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GADMS-017-2015
CONSIDERANDO:
Que, el art. 238 de la Constitución de la República del Ecuador establece “Los
Gobiernos Autónomos Descentralizados gozarán de Autonomía Política, Administrativa
y Financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad
interterritorial, integración y participación ciudadana”.
Que, mediante Ley 2002-73, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 595 de 12
de junio de 2002, se expidió la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en
cuyo artículo 77, en su parte pertinente manifiesta que "Los Ministros de Estado y las
máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos,
contratos o resoluciones emanados de su autoridad: 1. Titular de la entidad: a) Dirigir y
asegurar la planificación, funcionamiento y actualización del sistema de control interno
y de los sistemas de administración financiera, planificación, organización,
información, de recursos humanos, materiales, tecnológicos, ambientales y más
sistemas administrativos;".
Que, las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector Público y
personas jurídicas de derecho privado, que dispongan de recursos públicos, emitidas
por el Contralor General del Estado, mediante el Acuerdo No. 039-CG, publicado en el
Registro Oficial Suplemento No. 78 de 1 de diciembre del 2009, en su NCI 405-04
"Documentación de respaldo y su archivo " señala: "La máxima autoridad, deberá
implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y
mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas
y jurídicas vigentes.".
Que, la Subsecretaría de Cultura, Presidenta del Consejo Nacional de Archivos, expidió
mediante Resolución Administrativa No. CNA-001-2005 de 7 de julio de 2005, el
"Instructivo de organización básica y gestión de archivos administrativos para cumplir
con lo dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia y Acceso a
la Información Pública", en cuyo numeral VI. ORGANIZACION INSTITUCIONAL,
establece: "Las instituciones deberán contar con la Unidad de Archivo Central, que
dependerá de la Secretaría General..."
Que, el art 2 literal a) del COOTAD, establece dentro de los objetivos de dicho código:
“a) la autonomía política, administrativa y financiera de los gobiernos autónomos
descentralizados, en el marco de la unidad del estado ecuatoriano”.
En uso de las atribuciones que le confieren el artículo 57, literal a) del COOTAD
EXPIDE:
ART. 1.- CREACIÓN DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL.- Fijase como política institucional la
creación del Archivo Institucional,
a fin de delimitar la identidad cuantitativa y cualitativa del patrimonio documen
tal, siguiendo las normas de una administración técnica a través de la estandarización
en la elaboración y presentación de documentos.
ART. 2.- ARCHIVO INSTITUCIONAL.- El Archivo del Gobierno Municipal será el conjunto
estructurado de documentos, que copila la información pública de la vida Institucional
del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Salitre, basado en los principios
de agilidad, racionalidad y versatilidad, apoyado en la aplicación de técnicas manuales
e informáticas.
Art. 5.- FUNCIONES.- Se establecen las siguientes funciones para los servidores que
intervienen en el sistema institucional de archivo:
a) SECRETARIA GENERAL
Atender a los usuarios que requieran acceso a la información, según establece la Ley
Orgánica y Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Otras que le fueran encomendadas por su inmediato superior y que tenga relación con
la administración documental.
b) RECEPCIONISTA
c) ARCHIVADOR
Ubicar la documentación que recibe en las estanterías, con su respectivo código que
corresponde a cada unidad administrativa.
Otras que fueran encomendadas por su inmediato superior y que tenga relación con la
administración documental.
Archivos de Oficina.-
Son archivos generados por las actividades de cada unidad administrativa. Su función
es la organización y la conservación de la documentación mientras su utilización es
constante.
Archivo Central.-
Archivo Descentralizado.-
Archivo independiente del Archivo Central, con las mismas responsabilidades del
Archivo de Oficina.
a) Recepción
b) Calificación
c) Apertura y sello
d) Registro y control
e) Distribución de comunicaciones
a) Recepción de Documentos
b) Calificación de documentos.
- Documentos Oficiales:
- Documentos Personales:
Cuando exista duda sobre el documento calificado como personal y se presuma que
sea oficial, se le pondrá un sello en el sobre con la leyenda "EN CASO DE SER OFICIAL,
FAVOR DEVOLVER AL ARCHIVO CENTRAL".
c) Apertura y sello
e) Distribución de Comunicaciones
1. El área de Archivo Central distribuirá con la mayor rapidez y eficiencia los
documentos oficiales registrados a las unidades administrativas que le corresponde el
trámite, mediante el sistema de escaneo de documentos y el correo electrónico.
1. Las Unidades Administrativas deberán utilizar en sus comunicaciones una sigla que
la identifique de las demás, pudiendo ser numérico, alfabético o alfanumérico.
c) Elaboración de Respuestas
1. Toda respuesta oficial, al igual que los anexos, llevará en las copias y al pie del
documento, la sumilla de responsabilidad del (los) servidor (es) de del
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Salitre, que intervienen en su
elaboración.
2. Todo documento que se envíe a través de fax u otro medio electrónico, será
remitido el original inmediatamente a su destinatario.
3. La Unidad de Archivo Central, establecerá un Registro de salida de correspondencia,
debiendo utilizar un formulario creado para el efecto.
Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la
información.
6. Ningún documento original puede ser eliminado, aunque hayan sido reproducidos
por cualquier medio; excepto aquellos documentos que consten en la tabla de Plazos
de conservación, elaborados por la Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Salitre, y puestos a consideración de la Secretaria de la Administración Pública, para su
autorización de eliminación o traslado al archivo intermedio.
3. Los plazos de conservación señalados deberán contarse a partir del último día al
que corresponde el expediente o grupo documental. Los plazos se aplicaran siempre y
cuando los documentos correspondan a trámites concluidos y no existiere
impugnaciones relacionadas a tal documentación.
1. El área del archivo central, a más de contar con la oficina de labores administrativas,
que incluyen equipos y materiales necesarios para el desarrollo de las actividades
diarias y la mesa de consulta, deberá disponer de un depósito de documentos (área
para archivadores), que estará ubicado en lo posible en la planta baja del edificio, ya
que soportará gran peso con el tiempo, por la acumulación de documentos. El peso
por metro lineal de documentos es de 50 a 60 kilogramos, la altura estará en un
máximo de 2,20 ras., la superficie de un depósito de archivos puede ser de máximo
200 metros cuadrados.
- Iluminación Si el archivo tiene ventanas por donde ingresan los rayos solares,
deberán colocarse cortinas metálicas semiabiertas y fijas para que la luz solar que
incida sea siempre indirecta, tenue y siempre la misma (esto es para cuando no se usa
archivadores metálicos).
- Temperatura
Los documentos pueden perjudicarse tanto por exceso, como por falta de humedad,
por lo que la medida de humedad deberá mantenerse entre 45 al 55 por ciento.
- Limpieza
Deberá evitarse la acumulación de polvo, para lo cual debe de hacerse una limpieza
permanente de los documentos con aspiradora, nunca con paño húmedo ni plumero.
Además será preferible acondicionar filtros por donde ingresa el aire.
- Ventilación
Existen varias causas de deterioro de los documentos, entre las que se cuenta el fuego,
inundación y robos, por lo que deben colocarse extintores de incendio y detectores de
humo; evitar que la ubicación de los archivos esté cerca del nivel de las aguas lluvias
que puedan producir inundación; deben darse las seguridades a las puertas y ventanas
de acceso al archivo; y, se dotará de sistemas de cámaras de seguridad para evitar el
robo de documentos.
2. La reserva legal sobre documentos establecidos en la LOTAIP, art. 17, cesará a los 25
años de su expedición, cumplidos estos, el documento podrá ser consultado por
cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión estará obligada a expedir a
quien lo demande copias del mismo.
3. El personal del Archivo Central y todo aquel que por razones de tratamiento de
conservación o cualquier otro trato, entren en contacto con los documentos de
Archivos Reservados, estarán obligados a guardar absoluta reserva sobre el contenido
de esta documentación; su incumplimiento podrá ocasionar responsabilidad civil,
administrativa y/o penal, según sea el caso.
DISPOSICIÓN GENERAL
ALCALDÍA MUNICIPAL.- VISTOS.- Salitre, a los veintiséis días del mes de junio del
dos mil quince a las 15h00.- En uso de las atribuciones que me concede el inciso
cuarto del Art. 322, del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización, SANCIONO, la presente ORDENANZA QUE CREA Y REGULA EL
CONSEJO DE SEGURIDAD CIUDADANA DEL CANTÓN SALITRE´´., y ordeno su
PROMULGACION.