TAREA 3 – ENTREGA EN SEMANA 4

GESTIÓN DOCUMENTAL

APELLIDOS: _ESTRADA XITUMUL______________NOMBRES: _DANIEL ALEJANDRO__________

CARNÉ: _15004992________ CEI: _COACTEMALAN__________FECHA: _10/02/2018_________

TUTOR:_LUCY BOSCH___________________________ NOTA: __________________________

INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente el contenido de la tarea, luego realice lo que se le pide en

cada inciso. Recuerde que para cada tarea debe tomar como base la información más actualizada
y relacionada al entorno donde se desenvuelve. Asegurándose que sea de una fuente confiable.

ANÁLISIS DE CASOS:

1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

Si ya que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y
que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información
y, en consecuencia, ejecutamos tareas. Por tanto, es manifiesta la necesidad de la
gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la
productividad tanto de los empleados, como de la empresa.

2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización?

La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes
de producción, distribución y conservación, que pueden variar entre el 20 al 40%
respecto al almacenamiento físico.
Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la gestión documental se
mejora la relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la
información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato,
momento y lugar que desee.
Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los empleados ya al
automatización de los procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a
poder realizar tareas de mayor cualificación.
Mejora de la productividad. La productividad de las empresas se incrementa al no
tener que localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo,
evitando las contingencias que pueden producirse cuando un documento se
traspapela o directamente se pierde.

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

PASO 1: DEFINIR EL ALCANCE Es importante determinar qué áreas del

negocio se pueden beneficiar de un sistema de gestión de imágenes. Aunque
puede parecer una tarea intensa, es necesario atender a las funciones
empresariales que pueden ser mejoradas con una solución basada en el proceso
de imágenes.

PASO 2: REVISAR EL ENTORNO ACTUAL

El siguiente paso es, para cada una de las funciones, analizar cómo se realiza el
flujo de información. Se trata de generar estadísticas sobre el volumen de
documentos manejados y los requerimientos de acceso de los usuarios.

PASO 3: DESARROLLAR UN DISEÑO CONCEPTUAL

En esta fase hay que aplicar la información generada en el paso número dos para
generar un diseño de alto nivel del flujo de trabajo relacionado con documentos en
el sentido de simplificar el proceso actual,

PASO 4: ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO

En esta fase debe realizarse un análisis del diseño realizado desde el punto de
vista técnico y económico. Primero hay que revisar la arquitectura de sistemas
existente, inventariando las plataformas desktop, de servidores y de red.
PASO 5: DESARROLLAR UNA IMPLEMENTACION APROXIMADA
Se trata de un proceso en tres etapas. En la primera se debe desarrollar un
prototipo de bajo coste y con escaso riesgo, en el que se involucre poco personal
del departamento de informática y un número muy limitado de usuarios.
PASO 6: OBTENER LA APROBACION DEL PROYECTO
Para obtener el visto bueno de la dirección es necesario demostrar los beneficios y
ventajas operativas de la adopción de un sistema de gestión de imágenes.

4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su

entorno?

La productividad, entendida como la relación que existe entre los recursos que su
empresa invierte en su operación y los beneficios que obtiene de la misma, es un
indicador fundamental al momento de analizar el estado de su compañía y la
calidad de su gestión administrativa.
Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo, maquinaria,
equipos, procesos y gestión. Modernizarse no solo implica adquirir tecnología,
también es una forma de pensar y proyectar su empresa hacia el futuro. Por medio
de la modernización su empresa puede aumentar su capacidad de adaptación al
cambio y de mantenerse vigente, a través del tiempo
Innove su competencia siempre está innovando. Por esta razón es importante que
usted también lo haga para no quedarse rezagado