FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVICIONAMIENTO

ELABORADO POR:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX – COD XXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX – COD XXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX – COD XXXXXXXXX

ENTREGADO A:

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

INSTITUCION UNIVERSITACRIA POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

TECNOLOGIA EN LOGISTICA INDUSTRIAL

2019
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Contenido

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL ........................................................................................................... 4
1.2. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................................... 4
1.3. METODOLOGÍA.................................................................................................................... 4
1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ......................................................................................... 5
2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN .................................................... 6
2.1. Alternativas construidas...................................................................................................... 6
2.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa ............................................ 9
3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES ........................................Error! Bookmark not defined.
3.1. Recomendación para la empresa ..........................................Error! Bookmark not defined.
3.2. Conclusiones..........................................................................Error! Bookmark not defined.
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 10
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1. INTRODUCCIÓN

La economía actual como método de producción, distribución, comercio y consumo de bienes y

servicios está muy sobresaturada y se comporta de una forma dinámica y versátil a las necesidades
de los consumidores, esta realidad ha modificado inevitablemente el comportamiento de las
empresas y negocios las cuales día tras día deben ser más competitivos, mejorando así cada uno de
sus procesos y procedimientos tanto operativos como teóricos administrativos y el uso de
herramientas estratégicas. La cadena de valor es una herramienta estratégica usada para analizar
las actividades de una empresa y así identificar sus fuentes de ventaja competitiva.

Las compras y el abastecimiento son mecanismos significativos de la cadena de valor, son las
principales fuentes de competitividad para empresas y organizaciones. En la estructura global de
este contenido se encontrará el análisis y desarrollo del caso de la empresa Encuadernadora S.A. la
cual tiene una problemática directamente asociada a la compra y el abastecimiento de las materias
primas debido a que su principal proveedor Papelitos S.A. se encuentra en paro. En el estudio y la
búsqueda de la mejor solución a la problemática mencionada se deberá realizar un diagnostico
adecuado del inconveniente de tal manera que se deberán seguir las directrices aprendidas en los
documentos de estudio, manejar herramientas de negociación con clientes y proveedores, tomar
medidas correctas garantizando el flujo normal de la empresa.

Finalmente se darán lineamientos para que la entidad mencionada no se vuelva a encontrar en

apuros cuando surjan problemáticas de esta índole, sino que se tenga un plan estructurado sobre
el que hacer en cado de, para que así no se tomen decisiones en aprietos las cuales pueden
desencadenar mayores tropiezos por la falta de trazabilidad en el análisis de los resultados al realizar
modificaciones en los procesos de compras y abastecimiento.
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1.1.OBJETIVO PRINCIPAL

Desarrollar actitudes y aptitud en el correcto diagnostico, búsqueda de alterativas y la mejor

solución para desarrollar el problema en el ámbito de compras y el abastecimiento de la
empresa Encuadernadora S.A. teniendo como lineamiento notable los instrumentos de estudio.

1.2.JUSTIFICACIÓN

El análisis de las decisiones de compras y abastecimiento en una empresa implica determinar

cuál es la mejor opción para conseguir la satisfacción del cliente cumpliendo con las expectativas
de ente en cuanto a calidad y cantidad de producto terminado y por consiguiente mantenerse
en el mercado, adaptándose a al cabio del mismo.

Este análisis permite rendimiento de los activos de una empresa con independencia de la
financiación de los mismos es decir un buen factor de rentabilidad, ya que si una organización
no tiene una buena rentabilidad después de haber tomado decisiones de compras y
abastecimiento quiere decir que las decisiones que se tomaron fueron herradas y se necesita
una mejora inmediata y así evitar pérdidas significativas.

1.3.METODOLOGÍA
Para el desarrollo del problema en el que se encuentra La Encuadernadora SA, se deberá
realizar una optimización de recursos y herramientas de tal manera que:

 Se estudiará y analizará la cadena de proveedores para así determinar cuáles son las
actividades, dependencias y estrategias con las que cuenta cada uno.
 Se analizaran los sobrecostos que implica realizar cambios logística en cuanto a
compras y abastecimiento con nuevos proveedores.
 Se analizará la búsqueda de más promovedores al exterior del país.
 Se estudiará la posibilidad de comprar producto terminado al exterior del país.
 Se realizará una estructura de acciones de tal manera que no se detenga las
operaciones la planta, el compromiso con el mercado, la satisfacción del cliente y no
se vea afectada ampliamente la rentabilidad.
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1.4.DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

La empresa Encuadernadora S.A, consolidada en el mercado es una empresa dedicada al diseño,

producción y distribución de papelería escolar, su principal meterías prima el papel que
representa el 80% sobre el costo final de sus productos.

Los principales competidores son chinos, el cual tiene la industria papelera de mayor
crecimiento en el mundo y el segundo mejor productor, a pesar de la gran competencia La
Encuadernadora SA, es líder en todas categorías donde compite.

La Encuadernadora SA, debe cumplir con los compromisos de entrega en la temporada de

mayor demanda en el año para mantener su papel en el mercado y margen de utilidad.

En el desarrollo de esta temporada alta en ventas surge un aprieto para la empresa

Encuadernadora SA, dado que el proveedor de sus materias primas Papelitos SA, se queda sin
proveedor ya que este tercer proveedor entra en paro (creado por la inconformidad en los
salarios y condiciones de trabajo de la mano de obra campesina), generando así un augurio en
insuficiencia de materia prima para Papelitos SA y por consiguiente para Encuadernadora SA
por tal motivo se decide realizar una reunión.

Dado lo anterior se realiza una primera reunión en donde se analiza la situación, en esta el
ejecutivo de cuenta de Papelitos S.A le informa a el gerente SCM de la Encuadernadora, que
Papelitos S.A aún no ha parado la planta, dado que tienen bagazo de caña para quince días,
además cree que el paro no durara más de una sema y las cosas continuarán como si nada. El
ejecutivo de cuenta de Papelitos S.A a ver la preocupación de los funcionarios de La
Encuadernadora S.A de manera más seria les comento que aunque parte de Papelitos S.A no
había parado producción, el molino que operaba no podía abastecer la demanda de La
Encuadernadora, de esta manera la reunión terminó en preocupaciones e inconformidades tan
que el gerente SCM cita una segunda reunión a la alta gerencia de la encuadernadora.

En la segunda reunión la cual fue integrada solo por funcionarios de la Encuadernadora SA, se
habla de la tertulia anterior en la cual se especificó que Papelitos SA tiene materia prima para
abastecer sus procesos por 15 días a partir de la fecha y que parte de aquella planta (El segundo
molino) no va a parar ya que tiene el abastecimiento de bagazo asegurado debido a que el
ingenio que le vende este componente, no se fue a paro. Pero según los cálculos de los
funcionarios de la encuadernadora SA, el molino de Papelitos SA que se encuentra operando
no es suficiente para satisfacer las necesidades de La encuadernadora SA y los inventarios en
bodega no son suficientes para cumplir las necesidades del mercado.

Por último se realiza una reunión donde se comparten ideas para afrontar el conveniente que
se presenta, debatiendo así las ventajas y desventajas de cada opción, concluyendo con la
intervención del gerente de la empresa.
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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

2.1.Alternativas construidas

2.1.1 Solicitar préstamo temporal de materia prima a las Plantas de producción

ubicadas en México y Brasil.

Como sabemos la Encuadernadora SA tiene presencia directa en doce países (México, Guatemala,
El Salvador, Costa Rica, Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República
Dominicana) y cuenta con tres plantas de producción las cuales abastecen el mercado (Colombia,
México, Brasil), si la planta de producción ubicada en Colombia da a comunica de manera la
situación por la que está pasando a todas las plantas, muy seguramente se tomaran decisiones
desde casa matriz (directivos de la organización) en apoyar la situación con materia prima que se
encuentre en las bodegas de México y Brasil de tal manera que se haga un préstamo equitativo que
no involucre riesgos en el cumplimiento de metas y compromisos de las plantas mencionadas.
Tenido en cuenta que este préstamo es temporal.

Beneficios:

 Generar lasos de apoyo y afianzamientos entre plantas de producción de la misma empresa.

 Se logra obtener un producto de calidad competente, ya que la materia prima cuenta con
los requerimientos que exige la marca.
 Se evita comprar productos terminados a otras empresas de diferentes países.
 Las especificaciones del producto no se darán a conocer a agentes externos a la
organización.

Riesgos:

 Incremento en los gastos por en los costos de trasporte.

 Incertidumbre de las decisiones de casa matriz.
 Que las otras plantas de producción no cuenten con materia prima para realizar préstamo.
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 El tiempo de trasporte de la materia prima sea amplio, así como la aprobación de los
permisos necesarios.

2.1.2 Comprar el producto terminado en fábricas del exterior: Perú.

En este país el producto terminado es económico y se consiguen las unidades necesarias para
enfrentar dicho inconveniente, a estas fábricas hay que especificarles cuales son las características
del producto que se necesita.

Beneficios:

 En caso de parar la planta por no producir, realizar mantenimiento a los diferentes

equipos.
 La presencia de los productos en el mercado se mantendrá a pesar de la brecha en la
que pasa temporalmente.
 Alta confiabilidad y seguridad de tener los productos terminados a las fechas estimadas.
 Los costos son fijos ya que el vendedor informa del precio por unidad terminada y
entregada.
 Se determina con seguridad el margen de utilidad
 Se cumplirá con todos los compromisos realizados.
 La buena imagen de la empresa continuara.

Riesgos:

 Parada de la planta de producción, pues el producto se comprara terminado y llegara

listo para la distribución a los clientes.
 Disgusto de los accionistas por el bajo margen de utilidad comparado con la operación
normal de la empresa.
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 Transmitir de información propia de la empresa sobre las descripciones de los

productos, pues serán personas foráneas a la compañía los que tendrán las
especificaciones técnicas de los productos.
 Copia de especificaciones por la competencia quienes se vigorizarán posteriormente las
utilidades de la Encuadernadora SA disminuirán.
 Baja calidad de los productos y pérdida en calidad, ya que se produce por terceros.
 Extensión del (lead time) ya se adiciona tiempos de importación, trasporte y
nacionalización de los productos.

2.1.3 Realizar la compra de materia prima en el exterior.

Una buena opción es comprar la materia prima (Papel) en otros países que la producen, ya que
hay muchos países galantes en producción de papel como lo es el caso de Brasil, Estados Unidos
y Canadá.

Beneficios:

 Encontrar precios accesibles a los presupuestos contemplado para dicha emergencia.

 Se podría obtener un papel de mejor calidad que el visto anteriormente.
 Cumplir con los compromisos en cuanto a calidad y cantidad.
 Se podrán realizar nuevos convenios con proveedores extranjero los cuales
abastecerían las necesidades en futuros problemas relacionados con materia prima.
 Suministrar del papel necesario para la demanda estimada según la temporada del año.

Riesgos:

 Sobrecostos, pues así como el papel puede ser de mejor calidad es costo tiende a ser
mayor.
 Aumento de tiempo en procesos de importación, trasporte y nacionalización de la
mercancía, el cual puede ser superior a las reservas existentes.
 Deducción en la calidad, como mencionamos anteriormente el papel puede der de una
mayor calidad, como también puede ser de menor calidad es decir una incertidumbre.
 Es necesario la contratación de personas con conocimientos y negociación de carácter
internacional.
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2.1.4 Adquirir materia prima a pequeños proveedores y optimizar recursos

existentes y productos alternativos.

Esta opción busca aumentar el lead Time para evitar una parada de planta, para ello se compra
la materia prima a las pequeñas empresas colombianas así como la búsqueda de papel, el cual
sea producto de otros insumos.

Beneficios:

 Maximiza el tiempo de operación y así evitar un stop de producción.

 Evita un pronto despido masivo de empleados directos.
 Rendir de manera eficaz los recursos o aprovisionamiento de materia prima con lo que
actualmente cuenta la planta.

Riesgos:

 Aumentos en los precios del papel, debido al problema que afronta el país.
 Se cuenta con demasiada incertidumbre, que la idea no tiene trazabilidad.
 Sobrecarga administrativa al área de abastecimiento y compras, pues el número de
proveedores es amplio y el producto que estas ofrecen es escaso.
 Producto don deficiencia de calidad a diferencia de los comúnmente comprado.
 La cantidad puede ser menor a la esperada por el departamento de logística y compras.

2.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa

Los factores que se tendría en cuenta para evaluar cada una de las alternativas y la mejor son:
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a) Que la incertidumbre de confiabilidad supere el 75% en cumplimiento.

b) Que permita abrir nuevas puertas y a futuros socios proveedores de materia prima.
c) El que permita de forma segura cumplir con todos los requerimientos de cliente en cuanto
a calidad y cantidad.
d) Cumplir con los tiempos establecidos para la entrega.
e) Se busca mantener la buena imagen de la Encuadernadora SA en el mercado.
f) Evitar el despido de mano de obra.
g) Evitar pérdidas por parada de planta.
h) En cuanto al margen de ganancia de los socios de la empresa no puede mantenerse, este
tendrá una tendencia a disminuir tempranalmente mientras la empresa pasa esta
coyuntura, la cual sabemos que es transitoria.

BIBLIOGRAFÍA

10Puntos.com. (s.f.). Top 10 Países productores de papel del mundo. Recuperado el 27 de 9 de 2016,
de http://www.10puntos.com/paises-productores-de-papel-mundo/
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Astudillo, A. L. (12 de 2008). CASO: LA ENCUADERNADORA. Recuperado el 15 de 09 de 2016, de

CASO SOBRE LOGISTICA DE ABASTECIMIENTO INDUSTRIAL:
http://www.icesi.edu.co/blogs/casolaencuadernadora/

Grupo[001], I. B.-C.-2.-V. (s.f.). campusvirtual.poligran. Recuperado el 15 de 9 de 2016, de

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leiva, O. C. (1997). La economia mundial y la ciencia economica. Puebla.

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UTN. (18 de 09 de 2016). Gestion de compras y abastecimiento. Obtenido de Departamento de

ingenieria Industrial:
http://industrial.frba.utn.edu.ar/MATERIAS/proyecto_final/archivos/compras_terlevich.p
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