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Contenido
1. Datos generales:...................................................................................................................2
2. Procesos auditados...............................................................................................................2
3. Metodología.........................................................................................................................3
4. Resultados............................................................................................................................4
4.1. Visitas in situ.................................................................................................................4
4.2. Revisión de las fichas de proceso..................................................................................7
4.3. Encuestas......................................................................................................................1
4.3.1. Operativos de las áreas auditadas............................................................................1
4.3.2. Divisiones académicas..............................................................................................8
4.4. Entrevista......................................................................................................................8
4.4.1. Responsable del SIGC...............................................................................................8
4.4.2. Responsable de seguimiento de la parrilla Ovar.....................................................10
4.4.3. Recursos humanos..................................................................................................12
4.5. Análisis estadístico histórico.......................................................................................29
1. Datos generales:
Fecha de auditoría:
6 al 18 de octubre de 2018
Tipo de auditoría:
Interna / Anual
Criterios aplicados:
Cliente de la Auditoría:
GT Consulting S.A.S
Objetivo de auditoría:
Verificar la eficacia de los procesos del SIGC.
Alcance de la auditoría:
2. Procesos auditados
1. Procesos estratégicos
1.1. Gestión
1.2. Desarrollo, integración y seguimiento de instrumentos estratégicos
3. Metodología
1. Visitas
En pequeños grupos el equipo de auditores llevo a cabo visitas de auditoria a los
responsables de proceso en las áreas en las que se lleva a cabo el mismo; con el
objetivo de verificar la implantación y uso del SIGC mediante la revisión de
evidencia en la operación del proceso.
2. Revisión de las fichas de proceso
Otra parte del equipo de auditores fue responsable de llevar a cabo una revisión
del SIGC en el área de procesos a fin de verificar el nivel de documentación que
tienen las áreas declarados en el sistema y poder constatar si a la fecha ya están al
100% documentados los procesos.
3. Encuestas
3.1. Operativos de las áreas auditadas
Se aplicó una encuesta de 28 preguntas al personal operativo presente al
momento de la auditoria, con el objetivo de conocer la percepción del personal
hacia el SIGC, su uso y socialización.
3.2. Divisiones académicas
Se realizó una encuesta a los académicos, jefes de departamento y secretarios
técnicos de docencia a fin de verificar el uso del SIGC en estas áreas.
4. Entrevista
4.1. Responsable del SIGC
Se realizó una entrevista al responsable del SIGC a fin de conocer su
percepción sobre el estado de guarda el sistema.
4.2. Responsable de seguimiento de la parrilla Ovar
El uso de la parrilla OVAR ha cobrado importancia en los últimos años por lo
que se revisó mediante una entrevista al responsable sobre los puntos que
esta debe cubrir así como la posibilidad de considerarla como un plan de
trabajo y si esta cumple con los puntos de la norma.
4.3. Recursos humanos
Se realizó una entrevista para los responsables de Recursos Humanos en la .
5. Análisis estadístico histórico
Se llevó a cabo una revisión histórica para los últimos en el caso de los resultados
de auditoria y se realizó un análisis comparativo a fin de conocer el grado de
evolución del SIGC.
4. Resultados
Generales:
Particulares:
Entregados al responsable del SIGC quien los sociabilizará con los responsables de cada
proceso.
Criterio utilizado
No. Tipo hallazgo Descripción de hallazgo
ISO9001:2015
No conformidad Mayor:
Se requiere mayor atención oExiste evidencia documental del uso de 4.2.1 c) y d), 4.2.3, 4.2.4
3 control de la documentación formatos en la operatividad y
declarada o registrada en el SIGC. institucional, no declarados en el SIGC. 5.5.2
Repetitiva de AU-08
Gráfico 1. Resultados de la revisión de las fichas de proceso. Por punto de la ficha de proceso.
Marcamos una línea en el 75% para poder visualizar de forma más fácil cuales son los
puntos en los que se cumple con menos del 75% de los requisitos, en general para
todos los procesos. Estos puntos son:
Formatos/anexos
Vocabulario
Recursos
Usuarios
Podemos observar que dos de los 21 procesos revisados están por debajo del 75%.
4.3. Encuestas
Encuesta de Calidad
“La Auditoría Interna de Calidad: Una mejora continua en mi trabajo”
Para recabar información referente al Sistema de Gestión de Calidad
de la
Favor de anotar el nombre del área de trabajo:
___________________________________________________________
2-¿Utilizas el SIGC? SI ( ) NO ( )
7-¿Haz recibido alguna capacitación respecto al SIGC? SI ( ) NO ( )¿Cuándo? Este año ( ) El año pasado
( ) Hace más de un año ( )
8-¿Haz recibido capacitación para desempeñar tu proceso? SI ( ) NO ( )
¿Cuándo? Este año ( ) El año pasado ( ) Hace más de un año ( )
15-¿Consideras que cuentas con los recursos necesarios para realizar tu trabajo? SI ( ) NO ( )
27- ¿Utilizas la parrilla OVAR para MEDIR los avances de las actividades de tu Área? SI ( ) NO ( )
28- ¿Utilizas la parrilla OVAR para CORREGIR las actividades de tu Área que no fueron posible realizar? SI ( )
NO ( )
1
Todas las gráficas son de elaboración propia con base en los resultados obtenidos en la encuesta.
Este gráfico nos muestra de forma sintetizada el porcentaje de cumplimiento a la norma por
punto de la misma, para su elaboración se toma el cuestionario aplicado con los resultados
obtenidos y se ponderan contra los resultados “correctos”. Posteriormente se asignan puntos
de la norma a cada una de las preguntas y se toma el promedio de las mismas para asignar un
nivel de cumplimiento por punto de la norma 2 y poder equipararlo con las otras herramientas.
4.4. Entrevista
Como se mencionó antes este año se aplicaron tres entrevistas, una al responsable de SIGC y
otra al de Recursos Humanos por segundo año consecutivo, para este año se implementa una
entrevista al responsable de la parrilla OVAR.
2
Para conocer los puntos de la norma que afectan a cada una de las preguntas remítase a la presentación
del informe allí podrá ver también una breve síntesis del punto.
Fuente: elaboración propia.
Al igual que en los gráficos resumen anteriores se coloca una línea guía al 75% a fin de observar
cuales son los puntos en los que se tiene un área de oportunidad, también se anexa a este
informe el vaciado de la encuesta a fin de revisar a que se refiere específicamente cada uno de
los puntos.
También se realiza una agrupación por punto de la norma y se toma un promedio simple a fin
de conocer el nivel de cumplimiento por punto de la norma.
4.4.2. Responsable de seguimiento de la parrilla Ovar
Este año se implementa una entrevista para el responsable de la parrilla-OVAR, puesto que en
auditorias anteriores algunos auditados presentaron evidencia de regir su plan de trabajo con
esta herramienta, por lo que la entrevista tiene el objetivo de verificar que dicho instrumento
cumpla con ciertos requisitos y en qué medida es equiparable con un plan de trabajo.
“La Parrilla OVAR es un instrumento metodológico que permite definir los objetivos, variables de acción
y responsables, Michel Fiolet al3 define a OVAR como “un proceso de gestión destinado a facilitar el
funcionamiento de los equipos de dirección mediante una acción coordinada de:
a. La definición de los objetivos de progreso para cada responsable.
b. La identificación de los medios para llegar e esos objetivos.
c. La concepción de los sistemas de información para evaluar las aportaciones individuales a los
objetivos colectivos.”4
Observaciones:
Comentarios:
Dada la posición jerárquica de los participantes en la parrilla ovar, es difícil hacer observaciones cuando
no se cumple con los tiempos establecidos para determinada tarea o cuando incluyen actividades o
tareas rutinarias/ordinarias, lejanas a lo estratégico o con fines de mejora.
La parrilla ovar es una responsabilidad de los Directores y no baja a los mandos medios y demás
operativos. Por lo que las áreas adscritas no participan en el desarrollo de la parrilla ovar y al no conocer
los puntos estratégicos y de mejora, no participan en la obtención de los mismos y de contribuir, ni
siquiera se enteran.
Como conclusión podemos señalar que la parrilla es un instrumento con muchas bondades que
permite tener líneas de acción pero que en ningún momento puede ser sustituida por el plan
de trabajo ya que es una herramienta auxiliar. Existen áreas de oportunidad para mejorar dicho
instrumento así como la socialización del mismo.
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos, realizada por la Mtra. Ma. de Guadalupe Cuéllar Espadas el día 8 de
octubre del 2018
NA
Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿Cuántos eventos de 2 Encuentros de 160 X X Archivo en papel x
integración planea integración listados y gráfica
realizar al año? deportiva 1 estadística en general
Chetumal y 1 abarca las actividades
Cozumel. culturales y cursos.
¿Cuántos realiza 2
realmente?
¿Cada cuándo realiza anual N
un evento de O
integración?
¿Cuántos eventos 2 Uno Chetumal y 160/ S S Archivo en papel N
deportivos de Uno Cozumel 80 Í Í listados y gráfica O
integración realiza al por estadística en general
año? Unid abarca las actividades
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Aca
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¿Cuántos eventos 3 Se imparten clases 56 S S Archivo en papel N
culturales de de Natación, Yoga e (2 Í Í listados y gráfica O
integración realiza al Inglés Nata estadística en general
año? ción abarca las actividades
, 28 culturales y cursos.
yoga
y 26
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¿Cuántos eventos 0 N
familiares de O
integración realiza al
año?
¿Cuántos eventos 0 N
sociales de integración O
realiza al año?
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos, realizada por la Mtra. Ma. de Guadalupe Cuéllar Espadas el día 8 de
octubre del 2018
Número o cantidad
tros
NA
Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿Cómo mide la HOJA DE EVALUACIÓN S S Archivo en papel con SÍ
satisfacción del DE EVENTOS Í Í hojas evaluadas
trabajador respecto a DRH-001FO-021
los eventos de
integración realizados?
Contratación del
personal administrativo
Número o cantidad
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Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿El personal que S COMITÉ DE N N
contrata es el más Í EVALUACIÓN O O
competente respecto a DETERMINA LA
qué parámetros? PERSONA MÁS
COMPETENTE PARA
OCUPAR VACANTE.
LA MEJORA ES:
EVALUACIÓN
PSICOMÉTRICA
Capacitación,
formación, educación
¿Se cumple lo N
planeado? O
¿Cuántos cursos de 4 2DIPLOMADOS 5 S S Archivo en papel N
formación, SECRETARIAS Y 2 DIPL I Í listados y gráfica O
capacitación y HÁBITOS DE OM estadística en general
educación se imparten DIRECCIÓN ADO abarca las actividades
al año? EFECTIVA SRIA culturales y cursos.
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18
EN
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VA.
¿Los cursos que N SON CURSOS N N N
imparten son los que O GENERALES, NO A O O
permiten generar ESPECÍFICOS O
competencias en el ESPECIALIZADOS
trabajador para el
cumplimiento o
conformidad de
requisitos del
producto/servicio?
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos, realizada por la Mtra. Ma. de Guadalupe Cuéllar Espadas el día 8 de
octubre del 2018
Número o cantidad
tros
NA
Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿Cómo sabe que esos N NO LO SABE, N N N
cursos generan la O PORQUE SON A O O
competencia requerida CURSOS GENERALES
para la realización del
producto o servicio?
Presente evidencia de
al menos un caso.
¿Cómo evalúa la
eficacia de los cursos
respecto a la
realización del servicio
o producto
Número o cantidad
tros
NA
Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿Usted considera que N HAY QUE TRABAJAR N N N
el ambiente de trabajo O EL TEMA A O O
es el adecuado para
que el trabajador lleve
a cabo la realización del
producto o servicio?
Número o cantidad
tros
NA
Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿Con qué normas se S ACUERDOS S S SÍ
apoya para la atención Í INTERNOS, LEY Í Í
o administración del FEDERAL DEL
personal? (Normas TRABAJO, LEY DE
técnicas de salud, de INFONAVIT, LEY DEL
trabajo, jurídicas, ISR,
internas, externas…)
Número o cantidad
tros
NA
Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿Proporciona usted S VERBALMENTE Y A N N N
información referente a Í TRAVÉS DEL O O O
la UQROO a los MANUAL DE
trabajadores de nueva INDUCCIÓN A LOS
contratación? DOCENTES EN EL
CURSO DEL PIE, EL
PIE LO IMPRIME
DEL SIGC. ESTÁ
DECLARADO EN EL
SIGC PARA QUE LO
CONOZCAN.
Número o cantidad
tros
NA
Eventos Mencionar
No
¿Qué tipo de registro?
SÍ
No
No
SI
Sí
¿Cómo sabe que el S SE HACE CON N N N
cálculo de la nómina es Í TIEMPO PARA O O O
el adecuado? REVISAR, SE
( Parámetros) REALIZA UN
MUESTREO. SÓLO
LAS INCIDENCIAS SE
REVISAN AL 100%
Competencia del
personal de RH
¿El personal ha N N N N
recibido capacitación O O O O
para el desarrollo de su
trabajo?
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
Tien Está
e ¿Qué tipo de registro? declara
regis do en el
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿Cuántos eventos de 3 DEPORTIVO DE 35 X SI OVA X
integración planea INTEGRACION, R,
realizar al año? BOLE
TIN
DDS,
FOT
OGR
AFIA
S,
PRE
NSA
¿Cuántos realiza 3 DEPORTIVO DE 35 X SI OVA X
realmente? INTEGRACION, R,
BOLE
TIN
DDS,
FOT
OGR
AFIA
S,
PRE
NSA
¿Cada cuándo realiza MINIMO 1 POR
un evento de CICLO
integración?
¿Cuántos eventos 2 35 X SI OVA X
deportivos de R,
integración realiza al BOLE
año? TIN
DDS,
FOT
OGR
AFIA
S,
PRE
NSA
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿Cuántos eventos 1 35 X SI OVA X
culturales de R,
integración realiza al BOLE
año? TIN
DDS,
FOT
OGR
AFIA
S,
PRE
NSA
¿Cuántos eventos 3 DEPORTIVO DE 35 X SI OVA X
familiares de INTEGRACION, R,
integración realiza al BOLE
año? TIN
DDS,
FOT
OGR
AFIA
S,
PRE
NSA
¿Cuántos eventos 3 DEPORTIVO DE 35 X SI OVA X
sociales de integración INTEGRACION, R,
realiza al año? BOLE
TIN
DDS,
FOT
OGR
AFIA
S,
PRE
NSA
¿Cómo mide la CON LA PARRILLA OVA X
satisfacción del OVAR R
trabajador respecto a
los eventos de
integración realizados?
Contratación del SE HACE LA
personal administrativo SOLICITUDES
DIRECTAMENTE A
RH DE LA UA
CHETUMAL
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿ Usted Planea la
contratación de
personal administrativo
al año?
¿Cumple con lo
planeado?
¿Qué procedimiento
sigue para contratar al
personal
El personal que
contrata afecta a la
conformidad de los
requisitos del
producto/servicio.
Entonces:
¿El personal que
contrata es el más
competente?
¿El personal que
contrata es el más
competente respecto a
qué parámetros?
Capacitación,
formación, educación
¿Cuenta con un plan S BENCHMARKING 12 SI FOT X
anual de capacitación, I OGR
formación y educación AFIA
para personal S,
administrativo? OVE
RHE
AD,
OVA
R,
POA
¿Se cumple lo S
planeado? I
¿Cuántos cursos de
formación,
capacitación y
educación se imparten
al año?
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿Los cursos que
imparten son los que
permiten generar
competencias en el
trabajador para el
cumplimiento o
conformidad de
requisitos del
producto/servicio?
¿Cómo sabe que esos
cursos generan la
competencia requerida
para la realización del
producto o servicio?
Presente evidencia de
al menos un caso.
¿Cómo evalúa la
eficacia de los cursos
respecto a la
realización del servicio
o producto
¿Cómo mide la
satisfacción del
trabajador respecto a
los cursos que se
realizan respecto a la
competencia que debe
desarrollar?
Ambiente de trabajo SE HA APLICADO
UN DIAGNOSTICO
SOCIOECONOMICO
A LA UA COZUMEL
ELABORADO POR
ALFREDO TAPIA Y
RAFAEL GONZALEZ
PLACENCIA DENTRO
DEL DOCTORADO
DE ESTUDIOS
ORGANIZACIONALE
S DE LA UAM
UNIDAD
IZTAPALAPA
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿Conoce el ambiente
de trabajo en el que el
personal realiza el
producto o servicio?
¿Cómo evalúa o
determina si el
ambiente de trabajo es
el adecuado para que
el personal realice el
servicio o producto que
le corresponde?
(¿Existen parámetros?)
¿Qué acciones ha
planeado para mejorar
el ambiente de trabajo
del personal?
¿De lo planeado que ha
realizado?
¿Usted considera que
el ambiente de trabajo
es el adecuado para
que el trabajador lleve
a cabo la realización del
producto o servicio?
Expedientes del RH. DE LA UA
personal COZUMEL CUENTA
CON COPIA DE LOS
EXPEDIENTES DEL
PERSONAL
ADSCRITO A LA UA
COZUMEL
¿Cómo identifica a
cada trabajador?
(Clave, número..)
¿Cómo verifica que es
realmente la persona
que dice ser?
¿Cómo verifica la
autenticidad de los
documento personales
que proporciona el
trabajador?
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿Qué acciones realiza
cuando descubre que
los documentos son
falsos?
Normatividad APLICA LA DEL SIGC
DEL PROCESO DE
RH DE LA UA
CHETUMAL
¿Con qué normas se
apoya para la atención
o administración del
personal? (Normas
técnicas de salud, de
trabajo, jurídicas,
internas, externas…)
¿El personal conoce la
normatividad que rige
su contratación,
permanencia y salida
como trabajador
universitario?
¿Cómo le comunica al
personal de las
prestaciones y
obligaciones que le
corresponden como
trabajador de la
UQROO?
Manual de Integración LA UA COZUMEL
para el trabajador CUENTA CON UN
MANUAL
INFORMATIVO PARA
LA INDUCCION DEL
PERSONAL NUEVO
DE LA UA COZUMEL
Y UN PROTOCOLO
DE INTRODUCCIÒN
PARA EL NUEVO.
(DOCUMENTOS NO
DECLARADOS EN EL
SIGC)
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿Proporciona usted
información referente a
la UQROO a los
trabajadores de nueva
contratación?
¿Existe algún programa
de integración para
trabajadores nuevos?
¿Cómo sabe que el
programa de
integración es el
adecuado?
Organigrama EL ORGANIGRAMA
DE LA UA COZUMEL
NO ESTA
ACTUALIZADO
DEBIDO A LOS
CAMBIOS DE LA UA
CHETUMAL
¿Conoce el
organigrama
institucional?
¿Cada cuándo revisa
que las funciones
declaradas en el puesto
son las que
corresponden a la
persona- puesto que
usted contrata?
¿Cómo notifica al
Departamento de
Organización y
Métodos de los
cambios de personal
que se presentan para
que realice las
modificaiones
correspondientes en el
organigrama
institucional?
Documentos TODO LO EMITE RH
expedidos y nómina CHETUMAL
AU-09 / Auditoría de Calidad -Interna
/ UA COZUMEL
Entrevista para el Jefe de Recursos Humanos
NA
Mencionar
No
SÍ
Eventos tros SIGC
No
si
No
Si
¿Cómo sabe que el
cálculo de la nómina es
el adecuado?
( Parámetros)
¿Cómo sabe que las
constancias que expide
son correctas?
¿Cuenta con un plan de
acciones correctivas
para documentos
expedidos o nómina?
¿La expedición de
documentos y nómina
la realiza con algún
sistema de cómputo?
¿Cuenta con algún
plan de contingencia
ante la falta del sistema
de cómputo?
Competencia del TODO SE SOLICITA A
personal de RH LA UA CHETUMAL
¿El personal ha
recibido capacitación
para el desarrollo de su
trabajo?
Conclusiones
Eventos de integración
La unidad Chetumal señala que uno de los eventos se lleva a cabo en Chetumal y otro en
Cozumel. Se realizan de forma anual y participan 180 trabajadores 80 de cada unidad.
Para el caso de Cozumel, estos eventos se consideran como deportivos y familiares. Con 35
trabajadores.
Respecto a eventos culturales la unidad Chetumal declara impartir clases de yoga, inglés y
natación. Con 56 participantes.
Existe evidencia de la realización de los cursos pero estos NO están declarados en el SIGC.
Contratación de personal
o Se realiza en la unidad Chetumal a petición de las áreas interesadas, por lo que no
existe un plan anual.
o Las áreas definen la contribución del personal al desarrollo del proceso.
o El comité de evaluación es quién define que el personal a contratar sea el más
competente.
o Se ha realizado una mejora al solicitar una evaluación psicométrica en el proceso
de contratación.
Capacitación, educación y formación
o Chetumal
Se realizaron 4 de 7 cursos planeados.
Se llevaron a cabo 2 diplomados para secretarias y 2 cursos de hábitos de
dirección efectiva.
Se beneficiaron 23 trabajadores.
Los cursos que se imparten son en temas generales por lo que no se puede
medir el impacto de la capacitación en el desarrollo del proceso. Tampoco
existen parámetros de evaluación.
o Cozumel
Se cumple con lo planeado en el área de capacitación.
Se beneficiaron 12 trabajadores.
Ambiente de trabajo
o Se desconoce el ambiente de trabajo en el que labora el personal. En el caso de
Cozumel se cuenta con un diagnóstico.
o No existen parámetros para saber si el personal cuenta con el mejor ambiente de
trabajo para el desarrollo de sus actividades.
o No hay plan de trabajo para trabajar en este tema.
En general
o No hay registro de estos procedimientos en el SIGC.
o No hay una clara coordinación entre las unidades académicas.
o No hay un plan de capacitación basado en la detección de necesidades acordes a
los procesos.
o No hay un plan para que el ambiente de trabajo sea el adecuado.
o aunque existe una normatividad laboral y se ha colocado en la página del SIGC no
se tiene la certeza de que el personal conoce dicha normatividad.
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
desempeño de los procesos y/o productos.
Ejemplo, al preguntar al auditado como sobre
la efectividad del proceso no tiene evidencia
para demostrar que ha revisado todo el
proceso para detectar oportunidades de
mejora y saber que realmente tiene el mejor
proceso; la forma que tiene de saber que está
“bien” es que cumple con su trabajo pero no
puede mostrar si podría o no hacerlo mejor.
No en todos los casos existe evidencia de que 8
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
documentación.
Algunos auditados manejan documentos
(formatos, planes de trabajo, políticas, etc.)
que no están codificados por el SIGC causando
que no se pueda determinar con certeza cuál
es la última versión; en otros casos se han
realizado ajustes en la documentación pero
estos no se ven reflejados en el SIGC.
No se lleva un adecuado control en la 4
inducción, contratación y formación de las
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
MayorNo Conformidad
No Conformidad
observaciones de las auditorías anteriores.
No Conformidad
No Conformidad
Se encontraron algunos procesos que no han
Menor
Mayor
Mayor
atendido las observaciones de auditorías
anteriores.
No Conformidad Menor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
No Conformidad Mayor
carga de trabajo adicional.
La mayoría de los auditados señalan no haber
recibido capacitación reciente respecto al
manejo de SIGC, ni socialización de los
cambios realizados en el mismo.
Existe desactualización generalizada de lo
documentado en el SIGC, para este 2011 se
observa que hay forma de encontrar dos
versiones diferentes para un mismo
documento dependiendo de la ruta que se
tome para llegar a ellos.
En el siguiente gráfico se muestran el número de hallazgos que se han obtenido durante las
últimas cuatro auditorias por tipo de hallazgo, se observa que se ha tenido un incremento
significativo en el número de no conformidades.
En la siguiente gráfica hemos señalado cuantas de las no conformidades de ese año son las
mismas que el año anterior de acuerdo a la tabla presentada antes.
Respecto a los resultados de las encuestas se tomaron las 21 preguntas para las que se tiene
referencia histórica y se elaboró la gráfica del comparativo a fin de conocer la evolución que
han tenido estas variables.
Algunas conclusiones que podemos tomar del análisis gráfico es que en general se mantiene
la el mismo nivel que los años anteriores de lo que podemos destacar:
Mientras que el número de personas que manifiesta no conocer donde consultar el
SIGC permanece constante ha incrementado el porcentaje de personas que señala que
si usa el SIGC llegando para este 2011 a un 96%
Respecto a la periodicidad del uso del sistema ha disminuido el porcentaje que señala
usarlo diario mientras que se incrementa el de las personas que señalan usarlo cada
mes lo cual nos puede señalar que en general se usa para el manejo de formatos ya
que un 46% señala usarlo para hacer oficios.
Ha disminuido el número de personas que señala no conocer el proceso de sus áreas
mientras que las que manifiestan no participar en dichos procesos oscilan entre el 3 y
el 8%
Respecto a la capacitación alrededor de un 30% manifiesta no haber recibido
capacitación ni para su trabajo ni para el SIGC y de los que han sido capacitados menos
de una tercera parte lo ha hecho este año.
No se lleva a cabo un adecuado análisis de la satisfacción de usuario ni de seguimiento
de las observaciones de auditorías anteriores.
Mientras que un 83% de los encuestados señala que su área tiene un círculo de calidad
solo un 72% manifiesta participar en él; quienes en su mayoría declaran reunirse una
vez al mes seguidos por aquellos que señalan hacerlo de forma bimestral.
No hay evaluación constante de proveedores.
Respecto a la revisión realizada a las fichas de proceso se realiza el comparativo para los dos
años en que se tiene la información y se obtienen los siguientes resultados:
Para cada una de las herramientas analizadas se verificaron los puntos de la norma ISO
9001:2015 en los que impactan. Para cada caso se analizó el o los puntos que impactan de la
norma y se calcularon los promedios simples a fin de generar un indicador de grado de
implementación del sistema y se obtuvieron los siguientes resultados.
Se generó un indicador que señala el porcentaje de cumplimiento por punto de la norma,
para ello se tomaron promedios simples.
En general se observa una ligera disminución del nivel de implantación y uso del sistema lo cual
se puede atribuir principalmente a la desactualización del mismo, que fue una observación
persistente durante todo el proceso de auditoría.
Juan Carvajal