ENSAYO

La importancia de la información documentada

La información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad cumple una

importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven dentro
de la organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio,
lo organizado, todo correcto, para cuando llegue el momento de algo que se
concluye, se tenga prueba de todo lo implementado dentro de la organización
correspondiente a la conformidad o no conformidad.

Mejoramiento de procesos

La mejora de procesos, u optimización de procesos, consiste en el análisis

del proceso como se encuentra ahora, para encontrar ineficiencias y
actividades que se pueden realizar de una forma mejor, con el objetivo de
definir:

 Los objetivos
 El flujo de trabajo
 El control
 La integración con otros procesos

Para garantizar una entrega de alto valor percibido al cliente final.

La mejora de los procesos no se creó para confundir la cabeza de nadie. Por el

contrario, su objetivo es exactamente hacer todo más claro y objetivo, haciendo
que las actividades de una empresa ocurran de forma más eficiente y asertiva.

La estandarización de procesos tiene

el objetivo de unificar los
procedimientos de las organizaciones que utilizan diferentes prácticas para el
mismo proceso.
Por lo tanto, es posible alcanzar la composición que no es más que la
reutilización de un proceso ya establecido como un componente (o
subproceso) de otro proceso, que a veces está en otro departamento o sector
de la empresa.

se define como un proceso que implica tener la documentación de:

 Definir el estándar
 Informar el estándar
 Establecer la adhesión al Estándar
 Propiciar una mejora continua del Standard

Las principales contribuciones de la estandarización de una empresa son:

 La reducción de pérdidas
 La formación de la cultura de la empresa
 El aumento de la transparencia
 La reducción de la variabilidad

.
La planificación organizacional

La planificación organizacional es importante para las empresas porque une las

fortalezas comerciales con las oportunidades de mercado y brinda una dirección
para cumplir con los objetivos. Un plan estratégico es un mapa de ruta para una
empresa. Incluye las metas y los objetivos para cada área crítica del negocio, entre
los que se encuentran la organización, la administración, la mercadotecnia, las
ventas, los clientes, los productos, los servicios y las finanzas. Estas áreas
comerciales se distribuyen en un sistema integrado que permite que la organización
pueda trazar una ruta de manera exitosa y encaminarse a cumplir sus metas.
 Control de las actividades realizadas

El procedimiento de seguimiento y control del Proyecto establece el conjunto de

acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de
las actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo, así mismo
se mantiene un registro o evidencias del seguimiento, esto con el fin de un soporte
para cuando se solicite y por otra parte para la evaluación de la mejora continua

Auditorias.
Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los
documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría
y los registros representan las evidencias de auditoría. De la comparación de estos
dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser
fortalezas o debilidades del sistema.
.
para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos:
 Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la
calidad.
 Un manual de calidad.
 Procedimientos documentados y registros requeridos.
 Los documentos que la organización determina como necesarios para
asegurarse de la eficaz planificación, operación y control en sus procesos.
 Manual de calidad que incluya el alcance del sistema de gestión de calidad y
una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la
calidad, entre otros.

 Ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de ser emitidos.
 Estar debidamente identificados y legibles. La identificación se puede hacer
mediante una codificación que no induzca a errores.
 Estar disponibles cuando se requieran.
 Deben ser revisados y actualizados periódicamente.
 Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual que el
estado de su revisión.
 Estar vigentes para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los procesos
que puedan inducir a confusiones.
 Tener un tiempo de retención (almacenamiento de la información generada).
 Estar accesibles para su consulta.