Código: PG-GE-07

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Fecha de Emisión: 01/10/2013

PROCEDIMIENTO CAPACITACION
Revisión Nº: 11

ELABORADO POR: MODIFICADO POR: APROBADO POR:

Susan Lewin S. Paula Farias C. Marcela Toledo M.
Jefe de Selección y Jefe de Selección y Gerente de Personas
Desarrollo Desarrollo

Fecha: 01/10/2013 Fecha: 23/07/2015 Fecha: 23/07/2015

Firma Firma Firma

PG-GE-07
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
Revisión Fecha Modificaciones
Cambia código de PC-06-GE-01 a PG-GE-07.
5 23/11/2005 Se modifican numerales 1,2,3, 6.1.4, 6.5 atendiendo la implementación del
nuevo Sistema de Gestión.
Se modifican los numerales 1, 4, 5. Se modifica numeral 6.1, 6.1.1, 6.1.2. Se
modifica el numeral 6.2.1. Se agrega numeral 6.2.3. y 6.2.4.Evaluación de la
eficacia y de la actividad de la capacitación. Se agrega numeral 6.2.5.
6 21/01/08
Capacitación en temas de Salud, Seguridad Ocupacional y Medio Ambiente. Se
modifican numerales 9 y 10. Se elimina Formulario FO-06-AF-01-06. Cambian
de codificación los numerales.
7 07/08/2009 Se modifican todos los numerales
8 25/03/2010 Se modifican todos los numerales

Se modifica el nombre al Procedimiento. Se reestructura Procedimiento en su

9 11/06/2013
totalidad modificando numerales y eliminando Formulario FO- GE-07-03
10 30/12/2013 Se modifican cargos de responsabilidad, plazos y responsabilidades
Se modifican 6.1.1 a) Solicitud de Capacitación, b) Evaluación y 6.2.1
Documentos asociados con la Inscripción y Control de Cursos.
11 22-07-2015 Se crea formulario de Capacitación de Inducción FO-GE-07-13_Rev.2, y
Evaluación de la Actividad de la Capacitación E-Learning FO-GE-07-14_Rev.1,
además se modifica solicitud de Capacitación FO-GE-07-01_ Rev.12
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ÍNDICE

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 3
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS...................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................................... 5
5.1 Gerente de Personas es responsable: .............................................................................................. 5
5.2 Jefe de Selección y Desarrollo es responsable de: .......................................................................... 5
5.3 Comité Bipartito es responsable de: .................................................................................................. 6
5.4 Gerente de Área es responsable de: ................................................................................................ 6
5.5 Jefaturas de Áreas o Supervisores (o persona designada por cada Gerente para estos fines): .. 6
5.6 Administradores de Contratos/Ingenieros Residentes son responsable de: .................................. 7
5.7 Respecto a las responsabilidades del Relator o Coordinador Interno: ........................................... 7
5.8 Todos los trabajadores son responsable de: .................................................................................... 7
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.......................................................................................... 8
6.1 Descripción de Procedimientos. ........................................................................................................ 8
6.1.1 Procedimientos relacionados con Control de Documentos de Capacitación: ............................. 8
6.1.2 Procedimientos relacionados con la Gestión de la Capacitación: .............................................. 10
6.2.1 Documentos asociados con la Inscripción y Control de Cursos: ................................................ 12
6.2.2 Plazos asociados a la Gestión del Proceso de Capacitación ..................................................... 12
6.3 SANCIONES ..................................................................................................................................... 13
7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ...................................................................................... 13
8. MEDIO AMBIENTE ......................................................................................................................... 13
9. REGISTROS .................................................................................................................................... 14
10. ANEXOS .......................................................................................................................................... 14
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1. OBJETIVO

El presente documento, tiene por objeto alinear el desarrollo profesional y personal de los
trabajadores de R&Q, al objetivo estratégico de la empresa, de tal modo de agregar valor
al mercado, mediante el desarrollo de las competencias de las personas.

2. ALCANCE

Este procedimiento, aplica a todas las áreas operativas del grupo R&Q Ingeniería. De no
cumplir con los requisitos aquí expuestos, la Gerencia de Personas suspenderá la gestión
de nuevos cursos, hasta regularizar los cierres de cursos en todas sus etapas, respecto
del solicitante.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Ley N° 19.518 Estatuto de Capacitación y empleo.

Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad. Título Décimo Tercero: Capacitación
Ocupacional y Título Vigésimo Primero: De los Estímulos y Sanciones.

4. DEFINICIONES

 Capacitación: Proceso destinado a promover, facilitar, fomentar y desarrollar las

aptitudes, habilidades o grados de conocimiento de los trabajadores, con el fin de
permitirles mejores oportunidades y condiciones de vida y de trabajo e incrementar la
productividad nacional, procurando la necesaria adaptación de los trabajadores a los
procesos tecnológicos y a las modificaciones estructurales de la economía. (Ley Nº
19.518, Art. 10 – Ley Del Servicio Nacional De Capacitación y Empleo: SENCE).

 Competencia Laboral: Capacidad, destreza o habilidad de una persona que le

permite desempeñar de manera efectiva las funciones asociadas a su puesto de trabajo.

 Detección de Necesidades de Capacitación (DNC): Corresponde al Diagnóstico

o identificación de los temas necesarios a capacitar en el personal.
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Plan o Programa de Capacitación: Corresponde a la materialización del levantamiento

de necesidades de capacitación, considerando objetivos específicos, plazos,
presupuestos, personas y brechas existentes, entre otras variables.

 Comité Bipartito de Capacitación: Organismo conformado en partes iguales por

representantes del empleador y de los trabajadores, cuyo objetivo es promover el
desarrollo de las competencias laborales de los trabajadores. Sus funciones principales
son acordar y evaluar él o los programas de capacitación ocupacional de la empresa, así
como asesorar a la dirección, en materias de capacitación.

 Franquicia Tributaria para la Capacitación: Incentivo a las empresas

contribuyentes de la Primera Categoría que invierten en capacitación de sus recursos
humanos, cuyo monto máximo anual es del 1% de las remuneraciones imponibles
pagadas por la empresa en el mismo lapso, o de 13 Unidades Tributarias Mensuales
(UTM) en el caso que el 1% sea inferior a esa cifra. (Art.36 de la Ley Nº 19.518, de 1997,
SENCE)

Nivel 100% Nivel 50% Nivel 15 %

Trabajador participante en una actividad de capacitación, susceptible de imputar a la

franquicia tributaria:

Cuya remuneración bruta Cuya remuneración bruta Cuya remuneración bruta

mensual no supere las 25 mensual sea superior a 25 y mensual es superior a las
Unidades Tributarias no supere las 50 U.T.M. 50 U.T.M.
Mensuales (UTM).

 Organismos Técnicos de Ejecución de la Capacitación (OTEC)

Instituciones con personalidad jurídica, que están facultadas por SENCE para impartir
capacitación ocupacional a través de acciones o cursos.

 Organismos Técnicos Intermedios para Capacitación (OTIC):

Corporaciones de derecho privado sin fines de lucro organizados sectorial o
regionalmente, y reconocidos por SENCE, que tienen como objetivo primordial otorgar
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apoyo técnico a sus empresas adherentes en la promoción, organización y supervisión de

programas de capacitación ocupacional, no pudiendo ellos impartir directamente acciones
de capacitación.

 Relator Interno:
Toda persona interna que realiza cursos de capacitación, talleres o actividades
formativas.

 Coordinador Interno
Toda persona que sin pertenecer al área de Capacitación de la Gerencia de Personas,
requiere por su responsabilidad, coordinar cursos, talleres o cualquier otra actividad
formativa con otros organismos externos (por ejemplo: Mutual de Seguridad, ACHS, entre
otras). Se consideran aquí solamente los profesionales relacionados a Área de SGI y
Prevención de Riesgos.

5. RESPONSABILIDADES

5.1 Gerente de Personas es responsable:

 Garantizar que se cuenten con los procesos prerrequisitos, en manos del área de
Desarrollo Organizacional, para generar las estrategias de capacitación de carácter anual
y corporativo.

 Generar las instancias de comunicación correspondientes con las distintas

Gerencias para identificar los presupuestos disponibles para el ítem capacitación, afín que
éstos sean conocidos al momento de trazar los programas específicos para cada
Gerencia.

 Entregar información histórica de capacitación, con el objeto de generar la

construcción del Plan de Capacitación para cada una de las Gerencias.

 El Gerente de Personas es el responsable de la aprobación, cumplimiento,

revisiones y modificaciones de este procedimiento.

5.2 Jefe de Selección y Desarrollo es responsable de:

 Mediar el proceso de construcción del Plan de Capacitación.

 Asesorar a los Gerentes de Área en la elaboración de su Plan de Capacitación, si
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lo requieren.
 Mediar la ejecución de los planes de capacitación.
 Asesorar al cliente respecto a las OTECs: cotizar cursos con OTEC, velar por la
conveniencia de contenidos y por la mejor relación precio-calidad.
 Ante consultas apoyar al cliente sobre el adecuado uso de presupuestos de
capacitación.
 Velar por la adecuada coordinación de los cursos de capacitación desde el inicio
hasta el cierre de éstos.
 En conjunto con la OTIC administrar, mediante ésta, la franquicia SENCE de la
empresa.
 Una vez inscrito el curso, informar a los participantes y jefaturas directas.
 Llevar registro y control de las actividades de capacitación (Inscripciones,
Evaluaciones y Certificados, control HH Capacitación y Montos asociados).

5.3 Comité Bipartito es responsable de:

 Acordar y evaluar el o los programas de capacitación ocupacional de la empresa,

así como asesorar en materias de capacitación.

5.4 Gerente de Área es responsable de:

 Visar que los programas de capacitación cumplan con las expectativas del negocio
y lineamientos corporativos generales.
 Firmar y autorizar todas las capacitaciones solicitadas por su área, a través de la
Solicitud de Capacitación.

5.5 Jefaturas de Áreas o Supervisores (o persona designada por cada Gerente para
estos fines):

 Detectar las necesidades de capacitación de su equipo las cuales deben ser

validadas por el Gerente de Área.
 Colaborar con el Gerente de Área en el diseño del Plan de Capacitación anual.
 Cumplir con la formalidad de llenar, firmar (en caso que corresponda) y enviar
todas las Solicitudes de Capacitación que correspondan a cursos de su equipo de trabajo,
entregar a Gerencia de Personas, previa visación y firma del Gerente de Área.
 Facilitar la asistencia de sus colaboradores a las actividades de capacitación.
 Evaluar la Efectividad de la Capacitación de los cursos a los cuales asisten las
personas de su equipo, transcurridos tres meses desde el término de la misma.
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5.6 Administradores de Contratos/Ingenieros Residentes son responsable de:

 Coordinar la ejecución de los cursos que estén pactados con clientes en las
ofertas técnicas y, con ayuda del Jefe de Selección y Desarrollo, inscribirlos para llevarlos
a cabo.
 Preocuparse de hacer llegar las Solicitudes de Capacitación referentes a sus
equipos, a su respectiva Gerencia, para que el Gerente la apruebe y el Área de
Capacitación pueda gestionar las inscripciones.

5.7 Respecto a las responsabilidades del Relator o Coordinador Interno:

 Cuando las capacitaciones son realizadas por relatores internos, éstos deben
informar al Área de Capacitación, enviando el respectivo registro de la actividad, a través
del formulario de Actividad de Capacitación Interna, en un plazo no superior a 48 horas
hábiles después de finalizada la capacitación. El registro de la actividad debe ser
completamente llenado, incluyendo: fecha de realización, número de participantes, las
horas de duración, lugar de realización, nombre del curso o tema tratado, el objetivo de la
capacitación y los contenidos. Además, deberá procurar que todos los participantes sin
excepción llenen la ficha con su nombre y firma en conformidad a su asistencia.

 Cuando las capacitaciones son coordinadas por áreas internas (SGI y/o
Prevención de Riesgos) pero requieren de relatores externos (ACHS, MUTUAL, entre
otros), deberán cumplir con el procedimiento integral y formal de una capacitación:
Solicitud de Capacitación, Evaluaciones de Cursos superiores a 8 horas y velar por que el
organismo externo emita los Certificados correspondientes.

5.8 Todos los trabajadores son responsable de:

 Comunicar a su Jefatura sus necesidades de capacitación.

 Cumplir, al menos, con el 75% de asistencia a la actividad de capacitación y

aprobar los cursos que le proporciona la empresa.

 Justificar las inasistencias a capacitación por enfermedad o trabajo al Jefe de

Selección y Desarrollo con copia a su jefatura.

 Evaluar la “Actividad de Capacitación” y “Efectividad de Capacitación”.

 Será responsabilidad del trabajador entregar copia del certificado de aprobación

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y/o asistencia, una vez terminado su curso. En caso de cursos de mayor duración el
trabajador deberá solicitar periódicamente un certificado de notas y asistencias.

 En caso de que existan inasistencias injustificadas que lleven a la reprobación del

o de los participantes, existirá una amonestación formal con copia a la Inspección del
Trabajo.

 Asistir al curso en hora, día y lugar indicado.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Descripción de Procedimientos.

6.1.1 Procedimientos relacionados con Control de Documentos de Capacitación:

a) Solicitud de Capacitación

Toda actividad de capacitación deberá ser informada por las Jefaturas Directas al Gerente
de Área, a través del “Formulario Solicitud de Capacitación FO-GE-07-01”, la que deberá
ser debidamente completada y firmada tanto por la Jefatura, Gerente de Área y Gerente
General.

Una vez completado y firmado el formulario por el jefe directo y el gerente del área, la
jefatura solicitante o el coordinador de recursos humanos deberá enviar la solicitud
(agregando la información del proveedor si la tuviese), al jefe de selección y capacitación
quien sacara la firma final al Gerente General, posterior a esto, el área de Capacitación
gestionara la requisición, orden de compra, inscripción y/o pago, etc. que corresponda
ante la OTIC (para Cursos que cuenten con código SENCE) o directamente con la OTEC,
o Relator (cuando no cuenten con código SENCE).

El “Formulario Solicitud de Capacitación” deberá hacerse llegar al Jefe de Selección y

Desarrollo con a lo menos 10 días de anticipación en caso de requerir pago anticipado o
con 5 días de en caso de ser pagado a 30 días. Tramitada la inscripción el Jefe de
Selección y Desarrollo deberá informar vía e-mail a cada uno de los participantes y
jefatura la inscripción del curso, horario y dirección donde se imparte, o forma de acceder
a la dirección web cuando se trata de curso e-learning.
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En caso de faltar algún antecedente para completar el “Formulario Solicitud de

Capacitación”, el Jefe solicitante o coordinador de Recursos Humanos podrá
comunicarse con el Jefe de Selección y Desarrollo, quien se encargará de proporcionarle
los datos faltantes si los tuviese. Es responsabilidad del Jefe solicitante y/o coordinador de
Recursos Humanos completar con todos los antecedentes requeridos la solicitud y
verificar que estos sean correctos.

Quedan exentas del “Formulario de Solicitud de Capacitación”, todas aquellas actividades

programadas por el área de SGI y Prevención de Riesgos, sin embargo estas actividades
deberán ser igualmente informadas al área de capacitación indicando, nombre, tipo de
actividad, participantes, relator y horas, adjuntando formulario de asistencia.

Todos los Cursos de Inducción de Proyectos específicos pactados de antemano con los
Mandantes y que sean requisito para el ingreso de un trabajador, deberán completar el
“Formulario Solicitud de Capacitación de Inducción FO-GE-07-13” el cual tendrá un flujo
de autorización diferente, con la finalidad de agilizar el proceso y reservar los cupos en los
organismos en que se deban realizar estas actividades.

b) Evaluación

Una vez finalizada la capacitación deberá ser evaluada en dos instancias:

1° “Evaluación de la Actividad” de Capacitación FO- GE-07-07.

Esta Evaluación tiene como finalidad que el alumno o participante dé a conocer su

percepción sobre las características generales del curso, tales como la calidad del relator,
espacio físico, claridad de contenidos, entre otros.

El Jefe de Selección y Desarrollo al momento de informar al trabajador la inscripción del

curso enviara vía e-mail el “Formulario Evaluación de la Actividad ”FO- GE-07—02” el
que deberá ser contestado y devuelto al Jefe de Selección y Desarrollo en un plazo no
superior a las 72 horas hábiles después de haber finalizado el curso.

2° “Evaluación de la Efectividad” de la Capacitación FO-GE-07-12

Esta Evaluación tiene como finalidad que tanto el participante-alumno como su jefatura
directa, compartan su percepción sobre la utilidad de los contenidos del curso en el
desempeño del puesto de trabajo. Esta Evaluación se realizará, transcurridos 90 días de
finalizada la capacitación.
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El Jefe de Selección y Desarrollo y/o el Analista de Selección enviara al trabajador vía e-

mail y transcurridos 90 días de finalizada la capacitación el “Formulario de Evaluación
de la Efectividad FO –GE-07-12”. El trabajador será responsable de responder la
evaluación, en un plazo no superior a 72 horas hábiles después de haber sido enviada, y
deberá devolverse al Jefe de Selección y Desarrollo.

Aquellas solicitudes de capacitación que sean originadas por inducciones requeridas por
el mandante, no será necesario que completen el proceso de evaluación.

c) Certificados

Es responsabilidad de la Gerencia de Personas y del Área de Capacitación, llevar un

registro con los certificados de los Cursos a los cuales asisten los trabajadores.

En caso de que los trabajadores reciban directamente sus certificados de parte de las
OTEC, es de exclusiva responsabilidad del trabajador hacer llegar una copia del mismo al
Área de Capacitación, en un plazo no superior a 60 dias finalizado el curso.

No se llevara registro de certificados de las siguientes actividades:

 Cursos e-Learning Corporativos Masivos, cuya finalidad sea intervenir de manera

global en una variable organizacional.
 Cualquier proceso de Inducción (Proyectos o Inducción Corporativa)
 Talleres, Seminarios, Congresos, Encuentros, o cualquier actividad similar a
charlas.
 Cursos Internos dictados por relatores internos del Área de SGI y de Prevención
de Riesgos.
 Cursos con duración inferior a 4 horas.

6.1.2 Procedimientos relacionados con la Gestión de la Capacitación:

a) Planes de Capacitación:

Dentro del primer trimestre de cada año, el Gerente de Personas y/o el Jefe de Selección
y Desarrollo se reunirán con cada uno de los Gerentes de Área a fin de que estos últimos
declaren cuáles serán los parámetros y focos de desafíos para el año en materia de
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capacitación, apoyándose de los resultados de la Evaluación de Desempeño. Que se

hubiera realizado.

El Jefe de Selección y Desarrollo apoya la confección del Plan de Capacitación y lo

presenta al Comité Bipartito de capacitación para la revisión de dicho programa, dando su
visión y aportes, los que serán recogidos, analizados y visados por el Gerente de
Personas.

Cada Gerencia optará por la posibilidad de que surja una necesidad de capacitación no
prevista en el Plan Anual, y que requiera de una urgencia tal que no permita ser
considerada en el proceso del siguiente año.

b) Evaluación de la Gestión de Capacitación.

El cumplimiento del Plan de Capacitación es informado semestralmente por el Gerente de

Personas al Gerente del Área.

El Jefe de Selección y Desarrollo deberá llevar un registro de las actividades de

capacitación efectuadas, con su respectivo análisis estadístico, que permita visualizar la
gestión del proceso de capacitación y ayudar a la toma de decisiones de las Gerencias,
respecto a la conformación de sus próximos planes de capacitación anuales. Este informe
deberá al menos incluir las siguientes variables:

 N° de Personas capacitadas
 HH Capacitadas
 Presupuestos y/o Costos Asociados (Valor Total, Cobertura Sence, Inversión
Empresa)
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6.2 DOCUMENTOS Y PLAZOS ASOCIADOS:

6.2.1 Documentos asociados con la Inscripción y Control de Cursos:

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6.2.2 Plazos asociados a la Gestión del Proceso de Capacitación

PERÍODO DE FECHA FINAL DE

PROCESOS EJECUCIÓN ENTREGA RESPONSABLE
EVALUACION DE DEL 1° AL 31 DE
DESEMPEÑO ENERO 31 DE ENERO GERENTES DE AREA
PLAN ANUAL DE GERENTE DE PERSONAS/JEFE
CAPACITACION DEL 15 DE ENERO AL DE SELECCIÓN Y
ANUAL 15 DE MARZO 15 DE MARZO DESARROLLO
DÍAS 5 DEL MES
INFORME DE SIGUIENTE/ 15 DE
CAPACITACION MENSUAL/ANUAL ENERO GERENTE DE PERSONAS
Los plazos indicados podrían tener variación según requerimientos de cada gerencia.

6.3 SANCIONES
Serán consideradas como faltas graves, las siguientes situaciones.

1. La inasistencia injustificada a clases, que conlleve a la reprobación del curso por

este motivo.
En caso que en un siguiente curso el trabajador reitere la inasistencia provocando la
reprobación del curso, se amonestará por escrito al trabajador en la que se expresen los
hechos y motivo en que se fundamenta. Se dejara constancia en la carpeta del trabajador
y se remite copia a la Jefatura, y Gerencia de Personas.

7. SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Las actividades descritas en este procedimiento no representan un riesgo de accidentes
significativo. En caso que se asista a un curso externo, se toman las medidas preventivas
asociadas al procedimiento “Uso de Vehículos”.

8. MEDIO AMBIENTE
Las actividades descritas en este procedimiento no generan impactos ambientales
significativos
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9. REGISTROS

Código Nombre Mantenido por Lugar de Almacenamiento Tiempo de Almacenamiento

Fisica en en Mueble Gerencia de

Jefe de Selección y
FO-GE-07-01 Solicitud de Capacitación Personas / Virtual en Carpeta de
Desarrollo
Desarrollo / Capacitación 1 año desde la solicitud
Fisica en en Mueble Gerencia de
Jefe de Selección y
FO-GE-07-07 Evaluación Actividad Personas / Virtual en Carpeta de
Desarrollo
Desarrollo / Capacitación 1 año desde la Evaluación
Fisica en en Mueble Gerencia de
Jefe de Selección y
FO-GE-07-12 Evaluación Efectividad Personas / Virtual en Carpeta de
Desarrollo
Desarrollo / Capacitación 1 año desde la Evaluación
Fisica en en Mueble Gerencia de
Jefe de Selección y
FO-GE-07-09 Detección de Necesidades Personas / Virtual en Carpeta de 2 años desde la fecha de
Desarrollo
Desarrollo / Capacitación emisión
Fisica en en Mueble Gerencia de
Asistencia a Capacitación Jefe de Selección y
FO-GE-07-02 Personas / Virtual en Carpeta de 1 año desde el desarrollo de
Interna Desarrollo
Desarrollo / Capacitación la actividad
Fisica en en Mueble Gerencia de
Jefe de Selección y
S/C Certificados Personas / Virtual en Carpeta de
Desarrollo
Desarrollo / Capacitación Indefinido

10. ANEXOS

Formulario Solicitud de Capacitación FO-GE-07-01

Formulario Asistencia a Capacitación Interna FO-GE-07-02
Formulario Descripción y Perfil de Cargo FO-GE-07-04
Formulario Evaluación de las Actividades de Capacitación FO –GE-07-07
Formulario Detección de Necesidades de Capacitación FO-GE-07-09
Charla Inducción Derecho a Saber FO-GE-07-11
Formulario Evaluación de la Efectividad de la Capacitación FO-GE-07-12
Formulario Solicitud de Capacitación de Inducción FO-GE-07-13
Evaluación de la Actividad de la Capacitación E-Learning FO-GE-07-14