INFORME PLAN DE MEJORA A PROYECTOS

SISTEMA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO,

CONTROL Y EVALUCACIÓN –SMSCE

ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO

FORTALECIMIENTO DE CAPACIDADES DE LAS EMPRESAS DE BASE TECNOLÓGICA EN TIC DEL Fecha
Nombre
CAUCA PARA COMPETIR EN UN MERCADO GLOBAL. CAUCA 2018/01/26

Entidad ejecutora Sector Fase Avance de ejecución física y financiera

CAUCA CIENCIA Y TECNOLOGÍA - Ciencia Físico 66.53
y Tecnología - Formación del Capital 58.33
Financiero
Humano altamente Calificado
GENERAR EMPRESAS EN TIC CON LAS
CAPACIDADES NECESARIAS PARA Departamento Municipio
Objetivo COMPETIR EN UN MERCADO GLOBAL CAUCA POPAYAN
Localización
General

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO

2012000100166 Departament 001 1,000 3.00
o
Administrativ 20/12/2012
Plazo de
o de la Acuerdo Número de
Bpin Ocad Ejecución
Ciencia, la Aprobatorio Beneficiarios
(mes)
Tecnología e
Innovación,
Colciencias
Valor proyecto 17,556,936,220.00 Valor SGR 16,508,249,995.00
¿SE CONSIDERA UN PROYECTO CRITICO? SI NO X

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO

PLAN DE MEJORA OBJETO DE VISITA? SI NO X

No. Actividad Fecha

1 VISITA SEGUIMIENTO 03/Apr/2017
2 RECEPCIÓN PLAN DE MEJORA
3 PLAZO INICIAL DEL PLAN DE MEJORA 03/Aug/2017
4 FECHA CUMPLIMIENTO DE ACCIONES CON
PRORROGA
5 VISITA DE SEGUIMIENTO AL PLAN

PLAZO TOTAL PARA DEL PLAN DE MEJORA (Meses) 3.00

VERIFICACIÓN ACCIONES DE MEJORA

Cumplimiento
No. Descripción acción u omisión Acción de mejora
SI NO
3 Las garantías para el Convenio No. 1194/2013 Realizar el ajuste correspondiente a los amparos en X
se pactaron en la cláusula décima segunda del cuanto a la vigencia, con respecto a la cobertura de la
Convenio, para dar cumplimiento se constituyó póliza del convenio 1194-2013
la Póliza 30GU108628 del 13/12/2013 con la
compañía de seguros CONFIANZA, la cual fue
aprobada mediante certificado de aprobación
de pólizas de fecha 16/12/2013. Al realizar la
respectiva verificación se observó que los
tiempos de los amparos no cubren los plazos
estipulados en la cláusula décima segunda del
Convenio.
4 El valor aportado por la Universidad del Cauca Gestionar ante las directivas de la Universidad del X
es de $388.686.223 discriminados para Cauca un acuerdo que contemple la efectiva ejecución
entregar en Especie $348.686.223 y en de la contrapartida en efectivo pactado. En caso de no
efectivo $40.000.000. Una vez verificados la llegar a un acuerdo se gestionará el cambio de fuentes
documentación, no se encontró el soporte del de financiación para buscar el cumplimiento de la
respaldo presupuestal que garantice el valor contrapartida en efectivo o en especie.
total del aporte de la Universidad del Cauca y
por ende del proyecto.

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Cumplimiento
No. Descripción acción u omisión Acción de mejora
SI NO
1 Analizados los plazos de ejecución, el Presentar en conjunto con el operador y la supervisión, X
convenio mediante el cual se ejecuta el un plan de acción con actividades especificas en la
proyecto presenta un retraso del 13.22%, por ejecución del proyecto, con el fin de garantizar la
lo tanto, la entidad debe velar por la adecuada consecución de los objetivos planteados
ejecución y terminación de las actividades,
analizando el tiempo establecido y realizando
un plan de contingencia que permita terminar
cada una de las actividades con calidad en el
tiempo contractualmente establecido en el
convenio, cumplir el alcance, lograr el objetivo
y garantizar la funcionalidad del proyecto.
2 Los contenidos de los informes son escuetos Se fortalecerán los informes con el fin de prestar un X
con respecto a la labor de supervisión, y no seguimiento más robusto en cuanto a las condiciones
presentan información suficiente sobre las contractuales, presupuestales, financieras y técnicas.
condiciones contractuales, presupuestales,
financieras y técnicas en las cuales se ha
desarrollado el proyecto, tampoco incluyen un
concepto sobre la ejecución de los contratos
suscritos y el manejo y estado de la cuenta
apertura en desarrollo del convenio, sin
encontrarse soportes anexos.
ACTUALIZACIÓN DEL INFORME DE SI NO X CAUSAL DE
CIERRE ACTUALIZACIÓN
CONCEPTO DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORA

El equipo de Seguimiento de la sede Regional Pacifico - SGR, realizó visita de seguimiento los días del 03 al 06 de
abril de 2017 al proyecto BPIN N° 2012000100166 "Fortalecimiento de capacidades de las empresas de base
tecnológica en TIC del Cauca para competir en un mercado global. Cauca" ejecutado por el departamento del
Cauca, donde se identificaron situaciones susceptibles de mejora, para las cuales se solicitó al Ente ejecutor
presentar un Plan de Mejora en el formato dispuesto por el DNP para tal fin, a más tardar el 04 de mayo de 2017.
La Entidad ejecutora presentó el plan de mejora, el 03 de mayo de 2017 mediante radicado N° 20176630214032,
estableciendo como última fecha de cumplimiento de las actividades el 03 de agosto de 2017.

Mediante radicados internos DNP N° 20176630398302 de 31 de julio de 2017, la entidad ejecutora solicitó prórroga
para remitir los soportes de cumplimiento a la acción de mejora N° 02 establecidas dentro del plan de mejora del
Proyecto del asunto correspondiente a oportunidad de mejora N° 02 "El valor aportado por la Universidad del
Cauca es de $388.686.223 discriminados para entregar en Especie $348.686.223 y en efectivo $40.000.000. Una
vez verificados la documentación, no se encontró el soporte del respaldo presupuestal que garantice el valor total
del aporte de la Universidad del Cauca y por ende del proyecto", solicitud aceptada, quedando como fecha de
vencimiento de la última actividad el día 31 de octubre de 2017.

Posteriormente, la entidad ejecutora el 15 de noviembre de 2017 mediante radicado N° 20176630605722, solicita

nuevamente prórroga para dar cumplimiento con la oportunidad de mejora anteriormente relacionada, teniendo en
cuenta que, que mediante radicado N° 20176630567002 del 20 de octubre de 2017, solicitó orientación al
Departamento Nacional de Planeación frente a la ejecución de contrapartida por parte de la Universidad del Cauca,
ya que la Universidad solicita ejecutar estos recursos, no en efectivo como se estableció en el proyecto aprobado,
sino invertir directamente este valor en la compra de equipos. Esta solicitud fue trasladada por la Dirección de
Vigilancia de las Regalías al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por lo cual, se aceptó la solicitud de prórroga
dando plazo para su cumplimiento hasta el día 15 de diciembre de 2017.

Con relación a las demás oportunidades de mejora, la entidad ejecutora a medida que se cumplía el plazo para su

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cumplimiento iba enviando los soportes correspondientes, los cuales fueron radicados mediante números
20176630412052 del 08 de agosto de 2017, 20176630605722 del 15 de noviembre de 2017, N°
2017663060566215 del noviembre de 2017 y 20176630676012 del 18 de diciembre de 2017, los cuales una vez
revisados se concluye lo siguiente:

De la acción De Mejora N° 01 "Realizar el ajuste correspondiente a los amparos en cuanto a la vigencia, con
respecto al tiempo de cobertura de la póliza del Convenio 1194-2013", la Entidad procedió a realizar la modificación
de la Póliza 30GU108628 con el Certificado GU205031 expedido el 21/06/2017 con el cual se actualizan los plazos
de los amparos así: Cumplimiento con vigencia desde el 30/12/13 al 29/04/19 valor $1.605.824.999; amparo
correspondiente al Anticipo con vigencia desde el 30/12/13 al 29/04/19 valor $4.817.474.998 y amparo de Salarios,
prestaciones sociales, indemnizaciones con vigencia desde el 30/12/13 al 30/12/21 valor $802.912.500. La
modificación fue aprobada mediante certificado de aprobación de pólizas de fecha 21 de junio de 2017 por el
Secretario de Agricultura y Desarrollo Rural del Departamento, Dr. Carlos Alberto Vela Galindez, de esta manera, la
entidad ejecutora dio cumplimiento a la acción de mejora.

De la acción De Mejora N° 02 "Gestionar ante las directivas de la Universidad del Cauca un acuerdo que contemple
la efectiva ejecución de la contrapartida en efectivo pactada en el marco del proyecto. En caso de no llegar a un
acuerdo se gestionará el cambio de fuente de financiación para buscar el cumplimiento de la contrapartida en
efectivo y/o en especie" para la cual se propuso como acción de mejora: "Gestionar ante las directivas de la
Universidad del Cauca un acuerdo que contemple la efectiva ejecución de la contrapartida en efectivo pactada en
el marco del proyecto. En caso de no llegar a un acuerdo se gestionará el cambio de fuentes de financiación para
buscar el cumplimiento de la contrapartida en efectivo y/o en especie".

Con el fin de dar cumplimiento a la descripción anterior la Entidad Ejecutora adjunto el oficio 2-92-1630 de fecha 12
de diciembre de 2017 de la Universidad del Cauca cuyo asunto es "Modificación carta de intención proyecto código
BPIN: 2012000100166", en el cual, manifiestan lo siguiente: "(…) Con el fin de optimizar los procesos para la
ejecución de dicha contrapartida, reafirmando la intención de la Institución en dar cumplimiento a la misma de
conformidad con la propuesta presentada a fin de apoyar la realización de los objetivos dispuestos por las partes,
así como garantizando el mantenimiento de la proyección técnica expresada dentro de las actividades
programadas de la Universidad y sobre todo: alineado con las necesidades del proyecto; se deja constancia
mediante el presente acto de la intención de variar la modalidad de aporte de los recursos comprometidos como
contrapartida en el mencionado proyecto de acuerdo a la siguiente descripción: Especie: $388.686.223. Efectivo:
$0 Total: $388.686.223 (…)".

De acuerdo con lo anterior, la Universidad manifiesta que el aporte será en especie manteniendo el valor de la
contrapartida, sin ninguna modificación en los objetivos trazados en la ejecución del proyecto y teniendo en cuenta
que se reafirma la intención de la institución en dar cumplimiento a la misma de conformidad con la propuesta
presentada a fin de apoyar la realización de los objetivos dispuestos por las partes. Por lo tanto, la entidad
ejecutora dio cumplimiento a la acción de mejora.

Acción De Mejora N° 03 "Presentar en conjunto con el operador y la supervisión, un plan de acción con actividades
específicas en la ejecución del proyecto, con el fin de garantizar la consecución de los objetivos planteados, la
entidad ejecutora envía justificación técnica del plan de acción debidamente firmado por el supervisor del proyecto
el ingeniero Hernando Sánchez Escobar, remitido por la entidad mediante cuadro Excel, mediante la cual se
relaciona por cada uno de los productos que presentan retraso al momento de la visita de seguimiento, justificación

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de reprogramación de las actividades a ejecutar, objetivos, plazo inicial y final de las mismas. Por lo cual, se
establece el cumplimiento por parte de la entidad a esta acción de mejora.

De Acción de mejora N° 04 "Se fortalecerán los informes con el fin de prestar un seguimiento más robusto en
cuanto a las condiciones contractuales, presupuestales, financieras y técnicas", la entidad remite informes de
interventoría, los cuales contienen información referente a identificación del proyecto, aspectos administrativos,
avance del proyecto general, concepto del supervisor, registro fotográfico, reporte de avance detallado de las
actividades del proyecto, dando cuenta de las condiciones contractuales, presupuestales, financieras y técnicas
desarrolladas mensualmente, en los cuales se mencionan sus medios de verificación. Por lo cual, se concluye que
la entidad ejecutora dio cumplimiento a esta acción de mejora.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se concluye que el ente ejecutor cumple con las cuatro (4) acciones de
mejora, que corresponden al 100% de las identificadas en la visita de seguimiento, lo que permite encauzar la
ejecución del proyecto implementando buenas prácticas en la ejecución de los recursos del Sistema General de
Regalías, por la cual se procede a reportar a Nivel Central el cumplimiento del Plan de Mejora, para los trámites
respectivos.

ACTUALIZACIÓN DEL ESTADO CRÍTICO SI NO NA X

¿SE CONSIDERA UN PROYECTO SI NO ¿SE CONFIGURA UN PRESUNTO SI NO
CRITICO? PELIGRO INMINENTE?

CAUSALES DE CRITICIDAD
RESTRASOS SIGNIFICATIVOS INJUSTIFICADOS
INSUFICIENCIAS TÉCNICAS GRAVES
FALTA SOSTENIBILIDAD O FUNCIONALIDAD
RIESGOS EN EL CUMPLIMIENTO DEL ALCANCE, PROPOSITO Y OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS DEL
PROYECTO
JUSTIFICACIÓN PROYECTO CRÍTICO

NUEVAS OBSERVACIONES
No aplica

ANEXOS

No. Documento Descripción soporte Fecha

1 Soportes a observaciones 06/Jul/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/12poliza_actualizada_cluster_tic.pdf
2 Soportes a observaciones 15/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/13plan_de_accion_actividades_atrasadas__2_.xlsx
3 Soportes a observaciones 18/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/20seguimiento_contractual_cluster_tic__2014_2017.xlsx
4 Soportes a observaciones 18/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/19formato_informe_de_supervision_junio_2017.pdf
5 Soportes a observaciones 18/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/17formato_informe_de_supervision_abril_2017.pdf

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No. Documento Descripción soporte Fecha

6 Soportes a observaciones 18/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/14formato_informe_de_supervision_enero_2017.pdf
7 Soportes a observaciones 18/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/18formato_informe_de_supervision_mayo_2017.pdf
8 Soportes a observaciones 18/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/16formato_informe_de_supervision_marzo_2017.pdf
9 Soportes a observaciones 18/Aug/2017
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/15formato_informe_de_supervision_febrero_2017.pdf
10 Soportes a observaciones 26/Jan/2018
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/2120176630605722_00001.pdf
11 Soportes a observaciones 26/Jan/2018
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/22aprobacion_de_poliza_vigencia_1194_2013.pdf
12 Soportes a observaciones 26/Jan/2018
Ruta http://drapps.dnp.gov.co/jsgr/mostrarimagen?file=seguimiento/visitas/10472/2320176630676012_00001.pdf

ELABORÓ ELABORÓ
Nombre: Castillo Barrera Diana Yirley Nombre: Morales Romero Ruby Leana
Cargo: Seguidor al plan de mejora Cargo: Seguidor al plan de mejora
Firma Firma

REVISÓ APROBÓ
Nombre: Belma Yesaida Quiroz Martinez Nombre: Belma Yesaida Quiroz Martinez
Cargo: Coordinador Sede Regional PACÍFICO Cargo: Coordinador Sede Regional PACÍFICO
Firma Firma

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