1.

Propósito de la auditoria

El propósito de esta auditoria consiste en aumentar los niveles de eficiencia de los

procesos, haciendo que la información llegue en forma adecuada entendible y en
los tiempos establecidos a cada una de las dependencias que intervengan, también
busca la opción de restructurar áreas administrativas donde se tiene demasiadas
cargas a un mismo empleado y que retrasan procesos, la búsqueda de tecnología
óptima que ayude a unificar procesos dando un mejor enfoque siendo más eficaz y
eficiente dentro de un mercado tan competitivo.

2. Hechos relevantes a nivel de empresa

 El recurso informático que se maneja actualmente es muy limitado y no

cumple con lo esperado tanto la parte de producción como la administrativa.
 Falta de estandarización de los procesos, para un control adecuado en las
diferentes áreas de la empresa.
 La organización general de la empresa no es la más apropiada para el
continuo crecimiento y futuras operaciones.
 La organización no tiene un control sobre la documentación enviada y
recibida debido al manejo físico y de tantas personas de esta información.

3. Hechos relevantes de departamento o sección

Área Administrativa

 En el área administrativa el recurso humano es limitado no por la falta de

capacidad de cada uno de ellos, si no por el gran número de actividades que
tienen a su cargo.
 Los procesos realizados dentro de las áreas son muy manuales realmente no se
tiene un estándar de los procesos, ¿Cómo se deben realizar? ¿Cómo se deben
documentar?, para guardar evidencia de fácil acceso, ya que toda la
documentación que se guarda es física.
 No se tiene una forma práctica de llevar un control sobre la facturación de la
empresa debido a que los sistemas que se manejan son islas independientes, la
facturación no se realiza en forma automática se debe generar en forma manual
mirando el pedido y digitando nuevamente los productos que se están
vendiendo.
  La creación y unificación de códigos no debería estar tan lejos del área de
producción o de la persona que genera nuevas referencias, también se
encuentra que se duplican los códigos únicamente por una observación que
debe llevar el producto como incrementar o disminuir unos centímetros (esto
son solo observaciones para el área de producción).
 No se tiene una comunicación asertiva en las diferentes áreas existentes
actualmente.
 El manejo del archivo se hace difícil de controlar por las cargas laborales que se
tienen actualmente, retrasa otras actividades.
 Se tiene un control interno que no está cumpliendo las labores que realmente
debería desempeñar.
 Se manejan cajas menores con montos muy altos.
 No se tiene un departamento de compras y financiero.
Producción

 Producción no lleva el control adecuado del inventario de producto terminado

que manejan, en este caso por bodegas.
 Las facturas proveedores son entregadas a quienes solicitan los insumos, pero
estos no están al pendiente de realizar la entrega en el debido tiempo.
 La persona encargada de realizar las entradas al inventario del producto
terminado está lejos del área de producción.
 Los talleres satélites que se tienen no cumplen con los tiempos de entrega
establecidos.
 No se tiene un área encargada de las entradas y salidas de mercancía producto
terminado.
 Gestión humana interviene en los procesos de producción y retrasa entregas a
contabilidad de seguridad social.
Inventarios

 no se tiene un control óptimo de los inventarios.

 La bodega de materia prima (telas), es muy pequeña para la gran cantidad de
rollos que se tienen.
 No se conoce el estado de la mercancía y tampoco la cantidad real si es igual a la
del sistema.
 Falta de personal para las labores que se tienen actualmente en cabeza de una sola
persona.
 El sistema no permite que se realice la entrada o salida del inventario por la
persona encargada de cada una de las bodegas, debido a que el módulo de
proveedor es quien enlaza las entradas de inventario.

4. Metodología

Esta auditoria se realiza en forma presencial analizando y preguntando al área

administrativa como es el manejo de cada una de las operaciones que se realizan,
se tiene muy en cuenta la opinión de cada una de las personas entrevistadas ya que
ellos son los que conocen el día a día de la empresa y tienen una mejor visión de lo
que puede estar ocasionando cuellos de botella.

5. Recomendaciones

 Replantear el área administrativa, tanto inventarios, cartera, tesorería,

contabilidad, facturación y control interno, se necesita una persona adicional
en el área de contabilidad debido a que la persona que está actualmente
maneja una gran cantidad de tareas, lo que puede ocasionar que se cometan
errores involuntarios.
 Se recomienda que el puesto que realiza María Helena sea llevado al lado de
producción, para hacer más eficientes los procesos.
 Las funciones que realiza actualmente Sonia de control interno deberían ser
las funciones que realice María Helena que es la persona encargada de
inventarios, de esta forma Sonia puede apoyar y llevar un control sobre
todos los procesos de la empresa, pero debido a que por ahora está dedicada
al inventario no puede ejercer sus verdaderas funciones.
 Hacer un análisis general y detallado del sistema Syscom verificando que
realmente satisfaga las necesidades y continuo crecimiento de la empresa.
 Cada bodega debería tener un responsable ya que la persona de inventario
no puede estar todo el tiempo haciendo inspección y control físico de lo que
entra y sale realmente, esto solo lo puede saber el área o persona encargada.
 Debería existir un departamento de compras de insumos para producción y
para el área administrativa, para tener un control efectivo sobre los recursos
utilizados por cada una de las áreas.
 Gestión humana no debería estar encargada de procesos de producción, ya
que esto retrasa la entrega de la información requerida por contabilidad de
nómina, seguridad social y aportes.
 Se deberían estandarizar todos los procesos de la empresa, debido a que el
excesivo manejo de información en documentos o no sistematizada puede
generar que las personas no tengan un control óptimo de lo que se debe
realizar; la movilización de personas hasta otras áreas hace mucho menos
eficientes los procesos.
 Se podrían tener flujos por medio de un sistema para que la información
fluya mucho más rápido.
 Estandarizar los tiempos de entregas de información, para tener una
información contable real que ayude a la toma de decisiones.
 La entrega de la información clara y entendible es fundamental para que los
procesos adicionales sean más eficientes, la no comprensión de la
información demora el funcionamiento normal de los procesos.
 Capacitación de todo el personal que deba hacer uso del software, ya que
con el continuo cambio en los mercados se hace necesario para ser
competitivos, y la única forma es mejorando tecnológicamente, el tener
personal competitivo y capacitado para realizar las funciones es importante.
 Revisiones esporádicas por parte de control interno a los procesos para
evitar posibles errores en alguna de las áreas involucradas.
 Desarrollar indicadores que permitan evaluar el cumplimiento de metas y
objetivos de cada área, acuerdos de niveles de servicios (ANS).
 ¿Los gastos realizados por las cajas realmente son los adecuados? se debería
general una política para el uso de cajas, revisar en que gastos incurrimos
muy constantemente y cómo podemos hacer para que los pagos a estos
gastos se realicen por parte de tesorería, sería bueno generar contratos con
ellos para que los cobros sean mensuales y no cancelados por caja menor.
 Toda factura cliente debería realizarse con una remisión realizada
previamente por logística, y así la persona encargada de la facturación
minimiza los errores que se puedan cometer involuntariamente y por la
rapidez con la cual se deben entregar estas facturas.
 No se deberían realizar facturas cliente hasta no tener la mercancía en físico
y lista para despachar, para realizar la anulación de una factura se deben
tener soporte que fundamenten dicha anulación.
  Se recomienda tener a un analista financiero con el fin de evaluar o tener
una mejor visión de las líneas de negocio que se manejan actualmente, para
revisar cuales son más rentables y si alguna de ellas le está representando
perdida a la empresa, con estos análisis realizados por dicha persona se hace
mucho más fácil la toma de decisiones para la gerencia.
 Se recomienda una persona adicional en la bodega de telas ya que una solo
persona alimentando el sistema, entregando y recibiendo mercancía, puede
cometer errores y retrasar los procesos.
 Se recomienda realizar un inventario físico y si se encuentran diferencias
ajustar y mejorar el control, las personas de otras áreas que soliciten telas o
insumos deben enviar con anticipación una orden para que la persona de
inventario tenga lista la tela que necesitan, y no las personas entrar y sacar
la tela.

6. Conclusiones
 El compromiso de todas las personas que conformamos esta empresa es
fundamental para el desarrollo óptimo de las actividades diarias.
 Mantener a sus empleados motivados y con actitud positiva frente a las
tareas diarias y el trabajo que desempeñan es clave para que todos los
procesos en los cuales se encuentran involucrados sean más productivos. Por
esto es importante generar políticas que velen por el bienestar y satisfacción
de los empleados.
 Si cada uno de sus colaboradores entiende que sus responsabilidades van
más allá del simple cumplimiento de unas funciones específicas y que en
realidad lo que importa es que los procesos en los que está involucrada la
empresa se realicen, porque con ello se benefician todos, usted contará con
un grupo de empleados comprometido y dispuesto a dar lo mejor de sí para
ayudar a la empresa.
 Un elemento fundamental para la dirección de una empresa es la planeación
estratégica, ya que ésta ayuda a definir los objetivos, metas, estrategias,
políticas y procedimientos que se desarrollarán en favor de la organización.
Si quiere realizar una buena gestión directiva, es importante que planee con
tiempo y claridad el proyecto de vida de su empresa, contemplando su
contexto y todos los actores que lo conforman.
  Un rasgo importante que comparten las personas y empresas exitosas es la
adecuada gestión del tiempo. Para que una organización o empresa pueda
ejecutar y llevar a cabo todas las actividades que se ha propuesto, debe
organizar y priorizar tareas en función del tiempo. Éste es uno de los
principales recursos cuyo uso es necesario optimizar para aumentar la
productividad.
 La comunicación es un elemento indispensable para que su empresa sea más
productiva, ya que por medio de una buena gestión de la comunicación
interna y externa usted podrá establecer planes de acción que apoyen la
consecución de sus objetivos, mejorar el clima laboral, generar una buena
reputación, dar a conocer a sus clientes su portafolio y coordinar
adecuadamente el trabajo al interior de su empresa, entre muchas otras
acciones beneficiosas para su ejercicio empresarial.
 Analice las opciones que tiene para modernizar su aparato productivo,
maquinaria, equipos, procesos y gestión. Modernizarse no solo implica
adquirir tecnología, también es una forma de pensar y proyectar su empresa
hacia el futuro. Por medio de la modernización su empresa puede aumentar
su capacidad de adaptación al cambio y de mantenerse vigente, a través del
tiempo.
 Los cambios que se realizan dentro de una empresa son sinónimo de
crecimiento, de querer estar por encima de la competencia.

CARLO JOSE DIAZ REMOLINA