MATRIZ DE RIESGOS - MINIMA CUANTÍA - MANTENIMIENTO VEHICULOS DNDA

OBJETO: Mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos originales y mano de obra para los vehículos propiedad de la
Dirección Nacional de Derecho de Autor, para garantizar el servicio permanente en cumplimiento de labores institucionales.

Fecha de elaboración: Abril 7 de 2014 - Grupo de Compras

Persona responsable por implementar el tratamiento

Fecha estimada en que se completa el tratamiento

Fecha estimada en que se inicia el tratamiento
Consecuencia de la ocurrencia del evento
Impacto después del

Tratamiento/Controles implementados
Monitoreo y revisión
Tratamiento

Afecta la ejecución del contrato?

Valoración del Riesgo

A quién se le asigna?
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo
No

Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad Cuando?
Valoración del Riesgo
Probabilidad

Categoría
Impacto
A través de los
estudios de
Selección de propuestas que mercado,
Quien elabora los estudios previos debe tener claro
no satisfagan las inquietudes de
la necesidad estatal, el objeto y las específicaciones Jefe y/o Antes de publicar
Inadecuada elaboración de estudios previos de necesidades de la entidad, Abril 9 de 31 de proponentes
técnicas. Adicionalmente debe interactuar la parte Riesgo coordinadores el documento en
1 General Interno Planeación Operacional conveniencia y oportunidad y diseño de la futura afectar la gestión institucional 3 4 7 Riesgo alto Contratante
jurídica para que el estudio quede ajustado a la
1 1 2
bajo
NO
que requieren el
febrero de diciembre interesados a
el PUC y Página
contratación y atrasar el proceso de 2014 de 2014 través de correo
modalidad contractual que le corresponde y a la bien o servicio Web de la DNDA
adquisición de electrónico y
normatividad vigente.
bienes/servicios comunicaciones
internas del
proceso.

A través de un
estudio previo bien
elaborado y
Pliegos de condiciones a) Un estudio previo bien elaborado y soportado con soportado de
deficientes que no se ajustan estudios de mercado permite una elaboracion acuerdo a estudios
al objeto y naturaleza del adecuada de los pliegos de condiciones. b) Grupo de de mercado, Antes de publicar
Abril 9 de 31 de
Inadecuada elaboración de los pliegos de contrato, no presenta reglas Consultas continuas en los portales que ofrecen Riesgo compras y el documento en
2 General Interno Selección Operacional 2 4 6 Riesgo alto Contratante 1 1 2 NO febrero de diciembre analisis de la oferta
condiciones claras de participación ni información actualizada en materia contractual, bajo Oficina Asesora el PUC y Página
2014 de 2014 y la demanda del
cumple con la totalidad de Legis y otros que publican esta información c) Jurídica bien o servicio, Web de la DNDA
los criterios que deben Procedimientos revisados y actualizados observaciones de
contemplarse. constantemente proponentes
interesados a
través de correo y
comunicaciones
internas del
proceso
Revisión e
Establecer en los pliegos de condiciones requisitos inpección de la
ejecucion del Desde la fecha
técnicos claros y exigir una condición organizacional Grupo de
Abril 9 de 31 de contrato por parte de suscripcion
Afecta la gestión de la de recurso humano y técnico, experiencia, Riesgo compras y
3 General Interno Ejecución Operacional Incumplimiento en la ejecución del contrato 1 5 6 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO febrero de diciembre del Supervisor del del contrato
Entidad capacidad financiera entre otros, para que se bajo Oficina Asesora
2014 de 2014 contrato y el Area hasta su
presenten personas naturales y juridicas capaces de Jurídica
de Compras liquidación
cumplir con el objeto de contrato.

T:\2014\E-4 Compras\E-4.5 Mínima Cuantía\E-4.5.2 Servicios\E-4.5.2.1 Mantenimientos\Mantenimiento vehiculos 2014\2 Anexo Matriz Riesgos vehiculos Página 1
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Fecha estimada en que se completa el tratamiento

Fecha estimada en que se inicia el tratamiento
Consecuencia de la ocurrencia del evento
Impacto después del

Tratamiento/Controles implementados
Monitoreo y revisión
Tratamiento

Afecta la ejecución del contrato?

Valoración del Riesgo

A quién se le asigna?
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo
No

Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad Cuando?
Valoración del Riesgo
Probabilidad

Categoría
Impacto
*Actas de
Incumplimiento de las cumplimiento
Reunión mensual de PAC con los funcionarios Coordinadora de
normas de contratación debidamente
involucrados en la planeación, contratación, compras, Abril 9 de 31 de
Atraso en la legalización de las actas de estatal, políticas Contratante y Riesgo suscritas por el
4 General Interno Ejecución Operacional 2 2 4 Riesgo bajo cumplimiento y pagos, para programar y hacer 1 1 2 NO Pagador y febrero de diciembre Mensualmente
cumplimiento de los contratos. institucionales, el SIIF y Contratista bajo supervisor del
seguimiento a los procesos dentro de términos Subdirectora 2014 de 2014
afectación de la calidad en la contrato y dentro
previamente establecidos. Administrativa
gestión de los términos
establecidos.
*Acta de liquidación
debidamente
a) Inclumplimiento al artículo suscrita por las
60 de la ley 80 de 1993 que partes.
Revisión diaria de la planilla sistematizada para el *Una vez dentro
trata sobre la liquidación de
control del estado de los proceso contractuales, la de los cuatro
Incumplimiento con la liquidación de los los contratos estatales. Contratante y Riesgo Coordinadora de 1 de enero 1 de abril
5 General Interno Ejecución Operacional 1 3 4 Riesgo bajo cual suministra información de cada contrato y 1 1 2 NO meses siguientes
contratos. b) Los funcionarios Contratista bajo Compras de 2015 de 2015
permite visualizar la fecha de vencimiento de a la ejecución del
responsables incurrirán en
términos. contrato.
sanciones de tipo disciplinario
y penal.

Los efectos favorables o desfavorables *Revisión de la ecuacion contractual *Actualizacion en

*Cumplimiento del contrato para evitar Oficina Asesora
derivados de las variaciones en los Abril 9 de 31 de los estudios de
*Afectación del equilibrio incumplimientos Riesgo Juridica, Grupo
6 Especifico Externo Ejecución Regulatorio precios del mercado de los materiales, los 1 1 2 Riesgo bajo Contratista 1 1 2 NO febrero de diciembre mercado Trimestralmente
contractual bajo de compras y
insumos, mano de obra, y todo lo 2014 de 2014 *Analisis
Contratista
concerniente al objeto de este proceso. economico
*Afecta el valor del contrato *La Entidad y el contratista estan en la obligación de
Los efectos favorables o desfavorables, entre las partes cumplir con las disposiciones legales que surjan
*Cada vez que el
de las variaciones en la legislación durante la ejecución del contrato y lo afecten
cambio de
tributaria, la creación de nuevos Oficina Asesora
Abril 9 de 31 de normatividad
impuestos, la supresión o modificación de Riesgo Juridica, Grupo *Contrato y sus
7 Especifico Externo Ejecución Jurídico 1 1 2 Riesgo bajo Contratista 1 1 2 NO febrero de diciembre afecte la
bajo de compras y antecedentes
los existentes, y en general cualquier 2014 de 2014 regulación
Contratista
evento que modifique las condiciones pactada en el
tributarias existentes al momento de la contrato.
presentación de la propuesta
*Incumplimiento del contrato
*indemnizacion por daños y Oficina Asesora
perjuicios causados al Abril 9 de 31 de *Monitoreo y
De la Riesgo Juridica, Grupo
8 Especifico Externo Ejecución Los riesgos de pérdida del bien utilizados 2 5 7 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO febrero de diciembre revisión a través del *todo el tiempo
naturaleza contratante bajo de compras y
para el cumplimiento del objeto, ocurrido *Posibles litigios *Transferencia del riesgo a traves de una 2014 de 2014 supervisor
Contratista
por fuerza mayor o caso fortuito aseguradora
*Afecta los compromisos *Contar con un cronograma actualizado de pagos *Verificar en los
salariales que el contratista para solicitar a MinHacienda los recursos antecedentes la
tiene con sus empleados establecidos por éste y los terminos establecidos en Coordinadora de
fecha de pago
el contrato compras, Abril 9 de 31 de
Incumplimiento en el pago en la fecha Riesgo establecida en el *Una vez
9 Especifico Externo Ejecución Operacional 1 1 2 Riesgo bajo Contratante 1 1 2 NO Pagador y febrero de diciembre
establecida bajo contrato vs fecha mensualmente
Subdirectora 2014 de 2014
de expedición de la
Administrativa
orden de pago
presupuestal.
*Incumplimiento del contrato
*indemnización por posibles
perjuicios *aclarar los requisitos, requerimientos y Abril 9 de 31 de *Monitoreo y
Riesgo Supervisor del
11 Especifico Externo Ejecución Operacional 3 4 5 Riesgo medio Contratista 1 1 2 NO febrero de diciembre revisión a través del *todo el tiempo
*terminación anticipada del especificaciones y productos del contrato. bajo contrato
No realizar el servicio en la fecha y lugar contrato *Especificar estandares de los bienes y servicios. 2014 de 2014 supervisor
solicitados *Hacer pruebas e inspecciones de los bienes

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Fecha estimada en que se completa el tratamiento

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Impacto después del

Tratamiento/Controles implementados
Monitoreo y revisión
Tratamiento

Afecta la ejecución del contrato?

Valoración del Riesgo

A quién se le asigna?
Probabilidad
Descripción

Categoría
Impacto
Fuente

Etapa
Clase

Tipo
No

Cómo se realiza el monitoreo?

Periodicidad Cuando?
Valoración del Riesgo
Probabilidad

Categoría
Impacto
*Aclarar los requisitos, requerimientos y *Inspección y *En forma
especificaciones y productos del contrato. revisión de la continua desde la
Jefe y/o
No suministrar el servicio y calidad de los *Especificar estandares de los bienes y servicios. Abril 9 de 31 de ejecución del fecha de
*Hacer pruebas e inspecciones de los bienes. Riesgo coordinadores
14 Especifico Externo Ejecución Operacional repuestos de acuerdo con el ofrecimiento Incumplimiento del contrato 1 5 6 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO febrero de diciembre contrato por parte suscripcion del
bajo que requieren el
de la oferta presentada 2014 de 2014 de el supervisor del contrato hasta
bien o servicio
contrato y el area terminar su
de compras ejecución.
*Aclarar los requisitos, requerimientos y *Inspección y *En forma
especificaciones y productos del contrato. revisión de la continua desde la
Daños o deterioro generado en el Jefe y/o
*Especificar estandares de los bienes y servicios. Abril 9 de 31 de ejecución del fecha de
mantenimiento preventivo o correctivo de *Hacer pruebas e inspecciones de los bienes. Riesgo coordinadores
16 Especifico Externo Ejecución Operacional Incumplimiento del contrato 1 5 6 Riesgo alto Contratista 1 1 2 NO febrero de diciembre contrato por parte suscripcion del
los vehiculos tales como rayones, bajo que requieren el
2014 de 2014 de el supervisor del contrato hasta
abolladuras entre otros bien o servicio
contrato y el area terminar su
de compras ejecución.

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