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Asesor:
Dr. Luis Soto Soto
Lima – Perú
2018
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 1
LA EMPRESA ........................................................................................... 2
DATOS GENERALES .................................................................................. 2
NOMBRE DE LA EMPRESA .......................................................................... 2
UBICACIÓN DE LA EMPRESA ....................................................................... 2
GIRO DE LA EMPRESA ............................................................................... 3
TAMAÑO DE LA EMPRESA........................................................................... 3
RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA .......................................................... 3
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ................................................................. 4
Gerencia Auditoría. ............................................................................. 5
Gerencia Corporativa Planeamiento. .................................................. 5
Gerencia Corporativa Finanzas. ......................................................... 5
Gerencia Corporativa Legal. ............................................................... 5
Gerencia Corporativa Gestión de Riesgos. ......................................... 6
Gerencia Corporativa Relaciones Institucionales, Comunicaciones y
Sostenibilidad. .................................................................................... 6
Gerencia Corporativa Administración y Mejoramiento. ....................... 6
Gerencia Corporativa Talento Humano y Transformación. ................. 6
Gerencia Corporativa Gestión Social. ................................................. 7
Gerencia Exploración, Explotación y Oleoducto. ................................ 7
Gerencia Refinación. .......................................................................... 7
Gerencia Abastecimiento, Comercialización y Distribución. ............... 7
MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICA ........................................................................ 7
Misión. ................................................................................................ 7
Visión. ................................................................................................. 8
Política. ............................................................................................... 8
PRODUCTOS Y CLIENTES ........................................................................... 8
Productos............................................................................................ 8
Clientes. ............................................................................................ 10
PREMIOS Y CERTIFICACIONES .................................................................. 11
RELACIÓN DE LA EMPRESA CON LA SOCIEDAD ........................................... 11
EL PROBLEMA ....................................................................................... 12
CARACTERIZACIÓN DE ÁREAS INVOLUCRADAS ........................................... 12
ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DEL PROBLEMA .......................................... 14
Antecedentes. ................................................................................... 14
Trámite documentario. .................................................................. 14
Gestión documental. ..................................................................... 15
Definición del problema. ................................................................... 17
OBJETIVOS ............................................................................................. 21
Objetivo general. ............................................................................... 21
Objetivos específicos. ....................................................................... 22
JUSTIFICACIÓN........................................................................................ 22
ALCANCES Y LIMITACIONES ...................................................................... 23
II
MARCO TEÓRICO .................................................................................. 25
LEY N°27658 - MODERNIZACIÓN DEL ESTADO .......................................... 25
NORMA TÉCNICA PERUANA ISO/IEC 17799 ............................................. 25
ISO9001 ............................................................................................... 25
PROBLEMÁTICA DEL SECTOR TECNOLÓGICO EN EL PERÚ ........................... 26
PMI ....................................................................................................... 26
ITIL ....................................................................................................... 27
DESARROLLO DEL PROYECTO........................................................... 28
METODOLOGÍA........................................................................................ 28
Gestión del proyecto. ........................................................................ 29
Grupo de Procesos de Inicio. ........................................................ 30
Grupo de Procesos de Planificación. ............................................ 30
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control .................................. 31
Grupo de Procesos de Cierre ........................................................ 32
Producto. .......................................................................................... 32
Adquisición. ................................................................................... 32
Análisis y diseño............................................................................ 33
Implementación. ............................................................................ 33
Pruebas. ........................................................................................ 34
APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA ............................................................ 34
Gestión del proyecto. ........................................................................ 34
Grupo de Procesos de Inicio. ........................................................ 34
Grupo de Procesos de Planificación. ............................................ 35
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control .................................. 37
Grupo de Procesos de Cierre ........................................................ 38
Producto. .......................................................................................... 38
Adquisición. ................................................................................... 38
Análisis y diseño............................................................................ 45
Implementación. ............................................................................ 51
Pruebas. ........................................................................................ 54
RESULTADOS.......................................................................................... 54
Optimización de tiempo. ................................................................... 54
Optimización de recursos. ................................................................ 56
CONCLUSIONES .................................................................................... 59
RECOMENDACIONES ............................................................................ 60
REFERENCIAS ....................................................................................... 61
ANEXO 01: ACTA DE CONSTITUCIÓN ................................................. 63
ANEXO 02: PLAN DE RIESGOS ............................................................ 66
INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 66
Propósito........................................................................................... 66
Alcance. ............................................................................................ 66
RIESGOS ................................................................................................ 66
Impacto y probabilidad de ocurrencia. .............................................. 67
Categoría del riesgo.......................................................................... 69
III
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS IDENTIFICADOS ............................................... 70
Estrategia de Mitigación y/o Plan de Contingencia ........................... 70
ANEXO 03: REPORTE DE RENDIMIENTO DEL PROYECTO............... 73
ANEXO 04: LICENCIAMIENTO .............................................................. 74
ANEXO 05: SOPORTE Y GARANTÍA .................................................... 75
ANEXO 06: DISEÑO DE INTERFAZ PARA MEMORANDO .................. 76
ANEXO 07: CREACIÓN Y APROBACIÓN DE UNA CARTA ................. 80
SUPERVISOR 1 (ROL EJECUTOR) ............................................................. 80
JEFE 1 (ROL JEFE).................................................................................. 82
GERENTE 1 (ROL JEFE)........................................................................... 83
GESTOR 1 (ROL GESTOR) ....................................................................... 84
ANEXO 08: ACTA DE CONFORMIDAD ................................................. 85
ANEXO 09: PLAN DE CAPACITACIÓN ................................................. 88
ROL RECEPTOR ...................................................................................... 88
ROL GESTOR.......................................................................................... 88
ROL JEFE ............................................................................................... 89
ROL EJECUTOR ...................................................................................... 89
ROL DIGITALIZADOR ................................................................................ 89
ROL ADMINISTRADOR FUNCIONAL ............................................................ 89
ADMINISTRACIÓN DE IBM FILENET CAPTURE ............................................ 89
ADMINISTRACIÓN DE IBM FILENET CONTENT ENGINE / PROCESS ............... 89
ANEXO 10: EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN ................................... 90
ANEXO 11: MANUAL DEL USUARIO - ROL JEFE ............................... 92
ANEXO 12: PRUEBAS DE ACEPTACIÓN ............................................. 96
ANEXO 13: PRUEBAS DE PERFORMANCE ....................................... 105
CARGA MASIVA DE CORRESPONDENCIA Y LANZAMIENTO MASIVO DE FLUJOS
DE TRABAJO ......................................................................................... 105
CONSULTAS SIMULTÁNEAS DE CORRESPONDENCIA ................................. 105
CARGA MASIVA DE IMÁGENES Y LANZAMIENTO DE FLUJOS ....................... 106
IV
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
V
ÍNDICE DE TABLAS
VI
INTRODUCCIÓN
1
LA EMPRESA
Datos Generales
Nombre de la Empresa
Petroperú.
Ubicación de la Empresa
2
Giro de la Empresa
Tamaño de la Empresa
3
A lo largo de los años, Petroperú “ha logrado competir con marcas
internacionales de gran prestigio, convirtiéndola en la actualidad como la
empresa estatal más importante del Perú”.
Organigrama de la Empresa
4
Gerencia Auditoría.
5
Gerencia Corporativa Gestión de Riesgos.
6
Gerencia Corporativa Gestión Social.
Gerencia Refinación.
Misión.
7
Visión.
Política.
Productos y Clientes
Productos.
8
Ilustración 3: Venta en el mercado interno 2012 - 2016
(Fuente: Memoria Anual Petroperú).
9
Clientes.
10
Tabla 1: Demanda en miles de barriles por día calendario (MBDC) de combustibles por sector
(Fuente: Osinergmin 2012).
Premios y Certificaciones
11
EL PROBLEMA
12
Ilustración 6: Organigrama de la Gerencia Corporativa de Administración y Mejoramiento
(Fuente: Intranet Petroperú).
13
Antecedentes y Definición del Problema
Antecedentes.
Trámite documentario.
Por otro lado, el flujo interno de documentos que circulan entre las
Gerencias, Jefaturas y unidades previo a la implementación del proyecto
tiene un promedio anual de 60,000 documentos solo en la sede principal
(San Isidro - Lima), los cuales se distribuyen de la siguiente manera (Ver
Ilustración 7):
14
Ilustración 7: Distribución por tipo de documento
(Fuente: Elaboración propia).
Gestión documental.
15
El segundo proceso “Trámite de Correspondencia”, muestra las
actividades que se realizaban para dar respuesta al documento recibido.
Consta de la elaboración de la respuesta y la entrega de la misma (interna
o externa). Para mayor detalle, ver la ilustración 9 a continuación:
16
Finalmente, el tercer proceso, denominado “Gestión documental”
resume la asignación de responsabilidades y/o notificaciones que tenían
los empleados del departamento referente al documento recibido (Ver
Ilustración 10).
Los tres procesos de negocio descritos líneas arriba tenían las siguientes
deficiencias: demora en la atención de un documento determinado,
demoras en la búsqueda de información, manejo excesivo de
documentación impresa, pérdida y/o duplicidad de documentos, alta
dependencia de archivos físicos, atención no oportuna de documentación
oficial que pueden llevar a compromisos económicos no previstos (multas
17
y penalidades pecuniarias), incremento de gastos por impresión y
fotocopiado e incremento de espacio físico para archivamiento,
seguimiento manual de la generación, envío y recepción de documentos,
duplicidad de funciones.
Para ponderar las posibles causas, se detalló cada uno de ellos por
ítems asignándole frecuencia y tiempo (Ver Tabla 3). Esta frecuencia fue
elaborada en base al consumo diario de cada ítem y se le asignó un
tiempo aproximado en horas que se usaban para dichas frecuencias.
Como consecuencia, se obtuvo un costo promedio aproximado con lo cual
se ordenó de mayor a menor para identificar las causas más relevantes.
Según Pareto, las causas más relevantes del problema son las que
abarcan el 80% acumulado (Principio de Pareto), siendo para este caso
las siguientes: incremento de impresión y fotocopiado, demoras en
búsqueda de información, alta dependencia de documentos físicos,
manejo excesivo de documentación impresa y seguimiento manual de
gestión de documentos.
18
Ilustración 11: Diagrama de Pareto de problemática
(Fuente: Elaboración Propia).
19
A continuación, se muestra el árbol de problemas donde se
encontró los efectos ocasionados por la problemática y cuáles fueron las
causas que la originaron.
20
Objetivos
Objetivo general.
21
Objetivos específicos.
Justificación
22
A consecuencia de lo antes mencionado, se optó por mejorar el
flujo actual para el trámite documentario mediante la implementación de
este proyecto, el cual permitió lograr la optimización de tiempo y recursos,
brindando información confiable y oportuna. Esto será profundizado
posteriormente en los resultados.
Alcances y Limitaciones
23
Al ser un proyecto que involucra a todos los trabajadores de la
empresa, se requirió involucrarlo de forma gradual, es decir iniciar con
procesos del flujo documental cuyo ámbito sea reducido y manejable, y
sobre el cual se pueda establecer los diferentes cambios a la gestión
documental actual. Una vez implementado, se procedió a analizar el
impacto y asegurar que el nuevo modelo de gestión documental y las
herramientas tecnológicas que lo soporten sean los adecuados y óptimos.
Asimismo, como parte del proyecto se realizó una consolidación y
actualización de los procedimientos asociados al manejo de la
documentación.
24
MARCO TEÓRICO
ISO9001
25
Su modelo está basado en procesos, los cuales deben ser
planificados como un sistema integrado que permita la mejora continua en
cualquier etapa (ISO, 2007).
PMI
26
ITIL
27
DESARROLLO DEL PROYECTO
Metodología
28
Gestión del proyecto.
29
Ilustración 16: Diagrama de Ciclo de vida del proyecto
(Fuente: Elaboración propia).
EDT.
30
Cronograma.
Presupuesto.
Riesgos.
Control de cambios.
Rendimiento.
El rendimiento del proyecto se mide a lo largo del ciclo de vida del mismo,
en la cual se considera el cumplimiento del cronograma, el gasto y uso de
31
recursos según el plan de trabajo. Además controla las actividades que se
realizan en ese momento para garantizar el desarrollo de las próximas sin
inconvenientes.
Licenciamiento.
Soporte y Garantía.
Producto.
Adquisición.
.
Los términos de referencia son un conjunto de condiciones o
requerimientos mínimos que la empresa cliente solicita al posible
proveedor del producto. Estos requerimientos pueden estar asociados a
la interfaz de usuario, seguridad, compatibilidad y características de la
plataforma.
32
requisitos, así como también el valor agregado que podía aportar cada
proveedor.
Análisis y diseño.
Implementación.
33
Finalmente se estableció un plan de capacitación que fue dictado
por el proveedor a los usuarios líderes que el cliente haya estimado
conveniente elegir. Dichas capacitaciones fueron reforzadas con los
manuales necesarios para la operación de la plataforma.
Pruebas.
Aplicación de la Metodología
34
Grupo de Procesos de Planificación.
EDT.
Cronograma.
35
Ilustración 18: Cronograma del Proyecto
(Fuente: Petroperú)
36
Presupuesto.
Riesgos.
Control de cambios.
37
Rendimiento.
Licenciamiento.
Soporte y Garantía.
Producto.
Adquisición.
Términos de referencia.
38
integración a procesos documentales externos como los manejados a
través de un ERP.
A continuación se muestra la relación de características técnicas
mínimas requeridas para el software a proponer, las cuales deben
cumplirse en forma nativa (out of the box):
39
nota de comentarios, en documentos digitalizados
20 Importación y exportación de imágenes en formatos estándares del
mercado: tiff, jpeg, pdf
21 Manejo de optimización de calidad de las imágenes
22 Soporte a la identificación, indexado, captura de metadatos y
clasificación de los documentos basados en métodos básicos como
uso de códigos de barra y separadores de página
Gestión de Documentos
23 Almacenamiento de documentos electrónicos
24 Distribución de documentos en carpetas y subcarpetas virtuales
25 Permite clasificar los documentos que se agreguen al repositorio
26 Asignación de atributos (indexación) al documento con metadatos
predefinidos o propios
27 Es posible configurar fechas de expiración a los documentos
28 Deberá permitir un log de auditoría, a nivel de documento
29 Captura de documentos en diversos formatos video, sonidos,
imágenes, textos, hojas de cálculo
30 Pre-visualización de los documentos con acercamiento (zoom) y
rotación
31 Búsqueda de documentación por filtros según la indexación
realizada
32 Manejo de versiones sobre los documentos, con la capacidad de
identificar usuario, fecha y hh:mm:ss de la versión
33 Soporte los conceptos de check-in y Check-out (bloqueo de
documentos)
34 De-duplicación de un mismo documento en distintas carpetas,
ahorrando espacio en disco
35 Capacidad de manejar hipertextos y establecer enlaces entre los
documentos
36 Permitir la creación de documentos compuestos virtuales, los
cuales pueden estar en diversos formatos, a fin de facilitar la
creación de expedientes
37 Administración de los metadatos asociado a un documento
Consultas
38 Acceso a las distintas versiones de un documento
39 Permite crear plantillas para consultas
40 Manejo de enlaces (links) web para acceso directo a un documento
en modo consulta, que puedan ser enviados por correo electrónico
Seguridad
41 Seguridad a nivel de carpetas y subcarpetas
42 Los documentos heredan automáticamente la seguridad de la
carpeta en la que son almacenados
43 Seguridad hasta el nivel documento
44 Seguridad según versiones
45 Definición específica de permisos a usuarios
40
Tabla 7: Características de la Gestión documental
(Fuente: Petroperú)
41
variables del flujo
75 Permite información gráfica en los reportes
Por otro lado, el postor ganador de la buena Pro debe proveer las
licencias de uso del software propuesto a nombre de Petróleos del Perú
Petroperú S.A. Estas licencias deben cubrir el uso del software desde su
instalación, asimismo debe permitir el uso del software en ambientes de
desarrollo y producción, así como su uso eventual en un servidor alterno
en caso de contingencia.
42
Estos costos incluidos en la propuesta económica no podrán ser
incrementados durante los 3 primeros años de uso, para lo cual se deberá
presentar una Carta de Compromiso por parte del fabricante de software.
Estudio de mercado.
43
propuestas, se obtuvo la propuesta de LPA Consulting, BCTS Consulting
y Xerox.
LPA Consulting propuso el desarrollo de la plataforma en Filenet
(IBM). Tiene más de 12 años de experiencia y cuenta con clientes como:
Petrobras, ExxonMobil y Ecopetrol. Finalmente, se optó por elegir su
opción por tres temas relevantes: propuesta más económica, experiencia
de casos similares en petroleras y mayor tiempo de capacitación y soporte
post-implementación.
Contrato.
44
Finalmente, el comité evaluador conformado por Gerentes y
Supervisores TI, realizó la evaluación técnica y económica de la
propuesta y decidió entregar la buena pro a LPA Consulting. Dicha
decisión se formalizó con la firma del contrato.
Análisis y diseño.
Rediseño de procesos.
45
En el siguiente proceso de Trámite de Correspondencia se optimizó
la carga manual de la secretaria/asistente en la asignación de números de
identificación, así como realizar fotocopias y cargos innecesarios. A su
vez, se logró mejorar el flujo de comunicación entre el Supervisor 1 y el
Gerente/jefe para agilizar el trámite del documento en mención (Ver
Ilustración 20).
46
Finalmente, el tercer proceso involucrado referente a la Gestión
Documental logró ser reducida a la mitad de tareas realizadas por cada
actor participante del proceso y evitó la impresión y archivo físico
innecesario. Por otro lado, permite que las tareas asignadas por el jefe
sean comunicadas inmediatamente en cuestión de segundos para ser
atendidas y resueltas (Ver Ilustración 21).
47
Diseño de la arquitectura.
48
Tabla 8: Detalle del Diseño de la Arquitectura
(Fuente: Petroperú)
49
Ilustración 24: Estructura BPM aplicada
(Fuente: Petroperú)
50
Diseño de vistas.
Implementación.
Especificación de requerimientos.
Construcción.
51
Implantación y despliegue.
Capacitación.
52
Petroperú adquirió la responsabilidad de: proporcionar el aula para
la actividad de capacitación, facilitar materiales requeridos para la
actividad, interconexión a la red de Petroperú cuando la capacitación lo
requiera, facilitar equipos (PCs, laptops o impresoras) para el capacitado y
asegurar la participación del personal de acuerdo al calendario de
actividades que se acuerde.
El formato de Evaluación de satisfacción de la capacitación, así
como el Plan de Capacitaciones fue aprobado por Petroperú previa a su
realización.
Elaboración de manuales.
53
Pruebas.
Pruebas de aceptación.
Pruebas de performance
Resultados
Optimización de tiempo.
54
Tabla 9: Comparativa entre gestión documental sin y con proyecto
(Fuente: Elaboración propia)
55
Optimización de recursos.
56
Tabla 13: Cálculo del ahorro por impresiones
(Fuente: Elaboración propia)
57
Ilustración 26: Resumen del proceso de Trámite Documentario y Gestión Documental integrado
(Fuente: Elaboración propia).
58
CONCLUSIONES
59
RECOMENDACIONES
Implementar a corto plazo una solución similar que permita integrar todas
las sedes a nivel nacional como: Operaciones Talara, Operaciones
Oleoducto, Operación Conchán y Operaciones Selva, con la Oficina
Principal de San Isidro.
60
REFERENCIAS
61
Oppenheimer, Andrés (2003). Latin America’s top problem is corruption.
Recuperado de Miami Herald.
Organización Internacional de Normalización – ISO (2007). ISO 9001.
Ginebra, Suiza.
Orjeda, Gisella (2016). Estos son los grandes problemas del sector CTI en
el Perú. Recuperado del Diario El Comercio.
Petróleos del Perú – Petroperú S.A. (2017). Información referente a la
empresa. Recuperado de https://www.petroperu.com.pe.
Ponjuan, Gloria (2005). Gestión documental, gestión de información y
gestión del conocimiento: evolución y sinergias. Recuperado de
http://www.redalyc.org/pdf/1814/181417875006.pdf.
Project Management Institute (2013). Guía de los Fundamentos para la
Dirección de Proyectos - Guía del PMBOK (5ta edición).
Pensilvania, USA.
Suarez, Gustavo (2014). Deforestación: Perú alcanzó niveles máximos en
últimos 13 años. Recuperado del Diario El Comercio.
Taipe, Abraham – Diario El Comercio (2016). Estos son los seis grandes
problemas del sector CTI en Perú. Recuperado de
https://elcomercio.pe/economia/peru/son-seis-grandes-problemas-
sector-cti-peru-191207.
62
ANEXO 01: ACTA DE CONSTITUCIÓN
1. Información general
Nombre del Adquisición e Implementación del Sistema de Trámite Documentario y
proyecto Gestión Documental
19/05/14 Responsable Jefe de Autorización 10506
Fecha del acta
del proyecto Proyecto para invertir
19/05/14 Fecha de 19/05/15 12
Fecha de inicio Duración
finalización meses
4. Interesados
Rol o cargo Nivel de autoridad
1 Sponsor Alto
2 Jefe de Proyecto Alto
3 Analista Bajo
63
6. Aprobaciones
Jefe del Proyecto Sponsor
Firma
64
65
ANEXO 02: PLAN DE RIESGOS
Introducción
Propósito.
Alcance.
Riesgos
66
Impacto y probabilidad de ocurrencia.
67
Tabla 15: Escalas de impacto de un riesgo
(Fuente: Petroperú)
Condiciones definidas para escala de impacto de un riesgo sobre los principales
Objetivos del Proyecto
Objetivo Escala Relativas o Numéricas
del Muy
Proyecto Bajo/0.10 Moderado/0.20 Alto/0.40 Muy Alto/0.80
Bajo/0.05
Aumento de Aumento Aumento del Aumento del
Aumento del
Coste coste de coste Coste del 10- Coste del 20-
Coste >40%
insignificante <10% 20% 40%
Aumento de Aumento Aumento del Aumento del
Aumento del
Tiempo coste de tiempo Tiempo del 5- Tiempo del
Tiempo >20%
insignificante <5% 10% 10-20%
Reducción del El elemento
Disminución Áreas del Áreas del
Alcance terminado del
del Alcance Alcance Alcance
Alcance inaceptables proyecto
apenas Secundaria Principales
para el efectivamente
perceptible s afectadas afectadas
patrocinador inservible.
Solo las
La Reducción Reducción de El elemento
Degradación aplicacione
de la Calidad la calidad terminado del
de la Calidas s muy
Calidad requiere la inaceptable proyecto
apenas exigentes
aprobación del para el efectivamente
perceptible se ven
patrocinador patrocinador inservible.
afectadas
68
Tabla 17: Matriz de probabilidad e impacto
(Fuente: Petroperú)
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
Impacto Muy Alto Alto Moderado Bajo Muy Bajo
o
Probabilidad 0.80 0.40 0.20 0.10 0.05
Muy Alta 0.90 0.72 0.36 0.18 0.09 0.05
Alta 0.70 0.56 0.28 0.14 0.07 0.04
Media 0.50 0.40 0.20 0.10 0.05 0.03
Mínima 0.30 0.24 0.12 0.06 0.03 0.02
Insignificante 0.10 0.08 0.04 0.02 0.01 0.01
69
Descripción de Riesgos Identificados
MA
Contingencia
M
A
B
Identificar el perfil que debe poseer los
usuarios del sistema.
Las personas de
Revisar de acuerdo al perfil
la organización
identificado que necesita el personal
involucradas en
para poder alcanzar dicho perfil.
el proyecto no
1 0.9 0.8 1 Establecer plan de capacitación para
cuentan con una
que los usuarios alcancen el perfil
adecuada
requerido antes de la salida en
capacitación
producción.
tecnológica.
Entrenar uno o más trainers exclusivo
para el área de trámite documentario.
Identificar horarios en los cuales los
Dificultad al usuarios tienen disponibilidad de
momento de tiempo.
concretar citas Programar anticipadamente la agenda
de trabajo con de reuniones.
2 0.5 0.4 1
los usuarios de Identificar múltiples fuentes de
los procesos información (Usuarios).
durante el Redefinir tiempos de entrega en el
relevamiento. cronograma previa negociación con el
cliente.
Enviar documentación a revisar de
forma anticipada.
Realizar seguimiento al estado de
Demoras en la
revisión de la documentación
validación de la
entregada.
documentación
3 0.5 0.4 1 Ajustar actividades en el cronograma
del proyecto por
del proyecto.
parte de los
Programar talleres de
interesados.
retroalimentación.
Reunión de socialización de los
entregables que lo ameriten.
Mala calidad de
Desarrollar disciplinas de
las entradas al
administración del proyecto y gestión
inicio de alguna
de cambios y configuración.
4 de las fases 0.7 0.8 1
Administrar y trazar el evento por
(procedimientos,
control de cambios. Aplicar acciones
datos,
de manejo de proyecto.
documentación)
5 Demoras en los 0.7 0.8 1 Uso de metodología de proyectos de
70
Categoria
Estrategia de Mitigación y/o Plan de
# Descripción Prob Imp
MA
Contingencia
M
A
B
entregables de gestión de software.
alguna de las Apoyo de outsourcing de aplicaciones.
fases, no Manejo de supervisión y control
cumplimiento de interno en la partes involucradas del
los tiempos de proyecto.
entrega Seguimiento semanal a las tareas y
planeados entregables.
Estimación,
evaluación y Verificar los errores en la planeación y
administración aplicación de las métricas.
de tiempos del
6 0.9 0.8 1
proyecto Replantear los tiempos programados
incorrectos. previa justificación y negociación entre
Desfase en el las partes.
cronograma
Se identifica la disciplina de pruebas
No cubrimiento
en el proceso de desarrollo de
de todos los
software.
escenarios en
7 0.5 0.2 1 Se reconoce que las pruebas son un
las pruebas
proyecto dentro de un proyecto.
(deficiencia del
LPA identifica la metodología que
plan de pruebas)
complementa la disciplina.
Metodología que documenta desde
que el proyecto de software inicia,
mantiene actualizada la información
Deficiencia en la durante todo el ciclo y relaciona su
documentación almacenamiento con la gestión
de la solución requerida para la transición final y
8 0.5 0.4 1
que afecte el entrega a productivo.
servicio de Se definen en el cronograma los
soporte entregables del proyecto.
Se revisará y aprobará por parte de
Petroperú cada entregable del
proyecto.
Falta de tiempo
para realizar el
Implantación de metodología de
100% de las
pruebas antes de iniciar esta etapa.
9 pruebas y los 0.5 0.2 1
Agendar y capacitar con tiempo en las
ajustes
pruebas a los usuarios tester.
derivados de las
mismas
Durante el
desarrollo del
proyecto se
presente un error
En el caso de que se presente se
o bug en la
debe notificar al personal de soporte y
herramienta IBM
escalarlo lo más pronto posible.
10 FILENET P8 que 0.2 0.8 1
impida la
Obtener el apoyo directo de IBM en el
ejecución de la
caso de que sea un bug.
tareas de
integración con
el sistema
correspondencia.
71
Categoria
Estrategia de Mitigación y/o Plan de
# Descripción Prob Imp
MA
Contingencia
M
A
B
Cambios del Involucrar interesados en el proyecto a
direccionamiento todo nivel dentro de la organización.
11 0.3 0.4 1
estratégico de la Comunicación efectiva del estado y
empresa avance del proyecto
Categoría Total
Bajo 0
Medio 3
Alto 4
Muy Alto 4
Total General 11
72
ANEXO 03: REPORTE DE RENDIMIENTO DEL PROYECTO
N° del
Reporte de 012 Período del Informe
Estado
ACTIVIDADES EN EJECUCION
SIGUIENTES ACTIVIDADES
73
ANEXO 04: LICENCIAMIENTO
74
ANEXO 05: SOPORTE Y GARANTÍA
75
ANEXO 06: DISEÑO DE INTERFAZ PARA MEMORANDO
76
77
78
79
ANEXO 07: CREACIÓN Y APROBACIÓN DE UNA CARTA
80
81
Jefe 1 (Rol Jefe)
82
Gerente 1 (Rol Jefe)
83
Gestor 1 (Rol Gestor)
84
ANEXO 08: ACTA DE CONFORMIDAD
- Acta - Sistema construido en - Acta - Entrega del Sistema Construido Módulo I.doc/pdf
ambiente desarrollo.
- Modulo I - Script del Sistema de Correspondencia.rar
- Fuentes de programas
desarrollados a la medida. - Modulo I - Guía de Implantación v1.doc/pdf
- PARÁMETROS UTILIZADOS POR DEL SISTEMA DE
- Guía de implantación del TRAMITE DOCUMENTARIO.doc/pdf
sistema. - MANEJO DE CORRELATIVOS EN EL SISTEMA DE
TRAMITE DOCUMENTARIO.doc/pdf
85
PRUEBAS
- Informe de pruebas de
- Modulo I – Especificación e Informe de Pruebas de
performance.
Performance.doc/pdf
- Acta de aceptación de pruebas.
- Acta Aceptación - Pruebas Módulo I V0.1.doc/pdf
CAPACITACIÓN
86
IMPLANTACION
87
ANEXO 09: PLAN DE CAPACITACIÓN
/ Asistentes:
NOMBRE CARGO / EMPRESA
Líder TI
Coordinador TI
Jefe de Proyecto LPA
Coordinador LPA
Rol Receptor
Rol Gestor
88
Rol Jefe
Rol Ejecutor
Rol Digitalizador
89
ANEXO 10: EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN
DPTO. :
FECHA:
INSTRUCCIONES
Por favor lea con atención y responda las preguntas, marcando con una X
en el espacio que corresponda a la palabra que exprese su opinión.
Escala de Calificación:
E B R D
Excelente Bueno Regular Deficiente
Factor a evaluar E B R D
1.¿El curso dotó de conocimientos que contribuirán a evaluar su nivel
de desempeño?
2.¿Los temas respondieron a sus expectativas?
3.¿Se abordaron los temas con la profundidad necesaria?
4.¿Los ejercicios y prácticas resultaron útiles para reforzar el
contenido del curso?
5.¿Cuán útil encontró el contenido de los manuales ó separatas y
ayudas visuales?
6.¿El curso brindó conocimientos necesarios y aplicables a su puesto
actual?
7.¿Logró usted una clara compresión de los temas tratados?
8.¿Cuál es su opinión sobre la prueba aplicada para evaluar el grado
de aprendizaje de los temas tratados?
9.¿Considera que el curso impactó positivamente en su desempeño?
90
EXPOSITOR
Factor a evaluar E B R D
10.¿desarrolló el temario propuesto del curso?
11.¿Demostró amplio conocimiento del tema?
12.¿Presentó los temas en forma clara y precisa?
13.¿Respondió las preguntas en forma apropiada?
14.¿Supo crear y mantener el interés de los participantes?
15.¿Incentivó la participación de los participantes?
CUESTIONARIO DE OPINIÓN
Escala de Calificación:
E B R D
Excelente Bueno Regular Deficiente
ORGANIZACIÓN
Factor a evaluar E B R D
16.Horario del Curso
17.Duración del curso
18. Mobiliario :(Sillas , mesas , pizarras y ecran)
19. Equipos audiovisuales
20. Aula donde se desarrollo el curso
Sí No
Sí No
Sí No
SUGERENCIAS
91
ANEXO 11: MANUAL DEL USUARIO - ROL JEFE
92
93
94
95
ANEXO 12: PRUEBAS DE ACEPTACIÓN
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97
98
99
100
101
102
103
104
ANEXO 13: PRUEBAS DE PERFORMANCE
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Carga Masiva de Imágenes y Lanzamiento de Flujos
106