Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

Hernán Darío Ramírez Sandoval, código 80750903

Luz Mery Medrano, código 39714901
Karen Melissa parra, código 1031163974
Gloria Isabel González, código 60358544
Yamile Quintero, código

Tutora
Alexa Milena Neira

Universidad abierta y a distancia UNAD

Protocolo- grupo: 80007_20
Programa de psicología
Bogotá julio 10 de 2016
 Contenido

Introducción ..................................................................................................................................... 3

Objetivos .......................................................................................................................................... 4

Objetivo general ...................................................................................................................... 4

Objetivos específicos ............................................................................................................... 4

Actividad .......................................................................................................................................... 5

Presentación de la Empresa .............................................................................................................. 5

Descripción de la empresa ....................................................................................................... 6

Breve historia ............................................................................................................................ 6

Misión ....................................................................................................................................... 6

Visión........................................................................................................................................ 7

Organigrama ............................................................................................................................. 7

Tipo de comunicación .............................................................................................................. 7

Comunicación interna ............................................................................................................... 8

Comunicación externa .............................................................................................................. 9

Plan de motivación ......................................................................................................................... 10

Conclusiones .................................................................................................................................. 12

Referencias ..................................................................................................................................... 13
 Introducción

El presente trabajo tiene como finalidad fortalece las competencias comunicativas y las

relaciones interpersonales mediante el desarrollo de un protocolo de comunicaciones y plan

motivacional aplicado a una empresa asignada donde nosotros como estudiantes estamos en la

capacidad de dar respuesta gracias a la apropiación de la información brindada, permitiéndonos

de igual forma comprender como es la comunicación en una empresa.

Entre todos los integrantes del curso, se realiza la construcción de la empresa, de esta

manera se da a conocer el tipo de empresa, la descripción, la misión, la visión, y demás detalles

que constituyen una empresa, todo esto se crea en conjunto siguiendo las lecturas de la Unidad y

demás conocimientos adquiridos por cada uno de los integrantes que nos ayudaron a conocer y

construir cada uno de los detalles de la empresa.

 Objetivos

Objetivo general

Comprender la importancia que tiene la comunicación y el protocolo de la misma en el

ámbito laboral, permitiéndonos de esta forma identificar las falencias que una empresa tiene en el

momento de comunicarse y de igual forma generar planes de acción en cuanto a motivación

buscando dinamizar las relaciones laborales.

Objetivos específicos

 Identificar los protocolos de comunicación en una empresa

 Generar un plan para permitir y fomentar la dinamización en el ambiente laboral.

 Tener la capacidad de comprender los lineamientos para una buena comunicación.

 Estar en la capacidad de construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para

una empresa.
 Actividad

Posteriormente el grupo colaborativo realiza la lectura del caso Empresa XX, que se

relaciona a continuación al cual deben:

 Presentar la identificación de la empresa XX

 Definir el tipo de comunicación.

 Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el caso de la empresa XX

 Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

Presentación de la Empresa

Nombre de la empresa: CREACIONES BABY LOVE

Descripción de la empresa: Empresa dedicada al diseño, producción y comercialización de ropa

infantil, con los mejores estándares de calidad, contamos con un grupo humano competente

enfocado a alcanzar los objetivos de la empresa y satisfacer a nuestros clientes.

Ciudad sede principal: Bogotá

Sedes otras ciudades: Medellín y Bucaramanga

Fecha de creación: 8 de diciembre del 2003

Número de empleados: 110 (Entre Administrativos, ejecutivos, ventas, proveedores,

producción, servicios generales, mensajeros)

Descripción de la empresa

Somos una empresa conformada por cuatro hermanos cuyo objetivo se basó en realizar

una investigación de mercado para un plan de negocios a nivel nacional e internacional. La

empresa se dedica a la comercialización de ropa de bebes en 100% algodón pijama considerada

uno de los mejores algodones del mundo, el valor agregado que posee el producto son los

botones imantados que reemplazaran a los clásicos botones usados en las prendas de vestir para

bebes, dándoles así diferenciación con los demás productos, además de brindar la facilidad y

comodidad a los padres al vestir a los bebes.

Breve historia

Es una empresa familiar fundada en el año 2003 dedicada a la producción y

comercialización de prendas de vestir para bebés y niños. Antes solo se dedicaban a la compra y

venta de ropas de bebés, con el tiempo la empresa ha crecido e innovando en nuevos productos

para poder llegar a todo el público en general.

Misión

Ofrecer a los compradores ropa para bebes recién nacidos hasta los dos años con

excelente calidad y diseños altamente originales que sirvan para todo tipo de clima u ocasión,

satisfaciendo las necesidades y gustos de acuerdo a cada persona; de igual manera productos de

calidad y a precios accesibles posicionado nuestra marca a todo nivel.

Visión

Llegar a posicionarnos como una empresa líder productora en ropa para bebe, con la

garantía de que siempre serán de excelente calidad conservando precios al alcance de todos

dándole a ver al cliente que son parte fundamental en el crecimiento y solidez de nuestra

empresa.

Organigrama

Tipo de comunicación

La empresa se define como una empresa basada en una comunicación formal ascendente,

descendente y oblicua; sin embargo, entre los operarios se observa una comunicación informal.

Esta empresa presenta un proceso de comunicación organizacional formal, constituido por

estructuras, organización y metas que corresponden a la formalidad de la comunicación

organizacional de la siguiente forma:

 Comunicación descendente: Se construyen comunicaciones institucionales en la empresa

como se especula en procedimientos, reglamentos y normas que la misma actúa.

 Comunicación ascendente: El personal que se dirige hacia la gerencia realiza a través de los

buzones de sugerencias comunicados y cartas dirigidas hacia las directivas de la empresa con

aquellas comunicaciones malintencionadas o malos entendidos, rumores entre otros que se

presenten en el clima laboral.

 Comunicación asertiva: Baby love es una empresa que mantiene una comunicación asertiva

siendo esta una habilidad personal y profesional en los trabajadores donde se conlleva un

proceso de comunicación, estableciendo relaciones que implican conductas honestas,

positivas y respetuosas cuando se interactúan con las demás personas, a través de ella se

emiten mensajes, opiniones, creencias de una manera respetuosa y oportuna.

En este sentido a través de esta comunicación se denota las expresiones que la empresa

Baby love utiliza para ofrecer una perspectiva clara de su naturaleza presentándose a sí misma a

los objetivos internos y externos cómo son: empleados, proveedores, clientes y público.

Comunicación interna

 Cada coordinador, director y gerente se comunica de una manera formal a través de medios

electrónicos con el fin de mantener una comunicación con evidencias.

 La comunicación general e mantiene a través de la intranet y la cartelera general de la

empresa.
 La comunicación frente a directores y subalternos está definida por una comunicación verbal

y papel ya que la mayoría son operarios y no cuentan con computador su responsabilidad y

oficio.

El responsable de talento humano debe asegurarse de que cada uno de los trabajadores,

jefes o directivos de la empresa reciban, lean, entiendan y apliquen el plan estratégico de la

empresa, teniendo en cuenta la misión, la visión y estrategias de la misma. También se debe

seguir el manual de función del cargo, políticas y procesos que establecen el rol que debe

desempeñar cada uno de los integrantes de la empresa, de acuerdo a su función, deber y cargo

con el fin de involucrarse en pro del mejoramiento, efectividad y progreso de la misma.

De igual forma cada integrante se empodera de sus funciones generando un reporte semanal

ya sea por correo interno, reuniones, que establezcan la matriz de trabajo.

Comunicación externa

 Las comunicaciones externas están definidas principalmente con los proveedores y cliente

final.

 Con los proveedores se tiene contacto directo con el director de compras a través de

correo electrónico y solo cuando es estrictamente necesario a través de una previa cita

confirmada y con la documentación formal en el momento de una negociación.

 La comunicación con el cliente final es a través de las sucursales en cada ciudad de

manera formal con la entrega de producto y con un recibo de respaldo de evidencia.

El personal encargado de la comunicación externa debe tener en cuenta los canales

informativos establecidos por el departamento de comunicación con el plan que define cuáles son
los valores, atributos y estilos, como imagen de la empresa que denoten sus productos, también

que los diferentes canales informativos sean claros en función de la herramienta que se emplee y

al público que se dirija, también generar un impacto mayor esencial con publicidad, web

corporativa, redes sociales, boletines, llamadas telefónicas, entre otros, que potencien el producto

de ropa para bebe.

Por otra parte, las acciones informativas realizados por los asesores comerciales deben

generar un impacto positivo en proveedores y consumidores.

Plan de motivación

En primer lugar es fundamental trabajar en la parte física del sitio de trabajo, esto debido

a que ayuda a motivar a un más a los empleados, ya que un lugar agradable para las personas,

ocasiona que puedan a llegar a entregar todo su potencial en las diferentes labores que cumplen

en la empresa, de igual forma es fundamental y de importancia mejorar las comunicaciones

internas que existen en el lugar, para lo anterior se debe trabajar en varios aspectos como lo la

asertividad, coherencia, comunicación asertiva y el respeto entre todos los integrantes que

conforman dicho lugar.

Por otra parte, es fundamental trabajar técnicas de relajación con las personas que

conforman la empresa, esto debido a que el estrés es un factor clave en que la comunicación y las

relaciones laborales no tengan éxito, para esto existen diferentes técnicas como la respiración, y

estiramientos caporales, que incentiven un buen ambiente laboral.

 El trabajador debe sentirse querido, valorado y respaldado por la empresa a través de

diferentes acciones, muchas de ellas de detalle como: un trato cordial, reconocer públicamente

sus logros o preocuparse de su bienestar personal tanto dentro como fuera del trabajo.

Cuidar del entorno en que se desenvuelven es importante también para generar espacios

reales utilizando actividades fuera de la oficina, actividades al aire libre, actividades lúdicas,

celebrar el cumpleaños de alguno de ellos saliendo a cenar o complementarse de la siguiente

manera:

 Cada mes se celebrará el cumpleaños de todos los empleados con el fin de generar

integración y partición de todos los empleados.

 Se celebrará el día del trabajador con diferentes actividades e incentivos.

 Cada final de año se realizará una evaluación de producción y de ventas, donde se

premiarán a los empleados sobresalientes en cada área de la empresa, con una previa

motivación mensual según las metas definidas por cada área.

Por último, es fundamental realizar diferentes actividades de ocio, en donde se busca unir

y mejorar las relaciones que existen entre todos los empleados y supervisores, generando una

relación sólida en pro del bienestar de la empresa.

 Conclusiones

 Las comunicaciones internas tienen como objetivo principal: transmitir la información

institucional específica de una organización a sus empleados, fomentar los valores culturales

de la organización y motivar y conocer la opinión de sus empleados en algunos aspectos.

 Para aumentar la eficacia del equipo humano es necesario que se sienta a gusto e integrado

dentro de su organización, y esto solo es posible si los trabajadores están informados,

conocen los diferentes entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su

estrategia, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí

mismos. Además, la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir el

temido rumor, un elemento muy peligroso para las compañías.

 La comunicación externa es el conjunto de operaciones de comunicación destinadas a los

públicos externos de una empresa o institución, es decir, tanto al gran público, directamente o

a través de los periodistas, como a sus proveedores, accionistas, a los poderes públicos y

administraciones locales y regionales, a organizaciones internacionales, etc.

 Las relaciones internas y externas son de vital importancia para que exista una excelente

comunicación entre los empleados, directivos o cualquier integrante de la organización y así

la motivación será un motor activo de la ejecución de las responsabilidades de forma

eficiente.
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