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Gestion Directiva Sistema de Archivo
Gestion Directiva Sistema de Archivo
N°001 –2007-AG-PSI
I.- OBJETIVO
Normar los procesos de organización y funcionamiento del Archivo Central del
Programa Subsectorial de Irrigaciones - PSI.
II.- FINALIDAD
Contar con un instrumento normativo que estandarice los procedimientos
técnicos y administrativos del archivo, los mismos que deberán garantizar la
preservación y conservación del acervo documental del PSI, y la oportuna
atención de los usuarios en general.
IV.- ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación a todas las unidades orgánicas del
Programa Subsectorial de Irrigaciones.
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documentación proveniente de los archivos de gestión así como de la
transferencia de la misma al Archivo Central.
VI.-TRANSFERENCIA
El Archivo Central del PSI, recepcionará previa verificación y conciliación del
contenido físico con el reporte impreso de SIMAR, el acervo documental
proveniente de los Archivos Periféricos y de Gestión.
2) Clasificación:
a) Tiempo:
Por años
Por meses
Por fechas
b) Series Documentarias:
Por serie documental
Los documentos generados se clasificaran por orden
correlativo.
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Por unidades orgánicas: los documentos recibidos deberán ser
clasificados:
por Unidad Orgáanica
por fecha de recepción
3) Codificación:
4) Archivo de Documentos:
a) Archivadores y Colectores
El contenido de las series documentales de cada Archivador y
Colector deberá ser ingresado al Programa de Archivo SIMAR, en
orden correlativo.
Se rotularan los anillados, files, tomos y empastes que se encuentren
en los contenedoresArchivadores y Colectores, con el mismo código
asignado al contenedor.
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Los contenedores Archivadores y Colectores deberán ser rotulados
con los códigos correspondientes en la parte externa inferior, con un
adhesivo de color naranja en el cual figurará el código de ubicación
que el Archivo Central proporcionaráasignará.
Se adjuntará a cada contenedor Archivador y Colector el reporte del
programa SIMAR.
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quien los trasladara a su Unidad Orgánica para su uso, por un tiempo no mayor
de 15 días. Este servicio es solo interno y no esta a disposición del público en
general.
Los usuariosEl personal que necesiten solicitar información procederán de la
siguiente manera:
Ingresaran al Programa de Archivo SIMAR y en la opción Búsqueda
identificaran el documento del interés.
Formularan su solicitud por correo, telefónicamente o con documento
administrativo según el caso.
Solicitar el/los documentos con el formato N° 003 con la firma y visto del
Director y /o Jefe de la Oficina correspondiente.