INTRODUCCIÓN

Las empresas, además de utilizar herramientas de comunicación, cuentan con

personas o entidades que son las que realizan el proceso de recoger los correos,
abrirlos y/o verificarlos. Dependiendo de la importancia y el tamaño de la empresa,
la persona a cargo de dicha función se dedicará únicamente a esa labor, o por el
contario, se desempeñará en otras actividades.
Según “el artículo 21 del título Quinto de la Ley General de Archivos de Colombia,
señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión documental
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos”.
Teniendo en cuenta lo anterior se realizará el presente informe “Administración
Documental” con el fin de describir paso a paso la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de documentos de diferente contexto, de acuerdo a las
comunicaciones que entran y salen de las empresas, para las que es importante
que se establezca un registro que conlleve a una mayor rapidez en su localización
pues, los escritos pueden traspapelasen cuando se envían de un área a otra. Esto
constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y enviadas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada, registro de salida y
correspondencia interna (comunicaciones internas).

A partir de este informe se tendrá la oportunidad de reflexionar, contextualizar y

apropiar la información más valiosa que nos permite reconocer y entender la
definición de administración documental, los principios y normas archivísticas que
son utilizados en los procesos de recepción y despacho de las comunicaciones
oficiales, los pasos para la administración documental, las disposiciones de la
Norma ICONTEC 185, las comunicaciones internas, la documentación para su
recepción y despacho al igual que el embalaje del documento. Para dar
cumplimiento a esta evidencia, es necesario haber revisado, leído y comprendido
el material de apoyo y de estudio puesto en la guía.

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 INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La recepción de documentos es un conjunto de acciones de verificación y control

que una entidad realiza para admitir los documentos enviados por una persona
natural o jurídica. Cuando se radica se le debe asignar un número consecutivo a
las comunicaciones que se han recibido o que han sido creadas; además, se debe
dejar constancia con fecha y hora de recibido o de enviado. Con el registro, las
instituciones ingresan en sus sistemas información como: Remitente o destinario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

Actividades del Registros de documentos: es un medio de recepción de

documentos oficiales, de verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas, constancias.

Actividades de la Radicación de documentos: asignación de consecutivos,

fecha y hora, impresión del rótulo de radicación, relación entre los documentos
recibidos y enviados, registro impreso de planillas de radicación y control,
elaboración de estadísticas.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Paso a paso para recibir una carta:
1. Recepción
2. Identificar si es un sobre sospechoso
3. Verificar datos del sobre
4. Abrir el sobre
5. Leer- verificar los datos de la carta (contenidos, anexos, copias)
6. Radicar el documento el cual debe llevar un numero consecutivo, la fecha
hora, los anexos, el folio, el recibido.
7. Registrar en la planilla de comunicaciones recibidas.
8. Distribuir.

CORRESPONDENCIA ENVIADA
Paso a paso para enviar una carta:
1. Recoger la maleta de correspondencia si hay mensajero interno y/o
funcionario; hacer entrega de las comunicaciones enviadas.
2. Recepción
3. Verificar la elaboración y contenido del documento
 Que tenga buena presentación
 Cero errores
 Ortografía
 El modelo asignado de la carta
 Tamaño y tipo de letra
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  Firma
 Anexos, uno original y dos copias.
4. Asignar el número de radicación consecutivo
5. Colocar fecha
6. Registro en la planilla de comunicaciones enviadas
7. Deshojar la carta
8. Embalaje
9. Distribuir (mensajero interno o empresa de correo)

Registro de entrada carta:

Cuando se reciben las cartas se registran y se archivan las que tienen relación con
la actividad de la empresa, es decir, ofrecen información a la empresa como:
suministradores, distribuidores, organismos públicos, entidades financieras, entre
otras. A estas comunicaciones se les asigna un número, que será de referencia y
anotado en el Libro Registro de entrada de Correspondencia.

Registro de salida carta:

Cuando la carta ya este escrita se procede a comprobar su corrección y
organizarla para ser enviada. Debe contener el documento original y dos copias.
Las tres comunicaciones deben de tener registrados el mismo sello.

Correspondencia interna:
Se debe de llevar un registro de las comunicaciones internas, además de las de
entrada y salida. De acuerdo al volumen de las comunicaciones y el organigrama
de la empresa este registro puede ser:
Único o existir varios de acuerdo al total de departamentos que haya; tendrá el
mismo funcionamiento que el de entada y salida.

Recepción, envió y registro de correspondencia

Este procedimiento representa la recepción y el envío de la correspondencia

(carta, hoja de ruta, el formulario, la correspondencia interna) y posteriormente el
registro en el Sistema de Administración de Correspondencia en la Web creado
para dicho proceso.

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