Código: GF-P02

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA

Versión: 3
PROCEDIMIENTO: CONTABILIDAD
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1. OBJETIVO

Realizar el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones

financieras, económicas, sociales y ambientales, para presentar estados e informes contables,
con información, relevante y comprensible, útil para el control y toma de decisiones.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la identificación de hechos y causas que impactan la estructura financiera,
económica, social y ambiental de la entidad y su reconocimiento contable, hasta la aprobación y
revelación de la información a través de la elaboración de informes contables.

3. INSUMOS

Normas, circulares, instructivos; documentos soportes, novedades, actualizaciones y

modificaciones, financieras, económicas, sociales y ambientales; documentos soportes de hechos
económicos.

4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA

Manuales, instructivos, planes de acción, registros, ajustes, reclasificaciones, informes contables.

5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES

Consultar nomograma.

6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Balance general: es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y
consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública,
expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes,
derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.

Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental: Señala la actividad

financiera, económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y
consumidos en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante
un período determinado.

SIIGO: Software totalmente integrado, que le garantiza a las empresas tener información en línea
y tiempo real para una efectiva y oportuna toma de decisiones.
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Proceso contable: se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el

reconocimiento y la revelacion de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras,
ecónomicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para
prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable publica en particular.

Reconocimiento: es la etapa de captura de los datos de la realidad económica, social y

ambiental, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su
incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la
contabilidad.

Revelación: es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la

capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y
reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.

7. CONDICIONES GENERALES

El Proceso contable del Instituto, se realiza bajo la observancia y cumplimiento del régimen
de contabilidad pública, su manual de procedimientos, plan general de contabilidad pública,
catálogo de cuentas, circulares y doctrina contable pública,
.
En cumplimiento con la Resolución 358 de 2008, el Instituto realiza procedimientos de
autocontrol y autorregulación que le permiten verificar, que la información contable, cumpla
con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad; tales como
conciliaciones, verificaciones, etc.

El Instituto cuenta con el Software contable y administrativo SIIGO, como instrumento o

herramienta tecnológica, que soporta el proceso de gestión contable, dentro del cual se
encuentran incluidos los módulos de: contabilidad, inventarios, activos y documentos, los
cuales integran adecuadamente los principales procesos que proveen información contable.

De acuerdo con el principio de publicidad del régimen de contabilidad pública, el Instituto

publica sus estados financieros, con corte a cada trimestre, a través de su página Web.

A partir de las evaluaciones financieras realizadas a los proponentes, en los procesos de

licitaciones, el Instituto determina si los proponentes cumplen con los indicadores financieros
requeridos por la entidad, que permita identificar la solidez financiera que posee el proponente
para respaldar el contrato.

Los estados, informes y reportes contables deben certificarse, mediante firma, por parte del
representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su
preparación.
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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad Documento o
Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro

Inicio Inicio del procedimiento

Se analizan los cambios que impactan el Contador Instructivos.

proceso contable y fiscal, formulando un Manuales.
Formular plan de plan de acción, que permita la mejora Comunicados.
1 acción continua y la implementación de cambios en Plan de acción.
el proceso contable.

Identifica los hechos económicos, sociales y Contador GF-F01

ambientales del Instituto, de acuerdo con la actualización de
Identificar hechos información suministrada y procesada por las inmuebles.
económicos, diferentes dependencias de la entidad, GF-F02 novedades
sociales y suministrada a través de documentos de inmuebles
2
ambientales soporte (Facturas de compra y venta; GF- Informes y
F01 actualización de inmuebles; GF-F02 conciliaciones
novedades de inmuebles; Informes y SIPROJ.
conciliaciones SIPROJ; Remisiones, avalúos;
contratos, actos administrativos, etc.)
Recibe la información de las diferentes Contador
dependencias del instituto, la analiza y
Analizar y clasificar clasifica, de acuerdo con el régimen de
3
información contabilidad pública, en observancia del plan
general y su manual de procedimientos.

De acuerdo con el análisis y clasificación de Contador Registro en sistema:

la información, se reconoce contablemente y Causación contable,
de forma cronológica los hechos documentos tipo
Reconocer los
económicos, sociales y ambientales, a través P(registro de
hechos económicos
del registro en libros de contabilidad, facturas de compra)
mediante el software contable y F (registro de
4
administrativo SIIGO. facturas de venta,
L(ajustes,
(Ver Instructivos de reconocimientos de reclasificaciones,
Propiedad, planta y equipo, inventarios, reconocimientos de
Ingresos.) nómina,
amortizaciones)
Una vez registrados y reconocidos los Contador Conciliaciones.
Consolidar hechos económicos, en el software contable
información y administrativo SIIGO, se consolida la
información registrada por las diferentes
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dependencias y analiza la información,
verificando que los saldos cumplan con las
2 características de confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad.
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Actividad Documento o
Nº Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
De acuerdo con la revisión y seguimiento de Contador Registro en sistema:
2 los saldos de las cuentas contables, y sus Comprobantes de
conciliaciones, se formulan los ajustes y ajustes.
reclasificaciones necesarias, en la búsqueda
6 Elaboración de de una información contable, que cumpla
ajustes y con las características de confiabilidad,
reclasificaciones razonabilidad, objetividad, y relevancia de la
contabilidad pública.
Elabora los estados contables y demás Contador Balance General,
Revelar información informes y los comunica al Subdirector de Estado de actividad
contable Gestión Corporativa; al representante legal; económica, social y
sometiéndolos a su aprobación. ambiental, formato
7
de saldos y
movimientos
formato CGN-2005-
001.
Con el fin de dar una interpretación Contador Análisis a los
Interpretar cuantitativa y cualitativa de los hechos, estados contables
información contable transacciones y operaciones de la entidad,
8 útil para la toma de decisiones y con él objeto
de medir la eficiencia, eficacia y efectividad
del proceso y de la gestión; se realiza un
análisis a los estados e informes contables.
Presenta estados contables y demás Contador Oficios de remisión
informes a la Dirección Distrital de de información y
Contabilidad, la Contaduría General de la soportes de
Nación, entes de control y demás usuarios validación.
9 Presentar estados internos y externos de la información
contables contable, a través de la página de la extranet
de la Secretaría de Hacienda y el sistema
CHIP de la Contaduría General de la Nación.
Con base en la información contable, se Contador Declaración de
liquida y presenta las declaraciones de Renta,
Liquidar y presentar
impuestos e información exógena, en Declaraciones de
declaraciones
cumplimiento con las obligaciones fiscales. IVA, Retención en la
10
fuente, Retención
de ICA. Información
Exógena nacional y
distrital.
Con base en los análisis e interpretación de Control interno Plan de
Verificar y
los estados contables, verifica el y contador mejoramiento,
documentar acciones
cumplimiento de objetivos, metas y Acciones
11 de mejora
procedimientos y documenta las acciones de correctivas y
mejora mediante el plan de mejoramiento. preventivas.
Indicadores.

Fin Fin del procedimiento

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9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambios realizados

0 2008 Creación del documento.

1 Noviembre de 2008 Ajuste al procedimiento.

2 Septiembre de 2009 Cambio contenido General

Revisión y ajuste general de todos los campos del
3 23 de abril de 2013 procedimiento, de acuerdo al nuevo modelo de operación
por procesos.

10. APROBACIÓN

Elaboró y Validó Apoyó y Revisó Aprobó

SANDRA ESPERANZA ROMERO CATHERINE CIFUENTES ALFREDO JOSÉ DELGADO DÁVILA

Profesional Especializado Profesional Contratista Subdirector de Gestión Corporativa
SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN SUBDIRECCIÓN GENERAL SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN
CORPORATIVA CORPORATIVA

-Original firmado en Subdirección General- -Original firmado en Subdirección General- -Original firmado en Subdirección General-
Fecha: 01 de noviembre de 2012 Fecha: 01 de noviembre de 2012 Fecha: 23 de abril de 2013