FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA INSTRUCTIVO FORMATO DE

EJERCITO NACIONAL IDENTIFICACIÓN PARA

ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN Y
RETIRO DE DATOS Y ARCHIVOS
Código: FO-JEM-DIPLA-061 Versión: 2 Fecha de emisión: 2013-01-25 Pág. 1 de 2
Objetivo: estandarizar la actividad identificación y selección de
archivos de inteligencia y contrainteligencia sensibles para el procedimiento de
actualización, corrección y retiro de datos y archivos.
Alcance:

Unidad y/o Dependencia: Dirección Protección de Datos y Archivos

de inteligencia y contrainteligencia.
Fecha de Actualización:

INSTRUCTIVO FORMATO DE IDENTIFICACION PARA ACTUALIZACION ,

CORRECCION Y RETIRO DE DATOS Y ARCHIVOS
ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Debe colocarse el nombre de la
unidad-sección productora y PERSONAL
UNIDAD
responsable de la documentación que SELECCIONADO
se va a revisar.
Se indica hasta la sección que
PERSONAL
LINEA DE MANDO produce la documentación para hacer
SELECCIONADO
identificable su procedencia.
Número que identifica la caja dentro
PERSONAL
Nº CAJA del archivo o del acervo documental
SELECCIONADO
donde se encuentra.
Se consigna la fecha inicial, que
corresponde al primer documento
encontrado dentro de la carpeta y
final al último documento. Deben
PERSONAL
FECHAS EXTREMAS colocarse los cuatro dígitos
SELECCIONADO
correspondientes al año. En el caso
de una sola fecha se anotará ésta.
Cuando la documentación no tenga
fecha se anotará S.F. (Sin Fecha).
Número de carpeta relacionada
N° CARPETA PERSONAL
dentro de la caja, dejando indicada
___DE___ SELECCIONADO
cada una del total existente.
Indica la cantidad de folios totales
PERSONAL
N° FOLIOS TOTAL: existentes dentro de la carpeta que se
SELECCIONADO
revisara.
Sistema convencional establecido por
la entidad que identifica las oficinas
CÓDIGO TRD (TABLA productoras y cada una de las Series,
PERSONAL
DE RETENCIÓN Subserie o asuntos relacionados,
SELECCIONADO
DOCUMENTAL) Nota: si el documento no cuenta con
su correspondiente serie documental
se anotará S.S (Sin Serie).
Se indica el soporte del cual contiene PERSONAL
SOPORTE la información, (papel, CD, base datos SELECCIONADO
otros).
Se consignara la cantidad de folios PERSONAL
N° FOLIOS que contiene cada uno de los temas SELECCIONADO
que trata cada documento.
 FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA INSTRUCTIVO FORMATO DE
EJERCITO NACIONAL IDENTIFICACIÓN PARA
ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN Y
RETIRO DE DATOS Y ARCHIVOS
Código: FO-JEM-DIPLA-061 Versión: 2 Fecha de emisión: 2013-01-25 Pág. 2 de 2
SIN Se marca con una (X) en la casilla
NOVEDADES correspondiente al proceso que se le
va a realizar a la información.
ACTUALIZAR
PERSONAL
Nota: si dentro del proceso se deberá SELECCIONADO
CORREGIR realizar más de una opción se dejaran
indicadas.
RETIRAR
Después de identificada la acción a
realizar, se iniciara a dejar descrito
folio por folio las observaciones
encontradas, si dentro del mismo
documento hay que realizar más de
un proceso se diligenciara en la
siguiente fila. Si la información
contenida es en soporte físico y se
encuentra la información en un mismo
folio por las dos páginas se le PERSONAL
IDENTIFICACIÓN
adicionara una V (Vuelto) que nos SELECCIONADO
indica que es el respaldo del folio, así:

Folio 1. : Su correspondiente
descripción.
Folio 1 v: su correspondiente
descripción.

Nota: si ningún folio tiene novedad se

dejara indicado.