GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Gestión documental
 Código del Programa de Formación: 521213 versión 2.
 Competencia: Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
o Diseñar instrumentos de investigación de acuerdo con las necesidades de la organización.
o Tabular la información recolectada en los instrumentos de investigación.
 Duración de la Guía: 30 horas

2. PRESENTACION
Esta guía contiene algunas técnicas de recolección de datos, fuentes primarias y secundarias, tiene por objeto el de
generar procesos de levantamiento de información para proyectos de consultoría, orientados en forma sencilla y
concreta a fin de facilitar el trabajo de los aprendices del Tecnólogo en Gestión Documental, se tratará de
proporcionar de una manera práctica como abordar el proceso de recolección y análisis de la información.

Para desarrollar un buen trabajo de recolección y análisis de datos, es importante tener en cuenta los elementos
básicos en las técnicas de recolección, que se fundamente en cuestionamientos como: ¿qué se va a realizar?, ¿qué
tipo de datos se requieren?, ¿Qué tipo de resultados se necesitan?, ¿Qué requisitos tiene?, ¿Cuánto cuesta el
proceso?, ¿Cuánto dura el proceso?; Esto se reflejará posteriormente en la justificación del informe final, teniendo
en cuenta la perspectiva económica, los objetivos, metodología a seguir, el presupuesto y los recursos necesarios
para su ejecución.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Toda actividad requiere de una fase de planeación la cual va desde el diseño hasta el
alistamiento de los recursos para su eficiente desarrollo.

3.1.1: Identifica los instrumentos de recolección de datos

Hay un refrán popular que dice: “Del afán solo queda el cansancio”.

Si se salta el paso de la identificación de la información existente, podría estar ante la

posibilidad de utilizar mucho tiempo en algunas actividades que de alguna manera la
Empresa ya tiene adelantadas y le podrían servir como base para lo que hará.

Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para
acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. De este modo el instrumento sintetiza en si toda la labor
previa de la investigación, resume los aportes del marco teórico al seleccionar datos que corresponden a los
indicadores y, por lo tanto, a las variables o conceptos utilizados.

Es un conjunto de mecanismos, medios y sistemas de dirigir, recolectar, conservar, reelaborar y transmitir los datos,
las técnicas están referidas a la manera como se van a obtener los datos y los instrumentos son los medios
materiales, a través de los cuales se hace posible la obtención y archivo de la información requerida para la
investigación.

Resumiendo, se tiene que los instrumentos son:

 Cualquier recurso que recopile información referente a la una investigación.

GFPI-F-019 V3
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 Es un mecanismo recopilador de datos.

 Son elementos básicos que extraen la información de las fuentes consultadas.
 Son los soportes que justifican y de alguna manera le dan validez a la investigación.
 Como instrumentos de investigación son amplios y variados y van desde una simple ficha hasta un compleja
y sofisticada encuesta.

– Conforme un grupo de trabajo de 3 aprendices quienes serán el “comité de Archivo”, y de acuerdo a la información
suministrada por la instructora y la temática asignada que encontrará en la blackboard, explique de manera general
qué información contiene su base de datos y determine qué tipo de información podría extraer de ella, recuerde que
esta información le permitirá generar su informe final y parte del diagnóstico general de archivo (puede realizar un
ensayo, una cartelera, un diagrama de flujo o un mapa mental).

- En los grupos de trabajo y con los documentos entregados como su base de datos para el desarrollo de su proyecto
de consultoría, realice una tabla que le permita identificar los elementos clave de los documentos, que le permitirá
extraer la información requerida para el diagnóstico y análisis estadístico de la base de datos, esto le permitirá
identificar la estructura, las condiciones en las que se encuentran en la actualidad y como consideran que el grupo
podría contribuir al manejo de la documentación.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Estimado aprendiz, le invito a que realice en su grupo de trabajo un análisis de
los documentos entregados por su instructora, teniendo en cuenta lo siguiente:

 Listar las variables que se pretenden medir u observar (¿qué se va a

medir?)
 Revisar su definición conceptual y comprender su significado (¿Cuál es
su significado?, ¿sobre qué se mide?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿cuál es el
propósito?)
 Elegir el instrumento o los instrumentos que hayan sido favorecidos por la comparación y adaptarlos al
contexto de la investigación.
 Indicar el nivel de medición de cada variable (Escala de Medición).
 Indicar cómo se va a codificar los datos.
 Instrumento definitivo.
 Realiza una nota de campo de lo que pudo encontrar, incluyendo un diagrama que permita identificar las
dificultades de su proceso.

RECUERDA SIEMPRE
La búsqueda misma del conocimiento, aplicando nuestra propia curiosidad sin recurrir al conocimiento practicado
implica un proceso investigativo.
MANUEL GALÁN AMADOR, 2008

“El gran valor de la vida no consiste en atiborrarse de datos sino en preparar el cerebro a pensar por su propia
cuenta y así llegar a conocer algo que no figure en los libros”.
ALBERT EINSTEN

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Hemos llegado a un momento significativo en donde podremos interiorizar los saberes, incorporarlos y aplicarlos a
nuestro quehacer estudiantil. Para ello deberás leer el siguiente texto denominado: “¿Cuáles son las etapas de un
proceso de análisis de datos?”
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¿Cuáles son las etapas de un proceso de análisis de datos?

Es esencial que tenga una foto global de un proceso de análisis
de datos. Se puede perder en la cantidad de técnicas y estrategias
estadísticas que tiene a su disposición; ser enfocado es la clave
para su éxito. A continuación puede ver las 6 etapas requeridas
para el proeso de análsiis de datos:

a. El Problema. Todo nace de un problema, de una necesidad

real. En esta etapa se define el foco del estudio.
b. La Recolección. Es el diseño de un método para obtener
DATOS, más técnicamente es un proceso de experimentación. Puede ser una encuesta, pruebas en
laboratorios, con pacientes, nutrirse de datos de marketing en redes sociales, entre otros.
c. La Limpieza. Homogeneizar los datos en cuanto a formato, deshacer observaciones que no le
interesan y almacenar las más útiles.
d. La Exploración. Utilizando la estadística descriptiva podrás traducir los DATOS a gráficos y
características que pueda interpretar.
e. El Análisis.Con la ayuda de la estadística inferencial encontrará conclusiones de un conjunto grande
(población) con la información de una pequeña parte de este conjunto (muestra). El contraste de
hipótesis es la herramienta más famosa de esta etapa. Pero existen otras técnicas como: la
predicción, la clasificación o los métodos de causa-efecto. Entre otros.
f. La Conclusión. Interpretará los resultados del análisis y listará las conclusiones. Estará mucho más
cerca del objetivo que se habrá planteado al inicio.

En la etapa D de exploración, debe empezar a trabajar con datos ya limpios y ordenados, se empieza a
modelar su tabla de dato similar al siguiente gráfico:

Las filas son observaciones (Las observaciones son las veces que se mide la realidad).
Las columnas son variables (Las variables son las características que se van a medir).
El header son los nombres de las variables (Recoger, registrar y analizar los datos obtenidos).
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Entender que su tabla de datos son columnas de números o letras en columnas es sumamente crucial y
también lo es la clasificación de las variables. Las variables son las características que va a medir. Y en la
práctica se va a encontrar con 3 tipos:

 Cuantitativa. Son números y tienen unidades. Tienen un sentido de escala. Pueden ser discretas (sin
decimales) y continuas (con decimales). Por ejemplo, el peso de una persona en kg.
 Cualitativa. Son etiquetas o nombres de las cosas. El país de procedencia, el estado civil, el género,
entre otros.
 Ordinal (cualitativa). Son un tipo especial de cualitativas, tienen un sentido de escala. Por ejemplo:
la calidad del servicio puede ser regular, normal, bueno, muy bueno.

.
Fuente: https://conceptosclaros.com/como-analizar-datos/

Una vez que tenga su tabla de datos limpia, entenderá qué tipo de variables tiene y qué significan. Es de
vital importancia que pueda visualizar la información escondida en la tabla.

¿Qué quiere decir? Saber interpretar la tabla de datos y poder comunicarse con sus datos. Descubrir
información muy interesante con la ayuda de gráficos; La estadística descriptiva le ayuda a ver información
que no puedes ver a simple vista. Va a utilizar gráficos y también características numéricas simples.

Finalmente, una vez sistematizados los datos, son registrados y expresados mediante un informe o
documento de investigación, en el cual se indica la metodología utilizada y los procedimientos empleados
para llegar a las conclusiones presentadas, los cuales se sustentan por la misma investigación.

“No te quedes solo con la lectura anterior, averigua mucho más de este tema tan importante, consulta y
navega en internet con la ayuda de tu instructor de ofimática y del área de gestión documental”.

Apóyate en tus compañeros para realizar la actividad, opina y comenta tus experiencias.
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3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

“Antes de que Sherlock Holmes sepa quién es el asesino, Holmes

explora diferentes escenas: busca objetos, interroga a los sospechosos
y los presentes, entre otros, “Explora” con su lupa lugares
inverosímiles. Consigue un listado de objetos y hechos relevantes.
Después los analiza para atar cabos y encontrar el culpable”.

Para abordar la transferencia de lo aprendido, haremos vivencial el

proceso que te encuentras adelantando, donde tu realizarás tu propio
monitoreo o autorregulación de lo que has aprendido, verificarás que
tanto sabes de lo que dices que sabes, para esto desarrollarás tus
propios procesos de control a través de las siguientes actividades:

A. Defina un objetivo para su estudio teniendo en cuenta lo siguiente:

 ¿Qué problema quiere solucionar con estos datos?
 ¿Qué significan las variables?
 ¿Qué tipo de variables tiene?
B. Ordene y describa la información obtenida:
 Cree gráficos apropiados.
 Interprete los datos.
 Encuentre los primeros resultados.
 Liste de manera ordenada los hallazgos.
C. Analice los datos con un software (Excel) y un mapa:
 Encuentre las técnicas más apropiadas para corroborar la información.
 Diseñe la metodología de análisis.
 Aplique la metodología.
 Resuma los resultados.
D. Cree el informe final listando las conclusiones.
 Contextualice el estudio.
 Cite la problemática.
 Defina el objetivo.
 Muestre su etapa de exploración.
 Defina la metodología (etapa de análisis).
 Muestre los resultados (etapa de análisis).
 Resuma las conclusiones.
 Defina los problemas encontrados durante el estudio.

Estimado aprendiz:
Una vez terminadas las actividades deberás entregar un documento a tu instructora del
SENA y agregarlo a tu portafolio del aprendiz.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Desempeño: Definición de metodologías de Observación directa – Lista de

trabajo. chequeo.

Evidencias de Producto: Entrega el informe sobre el Observación directa – Lista de

trabajo realizado. chequeo.

5. GLOSARIO DE TERMINOS ESTADÍSTICOS.

 Promedio: Resultado que se obtiene al dividir la suma de varias cantidades por el número de
sumandos.
 Mediana: Valor de la variable que ocupa el lugar central en una serie ordenada de datos.
 Moda: Número que se repite en una serie.
 Desviación estándar: Es la medida de dispersión más común, indica qué tan dispersos están los
datos con respecto a la media.
 Porcentaje: Número o cantidad que representa la proporcionalidad de una parte respecto a un total
que se considera dividido en cien unidades.
 Máximo: Número más grande de una serie.
 Mínimo: Número más pequeño de una serie.
.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Conceptos Claros (2017). El secreto para analizar datos como un pro que un consultor estadístico nunca te contaría.
[en línea] https://conceptosclaros.com/como-analizar-datos/

Gallardo de Parada, Y. & Moreno Garzón, A. (1999). Módulo 3: Recolección de la información. Serie Aprender a
investigar. 152p.

Hernández, M., Fernández, C. & Baptista, P. (2010). Metodología de la investigación. Quinta edición. McGraw Hill,
México. 497p.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autora DIANA MARÍA GUERRERO PÉREZ INSTRUCTORA SENNOVA 20/03/2019
Autora SANDRA DENISSE CASANOVA DIAZ INSTRUCTORA COMERCIO Y SERVICIOS 20/03/2019