El Diagrama de Proceso

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 El Diagrama de Proceso

Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 La Relación de la Propuesta de Valor con los Procesos.............................................................. 3
3 El Diagrama de Flujo de un Proceso ........................................................................................................ 5
4 La Utilidad de la Información....................................................................................................................... 8
5 Resumen .................................................................................................................................................................. 9
6 Bibliografía .............................................................................................................................................................. 9

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Objetivos
 Entender qué es un proceso.

 Aprender a leer e interpretar un diagrama de proceso.

 Despertar en el alumno sensibilidad hacia la información y su tratamiento.

“Proceso es cualquier tarea que añade
valor para el cliente a los inputs.”
1 Introducción
Ya hemos enfocado nuestra empresa a la satisfacción del cliente. Hemos visto también
cómo trasladar nuestras decisiones estratégicas a toda la cadena de producción. Para
que el trabajo obtenga el resultado esperado con fiabilidad, debemos dotar a nuestras
cadenas de producción de procesos. El diagrama de flujos es la más valiosa
herramienta para analizar un proceso, para recoger de forma sintética y gráfica la
integración de todos los elementos participantes y obtener una visión del resultado final
para nuestro cliente.

Veamos las partes atómicas de un diagrama de flujo.

Proceso (Pi): Cualquier parte de la organización que transforma los insumos en

productos de mayor valor para el cliente. Este cliente puede ser interno o externo, pero
no crea una diferencia para nuestro tratamiento.

Todo proceso tiene un cliente, unos inputs (entradas) y unos outputs (salidas). Es el
cliente del proceso el que le asigna valor al proceso.

Sistema operativo (SO): Término coincidente con el aplicado en informática pero que en
nuestro caso hace referencia a la suma de procesos individuales (Pi) o incluso a toda
una organización.

Recuerda: S.O. = suma (Pi)

2 La Relación de la Propuesta de Valor con los Procesos

Los procesos que implementa una empresa afectan directamente a la propuesta de
valor que la empresa está lanzando en cada momento a sus clientes. Podemos
establecer tres características claves de esta propuesta de valor:

1.- Esta propuesta de valor se apoya en procesos concretos. Cada empresa conoce el
“Los procesos son los encargados de soportar sector en el que desarrolla su actividad y, por tanto, debe saber enfatizar los aspectos
nuestra propuesta de valor, plasmar nuestra ventaja
competitiva y posicionar competitivamente a
nuestra empresa.”

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“En el caso de servicios, es crítico establecer
procesos claros y asegurarse de que todos
nuestros empleados los conocen perfectamente.”
04
El Diagrama de Proceso
que sabe que le aportan valor añadido frente a sus clientes para orientar sus procesos
hacia ese resalte de esos ciertos valores.
Ejemplo: un spa pondrá énfasis en unos aspectos (trato cercano, ambiente relajante,
productos de belleza, etc.) que serán, con toda seguridad, diferentes a los aspectos
sobre los que decida incidir con mayor fuerza una fábrica de jamones (sabor, presencia,
entrega a domicilio, manual de “cómo cortar bien un jamón”, etc.).
2.- Esa propuesta de valor ha de plasmarse en unos procesos. La puesta en valor es, en
sí misma, un intangible de la empresa. Es una declaración de intenciones. Lo que el
cliente finalmente percibe es el resultado de una serie de procesos que se han puesto
en marcha internamente para conseguir el objetivo de poner en valor determinadas
características de nuestro producto.
Ejemplo: en el caso de la fábrica de jamones, el valor puede ser un menor contenido en
grasa de nuestros jamones. Para ello, se pueden poner en marcha procesos como una
mejor selección de los alimentos de los cerdos, conseguir que aumenten las horas
diarias de ejercicio físico de los cerdos o mejorar el proceso de curación para que se
elimine más grasa del producto final.
3.- Los procesos implementados hacen que la empresa se posicione competitivamente
en el mercado. Son los procesos implementados para impulsar nuestras ventajas
competitivas los que consiguen que nuestra empresa consiga el éxito frente a sus
competidores. Cada proceso puede estar orientado a conseguir uno o varios objetivos
concretos que ayudarán a conformar las ventajas competitivas decididas por la dirección.
Recuerda: los procesos:
 soportan la propuesta de valor
 reflejan la propuesta de valor
 marcan el posicionamiento competitivo de la empresa
Los procesos son un conjunto de tareas conectadas por flujos de materiales e
información, que consiguen transformar los inputs en productos de mayor valor para el
cliente. En un proceso confluyen todos los medios que utiliza la empresa para efectuar
la adición de valor, es decir, mano de obra, máquinas, procedimientos, información,
materias primas, suelo, energía, etc.
Recuerda: los procesos integran todo el conocimiento útil de la empresa para la
generación y entrega de su propuesta de valor. Es en el proceso donde reside el
conocimiento organizativo.
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Esto es particularmente importante cuando hablamos de gestión del conocimiento y de

competir a través del conocimiento.

Todo proceso necesita unas aportaciones (insumos o inputs). Estas pueden clasificarse
en cuatro categorías:

 Mano de obra / know how

 Materiales

 Energía

 Capital

Será labor de la dirección medir perfectamente qué cantidad de cada uno de estos
inputs es necesaria para generar una unidad de producto final del proceso, en cada
proceso.

Esta cuestión alcanza su máxima complejidad cuando estamos tratando con empresas
de servicios pues estos tienen la peculiaridad de que son consumidos en el momento
de su producción (no pueden almacenarse) y en ese momento toda le empresa
confluye en el interface que el cliente tiene frente a sí.

Desde la perspectiva del cliente final, el producto/servicio es, en gran medida, la propuesta
de valor de la empresa.

3 El Diagrama de Flujo de un Proceso

Esto es clave para saber analizar correctamente el valor de nuestra propuesta final. Esta
“Familiarícese con los diagramas de flujo,
labor, crítica para la supervivencia de nuestra empresa, debe realizarse desde la
es fundamental para entender sistemas
operativos complejos.”
perspectiva del cliente y tratar de saber con certeza cuál es para él el valor añadi do de
nuestro producto/servicio. Esta mirada debe atender al conjunto de la propuesta, no a
las partes, pues es como el cliente finalmente lo percibe.

Ejemplo: de nada sirve tener las mejores furgonetas de reparto si el paquete se entrega
finalmente en el lugar equivocado.

Para analizar y comprender un proceso o un sistema operativo, lo primero que debemos

hacer es plasmarlo en forma de diagrama de flujo.

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 El Diagrama de Proceso

Los símbolos más utilizados son los siguientes:

Figura 1: Símbolos de un diagrama de flujo.

Actividades / Tareas

Almacén

Flujo de materiales

Flujo de información

Control

Veamos ahora cómo utilizar estos símbolos en la creación de un diagrama del proceso
de elaboración de velas artesanales.

Figura 2: Ejemplo de diagrama de proceso de fabricación.

Simbología utilizada:

PS: Proceso de suministro

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“Un buen diagrama debe contar con toda la
información necesaria para comprender un
sistema operativo y no sobrarle nada.”
“Demasiados controles en nuestro sistema
nos harán gastar dinero en exceso y
ralentizar todo el proceso de fabricación.”
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El Diagrama de Proceso
MP: Almacén de materia prima.
MC: Almacén de producto terminado.
El diagrama muestra las distintas fases de un proceso para conseguir un producto
finalizado. Se utilizan elementos geométricos simples para diferenciar cada tipo de
proceso y líneas para ver los enlaces entre ellos y dónde aplicar u obtener información
de cómo va desarrollándose el proceso. Cada proceso es cliente del anterior,
comenzando por el PS (proceso de suministro) del que son clientes todos los demás.
Como se puede ver, implementamos etapas de obtención o aplicación de información a
los procesos de almacenaje de materia prima, relleno del molde, eliminación del molde
y empaquetado.
Se puede considerar información necesaria para el proceso los siguientes EJEMPLOS: el
contenido de un pedido, el importe a cobrar al cliente, el nivel de demanda esperada,
el volumen de inventario o almacén de producto final o de materia prima, y la cantidad
y características del pedido de velas que cada cliente nos hace, bien in-situ o bien por
medios telemáticos.
Además de esto, la dirección debe aportar al proceso información sobre tiempos de
mezcla, proporciones de las mezclas de color y/o olor, formas de empaquetar,
procedimiento de utilización de la máquina de conformado de la vela, forma de
aprovechamiento del espacio en los almacenes, etc. Es una labor que implica infinidad
de detalles si queremos sacar el máximo partido y optimizar cada recurso utilizado en el
sistema operativo.
Recuerda: reduzca su presentación de información hasta que, sin perder contenido, no
sobre nada.
Debemos poner especial atención en los puntos de control que hemos establecido en
nuestro sistema operativo. Si estos son adecuados, tendremos todo el conjunto del
proceso bajo control. Si no es así, podemos tener fallos que vamos a tardar en detectar
y constituyen una bomba de relojería oculta en nuestra organización. Si esto ocurre en
su actividad, cambie los procesos para que sean más eficientes, elimine los que no
aportan nada a su control y establezca nuevos puntos de control hasta que tenga todo
el proceso en sus manos. Parece que la decisión fuera establecer un control a cada
paso, pero piense que los controles cuestan dinero (y tiempo del personal que debe
realizarlos) y frenan la velocidad del desarrollo del sistema operativo. Se debe buscar un
equilibrio entre el control y el coste que implica dicho control.
Igualmente, es necesario encontrar también un punto de equilibrio entre un gran nivel
de detalle en el desglose de cada tarea y la utilidad de la información. El diagrama
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“Mejor que sobrecargar de información un
diagrama es aplicar diferentes niveles de
zoom para explicar nuestro sistema operativo.”
“Un almacén elimina la criticidad de la
sincronización entre un proceso y su
predecesor, pero recuerde que también
consumen dinero.”
08
El Diagrama de Proceso
debe seguir el criterio anglosajón de “reducir hasta que no sobre nada”, manteniendo un
nivel de utilidad de la representación suficiente para seguir el proceso sin obviar nada
importante.
En muchos casos, usted se encontrará con diferentes niveles de zoom o enfoque. Desde
un diagrama básico de principio hasta un esquema de detalle de cómo sujetar,
Ejemplo: la mecha a la cera en su fabricación. La visión de mayor nivel engloba al
conjunto de las tareas y la de menor nivel entra en detalle de cómo realizar cada una
de las tareas representada en un bloque del esquema anterior.
4 La Utilidad de la Información
La tarea de conformado se realiza en serie con la de relleno del molde, puesto que no
se puede realizar la primera sin que esté finalizada la segunda.
En cambio, las tareas de preparación de olor y preparación de color pueden hacerse en
paralelo, no es necesario esperar a acabar una de ellas para realizar la otra, se desarrollan
ambas al mismo tiempo.
Recuerda:
 Tareas en serie: una detrás de la otra.
 Tareas en paralelo: tareas a la misma vez.
Cuando una tarea debe esperar a que otra se realice, estamos generando tiempos
muertos e ineficiencia en el sistema.
Un almacén consigue que la tarea siguiente en nuestro diagrama pueda comenzarse sin
que finalice la tarea previa al almacén (normalmente el suministro de material). Esto es
particularmente útil cuando tratamos con procesos de producción bajo demanda. En
estos procesos, la demanda no es predecible y debemos responder a ella inmediatamente
en el momento que se produce. A diferencia de estos procesos, los procesos bajo stock
acumulan una serie de peticiones de producto antes de comenzar la producción.
Dicho de otra manera, no tenemos que pensar en sincronizar el suministro con la primera
labor de nuestro proceso (en este caso “preparar color” y “preparar olor”).
Desde el punto de vista del cliente, poder disponer de un almacén de productos
acabados, como se muestra en este caso, es una ventaja comparado con la opción de
tener que esperar a realizar todo el proceso de fabricación desde el primer paso hasta
el último hasta obtener su producto. Con un almacén de productos acabados, el cliente
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 El Diagrama de Proceso

llega, hace su pedido y, si hay existencias en el almacén, se empaqueta y se le cobra. El

tiempo de espera es mínimo.

5 Resumen
 Un sistema operativo es un conjunto de procesos.

 Cada proceso debe contar con al menos un input y al menos un output. El output se
diferenciará por el valor añadido que el proceso haya conseguido implantar en el
input.

 Es fundamental contar con procesos en nuestra empresa si queremos plasmar de

forma sistemática nuestro valor (ventaja competitiva) en nuestros productos /
servicios.

 La mejor herramienta para entender un sistema operativo es un buen diagrama de

flujos. La virtud de un buen diagrama de flujo está en equilibrar la claridad con la
cantidad de información soportada por el diagrama.

6 Bibliografía
1. Título: Gestión de la calidad: Mejora continua y sistemas de gestión. Teoría y
práctica.

Editorial: Empresa y Gestión.

Autor: Juan Velasco Sánchez.

2. Título: Six Sigma for the New Millennium: A CSSBB Guidebook.

Autor: Kim H. Pries.

3. Título: Montaje e instalación en planta de máquinas industriales: Procesos,

instrumentos y técnicas básicas de construcción y organización del trabajo.

Autor: Pablo Comesaña Costas.

4. Título: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Autor: Stephen R. Covey.

Editorial: Paidós plural.

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