SISTEMA DE ORDENES DE TRABAJO EN

MANTENIMIENTO

Ordenes de Trabajo
La denominada, generalmente, Orden de Trabajo u Orden de Producción es un sencillo
procedimiento que desde los inicios de la industrialización y de su racionalización, se viene
utilizando en todas partes. No obstante la sencillez del sistema, que contrasta con su gran
aportación a la organización industrial, existen bastantes PYMES que no la utilizan o no le sacan
todo el partido posible.

Hay que considerarla inscrita en el marco de una planificación de la fabricación o producción de la

empresa. Con la Orden de Fabricación pueden coexistir otros documentos tales como:

Pedidos
Hojas de rutas
Vales de materiales
Vales de devoluciones
Planos
Fichas de control horario
Hojas de control de calidad
Y otros diversos documentos utilizados, tradicionalmente, en la producción industrial o en la
prestación de determinados servicios.

Se trata, en todo caso, de organizar con una determinada sistemática los procesos de fabricación
tendentes a obtener productos, bien para cumplimentar los pedidos de los clientes directamente o
para abastecer almacenes para su posterior venta o distribución comercial.

Una producción que no esté sujeta a un control y a una organización de los medios materiales y
humanos disponibles y necesarios será, siempre, una producción anárquica y desorganizada. Y
además, perderá la ocasión de controlar esos medios y los costes que con llevan.

En este ambiente industrial, la Orden de Fabricación / Trabajo es un elemento de planificación que

indica, según los casos y las variantes de cada lugar, para cada lote a producir, pedido a
cumplimentar, productos concretos a fabricar o similares:

1. Los materiales que han de utilizarse y / o los realmente empleados.

2. Las máquinas que han de intervenir
3. La mano de obra necesaria
4. Los planos, croquis o esquemas necesarios
5. El circuito administrativo o de recorrido de la Orden
6. Las autorizaciones necesarias
7. La firma de los empleados o de los mandos intermedios que intervienen en esa
producción.
8. Las fechas de planificación, producción y terminación de los productos fabricados.
9. Los tiempos empleados
Su diseño puede ser muy variado, pero todos o la mayoría de esos datos suelen aparecer en una
Orden de Fabricación. En su formato más clásico, tendríamos:

1. Las referencias y códigos de la Orden

2. Un área de la Orden para Materiales.
 3. Un área de la Orden para Mano de Obra
4. Un área de la Orden para Máquinas
5. Un área de la Orden para croquis o dibujos o para referencias de planos
6. Un área de la Orden para firmas y autorizaciones
7. Indicación de las Secciones o departamentos por las que ha de pasar.
El área o parte de la Orden de Trabajo destinada a Materiales suele referenciar todos aquellos que
se precisan, para esa fabricación concreta, o referirse a listados, vales u hojas adjuntas en las que
aparecen estos. Lógicamente será preciso un avituallamiento de esos materiales para llevar a cabo
esa producción.

Esta parte suele, por tanto, ser una estimación o planificación de esos materiales necesarios.

El área o parte de la Orden referida a mano de obra, suele destinarse para indicar, bien los
tiempos estimados y los reales, bien solamente los reales que han sido necesarios para esa
fabricación. Esto puede anotarse como dato procedente de fichadas en relojes de control de
tiempos, o como indicación directa de operarios, Encargados o Jefes de equipo. Su objetivo es
poder conocer los tiempos, medidos en horas, minutos o cualquier otra referencia horaria, que se
han invertido en la fabricación de los productos objeto de esa Orden.

El área destinada a indicar las máquinas que intervienen puede ofrecer diversas variantes.

Unas veces se indican la máquina o máquinas precisas para cada Orden. Otras se hacen órdenes
por máquinas. Como quiera que sea, se estará ligando una determinada producción a unas
máquinas concretas.

Las Órdenes de Fabricación pueden llevar un recuadro para indicar croquis o dibujos, con
dimensiones o medidas, de aquellas piezas, elementos o productos a fabricar. Cuando éstos son
más complejos, suelen acompañarse con los planos necesarios para la fabricación y/o el montaje.

Siempre existe en las Órdenes de Fabricación algún recuadro para la firma del operario que ha
intervenido, de su Encargado, Jefe de Equipo o Jefe de Producción correspondiente. Estas firmas
suelen ser una forma de plasmar el ejercicio de las respectivas responsabilidades y autoridades de
las partes implicadas o que intervienen en la fabricación.

Todo lo anterior puede, como ya hemos dicho, tener diversas variantes y formas de llevarse a
cabo. Pero la filosofía y su finalidad es la indicada.

La Orden de Trabajo suele acompañar a los productos en sus diversas fases de fabricación. Podrá
ir de un operario a otro, de una máquina a otra o de una sección a otra. La casuística es muy
amplia, pero al final del proceso, la Orden habrá recogido toda la información que permitirá:

• Conocer los materiales utilizados y las cantidades físicas empleadas y los desperdicios
producidos.
• Cuantificar los tiempos de mano de obra empleados, incluidos los de paradas, tiempos
muertos o perdidos por las circunstancias que correspondan.
• Saber las piezas o elementos fabricados o producidos y, posiblemente, los devueltos o
defectuosos.
Esto entronca directamente con los denominados “costes directos” o de los medios empleados en
la fabricación. La mano de obra directa y los materiales utilizados darán la medida de los costes
reales de naturaleza directa o sea, los realmente consumidos en esa fabricación concreta.

Por supuesto, dado que estamos en la época de la informatización y puesto que muchas fábricas y
talleres de producción cuentan con terminales de ordenador en muchos puntos, es posible y
recomendable llevar las Órdenes de Fabricación mediante software informático. Todo lo dicho
antes es perfectamente adaptable al uso de la informática y de las modernas tecnologías de las
comunicaciones.

Bastará diseñar, con las aplicaciones de que se disponga en cada caso, los formatos de hojas de
Órdenes de Fabricación que recojan información acerca de los medios a emplear, antes
mencionados. Y se podrá obtener, además, una abundante información complementaria y una
amplia posibilidad de manejo y tratamiento de los datos que se vayan generando.

Será posible, entonces, unir directamente:

• La planificación de la producción

• El control de la misma y sus consumos materiales y de mano de obra

• La determinación y cálculo de costes directos

• La determinación y cálculo de costes totales

• El control de los costes

• Los cálculos de rentabilidades

Finalmente, se debe de considerar que la preparación de las Órdenes de Fabricación, que

evidentemente requieren un esfuerzo de tiempo y de planificación, no es nunca algo perdido o
inútil.

Al contrario, su utilidad está siempre garantizada y la relación coste/ beneficio de su implantación

siempre será positiva para la empresa.

En la gran empresa esto no admite la menor discusión. No sucede del mismo modo en las PYMES.
Quienes están al frente de estas empresas más pequeñas, de carácter industrial, de instalaciones
o montajes e, incluso, de prestación de determinados servicios deben comprender y convencerse,
si es que no lo están ya, de la bondad absoluta de una planificación de la producción, debidamente
organizada, mediante Órdenes de Trabajo o similares.

Y con carácter más general, debemos de recordar esa faceta, antes apuntada, de las posibilidades
que el uso de las Órdenes de fabricación y los datos en ellas reflejados permiten de cara al control
de los costes de los productos.

Una orden de trabajo es la conjunción de todas las informaciones necesarias para realizar un
trabajo de mantenimiento determinado. Entre esa información hay que destacar cómo mínimo:

1. Información básica de cuando hay que realizar el trabajo, la máquina sobre la que
hay que realizar el trabajo, localización de la máquina, frecuencia con la que se hace el
trabajo, etc…
2. Procedimiento a seguir para realizar el trabajo. Descripción paso a paso de cómo se
debería realizar el trabajo.
3. Repuestos necesarios para realizar el trabajo.
4. Personas que deberían estar presentes al realizar el trabajo.
5. Si existe una copia del último informe de trabajo para tener la referencia de alguna
anomalía que hubiera creado.

Funciones de la Orden de trabajo

Los trabajos del mantenimiento correctivo los podemos contabilizar por orden de
trabajo requerido, es decir generando un formato para su fácil cuantificación.

El formato de las ordenes de trabajo deberá llevar datos como son:

• Departamento que lo solicita

• Fecha de pedido
 • Nombre del departamento ejecutor (algunas veces existen varias secciones
de mantenimiento)

• Descripción del trabajo

• Firma del solicitante

• Firma de recibido. Esta firma es del encargado del departamento ejecutor

• Firma de autorización. Aquí firma el encargado de producción

• Fecha de entrega

• Firma de conformidad del trabajo. Cuando el trabajo es recibido por el

solicitante firma de conformidad.

• Folio

Para nuestro estudio tomaremos la existencia de una subdivisión en el

departamento de mantenimiento: Mantenimiento eléctrico, Taller mecánico,
Mantenimiento general y será el ejemplo que trataremos en este manual.

Para la organización de las ordenes de trabajo,como ejemplo dividiremos la planta

en diferentes departamentos comenzando por producción y terminando por
oficinas.

1. Cizallas
2. Líneas automáticas

3. Troqueles semiautomáticos

4. Troqueles automáticos

5. Cerradoras auxiliares

6. Almacenes

7. Oficinas Producción

8. Departamento de Calidad

9. Gerencia

10. Seguridad e Higiene

11. Sistemas

12. Recursos Humanos

13. Contabilidad

14. Compras

15. Ventas

16. Mantenimiento

17. Comedor

18. Vigilancia
No contamos al departamento de mantenimiento cuando no existen subdivisiones
ya que se prestaría a generar ordenes duplicadas o fantasma y aun cuando exista
el conteo como es el caso de nuestro ejemplo procuraremos que el número de
ordenes sea mínimo.

Lo más sencillo de una bitácora de este tipo es organizar por meses, en pendientes
y terminadas misma que nos dará un panorama del porcentaje de realización.

El ciclo completo de una orden de trabajo, mantenimiento preventivo.

EL CICLO COMPLETO DE UNA ORDEN DE

TRABAJO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO
INTRODUCCIÓN
Muchas han sido las peticiones que me han llegado para explicar realmente cómo se debería de
gestionar un ciclo completo de una orden de trabajo, ya sea esta un trabajo planificado, un trabajo
esporádico o cómo afrontar una avería, todo ello para informarlo y tenerlo a nuestra disposición
para posteriores análisis.

ORDEN DE TRABAJO
Empecemos por el principio y con una definición sencilla de lo que es una orden de trabajo. Una
orden de trabajo es la conjunción de todas las informaciones necesarias para realizar un trabajo
de mantenimiento determinado.

Una orden de trabajo puede ser generada por varias razones:

1. Debido a un trabajo planificado: En nuestro sistema hemos configurado un plan de

mantenimiento que cada “X” tiempo o un determinado parámetro configurado lanza ese
trabajo creando nuestra orden de trabajo.
 2. Debido a un trabajo esporádico: Debido a las circunstancias tenemos que realizar un
trabajo planificado pero no incluido en nuestro plan de mantenimiento, esto creará una
orden de trabajo que se incluirá dentro de nuestro listado de ordenes de trabajo a
realizar.
3. Queda una tercera vía que no realmente genera una orden de trabajo. Dentro

de Amos BS cuando registremos una avería con un informe automáticamente nos

creará una orden de trabajo cómo un trabajo no inesperado, esto nos facilitará en un
futuro realizar informes de los trabajos de avería que hemos tenido en nuestra empresa.
Las ordenes de trabajo incluyen toda la información necesaria para realizar un trabajo de
mantenimiento, entre esa información hay que destacar cómo mínimo:

6. Información básica de cuando hay que realizar el trabajo, la máquina sobre la que
hay que realizar el trabajo, localización de la máquina, frecuencia con la que se hace el
trabajo, etc…
7. Procedimiento a seguir para realizar el trabajo. Descripción paso a paso de cómo se
debería realizar el trabajo.
8. Repuestos necesarios para realizar el trabajo.
9. Personas que deberían estar presentes al realizar el trabajo.
10. Si existe una copia del último informe de trabajo para tener la referencia de alguna
anomalía que hubiera creado.
Desde Amos BS se pueden personalizar la impresión de esas órdenes de trabajo para mostrar un
formato más adecuado y que cada compañía considere más optimo.
EL CICLO DE TRABAJO
La creación de la Orden

La creación de la orden de trabajo, cómo comentábamos antes, puede realizarse por varias
razones. En Amos BS la creación de cualquier orden de trabajo se almacena en una tabla donde
están todos los trabajos a realizar. Esta tabla se accede desde los iconos directos que tiene el
sistema para ello y se utiliza un filtro para buscar sólo los trabajos que nos interesa, así podemos
buscar sólo los trabajos que tiene que realizar el electricista el mes que viene y además tengan
una clasificación de trabajo prioritario.

El trabajo físico
Pongámonos en el papel del electricista que comentábamos anteriormente. El ya ha buscado los
trabos que tiene que hacer, el siguiente paso es realizar el trabajo in-situ o lo que es lo mismo
vaya hasta la máquina correspondiente y realice el trabajo que le indica la orden de trabajo.

Una vez que termina el trabajo, se habrán producido las siguientes informaciones:

1. Descripción de que ha realizado en el trabajo. Si ha encontrado algún problema lo

apunta.
2. Repuestos utilizados en el trabajo.
3. Personas que participaron, incluso sus horas.
4. Fecha en la que realizó el trabajo.
Con toda esa información que quizás la apunto en la misma hoja en la que tenía la orden de
trabajo, habrá que pasar al siguiente punto.
El informe de trabajo

Llegó la hora de indicar en el sistema, Amos BS, toda esa información que se generó mientras
hacíamos el trabajo.

Como vemos en la imagen, detallamos la fecha de realización, el tiempo que nos llevó realizar el
trabajo, tiempo que la máquina tuvo que estar parada, personas que participaron, repuesto usado,
una descripción de histórico, adjuntos cómo imagen para ser mas descriptivos, etc…

Hay que destacar que en Amos BS, la importancia del informe es clave para llevar por ejemplo un
control de inventario óptimo, ya que cuando indiquemos el uso de un repuesto este se
decrementará automáticamente de las cantidades de stock.
El histórico, y vuelta a empezar.
Una vez que guardamos el informe de trabajo puede ocurrir que:

1. Si es un trabajo incluido en nuestro plan de mantenimiento y tiene una periodicidad:

Automáticamente se genera la siguiente orden de trabajo con la frecuencia configurada
 y calculando su próxima fecha desde la fecha de realización del trabajo. Además se
envía al histórico una copia del informe que acabamos de rellenar.
2. Si es un trabajo planificado pero esporádico: Directamente se envía una copia al
histórico para poder ser consultada más adelante.
La ventaja que ofrece el histórico es poder analizar todos los trabajos realizados en nuestra
empresa bien haciendo informes o simplemente consultando lo ya realizado.

Conclusión
Muchas son las formas de gestionar el mantenimiento dentro de los GMAO o CMMS que existen en
el mercado, pero hay que valorar siempre la sencillez de a quien va dirigido y si esta gestión es
sencilla de llevar a acabo.

Con esta entrada respondo a muchos de vosotros que me pedisteis una introducción al ciclo de
ordenes de trabajos, espero que os sirva de avance, de todas maneras siempre podéis contactar
conmigo para resolver alguna duda que pudieseis tener.

Espero vuestros comentarios sobre este o posibles entradas que podamos afrontar en el blog.