Captación y Organización de Eventos como Fórmula de Promoción Económica

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

PRODETUR
EVALUACIÓN DE RESULTADOS

1.Seguimiento
2.Evaluación
3.Elaboración de la memoria
4.Monitorización de resultados online

PRODETUR
1. SEGUIMIENTO

La labor del profesional no termina con la organización del

evento

Es necesario realizar un seguimiento durante la celebración

del mismo, así como una evaluación a posteriori

Esto nos dará la pauta para que la calidad de nuestro trabajo

vaya en aumento.

PRODETUR
El SEGUIMIENTO implica una INSPECCIÓN directa y constante sobre
CÓMO se está desarrollando el evento

FIN/OBJETIVOS:
que todo resulte conforme a las previsiones para poder resolver,
de la mejor forma posible, cualquier problema que pueda surgir.

Asegurar una perfecta coordinación de todos los elementos que

intervienen en el desarrollo de un evento

PRODETUR
Aspectos que tienen que controlarse:

Comprobar la distribución de la documentación

Dar instrucciones y comprobar que todos cumplen con su

cometido

Cerciorarse de que los proveedores proporcionan puntualmente

sus servicios

Asegurarse de que todos los asistentes estén alojados

PRODETUR
 Comprobar las salas, equipos audiovisuales, etc.

Ocuparse de la adecuada recepción de los invitados en

general, de los especiales, autoridades y personalidades

Comprobar que se cumple puntualmente los programas

Cuidar que los costes no sobrepasen lo presupuestado

PRODETUR
2. EVALUACIÓN DE RESULTADOS

OBJETIVOS

La hora de comprobar si los objetivos se han cumplido es cuando

el evento finaliza. Los métodos para hacerlo son:

– Describir las impresiones de los asistentes durante el evento.

(Inconveniente??)

– Conocer las opiniones de los dos grandes grupos de personas

involucradas: los asistentes y los organizadores

PRODETUR
Objetivos muy distintos:

Organizadores: evento bien organizado y libre de problemas

Asistentes: buen programa, en un lugar complaciente
Promotor: atraer el máximo posible de asistentes (para
poder financiar el congreso)
Expositores: atraer compradores
etc

PRODETUR
El objetivo del organizador es intentar satisfacer en la
medida de lo posible a todos ellos, para lo cual se deberá
obtener la siguiente información:

Si el acontecimiento respondió a las expectativas

Detectar los aspectos que fueron bien realizados y
aquellos no satisfactorios que pueden ser mejorados
Sugerencias

PRODETUR
 Cómo
conseguirlo???

Realización de cuestionarios, encuestas. Con los

datos obtenidos se procederá de la siguiente forma:

- Analizar el resultado de las encuestas

- Recoger todas las estadísticas posibles, para

completar la información de las encuestas

- Comparación de estos resultados con los de

eventos/congresos anteriores

PRODETUR
Es importante la realización de una memoria, que deberá tener
el mayor número de datos posibles.

En cuanto a los organizadores, es importante que tras el

evento/congreso se celebre una reunión con todas las partes
que intervinieron en su organización.

Puesta en común: al objeto de obtener información sobre

diferentes aspectos de la organización y la visión desde todos los
puntos de vista.

PRODETUR
 Es imprescindible evaluar los resultados en el aspecto
económico, en el sentido de valorar si el presupuesto fue
demasiado alto o bajo o si, por el contrario, fue el adecuado.

Revisar cuidadosamente cada área de forma personalizada, para

determinar con exactitud, dónde se presentó escaso (ponentes,
equipos audiovisuales, material gráfico, actividades
complementarias, restauración, etc…)

PRODETUR
ENCUESTAS

Para evaluar la satisfacción de los asistentes, podemos realizarlo

de numerosas formas, como por ejemplo:

Distribuyendo impresos con los cuestionarios al principio de

cada sesión y recogiéndolos al final de cada una.

Realizando un gran cuestionario en el que el asistente pueda

reflejar su opinión sobre cada una de las sesiones, que será
recogido al final del evento.

PRODETUR
DISEÑO DE LOS CUESTIONARIOS

El diseño de los cuestionarios es fundamental para obtener resultados útiles

Los expertos recomiendan ofrecer una gama de respuestas en los propios

cuestionarios tales como: muy bueno, bueno, regular, malo

No se acotan las respuestas, sino que se introduce un criterio uniforme para su

valoración, evitando una extensa variedad de respuestas que dificultaría obtener
los datos y conclusiones.

Los cuestionarios deben servir para obtener conclusiones que conduzcan a

acciones concretas para corregir los posibles problemas detectados que
producen bajos niveles de satisfacción.

PRODETUR
 Las encuestas de satisfacción constituyen la herramienta mas
utilizada por todas las empresas.

Su eficacia depende de que el cuestionario esté bien

elaborado, por lo que su objetivo es registrar lo mejor posible los
sentimientos del cliente y no conseguir un simple listado de
respuestas que no haya pensado.

Deben conocerse cuáles son los aspectos que más preocupan a

los clientes y en qué forma éstos pueden expresarse mejor.

PRODETUR
Desarrollo del contenido
El desarrollo del cuestionario nos debe llevar a la valoración de una
información concreta que se correlacione con las exigencias del
cliente, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

Confección de las preguntas

Selección del formato de respuestas
Redacción de la introducción del cuestionario

PRODETUR
Confección de las preguntas
Ser inequívocas: el encuestado debe ser capaz de entender perfectamente lo
que se pregunta
Ser concisos: intentando no cansar al encuestado
Ser neutrales: ni positivos ni negativos

Selección del formato de respuestas

Formato checklist: al cliente se le ofrecen dos posibles respuestas que son “si”
o “no”.
Formato tipo Likert: este formato da la posibilidad de elegir entre varios grados
para su contestación, de los cuales el extremo bajo representa una respuesta
negativa y el alto una positiva. Es más fiable que la de checklist por ser una escala
con 5 opciones de respuesta.

PRODETUR
 Ejemplo de respuestas del formato de tipo Likert

No estoy de
Estoy en No estoy de acuerdo ni Estoy de Estoy muy
1º total acuerdo en acuerdo de acuerdo
desacuerdo 2 desacuerdo 4 5
1 3

Ni satisfecho
Muy Insatisfecho ni Satisfecho Muy
2º insatisfecho 2 insatisfecho 4 satisfecho
1 3 5

Muy Ni deficiente Muy

3º deficiente Deficiente ni correcto Bien/bueno bien/bueno
1 2 3 4 5

PRODETUR
Redacción de la introducción del cuestionario
El cuestionario debe ir presentado por una explicación del
objetivo o propósito del mismo, lo que aumentará la percepción del
cliente de que su opinión es importante y tenida en cuenta por
nosotros. Se incentiva a que rellene el cuestionario.

La explicación debe ir acompañada también por las instrucciones

necesarias para su cumplimentación.

PRODETUR
 Se puede solicitar al encuestado algunas variables
sociodemográficas como edad, sexo, u otras. Pero sin ser
demasiado comprometidas y de número no muy elevado.

Debe incluirse también el agradecimiento al encuestado por

su colaboración prestada, dejando al final un apartado donde el
cliente pueda expresar sugerencias para obtener opiniones
diversas sobre la calidad del servicio que se le ha ofrecido.

Ejem

PRODETUR
ELABORACIÓN DE UNA MEMORIA
La realización de la memoria es probablemente el elemento más
importante para la evaluación de los resultados..
Los datos que debe contener la memoria son:
Antecedentes
Comités, Secretarías y otros órganos
Convocatoria y Difusión del evento/congreso
Datos de la organización
Gabinete de prensa
Documentación
Estadísticas

PRODETUR
Antecedentes
Se realizará un análisis de los eventos/congresos realizados
previamente por la misma organización, destacando los aspectos
relevantes que rodearan la decisión de la realización del próximo
evento/congreso y la elección de su sede:

Cuáles fueron las ciudades candidatas

Por qué se eligió la ciudad donde se ha realizado el actual
Cómo y cuándo se acordó la constitución del nuevo comité
organizador para el siguiente evento/congreso
Miembros designados para dicho comité
Reuniones habidas para la organización del nuevo
evento/congreso y sus resultados

PRODETUR
Comités, secretarías, y otros órganos
Se relacionarán todos los órganos constituidos en relación con la
organización del evento/congreso, como pueden ser:

Comité organizador del nuevo congreso

Comité local organizador
Comité científico
Secretaría técnica o secretaría del congreso: se deben comentar
todas las incidencias, comenzando por la fecha en que comenzó
su actividad, el lugar o los lugares en los que estuvo instalada, las
consultas que atendieron, los horarios de atención al público, etc.

PRODETUR
Convocatoria y difusión del Evento/Congreso
Los datos mas importantes que deben figurar en este apartado
son:

La fecha en la que se hizo pública por primera vez la

convocatoria del Congreso/Evento
Cómo se llevó a cabo su divulgación y a través de qué medios
Cómo se hizo la presentación oficial
Todos aquellos aspectos que se estimen oportunos en relación
con la convocatoria y difusión del congreso/evento

PRODETUR
Datos de la Organización
Reflejando todos los datos referidos al personal que llevó a cabo alguna labor
en el congreso/evento, haciendo alusión en cada uno de ellos a los puestos
concretos que ocuparon:

- Personal al servicio de la organización

oPersonal de la secretaría general
oPersonal de la administración
oPersonal de protocolo
oPersonal de medios técnicos

- Medios de comunicación
- Viajes
- Interpretes y traductores, etc.

PRODETUR
Documentación
Es importante llevar un control sobre la documentación que se
entrega, información que debe incluir los obsequios.

Es necesario dejar constancia tanto del contenido como de la

cantidad de la documentación y todo el material que le sea
entregado al congresista/asistente

PRODETUR
Estadísticas:
Las estadísticas del congreso/evento suponen una de las herramientas más
útiles en la evaluación de los resultados.
Deben recoger cifras de todos los aspectos que rodean al congreso/evento e
irán recogidas en la memoria.
Estos aspectos son:
-Personas
oMiembros tanto del comité organizador como del comité local organizador
oPonentes
oInvitados
oCongresistas
oAcompañantes
oRepresentantes de instituciones oficiales

PRODETUR
oRepresentantes de instituciones oficiales
oRepresentantes de instituciones privadas
oCancelaciones
oProcedencia de los participantes
oNúmero de hombres y mujeres
oEdades
oNúmero de congresistas por idioma solicitado

-Actos
Relación de actos sociales en torno al Congreso/evento: recepciones,
conciertos, cenas, fiestas, inauguración, etc., junto con el número de
asistentes a cada uno de ellos, diferenciando el número de congresistas del de
acompañantes.

Número y tipos de sesiones del congreso/evento, así como número de

asistentes a cada uno de ellos, si es posible.

PRODETUR
-Transportes
oMedios de transportes utilizados por los visitantes para sus
desplazamientos desde los lugares de origen hasta la ciudad
donde se celebra el congreso
oTransportes utilizados por los congresistas en sus traslados
desde los hoteles hasta la sede del congreso
oMedios de desplazamiento utilizados por los congresistas y
sus acompañantes en el tiempo libre durante su estancia

PRODETUR
-Otros
oMaterial repartido (fotocopias, folletos, programas, carpetas,
bolígrafos, etc.)
oPresencia de los medios de comunicación
oNúmero y tipos de hoteles donde se alojaron los congresistas
oNúmero y tipos de sala utilizadas
oEquipamiento utilizado (montaje, sillas, mesas, etc.)
oEquipos audiovisuales utilizados
oEtc.

PRODETUR
4. Monitorización de resultados: transformación de
resultados en información útil para la organización
Las encuestas y todas aquellas acciones realizadas para obtener
información sobre la satisfacción del cliente, deben llevarnos a
acciones concretas.

Aquellos cuestionarios que se limitan a recopilar información no

son en nada útiles, si de ellos no obtenemos conclusiones que nos
faciliten soluciones de mejora.

PRODETUR
Transformación de Resultados en información útil para
la organización

Una vez que tengamos los resultados de las encuestas, nos

dispondremos a extraer las conclusiones.

Los resultados de las investigaciones deben aportarnos, como

mínimo, un conocimiento del grado medio de satisfacción de los
clientes, así como de aquellos aspectos mejorables del producto
o servicio prestado y de los errores cometidos, en su caso.

PRODETUR
El análisis de estos datos deberá permitir conocer los siguientes
aspectos acerca de nuestro producto o servicio:

Aspectos bien evaluados por los clientes

Aspectos que en su opinión son mejorables

Cualidades del producto o servicio que el cliente valora más y, por

tanto, más influyen en la percepción de la calidad por parte del
cliente, es decir, en el resultado final del producto o del servicio

PRODETUR
 En caso de problemas de insatisfacción, reflejados a través de
quejas e incluso reclamaciones, el estudio deberá permitirnos
localizar dónde se originan los fallos, para poder aportar las
soluciones.

Junto a un mejor conocimiento de la opinión de los clientes

sobre nuestros productos o servicios, el análisis de la pérdida de
clientes y sus causas deberá aportarnos otros datos importantes
que igualmente debemos saber interpretar, al objeto de poner en
marcha los planes de acción necesarios para evitar la pérdida.

PRODETUR
 Ente los datos que el análisis de la pérdida de clientes debe
aportar, pueden citarse los siguientes:

oCuantificar la cantidad de clientes perdidos y de los que

mantiene la empresa
oDefinir con claridad las causas de la pérdida de clientes
oEstimar qué utilidades deja de percibir cuando se pierde a un
cliente
oCuánto cuesta reducir la cantidad de clientes que se pierde

PRODETUR
 Los resultados de estos estudios (tanto de la satisfacción,
como de la insatisfacción o de la pérdida de clientes) también
pueden indicar cómo rentabilizar el producto o servicio
obteniendo la máxima calidad, ya que la orientación de la
empresa al cliente implica ofrecer un producto a medida de la
demanda.

El objetivo de dichas medidas será aumentar la satisfacción

de sus clientes, la calidad final de su producto o servicio y,
como consecuencia, su competitividad en el mercado.

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Captación y Organización de Eventos como Fórmula de Promoción
Económica

¡¡¡MUCHAS GRACIAS!!!

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

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