PROCEDIMIENTO P-PSGI.COL-22/CO-CO.

03
PARA GESTIÓN
DE FORMACIÓN (Revisión 3.1)

P-PSGI.COL-22/CO-CO.03

PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE

FORMACIÓN

Propuesto por Dirección de Recursos Humanos del Carmelo Ferrández Bueno

Grupo OHL Fecha: 31/07/14

Revisado por Dirección de Servicios Generales y José Manuel Garrido Pérez

Organización del Grupo OHL Fecha: 01/09/14

Informado: Dirección de Auditoría Interna del Grupo Juan Carlos Peña Fernández
OHL Fecha: 24/09/14

Aprobado por Dirección General Corporativa del Luis García-Linares García

Grupo OHL Fecha: 09/10/14

Revisión 1
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Fecha Octubre 2014
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DOCUMENTOS APLICABLES Y RELACIONADOS

ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad

ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental

OHSAS Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

18001

ISO 50001 Sistemas de Gestión de la Energía

UNE 166002 Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i

SA8000 Responsabilidad Social 8000

- Manuales de los Sistema de Gestión del Grupo OHL

- Requisitos del Cliente

P-ORG-03 Auditoría Interna de los Sistemas de Gestión

CONTROL DE CAMBIOS

Cambios respecto a la versión

Edición Fecha Punto
anterior

Rev.1 Este procedimiento sustituye al P-10 del

Sistema de Gestión de Calidad

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ÍNDICE

1. OBJETO 4

2. ALCANCE 4

3. DEFINICIONES 4

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4

4.1 Detección de necesidades 5

4.2 Elaboración del Plan de Formación 5

4.3 Gestión del Plan de Formación 7

4.4 Acciones Formativas No Catalogadas 10

4.5 Toma de conciencia del personal 11

5. RESPONSABILIDADES, ROLES Y FRECUENCIAS 12

5.1 Responsabilidades 12

5.2 Roles y frecuencias 12

6. FORMATOS RELACIONADOS 13

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1. OBJETO

Se describen los criterios y se establecen responsabilidades para la gestión de la formación en el

Grupo OHL.

2. ALCANCE

Este procedimiento afecta a todas las Áreas y Divisiones del Grupo OHL, a todas sus empresas
filiales, uniones temporales de empresas, consorcios y otras entidades con o sin personalidad
jurídica, independientemente del ámbito geográfico donde desarrollen su actividad.

3. DEFINICIONES

Acción Formativa: Actividad organizada que satisface una necesidad detectada de mejora de
competencia de empleados del Grupo OHL.

Servicio de Formación Corporativo: Se refiere al Servicio de Formación dependiente de la

Dirección de Recursos Humanos Corporativa del Grupo OHL

Responsable de Formación: persona designada por las Direcciones de RR.HH. de cada División
que administra y gestiona la formación de un Área, División o Filial, en estrecha colaboración con
el Servicio de Formación Corporativo.

Competencia: Es la aplicación de conocimientos, habilidades y comportamiento en el desempeño

de los trabajos.

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

El proceso de formación está directamente relacionado con la competencia del personal,

preestablecida por Recursos Humanos, para acometer las funciones asignadas a dicho personal.

Este proceso pretende solucionar las carencias detectadas entre la competencia existente y la
requerida para que el personal desempeñe su labor profesional de manera más eficaz.

El proceso de formación está compuesto de cinco subprocesos, que son los siguientes:

 Detección de necesidades.
 Elaboración del Plan de Formación.
 Gestión del Plan de Formación
 Acciones Formativas No Catalogadas
 Toma de conciencia del personal.

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4.1 Detección de necesidades

La elaboración del Esquema Director de Formación es responsabilidad del Servicio de

Formación Corporativo del Grupo OHL.

Se realiza la detección de necesidades de formación atendiendo al Esquema Director de

Formación que es el documento que establece los requisitos de formación mínima y
recomendada de cada categoría profesional, y que se realiza según el formato establecido.

Se revisa periódicamente en función de los cambios que surjan en la clasificación o niveles de

las categorías profesionales y de sus requisitos de formación asociados.

El Servicio de Formación Corporativo coordina, organiza y gestiona la recogida de necesidades

formativas y las clasifica en Acciones Formativas Catalogadas orientadas a cada categoría
profesional.

El contenido mínimo del Esquema Director de Formación es:

 Identificación del área de conocimiento de aplicación.

 Identificación de la categoría profesional.

 Fecha de aprobación.

 Matriz que relacione cada categoría profesional con las áreas de conocimiento dentro de
las Divisiones del Grupo OHL.

El Responsable de Formación designado, en colaboración con los responsables de los centros

de trabajo, establece, describe y propone las Acciones Formativas, que dan respuesta a las
necesidades de formación identificadas en su ámbito de influencia.

4.2 Elaboración del Plan de Formación

La elaboración del Plan de Formación del Grupo OHL corresponde al Servicio de Formación
Corporativo.

El Plan de Formación, de periodicidad anual, es el documento donde se planifica la formación

a impartir, a partir de las necesidades y solicitudes de formación identificadas en cada uno de
los centros de trabajo. Puede incorporar Acciones Formativas catalogadas y no catalogadas
por el Grupo OHL.

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El contenido mínimo del Plan de Formación es:

 Identificación del área (División, actividad, país, etc) donde es de aplicación.

 Identificación del responsable de Formación en cada Área geográfica/ División .

 Matriz que detalle: las Acciones Formativas a impartir, las personas que realizarán dicho
curso y los recursos con que se impartirán las Acciones Formativas, si procede.

Las Acciones Formativas Catalogadas del Plan de Formación se recogen en un Catálogo que
el Servicio de Formación Corporativo publica anualmente, y que incluye:

 Memoria: Documento donde se expone el análisis de los datos de planes de formación

anteriores, objetivos y propuesta del Plan de Formación anual.

 Índice de las Acciones Formativas; según las áreas de conocimiento y materias generales
de formación.

 Fichas de Descripción de la Acciones Formativas Catalogadas.

El contenido mínimo de las Fichas de Descripción de la Acción Formativa Catalogada es:

 Código

 Título de la Acción Formativa.

 Clasificación según área de conocimiento. (Materia a la que está asociada por ejemplo:
técnico, administrativo y de contabilidad, de gestión general, calidad, medio ambiente,
prevención de riesgos laborales, I+D+i, otros).

 Objetivos generales y específicos.

 Destinatarios.

 Modalidad didáctica: presencial, a distancia, mixto, “on-line”.

 Número y distribución de las horas de duración, en función de la modalidad.

 Resumen de contenidos.

 Prerrequisitos necesarios para realizar la Acción Formativa, si procede.

 Información complementaria (profesorado, etc.).

El Grupo OHL dispone de un único Catalogo de Acciones Formativas.

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4.3 Gestión del Plan de Formación

La gestión del Plan de Formación consiste en:

1. Aprobación del Catálogo de Acciones Formativas por el Comité de Calidad y Medio

Ambiente Corporativo.
2. En España. envío y comunicación del Catálogo de Acciones Formativas al RLT
(Representante Laboral de los Trabajadores) para su aprobación, si procede.
3. Información y comunicación del Catálogo de Acciones Formativas a los Responsables
de Recursos Humanos y a los Coordinadores de Formación.
4. Difusión: se publica y difunde el Catalogo de Acciones Formativas a través de la intranet
o de cualquier otro medio impreso.
5. Solicitud de Acciones Formativas: El Servicio de Formación Corporativo establece un
plazo estimado para que los empleados interesados realicen las solicitudes. La solicitud
se realizará a través de la aplicación informática “Gestión del Plan de Formación”,
disponible en la intranet del Grupo OHL.

Para las solicitudes del personal cuya ubicación no le permita acceder a la herramienta
del Servicio de Formación Corporativo, se tramitarán las solicitudes a través del formato
Solicitud de Acciones Formativas Catalogadas para Internacional.

Una vez finalizado el plazo de recogida de solicitudes, los responsables jerárquicos

podrán solicitar, para nuevos empleados o por necesidades específicas, Acciones
Formativas catalogadas durante el año en curso. Estas solicitudes se tramitarán a través
del Responsable de Formación designado que corresponda, o del Servicio de
Formación Corporativo para que sean consideradas al convocar la realización de las
mismas.

6. Decisión sobre las solicitudes: El superior jerárquico del solicitante aprobará o denegará
las solicitudes de formación recibidas. Para ello se valorará que se consideren
adecuadas y conformes con el Esquema Director de Formación.

El superior jerárquico puede también identificar y aprobar necesidades de formación

para el personal de su dependencia, sin una previa solicitud de su empleado.

Con carácter excepcional, para determinadas Acciones Formativas en el área de

conocimiento de idiomas y en el programa de perfeccionamiento directivo, además de
lo anterior, se requerirá la realización de una solicitud específica mediante los formatos

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Solicitud Inmersión Idiomas y Solicitud de formación específica. Estas solicitudes

requerirán la aprobación del responsable jerárquico con rango mínimo de Director y del
Director de Recursos Humanos de cada División. Una vez cumplido este trámite, se
remitirán al Servicio de Formación Corporativo.

7. El desarrollo del Plan de Formación, bien mediante el Servicio de Formación Corporativo

o, a través del Responsable de Formación designado (si fuera el caso), incluye las
actividades siguientes:
a) Gestión administrativa y de comunicación:

Se solucionan todos los aspectos previos necesarios para el desarrollo del curso
como la ubicación, los recursos materiales necesarios, el profesorado. con
suficiente antelación. Se envía una convocatoria a los participantes del curso y a
sus superiores (a modo informativo).

b) Control durante el desarrollo del curso:

En los cursos presenciales gestionados por el Grupo OHL, el formador y los
asistentes cumplimentarán diariamente el Parte Diario de Asistencias a la Acción
Formativa, conforme al formato establecido.
El contenido mínimo del Parte Diario de Asistencias a la Acción Formativa deberá
incluir:

 Código e identificación de la acción formativa.

 Matriz que asocie el listado de personas convocadas y el formador, con las

fechas diarias y horario de duración del curso.

El tutor que imparte las jornadas será el que recoja el parte de asistencia para
hacérselo llegar al Servicio de Formación.

En los cursos de formación mixtos, el alumno cumplimentará o desglosará (según

las fechas o calendario estipulado) las horas dedicadas al estudio de material dentro
de la jornada laboral, en el formato Acreditación de formación a distancia.

En la formación “on-line”, existen exámenes o pruebas a superar ligadas al

contenido de la formación que garantizan el control de la adecuada realización de
la Acción Formativa.

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c) Evaluación de la satisfacción de la Acción Formativa

Al finalizar la Acción Formativa, se distribuirá a todos los asistentes un cuestionario
de Evaluación de la Satisfacción de la Acción Formativa según el formato
establecido.
Dicha evaluación se utilizará para determinar el grado de satisfacción o
insatisfacción, así como las observaciones de mejora.
Los cuestionarios se enviarán al Responsable de Formación designado y/o al
Servicio de Formación Corporativo, para su análisis.
d) Evaluación de la eficacia del curso
Se realizará la evaluación de la eficacia de la Acción Formativa. Puede realizarse
en tres momentos posibles, en función del tipo de curso:

 durante la Acción Formativa, con exámenes de seguimiento,

 al finalizar, con un examen final o

 pasado cierto tiempo de la Acción Formativa, con una evaluación diferida.

Como mínimo se realizará la evaluación de la eficacia mediante una evaluación

diferida de las Acciones Formativas contenidas en el Plan de Formación, una vez
finalizado el Plan. El Servicio de Formación Corporativo enviará, a los superiores
jerárquicos del personal que ha participado en el Plan, un informe para evaluar la
eficacia del Plan de Formación, quienes a su vez lo devolverán cumplimentado al
Responsable de Formación o al Servicio de Formación Corporativo.
El Contenido mínimo del formato es:

 Datos del Destinatario responsable (Empresa/ Cargo).

 Criterios de puntuación.

 Áreas de conocimiento / Acciones Formativas. Catalogadas y No

Catalogadas.

 Observaciones (si las hubiera por parte del responsable).

 Firma/fecha del responsable.

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e) Cierre del Plan de Formación y Ficha de formación interna

Al finalizar el periodo del Plan de Formación se realizará un análisis del
cumplimiento del Plan.
El Responsable de Formación designado recopilará la información necesaria y calculará
los siguientes indicadores:

 Número de horas de formación presencial, a distancia, mixta y “on-line”, por

áreas de conocimiento.

 Número de alumnos formados, por áreas de conocimiento.

 Desglose de formación realizada por categorías profesionales

 Desglose de formación realizada por Divisiones/ Empresas/ Áreas

geográficas

Esta información se comunicará al Servicio de Formación Corporativo, durante la

campaña de reporte anual.
La ficha Formación Interna (disponible en la intranet del Grupo OHL) permite
controlar y mantener actualizada la formación recibida por el empleado que ha sido
impartida por el Grupo OHL.

4.4 Acciones Formativas No Catalogadas

Cualquier empleado puede solicitar, durante el año lectivo, Acciones Formativas no catalogadas
a su responsable jerárquico, quien las aprobará o denegará en función de los criterios
establecidos.

Si la solicitud de Acción Formativa es aprobada, el superior jerárquico del empleado se lo

comunicará al Responsable de Formación o al Servicio de Formación Corporativo, mediante el
formato Solicitud de Acciones Formativas No Catalogadas.

Una vez finalizada la Acción Formativa, se le comunicará al Responsable de Formación para

su conocimiento, quien tiene que tener constancia de las Acciones Formativas finalizadas
mediante un registro, enviando copia o informe resumen al Servicio de Formación Corporativo.

El Servicio de Formación Corporativo es responsable de la administración y custodia de toda la

documentación requerida.

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4.5 Toma de conciencia del personal

La toma de conciencia tiene como objetivo que el personal adquiera la cultura del Grupo OHL.

Todo el personal tiene que tomar conciencia de:

 La obligación de cumplir con las políticas, objetivos, procedimientos y otros requisitos de

los Sistemas de Gestión.

 Las funciones y responsabilidades de cada empleado.

 Los beneficios conseguidos con un adecuado desempeño del personal.

 Las consecuencias negativas (potenciales y reales) de incumplir lo establecido en los

procedimientos.

 Los aspectos, riesgos y peligros de sus actividades y las posibles situaciones de

emergencia, junto con las medidas aplicables en cada caso.

En cada centro de trabajo o unidad operativa, se asegura la toma de conciencia del personal,
propio y subcontratado, utilizando:

 Información (carteles, circulares, guías, etc.).

 Formación.

 Incentivo (premios, beneficios, etc.).

La formación para la toma de conciencia se desarrolla mediante Acciones Formativas,

jornadas de concienciación, entrega de material formativo elaborado al efecto, etc.

Estas actuaciones se documentan en el formato Parte Diario de Asistencias a la Acción

Formativa y se envía copia al Responsable de Formación o al Servicio de Formación
Corporativo (según corresponda).

Las Acciones Formativas realizadas tienen que considerar todas las temáticas necesarias,
incluyendo como mínimo, sensibilización en seguridad y salud, sensibilización ambiental,
participación en los objetivos de calidad, código ético e integración en el Grupo OHL.

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5. RESPONSABILIDADES, ROLES Y FRECUENCIAS

5.1 Responsabilidades

El Director de Recursos Humanos Corporativo del Grupo OHL define, atendiendo a las
oportunas propuestas de las Divisiones, los planes de formación para los empleados del Grupo
y, tras someterlos a la aprobación del Director General Corporativo, los desarrolla.

El Jefe de Servicio de Formación Corporativo del Grupo OHL detecta necesidades y recibe las
propuestas de acciones formativas de la División y órganos corporativos del Grupo, diseña,
propone, gestiona y desarrolla tras su aprobación los planes de formación y el resto de acciones
formativas no catalogadas.

5.2 Roles y frecuencias

FRECUENCIA
RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD
(Mínima)*
Elaboración del Esquema Director de Formación. Anual

Elaboración del Catálogo de Acciones Formativas. Anual

Servicio de Formación
Corporativo
Revisión del Plan de Formación Anual

Apertura de la campaña de formación Anual

Elaboración del Plan de Formación Anual

Servicio de Formación Cálculo y comunicación de indicadores básicos de

Corporativo y Responsables de
Formación designados
Anual
formación al Servicio de Formación Corporativo
Gestión, coordinación y control durante el desarrollo de
Cuando proceda
las Acciones Formativas

Comité de Calidad y Medio

Ambiente Corporativo y
Aprobación Catálogo de Acciones Formativas Anual
Representante Laboral de los
Trabajadores (si procede)

Estimación de las solicitudes de formación e

Cuando proceda
Superior responsable de los información a los empleados
alumnos
Evaluación diferida de la eficacia de la formación Anual

Asistir a la Acción Formativa y firmar los partes de

Cuando proceda
asistencia
Alumno
Evaluación de la satisfacción de la Acción Formativa Al finalizar el curso

(*)Las frecuencias mínimas indicadas pueden estar sujetas a requisitos más restrictivos

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6. FORMATOS RELACIONADOS

Los siguientes formatos se cumplimentarán, pudiendo ser sustituidos a petición del cliente o por
necesidades del negocio, pero siempre conteniendo la información mínima estipulada.

 F-PSGI07-01 “Solicitud de Acciones Formativas Catalogadas para Internacional”

 F-P SGI07-02 “Solicitud Inmersión Idiomas”

 F-PSGI07-03 “Solicitud de formación específica”

 F-PSGI07-04 “Parte Diario de Asistencias a la Acción Formativa”

 F-PSGI07-05 “Acreditación de formación a Distancia”

 F-PSGI07-06 “Evaluación de la Calidad de la Acción Formativa”

 F-PSGI07-07 “Solicitud de Acciones Formativas No Catalogadas”

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