ETAPAS DE LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO

"El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio,
planificación, ejecución, seguimiento y cierre. En esta guía queremos explicar en
qué consiste cada una, cuál es su objetivo, de qué actividades se componen y
cuáles son los documentos esenciales que se prepararán en cada momento."
En esta ocasión compartimos con toda esta infografía en la que podemos conocer,
paso a paso, las etapas
son las 5 etapas principales:

1. Inicio
La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento
de definir el alcance y proceder a la selección del equipo. Sólo con un ámbito
claramente definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito. Es
además, el momento de compartirla visión con los stakeholders y buscar su
compromiso y apoyo.

Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo

Determinar lo que el proyecto debe lograr ¾
Definir la meta global del proyecto
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los
interesados Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iniciales del equipo El alcance es el tamaño del proyecto
y determina cuántos recursos y tiempo se requieren.

2. Planificación
Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de proyecto, ya que tiene que
hacer un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la consecución a
tiempo y dentro de los parámetros previstos. Asimismo, también es necesario
planificar comunicaciones, contratos y actividades de adquisición. Se trata, en
definitiva, de crear un conjunto completo de planes de proyecto que establezcan
una clara hoja de ruta.
Perfeccionamiento del alcance del proyecto
Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto ¾
Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados

3. Ejecución
En base a la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con
sus tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante
velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor control
sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolución
del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar
necesario apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa
se deben gestionar: el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el
tiempo y las actualizaciones y modificaciones.

Dirigir el equipo
Reunirse con los miembros del equipo
Comunicarse con los terceros involucrados
Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

4. Seguimiento y control
Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión
y monitorización del progreso de proyecto. Se concibe como el medio de detectar
desviaciones con la máxima premura posible, para poder identificar las áreas en las
que puede ser requerido un cambio en la planificación. La etapa de seguimiento y
control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de la que no puede
concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crítico.

Vigilar las desviaciones del plan

Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

5. Cierre
Esta fase comprende todos procesos orientados a completar formalmente el
proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este
estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.

Reconocimiento de logros y resultados

Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
Aprendizaje de la experiencia del proyecto
Revisión del proceso y resultados
Redacción del informe final

(Barselona, 2013)
10 Etapas de administración de proyectos con el método Lewis

El método Lewis para la administración de proyectos, desarrollado por el Dr. James

P. Lewis, divide la gestión de proyectos en tareas que sean fácilmente
comprensibles y completadas

Concepto

La primera etapa en el método Lewis de administración de proyectos es preparar el

concepto que rige el proyecto general. Esta etapa incluye la identificación de
objetivos, problemas potenciales, las justificaciones para llevarlo a cabo, las
soluciones propuestas, y se establecen los criterios para su finalización.

Enfoques

La siguiente etapa es generar formas de resolver los problemas y completar el

proyecto con éxito. Una de las características del método Lewis es considerar
estrategias alternativas y diferentes enfoques para las tareas necesarias para el
proyecto. Estas estrategias pueden incluir el uso de subcontratistas, aplicando
diferentes tecnologías, diferentes métodos de construcción, o diversos métodos de
planificación.

Evaluación

Una vez que las alternativas son claras, el método Lewis requiere una evaluación
para elegir el mejor o más apropiado enfoque. El equipo del proyecto tiene que
decidir cuál de las estrategias alternativas dará el mejor resultado en términos de
las metas identificadas durante la etapa de concepto.

Planeación

La etapa de planeación da origen a la estrategia elegida. El equipo del proyecto se

divide el trabajo en tareas más pequeñas, comprueba la disponibilidad de personal,
horarios de tareas y coordina los recursos. Al final de esta etapa, el equipo del
proyecto tiene un plan detallado para la realización del proyecto.
Implementación

La implementación es una etapa separada en el método Lewis, y significa la

conversión de las actividades previstas a su acción. El equipo del proyecto asigna
personal disponible para tareas particulares, realiza pedidos para los recursos
materiales y los programa según sea necesario. Este paso pone a prueba la
viabilidad del plan, y lo bien que el equipo será capaz de ejecutarlo.

Optimización

La implementación, de acuerdo con el método Lewis resulta en la retroalimentación

del personal que llevan a cabo las actividades. La etapa de optimización evalúa esta
retroalimentación, desarrolla soluciones donde aparezcan los problemas y mejora
los procesos donde existan cuellos de botella.

Ejecución

El plan de optimización del método Lewis ya está listo para su ejecución. El equipo
del proyecto supervisa las actividades y los revisa las desviaciones del plan,
especialmente en las áreas de costos y programación. Si bien la mayor parte del
trabajo en el proyecto se lleva a cabo durante esta etapa, el buen funcionamiento
del proceso de ejecución del proyecto depende de lo bien que el equipo maneje las
etapas anteriores del método Lewis.

Verificación

Cada vez que el personal del proyecto completa una tarea, el método Lewis requiere
acciones de gestión del proyecto para verificar que la tarea se realizó en el tiempo
asignado en el programa y que los costos asociados coinciden con las
proyecciones. Dicha verificación ayuda a identificar diferencias respecto del plan, y
regresa parte del proyecto a la etapa de optimización para encontrar e implementar
soluciones.

Finalización

La finalización es una etapa independiente que termina el trabajo en base a los

criterios de terminación establecidos en la etapa de concepto. La finalización implica
la re-asignación de recursos y de personal, realizar los pagos finales y la obtención
de aprobación del usuario final. Cualquier tarea incompleta se remonta a la etapa
de ejecución antes del cierre de la etapa de finalización.

Revisión

El método Lewis identifica la revisión de proyectos como la etapa final de un

proyecto, clasificándola como parte del proceso global de aprendizaje. Debido a que
las etapas del método Lewis de gestión de proyectos están claramente
estructuradas con información transparente, la revisión puede identificar áreas
problemáticas, por qué se desarrollan y cómo es que el equipo puede evitar
problemas similares en el futuro.

(Markgraf, 2012)
Bibliografía
Barselona, U. d. (09 de 06 de 2013). OBS Business School. Obtenido de OBS Business School:
https://www.obs-edu.com/int/noticias/innovacion/cuales-son-las-etapas-de-un-proyecto-
te-lo-contamos-en-esta-infografia

Markgraf, B. (12 de 12 de 2012). La Voz de Houston. Obtenido de La Voz de Houston:

https://pyme.lavoztx.com/10-etapas-de-administracin-de-proyectos-con-el-mtodo-lewis-
11969.html