EL CONTROL DE EXISTENCIAS a.

a. Guarde la cantidad exacta de existencias Muy pocas existencias Demasiado stock seguros, como por ejemplo cerca del mostrador.

1.- ¿Qué son existencias? 2 La Dulcería no controla sus existencias. Ellos compran sus existencias muy tarde. • Venda o utilice las existencias con las que Ud. ya cuenta, como por ejemplo aquellos
Esto es lo que pasa:

Existencias, quiere decir todos los productos que su negocio tiene para la venta.
Existencias también es toda la materia prima o partes que su negocio tiene y usa para
hacer productos o brindar servicios. Los diferentes tipos de negocios tienen diferentes
tipos de existencias
2. ¿Qué es control de existencias?
El control de las existencias quiere decir organizar la forma como Ud.:
d. Verifique sus existencias con cierta frecuencia (Inventario)
La bodega no controla sus existencias. Algunas veces pidendemasiado. Esto es lo que
sucede:
• Verifique siempre que tiene la cantidad de bienes o materia prima que necesita.
Pueden existir muchas razones diferentes para quedarse sin existencias o guardar
• Verifique si es que hay existencias faltantes.
demasiadas. Por ejemplo:
• Verifique para ver si hay parte de las existencias que se encuentran deterioradas o
• Ud. no sabe cuáles son los productos que se venden bien y cuáles los que no se
que se encuentran en malas condiciones. Trate de vender esas existencias con
venden bien. Como resultado de esto, Ud. podría estar ordenando bienes materiales
descuento o utilícelas antes de que pase más tiempo.
equivocados.

a.- Recibe sus existencias Cuente y verifique la condición de los bienes o materiales
que recibe junto con su factura o guía de remisión.
b.- Anota sus existencias
Anote todos los bienes o materiales que entran o salen de su negocio.
c.- Almacena sus existenc
Guarde la cantidad adecuada de su existencia en un lugar seguro y de forma práctica.
d.- Arregla sus existencias
Arregle sus existencias de forma tal que llame la atención de los clientes para comprar
y también lo hace fácil para Ud. al poder verlas y contarlas.
• Ud. no chequea sus existencias regularmente, así que no sabe con exactitud que
cantidad de existencia tiene. Como resultado de esto Ud. podría estar ordenando muy
tarde o con demasiada anticipación.
• Sus existencias están acomodadas de forma incorrecta, así que es difícil verlas y
contarlas. Como resultado de esto, Ud. podría estar ordenando cantidades incorrectas
y en momentos no indicados.
Siempre piense en lo que sus clientes quieren. Asegúrese de no quedarse sin
existencias. Pero guarde la menor cantidad posible de ellas. El tener una pequeña
cantidad de existencias significa menos dinero paralizado y más dinero en su negocio
para:
• gastar en bienes que sus clientes quieren, o
• ahorrar y ganar intereses.
• Verifique sus existencias para saber cuando ordenar más y que cantidades debe
ordenar.
e. Lleve registros de existencias
• Si su negocio cuenta con muchos productos o materiales, use registros de
existencias.
• Si su negocio vende poca cantidad de productos o materiales, Ud. podría querer
llevar sólo registros de las existencias compuestas por productos o materiales caros.
Utilice los registros de existencias para ver qué productos son los que se venden bien
y cuáles no. Esto le permite saber que productos o materiales comprar.’
• Utilice sus registros de existencias para averiguar qué existencias deben ser
repuestas, cuándo ordenarlas, y en qué cantidades.

e.- Verifica sus existencias

b. Almacene bienes que se venden rápidamente EL REGISTRO DE EXISTENCIAS

Verifique y cuente sus existencias con frecuencia para asegurarse de que se

• Compre o utilice existencias que se venden rápidamente. El llevar registros de existencias quiere decir anotar:
encuentran en buenas condiciones y de que no falte parte de las existencias.

• Las existencias que se venden rápidamente quiere decir más ventas y más dinero • toda existencia que entra a su negocio, y
f.- Ordenar nuevas existencias (Orden de pedido)
que entra a su negocio.

• toda existencia que sale de su negocio.

Vuelva a pedir la cantidad adecuada de existencias y en el momento preciso.
3. ¿Cómo puede el control de existencias mejorar su negocio?
Un buen control de existencias le puede ayudar a:
• Evite tener existencias que se venden lentamente. Las existencias que se venden
lentamente paralizan el capital de su negocio.
1.- Los registros de existencias son importantes para su negocio
• Ofrezca las existencias que se venden lentamente con descuentos si los clientes no
Muchos negocios encuentran útiles los registros de existencias.
las compran a su precio regular.
Los registros de existencias son más útiles para aquellos negocios que:

• guardar los bienes y materiales adecuados c. Acomode y exhiba sus existencias adecuadamente
• venden o utilizan muchos productos o materiales diferentes

• mantener la cantidad precisa de existencias, ni mucho ni muy poco • Arregle y exhiba sus productos adecuadamente, para que sea más fácil para los
• veden o utilizan mucha cantidad de cada producto o material
clientes el verlos y para Ud. verificarlos y contarlos.

• mantener las existencias en buenas condiciones

• tienen productos o materiales que son caros y atractivos a ser sustraídos.
• Coloque productos o materiales similares en grupos cercanos unos a otros.

• prevenir que sus existencias no vayan a perderse o sean sustraídas

Ud. podría encontrar que no es práctico el llevar registros de existencias para todos
• Coloque artículos pequeños tales como tornillos y clavos en cajas pequeñas, una
los productos o materiales en su negocio.
caja para cada tipo y tamaño.
• realizar un nuevo pedido en el momento adecuado.
2.- Utilización de registros de existencias
• Mantenga productos y materiales que son fáciles de ser sustraídos en lugares
4. Pautas para un buen control de existencia
Cuando Ud. mismo hace sus propios registros de existencias: Ud. acepta productos de devolución de un ciente y estos pueden volvera ser * Podría haber un error en el cumplimentado de los registros de existencias, o
vendidos
• Puede utilizar tarjetas, un archivador, un cuaderno de ejercicios, hojas de papel * Su negocio tiene un problema de control de existencias. Está perdiendo existencias
sueltas en una carpeta, o cualquier cosa que se adecue al negocio Ud. termina de elaborar un producto, listo para la venta

COSTEO PARA MINORISTAS Y MAYORISTAS

• Puede utilizar una tarjeta aparte o una página para cada producto o material.
• Puede utilizar un lápiz para escribir el costo por artículo, el precio de venta y anotar el
nivel de actualización de existencias en el registro de existencias. Así Ud. Podrá
cambiar fácilmente los montos, cuándo los costos, los precios, o los niveles de
reposición de existencias varían.
Asegúrese de que mantiene sus registros adecuadamente y al día. Un registro que no
se encuentra al día le proporciona información incorrecta y Ud. podría tomar
decisiones equivocadas en su negocio.
Escriba esto bajo ingresos
Las existencias salen a su negocio cuando:
Ud. vende productos o materiales en efectivo o a crédito
Ud. utiliza materiales para elaborar productos o brindar servicios
Ud. bota productos o materiales que están rotos o deteriorados en alguna forma
Los minoristas y mayoristas tienen los mismos tipos de costos y normalmente, pueden
realizar sus costeos de la misma manera. Algunos costos de los minoristas y los
mayoristas son distintos a los costos que tiene un productor, un fabricante o un
proveedor de servicio:
Costos direct de + cost ind = cost tot
Los minoristas y mayoristas:

a.- Registros de existencias para un minorista
Para mantener registros de todas las existencias, La Bodega anota la información en
tarjetas de existencias. Ellos utilizan una tarjeta para cada producto que venden.
A continuación verán su tarjeta de existencias para el aceite para cocinar Best Foods
en botellas de 75Oml:
Actualmente existen algunos programas para computadoras que le permiten registrar
todas las existencias de su negocio facilitándole enormemente la importante tarea del
control de existencias.
los productos o materiales son sustraídos
Escriba esto bajo salidas
b.- Registros de existencias para un fabricante
Los fabricantes llevan registros de existencias para materias primas. Así mismo llevan
registros de existencias para productos terminados. Esta es la forma cómo La
Sastrería lleva el control de sus registros de existencias.
d.- Los registros de existencias mejoran su negocio
• tienen costos directos de material. Los minoristas no elaboran productos sino más
bien, necesitan artículos para vender. Los costos provenientes de la compra de
artículos para vender son los costos directos de material de un minorista o mayorista.
• no tienen costos directos de mano de obra. Compran y venden artículos producidos
por otras empresas. Frecuentemente cuentan con empleados queayudan en la tienda,
pero no tienen ningún empleado que elabore productos. Así, para un minorista o
mayorista, todos los salarios y sueldos son costos indirectos.
• tienen costos indirectos tales como alquiler y electricidad. Para un minorista o
mayorista, los costos indirectos son todos los costos que tiene la empresa a excepción
de los costos por la compra de artículos para vender.

Los registros de existencias le vender ayudan a decidir que bienes

B Escriba el precio que le paga al proveedor i5or un artículo.
C Escriba el precio que le cobra a sus clientes por un artículo.
D Escriba el saldo en el cual ordena la nueva existencia
E Escriba el número de artículos que tiene en existencia cuando empieza a llenar su
tarjeta de existencias o empieza una nueva.
F Compre u ordene productos cuando el saldo se encuentra por debajo del nivel
mínimo para reposición. El saldo ha decrecido a menos de 15 del nivel mínimo para
reposición. La Bodega ordena un nuevo pedido.
G Escriba como salida todo artículo deteriorado y que no puede ser vendido.
H Escriba todo lo que compre como ingreso. La Bodega obtiene la nueva existencia
que ordenaron.
I Escriba todo lo que vende como
Las existencias ingresan a su negocio
cuando:
Ud. recibe una orden de productos o materiales
Los minoristas y mayoristas siguen 3 pasos para calcular los costos totales de cada
producto. Pueden utilizar un Formulario para Costeo de Productos para sus cálculos.
Tres meses atrás, La Bodega ordenó 30 latas de conservas de carne. Su tarjeta de
existencias muestra que sólo vendieron 10 latas. Este producto tiene retenido mucho
dinero. La Bodega trata de venderlas con una oferta especial. Antes que La Bodega PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA
compre productos la próxima vez, prestarán más atención a su tarjeta de existencias
para averiguar que productos son los que se venden bien. Luego sabrán que
1.- La planificación
productos ordenar.
Es pensar y decidir qué hacer con algo antes de que éste suceda. Para usted,
Los registros de existencias le muestran cuándo volver a ordenar
planificar significa pensar y decidir qué hacer en un futuro para mejorar su negocio. Ya
ha pensado en su negocio. Por ejemplo, antes de que compre bienes o materias
La semana pasada, el proveedor no tuvo azúcar. La Bodega no se quedó sin primas usted piensa y decide:
existencias.
* qué bienes o materiales necesita
Cuando elaboraron sus niveles de nueva orden, incluyeron existencias extra para
quedar cubiertos para cosas inesperadas como órdenes retrasadas o ventas más altas
* cuánto necesita
de lo normal. La Bodega anotó los niveles de nueva orden en las tarjetas de
existencias.
* dónde comprar los bienes o materiales
De este modo, pueden con facilidad y rapidez verifica si es tiempo de volver a ordenar.
* cuándo necesita los bienes o materiales.
c.- Los registros de existencias le ayudan a averiguar si está perdiendo
existencias 2.- La importancia de la planificación para mejorar su negocio Hay cuatro razones
importantes por las que debería hacer planes para su negocio:
La Bodega anotó todos los ingresos y salidas en sus tarjetas de existencias. El saldo
les muestra cuántos productos debería haber en existencias. Cuando contaron Un plan le muestra si su negocio puede tener utilidades en el futuro. Haga un plan
físicamente sus existencias averiguaron cuántos había en realidad. para ver que las ventas y los costos previstos para el futuro generen utilidades a su
negocio.
Si existe una diferencia entre los registros de existencias y el número que ellos
contaron: Un plan muestra al banco qué tan bien puede ir su negocio en el futuro. Haga un
plan para mostrarlo al banco cuando solicite un préstamo.
 Un plan le muestra el dinero que espera ingresar y egresar de su negocio. Haga un
plan de tal manera que su negocio no quede sin efectivo.
Un plan le muestra qué parte de su negocio puede mejorar. Haga un plan que lo
obliguen en cada aspecto de su negocio. Para hacer un plan tiene que estudiar
cuidadosamente en todo lo que afecte a su negocio.
PLAN DE FLUJO DE CAJA
Un Plan de Flujo de Caja es un presupuesto que muestra cuánto efectivo puede
esperar ingresar y egresar de su negocio mensualmente. Un Plan de Costos y Ventas
le ayuda a asegurarse que no le falte efectivo a su negocio en ningún momento.
obtendrá en cualquier mes proveniente de diversas fuentes tales como un préstamo
del banco o los intereses de su cuenta bancaria. Escriba Ja cantidad total en la línea
número 3 de su Plan de Flujo de Caja.
Paso 4. INGRESO TOTAL: sume todas las cantidades de Ingreso de los pasos 1, 2y
3. Es la cantidad en efectivo total qúe espera que ingrese a su negocio en enero.

3.- El presupuesto
Usted elabora un presupuesto cuando planifica, es decir, estima qué sucederá en el
futuro. Cuando tiene conocimiento de lo que probablemente sucederá, entonces
planifica por adelantado. Por ejemplo, un pronóstico del tiempo por la radio o por la
televisión le dice cómo estará el clima al día siguiente.
Cuando elabora un presupuesto, lo trabaja en base a lo que cree que sucederá en el
futuro. Cuando hace un presupuesto para su negocio ud estima:
* cuánto espera que venda el negocio
* cuánto costarán los materiales aproximadamente
* cuánto efectivo se espera que tenga el negocio.
4.- Los planes utiles del negocio
Si su negocio va bien, la planificación puede ayudarlo a ir mejor aún en el futuro. Si su
negocio no va bien y tiene algunos problemas, la planificación puede ayudarlo a
resolver los problemas. Un plan puede ayudarle a ver los problemas antes de que
éstos sucedan.
Luego usted puede decidir qué hacer para prevenirlos. Este capítulo le muestra cómo
hacer dos tipos de planes que sean útiles para su negocio:
Un Plan de Ventas y Costos Este plan ayuda a que su negocio tenga utilidades.
En un plan de Ventas y Costos usted hace una previsión de ventas y costos para cada
mes del año siguiente. Un plan de Ventas y Costos le muestra cuánta ganancia puede
esperar tener para el año siguiente.
Utilice su Plan de Costos y Ventas para que su negocio siempre tenga suficiente
efectivo a fin de pagar sus deudas. Existen diferentes motivos para que a su negocio
le pueda faltar efectivo. Por ejemplo:
* Tiene que comprar bienes o materias primas antes de vender cualquier cosa, es
decir que el efectivo egresa antes de ingresar.
* Si da crédito a sus clientes no se le paga de inmediato. Frecuentemente tiene que
comprar más bienes o materiales antes que los clientes le paguen el crédito.
* Necesita efectivo para comprar equipo, el cual servirá para que su negocio obtenga
ganancias en el futuro. Sin embargo, usualmente tiene que pagar en efectivo por ese
equipo antes de obtener ganancias.
Cuando usted planifica su flujo de caja:
* advierte por adelantado las faltas de efectivo en un futuro
* tiene más control sobre el flujo de caja
* puede resolver los problemas antes de que sucedan
* puede tener listo el efectivo para cuando lo necesite.
a.- Elaboración de un plan de flujo de caja Para elaborar un Plan de Flujo de Caja
usted prevé:
* cuánto efectivo ingresará mensualmente a su negocio
* cuánto efectivo egresará mensualmente a su negocio.
Paso 5. Egreso por costos directos: es la cantidad en efectivo que estima que su
negocio pagará en enero para comprar bienes y materiales. Use su Plan de Costos y
Ventas. Escriba la cantidad que previó para costos directos en material para enero en
la línea número 5.
Paso 6. Egreso por costos directos de mano de obra: es la cantidad en efectivo que
prevé que su negocio pagará en enero a fin de pagar los sueldos a los empleados que
trabajan en producción. Use su Plan de Costos y Ventas. Ubique la cantidad que
previó para costos directos de mano de obra para enero y escríbalas en la línea
número 6 de su Plan de Flujo de Caja.
Paso 7. Egreso por costos indirectos: es la cantidad en efectivo que prevé que su
negocio pagará en enero por costos indirectos, como alquiler, luz, transporte, mano de
obra indirecta y artículos de escritorio. Observe su Plan de Costos y Ventas. Ubique
Ea cantidad que previó para costos indirectos para enero. Escriba esta cantidad en la
línea número 7 de su Plan de Flujo de Caja.
Paso 8. Egresos por inversión, en equipos: ¿Comprará algún equipo en enero?.
Paso 9. Otros ingresos: esta es cualquier otra cantidad en efectivo que prevé que su
negocio pagará en enero, tal como el pago de un préstamo. Escriba esta cantidad en
la línea número 9 de su Plan de Flujo de Caja.
Paso 10. EGRESO TOTAL: sume todos los egresos de los pasos 5, 6, 7, 8 y 9. Esa
es la cantidad que espera que egrese de su negocio en enero. Escriba la cantidad en
la línea 10.
Paso 11. EFECTIVO A FIN DE MES: reste el egreso total del ingreso total para
obtener la cantidad que queda en caja y en la cuenta bancaria al final del mes de
enero. El efectivo al final del mes es el efectivo inicial del siguiente mes. Escriba la
cantidad en la línea.

Un Plan de Flujo de Caja Este plan le ayuda a asegurar que su negocio nunca
quede sin efectivo. Emplee un plan de Flujo de Caja para decidiror adelantado qué
cantidad de efectivo ingresará y egresará de su negocio cada mes.
Haciendo planes de negocio Cuando haga planes para su negocio, recuerde:
* Haga sus planes tan simples como sea posible, y que sean fáciles de hacer y usar.
* Elija el período más adecuado para sus planes. Puede hacer planes para tres
meses, un año o para cualquier período que sea el mejor para su negocio.
* Divida sus planes en meses. En su Libro de Registro divida sús registros en meses.
Cuando divida sus planes en meses, puede comparar mensualmente sus registros con
sus planes; luego puede ver si su negocio está funcionando como lo planificó en sus
previsiones.
Calzado de Primera planifica su flujo de caja. En el siguiente cuadro aparece su Plan
de Flujo de Caja para los próximos tres meses.
Para elaborar su Plan de Flujo de Caja siga estos 11 pasos. Los pasos deI 1 al 4 son
para INGRESOS; del 5 al 10, para EGRESOS. Observe cada paso para el primer mes,
enero.
Paso 1. Efectivo al inicio del mes: es la cantidad en efectivo que espera tener en
caja más la cantidad en efectivo en su cuenta bancaria al inicio del mes.
Escriba esta cantidad total en la línea número 1 de su Plan de Flujo de Caja.
Paso 2. Ingreso de ventas: observe su Plan de Costos y Ventas. Ubique el
presupuesto previsto para enero que elaboró para ventas en efectivo.

Recuerde que el ingreso de los pagos por ventas a crédito son parte de esta cantidad.
pronóstico del tiempo, puede planificar por adelantado; por ejemplo, puede llevar un Escriba esta cantidad en ¡a línea número 2 de su Plan de Flujo de Caja.
paraguas.

Paso 3. Otros ingresos: es la cantidad en efectivo que estima que su negocio