿Cómo funciona la herramienta de migración de la

configuración?
El siguiente diagrama muestra cómo se usa la Herramienta de migración de la configuración
para migrar datos de configuración.
109
Defina el esquema de los datos de origen que se exportarán: El archivo del esquema
(.xml) contiene información acerca de los datos que desea exportar, por ejemplo, entidades,
atributos, relaciones, definición de la exclusividad de los datos, y si los complementos deben
deshabilitarse antes de exportar los datos. Más información: Create a schema to export
configuration data
Use el esquema para exportar datos: Use el archivo de esquema para exportar los datos
a un archivo .zip que contiene los datos y el esquema de los datos exportados. Más información:
Create a schema to export configuration data
Importar los datos exportados: Use los datos exportados (archivo .zip) para importar en
la instancia de destino de CRM. La importación de datos se realiza en múltiples pasos para
importar primero los datos de base mientras se sitúan en cola los datos dependientes, y después
se importan los datos dependientes en las pasadas posteriores para administrar las
vinculaciones o dependencias de datos. Esto asegura la importación de datos limpios. Más
información: Import configuration data
Solución de problemas de migración de datos de configuración

utilizando archivos de registro
La Herramienta de migración de la configuración ofrece soporte de registro para obtener
información detallada sobre los errores que pueden producirse al iniciar sesión en la instancia de
CRM utilizando la herramienta, las actividades realizadas por la herramienta durante la definición
del esquema y la exportación/importación de los datos de configuración, e información sobre los
datos que se importaron usando la herramienta. La herramienta genera tres archivos de registro
que estén disponibles en la siguiente ubicación en el equipo donde se ejecuta la herramienta:
c:\Users\<UserName>\AppData\Roaming\Microsoft\DataMigrationUtility\<Version>.
 Login_ErrorLog.log: Proporciona información sobre los problemas que se han producido
cuando se usa la herramienta para iniciar sesión en la instancia de CRM. Si hay un problema
al iniciar sesión, aparecerá un mensaje en la pantalla de inicio de sesión de la herramienta
con un vínculo a este archivo de registro. El mensaje indica que se ha producido un error al
procesar la solicitud de inicio de sesión y el usuario puede ver el registro de error. Puede
hacer clic en el vínculo del mensaje para ver este archivo de registro. El archivo de registro
se crea la primera vez que se encuentran problemas de inicio de sesión en la herramienta.
Después de eso, el archivo de registro se usa para registrar información sobre un problema
de inicio de sesión, siempre que aparece.
 DataMigrationUtility.log: Proporciona información detallada sobre cada tarea realizada en
la herramienta durante la última ejecución. Puede ver el archivo de registro desde la
herramientas haciendo clic en el menú Registros de la pantalla principal, y haciendo clic en
Registro en ejecución.
 ImportDataDetail.log: Proporciona información detallada sobre los datos importados en el
último trabajo de importación utilizando la herramienta. Cada vez que ejecuta un trabajo de
importación utilizando esta herramienta, los detalles existentes del archivo de registro pasan
a un archivo denominado ImportDataDetail._old.log en el mismo directorio, y el archivo
ImportDataDetail.log muestra información sobre el último trabajo de importación realizado
utilizando la herramienta. Puede ver este archivo de registro desde la herramientas haciendo
110
clic en el menú Registros de la pantalla principal, y luego haciendo clic en Último registro
de importación.
Prácticas recomendadas para migrar los datos de configuración

utilizando la herramienta
Los siguientes son factores que debe tener en cuenta cuando use esta herramienta para migrar
los datos de configuración:
 Mientras crea el esquema de datos de la exportación, debe definir las reglas de la
exclusividad adecuadamente para cada entidad para evitar actualizaciones no intencionadas
de datos en el sistema de destino.
 Importe los datos exportados en un entorno de preproducción (preferiblemente una imagen
reflejada del entorno de producción) para asegurarse de que los resultados de la importación
de los datos son los deseados.
 Realice una copia de seguridad del entorno de producción antes de importar los datos.
Vea también
Modify a configuration data schema
Import configuration data
Migrate your Unified Service Desk configuration to another CRM server

La Herramienta de migración de la configuración le permite crear un esquema para describir los
datos de exportación. También le permite por comprobar las dependencias y las relaciones que
faltan en las entidades o los campos que se exportarán para evitar un conjunto de datos
incoherente.
En este tema
Antes de empezar
Cree un esquema y exporte datos de configuración
Reutilice un esquema existente para exportar datos de configuración
Antes de empezar
Descargue el Microsoft Dynamics CRM SDK y extraiga el contenido del paquete en el equipo. La
Herramienta de migración de la configuración está disponible en la carpeta
SDK\Tools\ConfgurationMigration en el paquete de SDK de CRM extraído. No es necesario que
instale la Herramienta de migración de la configuración. Ejecute la herramienta haciendo doble
clic en el archivo DataMigrationUtility.exe en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration.
111
Cree un esquema y exporte datos de configuración
1. Inicie la Herramienta de migración de la configuración.

2. En la pantalla principal, haga clic en Crear esquema y haga clic en Continuar.
3. En la pantalla Iniciar sesión, proporcione los detalles de autenticación para conectarse a la
instancia de CRM desde donde desea exportar los datos. Si tiene varias organizaciones en
el servidor de CRM, y desea seleccionar la organización desde donde exportar los datos de
configuración, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles.
Haga clic en Iniciar sesión.
4. Si tiene varias organizaciones y activó la casilla Mostrar siempre la lista de
organizaciones disponibles, la próxima pantalla le permitirá elegir la organización con la
que desea conectarse. Seleccione una organización de CRM para conectarse.
5. En la lista Seleccione la solución, seleccione una solución de donde desea exportar los
datos:
6. En la solución seleccionada, puede seleccionar las entidades y campos que desea exportar
o exportar todas las entidades de la solución.
a. Para seleccionar las entidades y campos que desea exportar, en la lista Seleccionar
entidad, seleccione la entidad para la que desea exportar los datos. La lista Campos
para la entidad muestra todos los campos de la entidad seleccionada.
i. Para agregar campos seleccionados de la entidad, haga clic en Agregar campos.
ii. Para agregar la entidad propiamente dicha y todos los campos, haga clic en Agregar
entidad.
b. Para exportar todas las entidades, haga clic en Agregar todo junto a la lista
Seleccionar entidad.
112
7. Puede seleccionar Mostrar las relaciones de la entidad seleccionada para ver las
entidades relacionadas para la entidad seleccionada de modo que puede exportarlas
también.
8. Se muestran las entidades seleccionadas en el cuadro Entidades y campos
seleccionados.
 Si desea quitar una entidad, campo o relación, haga clic para seleccionarlo, haga clic
con el botón secundario y, a continuación seleccione la opción de quitar.
 Si desea quitar todos los elementos Entidades y campos seleccionados y para
empezar de nuevo, haga clic en Borrar selección.
113
9. Para validar los datos seleccionados que se exportarán, haga clic en Herramientas >
Validar esquema.
10. Aparecerá un mensaje si hay dependencias que faltan. Para cerrar el mensaje, haga clic en
Aceptar.
114
11. Agregue entidades que faltan y, a continuación, realice el paso 9 de nuevo para la validación
de los datos. Se muestra un mensaje de confirmación si no hay errores de validación.
Sugerencia
Si la entidad que falta no está en la solución que ha seleccionado para la
exportación, puede agregar la entidad desde Solución predeterminada
seleccionándolo de la lista Seleccione la solución.
12. Defina la condición de exclusividad para los datos que desea exportar. Para iniciar una
nueva pantalla, haga clic en Herramientas > Configuración parámetros de importación.
Para cada entidad que ha seleccionada para exportar, agregue el campo o los campos en
los que desea comprar los registros con registros existentes en el sistema de destino durante
la importación. Seleccione un campo y haga clic en Agregar campo.
115
13. Para deshabilitar los complementos de todas las entidades antes de que los datos se
importen en el sistema de destino, active la casilla Deshabilitar complementos en todas
las entidades para la importación. La herramienta deshabilitará todos los complementos
mientras se importan datos en el servidor de destino, y los volverá a habilitar después del
proceso de importación.
14. Para guardar la configuración y volver a la pantalla principal, haga clic en Guardar.
Nota
Si desea deshacer los cambios del cuadro Configurar parámetros de importación,
deberá revertir manualmente esos cambios en este cuadro de diálogo, y luego hacer
clic en Guardar para guardar los cambios y, cerrar el cuadro de diálogo.
15. En la pantalla principal:
a. Haga clic en Archivo > Guarde esquema para guardar solo el esquema sin exportar los
datos. Se le pide que especifique el nombre y la ubicación del archivos del esquema
(.xml) para guardar. Puede usar el esquema más adelante para exportar los datos.
Ahora puede salir de la herramienta.
116
b. Haga clic en Exportar datos para exportar los datos y el archivo de esquema. Se le pide
que especifique el nombre y la ubicación de archivo de esquema que desea exportar.
Especifique el nombre y la ubicación, y haga clic en Guardar. Vaya al próximo paso.
c. Haga clic en Guardar y exportar para elegir si desea exportar los datos después de
guardar el archivo de esquema o no. Se le pide que especifique el nombre y la ubicación
de archivo de esquema que desea exportar. Especifique el nombre y la ubicación, y
haga clic en Guardar. Se le pide que guarde el archivo de datos: haga clic en Sí para
exportarlo o en No para exportar más tarde. Si hizo clic en Sí, vaya al próximo paso.
16. En la siguiente pantalla, especifique la ubicación del archivo de datos que desea exportar en
la casilla Guardar en archivo de datos y luego haga clic en Exportar datos. La pantalla
muestra el estado de progreso de la exportación y la ubicación del archivo exportado en la
parte inferior de la pantalla una vez terminada la exportación.
17. Haga clic en Salir para cerrar la herramienta.
117
Reutilice un esquema existente para exportar datos de configuración
Puede volver a usar un archivo de esquema que se generó usando la Herramienta de migración
de la configuración para exportar rápidamente los datos en las instancias de CRM sin necesidad
de crear el esquema de nuevo.
2. En la pantalla principal, haga clic en Exportar datos y en Continuar.
instancia de CRM desde donde desea exportar los datos. Si tiene varias organizaciones en
el servidor de CRM, y desea seleccionar la organización desde donde exportar los datos de
5. En la siguiente pantalla, seleccione el archivo de esquema que desea usar para la
exportación de los datos.
6. Especifique el nombre y la ubicación del archivo de datos que se exportará.
7. Haga clic en Exportar datos. La pantalla muestra el estado de progreso de la exportación y
la ubicación del archivo exportado en la parte inferior de la pantalla una vez terminada la
exportación.
Vea también

Puede editar un archivo de esquema existente para incluir información sobre nuevos datos de
configuración o actualizar la definición de datos de configuración existente para mejorar el
proceso de exportación de datos de configuración.
Antes de empezar
 Si aún no ha descargado la herramienta, descargue el Microsoft Dynamics CRM SDK y
extraiga el contenido del paquete en el equipo. La Herramienta de migración de la
configuración está disponible en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration en el paquete
SDK de CRM extraído. No es necesario que instale la Herramienta de migración de la
configuración. Ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo
DataMigrationUtility.exe en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration.
 Debe tener un archivo de esquema que se creó utilizando la Herramienta de migración de la
configuración. Más información: Create a schema to export configuration data
118
Editar un archivo de esquema
2. En la pantalla principal, haga clic en Crear esquema y haga clic en Continuar.
instancia de CRM para la que creó originalmente el archivo del esquema de datos de
exportación. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y desea seleccionar una
organización, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles.
5. En la pantalla principal, haga clic en Archivo > Cargar esquema.
6. Navegue hasta el archivo de esquema que desea editar, selecciónelo y haga clic en Abrir.
7. La definición del esquema aparece en la Herramienta de migración de la configuración.
Realice los cambios requeridos en el archivo de definición de esquema. Para obtener
información acerca de la definición de un archivo de esquema, consulte los pasos 5-14 en
Create a schema to export configuration data.
8. Guarde el archivo de esquema actualizado.
Vea también

Después de exportar los datos de configuración desde la instancia de CRM de origen, ahora está
listo para importarlos a la instancia de CRM de destino.
Antes de empezar
Si aún no ha descargado la herramienta, descargue el paquete de Microsoft
Dynamics CRM SDK y extraiga el contenido del paquete en el equipo. La Herramienta de
migración de la configuración está disponible en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration en
el paquete SDK de CRM extraído. No es necesario que instale la Herramienta de migración de la
configuración. Ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo DataMigrationUtility.exe
en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration.
Importe datos de configuración

2. En la pantalla principal, haga clic en Importar datos y en Continuar.
119
instancia de CRM desde donde desea importar los datos. Si tiene varias organizaciones en
el servidor de CRM, y desea seleccionar la organización donde importar los datos de
5. Proporcione el archivo de datos (.zip) que desea importar. Busque el archivo de datos, y
selecciónelo. Haga clic en Importar datos.
6. Este paso es aplicable solo si los datos que está importando contienen la información
del usuario del sistema de origen. Introduzca información del usuario de asignación en el
sistema destino. Puede asignar todos ellos al usuario que ejecuta el proceso de importación
o asignarlos a usuarios individuales mediante un archivo de asignación de usuarios (.xml). Si
elige esto último, tendrá que especificar un archivo de asignación de usuarios existente o la
herramienta puede generarlo para usted. Si genera un nuevo archivo, especifique el nombre
de usuario de asignación en el parámetro Nuevo para cada usuario en el servidor de origen.
Seleccione el archivo de asignación de usuarios en la herramienta cuando haya terminado, y
haga clic en Aceptar.
120
La pantalla siguiente muestra el estado de importación de sus registros. La importación de
datos se realiza en múltiples pasos para importar primero los datos de base mientras se
sitúan en cola los datos dependientes, y después se importan los datos dependientes en las
pasadas posteriores para administrar las vinculaciones o dependencias de datos. Esto
asegura una importación limpia y coherente de los datos.
7. Haga clic en Finalizar para cerrar la herramienta.
Vea también

Your customers and stakeholders are talking about you somewhere on Facebook, Twitter, or
blogs. How do you learn about it? Well, in Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014, you
can get powerful social insights by connecting Microsoft Dynamics CRM Online to Microsoft
121
Social Listening. Microsoft Social Listening collects data from social media websites and presents
it to you in easy-to-consume charts and graphs that you can use to spot emerging trends in
people’s comments, whether they’re positive, negative, or neutral. You can drill down into the
data and see who is mentioning you, where they posted the comment, and exactly what they
said. Armed with these insights, you can pinpoint what you’re doing right, and address potential
issues before bigger problems arise.
Nota
This feature is available to you only if your organization has transitioned to the Entorno
de Microsoft Online Services. Also, this feature isn’t available in Service Pack 1 de
Microsoft Dynamics CRM 2013 or earlier versions of Microsoft Dynamics CRM 2013.
With social insights, you bring social media data directly into the CRM dashboards and entity
forms. As an administrator, you configure the connection to Microsoft Social Listening and add
the Enfoques sociales controls to the entity forms and system dashboards. You use the Enfoques
sociales controls to specify what social data you want to see and in what form you want this data
to be presented to you. When you set up the Enfoques sociales controls, you choose a search
topic or search topic category and visuals. For the search topic you may choose your company
name to listen to what is said in the social media about company or your product. Or, you may
want to know about what is said about your accounts, then you choose a search topic category,
Accounts. After you choose the search topic or search category, you pick the visuals. It can be a
graph or chart, or some other visual representation of data. You can find a lot of interesting,
useful and easy to follow information about social listening and social insights in CRM in this
book: eBook: Microsoft Social Listening for CRM .
Nota
Before you can set up the Social Insights controls in CRM, you have to add the search
topic categories and visuals for your CRM organization in Microsoft Social Listening.
However, you can add the search topics in Microsoft Social Listening or directly in CRM.
Download the complete users guide: Microsoft Social Listening User’s Guide
Connect to Microsoft Social Listening for Social Insights

To configure the connection, you need to have a subscription to Microsoft Social Listening, be an
authorized Microsoft Social Listening user and have a Microsoft Social Listening instance
provisioned for this CRM instance.

Check your security role

122
If using the CRM web application

Configuración.
b. Click or tap Settings > Administration > Microsoft Social Listening
Configuration.
If using CRM for Outlook

a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click
or tap Settings > System > Administration > Microsoft Social Listening
Configuration.
3. You’re presented with the legal disclaimer. To accept the disclaimer, click or tap
Continue. You’ll then proceed to the configuration page.
Nota
You’re asked to accept this disclaimer once, when you connect for the first time.
4. On the Microsoft Social Listening Configuration page, in the Select the Microsoft
Social Listening solution to connect to dropdown box, click or tap the Microsoft Social
Listening instance to which you want to connect. Click or tap the Select button next to the
dropdown box. The Select button becomes grayed out to indicate that the selection is
confirmed.
Advertencia
If you want to switch to a different Microsoft Social Listening instance, you are asked to
confirm it by clicking or tapping the Confirm button. Changing the Microsoft Social
Listening instance, may cause any existing Enfoques sociales controls on forms and
dashboards to display error messages, because the new instance may not have
matching data. All existing Enfoques sociales controls may need to be reconfigured. Also,
the existing Enfoques sociales data in CRM may need to be reset to remove references
to the old instance data.
Nota
123
In Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014, only one Microsoft Social Listening
instance is provided for connection to the CRM instance.
Reset Social Insights

Advertencia
This action deletes all existing data in CRM for the search topics, search topic categories
and visuals for Enfoques sociales.



Configuración.
b. Click or tap Settings > Administration > Microsoft Social Listening
Configuration.

or tap Settings > System > Administration > Microsoft Social Listening
Configuration.
3. On the Microsoft Social Listening Configuration page, click or tap Reset Social
Insights. The Reset Social Insights Confirmation message box appears, click or tap
Confirm, if you want to proceed, otherwise click or tap Cancel.
124
Add the Social Insights control to a CRM entity form
To add Enfoques sociales controls to an entity (record type) form, you have to use the form editor
provided in the CRM Customization area. You can position the Enfoques sociales control
anywhere on the form and resize it, just like you would do with the iFrame controls. You can
make the control bigger by increasing the number of rows and spanning the control over several
columns. This is important if you want to make a graph or a chart in the control appear larger and
be more readable. Más información: Use the Form Editor.



Configuración.
b. Click or tap Settings > Customization > Customize the System.

or tap Settings > System > Customization > Customize the System.
3. In the Navigation Pane, under Components, expand Entities.

4. Expand the entity that you want to add the Enfoques sociales control to. Double-click or
tap Forms.
5. In the grid view, click or tap the entity’s Main form. The entity form opens.
6. Select the Insert tab. At the top of the form, on the ribbon, click the Enfoques sociales
icon. In the setup dialog box, fill out the required fields, such as the unique name of the
control and the label name. Click or tap OK. The Enfoques sociales control is now added
125
to the entity form. You can resize the control or move the control to another location on
the form.
7. Switch back to the Home tab. Click or tap Save and then click or tap Publish to publish
the added customizations. The control called Configure Social Insights appears on all
records based on this form. The search topics, search categories and visuals can be
added to the control.
Nota
You don’t need administrator permissions to set up Enfoques sociales on the entity
record.
Add and set up Social Insights controls on the system

dashboards
Nota
You don’t need administrator permissions to add and set up Enfoques sociales controls
on the personal dashboard.
You can add the Enfoques sociales controls to the existing system dashboards or to a new
dashboard. Let’s create a new dashboard and add the Enfoques sociales control to it. We’ll use
the Set Up Enfoques sociales wizard to lead us through the setup. Shortly after the setup is
finished and customizations are published, the charts and graphs with social data will appear on
your dashboard.



Configuración.
b. Click or tap Settings > Customization > Customize the System.
126
or tap Settings > System > Customization > Customize the System.
3. In the Navigation Pane, under Components, click or tap Dashboards.

4. Click or tap New on the command bar. Choose a layout and click or tap Create.
5. On the dashboard form, enter the name of the dashboard in the Name text box and click
or tap Save.
6. To add the control, click or tap Insert Social Insights icon in the center of the section on the
dashboard form, or click or tap More Commands ( ) on the command bar and then click or
tap Enfoques sociales in the dropdown list. Set Up Enfoques sociales wizard appears.
7. In the Set Up Enfoques sociales wizard, click or tap Advanced. The Add Enfoques
sociales dialog appears. Fill in the required fields and click or tap OK. You can also use
the default values and click or tap OK or Cancel to close the dialog box.
8. In the Set Up Enfoques sociales wizard main window, click or tap Search topic or
Search topic category, and then click or tap Next.
9. To pick the search topic or the search topic category, in the dropdown list, click or tap the
topic or the category, depending on what you chose in the previous step and then click or
tap Next.
Nota
You can create a new search topic, instead of choosing a search topic in the
dropdown list. Click or tap Create a new search topic, fill in the required fields
and click or tap Next.
10. In the visuals drop-down list, click or tap a graph or a chart you want, such as Analytics
summary, Recent posts or Trends. You can add as many visuals as you want and
move them up and down the list using the MOVE UP and MOVE DOWN arrows. You can
also delete a visual by clicking or tapping the delete icon displayed to the right of the
visual. Click or tap Finish.
11. On the command bar, click or tap Save and then click or tap Close.
12. To publish the customizations, click or tap Publish All Customizations on the command
bar. After the customizations are published, you can see the social insights on your
dashboard in Microsoft Dynamics CRM > Dashboards.
Vea también
Control social data
eBook: Social listening for Dynamic businesses
127
Microsoft Social Listening User’s Guide
Control social data

You can enable or disable your ability to receive social data in Microsoft Dynamics CRM. This
capability is introduced in Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft
Dynamics CRM Online Primavera 2014.
Read about how to bring social data to Microsoft Dynamics CRM: Receive social data in
Enable or disable social engagement

By default, social engagement is enabled and social data is received.
Nota
If you disable social engagement, you can no longer create or update social data in CRM.
If you try to convert a social activity to a case while social engagement is disabled, you’ll
get an error message. The error occurs because the Convert To Case action tries to
update the social activity Regarding field. The same error occurs if you try to assign a
social activity record or a social profile record to another user.



Configuración.
b. Click or tap Settings > Administration > System Settings.
128
or tap Settings > System > Administration > System Settings.
3. Under Disable Social Engagement, select Yes to stop receiving social data in CRM. To
receive data, select No.
4. Click or tap OK.
Vea también
Receive social data in Microsoft Dynamics CRM
Manage Bing Maps for your organization

Aprenda a administrar Mapas de Bing para toda la organización de CRM. Cuando se activa
Mapas de Bing, las personas ven un mapa de la ubicación de un cliente cuando consultan
contactos, clientes potenciales, o cuentas.
Importante
Las organizaciones deMicrosoft Dynamics CRM (local) es posible que deban especificar
una clave de empresa de Mapas de Bing para usar la característica de mapas. Vaya a la
página de licencias de Mapas de Bing para obtener información sobre cómo obtener una
clave.
Especifique la clave de licencia de Mapas de Bing (solo local)

Las organizaciones deMicrosoft Dynamics CRM (local) necesitan especificar una clave de
licencia de Mapas de Bing. Vaya a la página de licencias de Mapas de Bing para obtener
información sobre cómo obtener una clave.


129

Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración del sistema.
c. En la pestaña General , desplácese hasta > Habilitar los Mapas de Bing >
Escriba la clave de Mapas de Bing, y escriba la clave de licencia.
d. Haga clic o pulse en Aceptar.

a. En el panel de navegación, haga clic o pulse en Configuración > Sistema >
Administración.
c. En la pestaña General , desplácese hasta > Habilitar los Mapas de Bing >
Escriba la clave de Mapas de Bing, y escriba la clave de licencia.
Active o desactive Mapas de Bing para la organización



Configuración.
130
c. En la pestaña General, desplácese hasta > Habilitar los Mapas de Bing >
Mostrar Mapas de Bing en los formularios y seleccione Sí o No.

Administración.
c. En la pestaña General, desplácese hasta > Habilitar los Mapas de Bing >
Mostrar Mapas de Bing en los formularios y seleccione Sí o No.
Idiomas admitidos en Microsoft Dynamics CRM para ver mapas

de Bing
La siguiente tabla contiene una lista de todos los idiomas admitidos en CRM para ver los mapas
de Bing. Si aparece el idioma, el mapa de Bing aparece en el formulario, como cuenta, contacto
o cliente potencial, en su idioma. Si el idioma no aparece, el mapa no aparece en el formulario.
En su lugar, el vínculo Haga clic aquí para ver el mapa se incluye en el formulario. Cuando
hace clic o pulsa en este vínculo, pasa directamente a los Mapas de Bing. Mapas de Bing no
están disponibles en todos países, áreas, o idiomas. Es posible que no pueda ver el mapa en su
idioma, si no es compatible con Mapas de Bing. Para obtener una lista de idiomas, países y
regiones admitidos, vea la documentación de Mapas de Bing.
Idioma Código de cultura
Checo cs-CZ
Danés da-DK
Neerlandés (Países Bajos) nl-BE
Neerlandés (Países Bajos) nl-NL
Inglés (Australia) en-AU
Canadá (inglés) en-CA
Inglés (India) en-IN
Inglés (Reino Unido) en-GB
Inglés (Estados Unidos) es-ES
Finés fi-FI
131
Idioma Código de cultura
Francés (Francia) fr-FR
Francés (Canadá) fr-CA
Alemán (Alemania) de-De
Italiano (Italia) it-IT
Japonés ja-JP
Noruego (Bokmål) nb-NO
Portugués (Brasil) pt-BR
Portugués (Portugal) pt-PT
Español (España) es-ES
Español (Estados Unidos) es-US
Español (México) es-MX
Sueco (Suecia) sv-SE
Vea también
Utilizar los mapas de Bing para ver una ubicación

Definir y forzar procesos de negocio coherentes es una de las principales razones por las que los
usuarios utilizan Microsoft Dynamics CRM. Los procesos son un grupo de características que
puede usar para definir y forzar procesos coherentes para la organización. Estos procesos
coherentes garantizan a los usuarios que usan el sistema que puedan concentrarse en su trabajo
y no en recordar realizar un conjunto de pasos manuales. Los procesos se pueden ser sencillos
o complejos y pueden cambiar con el tiempo.
Los procesos están diseñados para que los utilizan personas que no son programadores. Las
reglas que se definen en procesos contienen una lógica similar que un programador puede
aplicar mediante código, pero no necesita llamar a un desarrollador cada vez que desee cambiar
las reglas. Sin embargo, debe tener un entendimiento claro de la lógica de las reglas y
comprender las capacidades de cada tipo de proceso. Aún es necesario aplicar los procesos con
atención y verificar los resultados para asegurarse de que se obtiene el resultado deseado.
La siguiente tabla ofrece información general sobre cuándo usar cada categoría del proceso.
132
Categoría del proceso Descripción
Flujo de trabajo Use flujos de trabajo para automatizar los

procesos de negocio en segundo plano. Los
flujos de trabajo suelen iniciarlos eventos del
sistema para que el usuario no tenga que estar
pendiente de si se ejecutan, pero también
pueden configurarse para que los usuarios los
inicien manualmente.
Los flujos de trabajo pueden funcionar en
segundo plano (asincrónicamente) o en tiempo
real (de forma sincrónica). Se hace referencia a
estos por separado como flujos de trabajo en
segundo plano o flujos de trabajo en tiempo
real.
Diálogos Use los diálogos para crear una interfaz de

usuario que guíe a los usuarios a través de un
script para la interacción con el cliente o un
asistente para realizar acciones complejas de
forma fluida.
Acciones Use acciones para expandir el vocabulario

disponible para que los desarrolladores
expresen procesos de negocio. Los verbos
básicos como crear, actualizar, eliminar y
asignar que proporciona el sistema, una acción
los utiliza para crear verbos más expresivos
como aprobar, escalar, distribuir o programar.
Si la definición de un proceso de negocio
cambia, los usuarios que no son
programadores pueden editar la acción para
que el código no se tenga que cambiar.
Flujos de proceso de negocio Use flujos de proceso de negocio para definir

los pasos en que los usuarios deban
proporcionar datos para lograr un resultado.
Los flujos de proceso de negocio agregan un
control al principio de un formulario que
muestra a los usuarios los datos que deben
especificar para avanzar a la siguiente fase y
en definitiva para completar un proceso de
negocio. Un flujo de proceso de negocio puede
abarcar varias entidades.
133
Nota
Los flujos de proceso de negocio son diferentes de otros tipos de procesos. Todos los
procesos usan la misma tecnología subyacente y la información sobre estos se
almacena en la entidad Process. Los flujos de proceso de negocio tienen una
experiencia de configuración y un comportamiento diferentes comparados con otros tipos
de procesos. Más información: Flujos de proceso de negocio
En este tema
¿Quién puede crear procesos?
¿Dónde se encuentra los procesos?
¿Qué pueden hacer los procesos?
¿Están activos los procesos cuando se importan?
¿Quién puede crear procesos?

Solo los administradores del sistema, los personalizadores del sistema o los usuarios con roles
de seguridad de director general pueden crear procesos que se apliquen a toda la organización.
Otras personas con los siguientes roles de seguridad pueden crear procesos con un nivel de
acceso limitado. Por ejemplo, los usuarios con el nivel de acceso de usuario pueden crear flujos
de trabajo para uso personal con registros de su propiedad.
Mientras que los usuarios pueden crear flujos de proceso de negocio, flujos de trabajo en tiempo
real o procesos de acción, deberán tener los privilegios Activar flujos de proceso de negocio o
Activar procesos en tiempo real para poder activarlos.
La siguiente tabla muestra el nivel de acceso de procesos basados en roles de seguridad
predeterminados.
Rol de seguridad Nivel de acceso
Director general Organización
Administrador del sistema Organización
Personalizador del sistema Organización
Vicepresidente de marketing Primario: unidades de negocio secundarias
Vicepresidente de ventas Primario: unidades de negocio secundarias
Jefe de representante de servicio al cliente Unidad de negocio
Jefe marketing Unidad de negocio
Jefe de ventas Unidad de negocio
Administrador de programación Unidad de negocio
134
Rol de seguridad Nivel de acceso
Representante de servicio al cliente Usuario
Profesional de marketing Usuario
Vendedor Usuario
Programador Usuario
¿Dónde se encuentra los procesos?

Hay dos rutas de acceso para navegar a los procesos en CRM:
Configuración > Procesos
Esta es la ruta más fácil para obtener acceso y permite usar vistas definidas para la
entidad Process, incluidas las vistas personalizadas.
Configuración > Personalizaciones > Personalizar el sistema > Componentes >

Procesos
Esta ruta proporciona un acceso conveniente cuando se realiza otro trabajo de
personalización en las herramientas de personalización.
Los flujos individuales de proceso de negocio también se pueden editar con el botón Editar
proceso en la barra de comandos para el formulario donde está activo el flujo de proceso de
negocio.
¿Qué pueden hacer los procesos?

Nota
Los flujos de proceso de negocio son diferentes de los otros tipos de procesos. Más
información: ¿Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio?
Procesos que son propiedad del usuario, como cuentas y contactos. Las acciones que puede
realizar el proceso dependen a veces de los privilegios del usuario propietario del proceso y se
basa en ocasiones en el contexto de la persona que inicia el flujo de trabajo.
Los procesos pueden comprobar condiciones, aplicar lógica de bifurcación y realizar acciones.
Realizan estas acciones en una serie de pasos. Los flujos de proceso de negocio contienen
fases y controlan el avance por las fases, pero no proporcionan ninguna otra capacidad. La
siguiente tabla describe los pasos disponibles en los procesos de flujo de trabajo, diálogo y
acción. Para obtener más detalles, consulte los temas para cada tipo de proceso.
135
Paso Tipo de proceso Descripción
Fase Flujo de trabajo, diálogo, Las fases simplifican la lectura de

acción la lógica del flujo de trabajo y la
explican. Sin embargo, las fases
no afectan a la lógica ni al
comportamiento de los flujos de
trabajo. Si un proceso tiene
fases, todos los pasos del
proceso deben estar incluidos en
una fase.
Condición de comprobación Flujo de trabajo, diálogo, Una instrucción lógica "if-

acción <condición> then".
Puede comprobar los valores del
registro en el que se ejecuta el
flujo de trabajo, cualquiera de los
registros vinculados a ese
registro en una relación N:1 o
cualquier registro creado por
pasos anteriores. Según esos
valores puede definir pasos
adicionales cuando la condición
se cumpla (cuando sea true).
Rama condicional Flujo de trabajo, diálogo, Una instrucción lógica de tipo

acción "else-if-then", el editor utiliza el
texto "De lo contrario, si
<condición> entonces:"
Seleccione una condición de
comprobación que haya definido
anteriormente y podrá agregar
una rama condicional para definir
pasos adicionales cuando la
condición de comprobación
devuelva false.
Acción predeterminada Flujo de trabajo, diálogo, Una instrucción lógica de tipo

acción "else". El editor utiliza el texto "De
lo contrario:"
Seleccione una condición de
comprobación, rama condicional,
condición de espera o rama de
espera paralela que haya definido
136
anteriormente y podrá usar una
acción predeterminada para
definir los pasos para todos los
casos que no cumplan los
criterios definidos en elementos
de condición o de rama.
Condición de espera Flujo de trabajo en Habilita un flujo de trabajo en

segundo plano solo segundo plano para que se
ponga en pausa hasta que se
hayan cumplido los criterios
definidos por la condición. El flujo
de trabajo se vuelve a iniciar
automáticamente cuando cumple
los criterios en la condición de
espera.
Rama de espera paralela Flujo de trabajo en Define una condición de espera

segundo plano solo alternativa para un flujo de
trabajo en segundo plano con un
conjunto correspondiente de
pasos adicionales que se realizan
solo cuando se cumple el criterio
inicial. Puede usar ramas de
espera paralelas para crear
límites de tiempo en la lógica del
flujo de trabajo. Ayudan a evitar
que el flujo de trabajo espere
indefinidamente hasta que se
hayan cumplido los criterios
definidos en una condición de
espera.
Asignar valor Diálogo, acción Define un valor en una variable o

un parámetro de salida del
proceso.
Crear registro Flujo de trabajo, diálogo, Crea un nuevo registro para una
acción entidad y asigna valores a los
atributos.
Actualizar registro Flujo de trabajo, diálogo, Puede actualizar el registro en el

acción que se ejecuta el flujo de trabajo,
cualquiera de los registros
137
vinculados a ese registro en una
relación N:1 o cualquier registro
creado por pasos anteriores.
Asignar registro Flujo de trabajo, diálogo, Puede asignar el registro en el

acción que se ejecuta el flujo de trabajo,
vinculados a ese registro con una
Enviar correo electrónico Flujo de trabajo, diálogo, Envía un mensaje de correo

acción electrónico. Puede elegir crear un
nuevo mensaje de correo
electrónico o usar una plantilla de
correo electrónico configurada
para la entidad de registro en la
que se ejecuta el flujo de trabajo
o cualquier entidad que tenga
una relación N:1 con la entidad o
la entidad de los registros
creados por pasos anteriores.
Iniciar flujo de trabajo Flujo de trabajo, diálogo, Inicia un proceso de flujo de

secundario acción trabajo que se ha configurado
como un flujo de trabajo
secundario.
Cambiar estado Flujo de trabajo, diálogo, Cambia el estado del registro en

acción el que se ejecuta el proceso,
vinculados a ese registro con una
Detener flujo de Flujo de trabajo, diálogo, Detiene el flujo de trabajo, el

trabajo/Detener diálogo acción diálogo o la acción actual. Puede
establecer un estado Correcto o
Cancelado y especificar un
mensaje de estado.
Página Diálogo Contenedor de pasos de mensaje

y respuesta en un diálogo.
Mensaje y respuesta Diálogo Muestra un mensaje en la página
138
de un diálogo y puede ofrecer un
campo para capturar datos de
una respuesta.
Consultar de datos de CRM Diálogo Define una consulta que devuelve

datos para proporcionar las
opciones de una respuesta en un
paso de mensaje y respuesta de
un diálogo.
Vincular diálogo secundario Diálogo Inicia un proceso de diálogo que

se ha configurado como un
diálogo secundario.
Paso personalizado Flujo de trabajo, diálogo, Proporciona extensiones a los

acción elementos lógicos disponibles de
forma predeterminada en CRM.
Los pasos pueden incluir
condiciones, acciones, otros
pasos o una combinación de
estos elementos. Los
desarrolladores pueden crear
pasos del flujo de trabajo
personalizados. No hay pasos
personalizados disponibles en
CRM de forma predeterminada.
Para obtener más información
para desarrolladores, vea el tema
del Microsoft
Dynamics CRM SDK Custom
workflow activities (workflow
assemblies).
¿Están activos los procesos cuando se importan?

Los procesos funcionan después de activarlos. Normalmente, cuando importa una solución que
crea un nuevo proceso en la organización, el estado de ese proceso en su organización depende
del estado del proceso cuando se creó la solución. Esto se aplica a todas las soluciones que se
exportaron desde una organización de Microsoft Dynamics CRM 2013 o de Microsoft Dynamics
CRM Online después de la publicación de Microsoft Dynamics CRM Online Otoño 2013. Si la
solución se creó con una organización de Microsoft Dynamics CRM 2011 o de Microsoft
139
Dynamics CRM Online antes de Microsoft Dynamics CRM Online Otoño 2013, la solución se
activará al instalar la solución.
En algunos casos debe volver a instalar una solución o instalar una actualización a una solución
que contiene procesos. En este caso, el estado del proceso de su organización no cambiará.
Vea también
Acciones
Flujos de proceso de negocio
Procesos de flujo de trabajo
Diálogos
Supervisar y administrar procesos
Acciones
Create and edit business rules [Cust Guide]

Los flujos de trabajo automatizan los procesos de negocio sin una interfaz de usuario. Los
usuarios suelen utilizar procesos de flujo de trabajo para iniciar tareas de automatización que no
requieren ninguna interacción del usuario.
Cada proceso de flujo de trabajo está asociado a una sola entidad. Al configurar flujos de trabajo
tiene cuatro áreas principales a tener en cuenta:
 ¿Cuándo comenzarlos?
 ¿Deben ejecutarse como un flujo de trabajo en tiempo real o un flujo de trabajo en segundo
plano?
 ¿Qué acciones deben realizar?
 ¿En qué condiciones deben llevarse a cabo las acciones?
Este tema introduce cómo buscar procesos de flujo de trabajo, y describe cuándo iniciarlos y si
deben ejecutarse en tiempo real o en segundo plano. Para obtener más información acerca de
las acciones que deben realizar y las condiciones, consulte Configurar los pasos del flujo de
trabajo.
En este tema
¿Dónde se personalizan los procesos de flujo de trabajo?
Propiedades de flujo de trabajo
Contexto de seguridad de los procesos de flujo de trabajo
Activar un flujo de trabajo
140
¿Dónde se personalizan los procesos de flujo de trabajo?
Para ver los flujos de trabajo de su organización abra el nodo Procesos en la solución
predeterminada y filtre por los procesos con la Categoría establecida en Flujo de trabajo.
Puede crear o modificar flujos de trabajo con la aplicación web. Los desarrolladores pueden
crear flujos de trabajo con la información del SDK de Microsoft Dynamics CRM 2013 y las
soluciones que adquiera pueden incluir flujos de trabajo que se puedan modificar.
Propiedades de flujo de trabajo

En el explorador de soluciones, seleccione Procesos y haga clic en Nuevo.
Al crear un flujo de trabajo, el diálogo Crear proceso requiere que establezca tres propiedades
que todos los procesos tienen:
141
Nombre del proceso
El nombre del proceso de flujo de trabajo no necesita ser único, pero si esperaba tener
muchos flujos de trabajo, quizás desee usar una convención de nomenclatura para
distinguir claramente los procesos. Es posible que desee aplicar prefijos estándar al
nombre del flujo de trabajo. El prefijo puede describir la función del flujo de trabajo o el
departamento dentro de la empresa. Esto le ayudará a agrupar elementos similares en
la lista de flujos de trabajo.
Categoría
Esta propiedad establece que se trata de un proceso de flujo de trabajo.
Entidad
Cada proceso de flujo de trabajo debe establecerse en una entidad única. No puede
cambiar la entidad una vez creado el proceso de flujo de trabajo.
Ejecutar este flujo de trabajo en segundo plano (recomendado)

Esta opción aparece cuando se selecciona el flujo de trabajo como la categoría. Este
valor determina si el flujo de trabajo es un flujo de trabajo de tiempo real o en segundo
142
plano. Los flujos de trabajo en tiempo real se ejecutan inmediatamente (forma
sincrónica) y flujos de trabajo en segundo plano se ejecutan asincrónicamente. Las
opciones de configuración disponibles dependen de la opción que se elija para este
valor. Los flujos de trabajo en segundo plano permiten condiciones de espera que no
están disponibles para los flujos de trabajo en tiempo real. Aunque no use las
condiciones de espera, posteriormente puede convertir los flujos de trabajo en segundo
plano en flujos de trabajo en tiempo real y los flujos de trabajo en tiempo real en flujos
de trabajo en segundo plano. Para obtener más información sobre las condiciones de
espera, vea Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo .
También tiene la opción Tipo para especificar si desea crear un nuevo flujo de trabajo desde
cero o comenzar a partir de una plantilla existente. Si elige Proceso nuevo a partir de una
plantilla existente (seleccione desde la lista) puede elegir entre los procesos de flujo de
trabajo disponibles que se guardaron anteriormente como una plantilla de proceso.
Tras crear el flujo de trabajo o si modifica uno existente, tendrá las siguientes propiedades
adicionales:
Activar como
Puede elegir Plantilla de procesos para crear un punto de partida avanzado para
otras plantillas. Si selecciona esta opción, el flujo de trabajo no se aplicará después de
activarlo, pero en su lugar, estará disponible seleccionar en el diálogo Crear proceso
si selecciona Tipo: Proceso nuevo a partir de una plantilla existente (seleccione
desde la lista)
Las plantillas de proceso son convenientes cuando tiene varios procesos similares de
flujo de trabajo y desea definirlos sin duplicar la misma lógica.
Nota
Editar una plantilla de procesos no cambia los comportamientos de otras procesos de flujo de
143
trabajo que ha creado previamente usando dicha plantilla. Un nuevo flujo de trabajo creado con
una plantilla es una copia del contenido de la plantilla.
Disponible para ejecutarse

Esta sección contiene las opciones que describen la disponibilidad del flujo de trabajo
para su ejecución.
Ejecutar este flujo de trabajo en segundo plano (recomendado)
Esta casilla refleja la opción seleccionada al crear el flujo de trabajo. Esta opción está
deshabilitada, pero es posible cambiarla en el menú Acciones eligiendo Convertir
en flujo de trabajo en tiempo real o Convertir en flujo de trabajo en segundo
plano.
Como un proceso a petición

Seleccione esta opción si desea permitir que los usuarios ejecuten este flujo de
trabajo desde el comando Ejecutar flujo de trabajo.
Como un proceso secundario

Seleccione esta opción si desea permitir que el flujo de trabajo esté disponible para
iniciarse desde otro flujo de trabajo.
Ámbito
Para entidades propiedad del usuario, las opciones son Organización, Principal:
Unidades de negocio secundarias, Unidad de negocio o Usuario. Para entidades
que pertenecen a la organización, la única opción es Organización.
Si el ámbito es Organización, la lógica del flujo de trabajo se puede aplicar a cualquier
registro de la organización. De lo contrario, el flujo de trabajo solo se puede aplicar a un
subconjunto de registros dentro de dicho ámbito.
Nota
El valor de ámbito predeterminado es Usuario. Asegúrese de comprobar que el valor de ámbito
sea adecuado antes de activar el flujo de trabajo.
Iniciar al
Use las opciones de esta sección para especificar cuándo un flujo de trabajo debe
iniciarse automáticamente. Puede configurar un flujo de trabajo en tiempo real para
ejecutarse antes de determinados eventos. Esta es una característica muy eficaz
144
porque el flujo de trabajo puede detener la acción antes de que se produzca. Más
información: Usar flujos de trabajo en tiempo real. Las opciones son:
 Registro creado
 Cambios de estado de registro
 Registro asignado
 Cambio en los campos de registro
 Registro eliminado
Nota
Tenga en cuenta que las acciones y las condiciones que se definen para el flujo de trabajo no se
tienen en cuenta al ejecutar el flujo de trabajo. Por ejemplo, si define un flujo de trabajo para
actualizar el registro, esta acción no la puede realizar un flujo de trabajo en tiempo real antes de
crear el registro. Un registro que no existe no se puede actualizar. De forma similar, un flujo de
trabajo en segundo plano no puede actualizar un registro que se ha eliminado, aunque podría
definir esta acción para el flujo de trabajo. Si configura un flujo de trabajo para realizar una
acción que no se puede realizar, se producirá un error y el flujo de trabajo completo generará un
error.
Ejecutar como
Esta opción solo está disponible si deseleccionó la opción Ejecutar este flujo de
trabajo en segundo plano (recomendado) al crear el flujo de trabajo o si convirtió
posteriormente un flujo de trabajo en segundo plano en un flujo de trabajo en tiempo
real.
Contexto de seguridad de los procesos de flujo de trabajo

Cuando un flujo de trabajo en segundo plano se configura como un proceso a petición, y un
usuario lo inicia mediante el comando Ejecutar flujo de trabajo, las acciones que el flujo de
trabajo puede realizar se limitan a las que el usuario podía realizar en función de los privilegios y
los niveles de acceso definidos por los roles de seguridad establecidos para su cuenta de
usuario.
Cuando un flujo de trabajo en segundo plano se inicia en función de un evento, el flujo de trabajo
opera en el contexto del usuario que es el propietario, normalmente la persona que creó el flujo
de trabajo.
Para flujos de trabajo en tiempo real tiene la opción Ejecutar como y puede elegir si el flujo de
trabajo debe aplicar el contexto de seguridad del propietario del flujo de trabajo o del usuario que
realizó cambios en el registro. Si el flujo de trabajo incluye acciones que todos los usuarios no
podrían realizar según las restricciones de seguridad, debe optar ejecutar el flujo de trabajo
como propietario del flujo de trabajo.
145
Activar un flujo de trabajo
Los flujos de trabajo pueden editarse solo mientras están desactivados. Antes de que un flujo de
trabajo se pueda usar manualmente o aplicarse debido a eventos tiene que estar activado. Antes
de que un flujo de trabajo se pueda activar debe tener al menos un paso. Para obtener
información sobre la configuración de pasos, consulte Configurar los pasos del flujo de trabajo
Un flujo de trabajo solo lo puede activar o desactivar el propietario del flujo de trabajo o alguien
con el privilegio Actuar en nombre de otro usuario como el administrador del sistema. La
razón de esto es que un usuario malintencionada podría modificar el flujo de trabajo de otro
usuario sin que este estuviese al corriente del cambio. Puede volver a asignar un flujo de trabajo
cambiando el propietario. Este campo se encuentra en la pestaña Administración. Si no es el
administrador del sistema y es necesario editar un flujo de trabajo que tenga que pertenecer a
otro usuario, necesita que lo desactiven y se lo asignen. Una vez que haya terminado de
modificar el flujo de trabajo, puede volver a asignárselo y este deberá activarlo.
Los flujos de trabajo en tiempo real requieren que el usuario tenga el privilegio Activar procesos
en tiempo real. Debido a que los flujos de trabajo en tiempo real tienen un mayor riesgo de
afectar al rendimiento del sistema, solo los usuarios que puedan evaluar el riesgo potencial
deben obtener este privilegio.
Los flujos de trabajo se guardan cuando se activan, por lo que no es necesario guardarlos antes
de activarlos.
Vea también
Configurar los pasos del flujo de trabajo
Prácticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo

Al configurar flujos de trabajo tiene cuatro áreas principales a tener en cuenta:
 ¿Cuándo comenzarlos?
 ¿Deben ejecutarse como un flujo de trabajo en tiempo real o un flujo de trabajo en segundo
plano?
El tema Procesos de flujo de trabajo introducía cómo buscar procesos de flujo de trabajo, cuando
comenzarlos y si debían ejecutarse como procesos en tiempo real o en segundo plano. Este
tema se centra en especificar las acciones que los flujos de trabajo pueden realizar las
condiciones para realizar estas acciones.
En este tema
Fases y pasos del flujo de trabajo
146
Acciones que los procesos del flujo de trabajo pueden realizar
Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo
Usar flujos de trabajo en tiempo real
Fases y pasos del flujo de trabajo

Cuando diseñe flujos de trabajo tiene la opción de incluir la lógica que desea utilizar en fases y
pasos.
Fases
Las fases simplifican la lectura de la lógica del flujo de trabajo y la explican. Sin
embargo, las fases no afectan a la lógica ni al comportamiento de los flujos de trabajo.
Si un proceso tiene fases, todos los pasos del proceso deben estar incluidos en una
fase.
Pasos
Los pasos son una unidad de lógica de negocios en un flujo de trabajo. Los pasos
pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinación de estos
elementos.
Acciones que los procesos del flujo de trabajo pueden realizar

Los procesos de flujo de trabajo pueden realizar las acciones que aparecen en la tabla siguiente.
Para Descripción
Crear registro Crea un nuevo registro de una entidad de su

elección y asigna valores de su elección a los
atributos.
Actualizar registro Puede actualizar el registro en el que se

ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los
registros vinculados a ese registro en una
relación N:1 o cualquier registro creado por
pasos anteriores.
Asignar registro Puede asignar el registro en el que se ejecuta

el flujo de trabajo, cualquiera de los registros
vinculados a ese registro con una relación N:1
o cualquier registro creado por pasos
anteriores.
Enviar correo electrónico Envía un mensaje de correo electrónico. Puede

elegir crear un nuevo mensaje de correo
electrónico o usar una plantilla de correo
147
Para Descripción
electrónico configurada para la entidad de
registro en la que se ejecuta el flujo de trabajo
o cualquier entidad que tenga una relación N:1
con la entidad o la entidad de los registros
creados por pasos anteriores.
Iniciar flujo de trabajo secundario Inicia un proceso de flujo de trabajo que se ha

configurado como un flujo de trabajo
secundario.
Cambiar estado Cambia el estado del registro en el que se

ejecuta el proceso, cualquiera de los registros
vinculados a ese registro con una relación N:1
o cualquier registro creado por pasos
anteriores.
Detener flujo de trabajo Detiene el flujo de trabajo actual. Puede

establecer un estado Correcto o Cancelado y
especificar un mensaje de estado.
Cuando los flujos de trabajo en tiempo real se
configuran para un evento, detener un flujo de
trabajo con el estado de cancelado impide que
la acción de evento se complete. Para obtener
más información, vea Usar flujos de trabajo en
tiempo real.
Paso personalizado Los desarrolladores pueden crear pasos del

flujo de trabajo personalizados que definan
acciones. No hay pasos personalizados
disponibles en Microsoft Dynamics CRM de
forma predeterminada.
Establecer valores de registro

Cuando se crea un registro se pueden establecer valores para el registro. Cuando se actualiza
un registro, se pueden establecer, anexar, aumentar, disminuir, multiplicar o desactivar los
valores.
Al hacer clic en Establecer propiedades, se abre de un diálogo que muestra el formulario
predeterminado para la entidad.
En la parte inferior del diálogo puede ver una lista de campos adicionales no presentes en el
formulario.
Para un campo, puede establecer un valor estático y este será definido por el flujo de trabajo.
148
A la derecha del diálogo, el Asistente de formulario permite establecer o anexar valores
dinámicos desde el contexto del registro actual. Esto incluye valores de los registros
relacionados a los que se puede acceder desde las relaciones N:1 (varios a uno) para la entidad.
Las opciones disponibles en el Asistente de formulario dependen del campo que ha
seleccionado en el formulario. Si establece un valor dinámico, verá un marcador amarillo
denominado "campo de datos dinámico" que muestra donde se incluirán los datos dinámicos. Si
desea quitar el valor, simplemente seleccione el campo de datos dinámico y elimínelo. Para los
campos de texto, puede usar la combinación de datos estáticos y dinámicos.
Con valores dinámicos no sabe seguro que un campo o una entidad relacionada tenga el valor
que desea establecer. Puede establecer realmente varios campos para probar y establecer el
valor, y clasificarlos en orden mediante las flechas verdes. Si el primer campo no tiene datos, se
probará el segundo campo y así sucesivamente. Si ninguno de los campos tiene datos, puede
especificar un valor predeterminado para usarlo.
Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo

Las acciones que se aplicarán a menudo dependen de condiciones. Los procesos de flujo de
trabajo proporcionan varias maneras de definir condiciones y crear una lógica de bifurcación para
obtener los resultados deseados. Puede comprobar los valores del registro con el que el proceso
de flujo de trabajo se está ejecutando, los registros vinculados a dicho registro con una relación
N:1 o los valores dentro del propio proceso
Tipo de condición Descripción
Condición de comprobación Una instrucción lógica "if-<condición> then".

Puede comprobar los valores del registro en el
que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de
los registros vinculados a ese registro en una
relación N:1 o cualquier registro creado por
pasos anteriores. Según esos valores puede
definir pasos adicionales cuando la condición
se cumpla.
Rama condicional Una instrucción lógica de tipo "else-if-then", el

editor utiliza el texto "De lo contrario, si
<condición> entonces:"
Seleccione una condición de comprobación
que haya definido anteriormente y podrá
agregar una rama condicional para definir
pasos adicionales cuando la condición de
comprobación devuelva false.
Acción predeterminada Una instrucción lógica de tipo "else". El editor

utiliza el texto "De lo contrario:"
Seleccione una condición de comprobación,
149
Tipo de condición Descripción
rama condicional, condición de espera o rama
de espera paralela que haya definido
anteriormente y podrá usar una acción
predeterminada para definir los pasos para
todos los casos que no cumplan los criterios
definidos en elementos de condición o de
rama.
Condición de espera Habilita un flujo de trabajo en segundo plano

para que se ponga en pausa hasta que se
hayan cumplido los criterios definidos por la
condición. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar
automáticamente cuando cumple los criterios
en la condición de espera.
Los flujos de trabajo en tiempo real no pueden
usar condiciones de espera.
Rama de espera paralela Define una condición de espera alternativa

para un flujo de trabajo en segundo plano con
un conjunto correspondiente de pasos
adicionales que se realizan solo cuando se
cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de
espera paralelas para crear límites de tiempo
en la lógica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar
que el flujo de trabajo espere indefinidamente
hasta que se hayan cumplido los criterios
definidos en una condición de espera.
Paso personalizado Los desarrolladores pueden crear pasos del

flujo de trabajo personalizados que definan
condiciones. No hay pasos personalizados
disponibles en Microsoft Dynamics CRM de
forma predeterminada.
Usar flujos de trabajo en tiempo real

Con Microsoft Dynamics CRM 2013 puede configurar flujos de trabajo en tiempo real pero debe
usarlos con cuidado. Los flujos de trabajo en segundo plano se recomiendan normalmente
porque permiten que el sistema los aplique a medida que los recursos están disponibles en el
servidor. Esto ayuda a allanar el trabajo que el servidor debe realizar y ayuda a mantener el
máximo rendimiento para todas aquellas personas que usen el sistema. La desventaja es que las
acciones definidas por flujos de trabajo en segundo plano no son inmediatas. No puede predecir
cuando se aplicarán, pero tardarán normalmente unos minutos. Para la mayoría de los procesos
150
de automatización de negocios resulta adecuado porque las personas que usan el sistema no
tienen que saber que el proceso se está ejecutando.
Use los flujos de trabajo en tiempo real cuando un proceso de negocio requiera que alguien vea
inmediatamente los resultados del proceso o si desea poder cancelar una operación. Por
ejemplo, es posible que desee establecer algunos valores predeterminados para un registro la
primera vez que se guarde, o asegurarse de que algunos registros no se eliminarán.
Convertir entre los flujos de trabajo en tiempo real y en segundo plano
Para cambiar un flujo de trabajo en tiempo real a un flujo de trabajo en segundo plano, elija
Convertir en flujo de trabajo en segundo plano en la barra de herramientas.
Para cambiar un flujo de trabajo en segundo plano a un flujo de trabajo en tiempo real, elija
Convertir en flujo de trabajo en tiempo real en la barra de herramientas. Si el flujo de trabajo
en segundo plano usa condiciones de espera se convertirá en no válido y no podrá activarlo
hasta que quite la condición de espera.
Iniciar flujos de trabajo en tiempo real antes o después del cambio de estado
Cuando se configura Opciones para procesos automáticos para flujos de trabajo en tiempo
real, las opciones Iniciar al para el evento de cambios de estado permiten seleccionar Después
o Antes para cuando cambie el estado. La opción predeterminada es Después.
Al seleccionar Antes está diciendo que desea que la lógica del flujo de trabajo se aplique antes
de que se guarden los datos que cambian el estado. Esto proporciona la capacidad de
comprobar los valores antes de que otra lógica se aplique después de la operación e impide que
se ejecute otra lógica. Por ejemplo, puede tener lógica adicional en una acción de complemento
o de flujo de trabajo personalizado que podría emprender acciones en otro sistema. Al detener el
procesamiento posterior puede evitar los casos en que los sistemas externos se vean afectados.
La aplicación de flujos de trabajo en tiempo real antes de este evento también significa que otras
acciones de flujo de trabajo o complemento en Microsoft Dynamics CRM que haya podido
guardar datos no necesitan "revertirse" cuando la operación se cancela.
Usar la acción Detener flujo de trabajo con flujos de trabajo en tiempo real
Cuando aplica una acción Detener flujo de trabajo en un flujo de trabajo tiene la opción de
especificar una condición de estado que puede ser Correcto o Cancelado. Cuando establece el
estado en cancelado, se impide la operación. Un mensaje de error que contiene el texto del
mensaje de estado de la acción de detención se muestra el usuario con el título Error de
proceso empresarial.
Vea también
151
Este tema contiene las prácticas recomendadas para crear y administrar procesos de flujo de
trabajo.
En este tema
Evitar bucles sin fin
Usar plantillas de flujo de trabajo
Usar flujos de trabajo secundarios
Mantener menos registros
Usar Notas para realizar un seguimiento de cambios
Evitar bucles sin fin

Es posible crear lógica en un flujo de trabajo que inicie un bucle sin fin, que consuma recursos de
servidor y que afecte al rendimiento. La situación típica en que puede producirse un bucle sin fin
es si tiene un flujo de trabajo configurado para iniciarse cuando se actualice un atributo y dicho
atributo se actualice en la lógica del flujo de trabajo. La acción de actualización desencadena el
mismo flujo de trabajo que actualiza el registro, y desencadena el flujo de trabajo una y otra vez.
Microsoft Dynamics CRM incluye lógica para detectar y detener bucles sin fin. Si un proceso de
flujo de trabajo se ejecuta más de un número de veces determinado en un registro específico en
un período de tiempo corto, el proceso produce el siguiente error: Esta tarea de flujo de trabajo
se canceló porque el flujo de trabajo que la inició incluía un bucle infinito. Corrija la lógica
del flujo de trabajo e inténtelo de nuevo. Para Microsoft Dynamics CRM Online, el límite de
veces es 16. Para implementaciones locales de CRM, el límite es 8.
Usar plantillas de flujo de trabajo

Si tiene flujos de trabajo que sean similares y prevé crear más flujos de trabajo que sigan el
mismo patrón, guarde el flujo de trabajo como una plantilla de flujo de trabajo. De esta manera, la
próxima vez que necesite crear un flujo de trabajo similar, podrá hacerlo mediante la plantilla y
evitar tener que especificar todas las condiciones y acciones desde cero.
En el diálogo Crear proceso, elija Proceso nuevo a partir de una plantilla existente
(seleccione desde la lista).
Usar flujos de trabajo secundarios

Si aplica la misma lógica en diferentes flujos de trabajo o en ramas condicionales, defina dicha
lógica como un flujo de trabajo secundario para que no tenga que replicarla manualmente en
cada flujo de trabajo o rama condicional. Esto facilita el mantenimiento de los flujos de trabajo.
En lugar de explorar muchos flujos de trabajo que puedan aplicar la misma lógica, solo puede
actualizar un flujo de trabajo.
152
Mantener menos registros
Para ahorrar espacio en disco, desactive la casilla de verificación Mantener registros de las
tareas de flujo de trabajo que encuentran errores si no necesita mantener estos datos.
Usar Notas para realizar un seguimiento de cambios

Cuando edita flujos de trabajo, debe usar la ficha Notas y escribir lo que ha hecho y por qué.
Esto permite que otro usuario comprenda los cambios que ha realizado.
Vea también
Diálogos
Los diálogos son un tipo de proceso en Microsoft Dynamics CRM que muestra los formularios de
entrada y los datos que un usuario necesita en cada paso mientras interactúa con un cliente o
sigue un procedimiento complejo. Un diálogo puede tener lógica de bifurcación basada en la
entrada del usuario que sigue un caso, una llamada de teléfono u otra interacción de cliente.
Los diálogos con frecuencia se usan en centros de llamadas para proporcionar scripts que
permitan al cliente que trata con personal aplicar interacciones fluidas con los clientes. También
puede usar diálogos para proporcionar un tipo de interfaz de usuario de "asistente" para que las
personas realicen procedimientos complejos de forma fluida.
Los diálogos proporcionan:
 Interacciones coherentes con los clientes y tareas de usuario interactivas.
 Entrada de información coherente en la base de datos de la organización.
 Una manera de que las personas de la organización puedan centrarse en el crecimiento de
su negocio en lugar de realizar tareas repetitivas.
Los diálogos muestran una serie de pantallas en función de las respuestas que se especifiquen
en los mensajes de cada pantalla. Los diálogos pueden proporcionar un conjunto distinto de
pantallas en función de las respuestas que escribe. Después de completar el diálogo, los datos
se guardan y se pueden revisar más adelante.
A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, un diálogo se puede aplicar solo a un solo
registro a la vez.
¿Dónde debo personalizar los procesos de diálogo?

Puede ver los diálogos de la organización navegando a Configuración > Procesos y filtrando
por los procesos de la categoría Diálogo.
También puede ver los diálogos de la organización abriendo el nodo Procesos en la solución
predeterminada y filtrando por los procesos de la categoría Diálogo.
153
Propiedades de los diálogos
Cada diálogo debe tener las siguientes propiedades establecidas:
Nombre
El nombre del proceso de diálogo no necesita ser único, pero si esperaba tener
muchos diálogos, quizás desee usar una convención de nomenclatura para distinguir
claramente los procesos. Es posible que desee aplicar prefijos estándar al nombre del
diálogo. El prefijo puede describir la función del flujo de trabajo o el departamento
dentro de la empresa. Esto le ayudará a agrupar elementos similares en la lista de
diálogos.
Entidad
Cada proceso de diálogo debe establecerse en una entidad única. No puede cambiar la
entidad una vez creado el diálogo.
Categoría
Esta propiedad establece que se trata de un proceso de diálogo.
A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, los diálogos no tienen ámbito. Están disponibles
para toda la organización. Si un usuario ejecuta un diálogo que crea o actualiza un registro, el
usuario debe tener privilegios para realizar estas acciones fuera del diálogo. Cada diálogo creará
un registro de la sesión de diálogo y el usuario debe tener privilegios para crear y actualizar los
registros.
Activar diálogos
Para poder usar un diálogo, debe activarlo. Un diálogo solo lo puede activar o desactivar el
propietario del diálogo. Puede volver a asignar un diálogo cambiando el propietario. En la
pestaña Administración, puede realizar esta acción.
Los diálogos pueden editarse solo mientras están desactivados. Si necesita editar un diálogo que
pertenece a otro usuario, haga que lo desactiven y se lo asignen a usted.
Vea también
Configurar procesos de diálogo
Acciones
Acciones
154
Configurar procesos de diálogo
Los diálogos proporcionan una interfaz de usuario a las personas que los usan. Debe
familiarizarse con las posibilidades en esta interfaz de usuario a medida que configura diálogos
para satisfacer su requisitos empresariales.
En este tema
Componentes de un cuadro de diálogo
Pasos disponibles para los diálogos
Vincular diálogo secundario
Componentes de un cuadro de diálogo

Resulta útil ver cómo se muestra un diálogo a las personas que lo usan antes de empezar a
configurar el primero. Al abrir un proceso de diálogo para usarlo verá una ventana como la que
se muestra en la captura de pantalla siguiente:
Un diálogo tendrá los siguientes componentes:

 Encabezado: incluye el nombre del diálogo y el nombre de la página actual.
 Mensaje y respuesta: muestra todos los mensajes y respuestas agregados a la página. Los
mensajes indican al usuario qué hacer o decir, y las respuestas proporcionan un lugar para
155
introducir datos que se pueden usar para configurar un valor en un registro de CRM o
simplemente para controlar el flujo del diálogo. Las respuestas son opcionales.
 Sugerencia: proporciona información adicional que no se incluye en el mensaje. La
sugerencia muestra los cambios en función del mensaje seleccionado.
 Comentarios: use los comentarios para capturar la información que permanecerá disponible
mientras progresa a través del diálogo. Es posible que desee escribir notas en esta sección
de comentarios para proporcionar detalles adicionales no capturados en las respuestas.
 Ayuda: abra el tema de la ayuda de la aplicación Microsoft Dynamics CRM para los
diálogos.
 Resumen: abra la sesión del diálogo. La sesión del diálogo muestra los datos capturados
por el diálogo. Mientras usa un diálogo, la sesión mostrará el conjunto de datos de las
páginas anteriores.
 Anterior: después de la primera página del diálogo, puede usar este botón para ir a páginas
anteriores.
 Siguiente: avanza a la siguiente página del diálogo.
 Finalizar: después de la última página del diálogo, este botón cerrará el diálogo con el
estado completado.
 Cancelar: cierra el cuadro de diálogo con un estado cancelado. No es posible reanudar un
diálogo cancelado.
Para configurar un diálogo una vez creado, verá una página como la siguiente pantalla que
contiene datos de una Página que contiene datos de Mensaje y respuesta.
156
Como en otros procesos, puede cambiar el nombre, activarlo como una plantilla de proceso y
configurar el proceso para que se ejecute como un proceso a petición o como un proceso
secundario. Si deja ambas opciones de Disponible para ejecutarse desactivadas cuando activa
el cuadro de diálogo, se configurará como un proceso a petición.
Argumentos de entrada solo se usa para los procesos que se configuran para utilizarse como
un proceso secundario. Para obtener más información, vea Vincular diálogo secundario.
Use Variables para establecer valores almacenados en el proceso del diálogo. Las variables son
útiles cuando un proceso recopila datos a través de varias páginas y estos datos puede usarse
para realizar cálculos. Por ejemplo, un diálogo se puede usar para calcular un valor de
clasificación estándar en función de las respuestas a varias consultas.
Pasos disponibles para los diálogos

La mayoría de los pasos disponibles para los diálogos son los mismos que los comunes para los
procesos, a excepción de Página, Mensaje y respuesta, Vincular diálogo secundario y
Consultar datos de CRM. Vea Fases y pasos del flujo de trabajo para obtener detalles sobre
otros pasos.
Mensaje y respuesta
Página es un contenedor para los pasos de Mensaje y respuesta. Debe incluir una Página para
poder agregar datos de Mensaje y respuesta.
157
Las propiedades del paso Mensaje y respuesta son las partes más importantes del diálogo.
Debe agregar al menos un paso de pregunta y respuesta para poder activar el diálogo.
Sugerencia
No agregue demasiados pasos de Mensaje y respuesta a una sola página, ya que el
usuario tendría que desplazarse hacia abajo por la página. Es mejor agregar páginas
adicionales para que los usuarios puedan hacer clic en las páginas sin tener que
desplazarse.
Después de agregar un paso de mensaje y respuesta, haga clic en Establecer propiedades
para abrir el cuadro de diálogo Definir selección dinámica y respuesta.
Un paso Mensaje y respuesta tiene las siguientes propiedades:

Etiqueta de instrucción
La etiqueta de instrucciones debe proporcionar un encabezado apropiado para el texto
del mensaje. Etiqueta de instrucción está visible en la sesión del diálogo al visualizar
el resumen durante o después de completar el diálogo.
Texto del mensaje

El texto del mensaje puede representar algo que la persona que usa el diálogo debe
decir al cliente o podría incluir instrucciones sobre cómo completar un paso de un
procedimiento complejo.
158
Texto de sugerencia
El texto de sugerencia proporciona información adicional para admitir el texto del
mensaje.
Tipo de respuesta
Seleccione uno de los siguientes tipos de respuesta:
Ninguno
Puede agregar un mensaje sin respuesta.
Línea única
Una sola línea puede representar un texto, un entero o datos flotantes mediante la
configuración de Tipo de datos.
Conjunto de opciones (botones de radio)

 Los resultados se muestran como conjunto de botones de opción. Use esta
opción cuando solo haya un número pequeño de opciones para elegir.
 Los datos seleccionados se pueden establecer en texto, entero o datos flotantes
mediante la definición de Tipo de datos.
 Puede elegir definir valores estáticos o consultar datos de CRM para
proporcionar una lista de opciones. Para obtener más información, vea
Consultar datos de CRM.
Conjunto de opciones (lista desplegable)

Esta opción es exactamente igual que Conjunto de opciones (botones de radio),
pero las opciones se muestran como una lista. Use esta opción cuando haya un gran
número de opciones para elegir.
Líneas múltiples (solo texto)

Proporciona un área para escribir texto con líneas múltiples.
Fecha y hora
Proporciona un control para definir una fecha y una hora.
Solo fecha
159
Proporciona un control para definir una fecha.
Búsqueda
Esta opción mostrará uno de los campos de búsqueda usados en la aplicación. Al
seleccionar esta opción aparecen los siguientes campos y debe proporcionar valores
para ellos:
 Entidad de referencia: entidad que contiene la búsqueda que desea usar
 Campo de referencia: búsqueda específica en la entidad de referencia que
desea usar.
Sugerencia
Si desea obtener una lista de una entidad sin relaciones de entidad de varios a uno, puede
crear una entidad personalizada y después crear una relación de uno a varios entre esta y la
entidad que desea que aparezca en la lista. Puesto que esta entidad personalizada no tiene
ningún otro fin que permitir esta búsqueda, asegúrese de configurarla de modo que no sea
visible en la aplicación y establezca la descripción de la entidad para indicar el objetivo de la
entidad.
Tipo de datos
Al seleccionar un Tipo de respuesta de Línea única, Conjunto de opciones
(botones de radio) o Conjunto de opciones (lista desplegable), puede elegir que el
conjunto de datos del control se exprese mediante uno de los siguientes tipos de datos:
 Texto
 Entero
 Flotante
Al seleccionar un Tipo de respuesta de Búsqueda, el campo Tipo de datos se

reemplaza por el campo Entidad de referencia.
Registrar respuesta
Si elige no registrar respuestas, seguirá disponiendo de acceso a las respuestas como
variables en el diálogo, pero los datos de la respuesta no se guardarán con la sesión
del diálogo. Esta una característica de seguridad. Piense si tiene un diálogo que
requiera la introducción y el procesamiento de algunos datos personales. Si la
respuesta no se registra no se guardará con el registro de la sesión del diálogo que
contiene los datos del resumen del diálogo.
160
Valor predeterminado
Use el valor predeterminado para configurar un valor para indicar que los datos de
respuesta no se han proporcionado o representan una respuesta muy común que solo
debería editarse si fuese diferente.
Consultar datos de CRM

Si el diálogo depende de la capacidad de mostrar algunos datos que se recuperan de CRM,
debe agregar un paso Consultar datos de CRM antes de que necesite ver estos datos como
uno de los tipos de respuesta de conjunto de opciones.
Al definir una consulta se muestran una pantalla basada en la página Búsqueda avanzada.
Puede definir una nueva consulta o usar una de las vistas existentes. Cuando alguna de las
consultas requiere la configuración de un valor específico, dicho valor se considera una variable.
Por ejemplo, puede crear una consulta que muestre a todos los registros de casos donde una
cuenta específica sea el cliente. Para que la consulta funcione, debe especificar un registro de
cuenta para usar como marcador. Posteriormente, al seleccionar la ficha Modifique variables de
consulta verá la representación FetchXML de la consulta con una variable generada donde había
especificado una cuenta específica en su consulta.
Debe usar el Asistente de formulario para establecer un campo de datos dinámico para
representar el registro de cuenta que es el contexto de un diálogo definido para la entidad de
cuenta.
161
Cuando termine puede guardar y cerrar la consulta. Si hace clic en la ficha Diseñar nueva en
este punto, el valor dinámico definido para esta consulta se quitará y deberá agregarlo de nuevo.
Puede tener una consulta con variables y no usar un valor dinámico, pero los resultados que se
mostrarán serán los mismos con cada diálogo.
Usar variables de consulta
Una vez que haya definido una variable de consulta, la usará normalmente en una respuesta con
el tipo de respuesta Conjunto de opciones (lista desplegable). Puede especificar las columnas de
la consulta que desea mostrar y algún texto para separar los valores que se muestran en la lista.
162
El resultado el aquel del diálogo que los usuarios pueden seleccionar de los resultados.
Vincular diálogo secundario

De la misma forma que utilizaría flujos de trabajo secundarios, también puede definir diálogos
secundarios para crear diálogos reutilizables que se puedan volver a utilizar de otros diálogos. Si
el diálogo secundario tiene parámetros de entrada, cuando llame al diálogo secundario, deberá
asignar las variables o respuestas disponibles a las variables de entrada definidas para el
diálogo secundario.
Configurar argumentos de entrada para un proceso secundario
Si intenta especificar argumentos de entrada para un proceso configurado como un proceso a
petición, se le solicitará que cambie el valor de Disponible para ejecutarse por Como un
proceso secundario. Tras escribir argumentos de entrada, no podrá establecer el proceso para
que sea un proceso a petición hasta que se hayan quitado todos los argumentos de entrada.
Los argumentos de entrada pueden ser de los siguientes tipos:
 Línea única de texto
 Número entero
 Número de punto flotante
 Fecha y hora
 Sólo fecha
 Búsqueda
163
Con cada tipo, puede configurar un valor predeterminado que se usará si el cuadro de diálogo de
llamada no ofrece datos para el argumento de entrada.
Vea también
Diálogos
Acciones
Acciones
Las acciones son un tipo de proceso que se ejecuta con el código personalizado que usa los
servicios web de Microsoft Dynamics CRM. Si no es programador, o si no ha instalado alguna
solución que usa acciones, no podrá hacer nada con las acciones en Microsoft Dynamics CRM
2013. No puede llamar a la acción desde otro proceso excepto indirectamente a través de una
actividad de flujo de trabajo o un complemento personalizado que contenga el código para llamar
a la acción.
Sin embargo, si instala una solución que use acciones o si trabaja con un programador que
puede escribir código para una, verá que las acciones son una característica muy eficaz. Los
desarrolladores pueden obtener más información en este Microsoft Dynamics CRM SDKtema:
Create your own actions.
En este tema
¿Por qué utilizar acciones?
Mensajes configurables
Mensajes globales
Limitaciones de las acciones
¿Por qué utilizar acciones?

Las acciones abren un abanico de posibilidades para programadores y usuarios que conforman
la lógica empresarial. Antes de acciones, la forma en que los desarrolladores podían
implementar procesos de negocio se limitada a los complementos o los flujos de trabajo
personalizados. Con estos elementos, los desarrolladores pueden realizar operaciones
integradas por verbos como crear, actualizar, eliminar, asignar y definir estado. Los
programadores hacen referencia a estas acciones como "mensajes". Cada uno de estos
mensajes se basa en las acciones realizadas en una instancia de entidad. Tanto si el objetivo de
un proceso es crear un registro y, a continuación, actualizarlo y asignarlo, hay tres pasos
independientes. Cada paso está definido por las capacidades de la entidad, no necesariamente
el proceso de negocio.
Las acciones ofrecen la capacidad de definir un solo verbo (o mensaje) que corresponda a una
operación que debe realizar para su negocio. Estos nuevos mensajes se controlan mediante un
proceso o comportamiento en lugar de por las acciones que se pueden realizar con una entidad.
Estos mensajes pueden corresponder a verbos como escalar, convertir, programar, enrutar o
164
aprobar, según sus necesidades. La adición de estos verbos ayuda a proporciona un vocabulario
más rico para poder definir con fluidez los procesos de negocio. Puede aplicar este vocabulario
más rico desde clientes o integraciones en lugar de tener que escribir la acción dentro de
clientes. Esto también facilitar el proceso porque puede administrar y registrar el éxito o error de
la acción completa como una sola unidad.
Mensajes configurables
Una vez que se define y se activa una acción, un programador puede usar el mensaje como un
de los demás mensajes proporcionados por la plataforma Microsoft Dynamics CRM. Sin
embargo, una diferencia importante es que ahora un usuario que no sea programador puede
aplicar cambios en el proceso a realizar al usar el mensaje. Puede configurar la acción para
editar los pasos a medida que los procesos de negocio cambian. Ningún código personalizado
que use el mensaje necesita cambiarse, ya que los argumentos de procesos no cambian.
Los procesos del flujo de trabajo y los complementos continúan proporcionando capacidades
similares para definir la automatización. Los procesos de flujo de trabajo siguen ofreciendo la
característica para que un usuario que no sea desarrollador aplique cambios. Pero la diferencia
se encuentra en la composición de los procesos de negocio y en la forma en que un
programador puede escribir su código. Una acción es un mensaje que funciona en el mismo nivel
que cualquiera de los mensajes proporcionados por la plataforma Microsoft Dynamics CRM. Los
desarrolladores también pueden crear complementos de acciones.
Mensajes globales
A diferencia de los procesos del flujo de trabajo o los complementos, una acción no tiene que
asociarse con una entidad específica. Puede definir acciones "globales" que pueden llamarse a
sí mismas.
Limitaciones de las acciones

Para Microsoft Dynamics CRM 2013, las acciones se pueden llamar solo desde código. No
puede llamar a una acción desde un flujo de trabajo o desde otro proceso. Por ahora, las formas
más comunes de invocar acciones son:
 Desde código que se ejecuta en un flujo de trabajo o complemento personalizado.
 Desde un comando que se incluye en la aplicación y ejecuta la operación con el código
JavaScript.
 Desde una integración con otro sistema que usa los servicios web de Microsoft Dynamics
CRM.
 Desde una aplicación cliente personalizada que usa los servicios web de Microsoft Dynamics
CRM.
Vea también
Cree acciones propias
Configurar acciones
165
Diálogos
Configurar acciones
Puede que necesite crear una acción para que un desarrollador la use en código o puede
necesitar editar una acción que estaba definida anteriormente. Como procesos de flujo de
trabajo, tenga en cuenta lo siguiente:
A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, no necesita establecer las opciones siguientes:
 Iniciar al: las acciones se inician si el código llama al mensaje generado para ellas.
 Ámbito: las acciones se ejecutan siempre en el contexto del usuario que llama.
 Ejecutar en segundo plano: las acciones son siempre flujos de trabajo en tiempo real.
Una acción también tiene algo que no tienen los procesos de flujo de trabajo: argumentos de
entrada y salida. Más información: Definir argumentos de procesos
Crear acciones
Importante
Si está creando una acción que se incluirá como parte de una solución que se va a
distribuir, créela en el contexto de la solución. Vaya a Configuración > Soluciones y
busque la solución no administrada de la que formará parte esta acción. A continuación,
en la barra de menú, seleccione Nuevo > Proceso. De este modo, se asegurará de que
el prefijo de personalización asociado con el nombre de la acción será coherente con
otros componentes de la solución. Después de crear la acción, no puede cambiar el
prefijo.
Como los procesos de flujo de trabajo, las acciones tienen las siguientes propiedades en el
diálogo Crear proceso.
Nombre del proceso
Esta propiedad se usa para generar un Nombre único quitando espacios o cualquier
carácter especial del Nombre del proceso.
Categoría
Esta propiedad establece que se trata de un proceso de acción. No se puede cambiar
una vez guardado el proceso.
Entidad
Con los procesos de acciones, puede seleccionar una entidad para proporcionar
166
contexto para el flujo de trabajo igual que con otros tipos de procesos, pero también
tiene la opción de elegir Ninguno (global). Use esta opción si la acción no requiere el
contexto de una entidad específica. No se puede cambiar una vez guardado el
proceso.
Tipo
Puede usar esta propiedad para elegir entre crear una nueva acción desde cero o partir
de una plantilla existente.
Editar acciones
Debe desactivar los procesos para poder modificarlas.
Puede editar un proceso de acción que se creó como parte de una solución no administrada o se
incluyó en una solución instalada en la organización. Si la solución es una solución administrada,
es posible que no pueda editarla. El editor de soluciones puede modificar las propiedades
administradas para que la acción instalada con una solución administrada no se pueda editar.
Cuando se guarda una acción, se genera un Nombre único basándose en el Nombre del
proceso. Este nombre único tiene el prefijo de personalización agregado desde el editor de
soluciones. Este es el nombre del mensaje que un desarrollador usará en el código.
Importante
Una vez activada la acción y el código está escrito para usar un nombre único, el nombre
único no se debe cambiar sin cambiar también el código que le hace referencia.
Al editar una acción tiene las siguientes opciones:
Nombre del proceso
Una vez creado el proceso y generado el nombre único a partir del nombre del
proceso, puede modificar el nombre del proceso. Es posible que quiera implementar
una convención de nomenclatura para que sea más fácil encontrar procesos
específicos.
Nombre único
Cuando se guarda una acción, se genera un nombre único basándose en el nombre
del proceso. Este nombre único tiene el prefijo de personalización de editor de
soluciones agregado. Este es el nombre del mensaje que un desarrollador usará en el
código. No cambie este nombre único si el proceso se ha activado y el código existe en
espera de llamar a la acción con este nombre.
En transacción
Generalmente, los procesos que admiten transacciones "desharán" (o revertirán) la
operación completa si alguna parte falla. Hay algunas excepciones a esto. Algunas
167
acciones que los desarrolladores pueden hacer en el código iniciado por la acción
podrían no ser compatibles con las transacciones. Por ejemplo, si el código realiza
acciones en otros sistemas que estén fuera del ámbito de la transacción. Estas pueden
revertirse ejecutando la acción en Microsoft Dynamics CRM. Algunos mensajes de la
plataforma CRM no admiten transacciones. No obstante, todo lo que puede realizar con
la interfaz de usuario de la acción admitirá transacciones. Todas las acciones que
forman parte de un flujo de trabajo en tiempo real se consideran en la transacción, pero
con las acciones tiene la opción de descartar esto.
Debería consultar con el programador que usará este mensaje para determinar si debe
estar en la transacción o no. Normalmente, una acción debe estar en la transacción si
las acciones realizadas por el proceso de negocio no tienen sentido, a menos que
todas se completen correctamente. El ejemplo clásico consiste en transferir fondos
entre dos cuentas bancarias. Si se retiran fondos de una cuenta debe depositarlos en
la otra. Si una acción falla, deben fallar ambas.
Activar como
Como todos los procesos, puede activar el proceso como una plantilla y usarlo como
punto de partida avanzado para los procesos que sigan un modelo similar.
Definir argumentos de procesos

En esta área, especificará los datos que la acción prevé iniciar y los datos que se
omitirán de la acción. Más información: Definir argumentos de procesos
Agregar fases, condiciones y acciones

Como otros procesos, especifique las acciones que se van a realizar y cuándo. Más
información: Agregar fases y pasos
Definir argumentos de procesos

Cuando un desarrollador usa un mensaje puede empezar con algunos datos que se pueden
transferir al mensaje y usar. Por ejemplo, si desea crear un nuevo registro de caso, puede tener
el valor de título de caso que se transferirá como un argumento. Este sería un argumento de
entrada.
Cuando finalice el mensaje, el programador puede necesitar pasar algunos datos que han
cambiado o se han generado con el mensaje a otra operación en su código. Estos deben
definirse como argumento de salida.
Los argumentos de entrada y de salida deben tener un nombre, un tipo y determinada
información sobre si el argumento siempre es obligatorio. También puede proporcionar una
descripción.
168
El nombre del mensaje y la información de todos los argumentos de proceso representan la
"firma" del mensaje. Después de activar una acción y de empezarla a usar en código, la firma no
debe cambiar. Cambiar este firma produciría fallos del código que usa el mensaje. La única
excepción a esto sería cambiar uno de los parámetros para que no sea siempre obligatorio.
Cambiar el orden de los argumentos clasificándolos o moviéndolos arriba o abajo no causaría
ninguna diferencia porque los argumentos se identifican por el nombre, no por el orden. Cambiar
la descripción no interrumpirá el código que utiliza el mensaje.
Tipos de argumento de proceso de acción
La siguiente tabla describe los tipos de argumento de proceso de acción.
Tipo Descripción
Boolean Un valor true o false.
DateTime Un valor que almacena la información de fecha

y hora.
Decimal Un valor numérico con precisión decimal. Se

usa cuando la precisión es extremadamente
importante.
Entity Un registro de CRM para la entidad

especificada. Al seleccionar Entity, la lista
desplegable se activa y permite seleccionar el
tipo de entidad.
EntityCollection Una recopilación de registros de la entidad.
EntityReference Un objeto que contiene el nombre, el

identificador y el tipo de registro de una entidad
que lo identifica de forma única. Al seleccionar
EntityReference, la lista desplegable se activa
y permite seleccionar el tipo de entidad.
Float Un valor numérico con precisión decimal. Se

utiliza cuando los datos vienen de una medida
que no es absolutamente exacta.
Integer Un número entero.
Money Un valor que almacena los datos sobre una

cantidad de dinero.
Picklist Un valor que representa una opción de un

atributo OptionSet.
String Un valor de texto.
169
Nota
Los valores de argumento EntityCollection no se pueden definir en la interfaz de
usuario para las condiciones o acciones. Estos se proporcionan para que los usen los
programadores en código personalizado. Más información: Create your own actions
Agregar fases y pasos
Las acciones son un tipo de proceso muy similar a los flujos de trabajo en tiempo real. Todos los
pasos que se pueden usar en flujos de trabajo en tiempo real se pueden usar en acciones. Para
obtener más información acerca de los pasos que se pueden usar en los flujos de trabajo en
tiempo real y las acciones, consulte Fases y pasos del flujo de trabajo.
Además de los pasos que se pueden usar para los flujos de trabajo en tiempo real, acciones
también tienen el paso Asignar valor, que es similar al que se usa para definir variables o
argumentos de entrada en diálogos. En las acciones, solo se pueden usar para definir
argumentos de salida. Puede usar el asistente de formulario para establecer argumentos de
salida en valores específicos o, más probablemente, en valores del registro en el que se ejecuta
la acción, registros relacionados con dicho registro con relaciones de varios a uno, registros
creados en un paso anterior o valores que forman parte del propio proceso.
Vea también
Acciones
Controlar los flujos de trabajo y acciones en tiempo real
Diálogos
Create your own actions

Flujos de procesos de negocio son una nueva característica de Microsoft Dynamics CRM 2013 y
Microsoft Dynamics CRM Online. Los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnología
subyacente que otros procesos, pero las funciones que proporcionan son muy diferentes de
otras características que usan los procesos.
En este tema
Motivos para usar flujos de proceso de negocio
¿Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio?
Varias entidades en flujos de proceso de negocio
Varios flujos de proceso de negocio están disponibles por entidad
170
Limitaciones de los flujos de proceso de negocio
Motivos para usar flujos de proceso de negocio

Los flujos de proceso de negocio proporcionan una guía para que la gente realice el trabajo.
Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que guía a los usuarios por los procesos
que su organización ha definido para las interacciones que deben avanzarse a una conclusión de
algún tipo. Esta experiencia del usuario se puede adaptar para que la gente con diferentes roles
de seguridad pueda tener una experiencia que se adapte mejor al trabajo que hacen con
Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online.
Use flujos de proceso de negocio para definir un conjunto de pasos para que la gente siga para
obtener el resultado deseado. Estos pasos proporcionan un mensaje visual que indica a los
usuarios dónde se encuentran en el proceso de negocio. Los flujos de proceso de negocio
reducen la necesidad de aprendizaje porque los nuevos usuarios no tienen que concentrarse en
qué entidades deben usar. Pueden dejar que el proceso les guíe. Puede configurar los flujos de
proceso de negocio para respaldar aspectos comunes de ventas que pueden ayudar a los
grupos de ventas a obtener mejores resultados. Para los grupos de servicios, los flujos de
proceso de negocio pueden ayudar al nuevo personal a adaptarse al ritmo más rápido y a evitar
errores que pueden provocar clientes insatisfechos.
¿Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio?

Con los flujos de proceso de negocio, puede definir un conjunto de fases y pasos que se
mostrarán a continuación en un control en la parte superior del formulario.
Cada fase contiene un grupo de pasos. Cada paso representa un campo donde pueden
introducirse los datos. Los usuarios avanzan a la siguiente fase con el botón Fase siguiente.
Puede crear un paso necesario para que la gente deba especificar los datos en el campo
correspondiente para poder pasar a la siguiente fase. Esto habitualmente se denomina "puerta
de fase".
Los flujos de proceso de negocio parecen relativamente simples comparado con otros tipos de
procesos porque no se ofrecen ninguna lógica de negocio condicional o automatización además
de ofrecer la experiencia simplificada de entrada de datos y el control de la entrada en las fases.
Sin embargo, cuando se combinan con otros procesos y personalizaciones, pueden tener un rol
importante para ahorrar tiempo a los usuarios, reducir costos de aprendizaje y aumentar la
adopción por parte del usuario.
171
Flujos de proceso de negocio integrados con otras personalizaciones
Cuando usted o el usuario especifican datos mediante flujos de proceso de negocio, los cambios
de los datos también se aplican a los campos de formulario para aplicar una automatización que
suministra reglas de negocio o scripts de formularios inmediatamente. Los pasos pueden
agregarse a los valores definidos para los campos que no se encuentran presentes en el
formulario y estos campos se agregarán al modelo de objetos Xrm.Page usado para scripts de
formularios. Cualquier flujo de trabajo que esté iniciado por los cambios en los campos incluidos
en un flujo de proceso de negocio se aplicará cuando se guarden datos en el formulario. Si la
automatización la aplica un flujo de trabajo en tiempo real, los cambios serán visibles
inmediatamente para el usuario cuando los datos del formulario se actualicen después de
guardar el registro.
Aunque el control del flujo de proceso de negocio del formulario no proporciona ninguna
programabilidad de cliente directa, los cambios que se aplican por reglas de negocio o scripts de
formularios se aplican automáticamente a los controles del flujo de proceso de negocio. Si oculta
un campo del formulario, ese campo también se ocultará en el control del flujo de proceso de
negocio. Si establece un valor mediante reglas de negocio o scripts de formularios, el valor se
establecerá en el flujo de proceso de negocio.
Flujos de proceso de negocio del sistema

Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online incluye tres flujos de proceso
de negocio. Para comprender cómo funcionan los flujos de procesos de negocio, revise estos
flujos de procesos de negocio del sistema:
 Proceso de ventas de cliente potencial a oportunidad
 Proceso de ventas de oportunidad
 Proceso de teléfono a caso
Se proporcionan estos flujos de procesos de negocio para que las personas que usan Microsoft
Dynamics CRM Online y que utilizaron los procesos publicados con Actualización de servicio de
diciembre de 2012 de Microsoft Dynamics CRM puedan actualizar y seguir usando los procesos.
Los procesos incluidos en Actualización de servicio de diciembre de 2012 de Microsoft Dynamics
CRM estaban codificados de forma rígida e incluían algunas características que no se
encuentran en flujos de procesos de negocio que puede crear.
Varias entidades en flujos de proceso de negocio

Puede usar un flujo de proceso de negocio para una sola entidad o abarcar varias entidades. Por
ejemplo, puede tener un proceso que empiece con una oportunidad, continúe a una oferta, un
pedido y después a una factura, para acabar volviendo a cerrar la oportunidad.
Puede diseñar flujos de proceso de negocio que relacionen los registros de hasta cinco
entidades distintas en un solo proceso para que las personas que usan Microsoft CRM puedan
concentrarse en el flujo del proceso en lugar de en la entidad en la que trabajan. Pueden
desplazarse más fácilmente entre los registros relacionados de la entidad.
172
Varios flujos de proceso de negocio están disponibles por entidad
No todos los usuarios de una organización pueden seguir el mismo proceso y varias condiciones
pueden requerir que se aplique otro proceso. Puede tener hasta 10 flujos de proceso de negocio
activos por entidad para proporcionar los procesos adecuados para diferentes situaciones.
Controlar el flujo de proceso de negocio que se aplicará

Puede asociar los flujos de procesos de negocio con roles de seguridad para que solo los
usuarios con esos roles de seguridad puedan consultarlos o usarlos. También puede establecer
el orden de los flujos de proceso de negocio de modo que pueda controlar el flujo de proceso de
negocio que se establecerá de forma predeterminada. Esto funciona de la misma forma en que
se definen los formularios múltiples para una entidad.
Cuando alguien crea un nuevo registro de entidad, la lista de flujos de proceso de negocio
habilitados disponibles se compara con los flujos de procesos de negocio que el rol de seguridad
de la persona les muestre. El primer flujo de proceso de negocio habilitado en la lista es la que
se aplicará de forma predeterminada. Si más de un flujo de proceso de negocio activo está
disponible, los usuarios pueden seleccionar Cambiar proceso de la barra de comandos para
aplicar otro proceso. Siempre que un usuario cambie los procesos, la fase del proceso actual
será la primera fase del nuevo flujo de proceso de negocio aplicado.
Cada registro puede tener un solo flujo de proceso de negocio a la vez. Cuando un usuario
aplica un proceso diferente, dicho proceso es el que verá el usuario siguiente que vea el registro.
Si los roles de seguridad de un usuario no permiten que se use un flujo de proceso de negocio
específico, el flujo de proceso de negocio actual será visible, pero deshabilitado.
Limitaciones de los flujos de proceso de negocio

Puede definir flujos de proceso de negocio solo para esas entidades que las admitan. También
debe conocer los límites de número de procesos, fases y paso que se pueden agregar.
Entidades que usan flujos de proceso de negocio

Únicamente las entidades que usan los formularios actualizados pueden usar los flujos de
proceso de negocio. Esto incluye las entidades personalizadas y las siguientes entidades del
sistema:
Cuenta Cita Campaña Actividad de la Respuesta de

campaña campaña
Competidor Contacto Correo Fax Caso

electrónico
Factura Cliente Carta Lista de Oportunidad

potencial marketing
Llamada de teléfono Producto Elemento de lista Oferta Cita periódica

de precios
173
Documentación de Pedido Usuario Tarea Equipo
ventas
Para habilitar una entidad personalizada para flujos de procesos de negocio, active la casilla
Flujos de proceso de negocio (se crearán campos) en la definición de la entidad.
Visual C++
No se puede deshacer esta acción.
Número máximo de procesos, fases y pasos

Para garantizar un rendimiento aceptable y la capacidad de uso de la interfaz de usuario, hay
algunas limitaciones que debe conocer cuando planee usar flujos de proceso de negocio:
 No puede haber más de 10 procesos de flujo de proceso de negocio habilitados por entidad.
 Cada proceso puede contener 30 fases como máximo.
 Los procesos de múltiples entidades no pueden contener más de cinco entidades.
Vea también
Configurar flujos de proceso de negocio
Diálogos
Acciones
Configurar flujos de proceso de negocio

Los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnología que otros tipos de procesos. El
proceso para crearlos es similar, pero su configuración es muy diferente.
Crear flujos de proceso de negocio

Como otros procesos, los flujos de procesos negocio tienen las siguientes propiedades en el
diálogo Crear proceso:
Nombre del proceso
El nombre del proceso no necesita ser único, pero debe ser descriptivo para los
usuarios que necesiten elegir un proceso. Puede cambiarlo más adelante.
Categoría
Esta propiedad establece que se trata de un proceso de flujo de proceso de negocio.
No se puede cambiar una vez guardado el proceso.
174
Entidad
Seleccione una de las entidades de la lista de entidades habilitadas para proceso de
negocio. Si no encuentra la entidad que espera, asegúrese de que la entidad tiene el
conjunto de opciones Flujos de proceso de negocio (se crearán campos) en la
definición de la entidad. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.
Nota
Los flujos de proceso de negocio tienen una forma simplificada de volver a usar los flujos
de proceso de negocio existentes como punto de partida avanzado para los nuevos
flujos de proceso de negocio. Si selecciona Flujo de proceso de negocio como la
Categoría, no hay ninguna opción disponible para establecer el valor Tipo como puede
para otros tipos de procesos. En su lugar, cuando abra un flujo de proceso de negocio
existente, encontrará un botón Guardar como en la barra de comandos. Esto creará un
nuevo flujo de proceso de negocio que será igual al existente, pero el texto (Copia)
deberá anexarse al nombre.
Después de crear un nuevo flujo de proceso de negocio, el cuadro de diálogo Crear proceso se
cerrará y deberá encontrar el nuevo proceso en la lista y abrirlo.
Editar flujos de proceso de negocio

Una vez que haya abierto un flujo de proceso de negocio para modificarlo, verá la siguiente
página:
175
Si desea cambiar el nombre del proceso o agregar una descripción, debe hacer clic o pulsar en
el botón de alternancia Expandir para ver estas propiedades.
Al definir la lógica de un flujo de proceso de negocio, modificará las fases y los pasos, y agregará
entidades adicionales.
Editar fases
Los flujos de proceso de negocio pueden tener hasta 30 fases. Para agregar una fase,
haga clic o pulse en el icono (+) cerca de la columna Fases. Para quitar una fase,
selecciónela y haga clic o pulse en el icono X en el borde derecho de la fase.
Las fases tienen una etiqueta que puede establecer. El texto de la etiqueta siempre
está en mayúscula.
Las fases también tienen una Categoría de fase. Este paso es opcional. Categoría de
fase resulta útil para los informes que agruparán registros según la fase en la que se
encuentran. Las opciones de la categoría de fase provienen del conjunto de opciones
globales Categoría de fase. Puede agregar opciones adicionales a este conjunto de
opciones globales y cambiar las etiquetas de las opciones existentes si lo desea.
También puede eliminar estas opciones si lo desea, pero se recomienda que mantenga
las opciones existentes. No podrá agregar la misma opción exacta una vez eliminada.
Si no desea que se utilicen, cambie la etiqueta por "No usar".
Editar pasos
Cuando haya seleccionado una fase, haga clic o pulse en el icono (+) cerca de la
columna Pasos para crear un nuevo paso. Para quitar un paso, selecciónelo y haga
clic o pulse en el icono X en el borde derecho del paso.
Cada paso cuenta con una etiqueta definida en Nuevo paso cuando lo crea. Al
establecer el campo para el paso, si no ha modificado la etiqueta, la etiqueta del paso
cambiará para coincidir con la etiqueta del campo. Normalmente, desea que la etiqueta
del paso coincida con la etiqueta del campo. Una vez que modifique la etiqueta, esta no
cambiará al cambiar el campo.
Agregar entidades adicionales

En el área Entidades incluidas, puede seleccionar Opciones para ver las opciones
disponibles de Agregar entidad o Cerrar ciclo de proceso
Puede agregar las entidades que desee que tengan relaciones de uno a varios con la
entidad seleccionada para el proceso. Después de agregar una entidad, puede
seleccionar cualquiera de las entidades con una relación de uno a varios con dicha
entidad. Puede agregar hasta cinco entidades, pero cada entidad que agregue puede
continuar solo en una de las entidades que tienen una relación de uno a varios con la
entidad anterior. Si una entidad no dispone de relaciones de uno a varios, la única
opción es cerrar el ciclo del proceso.
El cierre del ciclo de proceso siempre es la última fase del flujo. Puede cerrar el ciclo
176
usando cualquiera de las entidades del ciclo. Este suele ser un paso para cambiar el
estado de la entidad original, pero puede elegir otra entidad.
Quitar entidades adicionales

Tras agregar una entidad adicional en Opciones, verá una nueva opción Eliminar
última entidad. Dado que cada entidad que se agrega depende de la entidad anterior,
cuando hay varias entidades, deben quitarse en el orden inverso al que se agregaron.
Para que un flujo de proceso de negocio esté disponibles para que lo utilicen los usuarios, debe
ordenar el flujo de proceso, habilita los roles de seguridad y activarlo.
Establecer orden
Si tiene más de un flujo de proceso de negocio para una entidad, necesita determinar
el orden en que se deben evaluar para su uso de forma predeterminada. Para abrir un
cuadro de diálogo donde pueda mover flujos de proceso de negocio arriba o abajo, en
la barra de comandos, seleccione Ordenar flujo de proceso. Para los nuevos registros
o los registros que todavía no tienen un flujo de proceso asociado, el primer flujo de
proceso de negocio al que un usuario tiene acceso es el que se usará.
Habilitar roles de seguridad

Los usuarios solo podrán usar flujos de proceso de negocio que estén asociados a
roles de seguridad que estén asociados a la cuenta de usuario de alguien. De forma
predeterminada, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y
Personalizador del sistema pueden ver un nuevo flujo de proceso de negocio. Para
establecer estos roles, en la barra de comandos, seleccione Habilitar roles de
seguridad. Puede elegir las opciones Habilitar para todos o Habilitar solo para los
roles de seguridad seleccionados. Si elige Habilitar solo para los roles de
seguridad seleccionados, puede seleccionar los roles de seguridad que permitirán el
acceso al flujo de proceso de negocio.
Activar
Antes de que un usuario pueda usar el flujo de proceso de negocio, debe activarlo. En
la barra de comandos, seleccione Activar para abrir el cuadro de diálogo
Confirmación de activación de proceso. Tras confirmar la activación, el flujo de
proceso de negocio está preparado para usar. Si un flujo de proceso de negocio tiene
errores, no podrá activarlo hasta que se corrijan los errores.
Vea también
177

Para supervisar y administrar los procesos, debe buscar el proceso, evaluar el estado y realizar
las acciones necesarias para corregir problemas.
En este tema
Supervisar flujos de trabajo en segundo plano
Supervisar diálogos
Estado de los procesos de flujo de trabajo
Supervisar flujos de trabajo en segundo plano

Los flujos de trabajo en segundo plano generan registros del trabajo del sistema para realizar un
seguimiento de su estado. Puede obtener acceso a la información acerca de estos trabajos del
sistema en varios lugares dentro de la aplicación:
Configuración > Trabajos del sistema
Se incluyen todos los tipos de trabajos del sistema. Necesitará filtrar los registros a
aquellos donde Tipo de trabajo del sistema sea Flujo de trabajo.
Desde el proceso de flujo de trabajo

Abra la definición del flujo de trabajo en segundo plano y diríjase a la ficha Sesión de
proceso. Esto solo mostrará los trabajos del sistema para este flujo de trabajo en
segundo plano.
Desde el registro
Puede modificar el formulario de la entidad para que la navegación incluya la relación
Procesos en segundo plano. Esta acción le mostrará todos los trabajos del sistema
que se han iniciado en el contexto del registro.
Acciones para flujos de trabajo en segundo plano en ejecución

Mientras un flujo de trabajo en segundo plano se ejecuta, tiene opciones para Cancelar, Pausa
o Posponer el flujo de trabajo. Si anteriormente pausó un flujo de trabajo, puede reanudarlo con
Reanudar.
178
Los flujos de trabajo y las acciones en tiempo real no usan los registros del trabajo del sistema
porque se producen inmediatamente. Los errores que se produzcan se mostrarán el usuario en
la aplicación con el encabezado Error de proceso empresarial.
No hay ningún registro para las operaciones que se realizan correctamente. Puede habilitar el
registro de errores activando la opción Mantiene registros para las tareas del flujo de trabajo
que encontraron errores en el área Retención de registro del flujo de trabajo en la parte
inferior de la ficha Administración del proceso.
Para ver el registro de errores de un proceso específico, abra la definición del flujo de trabajo o la
acción en tiempo real y vaya a la ficha Sesión de proceso. Esto solo mostrará los errores
registrados para este proceso.
Si desea una vista de todos los errores de cualquier proceso, vaya a Búsqueda avanzada y
cree una vista que muestre los errores en la entidad de la sesión de proceso.
Supervisar diálogos
Cada diálogo que se ejecuta crea un registro de sesión de proceso. Este registro proporciona un
resumen de la interacción en el diálogo. Puede ver las sesiones de proceso de un diálogo
específico mediante el área Sesiones de proceso de ese diálogo, o puede usar Búsqueda
avanzada para crear una consulta donde la Categoría de Proceso relacionada sea Diálogo.
Estado de los procesos de flujo de trabajo

Al ver una lista de los procesos de flujo de trabajo, cualquier proceso individual puede tener uno
de los siguientes valores de Estado y Razón para el estado:
Estado Razón para el estado
Preparado Esperando recursos
Suspendida En espera
Bloqueado En curso
Pausando
Cancelando
Finalizado Correcto
Error
Cancelado
Vea también
179
Con Microsoft Dynamics CRM, puede configurar las carpetas para guardar y administrar los
documentos, especificar permisos para administrar tareas y garantizar que las direcciones URL
del sitio de SharePoint sean correctas.
En esta sección
SharePoint Document Management software requirements for Microsoft Dynamics CRM
2013
Permisos requeridos para tareas de administración de documentos
Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint
Install the Microsoft Dynamics CRM List component
Vea también
Permisos requeridos para tareas de administración de

documentos
La siguiente tabla muestra los roles de seguridad predeterminados u otros permisos necesarios
para realizar cada tarea de administración de documentos.
Importante
Si usa Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, no puede realizar
ninguna de estas tareas mientras está desconectado.
Tareas relacionadas con la administración de Rol de seguridad mínimo u otro permiso

documentos requerido
Habilitación o deshabilitación de la Roles de seguridad: Administrador del sistema

administración de documentos o Personalizador del sistema.
Privilegios: Leer, Escribir en todos los tipos de
registros personalizables.
Sitio de SharePoint: Crear, Leer, Escribir,
Anexar, Anexar a
Creación o edición de registros de ubicaciones Roles de seguridad: Administrador del sistema

o Personalizador del sistema.
Sitio de SharePoint Crear, Leer, Escribir,
180
Tareas relacionadas con la administración de Rol de seguridad mínimo u otro permiso
documentos requerido
Anexar, Anexar a
Creación o edición de un registro de ubicación Roles de seguridad: Comercial

de documentos Sitio de SharePoint: Leer, Anexar a
Ubicación del documento: Crear, Leer, Escribir,
Anexar, Anexar a
Instalar Componente de lista de Microsoft Roles de seguridad: Ningún rol de seguridad

Dynamics CRM de Microsoft Dynamics CRM necesario.
Sitio de SharePoint: Administrador de la
colección de sitios
Hacer un sitio el predeterminado Roles de seguridad: Administrador del sistema

o Personalizador del sistema
Sitio de SharePoint: Leer, Escribir
Validar sitios Roles de seguridad: Administrador del sistema

o Personalizador del sistema.
Sitio de SharePoint: Leer, Escribir
Agregar o editar la ubicación de un documento Roles de seguridad: cualquiera

desde un registro Sitio de SharePoint: Leer, Anexar a
Ubicación del documento: Crear, Leer, Escribir,
Anexar, Anexar a
Reparar una ubicación rota Roles de seguridad: cualquiera

Sitio de SharePoint: Ubicación de documento:
Leer, Escribir
Administrar documentos Roles de seguridad: cualquiera

Sitio de SharePoint: Ubicación de documento:
Leer, Escribir
Vea también
Set Up Document Management
Install the Microsoft Dynamics CRM List Component
181
En Microsoft Dynamics CRM, los registros de ubicación de documentos y sitios de SharePoint
contienen vínculos a colecciones de sitios, sitios, bibliotecas de documentos o carpetas en
SharePoint. Estos registros de ubicación de documentos y sitios están asociados con registros
de CRM, por lo que los documentos para los registros de CRM se pueden almacenar en
SharePoint.
Cuando los vínculos entre Microsoft Dynamics CRM y SharePoint se interrumpen, debe
validarlos y repararlos de modo que los registros de CRM sigan señalando las bibliotecas de
documentos y carpetas correctas para la administración de documentos.



Configuración.
b. Haga clic o pulse en Configuración > Administración de documentos.
c. Haga clic en SharePoint Sitios.
d. Seleccione las direcciones URL que desea validar, haga clic o pulse en Más
comandos y haga clic o pulse en Validar.

Administración de documentos.
b. Haga clic o pulse en Sitios de SharePoint.
c. Seleccione las direcciones URL que desea validar y, a continuación, en el
grupo Acciones, haga clic o pulse en Validar.
182
3. Microsoft Dynamics CRM valida todas las direcciones URL seleccionadas y las
direcciones URL de bibliotecas de documentos y de sitios inmediatamente subordinados.
Después muestra los resultados en Validación de sitios.
4. Para reparar una dirección URL, abra el registro del sitio e introduzca la dirección URL
correcta. Más información: Creación o edición de registros de ubicaciones
5. Haga clic en Guardar y cerrar.
Vea también
Creación o edición de registros de ubicaciones
Install the Microsoft Dynamics CRM List component
Set Up Document Management
Presentación de la sincronización del lado del

servidor
Sincronización del lado del servidor es un componente en Microsoft Dynamics CRM que se usa
para integrar Microsoft Dynamics CRM con Exchange y POP3 o servidores de correo electrónico
basados en SMTP. Aprovecha la infraestructura de roles de servidor asincrónicos en el servidor
de Microsoft Dynamics CRM 2013. Para obtener más información acerca de la matriz de soporte
técnico aplicable para sincronización del lado del servidor y escenarios que no son compatibles
con sincronización del lado del servidor, consulte Escenarios soportados para la sincronización
del lado del servidor.
Si usted es administrador, puede usar sincronización del lado del servidor para:
 Habilitar sincronización de correo electrónico para usuarios y colas con los sistemas
externos de correo electrónico.
 Habilitar sincronización de correo electrónico, citas, contactos y tareas desde Exchange.
Puede configurar y administrar sincronización del lado del servidor desde Microsoft Dynamics
CRM. En la barra de navegación, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM >
Configuración > Configuración de correo electrónico y, a continuación, haga clic o pulse en
Opciones de configuración de correo electrónico. Más información: Configurar correo
electrónico mediante sincronización del lado del servidor
Nuevas características que ofrece la sincronización del lado del

servidor
Algunas características nuevas que ofrece la sincronización del lado del servidor son las
siguientes:
183
 Uso eficaz de recursos. Sincronización del lado del servidor proporciona administración
integrada del buzón. Puede deshabilitar los buzones inactivos con errores permanentes.
Impide el consumo excesivo de recursos aplicando un límite superior sobre la capacidad
asignada y estableciendo tiempos de espera a las solicitudes.
 Límite de conexiones. Sincronización del lado del servidor proporciona una forma de
controlar el número de conexiones en paralelo abiertas en un servidor de correo electrónico
para evitar sobrecargar dicho servidor.
 Migración de datos Sincronización del lado del servidor admite la migración de datos de
configuración desde E-mail Router hasta sincronización del lado del servidor empleando el
asistente para migración. Más información: Migre datos desde E-mail Router hasta
sincronización del lado del servidor, Combine perfiles de servidor de correo electrónico para
migración
 Aislamiento de servicios. Sincronización del lado del servidor tiene opciones de
administración de colas y configuración separadas para operaciones asincrónicas,
actividades salientes y buzones. Se basa en la arquitectura asincrónica de servicio y puede
compartir el mismo proceso. En todos los casos, administra recursos de servidor mientras
mantiene el aislamiento con el servicio asincrónico.
 Informes de errores para usuarios y administradores. Sincronización del lado del
servidor admite registro y generación de informes de errores específicos de un correo
electrónico o uno o varios buzones. Más información: Error al registrar para sincronización
del lado del servidor.
 Nuevos contadores. Se han agregado nuevos contadores a la actividad y la cola del buzón
para servicio asincrónico y sincronización del lado del servidor. Más información:Contadores
de servicio asincrónico de Microsoft Dynamics CRM, Contadores de sincronización del lado
del servidor de Microsoft Dynamics CRM.
Nota
 En Microsoft Dynamics CRM 2011, solo se puede usar Microsoft Dynamics CRM para
Microsoft Office Outlook para realizar la sincronización de Outlook. En Microsoft Dynamics
CRM 2013, puede sincronizar correos electrónicos con CRM para Outlook o sincronización
del lado del servidor. Si selecciona sincronización del lado del servidor, la sincronización no
requiere ejecutar CRM para Outlook. No obstante, necesitará el cliente de Outlook para
promocionar un elemento de Outlook a CRM.
 Sincronización del lado del servidor solo es compatible para las implementaciones locales de
CRM y Microsoft Exchange.
Vea también
Error al registrar para sincronización del lado del servidor
Escenarios soportados para la sincronización del lado del servidor
184
Escenarios soportados para la sincronización del lado del
servidor
En función de su instalación de Microsoft Dynamics CRM, puede decidir entre usar
sincronización del lado del servidor o la sincronización de E-mail Router/Outlook. En la tabla
siguiente se muestra qué es compatible con la sincronización del lado del servidor para cada tipo
de instalación. Más adelante en este tema, puede leer acerca de los escenarios que no son
compatibles con sincronización del lado del servidor.
Implementación de Sistema de correo Sincronización de Sincronización de Protocolo

CRM electrónico correo electrónico citas, contactos y
tareas
CRM (local)  Exchange Sí Sí Servicios Web

Server 2010 Exchange
 Exchange
Server 2013
CRM (local)  Gmail Sí No POP3/SMTP

 MSN
 Outlook.com
 Windows Live
Mail
 Yahoo! Correo
Escenarios no compatibles
Sincronización del lado del servidor no admite los siguientes escenarios:
 Microsoft Dynamics CRM Online con Microsoft Exchange Online
 Implementaciones híbridas:
 Microsoft Dynamics CRM Online con Exchange (local)
 Microsoft Dynamics CRM (local) con Exchange Online
 Combinación de Exchange/SMTP y POP3/Exchange
 Creación de campañas de marketing de correo electrónico masivo
 Escenarios de extensibilidad como extensión de protocolos EWS/POP3/SMTP y creación de
proveedores de correo electrónico personalizados
 Exchange Server 2003 y Exchange Server 2007
Nota
Recomendamos no usar una configuración mixta de sincronización de sincronización del
lado del servidor y Outlook para citas, contactos y tareas en la misma organización, ya
que puede provocar que los datos actualizados de CRM no se sincronicen para todos los
asistentes.
185
Vea también

En este tema, entenderá las tareas del registro de errores realizadas por sincronización del lado
del servidor. Sincronización del lado del servidor genera alertas si se produce un error al
procesar correo electrónico. El error se clasifica según la naturaleza del error y el objeto en que
se encontró el error.
La siguiente tabla muestra la clasificación de errores en función de la naturaleza de errores.
Errores transitorios Errores permanentes
 Los errores son de naturaleza temporal y  Estos son de naturaleza permanente y

pueden solucionarse automáticamente aparecen sobre todo si los errores
después de algunos intentos. Si el error transitorios siguen sin resolverse después
persistente después de alcanzar el número de varios intentos. Los errores
de reintentos configurado, se registra un permanentes también se pueden
nuevo error (sin cambiar el código de error) desencadenar directamente sin errores
como error permanente. transitorios (por ejemplo: contraseña
 Estos errores no requieren la acción expirada).
correctora directa de un usuario de CRM,  Cuando se producen estos errores, se
pero el administrador debe buscar detiene el procesamiento de correo
cualquier problema de fiabilidad o electrónico para los buzones afectados.
limitación. Requieren una acción correctora del
 Todos los errores aparecen en la sección propietario del buzón o de un administrador
Advertencia del muro de alerta del de CRM.
administrador y del usuario.  Todos los errores permanentes aparecen
en la sección Error del muro de alerta del
administrador y del usuario.
Los errores también se clasifican en función del objeto en que se encuentra el error:
 Errores a nivel de correo electrónico. Errores que son específicos de un correo electrónico
y evitan el procesamiento de un correo electrónico individual sin afectar al procesamiento de
otros correos electrónicos. Las alertas de error se muestran en la sección Alertas del
formulario de correo electrónico.
 Errores a nivel de buzón. Errores que son específicos de un buzón y evitan el
procesamiento de todos los correos electrónicos en un buzón y requieren la acción
correctora del propietario del buzón correspondiente. Las alertas de error se muestran en la
sección de alertas del formulario de correo electrónico, el muro de alertas del propietario del
buzón y el formulario del buzón.
186
 Errores a nivel de perfil. Errores que impiden el procesamiento de todos los correos
electrónicos en uno o varios buzones y requieren la acción correctora del propietario del
perfil de servidor de correo electrónico asociado. Las alertas de error se muestran en la
sección de alertas del formulario del perfil de servidor de correo electrónico, el muro de
alertas del propietario del perfil de servidor de correo electrónico y muros de alertas de los
propietarios de los buzones afectados (aunque no se requiere ninguna acción de ellos).
Para saber cómo ver las alertas y las acciones que puede realizar con estas alertas, consulte
Controla los errores de procesamiento de correo electrónico en Microsoft Dynamics CRM.
Para probar la configuración de correo electrónico para el correo electrónico entrante y saliente,
o para todos los buzones asociados con un perfil de servidor de correo electrónico, vea Probar
configuración de correo electrónico de buzones.
Vea también
Deploy packages using CRM Package Deployer

and Windows PowerShell
Implementador de paquetes de Microsoft Dynamics CRM es una nueva herramienta para
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM
2013 (local) que permite que a los administradores implementar paquetes en una instancia o una
organización de Microsoft Dynamics CRM. Un "paquete" puede estar compuesto por cualquiera
de estos elementos o por todos ellos:
 Uno o varios archivos de solución de CRM.
 Archivos sin formato o archivos de datos exportados de Herramienta de migración de la
configuración. Para obtener más información acerca de la Herramienta de migración de la
configuración, consulte Manage your configuration data.
 El código personalizado que puede ejecutarse durante o después del paquete se implementa
en el servidor de Microsoft Dynamics CRM Server.
 Contenido HTML específico del paquete que mostrarse al principio y al final del proceso de
implementación del paquete. Puede resultar útil para proporcionar una descripción de las
soluciones y los archivos que se implementan en el paquete.
Los programadores crean los paquetes utilizando la plantilla de implementación de paquete en
Microsoft Visual Studio. Más información: Creación de un paquete para la herramienta
Implementador de paquetes
Una vez creado el paquete, puede implementarlo ejecutando Implementador de paquetes de
CRM o con los cmdlets de Windows PowerShell para la herramienta.
En este tema
Utilice la herramienta Implementador de paquetes de CRM para implementar paquetes
Utilice Windows PowerShell para implementar paquetes
187
Solucione problemas de implementación de paquetes utilizando archivos de registro
Recomendaciones para implementar paquetes
Utilice la herramienta Implementador de paquetes de CRM para

implementar paquetes
La Herramienta de implementador de paquetes solo puede procesar un paquete cada vez. Sin
embargo, proporciona a los usuarios la capacidad de seleccionar un paquete para implementar
desde varios paquetes disponibles en el directorio de Herramienta de implementador de
paquetes. Algunas de las pantallas y acciones de la herramienta difieren en función de la
definición del paquete. No es necesario que instale la Herramienta de implementador de
paquetes. Sólo descárguela y ejecútela.
1. Obtenga el paquete que se va a implementar. Un paquete es una colección de archivos

y carpetas que se crea en la carpeta del proyecto de Visual Studio (<Project>\Bin\Debug)
al generar el proyecto en Visual Studio. Copie el contenido completo de la carpeta de
depuración del proyecto en la carpeta PackageDeployer. Para obtener información
detallada sobre la generación de un paquete utilizando Visual Studio, vea Crear un
paquete para la herramienta Implementador de paquetes.
Para este tema, supondremos que todo el contenido de la carpeta de depuración del
proyecto de Visual Studio se copia en la carpeta c: \DeployPackage.
2. Descargue el archivo del paquete descarga SDK de Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y ejecute el archivo ejecutable descargado para extraer el
contenido del paquete.
3. Busque la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer, y copie todo el contenido de c:
\DeployPackage en la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer. El sistema le pedirá que
reemplace algunos archivos. Acepte para reemplazar los archivos en la carpeta
SDK\Tools\PackageDeployer.
4. Una vez copiados los archivos, ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo
PackageDeployer.exe en la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer.
5. Haga clic en Continuar en la pantalla principal de la herramienta.
6. En la pantalla Conectarse a Microsoft Dynamics CRM, proporcione los detalles de
autenticación para conectarse al servidor de CRM donde desea implementar el paquete.
Si tiene varias organizaciones, y desea seleccionar la organización donde desea
implementar el paquete, active la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones
disponibles. Haga clic en Iniciar sesión.
7. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM y activó la casilla Mostrar siempre
la lista de organizaciones disponibles, la próxima pantalla le permitirá elegir la
organización con la que desea conectarse. Seleccione una organización de CRM para
conectarse.
8. La siguiente pantalla le pedirá que seleccione un paquete para implementar. Seleccione
el nombre del paquete, y haga clic en Siguiente.
188
9. Siga las instrucciones de las pantallas posteriores para completar la implementación del
paquete.
Las pantallas aparecen según la definición del paquete que seleccionó para
implementación. Para una implementación del paquete de extremo a extremo que use
Herramienta de implementador de paquetes, vea el tema acerca de la implementación
de paquetes de Servicios unificados: Deploy sample Unified Service Desk
applications to CRM Server using Package Deployer
Utilice Windows PowerShell para implementar paquetes

La Herramienta de implementador de paquetes también proporciona soporte de Windows
PowerShell para implementar paquetes. Se requiere Windows PowerShell 3.0 o posterior para
implementar un paquete utilizando PowerShell. Para comprobar su versión de PowerShell,
ejecute una ventana de PowerShell y luego ejecute el siguiente comando: $Host.
Realice los siguientes pasos para usar cmdlets de PowerShell para implementar paquetes:
Registro de los cmdlets
Use el cmdlet para recuperar paquetes
Use el cmdlet para conectarse al servidor de CRM
Use el cmdlet para implementar paquetes
Obtenga ayuda detallada sobre cmdlets
189
Registro de los cmdlets
Debe registrar los cmdlets de Windows PowerShell para la Herramienta de implementador de
paquetes para poder usarlos. Para registrar los cmdlets:
1. Si aún no lo ha hecho, descargue el paquete SDK de CRM del Centro de descarga de

Microsoft, y ejecute el archivo del paquete para extraer el contenido del paquete.
Supongamos que extrajo el paquete en la carpeta c: \CRM de su equipo. El Herramienta
de implementador de paquetes y los demás archivos necesarios pasan a estar
disponibles en la siguiente ubicación: c: \CRM\SDK\Tools\PackageDeployer.
2. Inicie Windows PowerShell en el equipo con los privilegios elevados (ejecute como
administrador).
3. En el mensaje de la ventana de Windows PowerShell, cambie el directorio a la carpeta
de Windows PowerShell en la carpeta PackageDeployer. En este caso:
cd c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer\PowerShell
4. Ejecute el script RegisterXRMTooling.ps1 para registrar el ensamblado (dll) de
Windows PowerShell del Implementador de paquetes, e instale el complemento de
Windows PowerShell para la Herramienta de implementador de paquetes. Para ello,
escriba el siguiente comando, y presione ENTRAR:
.\RegisterXRMTooling.ps1
5. Agregue el complemento de Windows PowerShell para útiles de XRM. Esto registrará los
cmdlets siguientes: Get-CrmConnection y Get-CrmOrganizations.
Add-PSSnapin Microsoft.Xrm.Tooling.Connector
6. Agregue el complemento de Windows PowerShell para Implementador de paquetes.
Esto registrará los cmdlets siguientes: Get-CrmPackages y Import-CrmPackage.
Add-PSSnapin Microsoft.Xrm.Tooling.PackageDeployment
Ahora está listo para usar estos cmdlets de Windows PowerShell. Para mostrar los cmdlets que
registró, ejecute el comando siguiente en el símbolo en la ventana de Windows PowerShell:
Get-Help “Crm”
Use el cmdlet para recuperar paquetes

Para poder usar el cmdlet, asegúrese de haber copiado el paquete en la carpeta
PackageDeployer (en este caso, c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer). Un paquete es una
colección de archivos y carpetas que se crea en la carpeta del proyecto de Visual Studio
(<Project>\Bin\Debug) al generar el proyecto en Visual Studio. Copie el contenido completo de la
carpeta de depuración del proyecto en la carpeta PackageDeployer. Para obtener información
detallada sobre la generación de un paquete utilizando Visual Studio, vea Crear un paquete para
la herramienta Implementador de paquetes.
190
1. En la ventana de PowerShell, use el siguiente cmdlet para devolver una lista de
paquetes disponibles para importación en el directorio especificado (en este caso,
c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer):
Get-CrmPackages –PackageDirectory
c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer
2. Si desea obtener información acerca de un paquete en un directorio, puede usar el
cmdlet Get-CrmPackages junto con el parámetro - PackageName para especificar el
nombre del ensamblado en el directorio que contiene la definición del paquete.
Get-CrmPackages –PackageDirectory
c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer –PackageName
SampleCRMPackage.dll
Use el cmdlet para conectarse al servidor de CRM
1. Especifique las credenciales para conectarse a la instancia de Microsoft Dynamics CRM

Online o de Microsoft Dynamics CRM (local). Si ejecuta el siguiente comando se le
pedirá que escriba su nombre de usuario y contraseña para conectarse a la instancia
CRM y la almacenaremos en la variable $Cred, y la usaremos más adelante para
conectarse al servidor de CRM.
$Cred = Get-Credential
2. Use el siguiente comando para obtener una conexión a la instancia de Microsoft
Dynamics CRM Online o de Microsoft Dynamics CRM (local). Almacenaremos la
información de conexión en la variable $CRMConn:
 Si va a conectarse a la instancia de Microsoft Dynamics CRM (local):
$CRMConn = Get-CrmConnection -ServerUrl
http://<your_CRM_Server> -OrganizationName <your_Org_Name> -
Credential $Cred
 Si va a conectarse al servidor de Microsoft Dynamics CRM Online:
$CRMConn = Get-CrmConnection -DeploymentRegion NorthAmerica –
OnlineType Office365 –OrganizationName <your_Org_Name> -
Credential $Cred
Nota
Para el parámetro DeploymentRegion, los valores válidos son NorthAmerica,
EMEA y APAC. Para el parámetro OnlineType, los valores válidos son
Office365 y LiveID.
3. Sus credenciales suministradas se validan al ejecutar el comando en el paso 2.
191
Use el cmdlet para implementar paquetes
A continuación, use la información de conexión de CRM almacenada en la variable $CRMConn para
implementar paquetes en la instancia de CRM. Ejecute el siguiente comando para implementar
el paquete:
Import-CrmPackage –CrmConnection $CRMConn –PackageDirectory
c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer –PackageName SampleCRMPackage.dll –UnpackFilesDirectory
c:\UnpackedFiles -Verbose
Nota
 Los parámetros CrmConnection, PackageDirectory y PackageName son obligatorios.
 Para el parámetro PackageName, tiene que especificar el nombre del ensamblado que contiene
la definición del paquete.
 No necesita especificar el parámetro UnpackFilesDirectory si el paquete no desempaqueta
archivos durante la implementación del paquete. Cuando define un paquete en Visual Studio,
especifique si desempaqueta archivos con el parámetro agentdesktopzipfile en el archivo
ImportConfig.xml. Más información: Creación de un paquete para la herramienta
Implementador de paquetes
 El parámetro de Verbose es opcional, y se usa para mostrar un registro detallado de las
actividades realizadas durante el proceso de implementación del paquete.
Obtenga ayuda detallada sobre cmdlets

En la ventana de PowerShell, use el cmdlet Get-Help con un nombre de cmdlet para ver una
ayuda detallada del cmdlet. Por ejemplo, para obtener ayuda detallada para el cmdlet Import-
CrmPackage:
Get-Help Import-CrmPackage -full
Solucione problemas de implementación de paquetes utilizando

archivos de registro
La Herramienta de implementador de paquetes proporciona soporte de registro para obtener
información detallada sobre los errores que se puedan producir cuando un usuario inicia sesión
en la instancia de Microsoft Dynamics CRM utilizando la herramienta e implementando paquetes.
La herramienta genera tres archivos de registro que estén disponibles en la siguiente ubicación
en el equipo donde se ejecuta la herramienta:
c:\Users\<UserName>\AppData\Roaming\Microsoft\PackageDeployer\<Version>.
 Login_ErrorLog.log: Proporciona información sobre los problemas que se han producido
cuando se usa la herramienta para iniciar sesión en la instancia de CRM. Si hay un problema
al iniciar sesión, aparecerá un mensaje en la pantalla de inicio de sesión de la herramienta
con un vínculo a este archivo de registro. El mensaje indica que se ha producido un error al
procesar la solicitud de inicio de sesión y el usuario puede ver el registro de error. Puede
hacer clic en el vínculo del mensaje para ver este archivo de registro. El archivo de registro
se crea la primera vez que se encuentran problemas de inicio de sesión en la herramienta.
192
Después de eso, el archivo de registro se usa para registrar información sobre un problema
de inicio de sesión, siempre que aparece.
 PackageDeployer.log: Proporciona información detallada sobre cada tarea realizada en la
herramienta durante la implementación de paquetes. Puede ver el archivo de registro desde
la herramienta haciendo clic en el vínculo Ver registro en la parte inferior de la pantalla.
 ComplexImportDetail.log: Proporciona información detallada sobre los datos importados en
la última implementación utilizando la herramienta. Cada vez que implementa un paquete
utilizando esta herramienta, los detalles existentes del archivo de registro pasan a un archivo
denominado ComplexImportDetail._old.log en el mismo directorio, y el archivo
ComplexImportDetail.log muestra información sobre la última importación realizada utilizando
la herramienta.
Recomendaciones para implementar paquetes

Mientras implementa paquetes, los administradores de CRM deben:
 Insistir en un ensamblado de paquete firmado de modo que pueda realizar el seguimiento de
un ensamblado hasta su origen.
 Comprobar el paquete en una instancia de preproducción (preferiblemente una imagen
reflejada de la instancia de producción) antes de ejecutarlo en un servidor de producción.
 Realizar una copia de seguridad de la instancia de producción antes de implementar un
paquete.
Vea también
Crear un paquete para la herramienta Implementador de paquetes
193

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