Modulo 1: actividad 2

 Una vez revisado el material y la ley 594 de 2000, deberás desarrollas el siguiente
taller procurando responder con tus propias palabras.

1. Cual es el objeto de la ley 594?

R//: el objeto es establecer reglas y principios que regulen la función archivística del
estado. Por ellos se estableció en esta ley una serie de artículos que permiten a una
entidad publica o privada regulados por la ley guiarse y llevar una adecuada gestión
de archivo de documentación.

2. Como se define el termino archivo?

R//: se define como un conjunto de documentos producidos por personas físicas o

jurídicas, publicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Los documentos pueden
ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se
emprende una actividad de investigación historica.

3. Quien se encarga de la dirección y coordinación de función archivística en

Colombia?

R//: el archivo general de la nación es la entidad del estado encargada de orientar y

coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del
estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
cultural de la nación.

4. Haga una síntesis en máximo tres párrafos sobre el titulo ll: sistema nacional de
archivos.

R//: los sistemas nacionales de archivos no pretenden crear nuevas estructuras ni

modificar los procesos que ya tienen de una nación, por el contrario pretenden
mejorar y estandarizar el funcionamiento de los archivos que hacen parte del sistema,
con el fin de conservar el patrimonio documental de una nación, crear redes de
cooperación y mejorar la calidad del servicio de todos los archivos que hacen parte
del sistema nacional mediante su normalización.

El sistema nacional de archivo busca integrar todos los archivos que estén en el
interior del sistema, mediante la organización y análisis de sus recursos, la planeación
de un plan de desarrollo, su implementación y posterior control para crear
retroalimentación que beneficie positivamente a todos los archivos.
 Teniendo clara la estructura de la nación se procede a desarrollar el trabajo
concerniente a sus archivos, como su forma de integración, los tipos de archivos, que
pueden ser públicos o privados para el sistema nacional de archivos; o archivo de
gestión o de oficina, central, intermedio e histórico para el sistema archivístico
institucional, donde pueden complementarse estos últimos con archivos territoriales o
generales, para la red de archivos.

5. Elabore un cuadro sinóptico donde explique la categorización de los archivos

públicos.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS



Articulo 7 Articulo 8 articulo 9

articulo 10
  

archivos desde el punto archivos territoriales los archivos según obligatoriedad de
de vista de su jurisdicción la organización del estado la creación de
y competencia. archivos.
 la
creación de los
estos se clasifican en: archivos
 Archivo general contemplados en
De la nación. Los artículos 8 y
 Archivo general del 9 de la presente
Departamento. Ley.
 Archivo general de municipio.
 Archivo general del
distrito.
6. Construya un mapa conceptual sobre el ciclo vital de los documentos

7. Elabora dos párrafos resumen sobre los títulos VI y VII de la ley 594

R//: en estos titulos los cuales hacen parte el articulo 27 donde se habla de que todas
las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos publicos y a que
se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter
reservado conforme a la constitucion o a la ley. Tambien se habla de unas
restricciones por razones de conservacion. Cuando los documentos historicos
presenten un deterioro fisico manifiesto tal que su estado de conservacion impida su
acceso directo.

En las salidas de documentos solo por motivos legales las entidades competentes del
estado podran autorizar la salida temporal de dichos documentos de archivo, en los
 archivos publicos de carácter historico se podra autorizar de manera excepcional la
salida temporal de los documentos y tomar todas las medidas adecuadas que
garanticen la integridad, la seguridad, la conservacion o el reintegro de los mismos.
8. En qué casos contempla la Ley autorizar la salida de los documentos?

R//: solo por motivos legales , procesos tecnicos, exposiciones culturales.

9. Qué dice la Ley sobre la conservación de los documentos?

R//: los archivos de la administracion publica deberan implementar un sistema

integrado de conservacion en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Que deben tener una calidad de soporte, que los documentos de archivo , sean
originales o copias, deberan elaborarse en soportes. En tal caso, debera preverse un
programa de transferencia de informacion para garantizar la preservacion y
conservacion de la misma.

10. Defina Gestión Documental?

R//: La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y
creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad
de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales
por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya
gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los
fondos documentales.

11. Construya un escrito sobre la Biografía de Jorge Clemente Palacios Preciado

R//: Jorge Palacios Preciado dedicó su vida a conservar la historia documental de

Colombia. Fue un alumno aventajado que impresionaba por su prodigiosa memoria.
Estudió filosofía y letras en la Universidad Nacional de Colombia y se apasionó por
conocer cada detalle de lo que había vivido la humanidad, hizo un doctorado en
historia en la Universidad de Sevilla en España.

Trabajador y lector incansable, en 1970, asumió como rector de la Universidad

Pedagógica y Tecnológica de Tunja y colaboró con la creación del primer postgrado
que se instituyó en el país sobre historia de Colombia. Era tanto su conocimiento de
historia que en 1989 el presidente Virgilio Barco -otro amante de la archivística-,
envió una delegación a Tunja para encomendarle la misión de transformar el viejo
 Archivo Nacional en el Archivo General de la Nación. Desde entonces Jorge Palacios
se consagró al deber de almacenar, ordenar y clasificar el disco duro de Colombia.

Gracias a su tenacidad logró hacer del Archivo General de la Nación una de las
entidades más modernas del país en términos de tecnología y manejo de nuevas
fuentes de información, con cerca de 44 mil volúmenes y más de 5 mil mapas al
servicio de investigadores nacionales y extranjeros.

12. Mencione una conclusión sobre el video del AGN: En 6 minutos te contamos lo
que hace el AGN en Colombia.

R//: El Archivo General de la Nación ejecutó sus deberes legales y funcionales, a

través del Plan estratégico formulado para el cuatrienio 2011-2014.  El Plan
responde al cumplimiento misional, los objetivos establecidos en la planeación
estratégica y las funciones y deberes legales.  Se refleja mejora en la promoción y un
aumento en la realización de los Consejos Técnicos Territoriales.  Ampliación
cobertura en Entidades atendidas del SNA. 1.438 Entidades atendidas