UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA

FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

PRIMER INFORME DE SIA

Fábrica de Empanadas
“ Hermanos Olguín “

Integrantes: Daniela Fredes Pacheco

Víctor Ortega Gutiérrez
Jorge Olguín Carvajal
Profesora: Monique Olmos
Fecha de Entrega: 27 de Mayo 2014
 INDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 2
I. Definición y análisis del problema ................................................................................ 3
1.1 Descripción de la empresa y datos de contacto ................................................. 3
1.1.1 Organigrama de la empresa ............................................................................... 3
1.1.2 Visión general del proyecto ................................................................................ 4
1.2 Situación actual de la empresa y descripción del problema ............................. 4
1.3 Problema: .................................................................................................................. 5
1.4 Soluciones ................................................................................................................ 6
1.4.1 Solución escogida ................................................................................................ 6
1.4.2 Solicitud de la realización del proyecto ............................................................. 7
II. Investigación Preliminar ................................................................................................ 8
2.1 Clarificación del Requerimiento ....................................................................... 8
2.2 Estudio de Factibilidad ............................................................................................ 8
2.2.1 Factibilidad Técnica: ...................................................................................... 9
2.2.2 Factibilidad Operativa: ................................................................................... 9
2.2.3 Factibilidad Económica: ................................................................................ 9
ANEXO 1 ............................................................................................................................... 10
CONCLUSIÓN ...................................................................................................................... 11

1
 INTRODUCCIÓN

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la

cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones.

Los administradores y otras personas que toman decisiones deben

tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear,
apoyar y tomar medidas adecuadas. Aquí radica la importancia que los
sistemas de información tienen para los administradores.

La información también es la base de la función de control

administrativo. Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar
información exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas,
si el objetivo de estas es la ejecución eficaz de la tarea.

El término sistemas de información administrativa (S.I.A) se refiere al

desarrollo y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la
organización, lo cual no se aplica sólo a los niveles gerenciales, sino a todos
los estratos y personas que componen su estructura.

El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de información de

la empresa.

Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actúan en

forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un
todo unitario y que tiene un objetivo específico.

En la región existen muchas empresas que aún no presentan este tipo

de sistema en su administración, causando que tengan problemas con la
toma de decisiones y un desorden general.

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I. Definición y análisis del problema

1.1 Descripción de la empresa y datos de contacto

La empresa “HERMANOS OLGUIN” es un micro-empresa
gastronómico dedicado a satisfacer el paladar de sus clientes. La cual se
encuentra registrada con el RUT 11.818.064-k en la dirección Nicolás
González # 7537- A, ubicada en el sector norte de la ciudad de Antofagasta.
Esta empresa pertenece a la Dueña Blanca Carvajal Arenas, con celular
+56984632934.

La empresa fue fundada en el año 2002 y actualmente se encuentra

en proceso de renovación de su infraestructura, la organización está
constituida por un total de 7 funcionarios directos y un contador
externamente, los cuales se desenvuelven en diferentes áreas.

1.1.1 Organigrama de la empresa

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1.1.2 Visión general del proyecto

La incorporación de este sistema de información administrativa

proveerá a la organización un mejor desempeño en la gestión de la toma de
decisiones mediante la forma de procesar y obtener información a través de
las bases de datos relativos al inventario.

Todo este proceso está estructurado bajo los requerimiento de la

organización y cumpliendo con todas las factibilidades necesarias para
ejecutarlo.

El sistema de información de administraciones será de fácil acceso y

uso para cualquier funcionario de la organización.

1.2 Situación actual de la empresa y descripción del problema

La empresa gastronómica “Hermanos Olguín” cuenta con problemas

de organización por la inexistencia de un correcto control en el flujo de las
mercaderías.

También se detectaron problemas en el procedimiento de la

información, Por ejemplo, se encontraron los siguientes problemas:

● No existe un registro inmediato de los productos en la bodega.

● Acceso limitado a la información y de manera oportuna.
● No existe información resumida de periodos anteriores y de
manera oportuna.

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1.3 Problema:

1.3.1 Causas

A. No existe contabilidad de los egresos e ingresos.

B. Bajo conocimiento administrativo.
C. Desorden en el inventario.
D. No existe una tributación completa.
E. No existen procesos semi automatizados y tampoco automatizados.
F. Se generan cuellos de botellas muy seguidamente.
G. No cubren la demanda en horarios peak, ya que existen cuellos de
botellas.

1.3.2 Consecuencias

A. El desorden Administrativo ocasiona problemas con las compras y

reposición de insumo, por lo cual no se cuenta con un inventario para
saber que compras son necesarias a efectuar.
B. Al no contar con un organigrama claro, por el personal, los roles
dentro de la empresa no están bien definidos.
C. Al no cubrir completamente la demanda, No existe posibilidad de
ampliar el mercado objetivo ya que no se da abasto con la producción.
Dado esto la fábrica no puede operar como distribuidores de empanadas
y vender a posibles clientes potenciales.
D. Al no existir una tributación completa, genera como consecuencia que
en un futuro cercano se busque la posibilidad de pedir un préstamo
bancario para expandir la fábrica.

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1.4 Soluciones

A. Diseñar una planilla de cálculo Excel con los datos mensuales de cada
compra, pago de remuneración a los empleados y pago de gastos
generales, para obtener el margen de utilidad de la empresa.
B. Implementar un sistema de información administrativo, donde sus
salidas sean un gráfico que muestre la situación actual de la empresa con
respecto a: ingresos vs costos y las ventas Todo esto se realizará c en
función a los datos históricos de la empresa.

1.4.1 Solución escogida

La solución más factible para resolver los problemas que presenta la

empresa, es implementar un Sistema de Información Administrativo, el cual
consiste en:

Poder registrar entradas de acuerdo a boletas y facturas de

mercadería, y las salidas de la mercadería de acuerdo a los registros,
permitiendo así generar una herramienta para la toma de decisiones,
relativas ha: inventario, fechas y volúmenes de compra, determinación de
días de mayor demanda, ampliación de bodega, etc.

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1.4.2 Solicitud de la realización del proyecto

Para: Blanca Carvajal Arenas

Administradora

De: Estudiantes de ingeniería Civil Industrial

Asunto: Estudio de la recepción de pedidos para el proceso de ventas.

De acuerdo a las problemáticas mencionadas en los puntos anteriores

sobre los procedimientos de ventas e inventarios, nos hemos percatado del
escaso control en los registros de la producción en existencia, debido a que
no poseen un sistema eficiente de comunicación que logre integrar las
diversas áreas de la organización y así poder interactuar o acceder a la
información de manera más pertinente en el momento adecuado. Todo esto
genera la molestia de los clientes por la pérdida de su tiempo ya que los
pedidos se demoran y el promedio de espera es muy alto en los horarios
peak.

Por lo mencionado anteriormente sugerimos la realización de un

estudio para crear un sistema de Información administrativo, el cual les
permita generar un balance de los ingresos, egresos e inventariar los
recursos que posee la fábrica. El cual consta de una planilla de cálculo
donde en la cual se ingresará las compras, ventas, futuros clientes,
inventario, para así a futuro poder guiarse por estos factores que les brindara
el sistema de información.

Es muy importante contar con su respuesta.

Atentamente

Estudiantes de Ingeniería Civil Industrial

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II. Investigación Preliminar

2.1 Clarificación del Requerimiento

Al implementar un Sistema de Información Administrativo se espera

optimizar el control de las transacciones, teniendo en cuenta los siguientes
requerimientos para la empresa “Hermanos Olguín”:

- Un sistema que muestre el total de ganancias por periodo mensual o

anual de las ventas.
- Un SIA que tenga como salida un gráfico en los cual se pueda
observar los ingresos v/s los costos.
- Un SPO que entregue información del inventario, con el cual se pueda
tomar decisiones, tales como. ¿Cuándo, Qué y Cuánto comprara para
abastecer el inventario?

2.2 Estudio de Factibilidad

Emplearemos un estudio de factibilidad a la microempresa “Hermanos

Olguín “, en el área de bodega, con el cual realizaremos un análisis en los
ámbitos financieros y económicos de la empresa. (Ver anexo 1)

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2.2.1 Factibilidad Técnica:

- En la empresa tiene a su disposición un computador, en el cual solo

utiliza un sistema sencillo de control y de base de datos.
- La empresa está dispuesta a incorporar nuevas tecnologías, para
tener mayores beneficios.
- Las personas que trabajan en el lugar muestran alta motivación para
mejorar el proceso de adquisición de datos.

2.2.2 Factibilidad Operativa:

- La empresa se encuentra con la disposición de implementar nuevas

tecnologías para así tener mayores beneficios.
- La dueña de la empresa esta con toda la disposición y voluntad de
recibir una capacitación para hacerse cargo del sistema cuando lo
requiera.

2.2.3 Factibilidad Económica:

- El costo del sistema sería relativamente menor con respecto a los

beneficios que traería en el tiempo.
- El costo de mantención del sistema sería mínimo.

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 ANEXO 1

1. ¿Cuáles son los problemas que presenta el sistema actual para el

registro de inventario?
2. ¿El sistema actual demanda trabajo extra?
3. ¿Cuántas personas trabajan en la sección de la cocina?
4. ¿Maneja un listado con los materiales que utiliza?, si su respuesta es
afirmativa, ¿Cuáles son?

10
 CONCLUSIÓN

Revisando la factibilidad técnica, económica y operacional podemos

afirmar con seguridad que se cuentan con los requisitos básicos para la
implementación de un S.I.A. en la Fábrica de empanadas Hnos. Olguín.

El Sistema de Información Administrativa nos proporcionará una base

de datos mediante gráficos apropiados, presentando en uno la demanda de
ventas versus los costos de la empresa y en otro nos entregará el resultado
contable de las utilidades reales que entrega la fábrica.

El sistema nos entregará resultados precisos, mayor velocidad de

procesamiento, resultados más útiles y completos para que la empresa
pueda realizar una buena gestión con sus recursos y responder de buena
manera ante la alta demanda de clientes que posee, nos ayudará a disminuir
o eliminar por completo los factores que agravan la optimización y eficiencia
de la organización.

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