GOP-158- UEN Ambulatoria

Pereira, Febrero 22 de 2019

PARA: CAFS Ambulatorios y Administradores Regionales.

DE: Jefes de Operaciones UEN Ambulatoria
ASUNTO: Retroalimentación Solicitud notas crédito a Facturación.

¿Que se está socializando?

Como se les informo en la circular 002, reenviada el 17 de enero sobre las

modificaciones que se realizaron acerca de la generación de notas crédito bajo
el nuevo modelo de factura electrónica, se hace necesario que tengan presente
las siguientes observaciones en el momento de detectar errores después de
facturada la formula.

¿Cómo y cuándo se ejecuta?

En el momento en que un funcionario detecta un error en el proceso de

digitación después de haber generado la factura, deberá:

1. enviar un CAVA a facturación por cada Cliente con el asunto

“Generación Nota Crédito en Auditor”, relacionando en la plantilla los
siguientes datos:

 Nombre del CAF.

 Numero de la Factura del cliente.

 Numero de la Formula.

 Relación de digitación (Cliente-Entidad-Subcuenta).

 Especificar claramente cuál fue el error que se cometió con todos los
datos:

 Si es por error de código, deberá relacionar tanto el código del error para
excluirlo y el código correcto con la cantidad dispensada para incluirlo en
la nueva factura.

 Si el error fue en cantidad, relacionar el código del medicamento y la

cantidad correcta.

 Si el paciente decidió no llevar el medicamento, colocar esta observación

aclarando que solo es para Nota crédito y la palabra “No Refacturar”.
 2. Adjuntar al CAVA, la digitalización de la autorización para que desde
facturación corroboren la veracidad de la solicitud (No aplica para
aquellas formulas que no se refacturan).

3. Montar el CAVA el mismo día de la factura, dado que desde

facturación están radicando en su gran mayoría al otro día de
facturadas las formulas.

4. Importante que toda digitalización de autorizaciones quede

correctamente ya que facturación para algunos clientes, factura con
imagen.

5. Generación de NM por la categoría Error de digitación:

En caso de tratarse de un error en la Cantidad del medicamento o el código

digitado el CAF debe proceder a crear una novedad manual (NM) por la
categoría Error de Digitación para que se realice la validación y el respectivo
ajuste al inventario, donde deberán relacionar el número del CAVA que
montaron inicialmente a facturación para la elaboración de la Nota Crédito.

¿Por qué y para qué debe ejecutarse esta instrucción?

Para que el proceso sea 100% efectivo es indispensable que los errores se puedan
identificar a tiempo por lo que es importante que cada funcionario del centro de
atención valide minuciosamente la digitación antes de realizar la facturación.

Atentamente,

HARRISON HERREÑO
Director Uen Ambulatoria.

JOSE FRANCO JARAMILLO WILSON BORJA BOCANEGRA

Jefe de Operaciones Zona 1 Jefe de Operaciones Zona 2