FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COSTOS Y APROVISIONAMIENTO
PRIMERA ENTREGA

DOCENTE:
OSCAR JAVIER PARRA ORTEGA

INTEGRANTES:

LADY PAOLA BUITRAGO CONTRERAS 1511023210

LOZANO SANDRA PATRICIA DIAZ 1511021493
HALLINSON WIESNER BARRERA 1511022495
LUIS FELIPE SALAZAR TAPIERO 1511025734
LUIS HELBERT AGUILAR LEON 1411021940

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

BOGOTA
2017
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Contenido

1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO PRINCIPAL .................................................................................................................. 4
3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 5
3.1. METODOLOGÍA............................................................................................................... 5
3.2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN............................................................................. 6
4. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN.................................................. 9
4.1. Alternativas construidas .............................................................................................. 9
4.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa ......................... 10
5. RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 13
5.1. Recomendación para la empresa ............................................................................ 13

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

1. INTRODUCCIÓN

Hoy por hoy el mundo va evolucionando, el ámbito económico, de mercadeo, tecnológico,

social y demás, lo que hace que las empresas evalúen y se involucren más en las
diferentes metodologías de producción más prácticas, económicas pero de calidad, es por
esto que tener una buena planeación estratégica, planes de costeo, planes de
contingencia y sobre todo generar el hábito de medición en la organización o a nivel
personal logra garantizar en gran medida el éxito de una organización.

Para la elaboración del proyecto grupal del “CASO LA ENCUADERNADORA “se tiene
como punto de partida los aprendizajes obtenidos por cada uno de los integrantes del
grupo, diferentes documentos de lectura aportados por el tutor, los videoconferencias y
demás ayudas educativas y búsquedas de complemento a través de la internet.

Con el fin de dar aplicabilidad a cada una de las etapas de aprovisionamiento que una
empresa debe tener en cuenta para garantizar la oferta y completa satisfacción del
cliente se realizará el análisis detallado de la problemática que se presentó, identificando
los diferentes factores, aspectos y a su vez determinar la alternativa que mejor se ajusta
para la solución de esta situación.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

2. OBJETIVO PRINCIPAL

Dar con la solución más acertada ante la situación que se nos presentó, por medio de una
estrategia bien planteada que cubra los temas vistos hasta hoy y puedan ser aplicados a
dicha situación de desabastecimiento de materia prima para la empresa Encuadernadora
S.A. Estudiando el proceso de la cadena de abastecimiento con el objetivo de tener la
facilidad a las diferentes opciones mediante una adecuada negociación, creando en
nosotros capacidad de desarrollo en caso de presentarse problemas similares en nuestro
futuro laboral.

2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Buscar las diferentes alternativas que permitan solucionar la falta de materia prima
para la fabricación de cartón y papel.

 Corroborar las diferentes opciones que se presentan como posibles soluciones

ante la problemática que enfrenta LA ENCUADERNADORA S.A., definiendo en
qué medida afectan o benefician a la compañía, cuales son los pros y los contras
de cada propuesta.

 Tomar las medidas correctivas necesarias, en el momento oportuno para

garantizar el flujo normal en la empresa.

 Plantear soluciones agiles y eficaces, que no den soluciones rápidas ante nuestro
problema.

 Incentivar el trabajo en equipo, promoviendo las relaciones sociales, la ética y la

práctica de los valores como la tolerancia, responsabilidad y compromiso,
mediante el desarrollo de un proyecto académico basado en una problemática
empresarial.
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

3. JUSTIFICACIÓN

Empresarios cañeros, representados en Asocañas, y las autoridades departamentales

obligaron a declarar el paro, debido a la negativa a solucionar el pliego de peticiones
presentado el 14 de Julio de 2008; lo anterior afecto claramente a la empresa
PAPELITOS S.A, que está catalogada como la principal fabricante de papel del país,
ya que ellos manipulan como materia prima el bagazo de caña, que es un sub
producto de la industria azucarera, disminuyendo su producción llevándolo así a
incumplir con los pedidos a sus usuarios que dependen de esta materia prima para la
elaboración de sus productos. PAPELITOS S.A es el único proveedor de materia
prima para la empresa ENCUADERNADORA S.A que especializada en el diseño y
distribución de productos de papelería escolar, generando así un gran impacto en su
producción llevando a no poder cumplir con la demanda nacional e internacional
donde sus puntos más altos de pedidos están comprendidos entre Enero y Agosto de
cada año. Buscaremos dar soluciones al problema que enfrenta la empresa.

Con el ánimo de lograr la mejor solución a este problema y lograr el cumplimiento de

los objetivos plasmados como lo es plasmar medidas correctivas necesarias, se
efectuará el diagnóstico real de la situación y a su vez tomar optimizar la gestión de
riesgos donde su indicador sea el menor.

3.1. METODOLOGÍA

Lo primero que se debe hacer, es estudiar el área de producción realizando análisis y

revisión de las actividades y la actitud de los trabajadores, De igual manera se debe
revisar las demás áreas.

Se debe hacer una Matriz DOFA para detectar las fortalezas y debilidades de los
diferentes departamentos.

Para tener una información verídica se efectuará unas tablas que tendrán los
siguientes datos: tiempos estándar, costos, materiales, provisiones y presupuesto para
la producción y distribución de los productos terminados.
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES
 Incumplimiento en el tiempo de  Comprar los insumos en otro país
entrega de los pedidos.  Abastecimiento de grandes
 Perdidas económicas cantidades de isumos.
 Desabasteciemiento de las  Cumplimiento con los pedidos
materias primas para la semana
43.
 Desequilibrio de funciones, de
ánimos, y actitudes entre los
empleados.

FORTALEZAS
 Las maquinas con la que cuentas
la encuadernadora sa, fabrican
productos de excelente calidad.
 Los insumos utilizados
 Amplio portafolio de productos
 Tienen el mercado a nivel nacional
 Posicionamiento en el mercado
AMENAZAS
 Las empresas competidoras
podrían acaparar a los clientes de
la encuadernadora s.a.
 La alta demanda que hay en los
momentos es un problema.
 Los competidores podrían ofrecer
sus productor a mejor precio

3.2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

La empresa ENCUADERNACIÓN S.A.. cuya especialización es el diseño, elaboración

y distribución de productos de papelería, con un amplio catálogo de productos que
satisfacen las necesidades de una población en general, teniendo un proveedor
principal que depende del gremio azucarero los cuales son los encargados de la
trasformación del bagazo de la caña de azúcar para la elaboración del papel a través
de un recurso humano contratado por medio de cooperativas las cuales no ofrecen
igualdad de condiciones de trabajo a sus afiliados, siendo esta la causa de la
inconformidad de los obreros quienes deciden entrar en huelga hasta que le sean
reconocidos los derechos laborales y se inicia cese de las actividades laborales
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

generando en la encuadernadora un desabastecimiento del más del 50% en las

materias primas para la elaboración de los productos que se encontraban la máxima
cúspide de la demanda .

La encuadernadora enfrenta una situación crítica para el abastecimiento de los

productos escolares que se encuentran actualmente en su punto máximo de la
demanda , teniendo dificultades en la planeación de las compras ya que nunca se
esperaron que fuera a quedarse sin materia prima y tienen un circulo muy cerrado de
proveedores y las opciones que se tiene de exportación de materia prima o productos
terminados de menos calidad no son una solución oportuna queda dando en una
amplia posibilidad de no participar activamente en la venta de productos escolares
originando problemas financieros y sociales tanto en la empresa como en el personal
que labora en el empresa y hace parte de proceso de transformación de la materia
prima hasta llegar al cliente.

Dentro de las causas de desabastecimiento de materias primas es importante tener

presente que no es solamente de un actor sino de varios aspectos como lo es:

Proveedores: No existió compromiso de los ingenios y proveedores en particular

sobre la producción y el no lograr cubrir en temporada alta deja en evidencia que no
existió compromiso de los mismos ni tampoco existió un análisis de proveedores
frente a calidad y cumplimiento.

Planeación: Se evidencia que no existe un plan estratégico y por ende de planeación

toda vez que es claro que no se logra el cubrir la producción esperada y por ende el
cumplimiento de la producción.
Gestión de Riesgos: No se evidencia unas matrices de riesgos donde se logre
percibir indicadores de misión crítica o de evaluación de riesgos frente al impacto lo
que en gran medida afecta los resultados que se quieren, dejando entre ver que no
existe un ciclo PHVA que garantice control y por ende seguimiento y planes de
mejora.

Modelo de inventarios: Si bien es cierto no existe una planeación sincronizada y

tampoco matrices de riesgos el modelo de inventarios es crítico ya que los resultados
son claros en no alcanzar niveles de cumplimiento, no existe registro de inventario
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

inicial vs. Proyectado, ni plan de mitigación para evitar un impacto en la temporada

alta
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

4. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

4.1. Alternativas construidas

ENTREGA 2:

Una de las alternativas propuestas para superar la crisis que genero el paro de
productores del sector azucarero en la no producción de la materia prima para la
elaboración de productos de papelería de la empresa “La encuadernadora” consiste
en la búsqueda de nuevas materias primas como son las plantas productoras de fibra
comprenden desde las hierbas más comunes hasta los árboles más exóticos, la paja,
el esparto, el bagazo y el bambú. Además, la fibra para la fabricación de papel se
obtiene también del algodón y del lino y fibras duras. De todas estas fuentes la
madera es la más importante, en la actualidad, y en el total de materias primas
utilizables para la fabricación de papel en todo el mundo, calcular y comparar las
disponibilidades de la diversas materias primas para papelería sería una estrategia
valiosa ya que no se depende de un solo proveedor para la materia prima para
satisfacer por completo la demanda de las industrias del papel, Este tipo de reservas
permiten tener un inventario que garantice la satisfacción total de la demanda.

Igualmente dentro de las alternativas encontramos:

 Importación de materia prima: El contar con un solo proveedor sesga las

decisiones de una organización, por ello es que se plantea el adquirir materia
prima en otros países o en su defecto generar aliados estratégicos fuera del
país.

 Compras requeridas basados en planeación estratégica y matriz de riesgos:

El contar con una planeación acorde a los indicadores de producción, histórico
de ventas, entre otros factores al igual que evaluar y auditar el plan de riesgos
basados en la respectiva matriz hará que se pueda efectuar compras
suficientes y necesarias para cada mes.

 Planeación e implementación de metodología clara de inventarios: El

contar con un sistema de calidad y en particular de una metodología de
inventarios ayudará a nivel administrativo y operativo controlar las existencias y
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

sobre todo de poder tomar decisiones previas antes de materializar los hechos
como los que actualmente presenta la organización.

4.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa

ENTREGA 2:

Factores de la alternativa de buscar otras materias primas

La cantidad de papel que se extrae de una tonelada de materia prima, varía según la
clase de ésta. Dos toneladas y media de esparto rinden, poco más o menos de una
tonelada de papel; mientras que una tonelada de papel de paja requiere de una y
media a dos toneladas de paja de cereales, según la clase de ésta que se emplee.
Para fabricar una tonelada de papel blanqueado por métodos químicos hacen falta,
por lo menos, dos toneladas de madera, pero si se transforma la madera
mecánicamente, de cada diez toneladas de madera en pie se recuperan nueve en
forma de pasta. El rendimiento de ésta, por tanto, constituye otro de los factores
determinantes para calcular los recursos de materias primas.

Del mismo modo que el volumen de la oferta de una materia prima limita su consumo,
una demanda reducida de la misma puede llegar a constituir, por sí sola, una
restricción de la oferta; así, por ejemplo, se cree, en general, que la paja abunda por
todas partes y que los fabricantes de papel pueden contar con cuanta sean capaces
de asimilar, sin embargo, es más aparente que real y en algunos países la cantidad de
paja disponible para la fabricación de papel, aparte de los otros usos industriales y
agrícolas a que se destina, es sorprendentemente reducida.

La razón es la imposibilidad de trasladarla del campo a la fábrica, si no se cuenta con

servicios para su embalaje, almacenamiento y transporte, y, los labradores no
invertirán el dinero en el equipo requerido si los fabricantes de papel no les garantizan
la continuidad de sus compras, mediante contratos a largo plazo. Pero en algunos
países, como se sabe, los fabricantes se muestran reacios a hacerlo, porque se han
acostumbrado a comprar papel de madera siempre que pueden y la paja, únicamente
cuando no tienen otro remedio.
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Toda demanda, sin embargo, tiende a crear una oferta, y según vaya aumentado la
demanda de paja, lo mismo ocurrirá con la oferta que ha de satisfacerla; pero siempre
que no se halle debidamente organizado el tráfico de la paja, desde la granja a la
fábrica, la paja recuperable que no se emplee en las granjas quedará abandonada, sin
más, para que se pudra el terreno, con lo que, claro está, su inclusión en las
existencias totales anuales del país en cuestión, no hará sino exagerar el volumen real
de las mismas.

- Comprar el papel en otro país.

La empresa solo con un proveedor de papel y este proveedor además es el más

grande del país entonces las demás no pueden cubrir su demanda, por eso se
buscaría opciones fuera del país.

Beneficios:

 Se podrá abastecer del papel necesario para la producción que se necesita

según la temporada del año, así se puede quedar bien con todos los clientes y
sus pedidos.
 Con la compra de papel en el exterior a la falta de materia prima; se podrá
 Consolidar un proveedor diferente, así no se tendría dependencia total y se
evitarían futuros imprevistos ante estas situaciones ajenas a nuestro proceso

Riesgos que se corren:

 Genera sobre costos al comprar materia prima en otros países, así la utilidades
de la empresa podrían disminuir.

 El tiempo de espera que se debe tener con la materia prima, ya que su

trasporte, documentación en su importación, nacionalización del material,
controles aduaneros etc. Lo que podría ocasionar atrasos en la producción y
así incumplir con pedidos, lo que puede generar dudas en la marca por parte
de nuestros clientes.
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

 Se debe contar con personal extra que cuente con la capacitación necesaria
para realizar negocios en el extranjero.
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

5. RECOMENDACIONES

5.1. Recomendación para la empresa

 Construir mapa de riesgos.

 Elaborar un plan estratégico y planeación de objetivos acordes al

comportamiento histórico de la entidad para evitar exceso de inventario o en su
defecto falta de producto.

 Efectuar auditorias y planes de mejoras basados en criterios de calidad Ciclo

PHVA.

 Contar con mas de un proveedor frente a planes de contingencia o no

monopolio del servicio o concentración del mismo.

 Mantener estándares de buenas prácticas frente a planes logísticos y gestión

de compras y abastecimiento.

 Definir una metodología clara de compras y abastecimiento.

 Contar con personal profesional y capacitado en el manejo de inventarios.


FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

6. CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta la problemática presentada, pudimos realizar un análisis de las

fallas, problemas y consecuencias que se presentaron en el proceso a
aprovisionamiento y la actitud de los directivos de la empresa respecto de la viabilidad
de las ideas que se tuvieron para dar solución a esta problemática y sus posibles
planes de choque a tener en cuenta frente a otra eventual situación de
desabastecimiento.

El contar con planes y metodologías claras garantiza en gran medida el fortalecimiento

institucional y de producción de la organización como lo es en este caso las compras y
abastecimiento.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y
CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

7. BIBLIOGRAFÍA

Documento referencia ENCUADERNACIÓN S.A. Politécnico Grancolombiano.

MAKRIDAKIS, S., et al., The Accuracy of Extrapolation (Time Series) Methods: Results of
a Forecsting Competition, Journal of Forecasting, 1982.