Como realizar reuniones productivas

Las reuniones son una indispensable herramienta para la adecuada gestión en Mantenimiento.
Sin embargo, las reuniones se han convertido en un arma de doble filo. Pueden llegar a ser un
agujero negro donde personal valioso para la compañía mal gasta buena parte de su jornada
laboral a cambio de mediocres resultados. Debemos entonces asegurar la forma de realizar
reuniones productivas. Es decir, reuniones que obtengan resultados usando los mínimos recursos
posibles.
Con el fin de ayudarlo a poder lograr mejorar la eficiencia y eficacia de sus reuniones, este artículo
lo dividimos en dos partes. En la primera encontrará los conceptos básicos de gestión de
reuniones. En la segunda parte, encontrará la metodología SPACER y otras herramientas
complementarias que le permitirán de manera práctica aplicar los conceptos expuestos
anteriormente.

Principios Básicos de Gestión de Reuniones

Planeación

Prepara la reunión. Citar una reunión es una gran responsabilidad. El costo de una reunión puede
ser muy alto dependiendo de la cantidad de gente, su cargo y/o la importancia en la operación.
Citar una reunión de una hora, debe tener como mínimo dos o más horas de preparación.

Algunos de los elementos de una buena planeación son la citación, el lugar y la presentación.

Para la citación se debe usar la herramienta de gestión de reuniones de la organización. Un email

no es una cita. Adicionalmente, la citación se debe enviar con al menos una semana de
anticipación incluyendo la agenda y el propósito de la reunión. También se debe asegurar que el
lugar donde se realizará la reunión es el adecuado. Proyectores, condiciones de aseo, número de
sillas, tamaño, etc. Por último, se debe realizar una presentación con la información que se
expondrá.

Relevancia

No todo amerita una reunión. Revise realmente si es necesario realizar la reunión o si existen
otros medios más efecientes de generar el mismo resultado.

Duración

Evite reuniones muy prolongadas. Reuniones de más de una hora no facilitan la concentración de
todo el grupo de trabajo. Para reuniones más largas, busque lugares ajenos al espacio habitual
de trabajo y realice pausas para refrigerios o dinámicas grupales.

Invitados

No invite personas “por si acaso”. Como ya se comentó, el costo de una reunión es muy alto para
una organización. No derroche los recursos. Cada persona en una reunión tiene que poder aportar
y, aún más importante, debe asignársele alguna tarea en el plan de acción que se desprenda de
la reunión.

Los participantes de las reuniones son tan importantes que si alguno no puede asistir, debe
buscarse modificar la fecha y hora de la reunión, o cancelarse.

Plan de Acción

Realizar una reunión y no generar un plan de acción, es desperdiciar los recursos de la

organización. En ocasiones se observan organizaciones en las que cada reunión se les realiza un
acta, pero al revisarlas no tienen información importante y carecen de un plan de acción. ¿Para
que acta sin un plan de acción?.

Retroalimentación

En las organizaciones, las reuniones pierden credibilidad en la medida que pasa el tiempo y los
acuerdos que se logran en ellos no se ven reflejados en mejoramientos reales en los procesos.
Lamentablemente, lo que se dice y hace en las reuniones, se queda en las reuniones. Es ahí
donde un sistema adecuado de seguimiento a los planes de acción se hace relevante.
 SPACER – Metodología de Gestión de Reuniones
Existen algunas metodologías que ayudan a gestionar reuniones. Por ejemplo, OARR: Objetivos,
Agenda, Roles y Responsabilidades. Sin embargo, mi herramienta preferida es el SPACER.
Su significado en inglés es: Safety first, Purpose, Agenda, Code of conduct, Expectations and
Roles and responsibilities. En español, Seguiridad primero, Propósito, Agenda, Código de
conducta, Expectativas y Roles y responsabilidades. En la práctica consiste en usar seis
diapositivas al iniciar la reunión e invertirle máximo 5 minutos, así:

Seguridad Primero.

Rompa el hielo de la reunión haciendo un breve contacto de seguridad. Puede invitar a que alguno
de los asistentes comparta voluntariamente una experiencia dentro o fuera del trabajo. También
puede preparar algún video o lo que usted considere conveniente. La primera vez que use la
metodología algunos estarán gratamente sorprendidos. Sin embargo, cuando se vuelva norma,
varios querrán compartir su contacto de seguridad.

El objetivo es demostrar la importancia de la seguridad al ser el primer tema a tratar en cada

reunión. Sin embargo, también se consigue relajar un poco a los asistentes, captar su atención y
hacerlos más receptivos.

Propósito

Toda reunión debe tener un propósito. Exponga claramente el objetivo de la reunión. Recuerde
definir sus objetivos SMART. Es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y
acotados en el tiempo.

Debe usarse este punto también como una reflexionar sobre la verdadera necesidad de la reunión.
Si el objetivo de la reunión es sólo informativo, ¿no será mejor usar otros medios?. Si el objetivo
de la reunión ya no es relevante por algún suceso entre la fecha en que se planeó la reunión y la
fecha en que se realizará, ¿vale la pena reunirse?.

Agenda

Es imprescindible para el control de la reunión. Adicionalmente, permite generar una estrategia

paso a paso para la obtención de los resultados buscados en la reunión. Es importante que cada
punto de la agenda tenga un tiempo estimado. En el caso de que varias personas lideren puntos
en la agenda, debe cada punto también tener un responsable asignado.

La agenda es tan importante que necesariamente debe ser compartida antes de la reunión.
El propósito y la agenda permite a los asistentes validar la importancia de su participación, generar
sus propias expectativas y sobre todo, prepararse para la reunión

Código de Conducta

Cada organización define las reglas para manejar sus reuniones. Estas deben ser claras y en lo
posible estar visibles en las salas de reuniones. Algunas reglas comunes son: Puntualidad,
Respetar la palabra, pedir la palabra antes de participar, respetar las ideas y opiniones ajenas,
criticas personales en privado, no usar celulares dentro de la sala, no salirse del foco de la reunión,
etc.

También pueden usarse frases más informales como “no contar historias de guerra”, para que las
personas no se extiendan en la palabra. O como, “patear la pelota y no el jugador” o “sufrir es
opcional”, para cuando las personas deben ir al baño salgan y vuelvan sin inconvenientes.

Expectativas

La persona que organiza la reunión debe ser claro en que espera lograr en la reunión. Si espera
solucionar el problema completamente, si espera obtener otros puntos de vista, si desea obtener
un plan de acción, etc. Adicionalmente, debe recopilar las expectativas de los participantes. En lo
posible, debe recopilar las expectativas antes de la reunión y al final de la misma hacer una breve
revisión del logro de las mismas.

Roles y Responsabilidades

Manejar reuniones productivas no es tarea fácil. La mejor forma es distribuir las responsabilidades
dentro del grupo de los asistentes y así lograr su compromiso de paso. Los roles más importantes
son facilitador, time keeper, auditor y secretario.

El facilitador normalmente es la persona que cita la reunión, la planeó y preparó. Como ya se

mencionó en la agenda, es posible que ciertos puntos de la reunión estén a cargo de otras
personas. Sin embargo, el facilitador debe ser sólo uno para toda la reunión.

El time keeper es la persona que con una copia de la agenda a la mano, verifica que se dedique
el tiempo estipulado a cada punto de la agenda. Debe avisar cuando exista un desfase en la
agenda. Por ejemplo, puede copiar en una hoja un letrero que diga un minuto para que la persona
que está exponiendo sepa que ya su tiempo está por acabar.

El Auditor debe hacer cumplir el código de conducta. Como tip, buscar una persona que
realmente encaje en el perfil de auditor para este puesto.

El secretario, ayuda a tomar notas y entrega al facilitador el plan de acción acordado con sus
acciones, fechas y responsables. No es necesariamente responsabilidad del secretario de
transcribir a computador lo anotado. Aunque muchas organizaciones usan actas de reuniones,
estas no son indispensables para reuniones productivas. Con un listado de participantes y un plan
de acción es suficiente.

Además del SPACER, existen otras herramientas complementarias que ayudan a

desarrollar reuniones productivas: la Zona de Parqueo, la lluvia de ideas, Plus y Contras, etc.
Estas son algunas de las más importantes:

Zona de Parqueo (Parking Lot)

Es una hoja o un espacio en el tablero en el que se anotan todos los puntos importantes, pero
fuera de la agenda, que deben tenerse presentes para otras reuniones. Es una forma de evitar
que se divague sobre asuntos que hacen la reunión poco productiva. Pero, al mismo tiempo,
permite rescatar temas importantes para otros escenarios y posiblemente otras personas.

Lluvia de Ideas

Aunque todos hemos participado de una lluvia de ideas, la triste verdad es que posiblemente no
han sido efectivas. Una lluvia de ideas debe permitir un momento de creación entre los
participantes. La inspiración requerida puede ser truncada por aspectos como: personas que se
extienden en la palabra, personas que critican cada idea que se expone, el liderazgo de alguien
en el equipo, etc.

Para evitar estos problemas, debe optarse por lluvias de ideas silenciosas. Es decir, no se puede
hablar. Las ideas deben ser escritas por los participantes en papeles adhesivos tipo Post-it. Una
idea por Post-it, con marcador y letra grande legible. Para evitar asociar ideas a personas, en la
medida de lo posible, todos los Post-it y todos los marcadores deben ser del mismo color.

El facilitador debe evitar participar con ideas y limitarse a recoger los Post-it con ideas y
organizarlos por temas. Va encontrar varias ideas iguales o similares. Al final del ejercicio, las lee
tema por tema. Al final el grupo se sorprenderá de lo rápido del ejercicio y de la cantidad de ideas
nuevas generadas. Podrían ser tantas, que posiblemente deban recurrir a herramientas de
priorización para seleccionar sólo las más importantes.

Plus y Contras (+ / -)

Es tal vez la mejor herramienta para el mejoramiento continuo de las reuniones. Al finalizar la
reunión, justo después de leer las expectativas, se genera una lluvia de ideas buscando que los
participantes expongan que les gustó y que no de la reunión. Deben escribir en un Post-it con un
signo ‘+` lo que les agradó y en otro con un signo `-` las oportunidades. El facilitador debe recoger
esta información y tomar las acciones que considere pertinentes.