CASO AA2

Presentado por: Maria Paula Saenz Vargas

Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el
procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?

• Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información

documentada es la constancia documental del resultado de la aplicación
de los procedimientos operativos o técnicos específicos, y por ende su
control también es posterior a dichos procedimientos. Dejando esto claro,
mi recomendación seria hacerlo al mismo tiempo, ya que el diseño de
cómo debe ser la documentación, orden, formato, codificación,
clasificación, nomenclatura es indispensable para estandarizar los
procesos. Pero es cierto también, que hasta que no se tienen redactados
todos los procedimientos, no se sabe exactamente qué información
documentada se genera, por lo tanto, no se puede completar los registros
de control de documentos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

• Proceso de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo:

Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y
documentada cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de
la organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de
cada una de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable
la obligatoriedad de documentación de una serie de procesos concretos,
como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo.
Registros.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:
a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
 INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: establecer parámetros generales para la elaboración y control de la
documentación del sistema integrado de gestión de la empresa Confecciones S.A
con el fin de facilitar su presentación.
ALCANCE: elaborar, modificar, eliminar y distribuir la documentación de sistema
integrado de gestión de la empresa Confecciones S.A.
DEFINICIONES:
• Procedimiento: describe de forma clara e inconfundible los pasos para
iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente
establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o
un servicio.
• Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO):
documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos
asociados al desarrollo de actividades específicas en el desempeño del
trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se
describen estrategias y planes de acción que permitan el cumplimiento
de la Política y Objetivos de S&SO.
• Protocolo: documento que establece instrucciones sobre el manejo
operativo de disposiciones de carácter referencial
• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia objetiva de actividades desempeñadas.
• Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos
y para lograr dichos objetivos.
• Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la
adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el
objetivo establecido.
• Tabla de Retención Documental: listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
• Versión: indica mediante un número la cantidad de veces que se ha
modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así
sucesivamente, en el sistema
• Vigencia del documento: periodo de tiempo en el cual tiene validez el
documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
CONDICIONES GENERALES:

CREACIÓN: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se

deberán cumplir los siguientes lineamientos :

• Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada

por la Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud
 debe ser aprobada mediante memorando por el jefe de la Oficina Asesora
de Planeación.

• Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán

ser aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos,
manuales o guías, donde se relacione el ajuste de las actividades que
describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

REVISIÓN Y APROBACIÓN: La responsabilidad de revisar y aprobar

técnicamente los documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario
General, Jefes de Oficina Asesora y Jefes de Oficina). La responsabilidad de
revisar y aprobar metodológicamente los documentos estará a cargo de la Oficina
Asesora de Planeación.

DIVULGACIÓN: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la

Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores
públicos, quienes pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, página web
o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere una copia física o
electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico
o memorando.

IDENTIFICACIÓN: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se

identificarán de acuerdo con lo establecido en el presente procedimiento. La
estructura documental del Sistema Integrado de Gestión estará jerarquizada en 3
niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está
compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se
muestra a continuación:
Encabezado: El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos
para su identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la
siguiente figura:
PROCESO CODIGO:
LOGO NOMBRE DEL VERSIÓN:
DOCUMENTO PAG 1 DE

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

• Manual de Calidad
 • Caracterización de Proceso
• Otros manuales
• Normograma
• Procedimiento
• Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y
Programa Gestión Ambiental y S&SO
• Formato.
Logo símbolo: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución.
Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.
Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de
control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía,
Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el título del
documento que se va a referenciar.
Código: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Calidad se realizará de manera alfanumérica.
Codificación de los documentos: El siguiente ejemplo indica la forma como
estarán codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Empresa Confecciones S.A.