Razones por la cual se debe permitir la realización del Programa de Gestión

Documental:

1. Permite gestionar todos los documentos que se acumulan a diario en la

empresa y ser archivados correctamente en un archivador electrónico, es
decir, todos los empleados autorizados pueden acceder desde su estación
de trabajo con una búsqueda de palabras claves que les permite obtener
una vista de toda la documentación rápidamente.

2. Permite responder a las consultas en cuestión de segundos. Ahorra tiempo

y dinero y se tiene satisfecho al cliente.

3. Permiten optimizar los procesos empresariales internos comúnmente

conocidos como flujos de trabajos. Por ejemplo, sin un Sistema de Gestión
Documental todos los documentos se envían manualmente y permanecen
en posesión de un empleado hasta que se procesan e incluso cuando un
compañero no está en la oficina si esta persona decide que posteriormente
el documento no forma parte de sus responsabilidades, devuelve el
documento y el proceso empieza de nuevo. Con un sistema de Gestión
Documental no hay ningún cambio en el proceso básico de aprobación de
documentos. La diferencia radica en que los documentos listos para
aprobar no se envían en formato papel sino electrónico, por lo que
permanecerán guardadas en el archivador electrónico.

4. Permite realizar un seguimiento de los documentos, evitar pérdidas y por

ende ofrecer una transparencia, seguridad y un rendimiento en todo el
proceso.

5. Permite administrar el flujo de documentos de todo tipo en una

organización, permite la recuperación de información, determina el tiempo
que los documentos deben guardasen, permite eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más
valiosos aplicando principios como del cero papel.

6. Permite mejoras en la eficiencia administrativa reduciendo, procesos

redundantes, innecesarios y muy complejos, cuyo desarrollo implica la
realización de tareas que solo aumentan los tiempos del proceso y no
tienen un objetivo claro dentro del mismo

7. Permite el incremento de la productividad organizacional, lo cual se refleja

en el aumento de la productividad de los empleados. Gracias a la reducción
de los documentos, las actividades se vuelven menos dependientes de la
producción, consulta, validación, archivo, etc., de documentos y facilitan la
dedicación a labores propias del negocio.
8. Permite la reducción de los costos de infraestructura ya que con la
estandarización del manejo de los documentos se obtiene igualmente una
reducción en las infraestructuras que son necesarias para la distribución y
conservación de los documentos, representados en menor necesidad de
equipos y por ende más espacios en el archivo.

9. De igual forma, permite mejorar los niveles de rentabilidad de la empresa,

por cuanto al reducir costos operativos.