MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DISTRIBUIDORA LAP

PRESENTADO POR:

JHON LEONARDO CORTES LÓPEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ESPECIALIZACIÓN TÉCNOLÓGICA EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR
COMPETENCIAS – METODOLOGÍA
2019
 1.Justificación

Todas las organizaciones tienen objetivos claros para alcanzar el nivel productivo y
administrativo, para eso es necesario tener una estructura organizacional clara, una cadena
de mando establecida y un manual de funciones.

En este caso contamos con la Distribuidora LAP, es una empresa que comercializa productos
de alimentos y de aseo desde el año 1994, anteriormente se realizó un diagnostico ya que la
empresa presenta mayor nivel de rotación, menos ventas y mayores costos, se llegó a la
conclusión de que la empresa no tenía un manual de funciones especifico que ayudara a
determinar todas las funciones de los empleados.

Por medio de este se realiza el manual de funciones de la Distribuidora LAP, el cual tiene
como objetivo dar a conocer todos los roles del área comercial con sus respectivas
responsabilidades, conocimientos, funciones, lugares de trabajo, subordinados, condiciones
de trabajo,

Con este nuevo manual de funciones la empresa podrá seleccionar mejor el personal, llevar
un mayor seguimiento sobre él y realizar la respectiva evaluación de sus funciones.
 Tabla de Contenido

Tabla de contenido
1.Justificación...................................................................................................................................... 2
2. Políticas y Normas .......................................................................................................................... 4
Política de Inocuidad ....................................................................................................................... 4
Política de Calidad .......................................................................................................................... 4
Política de seguridad ....................................................................................................................... 4
Política de Salud Ocupacional......................................................................................................... 4
3. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de cargos ..................................................... 4
3.1 Manual de Funciones ................................................................................................................ 4
3.2 Descripciones de cargos: ........................................................................................................... 5
4. Beneficios de este Proceso .............................................................................................................. 5
5. Participantes .................................................................................................................................... 6
6. Periodicidad..................................................................................................................................... 6
7. Proceso a Desarrollar en el Manual................................................................................................. 6
Funciones Básicas ........................................................................................................................... 6
Identificación del cargo: .................................................................................................................. 7
Requisitos: ....................................................................................................................................... 7
8. Instrumentos de medición ............................................................................................................... 7
9. Instructivo para la utilización del Manual ....................................................................................... 7
Objetivo:.......................................................................................................................................... 7
Alcance:........................................................................................................................................... 8
Denominación: ................................................................................................................................ 8
Código: ............................................................................................................................................ 8
Grado:.............................................................................................................................................. 8
Tipo de proceso: .............................................................................................................................. 8
Nombre del proceso: ....................................................................................................................... 8
Dependencia: ................................................................................................................................... 8
Cargo del Jefe Inmediato: ............................................................................................................... 8
 2. Políticas y Normas

Política de Inocuidad
Distribuidora LAP busca la satisfacción del cliente por eso está comprometida con
la implementación y desarrollo de las BPM y HACCP mejorando el proceso y
garantizando productos inocuos y de excelente calidad.

Política de Calidad
En la Distribuidora LAP, se tiene un compromiso con la calidad como primordial para
conseguir la aceptación y fidelidad del cliente.

Política de Seguridad
Distribuidora LAP como toda empresa en sus procesos tiene riesgos, pero vela
constantemente por la prevención, protección y control; cumpliendo las normas
legales y propias

Política de Salud Ocupacional

Distribuidora LAP dedicadas a la producción y comercialización de productos para
el aseo está comprometida con la Gestión Integral de Salud Ocupacional según los
factores de riesgo, enfocado al mejoramiento continuo

3. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de cargos

3.1 Manual de Funciones

El Manual de Funciones es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el

conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y
es elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas, y
que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores
cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e
independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una
empresa, ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices
de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada
uno de los cargos conlleva, sus requisitos y perfiles, incluyendo informes de labores. La
finalidad de este manual es la de definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman,
así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerárquicas; en consecuencia,
para la elaboración de un manual de funciones se deberá:
  Definir estructura organizacional de la empresa
 Definir la denominación y número de cargos que conformarán la
estructura.
 Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden
 Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para
desempeñar las funciones asociadas.
 Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos.
 Aprobar y divulgar el manual en la empresa

3.2 Descripciones de cargos:

La descripción de un cargo es el fundamento de todo proceso de evaluación y fuente

de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es el proceso de
obtención, clasificación y documentación sistemática de toda la información pertinente
relacionada con la esencia de un puesto específico, incluyendo aspectos tales como las
responsabilidades, funciones y/o actividades del puesto, las habilidades, conocimientos,
aptitudes y responsabilidades o atribuciones que conforman un cargo y que los diferencian
de los demás cargos que existen en una empresa necesarias para un buen desempeño del
empleo. Es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el
ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la
ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo
hace). El objeto de una descripción de cargos, es elaborar una descripción exacta y concisa
que pueda usarse para evaluar el contenido y el valor de los mismos.

4. Beneficios de este Proceso

El manual de funciones es un instrumento que ayuda al desarrollo de una empresa ya

que da los alcances de cada uno de los puestos de trabajo que se encuentran, es por esto que
todas las organizaciones deben contar con un manual de funciones que facilite la
organización interna de la empresa para poder alcanzar de forma óptima los objetivos
establecidos.

Entre los beneficios que tiene el manual de funciones encontramos

 Evaluar a todo el personal para hallar las falencias y sus respectivas soluciones.
 Dar a conocer a todos los empleados los parámetros que hay en sus funciones.
 Los empleados cumplen con todos los requisitos para realizar sus labores de forma
óptima.
  Todo el personal conocerá la cadena de mando es decir a quienes se debe reportar y
quienes le deben reportar a él.
 Quedan claros todos los horarios de trabajo y su respectivo salario.
 Los empleados tienen claros los riesgos que tienen en su labor.
 Los empleados saben cuáles son los elementos de trabajo que le brinda la empresa y
por lo tanto debe responder por ellos.
 Sirve de guía para alcanzar los objetivos tanto personales como profesionales de cada
empleado.
 Los empleados conocen sus funciones claves y contribuciones individuales.

5. Participantes

Este manual es elaborado por Jhon Leonardo Cortes Lopez, se realiza en base al diagnóstico
a la distribuidora LAP con el apoyo de Paula Andrea Betancur Rave instructora de la
Especialización Tecnológica en Gestión del Talento Humano por Competencias -
Metodología.

6. Periodicidad

El manual de funciones se debe de revisar en un periodo de tres meses para verificar

que se está cumpliendo y se halla adaptado a las políticas de organización y al personal,
verificar al momento de hacer todas las contrataciones de personal que se cumpla con lo
establecido en cada perfil de cargo. En cada cargo la periodicidad por función es diaria,
semanal, mensual y cada seis meses.

7. Proceso a Desarrollar en el Manual

Para el desarrollo del manual de funciones de Distribuidora LAP la realización de las

funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Específicamente, el Manual de
Organización, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad
y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la
Organización.

Funciones Básicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las
funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia
del cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe
entrar en detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos
establecido para la empresa.

Identificación del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la
dependencia a la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato.

Requisitos: Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del
perfil para cada uno de los cargos del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar
una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un
empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos
puede servir de base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso de selección.
(Estudios, Experiencia, Conocimientos).

8. Instrumentos de Medición

El método empleado en el levantamiento del Manual de Funciones y Perfiles de Cargo

fue el método Mixto, pues fue por medio de jefes de área y el grupo de trabajo participante
en el procedimiento, funcionarios conocedores de las funciones del área y también se dio
apoyo por medio de talleres de asesores o coordinadores. Este método fue elegido ya que
consideramos que de esta forma los manuales de funciones y perfiles de cargo pueden quedar
más completos y mejor estructurados, pues se tendrá en cuenta tanto la opinión de jefes como
de los empleados de cada área, además se contará con la participación de asesores que ayuden
a encaminar de una mejor forma cada uno de los procedimientos. Cabe anotar que la
recolección de la información se hace por medio de entrevistas, encuestas y grupos focales.

9. Instructivo para la utilización del Manual

Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial

y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de
una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Específicamente, el Manual de Organización,
es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la
Organización.

Objetivo:
Establecer las funciones para el cargo de cada colaborador, Gerente general, auxiliar de
Contabilidad, auxiliar administrativo, auxiliar de recursos humanos.
Alcance:
Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el
empleado de la empresa.

Para diseñar un cargo se deben tener en cuenta los siguientes conceptos:

Denominación:

Nombre del Cargo denominación otorgada al cargo dentro de la organización, según

nombramiento y designación establecida.

Código:

Es un número que se le asigna al cargo y se establece por la empresa

Grado:

Describe el grado en el que la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la

organización.

Tipo de proceso:

Estratégico, Misional, y De Apoyo

Nombre del proceso:

Nombre del Cargo denominación otorgada al cargo dentro de la organización, según

nombramiento y designación establecida

Dependencia:

Se determina teniendo en cuenta las directrices establecidas en estatutos y acuerdos internos

de la organización

Cargo del Jefe Inmediato:

Hace referencia al cargo de la persona responsable de la dependencia a la cual se encuentra
adscrito el trabajador

Propósito Principal:
Resume la razón de ser del cargo dentro de la organización y las funciones en genera.

Funciones Clave:
Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y
responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se
debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en
detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos establecido
para la empresa.

Requisitos:
Este punto se describe cuál serían los requisitos del perfil para cada uno de los cargos que
este se requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que
es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido
para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más adecuado en
el proceso de selección. (Estudios, Experiencia, Conocimientos).

 Educación: Corresponde al nivel de escolaridad y la especificidad requerida para

desempeñar el cargo
 Experiencia Laboral: Se refiere al tiempo laborado requerido con el fin de
demostrar experticia general y/o especifica requerida para el buen desempeño del
cargo.

Competencias organizacionales requeridas para este cargo:

Son aquellas condiciones que debe poseer un individuo para el desempeño eficaz y eficiente
en un determinado contexto laboral, además de los conocimientos básicos y la experiencia.