I. PRIMEROS PASOS PARA EJECUTAR UN ENCUENTRO.

1.- ¿Por qué realizar un encuentro?

Porque estos son retiros de carácter espiritual con un objetivo claro:

Llevar a que las familias que hemos ganado tengan una experiencia real y genuina con
Jesucristo como su señor y salvador.

Aparte los años de experiencias nos revelan que un encuentro cubierto con oración, bien
organizado, y respetando y valorando cada uno de los temas que se deben de impartir; nos
permiten ver que los nuevos que pasan por este retiro, tienen un progreso en su crecimiento
en la fe cristiana al nivel de una persona que se congrega fielmente todos los domingos
durante un año.

Quiere decir, que un encuentro bien organizo nos aceleran a un año formativo con las
predicas de los domingos, es un gran negocio saber invertir calidad, tiempo, oración y
organización en ejecutar de manera responsable un encuentro.

Somos fieles creyentes que un pastor que no ejecuta con excelencia, pasión y compasión su
encuentro, es porque no ha nacido todavía a una visión de formación discipular.

La clave para que un encuentro funcione no esta en la gente que se lleva a este retiro, esta en
el liderazgo que lo organiza.

2.- ¿Cuáles son los cinco enemigos de un encuentro?

2.1.- Un pre encuentro mediocre. Si no aplicamos la formación previa con los 7 pasos
en las casas de paz y en las células de crecimiento, nos puede llevar a que tengamos
familias que no saben para qué está en un encuentro. Aparte el pre encuentro esta
diseñado para que los nuevos empiecen a ser ministrados en liberación, bendición y
sanidad desde las células, para cuando lleguen a un encuentro podamos profundizar en
otras áreas de su formación cristiana.

2.2.- Enfocarse en la necesidad que tienes de formar líderes. Este principio parece
irónico porque todo nuestro proceso es con el fin de tener discípulos, pero la calidad del
proceso es tan importante como el fin, debemos entender que si solo ponemos los ojos en
el fin, podremos tener unos pseudodiscípulos pero nunca formaremos verdaderos hijos
discípulos, es vital cuidar los DETALLES al momento de organizar un encuentro, que
formes buenos MAESTROS para dar las lecciones y se le dedique tiempo de ORACIÓN por
todos los que participarán.

2.3.- No saber presentar a los nuevos el encuentro. Una regla básica en la

comercialización de cualquier producto es enfocarte en la necesidad del consumidor y no
en la necesidad del vendedor, por esta razón hemos creado en la etapa de pre encuentro
 una serie de siete temas llamada “Mi encuentro con Jesús”, los cuales están diseñados para
que la gente descubra la necesidad de participar de un encuentro, dichos temas el líder
puede darlos después de cumplir con los pasos obligatorios del preencuentro y haber
enseñado la lección ¿Qué viene ahora? De dicha etapa, estos temas el líder celular podrá
enseñarlos todos o solo uno de ellos mientras sea el tema más cercano a la necesidad del
nuevo o la familia que se está consolidando, esto lo va a determinar la cantidad de
semanas que tenga desde que enseñó la lección antes mencionada y el encuentro de su
congregación/red, es muy importante que el líder celular enamore a la gente nueva del
encuentro y la mejor manera de hacerlo es exponiendo los resultado que dejó en su vida
el haber tenido un encuentro con Jesús.

2.4.- Creer que un encuentro es mejor porque es más barato. Todo lo que se quiere
llegar a promocionar por el precio pero no por su calidad termina siendo una estafa de
tiempo, dinero y recursos; con esto no queremos decir que usted no va a buscar un buen
precio; pero si tu formula de promoción es el costo, entonces tú vas a negociar la calidad
y excelencia del encuentro por satisfacer los bolsillos.

De un encuentro podemos rescatar un matrimonio, un joven de las drogas, un hogar de la

miseria, nosotros por medio de retiros estratégicos como estos, libramos a la
administración del estado de futuros problemas sociales y sumamos un ciudadano
responsable que contribuye en el desarrollo de su nación.

2.5.- Como pastor, desentenderte de los encuentros. Si tú no puedes ir directamente

por varias ocupaciones debes encargarlo en un Timoteo fiel, el cual vele que el retiro
cumpla con todas las exigencias del mismo, no cometas el error de colocar el encuentro
en manos de una persona que puede coordinar el evento porque esta desocupada mas no
capacitada.

3.- ¿Por dónde comienzo?

Debemos comenzar por el final, no podemos hablar qué herramientas necesitamos para
organizar un encuentro si primero no definimos qué resultados queremos ver. Lo más
importante es saber qué buscamos ver en las personas que participen.

En las personas que pasen por un encuentro buscamos cinco objetivos específicos:

3.1.- Que sean plenamente libres de toda atadura con las tinieblas.

3.2.- Que conozcan los beneficios de su nueva vida en Cristo.

3.3.- Que sean bautizados en aguas.

3.4.- Que den los primeros pasos a organizar su familia y finanzas bajo los principios
bíblicos.
 3.5.- Que sean llenos de la persona del Espíritu Santo.

4.- ¿Cuál es el papel del pastor congregacional/ red?

Su papel es muy importante para resaltar el valor de esta etapa de consolidación, tanto para
el nuevo que asista como para su equipo.

Si como pastor de congregación por sus responsabilidades con los servicios

congregacionales no puede asistir al encuentro, debe dejar encargado en manos de un
discípulo base que sea maduro, responsable y un buen comunicador.

Como pastor base de una red una de sus responsabilidades es estar presente en los
encuentros, pero sin por razones mayores no pudiera asistir debe velar en lo siguiente:

4.1.- la coordinación previa de todo el encuentro.

4.2.- Asignar los líderes que darán los temas.

4.3.- Poder conocer el listado de la población que está participando.

4.4.- Estar presente el día asignado para salir al encuentro dando unas palabras a todos
los participantes, orando por ello y tomando un tiempo para hacer un chequeo final de los
detalles de la organización con sus líderes y terminar motivándolos al éxito.

5.- ¿Cómo escoger a la persona indicada para dar la enseñanza?

Esto es vital para el desarrollo del encuentro ya que una persona que no tenga claro ¿el
porque esta? ¿Qué se busca con su participación? Y ¿el porque es tan importante su
participación? puede llevarnos a perder todo un esfuerzo organizativo y financiero. Ahora el
velar por la calidad de los líderes que estarán enseñando es un asunto de usted como pastor,
el cual no lo puedo delegar, podrás delegar asignaciones y actividades pero no la
responsabilidad del evento.

Para conocer el perfil adecuado de los líderes que estarán enseñando estudiémoslo a través
del perfil inadecuado.

5.1.- Voluntarioso pero mal comunicador. Hay persona que están dispuestas a hacer de
todo pero no saben expresarse al frente de grandes grupos.

5.2.- Buenos comunicadores pero sin éxito en ganar y consolidar personas. El predicar
es más que ser un buen orador, es poder impartir de lo que Cristo hizo en ti. “Tú hablas lo
que sabes pero trasmites lo que eres”.

5.3.- Personas que no tienen un espíritu enseñable. Las nuevas metodologías de

enseñanza educativa están todas basadas en que los objetivos de las clases lo consigan los
alumnos y no el profesor, por esta razón la clase ya no esta enfocada en él sino en el
alumno, así que debe estar constantemente revisándose, cambiando y creando para ser
 un mejor educador, quiere decir que el orgullo intelectual no es el mejor aliado del
educador actual.

5.4.- Personas que tienen carisma pero sin una vida devocional. El encuentro esta
diseñado para que las personas puedan tener una experiencia real con Jesús y si el líder
que va a dictar los temas no tiene una vida de oración y de escudriñar la palabra no podrá
llevar a la gente a un lugar donde él no está dispuesto a llegar diariamente.

5.5.- Personas que no saben sujetarse a su horario de exposición. El encuentro tienes

varios temas de suma importancia para conseguir los objetivos específicos y de esa
manera todos como equipo deben empujar hacia el objetivo general, personas que se
toman más de su tiempo de exposición son personas que buscan brillar por si sola pero
no brillar en equipo.

LISTA DE CHEQUEO:

1.- Como líder principal debes tener claro:

1.1.- ¿Cuál es el objetivo general del encuentro?

1.2.- ¿Cuáles son los objetivos específicos?

2.- Debes ponerle la lupa a lo siguiente:

2.1.- ¿Cómo están manejando el pre encuentro mis líderes?

2.2.- ¿De qué manera están promocionando el encuentro a las personas que están
consolidando? Su promoción, ¿está enfocada en su necesidad de tener líderes o en la de
cubrir la necesidad del nuevo?

2.3.- ¿crees que te asistirá más gente por lo barato que sea o por lo beneficioso que sea?

3.- Debes revisar con mucho cuidado:

3.1.- ¿Quiénes van a dictar los temas?

3.2.- ¿Tus líderes están claros que la metodología de enseñanza que manejamos es
interactiva, creativa, envolvente y centrado en el estudiante?
II. COMO ORGANIZAR UN ENCUENTRO.

1.- Conocer el programa y los temas a dictar.

Un encuentro tiene una duración de dos días, donde el programa está organizado de una
manera que se pueda aprovechar al máximo el tiempo que tenemos con los encuentristas.

¿A qué nos referimos con conocer el programa?

A que usted pueda respetar los horarios que se le piden en el mismo para que pueda
conseguir los cinco objetivos específicos que perseguimos con el encuentro.

Somos conscientes que lo que se va a impartir en esos dos días es sumamente importante
para el desarrollo de la vida cristiana de cada uno de los participantes, por tanto el buen
manejo del tiempo es tan relevante, como estar bien preparado para ministrar los temas.

¿A qué nos referimos con conocer los temas a dictar?

Cuando se realizó el programa, los temas se diseñaron y se colocaron en esos horarios para
poder cumplir el mismo, por tanto es necesario que los líderes que van a dictar los temas
estén muy bien relacionados con los mismos para que aprovechen al máximo el tiempo que
se le ha asignado.

2.- Tener un organigrama de responsabilidades.

Pastor de
congregación
/red

Coordinador
12 discípulos
del encuentro

Equipo de Mesa de Multimedia y

Servidores Transporte Maestros Encuentristas
bienvenida inscripción sonido
3.- Responsabilidades de las áreas de trabajo:

3.1. Coordinador del encuentro: Es la persona encargada de velar por todos los detalles
que se necesitan para que el encuentro se desarrolle con excelencia.

• Debe estar en contacto directo y permanente con cada uno de los encargados de los
equipos de trabajo, los cuales fueron designados por el pastor de congregación/red.
• Llevar a cabo la administración de los recursos del encuentro.
• Elaborar la lista de los encuentristas en formato digital y enviársela por correo
electrónico a las personas encargadas de la mesa de inscripción.
• Investigar la cantidad de habitaciones que tienen el lugar donde se realizará el
encuentro y la capacidad de cada una de ellas para informarlo al personal de la mesa
de inscripción.
• Mantener informado al pastor de congregación/red de los detalles del desarrollo
previo, durante y posterior al encuentro.
• Elaborar la distribución de las responsabilidades no expresadas en este manual como
por ejemplo:
o ¿A cuáles servidores les toca servir en cada comida?
o ¿En qué momento le toca elaborar la limpieza a cada miembro del equipo de
servidores?
• Informar a la persona de transporte cuántas unidades se necesitan y entregarle los
pagos correspondientes el día del encuentro.
• Evaluar a cada uno de los maestros en cuanto al desarrollo de la metodología y
ministración de los temas y hacer las anotaciones necesarias para anotarlas en el
informe.
• Elaborar el informe que se debe entregar, primero a su pastor y después a la oficina
de discipulado de la congregación.
o En dicho informe debe detallar todas las incidencias logísticas y de organización
del encuentro.
• Elaborar también un informe para que el pastor de congregación/red pueda chequear
y evaluar el desarrollo organizativo y calidad expositiva de cada uno de los maestros.

3.2.- Doce discípulos: Estos son los discípulos base de la congregación/red que está
realizando el encuentro.

• Deben informar al coordinador la cantidad de encuentristas que está enviando por su

red.
• Hacerle llegar las planillas a cada persona que llevarán al encuentro.
• En la reunión de discipulado con su pastor congregacional/red, estar entregando las
planillas llenas con el primer abono al coordinador del encuentro.
 o El monto mínimo de este primer abono debe ser del 25% del costo total del
encuentro.

Esto no quiere decir que usted tenga que obligar a las personas a pagar el 25%
del encuentro de una vez, si la persona lo que puede es ir dando abonos más
pequeños, usted los ira recibiendo y cuando tenga el 25% requerido le hace
entrega de la planilla al coordinador con el abono.
• Recordar a los encuentristas todos los artículos necesarios que debe llevar al
encuentro, las cuales ya se le informaron en el tema “¿Qué viene ahora?” del pre
encuentro.

3.3.- Equipo de bienvenida: Son las personas encargadas de recibir a los encuentristas en
el momento en que cada uno de ellos vaya llegando al lugar de reunión antes de la salida
para el encuentro.

Su responsabilidad es hacer agradable para el encuentrista el período previo a dirigirnos

al lugar del retiro.

Se encargan de:

• Saludar amablemente a cada uno de los encuentristas.

• Ambientar el lugar donde se está recibiendo a las personas, puede ser colocando
música que prepare el ambiente para todo lo que van a recibir en el encuentro, o en
conjunto con el coordinador organizar el salón o el lugar donde estén recibiendo a los
encuentristas de la manera que sea más práctica y funcional para las dinámicas de
integración o actividades rompehielos, que se van a realizar.
• Dirigirlos a la mesa de inscripción.
• Tener alguna dinámica de integración para que los encuentristas puedan conocerse y
de una vez sirva para dividir a los encuentristas en grupos de acuerdo al número de
servidores que se encargarán de los mismos.
• Una vez que haya creado los grupos debe asignar un servidor líder a cada uno.

3.4.- Mesa de inscripción: Deben estar colocados cerca del lugar de entrada del salón para
recibir a cada uno de los encuentristas de parte del equipo de bienvenida.

Sus funciones son:

• Confirmar la asistencia de las personas previamente inscritas para asistir al

encuentro.
o Para esto debe tener la lista de inscritos que le facilitará el coordinador.
• Verificar si las personas ya realizaron el pago completo del monto del encuentro o le
falta algún abono.
• En el caso que falte algún pago, también es responsable de recibir este pago.
• Una vez que hayan llegado todos los encuentristas debe hacer llegar al coordinador
del encuentro:
o La lista de los encuentristas que están asistiendo.
o La lista de distribución de las habitaciones.

Para esto debe conocer cuántas habitaciones tiene el lugar donde se realizará
el encuentro y la capacidad de cada una de ellas, información que le facilita el
coordinador.
o La cantidad de encuentristas inscritos que no asistieron.

3.5.- Servidores: Los servidores de un encuentro son todos los hijos discípulos de la
congregación/red que asistan al mismo.

Las funciones de los servidores en el lugar de reunión son:

• Recibir la maleta de cada encuentrista una vez que haya pasado por la mesa de
inscripción e identificarla. (Esto aplica para la gente que va en el transporte y no para
los que van en sus propios vehículos).
• Llevar cada maleta al transporte en que se van a dirigir al encuentro inmediatamente
después de identificarla.
• Encargarse del grupo que la persona del equipo de bienvenida le asignó.
o Dirigirlos a seguir las instrucciones dadas en todo momento del encuentro.
o Estar atento a las necesidades específicas de cada persona desde el momento que
le fue asignado el grupo hasta el final del encuentro en el lugar que se marchan
hacia sus casas.

Las funciones de los servidores en el lugar del encuentro son:

• Servir en el momento de las comidas a cada uno de los encuentristas según la

distribución realizada por el coordinador del encuentro.
• Estar atento a cualquier instrucción dada por el coordinador, ya sea para toda la
población del encuentro o específicamente a un servidor.
• Estar atento a la limpieza y el orden de todas las instalaciones, especialmente el salón
donde se desarrollan los temas.
• En casos especiales en los que en el lugar donde se realiza el encuentro no cuenten
con personas que preparen las comidas, se dispondrá de un equipo de servidores que
exclusivamente se encarguen de la cocina.

3.6.- Transporte: Son las personas encargadas de:

• Contratar las unidades de transporte necesarias para el traslado de los encuentristas.

o Para realizar este trabajo debe estar en comunicación con el coordinador para
conocer la cantidad de encuentristas inscritos y la cantidad de personas que se
trasladarán en sus propios vehículos.
 • Debe velar para que las unidades estén en excelentes condiciones mecánicas y físicas.
• Garantizar que la música que se pondrá durante todo el camino sea acorde a los
objetivos del encuentro.
• Recibir de manos del coordinador del encuentro el dinero para el pago de dichas
unidades.

3.7.- Maestros: Son las personas encargadas de ministrar los temas. Son asignados por el
pastor de congregación/red y supervisados y evaluados por el coordinador.

Son responsables de:

• Ser expertos en el tema que les ha sido asignados, para no dar ningún lugar a la
improvisación.
• Preparar el material que necesita para las dinámicas que debe realizar en cada una
de las actividades.
• Coordinar con la persona que ha sido encargada de multimedia y sonido las canciones
y las diapositivas que utilizará durante su tema.

Durante el desarrollo del encuentro, mientras el maestro no está ministrando su tema, es

parte del equipo de servidores, llevando a cabo las funciones de los mismos.

3.8.- Multimedia y sonido: Esta persona también es parte del equipo de servidores, solo
que durante la ministración de todos los temas será el responsable de manejar las
diapositivas de cada maestro, de colocar las pistas en el momento de la alabanza y
adoración, las canciones que soliciten los maestros, y la ambientación musical durante
todo el encuentro.

4.- Iniciar las inscripciones con un mes de anticipación.

Las inscripciones se deben iniciar con suficiente anticipación, mínimo un mes antes del
encuentro.

El coordinador debe entregar las planillas de encuentro vacías a los discípulos de la red para
que estos las llenen y se la hagan llegar con la información requerida, es importante
notificarle a las personas que van a llenar las planillas que todos los datos son importantes,
por lo tanto no deben dejar ningún dato sin llenar.

La entrega de la planilla de parte de los doce discípulos al coordinador debe hacerse con el
primer abono, el cual debe ser de un mínimo del 25% del monto total del encuentro.

5.- Definir la manera como los encuentristas se trasladarán al evento.

Hay dos alternativas que pueden utilizar los encuentristas para dirigirse hasta el lugar donde
se realiza el encuentro: haciendo uso del transporte colocado por la red, o en su propio
vehículo.
Es importante definir la manera como cada encuentrista se trasladará al lugar del encuentro
ya que esto incidirá en la cantidad de autobuses a contratar, pero también le generará un
beneficio al encuentrista que decide llevar su propio vehículo ya que se le restaría del total
que debe pagar por el encuentro, el monto del transporte.

LISTA DE CHEQUEO:

1.- ¿Conoces el programa y los temas a dictar? Sí No

2.- ¿Creaste el organigrama de responsabilidades del encuentro, asignando una persona a
cada uno de los cargos? Sí No
3.- Chequear con cada persona encargada sus respectivas responsabilidades:
3.1.- ¿El coordinador del encuentro sabe todas las áreas que debe coordinar? Sí No
3.2.- ¿Los discípulos de la base de la red tienen las planillas para luego entregárselas al
coordinador? Sí No
3.3.- ¿Qué actividades planteará el equipo de bienvenida? Sí No
3.4.- ¿La mesa de inscripción tiene el archivo para la lista de los encuentristas? Sí No
¿Sabe la distribución de camas por habitación en el lugar del encuentro? Sí No
3.5.- ¿Tienen preparado los Servidores todo lo que necesitan? Sí No
3.6.- ¿La persona de transporte coordinó las unidades que necesita? Sí No
3.7.- ¿Los maestros tienen sus temas? Sí No
¿Conocen las dinámicas? Sí No
¿Tienen el material preparado? Sí No
3.8.- Las personas de multimedia y sonido:
¿Ya coordinaron las canciones con cada uno de los maestros? Sí No
¿Recibieron las diapositivas? Sí No
4.- Fecha de inicio de inscripciones (al menos un mes de anticipación) ____________________
5.- ¿Cuántos encuentristas se trasladarán al encuentro en su vehículo propio?_________
¿Cuántos encuentristas se trasladarán al encuentro en el transporte? ____________
 PROGRAMA DEL ENCUENTRO

SÁBADO
06:30 a.m. Salida del equipo de avanzada hacia el lugar de encuentro.
07:00 a.m. Salida desde el lugar de reunión planificado.
10:30 a.m. Llegada y ubicación de cabañas con su servidor.
11:15 a.m. Alabanzas (15 min).
11:30 a.m. Tema 1: Decisiones (40 min).
12:10 a.m. Tema 2: La importancia del arrepentimiento y libre de culpa (55 min).
01:05 p.m. Almuerzo.
02:30 p.m. Alabanzas (10 min).
02:40 p.m. Tema 3: Conociendo las ataduras para ser libres (70 min).
03:50 pm Bautizos.
Si usted como coordinador del encuentro observa que hay varias personas que
no están claros con lo que es el bautismo en aguas, tome un tiempo para
explicar resumidamente el punto número 4 del tema ¿Qué viene ahora? del
manual del pre encuentro.
06:00 p.m. Alabanzas (15 min).
06:15 p.m. Tema 4: Familias con propósito (55 min).
07:10 p.m. Tema 5: El Poder de la generosidad (40 min).
07:50 p.m. Cena Especial.
09:30 p.m. Dormir.

DOMINGO
06:00 a.m. Levantarse.
07:00 a.m. Alabanza y adoración. (10 min).
07:10 a.m. Tema 6: El Nuevo Hombre (50 min).
08:00 a.m. Desayuno.
09:00 a.m. Alabanzas (15 min).
09:15 a.m. Tema 7: Conociendo a la persona del Espíritu Santo (45 min)
10:00 a.m. Tema 8: Ministrando la llenura del Espíritu Santo (70 min).
11:10 a.m. Entrega del libro Mi Llamado Eterno e información de la Escuela de Líderes.
12:00 p.m. Almuerzo.
01:30 p.m. Salida.