Plan de Fortalecimiento

de Registros
Administrativos

Estrategia para el Fortalecimiento

Estadístico Territorial

Herramientas estadísticas para una

gestión territorial más efectiva

5
Plan de Fortalecimiento
de Registros
Administrativos

Para tomar decisiones

Estrategia para el Fortalecimiento

Estadístico Territorial
 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE)

HÉCTOR MALDONADO GÓMEZ

Director

CARLOS EDUARDO SEPÚLVEDA RICO

Subdirector

ALFREDO VARGAS ABAD

Secretario General

Directores Técnicos

EDUARDO EFRAÍN FREIRE DELGADO

Metodología y Producción Estadística

BERNARDO GUERRERO LOZANO

Censos y Demografía

JAVIER ALBERTO GUTIÉRREZ LÓPEZ

Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización

NELCY ARAQUE GARCÍA

Geoestadística

ANA VICTORIA VEGA ACEVEDO

Síntesis y Cuentas Nacionales

CAROLINA GUTIÉRREZ HERNÁNDEZ

Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística
Dirección de Regulación, Planeación,
Estandarización y Normalización (DIRPEN)

Javier Alberto Gutiérrez López

Coordinación técnica: Ana Zoraida Quintero Gómez

Equipo técnico: Melba Rubiano Bríñez, Andrés Felipe Salazar Cuellar,

Ana María Arias Díaz, Ricardo Valenzuela Gutiérrez

Diseño y diagramación: Sandra Ximena Gallego Torres

Edición: Dirección de Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística

 CONTENIDO

Pág.

PRESENTACIÓN 7

INTRODUCCIÓN 9

1. SOBRE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS 11

2. FORTALECIMIENTO DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS 14

2.1 Etapa 1: selección de registros adminsitrativos 15
2.2 Etapa 2: recolección de información sobre las características
técnicas requeridas para las fases de diseño, producción y
difusión de registros administrativos con fines estadísticos 17
2.3 Etapa 3: diagnóstico del estado de los registros administra-
tivos que harán parte del plan de fortalecimiento 20
2.4 Etapa 4: formulación de las propuestas de mejora para los
registros administrativos seleccionados 25
2.5 Etapa 5: implementación del plan de fortalecimiento de
registros adminsitrativos en el país 27

3. GUÍA PARA DOCUMENTAR METODOLOGÍAS DE

REGISTROS ADMINISTRATIVOS 29
3.1 Antecedentes 29
3.2 Diseño 29
3.3 Producción estadística 30
3.4 Difusión de los resultados 31
3.5 Documentación relacionada 31

BIBLIOGRAFÍA 32

El Departamento Administrativo
Nacional de Estadística (DANE),
como coordinador del Sistema
Estadístico Nacional (SEN) y en
el marco del proyecto de Planifi-
cación y Armonización Estadísti-
ca, diseñó la Estrategia para el
Fortalecimiento Estadístico Terri-
torial (EFET), que busca mejorar
el conocimiento de la actividad
estadística y así los procesos de
producción autónoma de esta-
dísticas territoriales bajo están-
dares DANE basados en refe-
rentes internacionales y en la
aplicación de los principios fun-
damentales de Naciones Unidas
para las estadísticas oficiales.
Esta iniciativa promueve la ca-
pacidad técnica de los entes
territoriales, desde la organi-
zación y la producción de in-
formación estratégica de cali-
dad, mediante acciones que
permitan articular esfuerzos,
empoderar actores territoriales
y fomentar la participación en
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
PRESENTACIÓN
la producción y difusión de las
estadísticas de los municipios y
departamentos, y así dar a cono-
cer instrumentos para la gestión
y el fortalecimiento de la capa-
cidad técnica que contribuye al
desarrollo de la actividad esta-
dística y a una mejor compren-
sión de la realidad económica,
social, demográfica y ambiental.
Su metodología se basa en la
divulgación, sensibilización y
capacitación en instrumentos
que apoyan la producción es-
tadística con calidad y permi-
5
ten un mejor aprovechamiento
de las estadísticas territoriales.
La estrategia capacita y brinda
material pedagógico, a través
de la realización de seminarios
a diversos funcionarios de go-
bernaciones y alcaldías. Estas
acciones contribuyen al desa-
rrollo de la información estra-
tégica territorial y por tanto del
Sistema Estadístico Nacional.
7
 En este contexto y consciente
de la necesidad de brindar a
los usuarios los mejores pro-
ductos, el DANE, a través de la
EFET, desarrolló una serie de
cuadernillos denominados He-
rramientas estadísticas para una
gestión territorial más efectiva.
Estos documentos favorecen
8 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
la transparencia y credibilidad
en la calidad técnica de las en-
tidades para un mejor entendi-
miento, comprensión y aprove-
chamiento de las estadísticas
producidas en el contexto de
los principios de coordinación
nacional, pertinencia, imparcia-
lidad y acceso equitativo.

El Departamento Administrativo
Nacional de Estadística (DANE),
como entidad responsable de la
producción de información es-
tadística en el país, busca sumi-
nistrar herramientas apropiadas
para aprovechar la información
con la que cuentan las entida-
des públicas y privadas, a nivel
nacional, local y territorial. En la
mayoría de las oportunidades,
esta información responde a su
quehacer misional y se consti-
tuye en insumo para la toma de
decisiones en temas económi-
cos, políticos y sociales.
Un mecanismo de recolección
de información que con el cuen-
tan las entidades del país son los
registros administrativos, estos
permiten la captación continua
de información, actual, veraz y a
bajo costo, es decir, una alterna-
tiva para atender las necesidades
de información. Un gran número
de estos registros atiende reque-
rimientos específicos de índole
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
INTRODUCCIÓN
administrativo o legal de la enti-
dad usuaria, pero la información
que acopian podría satisfacer
otro tipo de necesidades si se
adaptan mediante procesos es-
tadísticos estándares.
Durante el año 2009, el DANE ha
diseñado la metodología para la
formulación del Plan de Fortale-
cimiento de Registros Administra-
tivos, con el objetivo de aprove-
char el gran número de registros
que manejan las entidades pú-
blicas y privadas del país y la in-
formación que éstos recolectan
de forma continua, además de
incentivar a los entes territoria-
les al aprovechamiento de la in-
formación que ya producen. En
este documento se exponen las
etapas requeridas para la formu-
lación de dicho plan con el cual
se busca contribuir, de manera
objetiva, en el mejoramiento
de los registros administrativos,
mediante la inclusión de linea-
mientos técnicos, para alcanzar
9
 una producción de calidad y un información enfocada al recur-
mejor aprovechamiento de la so estadístico.

10 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva

1 SOBRE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS
Los datos para fines estadísticos,
es decir, información compara-
ble, estandarizada e integrable
a distintos sistemas de informa-
ción, pueden obtenerse de va-
rios tipos de fuentes, ya sea de
encuestas por muestreo, censos,
registros administrativos o esta-
dísticas derivadas. Los institutos
de estadística de cada país son
quienes deciden qué fuente utili-
zar, teniendo en cuenta aspectos
como la calidad y oportunidad
de los resultados, el costo de im-
plementarlos y la carga que im-
pondrán para ser obtenidos.
Los registros son conjuntos de
archivos que contienen datos e
información, asociada a activi-
dades específicas sobre perso-
nas o entidades.
Entre los primeros registros ad-
ministrativos utilizados se en-
cuentran los correspondientes
a diversos aspectos demográfi-
cos (nacimientos, matrimonios
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
y defunciones) y los de carácter
económico (actividad industrial,
bancaria, comercio exterior y
administración pública). El apro-
vechamiento de estos registros,
para fines estadísticos, ocurre
sólo hasta la segunda mitad del
siglo XIX, que es cuando su pro-
ducción se hace más regular y
consistente (INEGI, 2004).
Las diferentes formas de adminis-
tración actual permiten recolectar
una gran cantidad de información
a través de registros administrati-
vos, en muchas ocasiones esta in-
formación responde a un reque-
rimiento misional que permite
monitorear y evaluar las activida-
des asociadas al funcionamiento
de las entidades públicas y priva-
das del país. Éstos no son creados
para fines estadísticos, pero es
posible utilizarlos como fuente de
información estadística.
Los registros administrativos de
las entidades a nivel nacional,
11
 local y territorial, son importantes
porque deben recopilarse conti-
nuamente para apoyar la gestión
y la planeación. Además, son de
bajo costo y abarcan segmentos
considerables de la población,
por lo cual constituyen un insu-
mo prioritario de información
que puede y debe ser mejorado
para fines estadísticos.
Registro administrativo: es
todo registro resultante de
necesidades fiscales, tributa-
rias u otras, creado con la fi-
nalidad de viabilizar la admi-
nistración de los programas
de gobierno o para fiscalizar
el cumplimento de obliga-
ciones legales de la sociedad
(CEPAL, II CEA, 2003: 10).
El DANE no es ajeno a esta
forma de recolección de infor-
mación. Actualmente, inves-
tigaciones como Estadísticas
Vitales, Licencias de Construc-
ción, Comercio Exterior (Im-
portaciones-Exportaciones),
Educación Formal y Registro
12 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
de Localización y Caracteriza-
ción de las Personas con Dis-
capacidad, se producen con
datos recolectados a través
de registros administrativos y,
asimismo, evalúan en el tiem-
po el comportamiento de las
variables, lo que permite una
mejor planificación del desa-
rrollo económico y social.
Dadas las condiciones actuales
de los registros administrativos,
su definición, sus característi-
cas e importancia, el DANE los
ha identificado como una fuen-
te alterna de información, que
bajo ciertos parámetros puede
considerarse como informa-
ción estadística de calidad, por
lo cual propone la formulación
de una metodología eficiente y
al alcance de las entidades na-
cionales, locales y territoriales
que busque su fortalecimiento
para fines estadísticos. De igual
modo, el DANE adelantará un
proceso de acompañamiento
y orientación en la implemen-
tación de esta metodología en
los distintos entes nacionales,
locales y territoriales.
Los registros administrativos para su uso estadístico, estas se
poseen ventajas y desventajas presentan a continuación:

Tabla 1. Ventajas y desventajas de los registros administrativos para su

uso estadístico

Ventajas
•• Obtención de datos a bajo costo.
•• Reducen la carga de llenado, ya que los
mismos datos se informaron con ante-
rioridad al gobierno.
•• Los registros en su mayoría vienen dili-
genciados en su totalidad, los datos casi
siempre están completos.
•• La información permite ser desagrega-
da en varios niveles.
Fuente: CEA – CEPAL, Estudios estadísticos y prospectivos núm. 21, 2003.
Desventajas
•• Se debe realizar un proceso de con-
versión de unidades administrati-
vas a unidades estadísticas.
•• No presentan conceptos estándar
para fines de comparabilidad e in-
tegración.
•• Se requiere construir tablas de con-
versión para transformar los códi-
gos de la clasificación administra-
tiva en códigos utilizados por la
entidad estadística.

El fortalecimiento de registros cializarlos como fuente de infor-

administrativos para fines esta-
dísticos, es un proceso que busca
evaluar la base metodológica
y conceptual, la oportunidad
de recolección, las variables y
la disponibilidad de la informa-
ción recolectada, a través de una
metodología que permita poten-
mación estadística para la toma
de decisiones y formulación de
planes, proyectos y políticas pú-
blicas. Este plan está enfocado a
reducir las desventajas expuestas
anteriormente, a través de una
serie de recomendaciones de fácil
aplicabilidad y continua evalua

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 13

 2 FORTALECIMIENTO DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS

Existen cinco etapas para forta- calidad estadística, adelantados

lecer los registros administrati-
vos, las cuales se exponen en el
diagrama 1, además, para su me-
jor comprensión, se explica de
manera breve cada una de ellas.
La etapas responden a procesos
de fortalecimiento enfocados a la
por organismos internacionales
expertos en el tema como lo son:
la Organización de las Naciones
Unidas (ONU), Eurostat y Organi-
zation for Economic Cooperation
and Development (OECD), cuyas
experiencias sirven como base
para formular la metodología.

Diagrama 1. Etapas para la formulación de un plan de fortalecimiento

de registros administrativos

Etapa 1 Etapa2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5

Selección Recolección Diagnóstico Formulación Implementa-

de registros de informa- del estado de propues- ción del plan
administrati- ción sobre las actual de los tas de mejora de fortale-
vos (RA) característi- registros ad- para el forta- cimiento de
cas técnicas ministrativos lecimiento de registros admi-
requeridas que harán los registros nistrativos en
para las fases parte del administra- el país.
de diseño, plan de forta- tivos.
producción, lecimiento.
y difusión de
RA con fines
estadísticos.

Fuente: DIRPEN – DANE, 2009

14 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva

2.1 ETAPA 1: SELECCIÓN
DE REGISTROS
ADMINISTRATIVOS
Para seleccionar los registros ad-
ministrativos que harán parte
del plan de fortalecimiento y
convertirlos en una fuente para
la producción de información
estadística, es necesario revisar
su objetivo y la relevancia que
tengan en el contexto actual
para la toma de decisiones y la
formulación de planes, proyectos
y políticas públicas.
El proceso de selección se lleva
por medio de:
•• Inventario de registros adminis-
trativos producidos por la enti-
dad (dependencia, direcciones
o secretarías), con el objeto
de evaluar la pertinencia de la
información que recolectan y
administran para la gestión y
planeación de los entes locales,
en la consecución de las metas
del plan de desarrollo, así como
su incidencia en la formulación
de políticas y proyectos en be-
neficio de la comunidad.
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
•• Basado en una decisión toma-
da teniendo en cuenta las me-
tas, los objetivos y los recursos
actuales de la entidad. Esta
decisión resulta de un traba-
jo en conjunto con gerentes,
directivos de las oficinas de
planeación, asesores especia-
lizados, entre otros, quienes
conocen las necesidades de
información y hacía dónde
deben dirigirse las mejoras.
Para llevar a cabo el proceso de
selección a través del inventa-
rio, es necesario contar con el
formato Selección de Registros
Administrativos (SRA1), que con-
tiene información general sobre
cada registro administrativo:
nombre, objetivo, principales
variables y tema o sector al que
pertenece. El tema o sector pre-
cisa el enfoque que maneja el
registro y su papel en la gestión
de la entidad, entre los cuales
se destacan: salud, educación,
saneamiento básico, Derechos
Humanos, etc.
A continuación se presenta este
formato:
15
 Tabla 2. Formato Selección de registros administrativos (SRA1) a incluir
en el plan de fortalecimiento

Nombre del Objetivo Principales Tema o sector

registro variables al que pertenece
administrativo

Fuente: DIRPEN – DANE, 2009

Ejemplo: durante el proceso de los que pertenecen al sector sa-

planificación estadística, llevado a
cabo con la Gobernación de Arau-
ca, se identificaron 9 registros ad-
ministrativos para fortalecer. La
tabla 3 presenta estos registros.
De estos, se seleccionaron para la
primera etapa de fortalecimiento
lud, debido a su pertinencia en el
desarrollo de la comunidad y res-
pondiendo a las solicitudes de ase-
sores expertos de la gobernación,
del secretario de planeación y el
Gobernador. Los registros seleccio-
nados se encuentran resaltados.

Tabla 3. Registros administrativos para fortalecer

2007

Registro administrativo Dependencia responsable

Registro de matrículas al Sistema de Informa- Secretaría de Educación, Cultura y
ción de Educación Básica (SINEB) Deporte de Arauca
Registro de alumnos de preescolar, básica y Secretaría de Educación, Cultura y
media por nivel, municipio y sector Deporte de Arauca

Registro de instituciones educativas y docentes Secretaría de Educación, Cultura y

por nivel, municipio y sector Deporte de Arauca

16 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva

Tabla 3. Registros administrativos para fortalecer (conclusión)
2007
Registro Administrativo
Registro de créditos aprobados por línea de
crédito en el departamento de Arauca
Registro de estimaciones agropecuarias
Registro de personas cubiertas con progra-
mas de promoción, prevención y rehabilita-
ción
Registro de infraestructura eléctrica en el
departamento de Arauca
Registros individuales de prestación de ser-
vicios de salud por las IPS públicas y privadas
del departamento
Registro sanitario de los establecimientos de
alto riesgo
Fuente: Plan Estadístico Arauca, DANE, 2007.
2.2 ETAPA 2: RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN SOBRE LAS
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
REQUERIDAS PARA LAS FA-
SES DE DISEÑO, PRODUCCIÓN
Y DIFUSIÓN DE REGISTROS
ADMINISTRATIVO CON FINES
ESTADÍSTICOS
El proceso de fortalecimiento de
los registros administrativos ne-
cesita contar con información
detallada del proceso de produc-
ción. Un mecanismo para identi-
ficar las características de los regis-
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
Dependencia responsable
Instituto de Desarrollo de Arauca
(IDEAR)
Secretaría de Desarrollo
Agropecuario
Unidad Administrativa Especial de
Salud de Arauca (UAESA)
Empresa de Energía de Arauca
(ENELAR)
Unidad Administrativa Especial de
Salud de Arauca (UAESA)
Unidad Administrativa Especial de
Salud de Arauca (UAESA)
tro administrativos seleccionados,
consiste en revisar la información
para las etapas de diseño, produc-
ción y difusión. Este proceso se lle-
va a cabo mediante el formulario
Profundización de Registros Admi-
nistrativos (PRA2). A continuación
se presentan algunos apartes del
proceso de levantamiento de in-
formación y los principales capítu-
los del formulario.
Proceso de recolección. Esta eta-
pa busca recolectar información
sobre las características técnicas
17
 involucradas en los procesos de
diseño, producción y difusión del
registro administrativo, a través
de la aplicación del Formulario
de Profundización de Registros
Administrativos (PRA2).
Es importante que durante esta
etapa se garantice la calidad de
la información, la veracidad de
las respuestas y la completitud
del formulario, ya que es el insu-
mo sobre el cual se estructura el
plan de fortalecimiento.
La recolección de la información
se consigna en formularios físi-
cos, en el momento de las entre-
vistas presénciales a la fuente de
información seleccionada.
Se asigna un funcionario entre-
vistador, capacitado en el tema
de registros administrativos y en
el manejo del formulario, para
realizar las encuestas en cada de-
pendencia de la entidad, pro-
curando que le corresponda
aquella de la cual tiene mayor
conocimiento. Es importante ade-
lantar un proceso de validación
de la información recolectada,
18 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
con el objeto de identificar pre-
guntas sin respuesta, consisten-
cia en las respuestas y concor-
dancia en el proceso estadístico
del registro administrativo.
Recuerde
Si la entidad ha adelantando
un proceso de planificación es-
tadística, revise con antelación
la información recolectada y
prediligencie el PRA2. Ahorra
tiempo durante el momento
de la entrevista y permite ma-
yor enfoque en aspectos técni-
cos del registro.
No olvide tener en cuenta algu-
nos aspectos como los siguientes:
•• Adelantar capacitaciones acerca
del proceso de recolección, para
socializar al entrevistado con las
preguntas del formulario y el
tipo de respuesta que debe in-
cluir. Así como poner a disposi-
ción de las personas objeto de la
recolección, el instructivo para el
diligenciamiento del formulario.
•• C
oncertar citas para las entre-
vistas en horarios en los cuales
 la persona entrevistada tenga
tiempo suficiente para contes-
tar el formulario.
Formulario Profundización
de Registros Administrativos
(PRA2). El instrumento utilizado
para la recolección de informa-
ción sobre los registros adminis-
trativos está compuesto por seis
capítulos, los cuales son:
Capítulo I. Identificación:
•• Información relacionada con
la entidad (unidad o direc-
ción), objeto de indagación y
recolección.
•• Datos básicos del entrevistado
(nombre, cargo, correo electró-
nico y teléfono).
Capítulo II. Información gene-
ral del registro administrativo:
•• Reconocimiento general del re-
gistro administrativo.
•• Incluye aspectos como el nom-
bre, objetivo, variables de estudio,
cobertura geográfica, etcétera.
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
Capítulo III. Diseño del re-
gistro administrativo:
•• Indaga sobre el proceso ade-
lantado para diseñar el registro
administrativo.
•• Revisa normatividad, calenda-
rios de recolección, producción
y difusión, metodología utili-
zada y diseño de formularios
Capítulo IV. Producción del re-
gistro administrativo:
•• Profundiza en el proceso de pro-
ducción del registro administra-
tivo, características técnicas pro-
pias. Tiene en cuenta aspectos
como periodicidad, métodos
y medios de recolección, he-
rramientas informáticas para el
procesamiento de la informa-
ción, problemas técnicos.
•• Indaga sobre el manejo de las
bases de datos de los registros
administrativos.
•• E valúa políticas —en cuanto
a estructura tecnológica se
refiere— implementadas por
19
 la entidad para el almacena-
miento de información.
Capítulo V. Difusión del regis-
tro administrativo:
•• Identifica el proceso de difu-
sión del registro administrati-
vo. Usuarios de la información,
medios de difusión, problemas
y requerimientos específicos
de la información del registro
administrativo.
Capítulo VI. Resultado de la
entrevista:
•• Incluye nombre del entrevis-
tador, fecha de la recolección
y el estado de la entrevista (com-
pleto/incompleto).
2.3 ETAPA 3: DIAGNÓSTICO DEL
ESTADO ACTUAL DE LOS
REGISTROS ADMINISTRATI-
VOS QUE HARÁN PARTE DEL
PLAN DE FORTALECIMIENTO
Luego de ejecutar la etapa de re-
colección, es necesario evaluar
la información recolectada, es
20 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
decir, llevar a cabo un diagnósti-
co. Para esto, se tienen en cuen-
ta las características del proceso
de producción del registro ad-
ministrativo, así como la base de
datos en la cual se almacena la
información.
Los procesos de diseño, reco-
lección, producción y difusión
de los registros administrati-
vos, deben responder a criterios
de calidad estadística, como lo
son: credibilidad, oportunidad
–puntualidad, accesibilidad– in-
terpretabilidad y pertinencia o
relevancia. Las bases de datos
que almacenan la información
de los registros administrativos
también son evaluadas con cri-
terios de coherencia, precisión
o exactitud y exhaustividad o
completitud.
La evaluación de la información,
por medio de estos criterios, iden-
tifica su viabilidad como fuente
de información estadística. En el
diagrama 2 se presenta, de forma
abreviada, los criterios de análisis
para los registros administrativos
y para las bases de datos.
 {
Diagrama 2. Criterios de análisis para los registros administrativos y
las bases de datos
Registros
administrativos
•• Credibilidad
•• Oportunidad-puntualidad
Diagnóstico •• Accesibilidad
registros •• interpretabilidad
administrativos
•• Pertinencia-relevancia

Bases de datos

•• Coherencia
•• Precisión o exactitud
•• Exhaustividad o completitud

Fuente: DIRPEN – DANE, 2009

Para una mejor comprensión de piados, es decir, políticas y prác-

la etapa de diagnóstico, los cri-
terios establecidos se definen a
continuación:
Criterios de calidad estadísti-
ca para los registros adminis-
trativos
ticas objetivas para el diseño,
recolección, almacenamiento,
procesamiento y difusión de
datos estadísticos» (INE Chile,
2007). Además, es reforzado por
políticas y prácticas de transpa-
rencia1. La producción de los

•• Credibilidad. La credibilidad
se basa en la confianza que
tienen los usuarios sobre el
proceso estadístico del regis-
tro administrativo. Evalúa los
«estándares estadísticos apro-
1
También expresa, en parte, los Principios
Fundamentales núm. 2 y 3 de las Estadísticas
Oficiales según Naciones Unidas, los cuales
establecen respectivamente que: «Para man-
tener la confianza en las estadísticas oficiales,
los organismos de estadística han de decidir,
con arreglo a consideraciones estrictamente
profesionales, incluidos los principios cien-
tíficos y la ética profesional, acerca de los

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 21

 datos debe responder a garan-
tías de integridad: profesiona-
lismo, transparencia y ética.
•• Oportunidad-puntualidad: La
oportunidad se refleja en el
tiempo transcurrido para te-
ner disponible la información
que el registro administrativo
produce y el evento que estos
describen. Es el período en
el que la información es de
valor y se pueda actuar o to-
mar decisiones acorde con ella.
Evalúa el cumplimento de los
tiempos establecidos para la
recolección, procesamiento y
difusión de la información.
Según la OECD, la información
estadística cumple con los pará-
metros de calidad estadística en
la medida en que ésta se encuen-
tre disponible en el momento
métodos y procedimientos para la reunión,
el procesamiento, el almacenamiento y la pre-
sentación de los datos estadísticos” y “Para fa-
cilitar una interpretación correcta de los datos,
los organismos de estadística han de presen-
tar información conforme a normas científicas
sobre las fuentes, métodos y procedimientos
de la estadística» Naciones Unidas. Principios
fundamentales de las estadísticas oficiales.
Sesión Especial de la Comisión de Estadísticas.
New York, 1994.
22 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
en que aún es relevante para el
seguimiento y evaluación, y/o la
toma de decisiones respecto al
fenómeno que estudia o que es
objeto de medición.
«Estrechamente relacionada a
la oportunidad está la puntuali-
dad, que implica la existencia de
una agenda de publicación y re-
fleja el grado de cumplimiento
de ella» (OECD, 2003: 9).
La puntualidad se presenta en el
procesamiento de los datos y en
el cumplimiento de las fechas
para la publicación de los re-
sultados, previamente estable-
cidas en un calendario. Aunque
se reconoce que en determinadas
situaciones no es posible dar es-
tricto cumplimiento al calenda-
rio establecido, se espera que
las modificaciones a este sean co-
municadas oportunamente a los
usuarios.
Por ejemplo el Índice de Precios
del Productor (IPP) tiene una pe-
riodicidad de recolección men-
sual y los resultados se difunden
durante los cinco primeros días
del mes siguiente e incluyen las
variaciones mensuales, año co-
rrido y para los últimos doce me-
ses. Es decir, los resultados son
oportunos, debido a que cuando
la información se comunica a los
usuarios, ésta es aun de valor.
En el caso de las encuestas anua-
les (Encuesta Anual de Comercio
(EAC) y Encuesta Anual Manu-
facturera (EAM), Encuesta Anual
de Servicios (EAS), se cumple
con calendarios de recolección
y procesamiento. La difusión de
los resultados debe hacerse en
el período posterior al de reco-
lección de la información, con
el fin de que la información esté
disponible para los usuarios y
sea útil para la toma oportuna
de decisiones.
•• Accesibilidad-interpretabilidad.
Evalúa la «rapidez de localiza-
ción y acceso desde y dentro de
la organización. […] La accesibi-
lidad incluye la conveniencia de
la manera en que los datos es-
tán disponibles, los medios de
divulgación, la disponibilidad
de metodologías, metadatos,
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
datos y servicios de apoyo al
usuario» (OECD, 2003: 9).
Es necesario tener en cuenta que
la forma en que se presentan los
datos a los usuarios sea en for-
ma clara y comprensible, estra-
tegias de difusión adecuadas e
imparciales y si el usuario tiene
acceso a metadatos actualizados,
sin ningún tipo de restricción,
además, es necesario contar con
sistemas de apoyo a los usuarios
que utilizan los datos.
En términos de la Cepal, este
criterio contempla las «condi-
ciones físicas en que los usua-
rios pueden obtener los datos:
dónde y cómo pedirlos, tiempo
de entrega, política clara de pre-
cios, formatos de disponibilidad,
otros» (Cepal, 2003).
•• Pertinencia o relevancia. Es una
medida cualitativa del valor
aportado por la información.
El valor está directamente re-
lacionado con el grado de utili-
dad para satisfacer el propósito
por el cual la información fue
buscada o solicitada. Depende
23
 de la cobertura de los tópicos
requeridos y del apropiado uso
de conceptos. La medición de
la relevancia de un producto
estadístico requiere de la iden-
tificación de su grupo de usua-
rios y sus necesidades (OECD,
2003: 4). Los datos producidos
por lo registros administrativos
tienen múltiples usos y usua-
rios que pueden cambiar con
el tiempo, estos son acordes a
los requerimientos estadísticos
de los usuarios. Nuevos reque-
rimientos demandan nueva in-
formación.
Criterios de calidad estadísti-
ca para los datos de los regis-
tros administrativos
•• Coherencia. Se refleja en el
grado en que los datos de
los registros administrativos
están lógicamente conecta-
dos y son mutuamente con-
sistentes. Las estadísticas
son coherentes dentro del
conjunto de datos al que
pertenecen, a lo largo del
tiempo y con otros conjun-
tos de datos.
24 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
La coherencia implica que el
proceso estadístico «está basa-
do en conceptos y clasificacio-
nes compatibles y que pueden
combinarse con sentido» (OECD,
2003: 6). La coherencia tiene cua-
tro sub-dimensiones importan-
tes: dentro de las bases de datos,
entre bases de datos, en el tiem-
po y entre países. La coherencia,
en su sentido más amplio, implica
que los datos son por lo menos
reconciliables y pueden ser com-
binados con fiabilidad en diferen-
tes formas y para diversos usos. La
coherencia no implica total.
•• Precisión o exactitud. Es el gra-
do con el cual los datos entre-
gados a los usuarios estiman
o describen correctamente las
cantidades o características
que deben medir.
La exactitud tiene muchos atri-
butos, y, en términos prácticos,
no hay ningún valor único agre-
gado o una medida global de él.
Por necesidad, estos atributos
son típicamente medidos o des-
critos en términos referidos al
error o a la potencial significancia
del error, introducida a través
de las principales fuentes de in-
formación. También es posible
describirla en las mayores fuen-
tes de error que potencialmente
causan inexactitud.
Para evaluar la precisión en las
bases de datos de los registros
administrativos pueden consi-
derarse fuentes de error que se
originan, según el INE Chile, en
el hecho de que los datos fuente
no satisfacen completamente los
requisitos de los usuarios en tér-
minos de cobertura, oportunidad,
valoración, y debido a que las
técnicas usadas para compensar
esas falencias sólo pueden tener
éxito parcialmente.
•• Exhaustividad o completitud. La
exhaustividad representa el
grado en el que los datos están
disponibles con relación a lo
que tendría que estar dispo-
nible para satisfacer las ne-
cesidades y prioridades del
sistema estadístico (INE Chile,
2007), así como, en relación
a la cobertura de la informa-
ción estadística, esta hace re-
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
ferencia a un nivel nacional o
supranacional.
2.4 ETAPA 4: FORMULACIÓN
DE LAS PROPUESTAS DE
MEJORA PARA LOS REGIS-
TROS ADMINISTRATIVOS
SELECCIONADOS
Teniendo en cuenta los resul-
tados obtenidos en la etapa de
diagnóstico, en la cual se iden-
tifican los principales proble-
mas que afectan las etapas de
diseño, producción y difusión
de los registros administrati-
vos, así como de los datos que
recolecta, almacena y procesa,
se elabora una propuesta con
recomendaciones técnicas es-
pecíficas que permitan mejorar
los aspectos críticos de tales re-
sultados. Estas están encamina-
das a fortalecer el registro ad-
ministrativo y concebirlo como
un proceso estadístico serio y
responsable de producción de
información, que permita la
toma decisiones y la formula-
ción de planes, proyectos y po-
líticas requeridas.
25
 Se considera el registro como
una fuente de información es-
tadística si responde a criterios
de calidad, y si cuyo proceso de
producción cumple con las eta-
pas determinadas para las inves-
tigaciones estadísticas Algunas
de las posibles recomendacio-
nes a incluir para cada etapa del
proceso estadístico se esbozan a
continuación:
Planeación. Los resultados ob-
tenidos del diagnóstico son la
base para elaborar el Plan de
Fortalecimiento de los Regis-
tros Administrativos, en el cual
se presenta la estrategia general
de trabajo y se revisan aspectos
como el objetivo, universo de
estudio, base conceptual y me-
todológica, recolección de in-
formación (datos) y cobertura
del registro. Se debe incluir un
cronograma y un presupuesto
con los costos, si se lleva a cabo
este proceso.
En la planeación se debe tener
en consideración el diseño del
formato mediante el cual se re-
coge la información del registro,
26 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
de los procesos de validación,
consolidación y depuración de
los datos y de la base de datos.
Producción. Aunque para los
registros administrativos los pro-
cesos de recolección de informa-
ción se hacen de forma continua,
las recomendaciones se enfo-
can, prácticamente, a validar los
datos recolectados, es decir, que
no se presenten faltantes ni du-
plicidades, deben ser exactos y
al proceso de consolidación de
la base de datos, la cual debe
conservar su estructura en el
tiempo (variables).
Los cambios deben estar docu-
mentados y deben ser comuni-
cados a los usuarios, también
es recomendable que el registro
administrativo este acompaña-
do de un metadato, en el cual se
describan los procesos adminis-
trativos y estadísticos llevados
a cabo para la construcción del
registro y las bases de datos.
En caso de no contar con una me-
todología, es preciso adelantar un
proceso de documentación del
proceso, ya que da credibilidad
al registro administrativo como
fuente de información estadísti-
ca (revisar numeral 3).
Es recomendable viabilizar la cons-
trucción de unos cuadros de
salida de la base de datos, que
le permitan al usuario tener un
mejor acceso a la información
que maneja y se procesa en ella.
Difusión. Elaborar un informe del
proceso de producción del regis-
tro administrativo, que incluya un
aparte especial sobre los datos y la
base en la cual se recolectan, para
los usuarios de la información.
Poner a disposición de los usuarios
la información a través de la pági-
na web de la entidad, mediante
cuadros de salida y metadatos ex-
plicativos del proceso estadístico
del registro administrativo.
Las recomendaciones y acciones
de mejora relacionadas con esta
etapa del proceso, deben estar
enfocadas a satisfacer los requeri-
mientos propios difusión, ya que
permite consolidar a los registros
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
administrativos como una fuente
de información estadística.
2.5 ETAPA 5: IMPLEMENTACIÓN
DEL PLAN DE FORTALE-
CIMIENTO DE REGISTROS
ADMINISTRATIVOS EN EL
PAÍS
La implementación de un plan de
fortalecimiento de registros ad-
ministrativos tiene como objetivo
fundamental que las entidades
del orden nacional, local y territo-
rial, privadas o públicas, adopten
las recomendaciones y acciones
de mejoramiento como herra-
mientas que permitan mejorar
las etapas de diseño, producción
y difusión de la información que
estos producen, y, así, potencia-
lizar su uso como insumo para la
producción estadística.
El proceso de implementación
requiere de actividades adicio-
nales como seguimiento y eva-
luación, que permitan verificar
la efectividad y el alcance de
las recomendaciones y acciones
de mejoramiento propuestas, así
27
 como el cumplimiento por parte
de las entidades de los compro-
misos adquiridos frente al plan de
fortalecimiento para cada registro.
Algunos indicadores de segui-
miento que pueden ser tenidos
en cuenta son:
•• Tiempo: cumplimiento del cro-
nograma planteado para llevar
a cabo las acciones de mejora.
•• Cadena de resultados: número de
recomendaciones o acciones de
mejora efectivas. Puede calcularse
a lo largo del proceso o por etapas.
Para llevar a cabo un proceso de
evaluación, puede tenerse en
cuenta lo siguiente:
28 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
•• Usuarios: mayor número de
usuarios del registro adminis-
trativo, datos más represen-
tativos para investigaciones
o estudios (DANE, centros de
investigación, etcétera).
El plan de fortalecimiento está
encaminado a la producción de
datos que respondan a requeri-
mientos estadísticos específicos,
estableciendo cómo, cuándo y
bajo responsabilidad de quién
debe hacerse. Los registros admi-
nistrativos con fines estadísticos,
producidos por las entidades
nacionales, locales y territoriales,
también pueden ser certificados
por el DANE a través del proceso
de aseguramiento de la calidad
que la entidad realiza.
3 GUÍA PARA DOCUMENTAR METODOLOGÍAS DE
REGISTROS ADMINISTRATIVOS
De forma conjunta, con el Plan
de Fortalecimiento de Registros
Administrativos y respondiendo
a la necesidad de documentar los
registros administrativos en los
entes territoriales, el DANE dise-
ñó una guía base que tiene como
propósito, armonizar y estandari-
zar la información y sus resultados,
permitiendo la comparabilidad,
facilitando el uso de los datos pro-
ducidos bajo patrones de calidad,
consistencia, coherencia y oportu-
nidad, teniendo en consideración
las recomendaciones de los orga-
nismos internacionales expertos
en el tema. La elaboración de este
tipo de documentos permite ex-
poner y explicar de forma organi-
zada el proceso de producción de
información estadística
Elementos del documento me-
todológico. Es importante que
el documento metodológico para
cada registro administrativo cuen-
te con una introducción general,
pero enfocada a responder aspec-
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
tos básicos acerca del registro ad-
ministrativo. La introducción debe
realizar un planteamiento claro y
ordenado del tema de investiga-
ción del registro administrativo,
su importancia, sus implicaciones
y algunas características técnicas.
3.1 ANTECEDENTES
Expone, en orden cronológico,
los aspectos más importantes
del registro administrativo, su
origen y cambios más represen-
tativos. Permite contextualizar al
lector y usuario acerca del traba-
jo adelantado, hacer compara-
ciones que inciden en el análisis
y posterior resultado.
3.2 DISEÑO
El diseño está compuesto por
el marco conceptual y el diseño
estadístico.
El marco conceptual. Presenta
aspectos del registro adminis-
29
 trativo que hacen referencia a
los objetivos de la investigación,
la finalidad de la investigación.
Incluye, también, marco de re-
ferencia, en el cual se expone
la base conceptual básica del
registro administrativo, el con-
tenido temático, que hace refe-
rencia a las principales variables
de la investigación, y, por último,
incluye un espacio para los refe-
rentes internacionales que sirven
como base para la investigación.
El diseño estadístico. Explora
aspectos más específicos del
registro administrativo, es de-
cir, una breve explicación de
la operación estadística y sus
componentes básicos, en este
caso corresponden a un registro
administrativo. Expone los prin-
cipales aspectos técnicos del re-
gistro como: universo de estudio,
población objetivo, coberturas y
desagregaciones, unidad de ob-
servación. Si el registro adminis-
trativo que su territorio produce
requiere de alguna nomencla-
tura y/o clasificación estadística,
es necesario mencionarlo du-
rante esta etapa. Así como las
30 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva
periodicidades de recolección,
producción y difusión del re-
gistro administrativo. Se inclu-
yen los principales indicadores
obtenidos a partir del registro
administrativo y su respectiva
explicación, y los principales
instrumentos utilizados para la
recolección de la información.
3.3 PRODUCCIÓN
ESTADÍSTICA
Este subtema incluye todos los
aspectos que hacen referencia
al proceso de producción del
registro administrativo, incluye
el proceso de recolección, una
breve explicación de cómo se
lleva a cabo, quiénes lo hacen,
cómo lo hacen. Asimismo, se ex-
ponen aspectos acerca de la re-
visión y crítica de los formularios
en los que recolecta la informa-
ción el registro administrativo.
Durante esta etapa es importan-
te hacer énfasis en el proceso
de administración de la base
de datos, es decir, como se alma-
cena, procesa y validan los datos.
Si se lleva a cabo un proceso de
análisis de resultados, es preciso
incluir como y quienes lo realizan.
3.4 DIFUSIÓN DE LOS
RESULTADOS
Expone, de manera sencilla, los
mecanismos por los cuales se di-
funden los resultados, además
de las formas y los medios por los
cuales la información se difunde
a los usuarios de la información.
3.5 DOCUMENTACIÓN RELA-
CIONADA
Presenta un listado de los docu-
mentos técnicos y metodológi-
cos utilizados en la generación
de las estadísticas, organizados
por tipo, como: manuales, ins-
tructivos, etc.
Glosario. Relaciona, en orden
alfabético, los conceptos princi-
pales de la operación estadística:
Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos
término y definición, indicando
la fuente: Entidad, documento,
año, enlace web, si lo hay.
Bibliografía. Presenta la tota-
lidad de los materiales biblio-
gráficos consultados durante
el desarrollo de la operación
estadística para documentar su
trabajo.
Las citas bibliográficas se organi-
zan por orden alfabético, según
el apellido del autor. Para los ca-
sos en los cuales no se cuenta con
información sobre el autor o es
anónima, se organiza de acuerdo
al título del documento.
Anexos. Presenta información
adicional a la presentada en el
cuerpo del documento y que
sustenta o complementa su
contenido, como por ejemplo:
tablas, gráficos, cuadros, forma-
tos, formularios de recolección,
cuadros de salida esquemas
funcionales, etcétera.
31

CEPAL. (Diciembre de 2003). Re-
gistros administrativos, calidad
de los datos y credibilidad públi-
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Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 33